COMUNICAREA SCRISA IN AFACERI

COMUNICAREA SCRISA IN AFACERI

Comunicarea scrisa ocupa un loc important in viata moderna: in afaceri, in politica, in administratie, mass-media, educatie, cercetare stiintifica etc.

1. Specificul scrierii de afaceri

In activitatea de afaceri, comunicarea scrisa ocupa de asemenea un loc semnificativ. Pentru ca comunicarea sa-si atinga scopul propus, scrierile de afaceri trebuie sa indeplineasca cateva caracteristici mai relevante: sa aiba un caracter pragmatic; sa aiba un caracter obiectiv; sa asigure accesibilitatea lor.

Caracterul pragmatic al unei scrieri de afaceri este dat de faptul ca aceste inscrisuri se intocmesc in legatura cu indeplinirea unor sarcini de munca. Scrierea documentelor are rolul de a asigura informatiile necesare luarii deciziei, a executarii si controlului operatiunilor. Comunicarea scrisa contribuie la indeplinirea tuturor functiilor manageriale (de conducere):

planificare si previziune - rapoarte despre mediul extern;

organizarea - rapoarte privind stabilirea structurii organizatiei, restructurare;

coordonarea - rapoarte despre coordonarea activitatii

conducerea - rapoarte despre strategiile firmei

controlul - rapoarte legate de activitatea intreprinderii

Caracterul obiectiv al scrierii de afaceri. Obiectivitatea comunicarii scrise poate fi asigurata prin abordarea sistematica, deschisa si sincera a principalelor activitati ale scrierii de afaceri, de la colectarea faptelor pana la transmiterea informatiilor.

Obiectivitatea depinde de:

sectia de cercetare formata de autor, inca din perioada anterioara redactarii inscrisului (autorul nu trebuie sa influenteze cititorul prin redactarea numai a unor elemente ce corespund realitatii)

respectarea exigentelor gandirii logice in interpretarea faptelor;

modul de prezentare a ideilor.

Accesibilitatea scrierii de afaceri. Autorul unor documente de afaceri nu trebuie sa fie un maestru in arta scrierii, ceea ce conteaza mai mult este ca mesajele clare si accesibile pentru destinatar. Accesibilitatea este data de modul in care autorul planifica, codifica si transmite mesajele esentiale avand la baza doua elemente: modul in care gandeste si modul in care structureaza textul

Din punctul de vedere al celui care transmite mesajul scris, ideile ce se doresc transmise trebuie exprimate cu claritate, concise si corecte pentru ca ideea sa devina clara si in mintea celorlalti. Structurarea trebuie sa se bazeze pe organizarea sistematica si logica a informatiilor, respectand anumite modele uzitate de organizatia in care acest inscris este folosit.

Preocuparea pentru asigurarea accesibilitatii Lipsa abilitatii de a scrie corect poate deveni un handicap pentru orice angajat afectand nu numai comunicarea dar si propria sa imagine. O lucrare prost intocmita -inaccesibila - este asociata imediat cu deficiente in modul de a gandi si de a practici de munca incorecta. Pe de alta parte, datorita legaturii intrinseci dintre gandire si scriere aceasta din urma devine un exercitiu care ne poate ajuta sa imbunatatim chiar modul nostru de a gandi.

2. Formele comunicarii scrise in afaceri

Formele comunicarii scrise in organizatie sunt variate, depinzand in primul rand de tipul sarcinii de munca careia li se asociaza pentru cele programate - nevoia de informatii este in principiu mai mica decat in cazul sarcinilor neprogramate. O mare parte a documentelor scrise vizeaza transmiterea de informatii de rutina la intervale regulate de timp. Din aceasta cauza o parte a documentelor prin intermediul carora se realizeaza comunicarea sunt tipizate - pretiparite sub forma de formulare.

Documentele distincte comunicarii externe sunt guvernate de principii si reguli ce rezulta in mod expres sau implicit din anumite acte normative, din uzante interne si internationale.

Indeplinirea sarcinilor de munca neprogramate reclama alte forme de comunicare scrisa, al carei continut nu este standard, asa cum sunt scrisoarea comerciala (cu exceptia scrisorii tip), brosura si nota interna sau raportul. Chiar daca scrierea acestora nu se supune in general unor reguli stricte, oficializate de forma si continut totusi acestea trebuie sa se conformeze cerintelor generale de profesionalism legate de conceperea si prezentarea acestor documente.

A.     Brosura

Exista doua tipuri principale de brosuri:

brosura destinata tuturor partenerilor intreprinderii;

brosura destinata unor parteneri anume, deci special elaborata pentru fiecare din partenerii vizati.

1.Brosura generala

Are ca obiect prezentarea intreprinderii, continand informatii despre obiectivele acesteia, mijloacele ei, realizarile, politica sa sau atragand atentia asupra anumitor aspecte sau probleme. O brosura generala de prezentare a firmei are, la prima vedere, obiective contradictorii:

sa fie citita;

sa prezinte intreprinderea si activitatile ei in maniera completa;

sa exprime imaginea intreprinderii;

sa fie memorata.

Este clar ca o brosura foarte completa, chiar daca este redactata si ilustrata perfect, va fi rar citita, cu exceptia celor interesati personal sau din punct de vedere profesional.

Timpul acordat lecturii acestui tip de brosura este foarte redus; de aceea aspectul vizual este fundamental. Fotografiile, prezentarile, mesajele continute de legende si titlurile sunt cele care sunt de obicei retinute.

2. Brosurile destinate unor parteneri specifici

a. Brosura destinata celor din domeniul invatamantului - poate fi destinata profesorilor sau elevilor/studentilor. Ea permite atragerea atentiei elevilor asupra intreprinderii, direct sau indirect.

b. Brosura destinata mediilor financiare - trebuie sa reuseasca sa acopere lipsa de informatii a mediilor financiare despre tot ceea ce nu inseamna informatie financiara propriu-zisa. O brosura bine intocmita va permite stabilirea unei legaturi intre cifre si tehnici, cercetari, produse sau oameni si completarea in acest fel a imaginii intreprinderii, atragand atentia asupra unui aspect particular al domeniului financiar.

c. Brosura destinata consumatorilor - brosurile publicitare sau tehnice de utilizare a unui produs nu tin de relatiile publice. In schimb, brosurile de informatii sunt publicate in fiecare an de marci sau de intreprinderi pentru consumator. Alte tipuri de brosuri sunt mult mai elaborate, neavand legatura cu produsul, ci cu intreprinderea.

d. Brosura destinata personalului

e. Brosura elaborata in scopul recrutarii

f. Brosura destinata unor prescriptori.

Difuzarea brosurii este fundamentala, intrucat experienta demonstreaza ca, in lipsa unor strategii adecvate, o parte importanta a tirajului risca sa ramana stocata si apoi repede sa devina perimata.

B. Raportul

Raportul este o forma de prezentare care se realizeaza de regula in cadrul unei organizatii si care are in vedere un anumit subiect ce trebuie cunoscut si de alte persoane pentru a-si indeplini in mod corespunzator sarcinile de munca. In functie de obiectivele urmarite de autor se pot distinge mai multe tipuri specifice de rapoarte. Acestea au ca principale obiective atat informarea tertilor cat si de comunicare a acestora in legatura cu un anumit subiect. Rapoartele de informare si de activitate inclina spre componenta "infirmare", iar cele de justificare sau propunerile spre cea de convingere in timp ce rapoartele de analiza prezinta o combinare aproape echilibrata a celor doua aspecte.

In practica comerciala contemporana regasim mai multe tipuri de rapoarte:

scurt raport de informare sau document de mica dimensiune care prezinta interes pentru destinatar - legat de sarcinile sale de munca;

raportul de justificare - prin care este justificata o actiune, o schimbare de procedura, un eveniment pe baza unor argumente pertinente;

raportul de activitate - informeaza asupra stadiului indeplinirii unei anumite activitati sau asupra rezultatelor acesteia. Acesta trebuie sa puna in evidenta stadiile de realizare a activitatilor curente;

raportul de analiza - analizeaza si interpreteaza faptele relevante legate de o anumita situatie, eveniment sau proces;

propunerea - raportul propune o solutie la o problema existenta sau o cale de valorificare a unei oportunitati.

Structura formala (formatul) a raportului

Regula de baza in constructia formala a raportului ca si a altor lucrari scrise este: "spune ce vei spune, spune, spune ce ai spus". In acest spirit partile formale de baza ale raportului sunt introducerea, corpul raportului, concluziile, propunerile sau recomandarile daca este cazul.

Introducerea - pregateste "scena" pentru cititor mentionand pe de o parte termenii de referinta, iar pe de alta parte trecerea in revista a problemelor ce vor fi abordate in ordinea in care sunt prezentate in corpul rapoartelor. Termenii de referinta ai unui raport pot avea in vedere elemente cum ar fi:

enuntarea scopului - raportului;

precizarea fara probleme este tratata exhaustiv sau sunt vizate doar anumite aspecte particulare;

cine a comandat raportul.

Aceasta prima parte a raportului poarta de regula, chiar titlul "introducere" si la un raport de cateva pagini nu poate depasi mai mult de 3 - 4 fraze. Desi este plasata la inceput, cei mai multi autori prefera sa o scrie (redacteze) dupa ce au incheiat intregul material, deoarece numai atunci el are o viziune clara asupra ordinii problemelor tratate si le pot sintetiza mai usor.

Exemplu. Raport facut de Directia Administratiei la cererea Senatului Universitatii: "Acest raport, scris la solicitarea conducerii, analizeaza situatia spatiului destinat procesului de invatamant. Situatia este destul de grava atat la nivelul universitatii cat mai ales la nivelul unor facultati. Exista mai multe solutii de rezolvare a acestei probleme cum ar fi: construirea unui nou local, inchirierea sau modificarea programei scolare prin desfasurarea procesului de invatamant in trei serii. Voi arata insa ca cea de a treia solutie este si cea mai buna tinand cont de constrangerile bugetare din acest an."

Corpul raportului este partea cea mai importanta a raportului ce cuprinde continutul acestuia structurat pe sectiuni si subsectiuni care poarta fiecare un titlul distinct. Fiecare sectiune, la randul ei, poate sa inceapa printr-o scurta introducere (in care are loc enuntarea problemelor ce vor fi abordate) si se poate incheia prin concluzii.

C. Nota interna este un document scurt care circula in interiorul organizatiei, corespunzand unei scrisori cu circuit inchis. De regula aceasta are un caracter neformal, fiind conceputa sa serveasca comunicarii rapide a unor informatii legate de o problema urgenta. Scopurile cele mai frecvente ale unei note interne sunt: transmiterea unor fapte prin care destinatarul este tinut la curent cu o anumita problema, transmiterea unor instructiuni, prezentarea unei cereri, oferirea de solutii pentru o anumita problema, inregistrarea unor fapte.