SCRISORI DE AFACERI - FORMATE SI ELEMENTE DE BAZA

SCRISORI   DE afaceri -

FORMATE si ELEMENTE DE BAZA

In curs sint prezentate elemente cu privire la:

1. Formatul general al scrisorilor de afaceri;
2. Cele 4 formate de baza ale scrisorilor de afaceri;
3. Elemente de baza in redactarea scrisorilor de afaceri.

Formatul general al scrisorilor de afaceri

Componentele scrisorii de afaceri

In corespondenta comerciala internationala s-a stabilit ca formatul general al unei scrisori de afaceri sa cuprinda urmatoarele elemente:

Heading (antet, titlu): este plasat in partea superioara a paginii si indeplineste functia de identificare si informare precum si pe cea de publicitate.

Cuprinde denumirea firmei, domeniul de activitate, adresa si sediul, numere de telefon etc.

In cazul unui antet predefinit in acesta nu se include numele expeditorului, ci numele firmei si alte date cu privire la aceasta.

Date (data): este plasata sub antet si poate avea urmatoarele forme: 2^nd August, 2006, August 2^nd 2006, 2^nd Aug 2006, Aug 2^nd 2006.

Inside address (adresa interioara): contine numele si adresa destinatarului scrisorii.

In adresa interioara se include, obligatoriu, formula de adresare potrivita cu statutul destinatarului sau, in functie de caz, numele companiei asa cum aceasta il scrie.

Cand destinatarul este o persoana, formula de adresare este: Mrs., Ms., Mr., Dr. samd.

Salutation (formula de salut): este urmata de ':' (exceptie face utilizarea unui ton familiar, informal, in care caz se utilizeaza ',').

In cazul in care nu se cunoaste daca beneficiarul este barbat sau femeie, formula de salut uzuala este 'Dear Sir' sau 'Dear Sirs'.

Recent, au inceput sa fie folosite formule ca 'Dear Sir or Madame,' 'Dear Ladies and Gentlemen,' 'Dear Friends,' sau 'Dear People (cu sensul de cetateni)'.

De asemenea, formula de salut poate fi adresata prin utilizarea numelui unui department, comitet sau post: 'Dear Customer Relations Department,' 'Dear Recruitment Committee,' 'Dear Chairperson,' 'Dear Director of Financial Aid'.

Nu se recomanda eliminarea in totalitate a formulei de salut sau inlocuirea acesteia cu 'To Whom It May Concern' datorita caracterului impersonal al acestei adresari.

Subject or reference line (subiectul sau linia de referinta): descrie pe scurt continutul scrisorii.

Poate lipsi din scrisoare, poate inlocui formula de salut sau poate fi inclusa in aceasta.

Body of the letter (corpul scrisorii): mesajul, indiferent de marimea sa, este continut in corpul scrisorii, reprezentat de paragrafele dintre formula de salut si incheierea reverentioasa.

Complimentary close (incheierea reverentioasa): este imaginea in oglinda a formulei de salut si poate avea urmatoarele forme 'Sincerely yours,' 'Cordially,' 'Respectfully,' sau 'Respectfully yours.'

Fiecare persoana isi poate crea propria incheiere cu recomandarea evitarii unor formulari pompoase sau cu prea multe componente.

De retinut ca numai prima litera este majuscula, iar formularea este urmata de virgula.

Signature block (blocul semnaturii): de obicei, numele expeditorului este tiparit la o distanta de 4 linii de incheierea reverentioasa, iar intre aceste doua componente ale scrisorii se redacteaza semnatura.

Daca expeditorul este o persoana de sex feminin care doreste sa-si faca statutul cunoscut, utilizeaza, in paranteze, inaintea versiunii tiparite a numelui formulele Miss, Ms. sau Mrs..

Cand este posibil, blocul semnaturii poate contine, sub numele expeditorului, si titlul sau pozitia detinuta de acesta 'Technical writing student', 'Sophomore data processing major' sau 'Economics Student'.

End notations: sub blocul semnaturii se gasesc adesea cateva abrevieri sau fraze cu diferite roluri.

Initials (initialele): initialele in majuscule sunt cele ale celui care a scris scrisoarea, iar cele in minuscule ale celui care redacteaza scrisoarea.

Enclosures (anexe): se utilizeaza pentru a informa destinatarul ca scrisoarea este insotita de documente anexe, incluse in acelasi plic. Formatul poate fi 'Enclosure,' 'Encl.,' 'Enclosures (2).' De exemplu, daca in plic, alaturi de scrisoarea de intentie se mai adauga si resume-ul si un 'writing sample' transcrierea va fi: 'Encl.: Resume and Writing Sample.'

Copies (copii): mentiunea apare in cazul in care copii ale scrisorii sunt trimise si altor persoane decat destinatarul. Acest caz se mentioneaza prin utilizarea formatului: 'cc: Ministry of Education' (copie a scrisorii trimisa Ministerului Educatiei).

Following pages (urmeaza pagini/paginile urmatoare): se utilizeaza in cazul in care scrisoarea este mai lunga de 1 pagina. In cazul unui antet predefinit, acesta este inclus NUMAI pe prima pagina, iar paginile de la 2-n sunt redactate pe acelasi tip de hartie (calitate, densitate si textura).

Formate ale scrisorilor de afaceri

Exista 4 tipuri de scrisori de afaceri care pot fi utilizate in corespondenta de afaceri:

Formatul BLOC: toate elementele scrisorii sunt aliniate la stanga, iar intre paragrafe este lasat un spatiu dublu fata de spatiul dintre randuri;

Formatul BLOC ALTERNATIV si Formatul SEMI-BLOC;

Formatul SIMPLIFICAT: asemanator cu cel bloc, se utilizeaza in cazul in care nu se detine numele persoanei sau departamentului caruia i se adreseaza scrisoarea..

Utilizarea unuia dintre aceste formate depinde de organizatie si de situatia in care se face redactarea.

Elemente de baza in redactarea scrisorilor de afaceri

Caracteristicile scrisorilor de afaceri:

De la inceput trebuie stabilit scopul, activitatea principala sau subiectul

De la prima fraza, destinatarul unei scrisori de afaceri trebuie sa stie despre ce este vorba in aceasta, care este scopul acesteia si de ce trebuie sa o citeasca.

'I am writing to apply for the position you currently have open.'

'I am writing in response to your letter of July 24, 2007 in which you discuss problems you have had with an electronic spreadsheet purchased from our company.'

Daca se raspunde la o scrisoare, de la primul paragraf sau fraza aceasta se identifica prin subiect si data.

Dear Mr. Stout:

I am writing in response to your September 1, 2008 letter in which you describe problems that you've had with one of our chainsaws. I regret that you've suffered this inconvenience and expense and.

Paragrafele scrisorilor de afaceri trebuie sa fie scurte. Paragrafele scrisorilor de afaceri tind sa fie scurte, unele de numai o propozitie deoarece scrisorile de afaceri nu sunt citite in acelasi fel ca un articol, un raport sau o carte, ci sunt citite mult mai repede. Paragrafele lungi si dense cu mai mult de 10 randuri, care necesita o concentrare mare, fie nu sunt citite cu atentie, fie nu sunt citite deloc. Pentru ca destinatarul sa citeasca scrisorile si sa inteleaga continutul, faptele sau ideile continute, paragrafele trebuie sa fie scurte, intre 3 si 8 randuri.

'Compartimentalizarea' continutului scrisorii. Prin compartimentalizarea continutului scrisorii fiecare element al scrisorii va fi plasat in propriul paragraf. Fiecare paragraf are un scop, continut sau functie care trebuie determinata.

Inceputul fiecarui paragraf trebuie sa contina elemente care sa indice tema/subiectul acestuia. Folosind aceste elemente de identificare, destinatarul va avea o imagine clara a continutului si scopului fiecarui paragraf. De obicei, aceste elemente sunt constituite dintr-un cuvant sau un grup de cuvinte (exemplu inainte si dupa ce indicatorii temei au fost inclusi).

Problem: I have worked as an electrician in the planes industry for about six years.

Since 1980 I have been licensed by the city hall as an electrical contractor qualified to undertake commercial and industrial work as well as residential work.

Revision: As for my work experience, I have worked as an electrician..

Includerea de liste sau enumerari in continutul scrisorii. Prin utilizarea enumerarilor continutul scrisorii este impartit astfel incat este mult mai usor sa se surprinda cu rapiditate punctele cu adevarat importante. Listele sau enumerarile pot fi utilizate in diferite moduri.

Plasarea informatiilor importante in pozitii strategice in cadrul scrisorilor de afaceri. Informatiile din primele si ultimele randuri ale paragrafelor sunt citite si retinute mult mai bine si usor, in timp ce informatiile continute in mijlocul unor paragrafe lungi sunt cu usurinta uitate. De aceea, informatiile importante sunt plasate in puncte cu vizibilitate maxima.

Problem: In July I will graduate from the University M with a Bachelor of Science in Entrepreneurial Business. Over the past four years in which I have pursued this degree, I have worked as an assistant for Prof. A and have been active in two related organizations, the Student Entrepreneurs Association and the National Economics Association. In my lectures, tutorial classes and labs, I have written many technical reports and scientific papers. I have also been serving as a project manager aide at Start-ups & Spin-offs Association the past year and a half.

(The job calls for a technical writer; let's emphasize that first, then mention the rest!)

Revision: In my education at the University M, I have had substantial experience writing technical reports and scientific papers. Most of these reports and papers have been in the field of entrepreneurial business in which I will be receiving my Bachelor of Science degree this July. During my four years at the University I have also handled plenty of paperwork as an assistant for Prof. A, as a member of two related organizations, the Student Entrepreneurs Association and the National Economics Association, and as a project manager aide at Start-ups & Spin-offs Association the past year and a half.

Concentrarea pe cerintele, obiectivele sau interesele destinatarului in loc de cele ale expeditorului. Este recomandabil ca in scrisorile de afaceri sa se evite concentrarea pe propriile interese, textul fiind orientat catre beneficiar/destinatar. Acest stil, orientat catre destinatar, este adesea denumit 'you-attitude,' care nu inseamna utilizarea pronumelui personal tu ci transformarea destinatarului in principalul obiect al scrisorii.

Problem: I am writing you about a change in our pricing policy that will save our company time and money. In an operation like ours, it costs us a great amount of labor time (and thus expense) to scrape and rinse our used tableware when it comes back from large parties. Also, we have incurred great expense on replacement of linens that have been ruined by stains that could have been soaked promptly after the party and saved.

Revision: I am writing to inform you of a new policy that we are beginning, effective September 1, 2010, that will enable us to serve your large party needs more often and without delay. In an operation like ours in which we supply for parties of up to 500, turn-around time is critical; unscraped and unrinsed tableware causes us delays in clean-up time and, more importantly, less frequent and less prompt service to you the customer. Also, linens ruined by stains that could have been avoided by immediate soaking after the party cause you to have to pay more in rental fees.

De cate ori este posibil, scrisoarea de afaceri trebuie sa aiba un 'action ending'. 'Action-ending' clarifica ceea ce expeditorul doreste ca destinatarul sa faca si cand. Formule ca 'Hope to hear from you soon' sau 'Let me know if I can be of any further assistance' reprezinta incheieri care nu vor conduce la rezultate concrete. In locul acestor formule sau, cel mai adesea, alaturi de ele, scrisoarea de afaceri poate contine elemente care sa specifice actiunea pe care destinatarul trebuie sa o intreprinda si un orar al acesteia.

Query letter:

As soon as you approve this plan, I'll begin contacting sales representatives at once to arrange for purchase and delivery of the microcomputers. May I expect to hear from you within the week?

Application letter:

I am free after 2:00 p.m. on most days. Can we set up an appointment to discuss my background and this position further?

I'll look forward to hearing from you.

Figure 1-1. Componentele unei scrisori de afaceri

- Formatul BLOC -