Functionarea societatilor comerciale

Functionarea societatilor comerciale

SOCIETATILE CU RASPUNDERE LIMITATA (SRL)

Organul de conducere cel mai important intr-o SRL este adunarea generala a asociatilor (AGA).

Adunarea asociatilor are urmatoarele obligatii principale, stabilite prin lege:

a) sa aprobe situatiile financiare si sa stabileasca repartizarea beneficiului net;
b) sa desemneze pe administratori si cenzori, sa-i revoce si sa le dea descarcare de activitatea lor;
c) sa decida urmarirea administratorilor si cenzorilor pentru daunele pricinuite societatii, desemnand si persoana insarcinata sa o exercite;
d) sa modifice actul constitutiv.

Prin actul constitutiv se pot prevedea si alte hotarari care se iau prin votul asociatilor in adunarea generala.

In scopul convocarii AGA, trebuie respectata o anumita procedura, care urmareste ca toti actionarii sa fie anuntati din timp asupra momentului si locul intrunirii asociatilor, precum si asupra problemelor pe care acestia urmeaza sa le discute.Comunicarea catre fiecare asociat se face cu cel putin 10 zile inainte de ziua fixata.

ATENTIE!
Hotararile AGA pot fi atacate ca fiind nelegale in cazul in care convocarea nu este facuta in modul prevazut de lege si de actul constitutiv.

Modalitatile convocarii sunt diferite, documentele fiind foarte importante pentru legalitatea convocarii. Asociatul poate fi informat in mod direct, semnand un document din care sa reiasa ca a luat la cunostinta de locul, data si ora AGA, precum si de ordinea de zi a adunarii.
In caz ca nu poate fi contactat direct, convocarea asociatului se poate face prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire.
Telegramele, e-mailurile, votul prin corespondenta ori alte modalitati de convocare sunt valabile atunci cand sunt prevazute in actul constitutiv.Fiecare parte sociala da drept la un vot, fiecare asociat va avea atatea voturi cate parti sociale detine.
Adunarea generala decide prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale.
Un asociat nu poate exercita dreptul sau de vot in deliberarile adunarilor asociatilor referitoare la aporturile sale in natura sau la actele juridice incheiate intre el si societate. Daca la sedinta AGA nu se poate intruni majoritatea ceruta, atunci se va convoca o noua AGA, in care se pot lua hotarari cu majoritate simpla, adica un vot peste jumatatea partilor sociale, care sunt intrunite in AGA.
Prin urmare, daca prima adunare legal constituita nu poate lua o hotarare valabila din cauza neintrunirii majoritatii cerute, adunarea convocata din nou poate decide asupra ordinii de zi, oricare ar fi numarul de asociati si partea din capitalul social reprezentata de asociatii prezenti. O noua AGA poate fi convocata tot in termenul de 10 zile, ceea ce franeaza dezbaterile si deciziile AGA.
Pentru a preveni o asemenea situatie, in convocarea adresata asociatului pentru prima AGA, trebuie prevazuta si data celei de a doua AGA, care poate fi chiar a doua zi dupa prima.

Ex.
Asociatului i se comunica data de 20.11.2004 pentru intrunirea AGA, la care se adauga ora, locul si ordinea de zi.
In aceeasi convocare se mentioneaza ca in cazul neintrunirii cvorumului legal de voturi pentru luarea hotararilor, se va intruni o noua AGA, pe data de 21.11.2004, aratandu-se locul si ora, cu aceeasi ordine de zi.Asociatii vor putea, daca reprezinta intreg capitalul social si daca nici unul dintre ei nu se opune, sa tina o adunare generala si sa ia orice hotarare de competenta adunarii, fara respectarea formalitatilor cerute pentru convocarea ei.
Administratorii sunt obligati sa convoace adunarea asociatilor la sediul social, cel putin o data pe an. De asemenea, vor convoca AGA atunci cand trebuie ca societatea sa decida in probleme care cad in sarcina adunarii asociatilor.
Un asociat sau un numar de asociati, ce reprezinta cel putin o patrime din capitalul social, vor putea cere convocarea adunarii generale, aratand scopul acestei convocari. La data de desfasurarii sedintei AGA, administratorul si asociatii vor face propuneri privind desemnarea unui presedinte al adunarii si a unui secretar si care va scrie procesul verbal al adunarii. Acestia vor fi alesi prin vot. Secretarul va fi ales dintre asociati.
Dupa aceasta se trece la incheierea procesului verbal, incepand cu verificarea indeplinirii formalitatilor de convocare si a capitalului social reprezentat in adunare. Rezultatele sunt scrise in procesul verbal al adunarii de catre secretar.
Daca asociatii prezenti intrunesc cvorumul legal pentru intrunirea AGA, presedintele adunarii declara sedinta deschisa.
Presedintele adunarii citeste ordinea de zi, intreband asociatii daca sunt de acord cu ordinea de zi.
Asociatii pot face propuneri de noi puncte pe ordinea de zi sau pot modifica ordinea problemelor ce urmeaza a fi discutate in AGA.
Dupa votarea ordinii de zi, se dezbat punct cu punct toate problemele, fiecare din acestea fiind votate de catre asociati.Hotararile AGA se iau, cum aminteam mai sus, prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale.
Fiecare parte sociala inseamna un vot, iar asociatii au atatea voturi cate parti sociale detin.Hotararile, precum si rezultatele voturilor se trec in procesul verbal al adunarii.

Dupa dezbaterea tuturor punctelor de pe ordinea de zi, presedintele adunarii declara inchisa sedinta. Procesul verbal al adunarii se semneaza de catre toti asociatii. Pe baza procesului verbal AGA se redacteaza o hotararePentru a fi opozabile tertilor, adica pentru a avea efect juridic fata de persoane din afara societatii, hotararile AGA vor fi depuse in termen de 15 zile la Oficiul Registrului Comertului, spre a fi mentionate in registru si publicate in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a. Aceasta precizare se refera la modicari importante ale societatii. In cazul in care se aduc modificari actului constitutiv, se redacteaza un act aditional la actul constitutiv in care se trec toate modificarile facute, precizandu-se si AGA in care s-au hotarat. Actul aditional este semnat de asociati.Procesul verbal, hotararea AGA si actul aditional se prezinta la Biroul unic al Oficiului Registrului Comertului pentru inregistrarea modificarilor actului constitutiv.

Administratorii
Administrarea societatii se realizeaza de catre administratori, care sunt alesi de adunarea generala sau numiti prin actul constitutiv.
Administratorii pot fi asociati sau persoane in afara societatii.
Administratorii nu pot primi, fara autorizarea adunarii asociatilor, mandatul de administrator in alte societati concurente sau avand acelasi obiect de activitate, nici sa faca acelasi fel de comert ori altul concurent pe cont propriu sau pe contul altei persoane fizice sau juridice, sub sanctiunea revocarii si raspunderii pentru daune.

Controlul
Controlul asupra societatii si operatiunilor acesteia poate fi exercitat de catre oricare asociat care nu este administrator.
Daca numarul asociatilor este mai mare de 15, atunci in mod obligatoriu vor fi numiti cenzori. Acestia vor avea aceleasi atributii pe care le au cenzorii unei societati pe actiuni.
Daca nu exista cenzori, oricare dintre asociati va putea exercita controlul in cadrul societatii

Cesiunea partilor sociale
Partile sociale pot fi transmise intre asociati., operatiune care poarta numele de cesiune.
Asociatul care transmite partea sociala se numeste cedent, iar asociatul care primeste se numeste cesionar. Cesiunea poate fi facuta prin vanzarea partilor sociale sau prin transmiterea cu titlu gratuit.
Transmiterea catre persoane din afara societatii este permisa numai daca a fost aprobata de asociati reprezentand cel putin trei patrimi din capitalul social. In cazul dobandirii unei parti sociale prin mostenire, societatea este obligata la plata partii sociale catre succesori, conform ultimului bilant contabil aprobat. Prin actul constitutiv se pot prevedea si alte modalitati de preluare sau cesiune a partilor sociale de catre mostenitori.In cazul in care s-ar depasi maximul legal de asociati din cauza numarului succesorilor, acestia vor fi obligati sa desemneze un numar de titulari ce nu va depasi maximul legal. Transmiterea partilor sociale trebuie inscrisa in registrul comertului si in registrul de asociati al societatii.
Transmiterea are efect fata de terti numai din momentul inscrierii ei in registrul comertului.

2 SOCIETATILE PE ACTIUNI (SA)
Adunarea generala a actionarilor (AGA) este si in SA cel mai important organ de conducere.Convocarea si desfasurarea sedintelor AGA sunt identice cu cele prezentate la SRL.
La SA, insa, AGA pot fi ordinare si extraordinare.Legea prevede atributii diferite pentru cele doua tipuri de AGA.

Adunarea ordinara se intruneste cel putin o data pe an, in cel mult 3 luni de la incheierea exercitiului financiar.
In afara de dezbaterea altor probleme inscrise la ordinea de zi, adunarea generala este obligata:
a) sa discute, sa aprobe sau sa modifice situatiile financiare, dupa ascultarea raportului administratorilor si cenzorilor, si sa fixeze dividendul;
b) sa aleaga pe administratori si cenzori;
c) sa fixeze remuneratia cuvenita pentru exercitiul in curs administratorilor si cenzorilor, daca nu a fost stabilita prin actul constitutiv;
d) sa se pronunte asupra gestiunii administratorilor;
e) sa stabileasca bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, programul de activitate, pe exercitiul financiar urmator;
f) sa hotarasca gajarea, inchirierea sau desfiintarea uneia sau a mai multor unitati ale societatii.
Pentru validitatea deliberarilor adunarii ordinare este necesara prezenta actionarilor care sa reprezinte cel putin jumatate din capitalul social, iar hotararile sa fie luate de actionarii ce detin majoritatea absoluta din capitalul social reprezentat in adunare, daca in actul constitutiv sau in lege nu se prevede o majoritate mai mare. Daca adunarea nu se indeplinesc conditiile mentioante mai sus, adunarea ce se va intruni, dupa o a doua convocare, poate sa delibereze asupra problemelor puse la ordinea de zi a celei dintai adunari, oricare ar fi partea de capital social reprezentata de actionarii prezenti, cu majoritate simpla.

Adunarea generala extraordinara se intruneste ori de cate ori este necesar a se lua o hotarare pentru:
a) schimbarea formei juridice a societatii;
b) mutarea sediului societatii;
c) schimbarea obiectului de activitate al societatii;
d) prelungirea duratei societatii;
e) majorarea capitalului social;
f) reducerea capitalului social sau reintregirea lui prin emisiune de noi actiuni;
g) fuziunea cu alte societati sau divizarea societatii;
h) dizolvarea anticipata a societatii;
i) conversia actiunilor dintr-o categorie in cealalta;
j) conversia unei categorii de obligatiuni in alta categorie sau in actiuni;
k) emisiunea de obligatiuni;
l) oricare alta modificare a actului constitutiv sau oricare alta hotarare pentru care este ceruta aprobarea adunarii generale extraordinare.

Pentru validitatea deliberarilor adunarii generale extraordinare, cand actul constitutiv nu dispune altfel, sunt necesare:
- la prima convocare, prezenta actionarilor reprezentand trei patrimi din capitalul social, iar hotararile sa fie luate cu votul unui numar de actionari care sa reprezinte cel putin jumatate din capitalul social;
- la convocarile urmatoare, prezenta actionarilor reprezentand jumatate din capitalul social, iar hotararile sa fie luate cu votul unui numar de actionari care sa reprezinte cel putin o treime din capitalul social.

Hotararile AGA contrare legii sau actului constitutiv pot fi atacate in justitie, in termen de 15 zile de la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, de oricare dintre actionarii care nu au luat parte la adunarea generala sau care au votat contra si au cerut sa se mentioneze aceast lucru in procesul-verbal al sedintei.

Actionarii care nu sunt de acord cu hotararile luate de adunarea generala cu privire la schimbarea obiectului principal de activitate, la mutarea sediului sau la forma societatii, au dreptul de a se retrage din societate si de a obtine contravaloarea actiunilor pe care le poseda, la alegerea lor.

Administratorii

Societatea pe actiuni este administrata de unul sau mai multi administratori, temporari si revocabili.
Cand sunt mai multi administratori, ei constituie un consiliu de administratie.
Unicul administrator sau presedintele consiliului de administratie si cel putin jumatate din numarul administratorilor vor fi cetateni romani, daca prin actul constitutiv nu se prevede altfel.
Numirea si inlocuirea administratorilor se fac exclusiv de catre adunarea generala.
Primii administratori pot fi numiti prin actul constitutiv, insa termenul mandatului lor nu poate fi mai mare de 4 ani.
Daca nu s-a stabilit durata mandatului prin actul constitutiv, el este pentru 2 ani.
Fiecare administrator va trebui sa depuna o garantie pentru administratia sa, prevazuta in actul constitutiv ori, in lipsa unei clauze in acesta, aprobata de adunarea generala a actionarilor. Garantia nu poate fi mai mica decat valoarea nominala a 10 actiuni sau decat dublul remuneratiei lunare.
Nimeni nu poate functiona in mai mult de trei consilii de administratie concomitent.
Pentru valabilitatea deciziilor consiliului de administratie este necesara prezenta a cel putin jumatate din numarul administratorilor, daca prin actul constitutiv nu se prevede un numar mai mare.
Deciziile in consiliul de administratie se iau cu majoritatea absoluta a membrilor prezenti.
O persoana juridica poate fi numita sau aleasa administrator al unei societati comerciale. In acest caz, drepturile si obligatiile partilor se stabilesc printr-un contract de administrare.
Consiliul de administratie poate delega o parte din puterile sale unui comitet de directie, compus din membri alesi dintre administratori. Presedintele consiliului de administratie poate fi si director general sau director, in care calitate conduce si comitetul de directie.
Consiliul de administratie se intruneste ori de cate ori este necesar.
El trebuie sa se intruneasca cel putin o data pe luna la sediul societatii, iar comitetul de directie, cel putin o data pe saptamana.
Ordinea de zi, dezbaterile si deciziile consiliului de administratie se mentioneaza in procese verbale redaactate la fiecare sedinta, procese verbale ce se pastreaza intr-un registru al societatii.

Cenzorii
Societatea pe actiuni va avea 3 cenzori si tot atatia supleanti, daca prin actul constitutiv nu se prevede un numar mai mare. In toate cazurile, numarul cenzorilor trebuie sa fie impar.
Cenzorii se aleg la inceput de adunarea constitutiva. Durata mandatului lor este de 3 ani si pot fi realesi.
Cenzorii trebuie sa-si exercite personal mandatul lor.
Cel putin unul dintre ei trebuie sa fie contabil autorizat in conditiile legii sau expert contabil. Un cenzor extern independent, persoana fizica sau persoana juridica, poate fi numit sau ales cenzor al societatii.
Nu pot fi cenzori, iar daca au fost alesi, decad din mandatul lor:
a) rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv sau sotii administratorilor;
b) persoanele care primesc sub orice forma, pentru alte functii decat aceea de cenzor, un salariu sau o remuneratie de la administratori sau de la societate;
c) persoanele carora le este interzisa functia de administrator.
Cenzorii sunt remunerati cu o indemnizatie fixa, determinata prin actul constitutiv sau de adunarea generala care i-a numit.
Cenzorii sunt obligati sa supravegheze gestiunea societatii, documentele contabile, putand face controale inopinate.
Este interzis cenzorilor sa comunice actionarilor in particular sau tertilor datele referitoare la operatiunile societatii, constatate cu ocazia exercitarii mandatului lor.

Actiunile
Actiunile pot fi nominative sau la purtator.
La cele nominative trebuie indicate datele detinatorului. Actiunile nominative pot fi emise in forma materiala, pe suport hartie sau in forma dematerializata, prin inscriere in cont.
In cazul actiunii la purtator, titularul este cel care detine actiunea.
Actiunile pot fi transmise altui titular care devine astfel actionar.
Actiunile la purtator se transmit prin simpla predare a acesteia catre cesionar.
Dreptul de proprietate asupra actiunilor nominative se transmite prin mentiune facuta in registrul actionarilor, semnata de cedent si de cesionar sau de mandatarii lor, si prin mentiunea facuta pe actiune. Prin actul constitutiv se pot prevedea si alte modalitati de transmitere a dreptului de proprietate asupra actiunilor nominative.
In practica, transmiterea actiunilor se face prin incheierea unor contracte autentificate, care desi nu sunt mentionate de lege, sunt cerute de Oficiul Registrului Comertului pentru moificarea actionariatului.
Cesiunea actiunilor urmeaza o anumita procedura de publicitate. Cedentul anunta presedintele consiliului de administratie de intentia de a ceda actiuni. Acesta este obligat sa comunice actionarilor intentia de cesiune, intr-un anumit termen prevazut de actul constitutiv. Actionarii care doresc sa cumpere vor lua legatura cu presedintele consiliului de administratie. Actionarii au drept de preemptiune, adica au prioritate la cesiunea actiunilor. In caz ca actionarii nu vor sa cumpere actiunile, poate cumpara o persoana din afara societatii. Aceasta trebuie sa aiba aprobarea fondatorilor pentru a intra in societate, daca acest lucru este prevazut in actul constitutiv.
Societatea poate sa cumpere propriile actiuni, pana la limita de 10% din capitalul social. Actiunile sunt proprietatea detinatorului, care le poate instraina, dar si gaja.

Actiunile dau dreptul la dividende. Dividendul este partea din beneficiul societatii, care revine unei actiuni. Intreg beneficiul societatii la sfarsitului exercitiului financiar, in general la sfarsitul anului, se imparte la numarul de actiuni. Rezultatul este dividendul care revine pentru o actiune. Un actionar care are mai multe actiuni va primi dividendele calculate inmultind dividendul pentru o actiune cu numarul de actiuni pe care detine.In ceea ce priveste celelalte tipuri de societati, mentionam ca societatea in nume colectiv si cea in comandita simpla functioneaza asemanator societatii cu raspundere limitata, iar societatea in comandita pe actiuni ca si societatea pe actiuni.
In practica, insa, aceste societati au devenit extrem de rare, intrucat prezinta dezavantajul major al raspunderii nelimitate a actionarilor sau asociatilor comanditati.