INTRODUCERE

Plecand de la premisa ,clientii nostrii , stapanii nostrii' m-am gandit sa fac o lucrare in care sa arat de ce clientii sunt atat de importanti si mai ales indispensabili pentru orice societate comerciala si cum se poate tine o gestiune eficienta a acestora.

Este bine stiut faptul ca fara clienti nu ar exista desfacere, nu ar exista motivul principal al executarii de produse sau servicii si nici o firma nu ar avea un scop pentru a se infiinta sau intra si supravietui pe piata.

Binenteles ca tot ce tine de o societate este important si anume productia, prezentarea, desfacerea, ofertele speciale si tehnologia cat mai avansata, insa toate acestea au rost doar atunci cand exista un cumparator sau consumator, un beneficiar , cu alte cuvinte - un client.

Pe langa teoria legata de clienti , studiul si necesitatea acestora imi propun sa realizez si sa analizez o baza de date a unei societati comerciale structurata in asa fel incat sa ofere cat mai multe informatii despre clientii societatii. Aceste informatii sunt benefice pentru societate si ca urmare pot aduce beneficii clientilor prin analiza datelor si implicit a informatiilor legate de fiecare client in parte.

Lucrarea de fata este structurata pe doua capitole si anume: cap I - Clientii si gestionarea clientilor; cap II - Baze de date pentru gestionarea clientilor, fiecare capitol cu subcapitole aferente si un studiu de caz al societatii comerciale "ALFA", plus anexe.

La o prima analiza mentala a cuvantului ,client' ne vine in gand cumparator. Insa, pentru ca o societate sa ajunga sa aiba o baza de date despre clienti trebuie ca aceasta sa stie cum sa-i castige si sa-i pastreze, ceea ce nu este deloc usor si presupune multa munca din partea ofertantului de produse sau servicii.

Intr-o economie de piata prospera doar cei ce stiu sa atraga clienti noi, sa-i pastreze si sa-i faca sa cumpere mai mult. Odata devenit client, persoana sau societatea respectiva trebuie tratata cu grija si respect pentru a nu o pierde.

Este mult mai usor sa pierzi un client decat sa atragi altul. Pe langa fiecare client pierdut ca urmare a nesatisfacerii acestuia, se mai pierde un numar considerabil de posibili clienti care vin in contact cu acesta si aud de nemultumirile sale in ceea ce priveste societatea comerciala in discutie.

Toate aceste probleme legate de clienti si legatura lor directa si de neinlocuit cu societatile comerciale, alaturi de baza de date aferenta clientilor unei societati vor fi discutate in prezenta lucrare.

CAP I CLIENTII SI GESTIONAREA CLIENTILOR. GENERALITATI.

1.CLIENTII - VERIGA PRINCIPALA A UNEI SOCIETATI COMERCIALE

Pentru orice societate clientul este intotdeauna prioritatea numarul 1.Fara clienti societatea nu poate exista. Acesta este motivul pentru care clientii trebuie ,manipulati'cu atentie si luati in calcul in cazul oricarei modificari in ceea ce priveste societatea. Astfel de schimbari ar putea fi: in cazul diversificarii gamei de produse sau modificarii acesteia, scoaterii de pe piata a unui produs existent, introducerea pe piata a unui produs nou, schimbarea amplasamentului societatii, etc.

Pentru a-si cunoaste bine clientii o societate comerciala trebuie sa dispuna de o baza de date cat mai ampla astfel incat gestionarea acestora sa fie bine pusa la punct, iar datele importante sa poata fi accesate la orice ora de utilizatorii autorizati.

2.GESTIUNEA CLIENTILOR CU AJUTORUL UNEI BAZE DE DATE

Baza de date cu informatii despre clientii societatii trebuie sa cuprinda cat mai multe detalii despre acestia cum ar fi: denumirea clientului/a societatii, cod unic alocat fiecarui client, persoana de contact si functia acesteia, adresa completa si numar de telefon si fax. In cazul in care se lucreaza cu clienti persoane juridice ar fi indicat sa se stie si pagina web a acestora, deoarece cunoscandu-i mai bine societatea furnizor ar putea oferi cat mai multe produse sau servicii care nu au fost comandate sau utilizate anterior dar le-ar folosi in viitor.

In lumea comertului prospera doar cei care stiu sa isi atraga clienti noi, dar si sa-i pastreze pe cei vechi si sa-i faca sa cumpere cat mai multe produse.¹

Printr-o gestionare eficienta a clientilor se poate beneficia de date foarte importante despre acestia si ca urmare se pot oferi diferite produse sau servicii cu aceleasi caracteristici ca si cele preferate de ei dar neutilizate inainte.

Astfel cunoscand preferintele actualilor clienti, acestia vor cumpara si mai mult daca fidelitatea le este rasplatita.

Cu ajutorul unei baze de date bine alcatuita se pot crea diverse rapoarte care sa arate ce si cat cumpara fiecare client, clientii fideli si cei infideli.

Clientilor fideli li se pot oferi diverse bonusuri sub forma de discount-uri ceea ce i-ar face sa se simta apreciati si cu siguranta vor recomanda societatea si prietenilor, existand astfel o mare posibilitate ca acestia din urma sa devina si ei clienti.

Potentiali clienti pot fi atrasi prin oferirea de stimulente sub forma de oferte speciale. Este importanta obtinerea de la acestia a detalilor necesare pentru crearea unei baze de date a clientilor potentiali in urma unor sondaje, sau prin acordul marilor magazine de a folosi informatiile detinute de ei.

1. www.marketwatch.ro

Totodata o baza de date a potentialilor clienti se poate forma cu ajutorul informatiilor din reviste, televiziune, radio sau pur si simplu de pe strada unde exista o multitudine de clienti probabili, persoane fizice si juridice.

Baza de date a clientilor actuali si potentiali pentru a oferi firmei maximum de informatii, trebuie consultata permanent si sa fie intr-o crestere continua.

Societatea comerciala in cauza trebuie sa aiba o comunicare permanenta, relevanta si continua cu clientii sai.

In activitatea comerciala ,este de sase ori mai scump sa castigi un client nou decat sa pastrezi unul existent'² de aceea o mare atentie trebuie indreptata catre clientii din evidenta societatii.

Crearea unei baze de date cu clienti potentiali necesita costuri de promovare tot mai mari pentru atragerea de noi oameni in magazine sau in punctele de desfacere. Aceasta insa, poate avea un rezultat avantajos pentru firma daca persoanele respective decid sa se intoarca si saptamana viitoare, astfel devenind clienti. Prin obtinerea de la acestia a acordului de comunicare, chiar si in timpul procesului de cumparare, si oferindu-le informatii relevante dar nu prea focusate pe vanzari³, astfel incat ei nu se vor simti deranjatti sau presati sa cumpere un anume produs, ofertantul le va ,manipula' comportamentul de consum. Mai mult ca sigur aceste persoane vor reveni, iar in viitor valoarea achizitiilor va creste si in scurt timp vor deveni clienti fideli.

Este foarte necesara comunicarea in fiecare luna cu clientii, aducandu-le la cunostiinta noutatile si promotiile astfel incat acestia nu vor avea nevoie sa considere alt retailer pentru oferte sau servicii mai bune.

Daca societatea comerciala doreste sa afle opinia clientilor sai in legatura cu stabilirea pretului pentru un produs nou, sau pozitionarea unui nou magazin sau chiar programul de functionare, este de ajuns accesul la baza de date si trimiterea de scrisori, e-mail-uri sau fax-uri catre acestia si cererea opiniei intr-un mod cat mai profesional. Cu astfel de informatii foarte actuale, sau ,la cald'⁴ cum au mai fost numite, societatea va stii ce decizii sa ia, fiind ajutata in mod direct de clienti.

Datorita globalizarii si cresterii continue a concurentei, tot mai multe firme pun o valoare din ce in ce mai mare pe clienti , nu pe produse sau productivitate.

Putem afirma ca valoarea unei companii consista in clientii pe care ii gestioneaza.

O baza de date este cu atat mai importanta cu cat poate contribui la recunoasterea si abordarea individuala a clientilor.

Desi modul de interactiune cu clientii difera atat in functie de tipul de activitate cat si de politica proprie a companiei, intelegerea valorilor si comportamentului unui client este un element esential pentru succesul oricarui tip de firma.

Eficienta gestiune a clientilor nu este importanta doar pentru firma ci si pentru clientii sai.

www.agora.ro

www.marketwatch.ro

Astfel, pentru a satisface cerintele clientilor compania trebuie sa poata raspunde la intrebarile acestora cu rapiditate si exactitate.

Clientii pot solicita informatii in legatura cu disponibilitatea anumitor produse, sau situatia comenzilor efectuate, termene de plata etc.

Reactivitatea la solicitarile clientilor depinde in mod esential de existenta unor informatii-client complete si exacte. Atunci cand aceste informatii-client sunt accesibile cu usurinta si disponibile, reactivitatea creste spectaculos.⁵

In cazul unei retele de calculatoare cu acces la baza de date a clientilor, orice angajat care raspunde la telefon poate accesa pe baza de password informatiile-client din retea avand astfel posibilitatea sa raspunda imediat solicitarilor formulate evitand necesitatea recurgerii la clasica formulare ,va contactam noi mai tarziu'.⁶ Este foarte important ca toate informatiile despre clientii unei societati comerciale sa fie securizate.

In cazul unei retele de calculatoare aceasta trebuie sa fie fiabila si sigura.

O buna metoda de a oferi clientilor acces la contul lor la orice ora este crearea unui site al firmei, unde fiecare client poate accesa pe baza de parola baza de date personala, unde sunt cuprinse comenzile, facturile, marfa livrata, termene de plata etc. Acest site trebuie sa ofere o securitate maxima a datelor atat a clientilor cat si a societatii.

Eficientizarea activitatii de marketing, vanzare si customer service dintr-o companie este strans legata de o relatie cu clientii foarte bine gestionata.⁷

In relatia unei firme cu clientii apar mereu doua situatii: numarul in crestere al clientilor cu care firma are relatii si numarul in crestere al personalului firmei care are aceste relatii.

In cazul numarului mare al clientilor, probleme pot aparea din cauza numarului in permanenta crestere al clientilor ce trebuiesc gestionati, de aceea este necesar un program informatic sau o baza de date cat mai cuprinzatoare si detailata si cu posibilitatea de a creste incontinuu.

In cazul cresterii numarului personalului societatii care intretin relatii cu clientii, pot aparea probleme atunci cand un client este contactat de mai multi angajati ai firmei in legatura cu aceiasi problema.

Este foarte important ca toate persoanele interesate sa cunoasca stadiul tuturor discutiilor si a hotararii luate in legatura cu acel client pentru ca acesta sa nu fie contactat in legatura cu aceiasi problema de doua sau chiar mai multe ori.

Ca acest lucru sa fie evitat este necesara comunicarea intre angajatii firmei, verbal sau chiar prin anumite notite in baza de date a clientului respectiv.

Toate datele si informatiile despre clienti trebuiesc depozitate centralizat facilitand astfel accesarea instantanee de catre utilizatori.

5,6,7 www.anzisoft.ro

Fiecare angajat al societatii comerciale trebuie sa aiba abilitatea de a accesa bazele de date ale clientilor oricand pentru a dispune de informatii specifice necesare pentru derularea vanzarilor, maximizarea proceselor de up-selling si oferirea celui mai inalt nivel de servicii personalizate pentru fiecare client in parte.⁸ Nu trebuie neglijat faptul ca fiecare client este individual si are preferinte si mod de lucru specifice , de aceea trebuie tratat ca atare. Totodata clientii doresc servicii rapide, fie de natura distribuirii de bunuri sau chiar gasirea unei solutii la o anume problema care i-a pus in impas, cum ar fi de exemplu gasirea unui produs similar cu produsul dorit dar neexistent pe piata la momentul acela.

CAP II BAZE DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENTILOR

1.CREAREA UNEI BAZE DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENTILOR   

CU AJUTORUL EDITORULUI DE BAZE DE DATE - MICROSOFT ACCESS

Pentru intocmirea unei baze de date cat mai eficienta trebuie avut in vedere specificul societatii comerciale, felul clientilor (persoane fizice sau juridice) si ce date sunt necesar a fi cunoscute despre clienti si potentialii clienti pentru ca firma sa le ofere cele mai bune produse si servicii.

Cu ajutorul programului Microsoft Acces putem crea o baza de date foarte eficienta si care sa ofere o multitudine de informatii referitoare la clientii introdusi. Astfel putem crea o tablela propriu-zisa a clientilor, care in functie de conectiile care le are cu alte tabele/baze de date va oferi informatii importante utile pentru buna desfasurare a activitatii economice. In cazul in care avem create mai multe baze de date cum ar fi: ,clienti', ,produse facturate', , produse in gestiune' si ,facturi emise' cu ajutorul legaturilor formate intre aceste baze de date putem obtine informatii despre situatia clientilor, produsele comandate, facturi de plata, sau situatia stocurilor si multe altele in functie de structura bazei.

Acesta este doar un mic exemplu de baze de date, insa intr-o societate comerciala vor exista date atat despre clienti cat si despre furnizori, despre produse vandute, produse ce urmeaza a fi distribuite sau trebuiesc comandate, facturi intocmite - platite sau ce urmeaza a fi incasate, termene de plata , limita de credit a fiecarui client, etc.

Intr-o societate este necesara autorizarea unui numar limitat de personal care sa aiba acces la baza de date, data fiind importanta datelor introduse in aceasta. Chiar daca numarul persoanelor autorizate este limitat, acestea trebuie totusi sa acopere intregul program de functionare al societatii mai ales atunci cand ar putea aparea modificari sau intrebari referitoare la datele detinute.

8 www.cisco.ro

Nu toti utilizatorii trebuie sa aibe drepturi depline asupra acestor baze de date, astfel vor fi utilizatori autorizati sa schimbe doar anumite date si utilizatori autorizati sa faca orice modificare, alegerea acestora este la discretia managerului general.

2. STUDIU DE CAZ - SOCIETATEA "ALFA"

2.1. GENERALITATI SOCIETATEA "ALFA"

Societatea "ALFA" este o societate comerciala din Romania care are ca obiect principal de activitate producerea si distribuirea de imbracaminte si incaltaminte pentru copii.

Societatea dispune de un magazin propriu de desfacere de unde se vand marfuri en-gros, iar principalii clienti sunt alte societati comerciale distribuitoare cu amanuntul, din tara si strainatate.

Pentru o buna gestionare a clientilor sai societatea "ALFA" si-a creat propria baza de date , cuprinzand mai multe tabele si interogari pentru eficienta maxima, care poate oferi informatii foarte utile.

Personalul insarcinat cu crearea acestei baze de date a ajuns la concluzia ca o buna gestionare a clientilor trebuie sa aiba ca punct de plecare cat mai multe date despre acestia, mai ales tinand seama ca exista si clienti societati comerciale din afara Romaniei si ca persoanele de contact din aceste firme au diferite functii si vorbesc diferite limbi.

2.2. CREAREA TABELELOR IN SOCIETATEA "ALFA"

2.2.1.Crearea tabelei , CLIENTI'

S-a convenit ca structura tabelei ,CLIENTI' sa fie urmatoarea:

CLIENTI ( CODCL, DENCL, PERSCONTACT, FUNCTIACONTACT,

ADRESA, ORAS, TARA, TELEFON, FAX)

Pentru crearea acesteia s-au facut urmatorii pasi:

Din Microsoft Office s-a deschis editorul de baze de date Microsoft Access, dupa care in fereastra ,select create a new database using' se alege optiunea ,blank access database' cu dublu click, se valideaza alegerea facuta cu Ok, se da nume bazei de date - in cazul nostru ,Baza de date pentru gestionarea clientilor societatii "ALFA"' si se da click pe Create. Din fereastra aparuta se selecteaza cu dublu click ,Create Table in design view' apoi in noua fereastra se completeaza prima coloana ,field name' cu numele campurilor dorite sa apara in tabela respectiva, respectiv cele enumerate mai sus, iar in coloana ,Data type' se selecteaza tipul date necesare pentru

a functiona programul si anume ,text' daca vom introduce date formate din litere, ,number' daca vom introduce date formate din cifre , ,currency' daca vrem sa introducem masuri monetare (lei, euro..), etc . In ultima coloana ,Description' se poate introduce o scurta descriere a informatiilor introduse.

In exemplul nostru am introdus urmatoarele campuri si tipuri de date:

cod client - number

nume client - text

persoana de contact - text

functia personei de contact - text

adresa - text

oras - text

tara - text

telefon - number

fax - number

In total sunt inregistrati 23 de clienti din tari si orase diferite fiecare avand un cod unic de inregistrare ,CODCL'.

Dupa ce se introduc toate datele necesare se salveaza tabela si se da nume , in cazul de fata :,Tabela clienti'.

Vezi fig. 1 - tabela ,CLIENTI' a societatii "ALFA" in Anexa

In aceasta tabela s-a ales ca ,primary key' (cheie primara) campul ,cod client' (CODCL).

Pentru a se alege cheia primara s-a selectat campul ,CODCL' iar din meniul derulant afisat cu click dreapta s-a ales functia ,primary key'.

2.2.2. Crearea tabelelor ,FACTURI' si ,PRODUSE FACTURATE'

Urmand aceiasi pasi am creat si tabelele ,Facturi' si ,Produse facturate'.

In tabela ,Facturi' exista urmatoarele campuri si tipuri de date:

numarul facturii - number

data facturarii - data/time

cod client - number

In aceasta tabela s-a stabilit campul , CODCL' ca si cheie secundara prin alegerea din meniul derulant aferent coloanei ,data type' a optiunii ,lookup wizzard', dupa care urmeaza pasii: se alege varianta ,I want the lookup column to look up the values in a table or query' next selectez tabela dorita ( in cazul nostru tablela Clienti) next se trece campul ,CODCL' in casuta ,selected fields' folosind sageata next suntem intrebati daca ne convin dimensiunile coloanei, daca da, selectam next si vom ajunge la ultima optiune si anume cea de

schimbare a ,etichetei' coloanei aleasa cheie secundara, daca ne convine eticheta oferita de program (numele campului) alegem ,finish'.

Pentru a valida relatia dintre cele doua tabele, se va salva noua tabela cu numele ,Facturi'.

Tot in tabela ,Facturi' s-a ales ca si cheie principala campul ,NRFACT'.

Societatea "ALFA" a mai creat o tabela pentru evidenta produselor facturate, numita ,Produse facturate'. Pentru crearea acestei tabele s-au urmat aceiasi pasi ca mai sus , iar aici s-a stabilit ca si cheie secundara campul , NRFACT' in legatura cu campul ,NRFACT' din tabela ,Facturi'.

Tabela,Facturi' are urmatoarea structura:

FACTURI ( NRFACT, DATAFACT, CODCL)

^{----- ----- -------}

Vezi fig.2 - tabela ,FACTURI' in Anexa

Tabela ,Produse facturate are urmatoarea structura:

PRODUSE FACTURATE ( NRFACT, CODP, DENP, UM, PRETNET, CANT) ^{----- ----- ---------}

Tabela ,Produse facturate' contine urmatoarele campuri si tipuri de date:

numarul facturii - number

codul produsului - number

denumirea produsului - text

unitatea de masura - text

pretul net - currency

cantitatea - number

Vezi fig.3 ,PRODUSE FACTURATE' ALE SOCIETATII "ALFA" in Anexa

2.3. VIZUALIZAREA RELATILOR DINTRE TABELE

Pentru a vizualiza relatia sau conectia dintre tabele apelam functia ,Relationship' din meniul ,Tools' si vom observa conectia cu o linie intre cheia primara ,CODCL' din tabela Clienti (scrisa ingrosat) si cheia secundara ,CODCL' din tabela ,Facturi' si alta linie intre campul , NRFACT' din tabela ,Facturi' (cheie primara) si campul ,NRFACT' din tabela ,Produse facturate' (cheie secundara).

Vezi Anexa , relationship for Baza de date pentru gestionarea clientilor societatii "ALFA"'

2.4. CREAREA INTEROGARILOR (QUERIES)

2.4.1.Crearea interogarii ,CLIENTI REPARTIZARE PE TARA DE

RESEDINTA'

Pe parcursul primului trimestru din anul 2007, firma "ALFA" a avut parte de o crestere destul de mare in comenzi in special din partea clientilor sai din Romania si Marea Britanie. De aceea managerul general s-a gandit sa ofere drept bonus acestor clienti transport gratuit la marfurile comandate.

Ca urmare s-a solicitat intocmirea a doua liste individuale cu toti clientii din Romania si respectiv Marea Britanie.

Aceste liste s-au intocmit cu ajutorul functiei ,Queries' din Baza de date astfel:

Dupa accesarea ,bazei de date pentru gestionarea clientilor societatii "ALFA"' din Microsoft Access, se selecteaza cu click obiectul ,Queries' (interogari), apoi se selecteaza cu dublu click optiunea ,create Query in design view', dupa care se deschide fereastra ,Show table' cu numele celor trei tabele create. Se selecteaza tabela sau tabelele dorite, in cazul nostru tabela ,Clienti', se da click pe Add si se va inchide fereastra ,Show table' .

Din tabela "Clienti" se selecteaza campurile CODCL, DENCL, ADRESA, ORAS, TARA cu dublu click. Aceste campuri vor aparea in tabela de jos pe randul ,Field', iar numele tabelei va aparea dedesubt pe randul ,Table'.

Sub campul ,Tara' pe randul ,Criteria' se va alege criteriul de interogare si anume se va scrie intre paranteze patrate [tastati tara de resedinta] dupa care se va valida interogarea prin click pe butonul ,Run' sau simbolul ,

Se salveaza interogarea cu numele ,Tabela clienti repartizare pe tara de resedinta'.

Pentru vizualizarea tabelei clientilor din Romania, Marea Britanie sau orice alta tara din baza de date, se va selecta aceasta interogarea iar in fereastra deschisa , Tastati tara de resedinta' se introduce tara dorita si se va da Ok. Tabela clientilor din tara respectiva va fi afisata si poate fi scoasa la imprimanta.

Vezi fig.4 si 4 A ,tabela clientilor din Romania'

Vezi fig.5 si 5A ,tabela clientilor din Marea Britanie' ai societatii comerciale "ALFA"

2.4.2. Crearea interogarii ,DETALII CLIENT'

Dupa deschiderea bazei de date 'baza de date pentru gestionarea clientilor societatii "ALFA", se selecteaza optiunea "Queries". Se creaza o noua interogare in design view. Din 'Show table' se selecteaza tabelele 'Clienti' si 'Facturi'. Din tabela 'Clienti' se selecteaza campurile: dencl, perscontact, functiacontact,

telefon, fax, adresa, oras, tara. Din tabela 'Facturi' se selecteaza campurile : nrfact si datafact. Sub campul 'DENCL' la 'Criteria' se scrie intre paranteze patrate [Tastati numele clientului], dupa care pentru a valida interogarea se da click pe 'Run'.

Pentru a verifica interogarea se da dublu click pe 'Detalii clienti' din Queries, si se tasteaza numele unui client din baza de date a firmei. Se va deschide o noua fereastra cu toate campurile si datele referitoare la clientul selectat.

Aceasta interogare are urmatoarea structura:

DETALII CLIENT ( NRFACT, DATAFACT, DENCL, PERSCONT, FUNCTIACONTACT, TELEFON, FAX, ADRESA, ORAS, TARA)

Aceasta interogare s-a formulat la cererea detaliilor de identificare/contactare si facturi intocmite despre clientul SC'MADRAS'SRL de catre manager.

Vezi fig.6 si 6 A - tabela ,Detalii Clienti' in Anexa

2.4.3. Crearea interogarii ,COMENZI CLIENT'

Aceasta interogare s-a format din necesitatea de a urmari mai usor ce si cat de des comanda fiecare client si care sunt produsele achizitionate de el, pentru instiintarea clientului respectiv de eventualele oferte speciale la produsele comandate cu regularitate.

Din fereastra interogarilor, se da dublu click pe ,create query in design view', din fereastra ,Show table' se selecteaza cele trei tabele. Din tabela ,Clienti' se selecteaza campurile ,codcl' si ,dencl'. Din tabela ,Produse facturate' se selecteaza campurile ,denp' si ,codp', iar din tabela ,Facturi' se selecteaza campul ,nrfact'.

Sub campul ,dencl' scriem criteriul de interogare, intre paranteze patrate, [introduceti numele clientului]. Pentru a valida interogarea selectam functia ,Run' din bara de meniuri.

Pentru verificare se deschide baza de date, iar in fereastra ,interogari' se selecteaza cu dublu click interogarea ,comenzi clienti', se introduce numele clientului a carui comanda dorim sa vizualizam si apasam Ok. Va aparea o tabela cu campurile de mai sus si informatiile dorite.

Vezi fig.7 si 7 A -tabela ,Comenzi Clienti' in Anexa

2.4.4. Crearea interogarii ,FACTURI EMISE SORTATE PE DATA SPECIFICA'

In data de 08/02/2007 managerul societatii, el fiind cel care se ocupa cu verificarea facturilor intocmite si marfa livrata, nu a fost la servici. Ca urmare acesta a solicitat o lista cu toate facturile intocmite in aceasta zi.

Persoana insarcinata a creat o interogare noua numita ,Facturi emise sortate pe data specifica'.

Pentru aceasta s-au parcurs urmatorii pasi:

Din fereastra Queries a ,bazei de date pentru gestionarea clientilor societatii "ALFA"' se acceseaza ,create new query in Design view'; se selecteaza tabela facturi cu campurile : NRFACT, DATAFACT, CODCL. In dreptul criteriului de interogarare sub campul ,datafact' se scrie intre paranteze patrate ,introduceti de la tastatura data', dupa care se valideaza prin click pe ,Run'.

La deschiderea interogarii , facturi emise sortate pe data specifica' apare o fereastra in care se cere introducerea datei dorite . La introducerea datei de 08/02/2007 ( in cazul nostru) sau a oricarei alte date aflate in baza de date, se va afisa o tabela cu campurile mentionate mai sus si datele aferente acestora.

Vezi fig.8 si 8 A - Tabela facturilor emise la data de 08.02.2007' in Anexa

2.4.5. Intocmirea listei facturilor emise ordonata crescator dupa cod client

Pentru a intocmi aceasta lista se fac urmatorii pasi:

Din ,Queries' se selecteaza crearea unei noi interogari in design view.

Se selecteaza tabela ,Facturi' din fereastra ,Show table' si se da dublu click pe toate campurile acesteia si anume: NRFACT, DATAFACT, CODCL.

Sub campul ,Codcl' in dreptul functiei ,Sort' se selecteaza din meniul derulant ,ascending' si se valideaza cu ,Run'. O noua tabela a facturilor intocmite si aferente fiecarui client, ordonata crescator dupa codul acestora, va fi afisata si disponibila pentru listare.

Vezi fig.9 -Tabela facturi ordonata crescator dupa cod client' in Anexa

2.4.6. Crearea interogarii ,Total facturi emise pe zi'

Managerul general a cerut o situatie a tuturor facturilor emise in fiecare zi.

Pentru a se intocmi aceasta lista se apeleaza functia ,Query' din fereastra bazei de date a societatii "ALFA", dupa care se fac urmatorii pasi:

Se selecteaza ,create query in design view' cu dublu click, iar din fereastra ,Show table' se selecteaza si adauga tabela ,Facturi'. Se inchide fereastra ,Show table'. Din ,Facturi' se selecteaza doar campurile ,NRFACT' si ,DATAFACT'. Din meniul ,View' se apeleaza functia ,Totals' cu click sau se selecteaza din bara de meniuri simbolul ,a

In tabela din partea de jos a foii va aparea un nou rand ,Totals' , iar sub ambele campuri va fi optiunea ,Group by'. Din meniul derulant al optiunii ,Totals' aferent campului ,NRFACT' se selecteaza functia ,Count' si se valideaza cu ,Run' sau ,!'.

Ca urmare va fi afisata o lista cu numarul de facturi emise aferente fiecarei zi.

Vezi fig.10 - lista ,Total facturi emise pe zi' in Anexa

2.5.CREAREA RAPOARTELOR (REPORTS)

2.5.1.Crearea raportului ,Clienti'

Pentru o vizualizare mai formala a clientilor societatii "ALFA", s-a intocmit raportul ,Clienti'.

Pentru aceasta s-a facut urmatorii pasi:

Din fereastra bazei de date pentru gestionarea clientilor societatii "ALFA" s-a ales ,Reports' si optiunea ,create report by using wizzard'.

In fereastra ,Report Wizzard' trecem toate campurile tabelei ,Clienti' din casuta ,Available fields' (campuri disponibile) in casuta ,Selected fields' (campuri selectate) cu butonul ,>>', selectam Next, daca dorim ordonarea campurilor (crescator, descrescator, sau alfabetic) o selectam - in cazul nostru nu dorim ordonare specifica deci trecem la urmatoarea fereastra.

Pasul urmator il constituie selectarea ,layout'-ului si a ,orientarii' paginii. In cazul de fata am ales ,Tabular' pentru layout si ,Landscape' pentru orientare, selectam Next. In continuare avem posibilitatea de a personaliza raportul prin alegerea unui stil anume din cele disponibile. Am ales stilul ,Corporate', selectam Next. In ultima fereastra se poate schimba titlul raportului sau se poate lasa asa, ,Clienti' in cazul de fata. Click pe ,finish' pentru a finaliza raportul si a-l vizualiza.

Pentru a lista raportul ,Clienti' se apeleaza functia ,Preview' din fereastra bazei de date sau se da dublu click pe raport, dupa care se alege ,Print' din meniul ,File'.

Vezi raportul ,Clienti' in Anexa

CONCLUZII SI PROPUNERI

Urmand pasii prezentati mai sus se pot crea nenumarate tabele, interogari, rapoarte sau formulare in functie de necesitatile societatii comerciale, cuprinzand orice combinatie de informatii existente in baza de date a companiei.

O gestionare cat mai eficienta a unei societati se face prin centralizarea datelor disponibile.

Aceasta duce la facilitarea tinerii unei evidente cat mai concrete si ample a clientilor si facturilor emise, produselor sau termenelor de plata, situatia stocurilor, etc.

O buna evidenta a clientilor ofera vizualizarea informatiilor legate de prelucrarea si urmarirea comenzilor, livrarea si facturarea, urmarirea vanzarilor si urmarirea incasarii facturilor, ceea ce este foarte important si chiar indispensabil intr-o firma.

In opinia mea, o baza de date a clientilor unei societati comerciale, completa trebuie sa ofere posibilitatea utilizatorului de a introduce noi clienti si totodata noi produse, de a vizualiza preturile produselor, de a specifica modul de plata, posibilitatea atasarii unui mesaj, specificarea discount-ului pentru fiecare produs. Totodata este foarte utila afisarea cantitatii ultimei comenzi in momentul realizarii unei noi comenzi, trimiterea acesteia in timp cat mai scurt sau salvarea acesteia pentru a fi trimisa mai tarziu, si afisarea limitei de credit pentru fiecare client alaturi de informatiile vitale pentru contactarea clientilor si anume adresa, pesoana de contact, numar de telefon si fax, e-mail si pagina web unde este cazul.

Numarul foarte mare de informatii si evolutia lor in timp face ca la un moment dat evidenta acestora sa nu mai poata fi controlata fara ajutorul unei aplicatii specializate si usor de utilizat, in functie de specificul societatii comerciale. De aceea se recomanda utilizarea unei baze de date sau a unui program informatic special conceput pentru tinerea contabilitatii in societati comerciale.

ANEXA

FIG.1

FIG.2

FIG.3

FIG.4

FIG.4 A- TABELA CLIENTILOR DIN ROMANIA

FIG. 5

FIG.5 A - TABELA CLIENTILOR DIN MAREA BRITANIE

FIG.6

FIG. 6 A - DETALII CLIENTI

FIG.7

FIG.7 A - TABELA COMENZI CLIENT

FIG.8

FIG.8 A - TABELA FACTURILOR EMISE LA DATA DE 08.02.2007

FIG.9

FIG. 10

BIBLIOGRAFIE

1.'Baze de date - Access' ECDL modulul 5, Editura Andreco Educational 2004

2. www.anzisoft.ro

3. www.markmedia.ro

4. www.marketwatch.ro

5. www.cisco.ro

6. www.agora.ro