MANUAL DE IMPLEMENTARE PENTRU APLICATIA BIZPHARMA

MANUAL DE IMPLEMENTARE PENTRU APLICATIA BIZPHARMA

Etapa I.

Cap. 1. Introducere

1.1. I n t r o d u c e r e

Implementarea presupune instalarea efectiva a programelor si a celorlalte elemente software necesare functionarii sistemului la parametrii proiectati. In cazul in care se pune problema integrarii unor noi module sau modificari noi in ansamblul sistemului informational, trebuie sa se manifeste o atentie sporita realizarii conexiunilor necesare.

Un rol important in utilizarea cu succes a produsului implementat revine formarii personalului implicat in utilizarea sistemului informational dezvoltat si furnizarii unei documentatii bine intocmite a aplicatiei, realizarii unui manual al utilizatorului, al unui manual de exploatare.

Implementarea reprezinta PASUL cel mai important in inceperea relatiei cu noul client , modul in care acesta este servit si instruit de la inceput reprezinta succesul in castigarea increderii si inchegarea relatiei intre client si firma furnizoare.

1.2.Obiective

Acest manual isi propune sa asiste consultantul desemnat pentru impementarea produsului pe intreg parcursul Instalarii aplicatiei si al instruirii personalului care va utiliza acest produs software.

Timpul necesar efectuarii implementarii pe care il presupune acest manual este :

Instalare si configurare si testare functionare aplicatie pe calculatoarele

clientului : estimativ 3h

Instruire personal si efectuarea impreuna a operatilor : maxim 8h

In urma impelementarilor realizate prin intermediul acestui manual, consultantul va reusi sa duca la bun sfarsit primul pas al inceperii relatiei cu un nou client care odata bine instruit in realizarea operatiilor din program pentru bunul mers al afacerii sale,va deveni multumit, increzator in sine si in firma Setrio Soft.

Manualul este structurat pe doua Etape: Prima etapa se refera la colectarea informatilor necesare pentru efectuarea in conditii optime a implementarii, transmiterea informatiilor la persoanele raspunzatoare pentru implementare si partea de instalare programului pe calculatoarele clientului, iar a doua etapa presupune Instruirea personalului in vederea utilizarii si efectuarii operatiilor in programul informatic Bizpharma.

Prima etapa este structurata pe 2 capitole iar etapa de instruire a personalului este continuta intr-un capitol.

1.3. Cerinte in vederea Implementarii aplicatiei Bizpharma

In realizarea manualului am pornit de la premisa ca persoanele care vor merge la sediul clientului pentru a implementa aplicatia au cunostiinte solide in vederea utilizarii programului Bizpharma, au facut un training in acest sens in urma caruia au fost testati ,au cunostinte de baza in utilizarea calculatorului si :

- Au instalat aplicatia Bizpharma macar o data pe laptopul de serviciu sau pe desktopul de acasa.

- Stie sa RESTAUREZE o baza de date cu utilitarul: SQL SERVER MANAGEMENT STUDIO EXPRES.

- Au configurat utilizatori, drepturi, au setat coloane in aplicatie, unelte CAS

- Sunt familiarizati cu notiunile noi specifice domeniul farmaceutic (nomenclatoare, CNAS, DCI, Lista Medicamente, Preturi Amanunt, achizitie, referinta, fractionabil, elaborari).

- Sunt la curent cu ultimele update-uri ale aplicatiei pe care urmeaza sa o instaleze.

Pentru a efectua o implementare a aplicatiilor Setrio Soft la un client, consultantul va urmari cele doua etape a Implementarii.

Inainte sa ajungem la Implementarea propriu zisa, trebuie sa ne convingem ca se poate realiza implementarea programului nostru la farmacia respectiva din punct de vedere a echipamentelor si a cerintelor clientului.

1.4. INFORMARE SI PREGATIRE IMPLEMENTARE APLICATIE

1.4.1. Informarea persoanei responsabile de Implementarea produselor Software

Dupa ce agentul de vanzari finalizeaza vanzarea si se semneaza contractul cu clientul pentru produsul Bizpharma consultantul va urma intocmai pasii:

Pasul 1.

Spuneti clientului ca trebuie sa transmiteti niste informatii la Sediul central, il intrebati aproximativ ziua in care doreste sa aiba loc implementarea dupa care Il contactati telefonic pe Alexandru Sabo (Director Implementare Produse Software) si-i comunicati numele si numarul de telefon al clientului.

Mail : alexandru.sabo@setrio.ro

Telefon : 0740108678

Pasul 2.

Imediat dupa ce discutati cu mine la telefon veti face inventarierea echipamentelor pe care clientul doreste implementarea aplicatiei si perifericelor care tin de desfasurarea lucrului cu BizPharma (calculatoare in dotare, imprimante de retea, imprimante de retete, case de marcat, cititoare coduri de bare, cabluri, imprimante coduri de bare, switch, routere, internet).

In urma acestei inventarieri veti complecta un tabel primit de la Alex Sabo si-l veti trimite pe adresa de mail : alexandru.sabo@setrio.ro .

Pasul 3.

Alexandru Sabo va suna clientul si va discuta aspectele implementarii , va confirma data in care clientul dorste deja sa utilizeze aplicatia BizPharma si va va contacta pentru a stabili impreuna cu voi demersurile pentru implementare.

Atentie! Nu vom face implementarea daca echipamentele nu sunt corespunzatoare cerintelor hard ale softului adica : Calculator minim 80 GB HDD,

512 Mb RAM; 1,8 GHz Procesor , Port Serial pt conectare casa de marcat, Port Paralel pentru imprimanta retete.

1.4.2. Obtinere informatii necesare pregatirii implementarii :

Pentru ca instalarea propriu zisa a aplicatiei Bizpharma sa se poata realiza, trebuie sa ne convingem ca Echipamentele pe care le are in dotare clientul sunt compatibile cu cerintele Software al Bizpharma si al desfasurarii operatiilor din farmacia clientului. (Poseda casa de marcat care comunica cu calculatorul, imprimanta de retete, cititoare de coduri de bare-optional, imprimanta de coduri de bare-optional). Ca urmare primul lucru este inventarierea echipamentelor din dotarea clientului , iar daca este farmacie noua sau nu are echipamente se trece la achizitionarea lor.

Pentru acest pas va fi nevoie de complectarea tabelelor de mai jos care le ve-ti avea in Excel si se vor trimite pe mail pe adresa: alexandru.sabo@setrio.ro

* Tabel 1. Exemplu Complectare Tabel 1 -Informatii – Pregatire Implementare

Denumire Firma	Denumire Farmacie	Adresa Farmacie.	Este Sediu DA/NU	Are Puncte Lucru/locatii
Sc Mona SRL	Farmacia Aspirina	Satu Mare, Str. Teilor nr. 5/A	DA	NU sau DA
Locatie 1	Nr. 87 sau Farmacia Moni	Sat. Pomi Nr. 23, Jud. Sibiu	NU	NU
Locatie 2	Nr. 3 sau Farmacia Ion	Com. Baciu Nr. 41, Jud. Alba	NU	NU
Locatie 3	------II----------	---------II---------	-----II--------	-----II---------
Locatie 4	--------II--------	-----------II-------	--------II-----	--------II------

-Daca Farmacia NU are locatii se va complecta doar a doua linie din tabelul de mai sus.

-Daca Farmacia ARE locatii/puncte de lucru se va complecta si liniile aferente locatiilor (Ex: Locatie 1, Locatie 2, Locatie 3 , Locatie 4..etc).

** Tabel 2. Tabelul de mai jos se complecteaza atat pentru Farmacia Sediu cat si pentru fiecare punct de lucru/locatie daca acele puncte de lucru/locatii

Exemplu Complectare Tabel 2

Persoana de contact (Patron, farmacist,Reprezentant Legal) : Petrescu Mihail

Numar de telefon persoana de contact : 0744111000

Stare calculatoare, configuratie : calc 1= Pentium 4 , 512 GB RAM, 160 Hdd, calc 2= AMD 2000+, 1 GB RAM

Casa de marcat, driver existent , comunicare cu PC : Datecs Mp500, Driver licentiat datprint

Retea de calculatoare existenta DA/NU: DA, in stare de functionare, NU, trebuie facuta

Nume Program de gestiune initial/sau fara pogram de gestiune : Gestfarm

Doreste import de date din softul de gestiune initial si ce anume : Facturi, Stocuri, Plati, Retete, Bonuri

Are internet stabil la farmacie (sau internet mobil, ocazional), DA/NU: Da, stabil sau NU -Ocazional

Fisierele pentru Import se preiau prin internet sau Setrio Soft se deplaseaza la fata locului : Valoare stoc =

Echipamente Periferice (Imprimanta retete, cititoare si imprimante coduri de bare, imprimante) : se enumera

Porturi de conectare:

Casa de marcat : Port= COM1 Detine Calculatorul acest Port DA/NU : DA

Imprimanta de retete : Port= LPT Detine Calculatorul acest Port DA/NU : NU, se cumpara

Imprimanta de coduri de bare : Port= USB Detine Calculatorul acest Port DA/NU : DA

Data exacta a finalizarii implementarii (cand doreste clientul sa fie finalizata): 14.07.2009

Numar licente aplicatie (Bizpharma sau Bizmedica): 3 ( 1 Server + 2 Clienti)

Atentie !! In Momentul in care preluati informatiile din baza de date a clientului in cazul in care este pentru testarea importului, clientul sa NU mai lucreze in soft.

Daca preluati baza de date final, pentru importul real al informatiilor in BizPharma , din acel moment clientul nu mai lucreaza in soft, daca eventual mai face vanzari atunci noteaza cu pixul in caiet vanzarile.

Pentru Importul informatiilor in BizPharma am nevoie de:

a) Baza de date sau fisierele care contin informatiile de Stoc, furnizori, facturi, plati, retete, bonuri fiscale, solduri,nomenclator de articole.

b) Borederou cu retetele (cantitativ si valoric) pana momentul in care se preia baza de date.

c) “Raport de gestiune valoric”, in care sa se evidentieze Valoarea Stocului pana in momentul preluarii bazei de date.

d) Raport “Stoc la data” pana momentul preluarii bazei de date- daca softul stie sa genereze , daca nu ramane doar Raportul de Gestiune care este obligatoriu.

e) Raport Stocuri negative cu denumirea produsului si stocul cantitativ al lor- daca exista.

f) Raport cu produse cu TVA gresit in care sa apara denumirea produselor respectiva -daca exista.

g) Data exacta a implementarii (cand doreste clientul sa fie facuta implementarea si sa lucreze efectiv in BizPharma.

Aceste informatii le urcati pe FTP/Transfer/Alex.Sabo/Faceti un folder cu judetul in care activati/Numele farmaciei

Va rog aceste informatii sa mi le trimiteti pe mail, pentru a stabili cu exactitate conditiile in care se face

implementarea.Cand echipamentele sunt pregatite si avem convingerea ca putem realiza implementarea se trece instalarea aplicatiei Bizpharma.

Fiecare Consultant va trebui sa aiba in posesie ultimul kit de instalare a aplicatiei Bizpharma, kit de SQL 2005 , pe un Memory Stick ori pe CD/DVD, si :

-surubelnita lata si in cruce

-cleste de sertizat

- cablu UTP cat 5E sau FTP (ecranat) cat 6E, mufe pentru retea Rj 45

-driverele caselor de marcat pe care le cunoasteti , driver imprimante de coduri de bare zebra,

- driver imprimanta Epson Lx 300.

-Fisierele de Update .SET ale aplicatiilor Bizpharma si Bizprint, precum si fisierele Version.txt si Licente.dat.

- Lista de medici luata de pe site-ul casei judetene din judetul in care implementati.

-Procesul Verbal de Implementare tiparit in 2 exemplare.

Aceste Unelte vor exista si pe FTP intr-un folder IMPLEMENTARE si vor fi mereu actualizate daca va fi nevoie.

Cap. 2. Instalarea Aplicatiei Bizpharma

2.1. Setari sistem de operare

Primul lucru pe care il faceti este Schimbarea Regional Setings al caclulatorului pe limba romana.

StartàControl PanelàRegional And Language Optionsà Regional Options il setati pe “Romanian” iar mai jos Location il setati pe “Romania”

In acest pas Consultantul va realiza setarile standard Setrio Soft pentru calculatorul clientului dupa cum urmeaza mai jos. Pentru sugestii se poate apela la Mihai Nastasescu:

Se bifeaza fiecare subpunct dupa realizarea lui, conform celor de mai jos.

Va asigurati ca sistemul sa aiba toate driverele instalate (Chipset, LAN, Audio, Video, Convertoare PCI-Lpt sau PCI-Com , USB ).

ATENTIE!! Am intalnit un virus , trojan care dezactiva RUN-ul, COMMAND PROMPT-ul si Task Managerul iar daca nu mai ruleaza Command prompt-ul NU veti putea restaura baza de date Bizpharma din kit-ul de instalare si ca atare aplicatia nu se va putea Implementa. Verificati daca ruleaza command prompt-ul .

Eroarea pe care o afisa atunci cand nu ruleaza era : “Command prompt has been desabled by your administrator.” In acest caz va trebui sa se reinstaleze Windows sau daca cunoasteti unelte antivirus cu care puteti sa remediati problema va rog sa o faceti.

Configurare setari standard Setrio Soft , calculatoarele le ve-ti seta cu ajutorul lui Mihai Nastasescu.

Aici puteti ajusta calculatorul sa ruleze cu Best Performance :

Click Dreapta pe My Computer->Properties->Advanced

->se apasa primul Settings de la Performance si se Bifeaza Adjust For best Performance , iar jos se bifeaza doar ultimele dua setari :

Use drop shadows for icon label on desktop

Use visual styles on windows and buttons

Dupa care se apasa Apply si OK.

Dezactivare firewall sau creare exceptii pentru urmatoarele programe : SQL Server, BizPharma, BizPrint pentru statiile care se conecteaza la server . (aici va poate ajuta Mihai Nastasescu) .

Verificare drepturi utilizatori Windows pentru a putea accesa si scrie in directoarele folosite de program

Configurare User cu care calculatorul intra in Windows ca Administrator Sistem cu parola sau fara , dupa cerintele beneficiarului.

Instalare Ultra VNC , sau Team viewer ,sau instruire accesare NTR pentru a se conecta ulterior colegii de la Suport tehnic, testare conectare remote pe calculatorul din farmacie, rugati un consultant de la Suport Tehnic sa se conecteze pentru a va asigura ca functioneaza conexiunea.

Important ! Dezinstalare sau schimbare parole pentru programe de conectare instalate de altcineva, mai ales daca farmacia la care implementati a avut soft de la concurenta. Se dezinstaleaza softurile de conexiuni remote, pentru ca sa nu se mai poata conecta altcineva la client in afara de Setrio.

2.2 Rularea kit-ului de Instalare

Se dezarhiveaza intr-un folder pe disk kit-ul de instalare.Folderul puteti sa-l numiti BizPharma. Arhiva va despacheta 2 Foldere DIST si DOC, si 2 fisiere BizpharmaSetup.exe si BizPharmaSetupPrezentare.exe

Kitul de instalare BizPharma contine 2 directoare: directorul DOC in care se gaseste Read-me-ul aplicatiei si licenta, directorul DIST care contine o serie de unelte de care aplicatia are nevoie la instalare. Odata cu instalarea aplicatiei BizPharma va fi instalat si un server de SQL 2005 de care aplicatia are nevoie pentru stocarea si utilizarea bazelor de date.

Instalarea aplicatia BizPharma se poate face doar pe computere pe care ruleaza sistemul de operare Windows.

Intotdeauna se instaleaza prima data BizPharma Server, pe calculatorul deservit ca Server-ul BizPharma.

Ca si in cazul altor soft-uri instalarea aplicatiei BizPharma se face prin rularea executabilului

BizPharmasetup.exe din directorul unde ati dezarhivat Kit-ul de instalare

Prima fereastra afisata dupa rularea exacutabilului va fi:

Se apasa Butonul CONTINUA care va incepe instalarea aplicatiei bizpharma.

Intotdeauna veti avea afisata verisunea bizpharma a kit-ului de instalare .

Se va instala Bizpharma Server .

Astfel la urmatoarea imagine

“Varianta de Bizpharma” care va apare pe ecran , se bifeaza SERVER ca in imaginea de mai jos:

dupa care se apasa din nou CONTINUA.

Se va continua instalarea uneltelor aplicatiei si a fisierelor necesare BizPharma, iar in momentul in care ajungeti la fereastra de Restaurare a Bazei de Date (afisata mai jos) .

Atentie ! Asigurati-va ca apasati INTAI butonul Restaureaza Baza de date,ca primiti mesajul “Baza de date a fost restaurata” dupa care apsati butonul CONTINUA.

In kitul de instalare 2.0.4.2 cu nomenclatorul actualizat din Ipharma, in momentul in care ajungeti la fereastra de mai jos , sa selectati OBLIGATORIU LA SELECTARE COMPONENTE CU SAGEATA, “INSTALARE DE TIP SERVER” ASA CUM VEDETI CU ALBASTRU IN IMAGINEA DE MAI JOS, DUPA CARE APASATI CONTINUA.

ASTFEL KITUL VA PUNE BACKUPUL BAZEI DE DATE CU NOMENCLATOR ACOLO UNDE TREBUIE PENTRU A FI RESTAURATA.

In instalarea Bizpharma un pas important il reprezinta Restaurarea (Re-Creerea bazei de date). In aceasta etapa exista posibilitatea de a restaura baza de date, de a defini locatie unde se gasesc fisierele din care se restaureaza baza de date, locatia pentru utilitarul OSQL, User-ul si Parola si de acces la baza de date,precum si numele acesteia.

Pastrand valorile implicite nemodificate si apasand butonul CONTINUA utilizatorul este avertizat ca baza de date NU a fost restaurata.

Apasati butonul NO pentru a va intoarce la fereastra anterioara unde aveti posibilitatea de a restaura baza de date prin apasarea butonului Restaureaza baza de date. La primirea mesajului de atentionare Baza de date a fost restaurata apasati butonul OK apoi Continua.

Atentie ! Asigurati-va ca apasati butonul Restaureaza Baza de date,ca primiti mesajul “Baza de date a fost restaurata” dupa care butonul CONTINUA.

Ultimul ecran pe care il veti intalni in finalizarea procesului de instalare a aplicatie este:

Dupa ce apasati butonul FINALIZARE programul Bizpharma trebuie sa se deschida, aparand fereastra de login cu Nume utilizator si Parola.

Aici intrati prima date in aplicatie cu :

Nume utilizator : admin

Parola : nimda

Si va convingeti ca aplicatia se deschide si apare ecranul principal.

2.3. Deschiderea Aplicatiei Bizpharma.

Se face un Shortcut al executabilului Bizpharma.exe pe Desktop

Se porneste aplicatia intrand cu Userul Admin, parola Nimda si v-ati convins ca aplicatia porneste, functioneaza. Accesati toate Butoanele Rapide a aplicatiei sa vedeti ca merge, nu se blocheaza.

La orice implementare ne vom confrunta cu 2 situatii din punct de vedere al bazei de date a clientului.

2.3.1. Farmacie noua, sau client fara soft de gestiune initial, fara import de nomenclatoare sau stocuri :

In acest caz kit-ul de instalare va trebui sa contina nomenclatorul nostru de articole (un nomenclator mai nou) , produsele imperecheate, Preturile in Meniul Articole vor trebui sa fie imperecheate cu Lista MS, iar coloanele aranjate initial in formele cele mai utilizate de clientii nostrii, care ulterior se vor putea modifica.

Se va verifica urmatoarele:

- Lista de articole, preturi echivalate cu Preturile conform Lista MS, coduri de bare daca exista, procente TVA, si daca sunt echivalate produsele (se verifica aleator 20 produse).

- Se Intra in Meniul Stoc, si se verifica daca este GOL.

- Se intra in Bon Fiscal se verifica daca e GOL.

- Se ruleaza raprtul de gestiune pe data curenta a implementarii si se verifica Stoc Initial si Stoc Final sa fie 0 (Zero) .

Dupa aceste verificari se trece direct la punctul 2.4.

2.3.2. Restaurare Baza de date in cazul pregatirii unei baze de date de catre Departmentul de Proiectare de la Bucuresti (import date din alte softuri de gestiune, nomenclatoare ).

Daca Kit-ul de instalare nu contine ultima versiune de Bizpharma, se va face update-ul la ultima versiune. Intotdeauna se va da de la Sediul Central din Bucuresti, back-up-ul de import facut in ultima versiune de Bizpharma si in SQL 2005.

In acest caz se va restaura baza de date cu importul de informatii de la client, baza de date pe care persoana care implementeaza o primeste de la Alexandru Sabo sau Bogdan Colibaba.

Fiecare Implementator trebuie sa stie sa restaureze un back-up al unei Baze de date cu SQL Server Management Studio Expres, baza de date care pe care o restaurati dupa ce aduceti Bizpharma la ultima versiune.

Dupa ce baza de date a fost restaurata se intra in aplicatie cu User : admin si Parola: nimda si se verifica urmatoarele :

- In articole se verifica imperecherea produselor, preturile,tva, impachetare se verifica prin sondaj 20 produse (echivalare+ pret,tva, impachetare, cod bare-daca este cazul).

- In Meniul Stoc se verifica preturi, Tva, impachetare, data expirare.

- Daca s-au importat facturi se verifica solduri, valori, si plati, daca s-au importat plati.

- Se ruleaza raportul de gestiune, si raportul stoc la data curenta a implementarii si se verifica daca stocul valoric corespunde cu stocul din rapoartele generate din programul de gestiune din care s-au importat informatiile.

- Se verifica bonuri, retete, se face un borderoul pe luna in care s-a implementat si se verifica suma care trebuie sa fie la fel ca si in borderoul generat de softul din care s-a preluat informatiile, asta in cazul in care se preiau retete si se face borderou si raportare in Bizpharma.

In urma acestor verificari, care se vor face si la Sediul Central din Bucuresti, se va complecta un Proces verbal de implementare in care se vor trece valorile din softul din care s-a importat , comparativ cu cel importat in Bizpharma, pentru raportul de gestiune si raportul Stoc la Data pe care clientul il va semna si stampila.Acest raport il veti primi prin mail, si il veti tipari ca sa il aveti intotdeauna cand mergeti la implementare.

Urmatorul pas se face full share la folderul Bizpharma din C:Program FilesSetrio si se verifica folderele din C:Program FilesSetrioBizpharma sa nu fie Read-only.

2.4. Inregistrarea Aplicatiei

Inregistrarea aplicatiei reprezinta pasul in care clientul primeste cheia de licenta pentru produsul cumparat, cheie valabila 12 luni, sau mai mult prin alte exceptii prevazute in contractul de vanzare-cumparare.

Inregistrarea aplicatiei este posibila DOAR daca clientul a platit Licenta(le) Bizpharma conform contractului de vanzare cumparare.

Pentru obtinerea licentei pentru client se ruleaza Register.exe din

C:Program FilesSetrioBizpharma si se deschide ecranul cu codul hardware si nume utilizator :

Se trece numele utilizatorului in chenarul Nume Utilizator si se face un print-screen la acest ecran sau se scrie in mail Codul Hardware si Nume utilizator, numarul de licente, si Numar luni Update gratuit.

Se trimite mail catre Alexandru Sabo alexandru.sabo@setrio.ro si Ileana Cernat ileana.cernat@setrio.ro cu printscreenul sau cu:

- Codul Hardware (exact asa cum apare, cu majuscule, atentie la diferenta intre cifra 0 si litera O )

- Nume utilizator – numele Farmaciei sau al Firmei

- Numarul de Licente cumparate

- Numarul de luni de update gratuit.

Exemplu : Cod Hardware : 1D4C-59DC-597B-O09D

Nume utilizator : FARMACIE

NUMAR LICENTE : 3

Nr Luni Update Gratuit : 12 sau 24 sau 36, in functie de termenii contractului de vanzare - cumparare a produsului.

2.5. Actualizarea la zi a aplicatiei

Daca nu a-ti facut inca update la aplicatie se va face acum. Se merge in bara de meniu al caluatorului, jos in colt in partea stanga :

Start->All Programs->Setrio->Bizpharma->Actualizare BizPharma si se face un shortcut pe ecran la fisierul Actualizare Bizpharma. Se ruleaza acest shortcut creat pe desktop si se incearca o actualizare prin internet sau manual , local sau de pe stick indiferent daca aplicatia nu este la zi sau este la zi, testati actualizarea sa vedeti daca functioneaza. Daca aplicatia este la zi va va aparea mesajul “Aplicatia este la zi” .

La fel se procedeaza si pentru BizPrint :

Start->All Programs->Setrio->Bizpharma->Actualizare BizPrint si se face un shortcut pe ecran la fisierul Actualizare Bizprint. Se ruleaza acest shortcut creat pe desktop si se incearca o actualizare prin internet sau manual , local sau de pe stick indiferent daca aplicatie nu este la zi sau este la zi, testati actualizarea sa vedeti daca functioneaza. Daca aplicatia este la zi va va aparea mesajul “Aplicatia este la zi” .

Se lasa aceste shortcut-uri pe Desktop, unul langa altul, sus in partea dreapta a desktopului

2.6. Instalare Bizpharma intr-o retea de calculatoare

Trebuie sa va convingeti ca exista retea intre server si statiile pe care le instalati, iar calculatoarele se vad dupa Host Name prin My Network Places.

Se face full Share la folderul BizPharma din C:Program FilesSetrioBizpharma , de pe calculatorul SERVER de BizPharma

Acest punct din capitolul 2 se refera la clientii la care trebuie sa instalati licente client, Bizpharma client. Daca clientul nu are decat un calculator, si a cumparat o singura licenta Server, nu mai urmatiti subpunctele de mai jos ci treceti direct la punctul 2.7.

2.6.1. Rulare Kit Instalare

Instalarea aplicatiei BizPharma intr-o retea este, intr-o oarecare masura, diferita fata de instalarea pe un singur computer. Astfel, instalarea in retea, presupune, pentru inceput, instalarea aplicatiei pe server si apoi instalarea pe calculatoarele client.

Se ruleaza Kit-ul de instalare la fel ca si cum l-ati rulat pe Server, prin lansarea BizPharmaSetup.exe si butonul CONTINUA.

Diferenta fata de instalarea pe server, va fi bifa pe care o puneti pe Client ca in imaginea de mai jos:

dupa care Butonul CONTINUA.

Dupa finalizarea instalarii, directorul unde a fost instalata aplicatia pe server, trebuie partajat (facut share), pentru a permite comunicarea clientului cu baza de date si librariile aplicatiei. Dupa partajarea directorului BizPharma de pe server, in directorul creat la instalarea aplicatiei din calculatorul client, trebuie creat un shortcut (o scurtatura) a aplicatiei BizPharma de pe server.

din My Network Places calea ServerBizpharma.

Crearea acestei scurtaturi permite rularea aplicatiei de pe server pe calculatorul

local. Pentru ca aplicatia sa ruleze local, in caseta de proprietai a scurtaturii create, trebuie modificata calea pentru campul Start in, astfel aici trebuie introdusa adresa locala unde este creata scurtatura, iar in campul Target, ramane calea serverului de Bizpharma ca in exemplul de mai jos:

Comunicarea calculatorului client cu serverul este realizata de utilitarul ConnectionCrypt si fisierul Connection.txt , configurarea utilitarului ConnectionCrypt fiind etapa care ii permite

utilizatorului sa defineasca serverul de SQL la care aplicatia se va conecta, numele de utilizator si parola

2.6.2. Rulare ConnectionCrypt

Fisierul ConnectionCrypt se ruleaza din C:Program FilesSetrioBizpharma de pe calculatorul client unde s-a instalat Bizpharma Client, sau vi se cere automat la finalizarea instalarii kit-ului de CLIENT.

Aveti atasat mai jos setarile DEFAULT a ConnectionCrypt prin care ve-ti face conexiunea cu Serverul de Bizpharma :

In figura de mai sus se vede foarte bine calea connectioncrypt.exe, configurarea connectioncrypt ,precum si shortcut-ul creat de pe Serverul de Bizpharma pe Desktop-ul client cu TARGET si

START IN configurate corespunzator:

La lansarea ConnectionCrypt.exe apare:

1. SQL Server: Serverul de SQL de pe statia pe care ati instalat Bizpharma Server

- SERVERBIZPHARMA2005 reprezinta numele calculatorului server si numele instantei de bizpharma instalata pe Server.

2. Login Name: tastati numele utilizatorului pentru server: bizpharma

3. Pasword: tastati parola : setrio

4. Se apasa butonul Connect – dupa apasarea lui trebuie sa va apara mai jos la Connection string -> Database numele bazei de date Bizpharma.

5. Dupa ce apare numele bazei de date Bizpharma va trebui sa apasati butonul

Test ADO connection, care va genera in chenarul Hostname numele calculatorului Client pe care ati instalat Bizpharma Client.

Daca acest Hostname nu apare , inseamna ca exista o problema de retea sau de firewall, ce blocheaza conectarea calculatorului de pe care rulati connectioncrypt-ul la Server. Dezactivati firewall, testati conexiune retea.

6. La sfarsit se apasa Butonul Save To Disk care va salva pe disk-ul calculatorului client in C:Program FilesSetrioBizpharma fisierul criptat connection.txt prin intermediul caruia se realizeaza conexiunea la baza de date bizpharma de pe server.

Langa imaginea cu ConnectionCrypt mai aveti imaginea cu Shortcut-ul care trebuie sa fie creat de pe calculatorul Server prin My Network Places unde se evidentiaza campul Target si Start In.

2.6.3 . Definire Shortcut-uri in retea

Se verifica daca exista iar daca nu , se creeaza shortcut-ul in retea pentru BizPharma.exe de pe Server.

Se merge in My Network Places se acceseaza calculatorul server , folderul share-uit Bizpharma si se face un shortcut de acolo pe desktopul calculatorului Client insa nu-l rulati pana nu modificati prin click dreapta-> Properties iar la Target va convingeti ca are

SERVERBizpharma iar la Start In calea locala C:Program FilesSetrioBizpharma

Apply si OK

Doar dupa aceea se lanseaza aplicatia din acest shortcut si va convingeti ca porneste.

2.7. Configurarea Aplicatiei, Parametrii,Setari Vizuale

Aplicatia fiind instalata pe calculatoarele clientului (atat Bizpharma Server cat si Bizpharma Clienti) , urmeaza configurarea aplicatiei pentru clientul la care implementatati.

Coloanele si setarile vizuale vor fi pre-setate din kit, insa aveti posibilitatea sa le setati corespunzator pentru dori ntele fiecarui utilizator in parte.Aceste configurari se fac impreuna cu clientul, asa cum ii place.

2.7.1. Configurare Date Partener Albastru, date Farmacie, coloane vizuale, pozitionari coloane.

Pentru a introduce datele farmaciei veti merge in Meniul Date PrimareàParteneri si se cauta partenerul cu culoarea albastra care are Codul= Necunoscut, acest partener de culoarea albastra reprezinta Datele Farmaciei la care implementati, date care apar in rapoartele generate de BizPharma.

Se selecteaza partenerul de culoare albastra din lista de parteneri si se apasa butonul Modificare[F3]

In ecranul de modificare se complecteaza datele Farmaciei la care Implementati:

Nume, Cod Fiscal, Nr. Reg. Com, Persoana de Contact, Reprezentant Legal, Oras, Strada, Numar, apartament , telefon si se bifeaza toate campurile si anume:

- Este producator

- Este producator activ

- Este Furnizor

- Este Furnizor activ

- Este Client

- Este client activ

Dupa care se apasa butonul Salveaza [F2].

Se inchide fereasta de Parteneri si se intra in Meniul Date PrimareàTipuri Locatii.

Aici se va declare tipul locatiei farmaciei in care implementati. Tipurile de locatii se declara ca fiind Sediu Central (deja configurata in kit cu culoarea albastra) sau Punct Lucru, Locatie.

Se adauga cu butonul Adaugare [F2] un nou tip de locatie dupa care se salveaza.

Odata declarate tipurile de locatii se merge la Meniul Date PrimareàLocatii unde se declara locatiile Clientului la care implementati.

Se apasa butonul Modificare[F3] si se trece denumirea locatiei clientului dupa care se selecteaza la Tip Locatie , tipul locatiei respective ( Sediu sau Punct de lucru). Aceste locatii sunt importante de configurat pentru cazurile in care se exporta-importa marfa cu aviz, se genereaza fisiere de raportare XML care au un cod de locatie diferit comunicat de catre CJAS-ul judetului respectiv.

Odata declarate locatiile inchideti aplicatia si o deschideti din nou , intrand cu admin/nimda si veti observa sus deasupra barii de meniuri a Bizpharma, denumirea locatiei pe care ati declarat-o ca numele farmaciei si tipul locatiei.

Dupa cum spuneam mai sus, coloanele vor veni pre-setate in Kit-ul de instalare, insa se pot modifica impreuna cu clientul in functie de placerile fiecaruia.

Interfata prietenoasa a aplicatiei ii permite utilizatorului sa stabileasca coloanele vizibile pentru fiecare fereastra in parte, cat de mare sau de mic sa fie fontul folosit si daca acesta sa fie ingrosat sau nu. Aceste facilitati ii sunt accesibile utilizatorului din meniul contextual, afisat la click dreapta pe butonul mouse-ului in fereastra deschisa la accesarea oricarei comenzi.

In aceasta fereastra aveti posibilitatea sa setati pentru client vizibilitarea coloanelor, in functie de ceea ce doreste al sa vada in prim plan pe ecranul calculatorului, scurtaturi , font mai mare, mai mic, cu bold sau fara bold in functie de preferintele utilizatorului. Apoi se trag si se maresc ori se micsoreaza cu mouse-ul corespunzator pozitia si dimensiunea coloanelor .

2.7.2. Configurare Utilizatori si drepturi

Urmeaza configurarea utilizatorilor si drepturilor pentru utilizatorii creati. Pentru acest pas trebuie sa fiti logati in aplicatie ca si administrator , cu

User-ul: admin, si parola: nimda

Am intalnit cazuri in care farmacia dorea restrictionarea drepturilor anumitor utilizatori, iar pentru acest lucru va trebui sa creati un nou GRUP de Utilizatori :

Pentru a crea un grup de utilizatori se urmaresc pasii:

Administrare->Utilizatori si Drepturi->Grupuri->Adauga[F2] ”Nume Grup” ->Drepturi [F10] si se selecteaza drepturile pentru acel grup.

Dupa care se salveaza.

Pentru creerea utilizatorilor si parolelor :

Daca clientul doreste creerea de Persoane , care atunci cand se logheaza cu userul asociat lui, intrati in Meniul NomenclatoareàPersoane si creeati persoanele respective.

Administrare->Utilizatori si Drepturi->Adauga[F2] à Nume utilizator, parola, confirmare parola, persoana utilizator (se selecteaza persoana creata in meniul NomenclatoareàPersoane daca este cazul) , grup utilizator (Administrator aplicatie sau Grup creat pentru limitarea Drepturilor cum vedeti in exemplul de mai jos

Dupa care se salveaza.

In urma finalizarii grupurilor, drepturilor si utilizatorilor cu drepturile configurate, se iese din aplicatie dupa care se intra inapoi cu unul dintre User-ii declarati, parola, si se verifica Autentificarea.

Se pot importa pentru fiecare User in parte Setarile Vizuale accesand Meniul AdministrareàSetari Vizuale, in urma caruia se deschide ecranul de mai jos.

In acest ecran aveti posibilitatea sa importati pentru user-ul cu care sunteti logat in momentul respectiv in aplicatie:

- Setari Grid: - Va pozitionati sus, pe utilizatorul de la care doriti sa imprtati setatile de Grid , si apasati butonul Importa[F2] dupa care veti primi mesajul de pe ecran “ Setarile s-au efectuat cu succes”

- Setari Vizibilitate: - Va pozitionati pe una din setarile de la coloana Setari si apasati butonul Importa [F4] dupa care veti primi din nou mesajul informativ : “Setarile s-au efectuat cu succes”

Dupa care iesiti din acest meniu.

Puteti sa faceti aceste importul pentru fiecare user in parte, daca va logati cu userul respectiv , insa dupa ce le importati , se pot modifica dimensiunea, ordinea, marimea coloanelor, fontul , inca odata pentru preferintele fiecarui utilizator in parte.

2.7.3. Setari Unelte CAS, Case de Asigurari si Contracte, Tipuri Borderouri

Acest subcapitol se adreseaza Clientilor a caror farmacie se afla in relatii contractuale cu Casa de Asigurari de Sanatate si elibereaza retete Gratuite si Compensate.

Definirea caselor de asigurari cu care farmacia are contracte se poate face din fereastra Case

asigurari si contracte din meniul Date CAS. In fereastra Case asigurari deschisa astfel sunt

afisate toate casele de asigurari definite in aplicatie. In mod implicit sunt afisate doar cele

active. Pentru a vedea lista tuturor caselor definite debifati optiunea Doar active din bara de butoane superioara. Casele active din aplicatie apar scrise cu fonturi de culoare neagra in timp ce inactivele cu culeara gri deschis.

La accesarea meniului Date CAS à Case de asigurari si Contracte se deschide fereastra cu toate casele de asigurari din judetele tarii, cu codurile lor din SIUI.

Orice casa de asigurari din lista poate fi modificata prin apasarea butonului Modifica[F3]. In fereastra afisata o casa inactiva poate fi activata si invers (bifarea sau debifarea optiunii Este activa), poate fi modificat numele casei, codul acesteia dar si celelalte caracteristici care definesc o casa de asigurari in aplicatia BizPharma.

Pentru fiecare casa de asigurari afisata in fereastra Case asigurari utilizatorul poate defini campurile obligatorii ale retetelor eliberate pentru casa respectiva si contractele cu casa pe care farmacia le are. Definirea campurilor obligatorii pentru reetele eliberate se poate face dupa selectarea casei prin apasarea butonului

Date reteta. Pentru casa de asigurari selectata utilizatorul poate astfel defini:

- seria retetei – camp care va fi completat automat in antetul retetelor eliberate pe casa de asigurari selectata;

- poate selecta din panoul de opÑiuni care sa fie completat

in mod obligatoriu: CNP-ul pacientului, Numele medicului, Seria retetei, Numarul retetei, numarul foii de observatie, in functie de dorintele urilizatorului.

Deoarece toate aceste date sunt necesare la raportarile lunare catre CAS este bine ca toate campurile sa fie selectate ca obligatorii

astfel incat utilizatorul sa fie obligat sa le completeze la eliberarea retetei.

dupa care se salveaza cu butonul Salveaza[F2]

Definirea contractelor pe care casa de asigurari selectata le are cu farmacia se face in fereastra deschisa la apasarea butonului.

Contracte. In aceasta fereastra sunt afisate toate contractele pe care casa selectata le are incheiate cu farmacia, utilizatorul avand aici posibilitatea de a adauga un contract nou sau de a modifica un contract existent. Adaugarea unui contract se face dup apasarea butonului Adauga si stabilirea urmatoarelor caracteristic:

- Numar contract – numarul contractului pe care farmacia

il are incheiat cu casa respectiva;

- ID fisier - identificator de fisier (asociat contractelor

CAS, utilizat la configurarea aplicatiei SIUI - farmacie

ID, aplicatie utilizata la trimiterea borderourilor catre CAS) care se adauga in fata

numelui fisierului de raportare a borderoului lunar pentru casa selectata;

- Contor retete - stabileste cifra cu care incepe distribuirea numerelor de ordine pentru retetele de la casa selectata. Stabilind contorul retetei la cifra 100 atunci prima reteta eliberata pe contractul cu aceasta casa va avea numarul de ordine 100, a doua numarul de ordine 101;

- Data inceput si Data sfarsit – delimiteaza perioada de valabilitate a contractului;

- Suma limitata – stabileste daca plafonul lunar este limitat. La selectarea acestei optiuni

aplicatia calculeaza automat valorile plafonului lunar in functie de valoarea totala a contractului si de perioada de valabilitate a acestuia;

- Suma contract - suma tuturor retetelor eliberate pe acest contract si compensate de CAS;

- Suma retete - suma tuturor retetelor eliberate pe contract preluata de sistem in functie de bonurile eliberate;

- Este implicita – presupune ca la adaugarea bonului fiscal, numele casei de asigurari de sanatate, este completata automat, cu numele casei implicite. Sistemul suporta o singura casa implicita;

- Discount ADO - permite acordarea unui discount pe retetele / bonurile de tip

Antidiabetice orale, discount egal cu valoarea de plata a clientului;

- Avertizare decontare integrala – daca aceasta optiune este bifata atunci in fereastra

Selectie tip bon fiscal NU este afisata optiunea Reteta compensata integral.

Aceasta optiune este afisata daca nu se bifeaza Avertizare decontare integrala.

Optiunea Reteta compensata integral ii permite utilizatorului sa elibereze medicamente compensate integral, de catre Penitenciar sau Unitatea militara, pentru toate tipurile de bonuri fiscale si pacienti.

Apasarea butonului Salveaza duce la salvarea contractului astfel definit.

Exemplu:

In cazul in care Farmacia are contract cu alte case de asigurari, de exemplu CMJMI (Centru Militar Judetean al Ministerului de Interne) sau OPSNAJ (Casa de asigurari a Armatei) va trebui sa adaugati o noua casa de asigurari la care sa-i setati parametrii conform cele explicate mai sus.

Pentru a adauga o casa noua in aplicatie utilizatorul trebuie sa apese butonul Adauga iar in

fereastra afisata sa defineasca urmatoarele caracteristici:

- Nume CAS – nume sugestiv folosit in aplicatie

pentru casa de asigurari definita;

- Cod CAS – codificare folosita de aplicatie;

- Cod fiscal – codul fiscal al casei de asigurari;

- Numar registrul comertului;

- Termen de plata – termenul de plata al CAS-ului,

exprimat in zile;

- Este activa.

Apasarea butonului Salveaza duce la salvarea casei definite. Aceasta Salvare a unei noi case de asigurari respectiv configurarea contractului prin apasarea butonului Contracte [F3] dupa cum s-a explicat mai sus, duce la apritia acestei Case de Asigurari la selectia tipului de Bon Fiscal, dupa ce parcurgeti Bon FiscalàPensionaràUnicàCronic + Enter si urmeaza selectia caselor de asigurari definite in aplicatie.

Atentie!! aceasta Case de Asigurari (CMJMI, Opsnaj) precum si casa judeteana declarata pentru judetul respectiv va aparea doar daca Data de sfarsit a contractului este mai mare decat data implementarii, atentie atunci cand introduceti datele dupa apasarea butonului Contracte[F3].

Pentru fiecare contract definit utilizatorul are posibilitatea de a stabili categoriile de boli cu

adaos licitat si cuantumul acestui adaos. Pentru stabilirea categoriilor de boli si a adaosului

licitat se selecteaza contractul si se apasa butonul Adaos boli speciale (F10).

Foarte Important. Se seteaza aceste date in functie de cerintele clientului.

In fereastra astfel deschisa utilizatorul poate adauga o boala, poate stabili cuantumul adaosului negociat si poate stabili daca este licitat sau nu. Adaugarea unei categorii de boala se face de la butonul Adauga boala.

Din fereastra deschisa utilizatorul poate selecta una din cele 10 categorii deboli speciale si apasand butonul Salveaza o poate adauga la contractul selectat. Categoria de boala adaugata la contractul selectat este eliminata din lista astfel incat o categorie de boala nu poate fi adaugata de doua ori.

Definirea cuantumului adaosului negociat si a optiunii de licitare, pentru o categorie de boala adaugata contractului, se face direct in fereastra de detalii, prin editarea campurilor de culoare galbena. Pentru a edita oricare din cele 2 campuri utilizatorul trebuie sa selecteze campul de editat si sa apese tasta Enter. Campul Este licitata are implicit valoare afirmativa, utilizatorul avand posibilitatea sa selecteze dintr-o lista derulanta valoarea negativa. Discountul negociat pentru medicamentele din categoria bolilor licitate se calculeaza in functie de echivalarile pe care utilizatorul le face cu lista MS. Valoarea de discount pentru bolile cronice licitate este proportionala cu adaosul negociat, discountul maximal se calculeaza in functie de preturile de referinta din lista MS.

Dupa ce finalizari configurarea Datelor CAS se verifica daca s-au salvat valorile lor.

Atentie!! Verificati si puneti Data de Sfarsit a contractelor pentru Casele de Asigurari pana in 2012.

2.7.4. Setari CONFIGURARE PARAMETRII APLICATIE impreuna cu clientul.

Configurarea Parametrilor Aplicatiei sunt foarte importanti in lucrul cu programul Bizpharma, pentru desfasurarea operatilor si scoaterea rapoartelor necesare.

Acesti parametri unii sunt standard in aplicatie si se lasa asa, iar altii trebuiesc setati in functie de cerintele clientului, impreuna cu clientul.

Ma jos vor fi explicati fiecare parametru si setarile posibile.

Dupa setarea parametrilor veti face un export in Excel a parametrilor configurati si veti trimite pe mail la Alexandru.Sabo@setrio.ro .

Pentru majoritatea parametrilor poate fi stabilita valoarea (afirmativ – DA sau negativ - NU) prin selectarea acesteia dintr-o lista de valori, exista insa si cativa parametri care au valori numerice ce pot fi introduse in mod liber de utilizator. Fiecare parametru influenteaza modul de actiune al aplicatiei in diferite situatii. Astfel, parametri a caror valori pot fi modificate de utilizatori sunt:

Nume	Valoare/Explicatii
Abatere stoc minim fata de vanzare (procent)	12 reprezinta abaterea maxima, exprimata in procente, pe care o poate avea aplicatia in executarea raportului Comanda furnizor (Produs) STANDARD
Acces rapid la fisier export	Da STANDARD la exportarea fisierelor aplicatie poate asigura sau nu, in functie de valoarea pe care o are acest parametru, acces rapid la fisierul exportat.
Actualizare preturi nomenclator din ultima achizitie	Da/NU DA= Actualizeaza preturile din nomenclator dupa ultima achizitie (facturi, avize); NU=Nu le actualizeaza - Se seteaza dupa dorinta clientului
Afisare automata avertizari	Da /NU DA=se afiseaza automat avertizarile , NU= Nu se afiseaza automat, Se seteaza dupa dorinta utilizatorului
Amanare inchidere automata a aplicatiei (secunde)	30 STANDARD
Arhivare backup baza de date	Da STANDARD
Avertisment - optiune iesire bon implicita	Da/NU DA= cand se renunta la un bon fiscal si se da ESC si apare mesajul “Sunteti sigur ca doriti sa anulati creerea bonului Fiscal” este implicit pe DA; NU= este implicit pe NU
Avertizare introducere pret amanunt pe unitate terapeutica, la doua zecimale	Nu/DA NU=Nu avertizeaza ca pretul de intrare nu este rotunjit la 2 zecimale; DA= Avertizeaza ca pretul introdus nu este rotunjit la 2 zecimale, Se seteaza dupa dorinta utilizatorului
Avertizari obligatorii eliberare retete	Da/NU DA= Avertizeaza obligatoriu la operarea unei retete, CNP-ul gresit si nu permite continuarea retetei, Nr de zile de prescriere gresit; NU= Nu afiseaza decat o data avertizarea si permite continuarea retetei, Se seteaza dupa dorinta utilizatorului.
Bon Fiscal - cantitatea produsului se adauga la cantitatea initiala	Da/NU Da= Cantitatea aceluiasi produs vandut de mai multe ori , se adauga pe o noua linie in bon la cantitatea initiala; NU= Cantitatea aceluiasi produs se actualizeaza cu noua cantitate vanduta pe bon.Se seteaza impreuna cu utilizatorul
Bon fiscal - operare stoc FIFO	Da/NU DA=Metoda gestiune FIFO, primul intrat primul iesit, STANDARD
Bon fiscal - recalcul cantitate la intreg la operare	Nu/DA in functie de modul de impachetare si de numarul de fractii pe care le are un intreg acest parametru permite sau nu calcularea automata a intregilor.Se seteaza impreuna cu utilizatorul
Butoane plate (flat buttons)	Da/NU Afisarea Butoanelor plate sau in relief STANDARD
Butoane rapide vizibile permanent	Da/NU parametru care afiseaza sau nu, in functie de valoarea selectata, bara de butoane rapide. STANDARD
Cale export avize iesire	C: STANDARD
Cale fisier DBF raportare CAS	C: - Nu mai este actual
Cale fisier XML raportare CAS	C:RAPORTARE XML Calea de export al fisierului XML de raportarea, se seteaza impreuna cu utilizatorul
Cale import nomenclatoare CAS	C: calea de import nomenlcatoare CAS STANDARD
Cale preluare avize	C: Se seteaza calea de preluare a avizelor in cazul punctelor de lucru
Cale preluare facturi furnizor	C:Documents and Settingsfarmacenter1Desktopfacturi FXP - calea de preluare a facturilor de la furnizorul Farmexpert, se seteaza dupa dorinta utilizatorului
Cale salvare backup baza de date	C:BizPharma.bak- se seteaza dupa dorinte utilizatorului
Capital social in antetul rapoartelor	Da STANDARD
Cautare dupa DCI in bonul CAS (reteta)	Nu/DA , DA=In reteta cursorul de selectie se pozitioneaza pe DCI; NU=cursorul de selectie se pozitioneaza pe denumirea comerciala, Se seteaza impruna cu utilizatorul
Cod farmacie preluare facturi	FSM74- Codul farmaciei in baza de date FXP pentru preularea facturilor FXP-cod primit de la filiala FXP-raspunzatoare pentru judetul in care implementati
Cod societate pentru coduri de bare	0- In situatia in care societatea a solicitat Agentiei Nationale a Codurilor de Bara alocarea codului pentru generarea codurilor de bara utilizatorul
Confirma acordarea discountului CAS	Nu/DA DA=se confirma acordarea discountului CAS penru ADO , Insuline sau alte retete tip PNS(onclologie, G15-psihiatrie), NU- nu se acorda discount, valoarea de plata fiind suportata de catre client.Se seteaza impreuna cu clientul
Confirmare salvare document	Da/NU Confirma salvarea documentelor(Bon, Factura, Aviz, PVerbale) STANDARD
Confirmare tiparire reteta	Nu/DA -Se confirma tiparirea retetei la imprimanta -STANDARD
Echivalare pret amanunt conform pret minister	Da/NU - Echivalarea pretului cu amanuntul a produselor din stoc se poate face fie la pretul produselor de pe lista CAS, fie la pretul produselor dupa lista MS in functie de valoarea acestui parametru. In mod implicit parametrul Echivalare pret amanunt conform pret minister are valoare afirmativa =Da presupune ca modificarea valorica a stocului se face cu lista MS. Valoarea negativa =Nu =presupune ca echivalarea se face cu lista CAS.Se seteaza impreuna cu clientul
Filtrare automata documente din ultimele X zile	70- Valoare setata impreuna cu clientul, reprezinta perioada in care sunt afisate documentele pe ecran (bonuri, retete, facturi, avize, Pverbale). Se seteaza impreuna cu utilizatorul
Filtrare automata operatii din ultimele X zile	0-STANDARD
Filtrare rapoarte dupa data operare	Da/NU DA= realizarea rapoartelor filtrarea documentelor se face dupa data de operare a acestora, NU= se face dupa data documentului, Se stabileste impreuna cu clientul
Firma platitoare de TVA	Da/NU Da=Platitoare de TVA, NU= Nu este platitoare de TVA, se seteaza impreuna cu utilizatorul
Generare borderouri pe baza fisierelor XML	Da/NU , DA= Se genereaza borderoul dupa valorile din XML; NU= Se genereaza Borderoul dupa valorile bonurilor fiscale, STANDARD =DA.
Interfata touch pentru dreptaci	Da/NU -Setari Touchscreen, DA=Draptaci sau NU=Stangaci, Se seteaza in cazul in care se utilizeaza touchscreen si dupa dorinta clinetului
Numar produse factura iesire pe pagina	28 –Nr produse pe pagina la Factura de Iesire, Standard =28, se seteaza impreuna cu utilizatorul
Numar zile comanda	2- Acest parametru stabileste numarul implicit de zile pentru care aplicatia calculeaza necesarul de produse. Se seteaza impreuna cu utilizatorul, Standard=2
Numar zile lucratoare punct lucru	5- Standard =5, se seteaza in functie de orar, impreuna cu clientul
Numar zile prelungire contract medic	0- Nr.de zile de prelungire a contractelor medicale, in caz ca CJAS nu a emis o noua lista de medici maxim 100 zile,se seteaza impreuna cu utilizatorul
Optiune implicita la acordare discount CAS	Da
Parametru numar zile avertizare expirare	120- Numarul de zile avertizare expirare produse de pe stoc 120= afiseaza cu visiniu produsele care urmeaza sa expire intre zi curenta-1 si 120 zile
Raportare SIUI - Cod locatie	0- Cod locatie pentru raportarea in SIUI, 0= farmacie fara punct de lucru-STANDARD; pentru punct de lucru se primeste codul de la CJAS, se seteaza impreuna cu clientul daca se implementareaza la punct de lucru
Retete tiparite in format tipizat nou	Da/NU DA-Standard= se tiparesc retetele in format nou.
Separare grupuri rapoarte pe pagini diferite	Nu-STANDARD
Tiparire bon fiscal cu confirmare	Nu/DA; NU= STANDARD- tiparirea se face automat,DA= Se intreaba pentru tiparire
Tiparire bon fiscal cu valoare totala 0	Nu/DA; DA= tiparire bon cu valoare 0; NU=nu se tipareste bonul cu valoare 0, Se seteaza impreuna cu utilizatorul
Valoare maxima diferenta documente intrare	0,5 parametru care stabileste valoarea maxima admisa a diferentei dintre valoarea produsului pe documentul de intrare si valoarea de plata a acestuia. Valoarea implicita a acestui parametru este de 0,5.
Valoare maxima diferenta plafon CAS	1- parametru care stabileste valoarea maxima a diferentei dintre valoarea totala a retetelor eliberate pe un anumit contract si plafonul contractului. Valoarea implicita pentru acest parametru este 1 si poate lua valori in intervalul 0 – 100 000.
Vanzare dupa cod de bare	Nu/DA Implicit NU= se poate vinde dupa coduri de bare insa la introducerea facturilor si avizelor nu este posibila tiparirea etichetelor de cod de bare, DA= se vinde dupa cod de bare, insa la introducerea facturilor si avizelor nu este obligatori tiparirea codurilor de bare. Se seteaza dupa dorinta clientului.

2.8. Configurarea Bizprint

Odata cu instalarea aplicatiei BizPharma a fost instalata si aplicatia BizPrint, aplicatie necesara pentru tiparirea bonurilor, retetelor, etc. Configurarea serverului de tiparire se face selectand comanda BizPrint din meniul Programs > Setrio (sau din fereastra de Windows Explorer, din directorul Setrio/ BizPharma / BizPrint). Selectarea comenzii BizPrint deschide un istoric al versiunilor pentru aceasta aplicatie. Prin inchiderea acestui istoric este afisat meniul principal Bizprint.

2.8.1. Verificare Driver Casa de Marcat, drivere periferice (imprimanta Retete, Imprimanta coduri de bare, imprimanta de receptii.

Inainte sa treceti la setarea Bizprint, trebuie sa va convingeti ca porturile de imprimare (COM1, LPT, COM2, USB) nu sunt ocupate/folosite concomitent de 2 echipamente al caror driver a fost instalat pe acelasi port. Acest lucru il verificati in Printers And Faxes.

Trebuie sa va convingeti ca sunt instalate driverele pentru toate echipamentele (Casa de marcat, imprimante de retete, imprimante de coduri de bare, imprimanta pentru receptii, cititoare de coduri de bare).

Se face un shortcut pe ecran si se introduce bizprint-ul in startup sa porneasca odata cu Windows sau se instruieste clientul sa-l porneasca de la shortcut.

2.8.2. Configurare Bizprint local (Server), Configurare Bizprint Retea (Statii Client).

Pentru Casa de Marcat :

La configurarea casei de marcat, faceti doar configurarile in bizprint, selectati numele casei de marcat, calea driverului.

Daca intampinati probleme cu Casele de Marcat , nu ezitati sa ma sunati.

Configurarea casei de marcat: Asigurati-va ca driverul casei de marcat este instalat in C: in radacina. NU instalati driverele in C:Program Files mai ales nu cel pentru casa de marcat Sapel , adica ASID.

driver instalat: Driverul trebuie sa fie instalat de cei de la Casa de marcat .Clientul plateste driverul, plateste service-ul pentru functionarea casei de marcat in regim conectare PC-Emulare tastatura.

ATENTIE !! Nu va aventurati in instalari de drivere si setari de case de marcat ca nu e treaba Setrio Soft, cei de la casele de marcat pe langa ca nu toti stiu meserie, incearca sa scape de responsabilitati.

Explicati clientului ca Aplicatie Bizpharma , la fel ca si alte aplicatii de gestiune , este SEPARAT de programul caselor de marcat, Setrio Soft raspunde de generarea bonului catre driver-ul (programul) casei si NU de comunicarea casei de marcat cu calclulatorul..

Nu scoateti clientului bon fiscal cu medicament (asipirina, paracetamol) pana cand omul de service de la casa de marcat nu vine sa va scoata un bon de test, de obicei bonurile de test pe care le au casele de marcat vor fi cu alimente(pufuleti, cafea, bere) . Dupa ce vedeti ca iese un astfel de bon si tva-urile sunt corecte, va apucati de bizprint.

Setrio Soft nu este responsabila pentru nefunctionarea driverului sau setarile proaste ale casei de marcat. Daca clientul doreste sa-i setam noi casa de marcat, va trebui sa isi dea acordul in scris.

Daca isi da acordul in scris veti seta casa de marcat impreuna cu mine la telefon.

-Din meniul Administrare se selecteaza comanda Configurare casa de marcat fiscala;

- Se selecteaza tipul de casa de marcat si se apasa butonul Selecteaza;

- Se definesc campurile:

- Identificator casa de marcat - nume de identificare al casei de marcat;

- Numarul bon fiscal - numarul bonului fiscal curent al casei de marcat;

- Descriere;

- Executabil – se selecteaza driverul casei de marcat- care este instalat de catre cei de la case de marcat, sau era deja instalat pe calculator daca farmacia a utilizat un alt soft de gestiune si tiparea deja bonuri.

- Se apasa butonul Cote TVA si se configureaza cotele de TVA conform cu ghidul de utilizare al casei de marcat.

cote de TVA: ATENTIE!! Sa fiti foarte atenti la cum sunt configurate cotele de TVA pe casa de marcat :

ex: cota 1=19%,

cota 2=9% ,

cota 3=0%, la fel trebuie sa le setati si voi in Bizprint.

Cand veti scoate un bon fiscal ex: Ampicilina care este produs cu 9% va trebui sa va asigurati ca si pe bonul care iese de la casa de marcat , apare tot 9 %,la fel si pentru un produs cu cota TVA= 19% altfel, nu sunt bine programate cotele de TVA in casa de marcat.

Se apasa butonul Optiuni;

La casa de marcat ActivaStar si Euro veti avea Optinui Avansate, care reprezinta Setari Com1, com2, Plata cu card sau plata cu Tichete.

- se salveaza apasand butonul Salveaza.

Dupa care intrati in Bizprint la meniul AdministrareàConfigurare Server de tiparire si bifati “Tiparire bonuri pe casa de marcati fiscala” si selectati numele casei de marcat definite dupa care salvati

Pentru imprimanta de Retete:

Va asigurati sa fie driverul de Epson Lx300(+,II) sau Epson TMU 210 sau Epson TMU 295 instalat si intrati in bizprint la:

AdministrareàConfigurare Server de tiparire, bifati “ Tiparire retete pe imprimanta” si selectati imprimanta pe care sa se tipareasca reteta dupa care salvati.

Atentie!! Daca se tipareste pe imprimanta specializata Epson TMU 210 sau Epson TMU 295 se bifeaza si “Imprimanta Specializata” se selecteaza tipul imprimantei si Portul pe care este conectata. Apoi intrati in AdministrareàConfigurare imprimanta retete-formular nou dupa care salvati configuratia.

Pentru Imprimanta de etichete pentru coduri de bare si pret:

Va asigurati ca driverul sa fie instalat, de obicei se folosesc imprimante Zebra LP 2826. Atentie. Aceasta imprimanta functioneaza si pe USB si pe LPT1 , Momentan bizprint nu stie sa tipareasca numai pe LPT asa ca trebuie sa va asigurati ca imprimanta este conectata pe LPT sau pe un adaptor PCI-LPT care sa aiba driverul instalat.

AdministrareàConfigurare Server de tiparire, bifati “ Tiparire etichete sau coduri se bare” si selectati PORT-ul pe care sa se tipareasca etichetele dupa care salvati.

Apoi la AdministrareàConfigurare imprimanta etichete aveti configuratia de mai jos care functionaza bine.

Pentru Imprimanta de Facturi :

Va asigurati sa fie driverul instalat, dupa care mergeti la Administrareà Configurare Server tiparire bifati “Tipareste factura pe imprimanta “ si selectati imprimanta pe care doriti sa tipariti facturile.

Daca ati instalat si bizpharma client,si clientul are imprimanta de retete sau alte imprimante de retea, faceti un shortcut de pe serverul Bizpharma pe desktopul client , (exact cum ati procedat la schortcutul Bizpharma) iar in start in-ul Bizprint sa puneti calea locala : C:Program FilesSetrioBizpharma, in care a fost instalat bizpharma client pe acel calculator si configurati parametrii si pentru tiparirea de pe acea statie.

2.9 . Testare Functionalitate Aplicatie ( BizPharma + Bizprint).

Dupa finalizarea instalarii aplicatiei pe calculatoarele clientului urmeaza testarea functionarii la parametri normali ai aplicatiei.

Revizuiti Configurarea Parametrilor aplicatiei impreuna cu clientul.

Setati Promotiile (Meniu Date PrimareàPromotii -- daca este cazul

Setati Bonurile valorice (Meniu Nomenclatoare àBonuri Valorice –daca este cazul

Declarati comisia de Inventariere Meniu Nomenclatoare à Comisii

Setati tiparirea pe echipamente Meniul AdministareàAlege Imprimanta

Verificati daca sunt declarate bine Casele de Asigurari cu care are contract farmacia si Adaosurile pe bolile speciale Meniul Date CASàCase de Asigurari Si contracte.

IMPORTATI LISTA DE MEDICI din JUDETUL RESPECTIV SI VERIFICATI IMPORTUL; MENIU DATE CASàMEDICI !!!! Atentie la data de expirare a contactelor medicale , fiindca data expirarii e mai mica decat data implemetarii nu va va aparea in antetul retetei.

Faceti un Back-ul la baza de date si o copiati atat pe c: cat si pe o alta partie daca exista cat si pe calculatorul din retea daca acesta exista.

Conform bazei de date cerute de client aceasta testare se imparte in doua:

-Pentru clientii care NU au cerut import de date- veti urmari subcapitolul 2.9.1

-Pentru clientii care AU cerut import de informatii din softul utilizat inainte sa cumpere Bizpharma veti urmati subcapitolul 2.9.2

2.9.1. Tiparire Bon Fiscal, Reteta, testare rapoarte, corectitudine informatii tiparite caz client fara import date

Urmati pasii :

1. Instruiti clientul de ordinea pornirii: Intai calculatorul Server de Bizpharma, apoi statiile clienti daca au statii clienti.

2. Porniti calculatorul Server de Bizpharma si sa va convingeti ca apare bizprint-ul daca l-ati pus sa porneasca in startup, daca nu, va convingeti ca a pornit serviciul SQL.

3. Porniti statiile clienti si verificati daca este activ shortcut-ul de bizpharma si bizprint , adica exista retea.Verificati daca exista drive-ul mapat Z on SeverBipharma.

4. Porniti Bizprint- va uitati in setarile bizprintului daca au ramas asa cum ati salvat,atat pe server cat si pe statie.

5. Porniti Bizpharma pe server cat si pe statii.

6. Logati-va cu toti userii creati , verificati daca functioneaza. Ramaneti logati cu un User anume.

7. Intrati in toate meniurile de la Butoanele rapide si convingeti-va ca nu da erori la lansare.

8. Efectuati urmatoarele operatii:

a) Rulati rapoartele : Stoc la Data (data curenta a implementarii) si Raportul de Gestiune (pentru data implementarii) . Verificati ca stocul sa fie 0 si raportul de gestiune sa aiba stoc initial si stoc final 0. Tipariti aceste 2 rapoarte. Rugati clientul sa semneze si sa stampileze, aceasta fiind dovada pornirii corecte cu aplicatia Bizpharma stoc=0.

b) Introduceti 2 produse mai ieftine pentru vazare la liber (bon fiscal normal) necompensate (ace seringa, aspirina cu cote de TVA diferite, ideea este sa introduceti un produs cu 9% si unul cu 19% sa NU fie ambele de aceeasi cota TVA ) si 3 care merg compensate pe stoc cu proces verbal de intrari in stoc;

daca are factura de achizitie , introduceti o factura intreaga sau minim 2 produse + 3 care merg compensate. (Ex produse compensate: Enalapril, Tertensif, Preductal) pe pozitii compensate. Verificati echivalarile, sa fie imperecheate corect. Insistati sa se introduca facturi de achizitie care sa contina minim aceste 2 produse cu cote tva diferite si cele 3 produse compensate.

c) Rulati din nou rapoartele sa va convingeti ca au intrat pe stoc aceste produse(doar le vizualizati)

d) Intrati in meniul STOC si convingeti-va ca apar corect produsele introduse.

e) Intrati in Bon Fiscal si vindeti 1 produs cu cota TVA =19% salvati bonul fiscal si-l tipariti la casa de marcat. Va convingeti ca pe bonul de la casa de marcat apare corect intregi vanduti , fractiile vandute, cota de TVA corecta si anume A=19%.

f) Vindeti un produs cu 9% tipariti bonul fiscal la casa de marcat si va convingeti ca pe bon se tipareste corect intregii vanduti, fractiile vandute, cota de TVA corecta B=9%, vindeti pe un bon 2 produse cu cote de TVA diferite respectiv 19% si 9% salvati si tipariti bonul fiscal la casa de marcat, si va convingeti de corectitudinea intregilor vanduti, fractilor vandute si al cotelor de TVA.

g) Scoate-ti un raport X la casa de marcat.

h) Rulati din nou raportul de gestiune si verificati daca s-a efectuat vanzarea si anume la rubrica de iesiri la “Bon fiscal-Vanzari Numerar sa va apara exact valoarea X-ului scos.

i) Rulati Rapoarte GeneraleàRapoarte ContabileàVanzari pe operator(produse) si va convingeti ca s-a inregistrat bonurile, iar valorile sunt la fel ca si pe raporul de gestiune si hartia(bonul fizic) care contine X-ul casei de marcat.

j) Operati o reteta cu produsele compensate introduse pe stoc .Salvati reteta si tipariti bonul fiscal si fluturasul (jud. Satu Mare) sau reteta efectiva cu imprimanta specializata daca are.

Verificati corectitudinea tipariri pe bon si anume fractii, TVA, valoare, iar pe reteta corectitudinea informatilor tiparite.

k) Rulati din nou raportul de gestiune si convingeti-va ca s-a inregistrat reteta la Iesiri-Bon CAS , iar plata in numerar la Bon fiscal-Vanzari Numerar scotind din nou raport X la casa de marcat. Raportul X al casei de marcat este un raport nefiscal de verificare pe care puteti sa-l scoateti ori de cate ori doriti intr-o zi fara sa afecteze nimic.

l) daca clientul are coduri de bare, verificati daca functioneaza vanzarea dupa codurile de bare, cautarea, si tiparirea etichetelor de pret si coduri de bare atat din meniul Articole cat si din meniul Stoc.

m) Restartati din nou intregul sistem(server, client) si vedeti daca pornesc toate, bizprint bizpharma, echipamente periferice

n) Anulati un bon fiscal, anulati o reteta, explicati ca anuland un bon, vor fi diferente intre raportul de gestiune si casa de marcat, fiindca in Bizpharma produsele continute pe bonul/reteta anulata intra automat inapoi pe stoc in momentul anularii, in schimb , din casa de marcat NU se poate anula bon fiindca nu permite memoria fiscala, iar la sfarsitul zilei in casa de marcat va fi mai mult decat in raportul de gestiune .

valoarea Vanzarilor zilnice –numerar in sertar (Z-ului casei de marcat ) = Bon fiscal-vanzari numerar-Stornari bon fiscal (Bizpharma).

o) Verificati daca ati dezinstalat programele de conexiuni Remote instalate de altii, si verificati daca programele de conectare instalate de noi functioneaza. Rugati un coleg de la suport sa se conecteze (team-viewer si NTR)

NU treceti la instruire pana nu efectuati intocmai acesti pasi!!!!

2.9.2 Tiparire Bon Fiscal , reteta, testare rapoarte, corectitudine tiparire caz cu import date

Urmati pasii:

1. Instruiti clientul de ordinea pornirii: Intai calculatorul Server de Bizpharma, apoi statiile clienti daca au statii clienti.

2. Porniti calculatorul Server de Bizpharma si sa va convingeti ca apare bizprint-ul daca l-ati pus sa porneasca in startup, daca nu, va convingeti ca a pornit serviciul SQL.

3. Porniti statiile clienti si verificati daca este activ shortcut-ul de bizpharma si bizprint , adica exista retea. Verificati daca exista drive-ul mapat Z on SeverBipharma.

4. Porniti Bizprint- va uitati in setarile bizprintului daca au ramas asa cum ati salvat,atat pe server cat si pe statie.

5. Porniti Bizpharma pe server cat si pe statii.

6. Logati-va cu toti userii creati , verificati daca functioneaza. Ramaneti logati cu un User anume.

7. Intrati in toate meniurile de la Butoanele rapide si convingeti-va ca nu da erori la lansare.

8. Efectuati urmatoarele operatii:

a) Verificati imperecherea corecta a produselor dupa import, aleator 20 produse.

b) Preturile din nomenclator sa fie conform ultimelor achizitii, respectiv importului de date

sa nu existe multe preturi cu 0.

c) Verificati importul de date (facturi, aleator 10 serii, valori facturi, solduri, plati, bonuri , retete , furnizori-in functie de cerintele importului solicitat).

- daca s-au importat si retetele verificati impreuna cu clientul borderourile concomitent in programul initial si ceea ce s-a importat in bizpharma. Rulati borderoul cu borderou- Soft VechißàBizpharma. Verificati corectitudinea informatilor, cantitativ retete + valori borderou.

d) Rulati fisa furnizori daca s-au importat plati.Verificati corectitudinea informatilor.

e) Rulati registru de casa daca s-au importat plati sau tranzactii, operatii de discount financiar. Verificati corectitudinea informatilor

f) Rulati rapoartele : Stoc la Data (data curenta a implementarii) si Raportul de Gestiune (pentru data implementarii) . Verificati ca stocul sa fie conform stocului din programul din care s-a facut importul si raportul de gestiune sa aiba stoc initial 0 si stoc final conform valorii din programul din care am importat. Tipariti aceste 2 rapoarte. Rugati clientul sa semneze si sa stampileze, aceasta fiind dovada pornirii corecte cu aplicatia Bizpharma stoc importat = stoc preluat.

g) Intrati in Bon Fiscal si vindeti 1 produs cu cota TVA =19% salvati bonul fiscal si-l tipariti la casa de marcat. Va convingeti ca pe bonul de la casa de marcat apare corect intregi vanduti , fractiile vandute, cota de TVA corecta si anume A=19%.

h) Vindeti un produs cu TVA= 9% tipariti bonul fiscal la casa de marcat si va convingeti ca pe bon se tipareste corect intregii vanduti, fractiile vandute, cota de TVA corecta B=9%, vindeti pe un bon 2 produse cu cote de TVA diferite respectiv 19% si 9% salvati si tipariti bonul fiscal la casa de marcat, si va convingeti de corectitudinea intregilor vanduti, fractilor vandute si al cotelor de TVA.

i) Scoate-ti un raport X la casa de marcat.

j) Rulati din nou raportul de gestiune si verificati daca s-a efectuat vanzarea si anume la rubrica de iesiri la “Bon fiscal-Vanzari Numerar sa va apara exact valoarea X-ului scos.

k)Rulati Rapoarte GeneraleàRapoarte ContabileàVanzari pe operator(produse) si va convingeti ca s-a inregistrat bonurile, iar valorile sunt la fel ca si pe raporul de gestiune si hartia(bonul fizic) care contine X-ul casei de marcat.

l) Operati o reteta cu produsele compensate introduse pe stoc .Salvati reteta si tipariti bonul fiscal si fluturasul (jud. Satu Mare) sau reteta efectiva cu imprimanta specializata daca are.

Verificati corectitudinea tipariri pe bon si anume fractii, TVA, valoare, iar pe reteta corectitudinea informatilor tiparite.

m) Rulati din nou raportul de gestiune si convingeti-va ca s-a inregistrat reteta la Iesiri-Bon CAS , iar plata in numerar la Bon fiscal-Vanzari Numerar scotind din nou raport X la casa de marcat. Raportul X al casei de marcat este un raport nefiscal de verificare pe care puteti sa-l scoateti ori de cate ori doriti intr-o zi fara sa afecteze nimic.

n) daca clientul are coduri de bare, verificati daca functioneaza vanzarea dupa codurile de bare, cautarea, si tiparirea etichetelor de pret si coduri de bare atat din meniul Articole cat si din meniul Stoc.

o) Restartati din nou intregul sistem(server, client) si vedeti daca pornesc toate, bizprint bizpharma, echipamente periferice.

p) Anulati un bon fiscal, anulati o reteta, explicati ca anuland un bon , vor fi diferente intre raportul de gestiune si casa de marcat, fiindca in Bizpharma produsele continute pe bonul/reteta anulata intra automat inapoi pe stoc in momentul anularii, in schimb , din casa de marcat NU se poate anula bon fiindca nu permite memoria fiscala, iar la sfarsitul zilei in casa de marcat va fi mai mult decat in raportul de gestiune .

valoarea Vanzarilor zilnice –numerar in sertar (Z-ului casei de marcat ) = Bon fiscal-vanzari numerar-Stornari bon fiscal (Bizpharma).

q) Verificati daca ati dezinstalat programele de conexiuni Remote instalate de altii, si verificati daca programele de conectare instalate de noi functioneaza. Rugati un coleg de la suport sa se conecteze (team-viewer si NTR)

NU treceti la instruire pana nu efectuati intocmai acesti pasi!!!!

ETAPA II.

Cap. 3. Instruirea Personalului in utilizarea Aplicatiei Bizpharma

Obiectivele acestei etape sunt instruirea cat mai buna a clientului in utilizarea produsului implementat.

Cu cat personalul este mai bine instruit si cunoaste in ansamblu aplicatia, cu atat el va fi mai multumit si mai increzator in sine. In etapa de instruire trebuie sa aveti in vedere faptul ca nu toti oamenii pricep la fel, nu toata lumea este deschisa la schimbare , de obicei personalul tanar invata repede iar din experienta personala a implementarilor, tinerilor le place programul BizPharma.

In efectuarea instruirii pesonalului este nevoie ca consultantul sa fie bine familiarizat cu aplicatia Bizpharma , sa fie trainuit in utilizarea aplicatiei si sa se foloseasca de cunostintele acumulate dupa citirea manualului de utilizare au a Help-ului Bizpharma.

Am conceput aceasta instruire ca si metoda personala de instruire a unui client Bizpharma asadar s-ar putea sa se mai adauge anumite complectari in acest sens.

Trebuie sa incercati sa incepeti o relatie mai prietenoasa , mai deschisa cu clientul pe care il instruiti , astfel incat el sa simta siguranta si incredere in voi ca si consultanti, iar acest lucru il va face mai interesat si mai receptiv pentru program.

In cazul personalului mai in varsta, va trebui sa le dati dreptate, sa-i intelegeti, dar sa va urmariti scopul instruirii, si daca va enerveaza trebuie sa-i explicati cu calm si sa reactionati cu interes la tot ce va intreaba sau va spune.

3.1. Instruirea in vederea pornirii BizPharma si Bizprint.

In prima faza va trebui sa instruiti clientul in pornirea aplicatie Bizpharma, autentificare, si pornire bizprint:

Dupa ce a pornit calculatorul , in functie de performantele hard, le spuneti sa astepte pana ce apar toate icoanele pe ecran, dispare clepsidra de la mouse, dupa care poarneste bizprint:

- Daca este pus in start-up automat, sa se convinga ca a aparul jos in colt in dreapta langa ceas.

- Daca nu este in start-up sa porneasca bizprint de la shortcut-ul de pe ecran si sa se convinga ca apare jos in colt in dreapta langa ceas.

Dupa pornirea bizprint poate sa porneasca aplicatia. User si parola, dupa care ii explicati ecranul principal:

Nume aplicatie

Nume firma Setrio Soft

Numere telefon pentru suport rapid

Adresa mail

Numar versiune-sa stie clientul numarul versiunii de bizpharma cand suna.

Butoane rapide, bara de meniuri, ii explicati structura bizpharma al informatiilor pe coloane.

Actualizare lista medici- sus in dreapta cu rosu.

Instruiti clientul ca atunci cand suna la Call Center sa stie sa spuna versiunea Bizpharma care o are.

3.2. Instruire notiuni specifice Bizpharma.

Cu aceasta ocazie le prezentari clientului notiunile specifice unui program informatic pentru gestiune, comenzi, eliberare retete a farmaciilor :

a. Nomenclator – lista / catalog care contine totalitatea termenilor intrebuintati intr-un

anumit domeniu de activitate clasificati dupa un anumit criteriu;

b. CNAS – Casa Nationala de Asigurari de Sanatate;

c. MS – Ministerul Sanatatii;

d. lista MS – lista medicamentelor Ministerului Sanatatii cuprinde lista medicamentelor

cu preturi impuse (ministerul sanatatii impune prin aceasta lista pretul maxim de

vanzare al diferitelor medicamente). Dupa lansarea unei noi liste de catre Ministerul

Sanatatii farmaciile sunt obligate, prin lege, ca in decurs de o luna sa-si modifice

preturile de vanzare conform listei noi;

e. lista CAS – lista medicamentelor emisa de CNAS cuprinde lista medicamentelor

compensate. Lista emisa de CNAS este impartita in 4 subliste, astfel:

1. sublista A – medicamente compensate in proportie de 90%;*

2. sublista B – medicamente compensate in proportie de 50%;*

3. sublista C1 (cunoscuta si sub numele de lista C) - medicamente compensate in

proportie de 100%**;

4. sublista C2 - medicamente compensate in proportie de 100%**;

5. sublista C3 (cunoscuta si sub numele de lista 3)- medicamente compensate in

proportie de 100%**;

* Pentru categoriile de asigurati: copii, elev / student, gravida si lauza procentul

de compensare de pe aceste liste este de 100%.

** pentru categoriile de asigurati: salariat, veteran, revolutionar, somer, ajutor

social, handicapat, pensionar, co-asigurat, alte categorii.

6. - lista cu OTC (Over the Counter). Nu au prêt impus, farmacia poate sa-si puna adaos cat doreste

Aceste medicamente NU se compenseaza, pot avea TVA si de 19% si de 9%

Compensarea medicamentelor se face la pretul de referinta. Pretul de referinta este

stabilit de Ministerul Sanatatii la nivelul celui mai ieftin produs de tipul respectiv

aflat pe piata.

f. DCI - denumirea comuna internationala sau substanta activa a unui medicament (pe

retetele compensate sunt trecute denumirile comune internationale ale medicamentelor

nu denumirile comerciale) ;

g. fractionabil – aplicatia foloseste notiunea de intreg si fractie. Fractionabil este acel

produs care poate fi comercializat ca intreg dar si divizat in fractii (unitati terapeutice, pastile, boabe)

h. elaborari – produse preparate in farmacie, rezultat al unui compus din mai multe

produse.

i. Echivalarea articolelor definite in aplicatie cu produsele de pe cele doua liste presupune

imperecherea produselor din nomenclatorul aplicatiei cu cele din lista MS sau CAS pe baza

codului MS, CAS si CASMS.

IMPORTANT!

1. Elementele adaugate la nomenclatoare nu pot fi sterse din lista, pot fi modificate sau

declarate inactive.

2. La adaugarea unui element nou toate campurile care au fundal galben trebuie

completate in mod obligatoriu.

3.3. Instruire pe Meniuri-Butoane Rapide .

Majoritatea clientilor intrebau in prima faza cum fac un bon, cum fac o reteta si cum introduc o factura.

Explicati clientului rolul butoanelor rapide, ca ele se regasesc in bara de meniuri insa au fost creeate pentru a accesa mai rapid operatiile cele mai uzuale dintr-o farmacie.

Articole, Stoc, Bon Fiscal, Facturi, Avize, Borderou, Listele MS si CAS.

Faceti o scurta prezentare a ceea ce inseamna fiecare buton, apasati fiecare buton si aratati clientului posibilitatea lucrului in Ferestre deschise concomitent.

Fiecare Buton rapid are asociata cate o combinatie de taste, in caz ca utilizatorului nu-i place sa foloseasca mouse-ul.

Orice fereastra se paraseste apasand butonul Iesire[ESC] sau tasta ESC, oriunde se afla clientul si nu mai stie unde e, sa apese ESC pana ce revine la ecranul principal.

3.3.1. Meniul ARTICOLE

Verificati preturile de ridicata si amanunt inca odata.

Daca farmacia porneste cu nomenclatorul

Meniul articole contine nomenclatorul de produse din farmacie. Acest nomenclator exista in kit-ul nostru de instalare sau se importa din softul de gestiune initial a clientului . Apasati butonul Articole dupa care instruiti clientul:

- Aranjare coloane, miscare coloane una in fata alteia in functie de ceea ce doreste sa vada in prim plan.

- Vizibilitate coloane.

- Cautarea unui produs, Semaforul cu sublista pe care poate fi eliberat produsul.Daca nu se inverzeste sublista dar farmacistul stie ca acel produs merge compensat, aratati clientului cum Echivaleaza produsul cu medicamentul corespondent in Lista CAS.

Adaugare Produs:

daca nu are un produs real de adaugat , adaugati impreuna cu clientul un produs cu nume Test [Numele farmaciei) complectati si explicati toate campurile si echivalati produsul cu unul dintre medicamente.

Explicati procedeul de Adaugare a unui produs:

* Adaugare (creere produs nou)

Se apasa butonul Adaugare[F2]

Se creeaza un produs nou cu denumirea exact cum doreste clientul

Ex: Diclofenac Gel 5mg O-zone tub, Nivea Crema de maini 20 Mg cu galbenele

Atentie!! Instruiti sa NU creeze denumiri noi pentru acelasi produs. Deci daca a creeat produsul din exemplele de mai sus, atunci cand face receptie de marfa (facturi intrare, aviz intrare, Procese verbale) sa receptioneze aceeasi denumire a aceluiasi produs :

Ex: sa nu exite in nomenclator doua denumiri ale aceluiasi produs :

Diclofenac Gel 5mg O-zone tub si Gel Diclofenac 5mg tub o-zone care este defapt acelasi produs cu 2 denumiri in nomenclator, ideea este ca sa nu receptioneze odata pe una din denumiri iar apoi pe a doua denumire cand vine marfa.

Daca in urma importului de informatii dintr-o baza de date pregatita la Bucuresti observati astfel de cazuri , instruiti clientul sa modifice denumirea produsului si sa foloseasca O SINGURA denumire pentru un articol.

produsul poate fi compensat sau nu. Explicati campurile, daca este produs compensat sau are pret impus de la minister, instruiti clientul sa echivaleze direct de aici prin campurile Cod CAS (Alt+C) si Cod MS(Alt+M), instruiti despre stoc minim categorie, brand, utilizare daca este cazul.

Salvati produsul in Articole

**. Adaugare Produs din Butonul Preluare CAS.

-Modificarea unui produs. Explicati campurile.

se selecteaza produsul si se apasa butonul Modificare[F3]. Explicati campurile.

Explicati ca urmatoarele informatii modificate in Articole se propaga direct in stoc respectiv bon fiscal:

-denumirea produsului

-codul de bare.

-echivalarea lui.

Nu se propaga in stoc si bon fiscal : TVA-ul, Pretul, Impachetarea- aceste modificari se propaga in stoc si bon fiscal doar prin procese verbale de corectii (PV corectie cantitativa Stoc minus+PV Intrari).

ATENTIE!! Puneti accent pe Echivalarea produsului care o poate face prin Modificare, la campurile cod CAS si cod MS, explicati clientului ca poate sa echivaleze un produs:

-atat din meniul Articole, fara a exista inca pe stoc acel produs.

-dar si dupa ce l-a introdus pe stoc printr-o factura sau aviz sau proces verbal, se poate echivala de la butonul LISTA CAS à Produse NomenclatoràSelecteaza produsulàEchivaleaza[F2] –selecteaza produsul echivalent din lista CAS actuala deschisaàEchivaleaza[F2].

Dupa ce ati echivalat un produs modificat sau un produs nou adaugat convingeti-va ca functioneaza semaforul (se inverzeste sublista(le) pe care merge compensat acel produs.

-explicati semnificatie bifelor “Doar Active” ; “Doar Stoc”.

-daca clientul folseste coduri de bare, ii explicati generarea codurilor de bare si citirea efectiva a codului de bare cu cititorul de coduri de bare atunci cand este pozitionat in campul “Cod Bare” din Modificare.

-Explicati buton Adaugare Serviciu[F4].

Explicati Buton Tipareste Eticheta[F9] activ numai cand in bizprint este declarata imprimanta de eticheta.

-explicati butonul Preluare din CAS[F7] –produsul nou creat se preia direct din lista CAS, atat ca si denumire cat si echivalari gata facute, utilizatorul avand posibilitatea sa modifice denumirea sau sa o complecteze cu alte cuvinte de identificare a produsului (concentratie, firma producatoare , ambalaj).

-explicati butoanele : Filtru, Reciteste, Inchide

3.3.2. Meniul STOC.

Instruiti clientul in ceea ce semnifica stocul , si cum se prezinta el in Bizpharma.

Stocul reprezinta cantitatea de articole existente, la un moment dat, intr-o farmacie. Stocul rezervat apare atunci cand intr-o farmacie exista mai multi utilizatori care acceseaza aceeasi baza de date (acelasi stoc) simultan. In aceasta situatie, daca doi sau mai multi utilizatori doresc sa scoata din stoc (vanzare pe bon, pe factura sau scoaterea din stoc pe aviz de iesire) acelasi produs prioritate are acel utilizator care a deschis primul documentul de iesire, rezervand astfel

stocul pentru produsul respectiv. In aplicatia BizPharma stocul poate fi de mai multe tipuri:

normal, expirat, ascuns si deteriorat.

Stocul se poate actualiza la intrare cu factura de intrare, avizul de intrare (pentru articolele transferate intre doua puncte de lucru ale aceleasi farmacii), procesul verbal de intrari in stoc, retur la factura de iesire, retur la bonul fiscal, retur la avizul de iesire si cu procesele verbale ale elaborarilor (intra in stoc produsul elaborat).

Actualizarea stocului la iesire se poate face cu:

bonul fiscal, factura de iesire, avizul de iesire, retur la factura de intrare, retur la aviz si cu procesul verbal de elaborare (sunt scoase din stoc acele produsecare intra in componenta elaboratului).

Instruiti clientul in faptul ca fereastra Stoc este impartita in doua sectiuni: sectiunea de sus a ferestrei afiseaza toate produsele din stoc, sectiunea inferioara prezinta detalii, pe linii de stoc, despre produsul selectionat. Detaliile prezentate in partea de jos fac referire la data de expirare a produselor, la lotul din care fac parte, cantitate, pret de achizitie, modul de intrare in stoc, furnizor, etc.

- prezentati somnificatia culorilor

- explicati butonul “Proces verbal Stoc Expirat” Prin apasarea acestui buton, aplicatia genereaza o lista, cu toate produsele expirate existente in stoc. Rolul acestui proces verbal este acela de a schimba tipul de stoc pentru produsele expirate, din stoc normal in stoc expirat.

Atunci cand este creat procesul verbal, aplicatia ii da in mod automat un numar si ii face o descriere, aceste campuri sunt afisate in bara de butoane superioara (antet) a procesului verbal.

Datele din ambele campuri pot fi modificate.

-prezentati butonul PV Corectie rotunjiri pret amanunt UT modifica automat preturile produselor din stoc astfel incat pretul unei fractii (unitati terapeutice) sa nu depaseasca 2 zecimale (fara rotunjiri). Aceasta functie a fost introdusa pentru a corecta erorilor aparute la raportarile finale.

Trebuie sa explicati foarte clar clientului faptul ca Ministerul vine cu preturile pe CUTIE/Ambalaj iar CNAS-ul cu pretul pe unitatea terapeutica (fractie) iar clientul ca farmacie trebuie sa raporteze retetele la CJAS, nu la MS si in principiu trebuie sa tina cont de preturile de la CNAS , astfel incat daca

Observatii: La un pret cu amanuntul de 9,23 lei pentru un intreg de Amiodarona 200

mg pretul ce revine pentru o fractie din acest produs este de: 9,23 : 30 fractii =

0,307666666666666, iar la pretul de 3,43 pentru un intreg de Fasconal pretul unei fractii

este de: 3,43 : 20 fractii = 0,1715 lei.

Avand in vedere ca preturile se rotunjesc la 2 zecimale pretul pentru Amiodarona 200 mg

trebuie sa fie de: 30 fractii x 0,31 = 9.30 lei iar pretul pentru Fasconal trebuie sa fie de:

20 fractii x 0,17 = 3,40 lei.

!!! Ca farmacia sa nu piarda aceste diferente, in momentul operarii retetelor Bizpharma prin Parametrul Aplicatie “ Confirma Acordare discountului CAS” pe care daca il puneti pe NU, pune discountul PNS si afirma pierderea farmaciei , iar daca parametrul este setat pe DA, cere confirmare la Discount CAS, astfel incat utilizatorul poate sa afirme sau sa infirma acordarea discountului CAS pe acea reteta pe care o opereaza in momentul respectiv, iar daca apasa NU si infirma acordarea discountului , diferenta de plata revine la bolnav, iar farmacia nu pierde.

Farmacia va Afirma acordarea discountului numai in cazul retetelor Oncologie, Diabet Zaharat, Insuline, unde total bon trebuie sa fie =0 ,iar clientul sa nu plateasca nimic, pierderea revenind-u-i farmciei in aceste cazuri.

3.3.3. Meniul BON FISCAL

Bonul fiscal este o operatie foarte importanta in programul Bizpharma, precum si in desfasurarea activitatii farmaciei, clientul trebuie foarte bine instruit in efectuarea, anularea bonului fiscal.

3.3.3.1. Tipuri de Bon Fiscal

In Bizpharma odata cu apasarea butonului rapid Bon Fiscal apare pe ecran fereastra rosie de Selectie tip bon Fiscal.

Clientul trebuie sa se obisnuiasca cu cele 2 “ferestre ce compun Bonul Fiscal” propriu zis. Va trebui sa le explicati de ce e asa si sa le “vindeti” logica bonului fiscal:

Prima Fereastra: Selectia tipului de bon fiscal care se deschide in momentul apasarii butonului Bon Fiscal s-a “nascut” datorita urmatoarei logici: Intra clientul in farmacie , fara sa stim ce doreste sa cumpere, cumpara la liber sau cumpara cu reteta, si tocmai de aceea ‘il asteptam” cu Selectia tipului de bon fiscal” dupa care vom apasa in functie de ce anume doreste clientul, un bon normal (vanzare la liber) sau are o reteta si vom naviga pe tipul de reteta in functia de categoria lui de asigurat (pensionar, salariat, co-asigurat, handicap, etc).

3.3.3.2. Instrurire Efectuare, Finalizare, Modificare, Renuntare, Anulare Bon Fiscal.

Navigati si faceti un bon fiscal normal (vanzare la liber)

Vindeti clientului usurinta operarii unui bon fiscal normal

Daca mai doreste modificari in aranjarea coloanelor , efectuati-le acuma. Dupa care:

- Se selecteaza “Normal” si se apasa Enter

- Se afiseaza ecranul de selectie produse, in care ii explicati “asezarea” pe coloane a informatiilor Produs, DCI, Impachetare , Pret Amanunt, Intregi, Fractii, Data Expirare.

- Puneti accent pe Data Expirare , produsele care sunt expirate se coloreaza cu rosu, produsele care urmeaza sa expire in functie de parametru aplicatie “Parametru Avertizare numar zile experare” se coloreaza in visiniu, iar produsele setate cu stoc minim, din meniul Articole, se coloreaza in albastru atunci cand atinge cantitatea pusa minim ca si stoc tampon.

- Selectati niste produse, vindeti-l pe bon, introduceti cantitati si fractii, aratati-i valorile de vanzare, total bon, liniile de vanzare pe fiecare produs vandut, evidentierea prin culori a cantitatilor intregi si fractii vandute, valoarea de plata pe fiecare produs vandut pe bon.

- Aveti posibilitatea in functie de parametru aplicatie “Bon Fiscal-Cantitatea produsului se adauga la cantitatea initiala” sa-i explicati ce inseamna sa se adauge la cantitatea initiala acelasi produs vandut(parametru pus pe valoarea NU) cand se creeaza o noua linie a aceluiasi produs cu cantitatea introdusa :

- EX: ACE SERINGA 3 INTREGI

ACE SERINGA 5 INTREGI

- TOTAL BON ACE SERINGA = 8 INTREGI

- sau ce inseamna sa se corecteze ultima cantitate adaugata (valoare parametru pus pe DA) atunci cand daca se vinde 3 Intregi de ACE SERINGA si se selecteaza din nou ACE SERINGA si se vinde 5 Intregi, programul NU mai creeaza inca o linie de produs ci corecteaza DIRECT punand pe bon ultima cantitate introdusa, adica TOTAL BON ACE SERINGA= 5.

- Prezentati Salvarea Bonului dupa introducerea produsului. Prezentati ecranul de introducere a Sumei de plata si Restul care este Calculat. Finalizarea Bonului si cum se tipareste la casa de marcat, actiunea bizprintului. Verficati valorile de pe BON-ul iesit la Casa de marcat sa fie exact ca si pe ecran, si verificati OBLIGATORIU cotele de TVA. Daca vindeti din bizpharma un produs cu cota de TVA= 9% cota B sa va convingeti ca si pe hartia de la casa de marcat s-a tiparit pe cota B= 9 %. La fel si cu produsele de 19%.

- Mai intrati intr-un bon fiscal normal, aratati stergerea produsului de pe bon, aratati anularea intregului bon fiscal prin apasarea ESC, si selectare NU sau DA, in functie de parametru sistem

“ Avertisment- Iesire bon implicita”

- Explicati butoanele “Detalii linii stoc Produs[F9] si Discount[F10]

- Prezentati combinatiile de taste CTRL+ENTER = SUMA PENTRU VANZARE (ATUNCI CAND NU ESTE VANDUT NIMIC INCA PE BON)

Si ALT+ENTER = SUMA DE COMPLECTAT (ATUNCI CAND DEJA EXISTA MINIM 1 PRODUS VANDUT PE BON.

- prezentati combinatia de taste SHIFT+F6= cautarea unui produs dupa sir de caractere intr-un bon fiscal, precum si revenirea , adica stergerea filtrului dupa sir de caractere, revenirea facundu-se tot cu SHIFT+F6 + ENTER.

- Prezentari filtrele, utilizarea butonului reciteste (atunci cand sunt modificari de stoc, si ecranul bon fiscal este activ, nu ati iesit din el)

- Prezentatii posibilitatea creerii unui al 2-lea bon fiscal, fara sa iesiti dint-unul inceput, pentru cazurile cand sunt 2 clienti si cineva cauta medicamentele unuia, iar celalalt doreste doar o aspirina sau un paracetamol, sa-i poata scoate un bon sa nu stea la rand, iar dupa aceea cum se revine din nou la bonul fiscal 1.

Navigati si faceti retete:

Dupa ce clientul s-a obisnuit si i-a placut sa faca un bon fiscal normal (vanzare la liber)fiindca e usor va trebui sa ii ‘’vindeti” faptul ca diferenta intre reteta si un bon fiscal normal, este DOAR, selectarea tipului retetei (simplu cu sageti si Enter) , data de eliberare, dupa care apare lista de produse cu care deja este obisnuit, selecteaza produsele dupa DCI sau denumirea comerciala (aici vedeti cum ati setat paremetrul sistem “Cautare dupa DCI in bonul CAS” introduce cod boala si fractii, specificati ca atunci cand e vorba de siropuri , fractiile de fapt inseamna intregi, si produsul este pe bon, iar cand ii da Salveaza[F2] apare automat antetul retetei ( Bifati obligatorii datele retetei din Meniul Date CASàCase de asigurari si contracteàselectati casa judeteana de asigurari de sanatateà Date reteta) .

Aratati cum complecteaza antetul retetei, si se finalizeaza direct bonul fiscal, cu tiparirea bonului fiscal si al fluturasului pentru reteta(Doar in Judetul Satu Mare) sau reteta tiparita cu imprimante de retete specializate (alte judete).

Dupa instruire clientul va trebui sa simta usurinta creerii unei retete. Pasii Principali:

Se selecteaza Tipul de bon Fiscal(Salariat, Pensionar, Co-asigurat, Handicap)àTip Reteta (Unica, P5-Antidiabetice Orale, P5-Insuline, etc.)àDiagnosticàData Eliberareà”apar produsele pe ecran si se selecteaza produsele in bon”àSalveaza[F2] dupa care apare direct Antetul Retetei care se complecteaza àDoriti salvarea bonului fiscal DA/NU se apasa DA si se finalizeaza bonul fiscal.

IMPORTANT!!! Spuneti clientului ca Programul Bizpharma selecteaza AUTOMAT lista de medicamente CAS in vigoare atunci cand intra intr-o reteta, in functie de date Eliberarii care implicit este data curenta, iar daca utilizatorul o schimba, programul selecteaza automat lista in vigoare pentru data respectiva.

-Aratati clientului cum introduce o reteta pe o data IN URMA, (mai ales pentru retetele acute si subacute care expira in 24 H).

Faceti cateva tipuri de reteta, si stupefiante si alte tipuri , faceti o reteta diabet in care explicati-i discountul CAS si anume: daca pretul medicamentului depaseste pretul maximal impus de CNAS , ca sa nu se refuze reteta la raportare, programul pune la Discount CAS valoarea cu care se depaseste pretul maximal de la CNAS , atunci cand apare avettizarea acordarii discountului CAS si utilizatorul selecteaza “DA”. Daca selecteaza “NU” atunci nu se acorda discount iar diferenta o suporta bolnavul.

Fereastra a doua

Bonurilor fiscale create (bonuri normale + retete) in program se “aduna” intr-o lista care se gaseste “in spatele” acestui ecran rosu de selectie tip bon fiscal. Trebuie sa instruiti clientul cum sa ajunge acolo, sa-i aratati cat mai simplu treaba astaà Inchide cu X ecranul “rosu” si apare lista de bonuri efectuate, ca sa ajunga la ecranul “rosu” apasa butonul Adauga[F2].

-Instruire ecran cu lista de bonuri, explicati cat mai bine cum ajunge inapoi la selectia de tip de bon fiscal pentru a creea un nou bon fiscal.

- modificati pozitia si vizibilitatea coloanelor in functie de ce doreste clientul sa vada pe ecran.

- Explicati selectia bonului, cum navigheaza , cum gaseste un bon sau o reteta dupa coloanele Nr. Bon fiscal, Nr. Bon, Nr. Ordine, semnificatia infomratilor de jos si anume: Discount CAS, Discunt PNS, Discount Adaos Negociat, Discount Promotii.

- Explicati functiile butoanelor :

Antet reteta[F12] : Acceseaza antetul retetei , unde se pot face modificari si corectii , se poate corecta inclusiv data de eliberare a retetei, dupa ce retea a fost deja salvata, insa explicati reflexia acestei modificari in raportul de gestiune.

Tipareste Reteta[F7]: Retiparirea unei retete, se poate ori face ori decate ori fara sa afecteze stocul sau rapoartele .

Tipareste Bon[F8] : Retiparirea unui bon fiscal: Atentie!!! Aceasta retiparire NU implica scadearea repetata de pe stoc, doar retipareste bonul fiscal, in cazurile in care nu a iesit bonul la casa de marcat sau casa de marcat a fost stricata, NU scade inca odata produsul de pe stoc, insa daca se retipareste un bon care deja odata a fost tiparit, va dubla valoarea pe Z-ul casei de marcat. NU se folseste butonul Tipareste Bon decat in cazuri exceptionale in care din diferite motive nu s-a tiparit bonul Fiscal.

- Adauga[F2] explicati ca prin acest buton revine la noua selectie de bon fiscal.

- Detalii[F3] explicati vizualizarea unui bon fiscal sau a unei retete, aranjati coloanele in functie de ceea ce doreste sa vada clientul pe ecran.

- Lista[F3] opusul butonului Detalii atunci cand se doreste revenirea la lista de bonuri fiscale.

- Retur[F4] – explicati returul unui bon fiscal si spuneti clientului ca orice retur de bon fiscal si reteta, produsul intra inapoi pe stoc AUTOMAT, toate miscarile de stoc (anulari de bonuri fiscale, anulari de facturi de achizitie, avize, procese verbale corectii) se reflecta in timp real pe stoc si miscarea stocului are loc

Automat. Toate aceste miscari apar in timp real si in raportul de gestiune valorica generat de Bipharma.

- Reciteste[F5]

- Filtru [F6]

- Inchide [Esc]. Toate ferestrele se inchid prin butonul Inchide sau tasta ESC.

3.3.4. Meniul FACTURI INTRARE

Apasand butonu rapid facturi de intrare se deschide ecranul de facturi de intrare.

Facturile de intrare se pot opera in Bizpharma in 2 feluri:

- Manual

- Preluare facturi

Operarea facturii Manual :

Aranjati coloanele corespunzator dorintei fiecarui utilizator.

Instruti clientul in Adaugarea unei facturi, apasand butonul Adauga[F2], explicati ordinea de operare- Se introduce valoarea de plata, iar diferenta document se coloreaza in rosu.Pe parcurs ce se introduc produsele valoarea document se apropie de valoarea de plata la sfarsit diferenta document trebuie sa fie egala cu 0. Se admit diferente document pana la 0.07 RON.

Dupa ce se complecteaza antetul facturii se trece la adaugarea produselor prin butonul Adauga Produse[F9]. Atentie! Explicati clientului rubrica de jos de la ecranul de adaugare produse in factura si anume: Echivalari corespondente CAS si MS unde apar produsele echivalente in listele CAS a produselor din nomenclator pe care le selecteaza pe factura.

Daca are 2 pozitii ale aceluiasi produs , si doreste sa introduca pe factura pozitia ECHIVALATA, sa se uite la aceasta rubrica si sa aleaga acel produs din nomenclator care este echivalat in lista CAS si se evidentiaza aici.

- explicati clientului posibilitatea de a modifica articolul adaugat pe factura direct de aici – echivalentul butonului Modificare[F3] din meniul Articole.

- explicati clientului ca are posibilitatea sa Preia pe factura direct produsul din CAS si de aici prin butonul Preluare din lista CAS [F4] si bineinteles aplicatia deschizand-u-i ecranul de modificare a produsului in momentul preluarii, unde clientul are psibilitatea sa modifice proprietatile articolului (cod, denumire, cod bare, Tva etc).

- se explica toate cazurile de introducere unui produs pe factura, cu pret unitar , cu discount pe produs (atunci pretul unitar devine diferit de pretul de achizitie), discount pe intreaga factura, discount financiar, si in functie de parametri setati impreuna cu clientul la instalarea aplicatiei

- se explica Salvarea unei facturi in baza de date, incarcarea stocului cu acea factura, si generarea NIR-ului care se poate tipari automat sau nu.

- se explica Modificare Antetului unei Facturi

- se explica anularea facturii cu specificatia produsele se scad automat din stoc in momentul anularii.

- se explica Preluarea unei factura Anulate

- daca clientul utilizeaza coduri de bare va rog sa explicati receptia cu coduri de bare, parametru aplicatie “Vanzari dupa coduri de bare” pus pe NU, permite introducerea si a produselor care nu au cod de bare (exemplu ace seringa, anumite fase, creme) insa explicati si posibilitatea generarii unui cod de bare direct de aici din factura.

- explicati posibilitatea corectiei Valorilor unei facturi daca apare o diferenta intre Valoarea de plata si Valoarea Document.

- explicati butonul de detalii a facturii, cautarea unei facturi salvate in lista de facturi dupa serie, numar, furnizor.

- explicati Butoanele Reciteste, Filtru , Inchide.

Operarea facturii prin preluare automata :

- in cazul furnizorului Farmexpert , farmacia are posibilitatea prin programul Bizpharma sa preia automat facturile de la acest furnizor pe baza codului generat de catre FXP din judetul in care implementati.

- explicare preluare automata facturi , introducere valoare de plata, verificare diferenta document = 0 si salvare factura, restul operatiilor ramand la fel (modificare antet, anulare, tiparire NIR, cautare factura in lista, vizualizare detalii factura.

3.3.5. Meniul BORDEROU

Procesul de raportare catre CAS este foarte important pentru buna functionare a farmaciilor.

Avand in vedere acest lucru aplicatia BizPharma pune la dispozitia utilizatorului uneltele necesare derularii acestui proces.

Pentru raportarile obligatorii catre casa /casele de asigurari utilizatorul are de urmat 3 etape:

1. definirea tipurilor de borderouri (meniul Date CAS);

2. crearea borderourilor pe baza tipurilor de borderouri definite (meniul Date CAS).

Exportarea informatiilor in fisier si securizarea acestora cu programul SIUI;

3. generarea rapoartelor pe baza borderourilor create (meniul Date CAS).

Pentru a crea un borderou trebuie sa create intai tipul de Bordeouri cu care lucreaza farmacia.

Creati tipul de Borderouri pentru fiecare Judet in parte conform cerintelor CJAS-ului respectiv

- selectati numele tipului de borderou

- selectati casa de asigurari

- selectati tipurile de boli care sa intre pe acest borderou

- bifati corespunzator Casa de asigurari (daca este vorba de casa de OPSNAJ sau CMJMI si retete psihotrope bifati ca in figura de mai sus, precum iar la chenarul “casa de asigurari” Selectati casa de asigurari corespunzatoare CMJMI sau Opsnaj, iar daca este vorba de CJAS-ul din judetul respectiv lasati debifate casutele OPSNAJ/CMJMI si Psihotrope, dupa care salvati.

In urma acestor tipuri de borderouri puteti creea Borderourile lunare :

Veti crea borderoul pentru luna respectiva prin Adaugare, numiti borderoul conform lunii ca si in exemplul de mai jos si complectati campurile. Instruiti utilizatorul ca borderoul poate sa fie creat si pe o anumita perioada, si se poate modifica uricand data de inceput si data de sfarsit a perioadei in care se doresc a cuprinde retetele pe borderou.

Daca este cazul de a declara noi categori de retete procedati conform imaginii de mai jos cu ajutorul butonului “Definire Categorii de Retete[F3].

La final salvati borderoul.

Instruiti detaliile borderoului.

-eliminarea retetei buton Elimina reteta[F7]

-cautarea unei retete sau actualizarea ei prin butonul Cauta Reteta[F8] in cazul in care s-a facut o corectie a unei retete in meniul Bon Fiscal (corectie antet sau anulare si reintroducere)

-tiparirea retetei –se refera la tiparirea in format A4

-Corectia contractelor medicale

-Verificarea Borderoului

-raportul de verificare

-afisarea erorilor de jos din ecranul :” Erori pe retete”

Instruti verificarea retetelor, eliminarea unei retete de pe borderou,

Intruiti lista de borderouri lunare, modificarea unui borderou si anularea unui borderou.

Instruiti comutarea inapoi la lista cu borderourile create si Generarea Fisierului XML.

3.3.6. Meniul AVIZ INTRARE

Instruiti clientul in avize de intrare doar acolo unde este cazul, la clienti cu puncte de lucru.

Va convingeti ca aveti setata locatia corespunzator in meniul Date PrimareàLocatii

Instruiti clientul asupra:

- Adaugarea unui aviz de intrare

- adaugare produse, generare coduri de bare direct in aviz.

- Salvarea in baza de date

- Raportul avizului salvat

- Modificarea antetului unui aviz

- Anularea unui aviz

- Accesarea detaliilor unui aviz salvat prin butonul Detalii

- Preluarea automata a unui aviz de intrare , prin butonul Preluare avize.

3.3.7. Meniul AVIZ IESIRE

Instruti clientul in avize de iesire doar acolo unde este cazul, la clienti cu puncte de lucru.

Va convingeti ca aveti setata locatia corespunzator in meniul Date PrimareàLocatii

Instruiti clientul asupra:

-Adaugarea unui aviz de iesire –Atentie!! Sa se selecteze locatia unde pleaca marfa .

In aviz de iesire clientul poate sa adauge foarte usor, doar produsele existente pe stoc, aratati usurinta adaugarii intregilor si fractilor pe aviz

- Salvarea in baza de date

- Raportul avizului salvat

- Exportul in format Excel al avizului de iesire ca sa poata fi importat in locatia care o preia prin butonul Exporta Aviz[F12] sau direct dupa salvarea lui .

- Modificarea antetului unui aviz de iesire

- Anularea unui aviz de iesire

- Accesarea detaliilor unui aviz salvat prin butonul Detalii

3.3.8. Meniul LISTA CAS

Butonul Lista CAS ofera utilizatorului un acces rapid la Lista de medicamente CAS (cele compensate) in vigoare fara a parasi alte ferestre in care au inceput o operatie .

Lista CAS deschisa prin apasarea butonului rapid se deschide cu “submeniul” :

1.Produse din Lista CAS

Aratati clientului:

-cautarea unui produs in lista CAS, vizualizarea compensarii, semaforului, informatiilor produsului cautat .

-Prezentari functia butonului Corectie Valorica Stoc Conform CAS [F10] cu cele doua cazuri posibile, acest lucru se datoreaza preturilor impuse de CAS , deoarece preturile pe care farmacia le are la anumite produse depasesc pretul maximal CAS.

Explicati ce se intampla in fiecare caz al aceste corectii.

2. Prin apasarea butonului Produse Nomenclator de sus din partea stanga langa Produse din Lista CAS apar pe ecran produsele din nomenclatorul aplicatiei . Explicati functiile butoanelor :

- Echivaleaza[F2] –care face imperecherea produsului din nomenclator cu produsul echivalent din lista CAS si-i atribuie codul sau CAS, aceasta echivalare este EXACT aceeasi ca si echivalearea facuta din meniul Articole prin butonul Modificare[F3]àcampul Cod CAS.

Trebuie sa specificati clientului ca poate sa echivaleze un produs si dupa ce el a fost introdus pe stoc.

IMPORTANT:

Atunci cand s-a receptionat factura sau avizul sau procesul verbal de intrare in stoc , NU s-a selectat pozitia compensata a acelui produs si documentul a fost salvat asa iar medicamentul nu apare pe reteta.

In acest caz , pasii Lista CASàProduse Nomenclatorà ‘’selectie produs” à Echivaleaza[F2] à’selectie produs’ à Echivaleaza[F2] realizeaza echivalarea ulterioara a produsului , imperecherea lui cu produsul corespondent in lista CAS si bineinteles medicamentul va aparea pe reteta. Acest lucru sa-l explicati neaparat clientului.

-explicati in continuare butonui Echivaleaza Toate[F7]

-explicati butonul Corectie Valorica Stoc PNS cu generare Proces Verbal[F9].

-explicati debifarea optiunii : “Doar Stoc”

-explicati reflexiile acestor procese verbale generate automat in rapoarte.

3.3.9. Meniul LISTA MS

Meniul accesat prin butonul rapid Lista MS reprezinta lista cu medicamentele CANAMED, cu preturile impuse de Ministerul Sanatatii. La accesarea listei MS apare implicit submeniul “Produse din Lista MS

1. Produse din Lista MS.

-se explica clientului ca accesarea acestui meniu nu implica iesirea dintr-o alta fereastra sau operatie.

- se explica selectarea unui produs, consultarea informatiilor din lista MS, data listei, medicamentul echivalent din nomenclator .

2. Produse Nomenclator

Acest submeniu ofera pe prim plan medicamentele din nomenclator la fel ca si in cazul listei CAS.

-explicati Echivalarea cu lista MS exact ca si in cazul CAS cate un produs cu butonul Echivalare[F2] sau toate produsele care au cod corespunzator in lista MS cu butonul

Echivalare Toate[F7].

-explicati echivalarea pretului conform MS, si ca preturile care depasesc pretul MS apar cu rosu.

Pretul poate fi echivalat prin butonul Echivalare Pret[F4] cate un singur produs sau toate produsele prin butonul Echivalare pret toate[F8].

-se explica functia butonului Corectie valorica stoc cu generare PV[F9]. Acest proces verbal generat automat va corecta automat preturile cu amanuntul din stoc in conformitate cu preturile maximale impuse de Ministerul Sanatatii, acest proces verbal va avea ecou in raportul de gestiune.

3.4. Instruire Meniuri Aplicatie – Bara de Meniuri

3.4.1. Instruire Meniu Aplicatie.

3.4.2. Instruire Meniu Nomenclatoare.

3.4.3. Instruire Meniu Date Primare.

3.4.4. Instruire Meniu Date CAS.

3.4.5. Instruire Meniu Operatii.

3.4.6. Instruire Meniu Rapoarte.

3.4.7. Instruire Meniu Administrare

3.4.8. Instruire Meniu Import Date

3.4.9. Instruire Meniu Ferestre.

3.4.10. Instruire Meniu Ajutor.

Aceste meniuri se vor explica clientului conform celor invatate din manualul de utilizarea al aplicatiei sau din Help-ul interactiv.

3.5. Prezentarea unor Situatii Speciale Intalnite la Implementari si Instruiri

In urma implementarilor la care am participat impreuna cu colegii am intalnit niste situatii pe care doresc sa le amintesc:

1. Clientul nu era in farmacie, nu a pornit farmacia atunci cand s-a implementat:

- In acest caz nu se puteau testa anumite situatii , insa NU plecati de acolo pana nu faceti ceea ce scrie la capitorul 2.9 Testare aplicatie Bizpharma si Bizprint dupa si cazul in care sunteti:

* fara import de informatii – Baza de date din kit-ul de instalare al Setrio Soft -2.9.1.

** cu import de informatii- baza de date pregatita la Bucuresti - 2.9.2 .

2. Nu a mai fost timp sa finalizam implementarea fiindca se termina programul de lucru

- in acest caz nu plecati de acolo. Manualul acesta trebuie urmat de la inceput pana la sfarsit.

3. Casa de marcat nu functioneaza , nu este setata corespunzator:

- in acest caz ma sunati, si insistam la client sa-i cheme pe service-antii de la case de marcat . Nu va asumati raspunderea in legatura cu casa de marcat si nu incercati sa faceti setari. Nu e treaba Setrio Soft.

4. Va convongeti ca toate Folder –ele din C:Program FilesSetrioBizpharma sa NU aiba atributul Read-Only, verificati mai ales floderele Bon si Debug.

5. Se blocheaza Bizprint- In acest caz instruiti clientul sa foloseasca :

La deschiderea aplicatiei BizPrint iconul acesteia ( ) va fi afisat in System Tray,

semn ca aplicatia este deschisa si ca poate rula. Daca in loc de iconul cu imprimanta apare o

lupa este semn ca aplicatia s-a blocat. Pentru deblocarea aplicatiei BizPrint utilizatorul trebuie

sa deschida fereastra aplicatiei executand un dublu click pe iconul (in forma de lupa) afisat in

System Tray. In fereastra afisata utilizatorul trebuie sa apese butonul Iesire din partea dreapta

a barei inferioare de butoane si, apoi, din meniul Aplicatie sa selecteze comanda Tiparire.

Instruiti clientul sa foloseasca Task Managerà Processesà sa caute procesul Bizprint si sa-i dea End Process dupa care sa porneasca din nou Bizprint.

3.6. Discutii cu clientul, Intrebari, Notare sugestii si Dezvoltari.

Dupa ce a-ti finalizat implementarea va rog sa faceti urmatoarele:

a) Nu plecati de la client pana nu rezolvati PE LOC problemele (bug-urile ) care au aparut si-l nemultumesc pe client. Cereti rezolvari de la Alexandru Sabo si Bogdan Colibaba.

b) Intrebati clientul despre impesia lasata la prima intalnire cu programul si de modul in care a fost instruit si trimiteti pe mail la Alexandru Sabo.

c) Notati sugestiile clientului si dezvoltarile cerute, in agenda voastra , in fata clientului, dupa care la trimiteti pe mail la Alexandru Sabo, dupa care clientul va fi sunat si i se va comunica data estimativa a dezvoltatii solicitate.

3.7. Documente finalizare implementare. Trimitere la Sediu Central

In urma finalizarii implementarii sustinute pentru ca Firma Setrio Soft si clientul sa aiba o implementare si un inceput de drum bun in colaborare, va trebi sa trimiteti la Sediul firmei documentele prin care se incheie implementarea, dupa caz:

3.7.1 Caz FARA import de informatii din baza de date

Se va trimite pe adresa de mai alexandru.sabo@setrio.ro urmatoarele:

1. Backup-ul bazei de date dupa ce ati finalizat implementarea, configurarea parametrilor aplicatiei, setarile coloanelor, declararea promotilor , testarea functionalitatii aplicatiei conform capitolului 2.9.

backup-ul il urcati pe FTP/Transfer/Alex.Sabo/Folder_NumeFarmacie

2. Procesul verbal de implementare pe care il veti timite pe mail, semnat si stampilat ce catre client.

3. Raportul de Gestiune scos cu stoc initial si stoc final =0 de la testarea aplicatiei cap. 2.9.

4. Primul document de intrare a marfii in stoc: PV intrari in stoc, Aviz, Factura .

5. Primul bon fiscal operat in Bizpharma cu produse cu cote de TVA 19% si 9% si prima reteta tiparita , scanate pe o foaie A4.

6. Exportul in Excel a CONFIGURARII PARAMETRILOR APLICATIEI atunci cand configurati aplicatia in Meniul AdministareàParametri aplicatie.

3.7.2 Caz CU import informatii din alta baza de date

backup-ul il urcati pe FTP/Transfer/Alex.Sabo/Folder_NumeFarmacie

2. Procesul verbal de implementare pe care il veti timite pe mail, semnat si stampilat de catre client.

3. Raportul de Gestiune scos cu stoc initial si stoc final =stocul importat de la testarea aplicatiei cap. 2.9.

4. Borderoul de retete exportat in Rich Text Format –daca s-au importat retete.

5. Raportul Fisa Furnizor exportat in Rich text Format – daca s-au importat facturi.

6. Primul bon fiscal operat dupa implementare in Bizpharma cu produse cu cote de TVA 19% si 9% si prima reteta tiparita , scanate pe o foaie A4.

7. Exportul in Excel a CONFIGURARII PARAMETRILOR APLICATIEI atunci cand configurati aplicatia in Meniul AdministareàParametri aplicatie.

MANUAL DE IMPLEMENTARE PENTRU APLICATIA BIZPHARMA

calculatoare

DOCUMENTE SIMILARE

TERMENI importanti pentru acest document

DISTRIBUIE DOCUMENTUL

Comenteaza documentul: