PROIECT E mai pracTIC sa folosesti noile tehnologii

< Master Sisteme Informationale pentru Afaceri >

PROIECT

< E mai pracTIC sa folosesti noile tehnologii >

I. CONCEPEREA PROIECTULUI

1.1 Context

Activitatea firmei BEST TRAINING CONS a demarat la 1 decembrie 2004 si, pana in prezent a castigat increderea a 21 de clienti, onorand contracte in valoare de 300.000 de RON. Printre acestia se afla firme de renume din Romania, cum ar fi: Iulius Mall, Cortina Tech, Emt, N&B si Nord Arin, dar si urmatoarele primarii: Iasi, Sipote (judetul Iasi), Horlesti (judetul Iasi), Trifesti (judetul Iasi), Todiresti (judetul Suceava), Bogdana (judetul Vaslui), Ivanesti (Republica Moldova), Zorleni (judetul Vaslui), dar si Centru de dezvoltare comunitara Iasi.

a. Ideea proiectului, problema ce se doreste a fi rezolvata:

Firma BEST TRAINING CONS, cu sediu Bulevardul Carol I, nr.3, Iasi, 700506, tel/fax: +40 332/411.738, se ocupa cu efectuarea de sondaje si studii bazate pe chestionare care cerceteaza produsele si politicile de pret, liderii de piata, comunicarea, distributia si programele de loializare ale clientilor. Clientii firmei sunt producatorii de bunuri de larg consum sau de folosinta indelungata, comercianti, media si furnizorii publici sau privati de servicii.

Problema cu care se confrunta in momentul de fata firma consta in timpul indelungat de culegere si introducere a datelor ce stau la baza studiilor, incorectitudinea acestora, cat si consumul mare de resurse ce implica aceasta activitate.

Ideea proiectului consta in dotarea operatorilor de teren cu echipamente mobile PDA care, prin intermediul unui soft specializat instalat pe acestea, sa permita preluarea si stocarea raspunsurilor intervievatului.

Astfel, productivitatea muncii angajatilor ce efectueaza sondaje pe teren ar creste prin usurarea procesului de culegere a datelor si eliminarea erorilor care apar la introducerea acestora de catre operatorii Data Entry.

b. Descrierea solicitantului/promotorului/beneficiarului de fonduri este ilustrata in Tabelul 1.1:

Tabelul 1.1 - Descrierea solicitantului/promotorului/beneficiarului de fonduri

c. Descrierea liniei de finantare selectate

Proiectul se incadreaza in Programul Operational Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice, Axa prioritara 3 - "Tehnologia informatiei si comunicatiilor pentru sectoarele privat si public", domeniul major de interventie "Sustinerea e-economiei", operatiunea 3.3.1: "Sprijin pentru sisteme TIC integrate si alte aplicatii electronice pentru afaceri".

Obiectivul general al POS CCE este cresterea productivitatii intreprinderilor romanesti, cu asigurarea principiilor dezvoltarii durabile si reducerea decalajelor fata de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel incat Romania sa atinga, pana in anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitatii Uniunii Europene. Autoritatea de Management (AM) desemnata pentru administrarea POS CCE, 2007-2013 este Ministerul Economiei si Finantelor

Axele prioritare din cadrul POS CCE sunt:

Axa Prioritara 1: Un sistem inovativ de productie

Axa Prioritara 2: Cresterea competitivitatii prin cercetare, dezvoltare tehnologica si inovare

Axa Prioritara 3: Tehnologia informatiei si comunicatiilor (TIC) pentru sectoarele privat si public

Axa Prioritara 4: Cresterea eficientei energetice si a securitatii furnizarii, in contextul combaterii schimbarilor climatice

Axa Prioritara 5: Asistenta tehnica

Axa prioritara 3 - "Tehnologia Informatiei si Comunicatiilor pentru sectoarele privat si public" sprijina competitivitatea economica si valorificarea potentialului TIC.

Obiectivul principal al acestei axe prioritare il reprezinta Sprijinirea competitivitatii economice si promovarea interactiunilor dintre sectorul public si intreprinderi/cetateni prin valorificarea potentialului TIC si a aplicatiilor sale.

Organismul Intermediar pentru Promovarea Societatii Informationale (OIPSI) din cadrul Ministerului Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei (MCTI) este responsabil pentru implementarea acestei axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de interventie.

Cel de-al treilea domeniu major de interventie ("Sustinerea e-economiei") are urmatoarele obiective specifice:

- cresterea eficientei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor interne pe baza unui sistem informatic;

- introducerea de sisteme TIC moderne ce incurajeaza inovarea si/sau ofera sprijin pentru imbunatatirea deciziilor managementului;

- dezvoltarea comertului electronic si incurajarea intrarii IMM-lor pe piata internationala;

- extinderea utilizarii aplicatiilor de instruire on-line.

Acest domeniu major de interventie este format din doua operatiuni, din care prima, numita "Sprijin pentru sisteme TIC integrate si alte aplicatii electronice pentru afaceri" cuprinde urmatoarele activitati eligibile:

Implementarea sau extinderea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning-Planificarea Resurselor Intreprinderii);

Implementarea sau extinderea de sisteme pentru relatii cu clientii (CRM-Customer Relationship Management - Managementul Relatiilor cu Clientii);

Implementarea de solutii software pentru design si/sau productie, pentru imbunatatirea managementului ciclului de viata al produselor;

Implementarea sistemelor informatice de analiza economica si suport decizional (business intelligence systems) si a altor aplicatii electronice pentru managementul afacerii.

1.2 Titlul proiectului: "E mai pracTIC sa folosesti noile tehnologii"

1.3 Localizarea

Proiectul propus de echipa noastra va fi implementat la firma BEST TRAINING CONS Iasi, din orasul Iasi, judetul Iasi, regiunea Moldova, tara Romania.

1.4 Suma solicitata de la finantator:

1.5 Justificarea ideii proiectului

a) Prezentarea problemei, a cauzelor care au generat-o, efectelor ce ar putea sa se perpetueze prin nerezolvarea problemei

Firma BEST TRAINING CONS, cu sediul in Bulevardul Carol I, nr.3, Iasi, 700506, tel/fax: +40 332/411.738, se ocupa cu efectuarea de sondaje si studii bazate pe chestionare care cerceteaza produsele si politicile de pret, liderii de piata, comunicarea, distributia si programele de loializare ale clientilor.

Aceasta activitate de cercetare cantitativa se bazeaza pe:

• interviuri structurate fata-in-fata, telefonice, asistate de calculator sau on-line;

• esantioane relativ mari (sute sau mii de persoane);

• analiza statistica a datelor si interpretarea rezultatelor.

Pentru a fi indeplinite aceste actiuni exista mai multe categorii de angajati si anume:

• 8 cercetatori, care se ocupa cu: proiectarea chestionarelor, stabilirea structurii esantionului, interpretarea datelor si asistenta pentru client;

• 5 analisti de date: cu experienta in lucrul cu structuri de baze de date si analiza datelor;

• 8 angajati, ca personal tehnic: specializati in domenii variate, precum recrutarea, instruirea si controlul operatorilor de interviu, coordonarea colectarii de date, codificarea si introducerea datelor;

• 2 tehnoredactori, specializati in redactarea grafica a rapoartelor de cercetare si a prezentarilor;
• 30 de colaboratori: operatori de teren (20) si operatori Data entry (10).

In cazul intervievarii fata-in-fata, operatorii de teren completeaza chestionarele pe baza raspunsurilor respondentilor. In functie de complexitatea chestionarului durata unui interviu poate ajunge si la 60 minute, de unde rezulta ca un operator de teren ajunge sa intervieveze in medie 10 persoane pe zi. Dupa incheierea acestei activitati de culegere a datelor, chestionarele sunt aduse operatorilor Data entry pentru a fi introduse in format electronic, dupa care urmeaza analiza datelor si interpretarea rezultatelor. Aceasta activitate necesita resurse importante hardware (peste 50 de computere) si un software special de completare a datelor. Aici apare si problema, deoarece sunt intalnite erori ale operatorilor de teren, fapt ce implica returnarea chestionarului, contactarea respondentului, verificarea raspunsurilor date de acesta si corectarea, apoi reintroducerea chestionarului.

Astfel, procesul de culegere a datelor care vor fi ulterior folosite in realizarea analizelor si studiilor este in momentul de fata unul greoi, intrucat nu se profita de noile tehnologii informationale.

Cauzele problemei:

timpul indelungat de culegere si introducere a datelor ce stau la baza studiilor;

consumul mare de resurse ce implica aceasta activitate;

operatorii de teren primesc instructiuni de completare a chestionarelor, insa nu stiu exact cum se comporta software-ul si astfel apar erori de completare;

neatentia unor operatori;

erorile aparute la culegerea si introducerea datelor in softul de prelucrare si interpretare;

unii agenti de teren introduc date false pentru a termina mai rapid de completat chestionarele;

operatorii Data Entry trebuie sa verifice corectitudinea datelor culese de catre agentii de teren;

dificultati in angajarea unui numar suficient de mare de operatori Data Entry necesari pentru introducerea in timp util a raspunsurilor chestionarelor;

In urma unui sondaj completat de catre toti angajatii organizatiei reiese ca:

45% considera ca modul actual de culegere si introducere a datelor este unul foarte bun;

30% ar fi de acord cu introducerea unui nou sistem de culegere si introducere a datelor;

15% ar parasi firma daca modalitatea de lucru s-ar schimba;

10% nu sunt multumiti de locul de munca actual.

Rezolvarea acestei probleme ar consta in dotarea operatorilor de teren cu echipamente mobile PDA care, prin intermediul unui soft specializat instalat pe acestea, sa permita preluarea si stocarea raspunsurilor intervievatului. Cu ajutorul acestor dispozitive si a softului aferent, agentul de teren culege datele si le duce la sediul firmei cand termina de realizat chestionarele din ziua respectiva. Aici preda dispozitivul unei persoane care descarca datele de pe acesta direct pe calculator. O astfel de solutie ar imbina unicul avantaj al metodei traditionale de efectuare a sondajelor - mobilitatea, pentru a putea ajunge la orice categorie de persoane vizata de studiul de piata, cu beneficiile oferite de noile tehnologii informationale, care ar conduce la automatizarea acestui proces de obtinere a datelor. Softul instalat pe PDA poate exporta cu usurinta datele intr-un format compatibil cu softul de analiza statistica.

De asemenea, s-ar diminua gradul de aparitie al erorilor si implicit s-ar oferi un plus de acuratete rezultatelor analizelor datorita nu numai restrangerii atributiilor factorului uman in acest proces, dar si  mecanismului suplimentar de validare si asistare a activitatii oferite de soft (operatorii de teren ar fi atentionati atunci cand gresesc completarea chestionarului electronic, cand omit intrebari obligatorii ori cand exista intrebari ce se exclud ori interconditioneaza). In plus, este redus si timpul pentru culegerea si stocarea datelor, aceste activitati efectuandu-se in acelasi timp, cu un consum de resurse redus semnificativ.

Astfel BEST TRAINING CONS va furniza studii de piata cat mai aproape de realitate pentru clientii sai, iar respectarea cerintelor acestora si finalizarea la timp a studiilor ar contribui la castigarea respectului si increderii partenerilor.

Daca firma nu ar implementa proiectul de fata, activitatea de culegere si introducere a datelor s-ar desfasura foarte greu, s-ar continua inregistrarea de cheltuieli ridicate cu achizitionarea hartiei, imprimarea chestionarelor si plata salariilor catre operatorii Data entry.

Analiza SWOT este prezentata in Tabelul 1.2

Tabelul 1.2 - Analiza SWOT

b) Prezentarea modului in care proiectul se incadreaza in prioritatile si obiectivele liniei de finantare selectata

Programul Operational Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice, in particular axa prioritara 3, Tehnologia Informatiei si Comunicatiilor pentru sectoarele privat si public vizeaza sprijinirea competitivitatii economice si promovarea interactiunilor dintre sectorul public si intreprinderi/cetateni prin valorificarea potentialului TIC si a aplicatiilor sale. Proiectul propus vine sa intampine tocmai acest lucru, oferind un cadru eficient pentru cresterea competitivitatii firmei BEST TRAINING CONS. Cu ajutorul echipamentelor noi si a softului specific ce se va dezvolta, cercetarile si studiile de piata realizate de firma vor fi mai exacte si vor spori competitivitatea clientilor firmei noastre.

De asemenea, proiectul este orientat si catre obiectivele domeniului de interventie Sustinerea e-economiei, cresterea eficientei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor interne pe baza unui sistem informatic, respectiv introducerea de sisteme TIC moderne ce incurajeaza inovarea si/sau ofera sprijin pentru imbunatatirea deciziilor managementului.

Astfel, prin intermediul proiectului propus, firma va utiliza un mod de lucru nou, facil si rapid. Procesele de culegere, procesare si interpretare a datelor pentru cercetari se vor efectua cu ajutorul PDA-urilor ce vor permite transferul rapid catre instrumentele de cercetare, iar activita ile se vor desfa ura mai rapid, cu mai multa acurate e i vor duce la rezultate mai eficiente.

c) Gradul de originalitate/inovare

Din cercetarea efectuata de noi, rezulta ca aceasta solutie este una inovatoare intrucat nu a mai fost implementata in nici o firma cu acelasi domeniu de activitate ca al firmei BEST TRAINING CONS, obtinandu-se astfel un avantaj competitiv fata de concurenti.

Putem totusi invata din experienta altor companii, care au insa alt domeniu de activitate. Astfel, multinationala Philip Morris, care produce si distribuie marcile de tigari Kent si Pall Mall si in tara noastra a implementat in anul 2006 o solutie asemanatoare cu solutia prezentata de noi. Astfel, agentii de teren ai acestei firme care realizeaza promotii folosesc instrumente de tip PDA/Tablet PC pentru a culege datele de contact ale clientilor ce beneficiaza de respectiva promotie. Practic, fiecare agent de promotie culege zilnic date despre clienti si, la finalul programului, se prezinta la sediul firmei unde preda dispozitivul, de pe care se extrag direct in computer datele culese in ziua respectiva.

1.6 Scop, obiective si jaloane. Grupuri tinta

a)  Scopul proiectului

Cresterea eficientei si calitatii analizelor/studiilor de piata efectuate de firma prin inlocuirea vechiului proces de culegere a datelor cu unul nou, bazat pe folosirea de echipament si sisteme informationale performante pentru furnizarea de date relevante catre departamentul de analiza statistica, si obtinerea, implicit, a unor studii de piata exacte pentru parteneri.

b) Obiectivele pe termen mediu si lung (generale) si obiectivele pe termen scurt (specifice sau operationale) ale proiectului

Obiective pe termen mediu si lung (generale): obiective progr de finantare (propozitii legate nu enumerare):

Cresterea eficientei firmei prin reorganizarea proceselor de culegere si analiza a datelor bazate pe utilizarea noilor tehnologii informationale.

Extinderea si modernizarea permanenta in conformitate cu noile tehnologii aparute.

Imbuntatirea imaginii firmei si crearea unui renume in domeniu atat pe plan national cat si la nivelul UE.

Obiective pe termen scurt (specifice sau operationale):

Introducerea unui sistem informatic pentru usurarea culegerii si introducerii datelor culese pe baza chestionarelor (calitativ).

Dezvoltarea de catre operatori a aptitudinilor legate de utilizarea noilor tehnologii informationale in desfasurarea activitatii (calitativ).

modernizarea tehnica a sistemului de culegere si introducere a datelor prin achizitionarea de echipamente PDA (cantitativ).

Diminuarea gradului de aparitie a erorilor la introducerea datelor cat si la culegerea lor (cantitativ).

Cresterea acuratetei studiilor de piata efectuate de firma (cantitativ).

Reducerea duratei procesului de efectuare a studiilor (de la culegerea, stocarea pana la analiza datelor) (cantitativ).

c) Jaloanele/reperele proiectului

Jaloanele/reperele proiectului:

dispozitive PDA achizitionate

contract incheiat cu firma producatoare de soft specific pentru PDA-uri

aplicatie dezvoltata de firma furnizoare de soft specializat

soft instalat pe dispozitive

personal instruit

proces de culegere a datelor automatizat si optimizat

Descompunerea proiectului in activitati

Jalon 1: Dispozitive PDA achizitionate

1100 Cautare firma specializata in comertul cu dispozitive de tip PDA

1110 Identificarea firmelor

1120 Compararea ofertelor

1130 Alegerea celei mai bune oferte

1140 Contactarea firmei alese

1200 Acizitionarea PDA-urilor

1210 Stabilirea detaliilor comenzii

1220 Plasarea comenzii si achizitionarea dispozitivelor

Jalon 2: Contract incheiat cu firma producatoare de soft specific pentru PDA-uri

2100 Cautare firma producatoare de soft specific realizarii sondajelor

2110 Identificarea firmelor

2120 Compararea ofertelor

2130 Alegerea celei mai bune oferte

2140 Contactarea firmei alese

2200 Incheierea contractului

2210 Stabilirea intalnirii cu firma

2220 Discutarea termenilor contractuali

2230 Intocmirea contractului

2240 Semnarea contractului

Jalon 3: Aplicatie dezvoltata de firma furnizoare de aplicatii specializate

3100 Analiza aplicatiei

3110 Stabilirea unui program de intalniri

3120 Analiza detaliilor tehnice

3130 Analiza aplicatiei

3200 Proiectarea aplicatiei specializate

3210 Proiectarea logica a aplicatiei

3220 Proiectarea fizica a aplicatiei

3300 Dezvoltarea aplicatiei

3400 Monitorizare si control

Jalon 4: Soft instalat pe dispozitive

Monitorizarea procesului de instalare

4110 Supravegherea instalarii softului pe dispozitive

4120 Urmarirea compatibilitatii cu sistemul informatic prezent la firma

4200 Testarea

4210 Testare dispozitivelor de tip PDA

4220 Testarea soft-ului

4230 Rezolvarea problemelor aparute

4300 Monitorizare si control

Jalon 5: Personal instruit

5100 Organizarea training-ului

5110 Stabilirea echipei de instruire

5120 Instruirea viitorului trainer

5130 Stabilirea locului si datei instructajului

5140 Anuntarea angajatilor ce vor fi instruiti

5200 Desfasurarea training-ului propriu-zis

5300 Distribuirea dispozitivelor de tip PDA

5400 Evaluarea angajatilor in urma instructajului

5410 Verificarea agentilor de teren cu privire la modul de folosire a dispozitivelor

5420 Verificarea angajatilor din departamentul de analiza statistica cu privire la noul soft implementat

Proces de culegere a datelor automatizat si optimizat

6100 Folosirea dispozitivelor PDA de catre agentii de teren

6200 Descarcarea datelor de pe dispozitive pe calculatoarele de la sediul firmei

Descompunerea proiectului in activitati - varianta grafica este prezentata in ANEXA 1.

d) Descrierea beneficiarilor directi, grupurilor tinta, beneficiarilor indirecti

Beneficiarii directi sunt reprezentati de catre:

angajatii de la departamentul de analiza statistica (5 angajati ai firmei BEST TRAINING CONS care vor beneficia de date corecte).

agentii de teren (20 de angajati BEST TRAINING CONS care vor beneficia de echipamente performante si in conformitate cu noile tehnologii).

Grupul tinta: agentii de teren (20 angajati ai BEST TRAINING CONS).

Beneficiarii indirecti sunt reprezentati de catre :

firmele cu care BEST TRAINING CONS are incheiate contracte (care au comandat efectuarea de studii de piata), intrucat vor beneficia de analize mai precise.

toate departamentele firmei, cresterea productivitatii si eficientei activitatii si reducerea timpului necesar conducand la profituri sporite (50 de angajati ai firmei BEST TRAINING CONS).

II PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 Descrierea detaliata a activitatilor

a)     Descrierea si detalierea activitatilor:

1. Dispozitive PDA achizitionate

1100 Cautare firma specializata in comertul cu dispozitive de tip PDA

In cadrul acestei activitati se va cauta si se va alege o firma distribuitoare de dispozitive PDA (4 zile).

1110 Identificarea firmelor

Identificarea firmelor implica cautarea de catre managerul departamentului de analiza statistica a principalilor furnizori de dispozitive PDA de pe piata IT romaneasca. Aceasta subactivitate este limitata la 2 zile de cautari. Se vor lista firmele gasite si ofertele corespunzatoare pentru o mai buna alegere a uneia dintre ele (2 zile).

1120 Compararea ofertelor

Compararea ofertelor in functie de ceea ce s-a gasit pe piata hardware. Astfel se vor identifica avantajele si dezavantajele pentru fiecare oferta in parte. Aceasta comparare va avea loc in cadrul unei intalniri stabilite la care vor participa:

Managerul general (managerul de proiect): va studia ofertele si va identifica punctele ce duc la rezolvarea problemelor existente din firma.

Managerul de la departamentul de analiza statistica, care va studia ofertele in functie de nevoile firmei in departamentul respectiv.

Manager Departamentul Financiar (Key Account): va analiza ofertele din punct de vedere al costului si al beneficiului.

Aceasta subactivitate dureaza 1 zi.

1130 Alegerea celei mai bune oferte

Alegerea celei mai bune oferte depinde in mare masura de avantajele sale si de hotararile luate de fiecare membru a grupului de intalnire (6 ore).

1140 Contactarea firmei alese

Contactarea firmei alese are loc dupa alegerea firmei ce va furniza echipamentele. Astfel managerul general va discuta cu responsabilii firmei alese diferitele detalii referitoare la achizitia echipamentelor (2 ore).

Alegerea ofertei si contactarea firmei au loc intr-o singura zi.

1200 Acizitionare PDA-urilor

In cadrul acestei activitati se vor staabili detaliile privind comanda de dispozitive PDA, plasarea acesteia, cat si receptia dispozitivelor (2 zile)

1210 Stabilirea detaliilor comenzii

Membrii grupului stabilit anterior decid de comun acord detaliile aferente comenzii: data emiterii, cursul valurat, moneda, conditiile de plata, modul de plata (in rate, cu avans sau integral), termenul de livrare (1,5 zile).

1220 Plasarea comenzii si achizitionarea dispozitivelor

Managerul general plaseaza catre firma aleasa comanda ale carei detalii au fost stabilite anterior. Ulterior acestea sunt primite de la furnizor pe baza de proces verbal de receptie (4 ore).

Contract incheiat cu firma producatoare de soft specific pentru PDA-uri

2100 Cautare firma producatoare de soft specific realizarii sondajelor

In cadrul acestei activitati, echipa formata in cadrul firmei BEST TRAINING CONS va cauta diferite firme creatoare de softuri pentru dispozitivele PDA si va alege acel furnizor care ofera cel mai bun raport calitate-pret (5 zile).

2110 Identificarea firmelor

In cadrul acestei subactivitati, echipa formata in cadrul firmei cauta furnizorii de aplicatii pentru PDA-uri. Aceasta activitate este limitata la 3 zile de cautari. Se vor lista firmele gasite si ofertele corespunzatoare pentru o mai buna alegerea a uneia dintre ele (3 zile).

2120 Compararea ofertelor

Compararea ofertelor in functie de ceea ce s-a gasit pe piata de soft. Astfel se vor identifica avantajele si dezavantajele pentru fiecare oferta in parte. Aceasta comparare va avea loc in cadrul unei intalniri stabilite la care vor participa:

Managerul de proiect (managerul general): va studia ofertele si va identifica punctele ce duc la rezolvarea problemelor existente din firma.

Managerul de la departamentul de analiza statistica: va studia ofertele in functie de nevoile firmei in departamentul respectiv.

Managerul de la Departamentul Financiar (Key Account): va analiza ofertele din punct de vedere al costului si al beneficiului

Aceasta activitate dureaza 1 zi.

2130 Alegerea celei mai bune oferte

Alegerea celei mai bune oferte depinde in mare masura de avantajele sale si de hotararile luate de fiecare membru al echipei formate in cadrul firmei BEST TRAINING CONS (durata: 6 ore)

2140 Contactarea firmei alese

Contactarea firmei alese are loc dupa alegerea firmei care are cea mai buna oferta. Astfel managerul general va stabili o intalnire cu firma aleasa pentru discutarea detaliilor despre implementarea soft-ului.(durata: 2 ore)

Alegerea ofertei si contactarea firmei au loc intr-o singura zi.

2200 Incheierea contractului

Aceasta activitate presupune realizarea unei intalniri intre membrii celor doua firme, discutarea termenilor contractuali, intocmirea si semnarea contractului (4 zile).

2210 Stabilirea intalnirii cu firma

Stabilirea intalnirii cu firma are loc imediat dupa alegerea firmei furnizoare de soft. Intalnirea are loc la sediul firmei BEST TRAINING CONS la care vor participa membrii echipei formate (managerul general, managerul de la departamentul de analiza statistica, managerul de la departamentul financiar) si un reprezentant al furnizorului. (1 zi)

2220 Discutarea termenilor contractuali

Discutarea termenilor contractuali va avea loc in cadrul intalnirii. Astfel se vor stabili durata si costul proiectului, garantia (2 zile).

2230 Intocmirea contractului

Intocmirea contractului se va face in 3 exemplare. (4 ore)

2240 Semnarea contractului

Semnarea va fi facuta de managerul general al firmei BEST TRAINING CONS si reprezentantul firmei ce creeaza soft-ul (4 ore).

3. Aplicatie dezvoltata de firma furnizoare de aplicatii specializate

3100 Analiza aplicatiei

In cadrul acestei activitati se efectueaza analiza detaliilor tehnice si analiza propriu-zisa a aplicatiei (12 zile).

3110 Stabilirea unui program de intalniri

Echipa formata in cadrul firmei stabileste de comun acord cu reprezentantii firmei ce creeaza softul programul in care analistii se vor prezenta la sediul BEST TRAINING CONS pentru a efectua analiza specifica crearii aplicatiei (durata: 1 zi)

3120 Analiza detaliilor tehnice

Echipa de analisti a firmei cu care s-a incheiat contractul se prezinta zilnic la sediul firmei pentru a analiza detaliile tehnice aferente aplicatiei dorite (compatibilitatea cu dispozitivele achizitionate, cerintele tehnice minime, sisteme de operare suportate, tehnologiile folosite in dezvoltarea aplicatiei). Aceasta subactivitate se desfasoara pe parcursul a 5 zile.

3130 Analiza aplicatiei

Echipa de analisti a firmei cu care s-a incheiat contractul se prezinta zilnic la sediul firmei pentru a intocmi documentatia de analiza. Se vor identifica cerintele functionale ce trebuie indeplinite de aplicatia ce urmeaza a fi dezvoltata. Aceasta subactivitate se desfasoara pe parcursul a 10 zile.

3200 Proiectarea aplicatiei

In cadrul acestei activitati se realizeaza proiectarea viitoarei aplicatii pentru PDA-urile firmei BEST TRAINING CONS (14 zile).

3210 Proiectarea logica a aplicatiei

In cadrul acestei subactivitati, proiectantii de la firma producatoare a aplicatiei realizeaza proiectarea logica a rapoartelor, dialogurilor si a interfetelor. (durata: 7 zile)

3220 Proiectarea fizica a aplicatiei

In aceasta parte a proiectarii elementele proiectate logic anterior sunt transformate in elemente fizice, creandu-se astfel suportul ulterior pentru programatori. (durata: 7 zile)

3300 Dezvoltarea aplicatiei

Pe baza specificatiilor de proiectare stabilite in activitatea anterioara, programatorii firmei de soft creaza aplicatia dorita de firma BEST TRAINING CONS. (durata: 6 saptamani)

3400 Monitorizare si control

Se realizeaza o raportare saptamanala catre managerul de proiect printr-o sedinta in care se va analiza stadiul proiectului pe baza raportului de activitate. (durata: 2 ore pe saptamana)

4. Soft instalat pe dispozitive

Monitorizarea procesului de instalare

In cadrul acestei activitati se supervizeaza instalarea aplicatiei pe dispozitivele PDA si se verifica daca acest soft este compatibil cu sistemul informatic prezent la sediu firmei (3 zile)

4110 Supravegherea instalarii softului pe dispozitive

Supravegherea instalarii softului pe PDA-uri se va face de catre managerul de la departamentul de analiza statistica din cadrul firmei BEST TRAINING CONS care va superviza instalarea aplicatiei dezvoltate de catre firma subcontractata. (2 zile)

4120 Urmarirea compatibilitatii cu sistemul informatic prezent la firma

Managerul de la departamentul de analiza statistica de la BEST TRAINING CONS urmareste daca prin aplicatia dezvoltata se pot transfera date pe calculatoarele prezente la sediul firmei (1 zi).

4200 Testarea

Aceasta se va face imediat dupa terminarea procesului de implementare si va viza verificarea echipamentelor si a soft-ului. In cazul aparitiei unor probleme se va incerca rezolvarea lor (15 zile).

4210 Testare dispozitivelor PDA

In cadrul acestei subactivitati managerul de la departamentul de analiza statistica alaturi de reprezentantul firmei dezvoltatoare de soft pentru PDA-uri verifica functionalitatea tuturor dispozitivelor si identifica diferitele erori aparute (3 zile).

4220 Testarea soft-ului

Managerul departamentului de analiza statistica alaturi de reprezentantul firmei ce a dezvoltat aplicatia identifica erorile ce apar la utilizarea PDA-urilor si la descarcarea datelor pe calculatoarele firmei (5 zile).

4230 Rezolvarea problemelor aparute

Toate bug-urile identificate in etapele anterioare sunt raportate programatorilor, care rezolva problemele aparute (5 zile).

4300 Monitorizare si control

Se realizeaza o raportare saptamanala catre managerul de proiect printr-o sedinta in care se va analiza stadiul proiectului pe baza raportului de activitate (durata: 2 ore pe saptamana).

5. Personal instruit

5100 Organizarea training-ului

In cadrul acestei activitati personalul este instruit cu privire la noua aplicatie implementata, pentru ca ei sa poata intelege cum functioneaza aceasta si sa poata utiliza cu incredere dispozitivele PDA pentru culegerea datelor de pe teren (3 zile).

5110 Stabilirea echipei de instruire

Pentru desfasurarea instructajului se va stabili o echipa care sa fie capabila sa explice, pe intelesul tuturor angajatilor, functionarea dispozitivelor si a aplicatiei. Aceasta va fi desemnata de managerul de proiect, va fi formata din: un angajat al departamentului de analiza statistica si unul al firmei de soft si va fi supervizata de managerul departamentului de analiza statistica (1 zi).

Instruirea viitorului trainer

Angajatul departamentului de statistica este trimis, pe cheltuiala firmei, la cursuri de instruire pentru a acumula aptitudinile necesare explicarii catre angajatii firmei a modului de folosire a PDA-urilor si aplicatiei aferente (1 zi).

5130 Stabilirea locului si datei instructajului

Aceasta subactivitate presupune stabilirea exacta a desfasurarii instructajului, ce va fi realizat de firma noastra in colaborare cu firma de soft. Se vor stabili de comun acord data si locul unde se va desfasura instructajul, astfel incat toti angajatii ce vor folosi noua aparatura sa poata participa fara probleme (7 ore).

5140 Anuntarea angajatilor ce vor fi instruiti

Dupa stabilirea datei si a locului de desfasurare a instructajului, angajatii vor fi anuntati cu privire la obligatia prezentarii la instructaj (1 ora).

5200 Desfasurarea training-ului propriu-zis

La data si locul stabilite anterior se vor prezenta toti agentii de teren si vor fi instruiti cum sa foloseasca noile instrumente de culegere a datelor. Angajatii vor primi de la echipa de instructaj informatii detaliate cu privire la modul de folosire a PDA-urilor si a aplicatiei, astfel incat sa nu intampine probleme majore. De asemenea, vor fi instruiti si angajatii de la departamentul analiza statistica cu privire la modul in care vor extrage datele de pe PDA-uri. Angajatilor li se va face si o demonstratie practica pentru a observa si intelege modul de lucru a PDA-urilor. Tot in cadrul instructajului agentii de teren vor fi instiintati de faptul ca trebuie sa predea la sfarsitul programului de lucru dispozitivele PDA la sediul firmei (1 zi).

5300 Distribuirea dispozitivelor de tip PDA

Imediat dupa incheierea instructajului se va face distribuirea PDA-urilor. Fiecare agent de teren va primi cate un dispozitiv PDA cu ajutorul caruia va culege datele de la respondenti. Aceasta distribuire se va face de catre managerul departamentului financiar, pe baza de proces verbal de predare-primire (2 ore).

5400 Evaluarea angajatilor in urma instructajului

Dupa inmanarea PDA-urilor, fiecare angajat va fi evaluat pentru a se observa daca a inteles cum functioneaza acestea, impreuna cu aplicatia aferenta (1 zi).

5410 Verificarea agentilor de teren cu privire la modul de folosire a dispozitivelor

Toti agentii de teren care au participat la training vor trece prin aceasta evaluare pentru a se observa cat de bine au inteles noul proces de culegere a datelor. Astfel, echipa de instructaj va avea siguranta ca toti au inteles mecanismul, iar angajatilor ce vor intampina dificultati li se va da o mana de ajutor pentru a reusi sa foloseasca cu succes dispozitivul (1 zi)

5420 Verificarea angajatilor din departamentul de analiza statistica cu privire la noul soft implementat

Angajatii de la departamentul de analiza statistica vor fi evaluati cu privire la modul in care datele sunt culese de pe dispozitive pe calculatoarele prezente la firma. Ei vor da cate o proba pentru a demonstra ca au inteles cum se realizeaza aceasta operatiune si vor primi ajutor in cazul in care vor aparea probleme (1 zi).

Proces de culegere a datelor automatizat si optimizat

6100 Folosirea dispozitivelor PDA de catre agentii de teren

Acesta activitate presupune utilizarea de PDA-uri de catre agentii de teren ai firmei BEST TRAINING CONS pentru culegerea datelor de la respondenti

6200 Descarcarea datelor de pe dispozitive pe calculatoarele de la sediul firmei

Dupa ce se realizeaza culegerea datelor pe dispozitivele PDA, la sfarsitul zilei, angajatii de la departamentul analiza statistica vor descarca datele pe calculatoarele de la sediul firmei, beneficiind astfel de datele culese de de agentii de teren intr-un timp cu mult mai scurt.

b) Planificare resurselor

Managerii au planificat resursele necesare desfasurarii proiectului astfel:

- Resursele umane sunt reprezentate de cinci persoane: managerul general (manager de proiect) ce se ocupa cu derularea activitatii din cadrul proiectului si responsabil cu efectuarea ei, managerul departamentului de analiza statistica, care se ocupa si el cu derularea activitatii proiectului si ofera consultanta in desfasurarea activitatilor, managerul departamentului financiar-contabil care ofera consultanta privind costurile si beneficiile diferitelor oferte studiate, un reprezentant al firmei dezvoltatoare de soft-uri pentru PDA-uri, care ajuta la crearea aplicatiei, testarea ei si la procesul de instruire al angajatilor si un trainer din cadrul firmei, care, impreuna cu reprezentantul firmei ce a creat aplicatia formeaza echipa de training ajutand astfel la instruirea angajatilor cu privire la noul mod de culegere si descarcare a datelor. Desfasurarea proiectului va fi de 3 luni si 17 zile, iar timpul acordat de catre manageri este

- Resursele materiale constau in consumabilele necesare desfasurarii proceselor de analiza, proiectare, testarii (consumabile, imprimanta, calculatoare, instrumente de testare).

- Resursele tehnologice reprezentate de cele 20 de dispozitive PDA achizitionate.

- Resursele informationale cu ajutorul carora s-a identificat si contactat cele doua tipuri de firme, furnizorul de PDA-uri si firma ce a dezvoltat aplicatia pentru dispozitive: abonamentul la internet, Pagini Aurii.

- Resurse financiare: cheltuieli cu combustibilul pentru masina, abonamente la telefon pentru comunicarea intre membrii echipei sau pentru contactarea firmelor.

Resursele alocate fiecarei activitati sunt prezentate in Tabelul 2.1.

Tabelul 2.1 - Resursele alocate fiecarei activitati

2.2 Echipa de implementare

a) Descrierea detaliata a echipei propusa pentru implementarea proiectului

Echipa propusa pentru implementarea proiectului este alcatuita din:

un manager de proiect;

managerul de la departamentul de analiza statistica;

managerul de la departamentul financiar (Key Account);

reprezentant firma dezvoltatoare de soft specific pentru PDA-uri;

un trainer din cadrul firmei pentru realizarea instructajului angajatilor.

Managerul de proiect trebuie sa fie o persoana responsabila, deoarece aceasta functie implica multe riscuri. Rolurile managerului sunt planificarea, organizarea, coordonarea, controlul si conducerea unui proiect. Abilitatile ce trebuie sa insoteasca persoana care ocupa acest post sunt: competenta, luarea deciziilor clare, darea instructiunilor cat mai clare, sa asculte si sa accepte sfaturile bune, sa fie entuziast si increzator, sa isi impuna respectul celorlalti prin propriul exemplu de conduita precum si sa utilizeze metodele de conducere adecvate mediului in care lucreaza. Managerul de proiect este persoana cu rolul principal in colaborarea cu partenerii.

Managerul de la departamentul de analiza statistica propune design-ul cel mai potrivit pentru cercetarile cantitative, concepe instrumentele de cercetare, elaboreaza esantionul, supervizeaza culegerea datelor, prelucreaza datele in SPSS: validare, analiza statistica avansata, elaboreaza raportul de cercetare si sustine rezultatele in fata clientului.

Acesta trebuie sa detina cunostinte foarte bune de cercetare si statistica, sa cunoasca limba engleza si sa stie sa lucreze cu aplicatiile Office si SPSS. De asemenea trebuie sa aiba capacitati de analiza, de comunicare si cunostinte foarte bune de cercetare de marketing.

Managerul de la departamentul financiar (Key Account) este responsabil cu activitati specifice departamentului financiar contabil, inregistrare documente, urmarire contracte, intocmire situatii cerute de management. Acesta trebuie sa cunoasca limba engleza, sa fie o persoana rezistenta la stres, atenta la detalii si sa aiba cunostinte foarte bune de contabilitate si de utilizare a instrumentelor Office.

Reprezentantul firmei producatoare de soft si trainerul din cadrul firmei formeaza echipa de training. Acestia au o responsabilitate foarte mare deoarece trebuie sa explice pe intelesul tuturor angajatilor modul de folosire al dispozitivelor, cat si al aplicatiei. De asemenea, acestia trebuie sa realizeze si evaluarea personalului instruit, si, dupa caz sa explice din nou angajatilor care nu au priceput modul de folosire al dispozitivelor. Ambii trebuie sa cunoasca foarte bine aplicatia cat si modul de folosire al dispozitivelor si trebuie sa aiba tact pedagogic, in caz ideal sa aiba absolvit un curs de formator sau Modulul Psiho-pedagogic.

Modul de comunicare intre membrii echipei se va realiza prin sedinte organizate de doua ori pe saptamana, prin intermediul telefoanelor, al e-mail-urilor, precum si prin utilizarea instant messenger-ului.

Graficul responsabilitatilor proiectului se gaseste in ANEXA 2.

b) Descrierea rolului partenerilor proiectului

Proiectul nostru va fi realizat prin subcontractarea a doua firme (furnizorul de PDA-uri si cel de aplicatie) si, de aceea, acest proiect nu va avea parteneri.

2.3 Durata si planul Proiectului

Durata proiectului va fi de 4 luni. Diagrama Gantt este atasata in ANEXA 3.

2.4 Bugetul Proiectului

Bugetul proiectului este prezentat in ANEXA 4.

2.5 Activitati de monitorizare si evaluare. Indicatori de urmarire si evaluare

a) activitatile de monitorizare si evaluare

b) Indicatorii de evaluare a fiecarui jalon

1. dispozitive PDA achizitionate

20 oferte de firme ce furnizeaza sisteme de tip PDA

1 oferta aleasa

20 de PDA-uri achizitionate

2. Contract incheiat cu firma producatoare de soft specific

5 oferte de firme ce furnizeaza soft-uri pentru PDA

1 oferta aleasa

3. aplicatie dezvoltata

1 aplicatie specializata

4. soft instalat pe dispozitive

5 intalniri stabilite pentru analiza

1 sistem informational analizat

1 soft instalat si testat

5. training cu angajatii

2 training-uri de instruire stabilite

25 angajati anuntati pentru training

2 membri alesi pentru echipa de training

20 PDA-uri distribuite angajatilor

25 angajati instruiti

6. culegerea si introducerea automata a datelor

5 angajati multumiti de calitatea datelor culese

20 angajati multumiti de noile dotari

1 sistem de culegere si introducere a datelor ultraperformant

2.6 Managementul riscurilor

Este prezentat in urmatorul Tabelul 2.1:

Tabelul 2.1 - Analiza ipotezelor de lucru si a riscurilor

2.7 Matricea cadru logic

Matricea cadru logic (MCL) este prezentata in ANEXA 5.

2.8 Asigurarea continuitatii proiectului

Prin continuarea activitatilor esentiale ale proiectului, chiar la scara mai redusa, dupa incetarea finantarii, ne propunem ca grupurile tinta sa obtina in continuare beneficii.

Pe viitor ne gandim sa achizitionam PDA-uri mai performante, cu display mai mare, cu capacitate mai mare de stocare a datelor, precum si sa aducem imbunatatiri softului PDA-urilor, astfel incat agentii de teren sa realizeze mai multe chestionare intr-un timp mult mai scurt.

In cazul in care aplicatia are o defectiune tehnica, firma care ne-a furnizat-o se ocupa de remedierea problemelor aparute.

De asemenea, firma intentioneaza sa se dezvolte cat mai mult, si va angaja personal care va avea nevoie de PDA-uri functionale pentru a-si desfasura activitatea, iar pentru vechii angajati inlocuirea PDA-urilor stricate cu unele noi.

III BIBLIOGRAFIE

1. Oprea, D., Suport curs Managementul proiectelor, Ia

ANEXA

Structura descompunerii pe lucrari WBS

ANEXA 2

GRAFICUL RESPONSABILITATILOR PENTRU PROIECT

Tipuri de responsabilitati

R = Responsabil cu efectuarea activitatii

A = Aproba elemente pentru desfasurarea activitatilor

C = Consultanta

I = Informat cu privire la derularea activitatii

D = Deruleaza activitatea

ANEXA 3

Diagrama Gantt