Scrigroup - Documente si articole

Username / Parola inexistente      

Home Documente Upload Resurse Alte limbi doc  
AccessAdobe photoshopAlgoritmiAutocadBaze de dateCC sharp
CalculatoareCorel drawDot netExcelFox proFrontpageHardware
HtmlInternetJavaLinuxMatlabMs dosPascal
PhpPower pointRetele calculatoareSqlTutorialsWebdesignWindows
WordXml


Utilizarea aplicatiei OpenOffice.org Calc

calculatoare



+ Font mai mare | - Font mai mic







ECDL OpenOffice.org - Calcul tabelar - OpenOffice.org Calc

Lectia 1 - Utilizarea aplicatiei OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org Calc este o aplicatie ce face parte din suita de programe de birou libera (open source) OpenOffice.org impreuna cu OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Base, OpenOffice.org Impress, OpenOffice.org Draw, OpenOffice.org Math, aplicatii ce sunt compatibile si cu Microsoft Office.

OpenOffice.org Calc este o aplicatie de calcul tabelar care manipuleaza date organizate matriceal similara lui Microsoft Excel ce va ajuta sa creati orice tip de document destinat tiparirii, intelegand prin aceasta compozitia, editarea, formatarea textului si a formulelor, asezarea in pagina si eventual printarea documentului.

OpenOffice.org Calc este capabil sa exporte documentul creat intr-o varietate de alte formate printre care formatul open document (formatul implicit), documente .doc (Microsoft Word), RTF si XHTML, incluzand si abilitatea de a exporta in format PDF optiune ce nu este valabila in Microsoft Office Excel.

Deschiderea aplicatiei Excel

Pentru a deschide aplicatia de calcul tabelar exista mai multe posibilitati si anume

Ø       Din meniul Start à Programs àOpenOffice.org à OpenOffice.org Calc

Ø       In functie de modul de configurare, pe desktop poate exista o pictograma a aplicatiei OpenOffice.org. In acest caz deschiderea aplicatiei se poate realiza printr-un dublu click pe aceasta

Dupa efectuarea uneia dintre cele doua operatii descrise mai sus pe ecranul monitorului apare o fereastra specifica acestei aplicatii ce contine o bara de meniuri, o bara de instrumente, foaia de calcul si diverse alte bare de instrumente. Specifica oricarui program de calcul tabelar este bara de formule ce permite afisarea/editarea valorii sau formulei utilizate intr-o celula.

Deschiderea unui registru de calcul existent

Un registru de calcul este un fisier cu extensia .ods care poate avea una sau mai multe foi de calcul in care sunt stocate datele care pot fi ulterior prelucrate prin diferite operatii.

Foaia de calcul este un document elementar utilizat in OpenOffice.org Calc pentru stocarea si prelucrarea datelor. Aceasta apare in cadrul unui registru de calcul. Pentru fiecare foaia dintr-un registru, Calc afiseaza o eticheta deasupra barei de stare de la baza ecranului si este configurata sub forma de grila cu randuri si coloane. Dreptunghiul format la intersectia unui rand cu o celula poarta denumirea de celula.

Foaia de calcul

 

Celula

 

Registrul de calcul

 

Pentru a deschide un registru de calcul existent se poate alege una dintre urmatoarele posibilitati

Ø       Avand aplicatia deschisa se poate alege din meniul File optiunea Open sau se poate apasa pe pictograma existenta pe bara de instrumente

O alta modalitate de deschidere a unui fisier este prin apasarea simultana a tastelor Ctrl+O

Indiferent de varianta aleasa, aplicatia va deschide urmatoarea fereastra de dialog din care utilizatorul va alege fisierul care se doreste a fi deschis prin urmatoarele doua variante

Ø       Efectuarea unui dublu click pe fisierul dorit

Ø       Selectarea fisierului dorit si apasarea butonului Open

Calea de deschidere a fisierului

Fereastra de dialog Open

Numele registrului

 

Tipul registrului

 



Fereastra Explorer

 
Daca aveti deschisa fereastra Explorer atunci registrul poate fi deschis printr-un click dublu pe acesta.


In cazul in care doriti sa deschideti un registru de calcul recent creat, aveti doua posibilitati:

Ø       Din bara de activitati Startà My Recent Documents

Ø       Cu ajutorul aplicatiei din meniul File (fisier) à Recent Documents exista in ordinea folosirii ultimele fisiere accesate (aproximativ 9-10 fisiere). Prin executarea unui click pe fisierul dorit se realizeaza deschiderea acestuia.

Deschiderea mai multor register de calcul

In cazul in care se doreste lucrul cu mai multe documente si realizarea de transfer intre acestea exista posibilitatea de deschidere simultana a mai multor documente. Procedeul de deschidere este acelasi ca si cel din sectiunea anterioara, ele fiind suprapuse pe ecran (asemanator unor foi suprapuse) si semnalate in bara de activitati (Taskbar)

precum si in meniul Windows (Fereastra). Trecerea de la un document la altul se face fie prin click pe numele documentului afisat in Taskbar sau alegandu-l din lista afisata in meniul Window (Fereastra)

Crearea unui registru de calcul nou

De fiecare data cand este lansat programul Calc acesta va deschide un registru de calcul nou, fara continut, denumit temporar "Untitled1" (acest nume va fi inlocuit la prima operatie de salvare a fisierului). Aplicatia Calc permite deschiderea mai multor registre de calcul simultan, fiecare in propria sa fereastra, astfel incat daca se doreste lucrul intr-un nou registru nu este necesara inchiderea registrului de calcul curent deschis. Luand in vedere faptul ca un registru de calcul poate avea mai multe foi de lucru, datele continute de acestea pot fi organizate in diferite moduri.

Un nou registru de calcul poate fi creat prin mai multe posibilitati si anume:

Ø       Prin selectarea optiunii File à New à Spreadsheet

Apasarea simultana a tastelor Ctrl+N duce la crearea unui nou registru de calcul

Ø       Prin efectuarea unui click dreapta in fereastra Explorer si alegerea optiunii New à OpenDocument Spreadsheet



Salvarea unui document

Pentru salvarea unui document Calc se apeleaza optiunea Save din meniul File sau se apasa pictograma aflata pe bara de instrumente.

Comanda Save permite salvarea in orice moment a modificarilor realizate intr-un document si se utilizeaza de regula atunci cand fisierul a fost salvat anterior si are deja un nume

Apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+S duce la salvarea registrului de calcul

In urma apelarii acestei comenzi va aparea fereastra de dialog Save As ce ne va permite asignarea unui nume fisierului curent

sierul

 


Numele care va fi dat fisierului

 

Tipul extensiei aleasa pentru registru

 

Dupa salvarea registrului de calcul, numele acestuia va fi afisat automat in bara de titlu a ferestrei Calc. Extensia implicita a fisierelor Calc este .ods.

Salvarea registrelor de calcul sub alt nume sau in alt format

Salvarea sub un alt nume al unui fisier deja existent sau realizarea unei copii al acestuia se realizeaza cu ajutorul optiunii Save As din meniul File

Dupa apelarea acestei optiuni, pe ecran va aparea caseta de dialog Save As unde se va stabili calea unde se doreste salvarea copiei fisierului precum si denumirea acestuia.

Calea unde va fi salvat fisierul


Noul nume al registrului

Tipul de format dorit pentru fisier


In functie de necesitati, un registru de calcul poate fi salvat sub un alt format. Cele mai importante formate sunt

Template ( ablon .odt): formatul sablon este un tip special de registru in care se memoreaza atat text cat si diverse formatari si setari. Selectarea acestuia se face din lista Save as type à ODF Spreadsheet template (.ots) a ferestrei de dialog Save as. .

Format .xls (Microsoft Office Excel) format ce permite salvarea documentului curent in format Microsoft Excel. Aceasta optiunea ajuta in cazurile in care se doreste ca fisierul respectiv sa fie deschis pe un alt calculator care nu are instalata aplicatia OpenOffice.org Calc ci Microsoft Office Excel.

Inchiderea registrului de calcul

Pentru a inchide un registru de calcul lasand aplicatia Calc deschisa pentru utilizari ulterioare se va folosi optiunea Close din meniul File.

La inchiderea registrului de calcul, aplicatia Calc afiseaza o caseta de dialog cerand utilizatorului o confirmare privind salvarea modificarilor efectuate. Operatia de salvare poate fi anulata putandu-se reveni la fereastra aplicatiei prin apasarea butonului Cancel sau anularea modificarilor efectuate si iesirea din aplicatie prin apasarea butonului Discard, altfel se apasa butonul Save.

Inchiderea aplicatiei

Pentru inchiderea aplicatiei se va alege optiunea Exit din meniul File sau se va inchide prin apasarea butonului X din dreapta ferestrei aplicatiei.

Functia Help

Daca nu stiti sa folositi toate functiile aplicatiei, OpenOffice.org Calc va pune la dispozitie functia Help care va ajuta in diverse situatii. Aceasta functie se poate activa din meniul Help à OpenOffice.org Help, prin apasarea butonului aflat in extremitatea barei de instrumente sau prin simpla apasare a tastei F1 aflata in partea stanga sus a tastaturii. Dupa efectuarea uneia dintre cele trei operatii, pe ecran va aparea o fereastra de dialog de unde puteti cauta ajutor in problema pe care o aveti introducand in cadrul campului Search Term cateva cuvinte cheie care vor ajuta la filtrarea rezultatelor.

Rezultatele gasite in urma introducerii cuvintelor cheie vor fi listate sub campul mai sus precizat iar prin efectuarea unui dublu click pe unul dintre rezultele gasite, in partea dreapta a ferestrei va fi afisat continutul topicului respectiv.

Pentru cautarea si listarea tuturor topicurilor disponibile vom selecta eticheta Find a ferestrei Help. In cadrul campului Search term introducem unul sau mai multe cuvinte cheie din problema pe care o avem si apasam butonul Find urmand listarea rezultatelor gasite in partea de jos a campului Search term.

O alta modalitate de ajutor privind semnificatiile pictogramelor de pe bara de instrumente este selectarea optiunii What's This din meniul Help. Prin selectarea acestei optiuni pointer-ul mouse-ului se va transforma intr-o iconita de forma . Prin simpla pozitionare a acesteia deasupra unei pictograme va genera aparitia unei mici descrieri a pictogramei respective.

Functia de modificare a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran

Modificarea dimensiunii de vizualizare a paginii se realizeaza prin apasarea butonului Zoom aflat pe bara de instrumente. Apasarea acestui buton va duce la aparitia ferestrei de dialog din cadrul careia putem selecta scara dorita de vizualizare.

Alegerea optiunii Entire Page va duce la afisarea intregii pagini a documentului pe cand Page Width permite afisarea paginii pe latime. Daca dorim un procentaj care nu se afla in lista ferestrei de dialog putem selecta optiunea Variable in campul careia putem introduce procentul dorit de modificare a vizualizarii.

Selectarea optiunii Zoom din meniul View va duce la aparitia aceleasi fereastre de dialog.

IMPORTANT Modificarile efectuate asupra dimensiunii de vizualizare nu au nici un efect asupra marimii reale a paginii si a textului acesteia.

Daca se doreste panoramarea unei anumite zone de celule a foii de lucru, se selecteaza zona respectiva de celule iar din fereastra de modificare a dimensiunii vom alege optiunea Optimal, optiune ce va duce la marirea scarii de vizualizare astfel incat zona de celule selectata sa ocupe toata pagina curent vizualizata.

Modificarea barei de instrumente

Barele de instrumente ale aplicatiei Calc contin butoane pe care utilizatorul le poate folosi epntru a lansa comenzi folosite frecvent. Pentru majoritatea utilizatorilor, efectuarea unui click pe butoanele din bara de instrumente este mai simpla decat accesarea comenzilor din meniurile derulante.

In mod prestabilit, trei dintre acestea sunt afisate si anume bara de instrumente Standard, bara de Formatare si bara de formule. Bara de instrumente Standard contine butoane pentru crearea, deschiderea si salvarea registrelor de calcul, precum si pentru operatii de editare frecvent utilizate. Bara de Formatare contine butoane pentru formatarea textului din celule iar bara de formule permite afisarea/editarea valorii sau formulei utilizate intr-o celula.

Adaugarea sau stergerea acestor bare se poate realiza prin accesarea optiunii Toolbars din meniul View. Toate barele active la un anumit moment sunt marcate (cu o bifa). Astfel, pentru a ascunde sau pentru a afisa o bara de instrumente, este suficient sa selectati numele barei din lista derulanta a meniului View à Toolbars

Cand barele de instrumente Standard si Formatare ocupa acelasi rand, in functie de dimensiunea monitorului exista posibilitatea ca spatiu sa fie insuficient pentru afisarea tuturor butoanelor caracteristice acestora. Daca se doreste ca toate butoanele din aceste doua bare de instrumente sa fie vizibile una dintre acestea se poate deplasa cu un rand mai jos astfel incat toate butoanele vor fi vizibile.

Pentru a deplasa o bara de instrumente, se efectueaza urmatorii pasi

Se deplaseaza pointerul mouse-ului spre linia verticala din extremitatea stanga a barei de instrumente;

Cand indicatorul mouse-ului devine o sageata cu patru capete , se trage bara de instrumente (tinand butonul stang al mouse-ului apasat) in locul dorit si se elibereaza apoi butonul mouse-ului.

In cazul in care se doreste "inghetarea" pozitiei barei de instrumente, dupa ce a fost mutata se poate bifa optiunea Lock Toolbar Position din meniul derulant ce apare prin executarea unui singur click pe sageata din extremitatea barei de instrumente, astfel bara ramanand fixa. Deselectarea acestei optiuni se realizeaza prin selectarea aceleasi optiuni.

In general nu se recomanda folosirea unui numar prea mare de bare de instrumente deoarece micsoreaza spatiul dedicat paginii.

Dupa cum este precizat mai sus barele de instrumente precum si meniurile pot fi personalizate astfel incat sa satisfaca preferintele fiecarui utilizator. Personalizarea unui meniu sau a unei bare de instrumente se poate realiza prin selectarea urmatoarelor comenzi: View à Toolbars à Customize(Personalizare). In urma acestor comenzi va aparea o fereastra ce ne va permite personalizarea barelor si meniurilor propriu-zise. Se pot crea bare pe care putem adauga noi pictograme, putem adauga noi pictograme pe barele deja existente, putem crea noi meniuri denumite dupa propiile necesitati astfel incat utilizatorul sa aibe parte de o navigare cat mai usoara pe paginile documentului.

Modificarea optiunilor de baza ale aplicatiei

Aplicatia Calc beneficiaza de niste setari dupa care ruleaza care pot fi modificate de utilizator in functie de necesitatile si preferintele acestuia. Aceste optiuni se refera la numele utilizatorului, modalitatile de aparitie a barelor de instrumente, a culorilor folosite pentru reprezentarea diferitelor elemente grafice, modalitati de abdatare automata a variantei aplicatiei odata la un interval de timp prestabilit, caile de salvare a fisierelor, setari privind imprimarea documentelor, securitatea documentelor, limbile folosite si multe altele.

Aceste optiuni se pot vizualiza accesand meniul Tools (Unelte) à Options (Optiuni) in urma carora va aparea o fereastra din care puteti beneficia de numeroasele optiuni oferite selectand din partea stanga categoria dorita si efectuand modificarile dorite in partea dreapta.

Print Optiuni privind setarile imprimantei si a procesului de printare

Zona de stabilire a setarilor categoriei Print



Lectia 2 - Lucrul cu celule

2.1 Introducerea datelor, textului intr-o celula

In cadrul aplicatiei OpenOffice.org Calc, datele sunt organizate pe randuri - identificate prin numere 1, 2, 3 - si coloane - identificate prin litere: A, B, C. In celule pot exista date cu valori constante sau date rezultate in urma evaluarii unei forrmule. Prezenta unei formule intr-o celula este intotdeauna identificata de caracterul la inceputul acesteia.

Datele sunt introduse prin actionarea tastaturii dupa pozitionarea pe celula dorita. Dupa terminarea introducerii datelor se actioneaza tasta Enter. Pentru a edita datele deja existente intr-o celula vom executa dublu click pe aceasta.

Pentru identificarea unei celule aplicatia Calc foloseste o adresa sau o referinta care consta din litera coloanei si numarul liniei in care se afla celula respectiva. De exemplu celula din coltul stanga sus a foii de calcul are referinta A1. Celula activa indicata printr-un chenar ingrosat, are afisata referinta in caseta de nume. Caseta de nume este localizata in capatul din stanga-sus a barei de formule si este folosita pentru afisarea referintei celulei respective.

Celula activa

Celula activa este A1, corespunzatoare coloanei A si randului 1

Caseta de nume


OpenOffice.org Calc ofera posibilitatea utilizatorilor sai de completare automata a unor serii de date. Daca exista o serie mare de date care urmeaza a fi introduse in foaia de lucru a registrului pentru a nu o completa manual programul de calcul tabelar poate realiza acest lucru pentru dumneavoastra. Pentru a realiza acest lucru trebuie sa introducem prima valoare a seriei in prima celula care incepe seria de date apoi vom selecta aceasta celula iar cu ajutorul mouse-ului ne vom pozitiona in partea dreapta jos a celulei, moment in care cursorul mouse-ului va lua forma unei cruciulite, iar prin tinerea apasata a butonului stang al mouse-ului vom trage exact cat de mult dorim sa fie seria de date.

De exemplu daca dorim sa avem o serie de date de cinci numere vom introduce in prima celula valoarea 1 (unu) urmand ca celelalte celule sa fie completate cu urmatoarele patru valori care vor completa seria de date.

La terminarea seriei de date vom elibera butonul mouse-ului iar seria se va completa automat.

 

Se observa in coltul din dreapta jos in casuta galbena, ultima valoare a seriei de date. Pentru crearea unei serii de 50 de date va trebui sa ducem aceasta serie pana la valoarea 50.

 

O serie de date se poate introduce crescator cat si descrescator. Pentru a completa crescator o serie va trebui sa tragem seria respectiva in sus sau in dreapta iar pentru a cmpleta o serie de date descrescator va trebui sa tragem seria in sus sau la stanga.

Acest lucru este valabil si pentru calcularea formulelor. Daca avem de calculat aceeasi formula pentru o serie mare de date, pentru a nu introduce in fiecare celula aceeasi formula putem folosi optiunea de copiere a acesteia. Asadar pentru a copia o formula dintr-o celula anume, ne pozitionam pe aceasta in coltul din dreapta jos realizand aceeasi operatie descrisa mai sus.

De exemplu formula de calculare a sumei grupului de celule A1 A5 va fi copiata in celulele alaturate, respectiv B5, C5 si D5.

ATEN IE

Aceasta completare automata a formulei unei celule este valabila doar pentru celulele alaturate celulei ce contine formula originala.

 


2.2 Anularea si refacerea comenzilor

OpenOffice.org Calc permite anularea majoritatii operatiilor efectuate si anume, introducerea textelor, stergerea, deplasarea, copierea si formatarea celulelor. Una dintre cele mai importante aspecte ale caracteristicii aplicatiei Calc o constituie posibilitatea anularii a mai multor actiuni nu numai a celei mai recente.

ATEN IE Efectul comenzilor de salvare sau tiparire a fisierului nu pot fi anulate.

Anularea unei comenzi

In momentul in care s-a gresit ceva in registrul de calcul care se doreste anulat se apeleaza functia Undo aflata in meniul Edit sau se apasa butonul aflat pe bara de instrumente.

Anularea mai multor operatii se realizeaza mai usor prin apasarea sagetii aflata in extremitatea butonului Undo si selectarea in ordinea realizarii acestora a operatiilor dorite pentru anulare.

Se observa ca in partea de jos a ferestrei de anulare a operatiilor sunt numarate numarul de actiuni anulate in ordinea realizarii acestora.

Putem observa ca apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+Z duce la realizarea aceleasi comenzi de anulare.

Refacerea comenzilor

Opusul comenzii de nularea a operatiilor este functia Redo ce permite refacerea ultimei operatii anulate. Functia se gaseste in meniul Edit sau prin intermediul butonului aflat pe bara de instrumente.

Ca si in cazul functiei Undo, refacerea mai multor operatii se realizeaza prin apasarea sagetii aflate in extremitatea butonului Redo si selectarea in ordinea realizarii acestora a operatiilor dorite pentru refacere.

Apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+Y duce la refacerea ultimei operatii

2.3 Selectarea celulelor, coloanelor si randurilor

Selectarea unei celule se realizeaza prin folosirea tastaturii sau a mouse-ului. Cea mai simpla operatie de selectarea a unei celule este prin folosirea mouse-ului executand un simplu click pe celula dorita pentru selectie. Folosind tastatura vom folosi tastele de deplasare ←, →,↑, ↓.

O alta modalitate de selectie a unei celule este cu ajutorul casetei de nume. Ne pozitionam cu ajutorul mouse-ului in caseta de nume si introducem coordonatele celulei dorite pentru selecti. De exemplu pentru a selecta celula B2 vom introduce in caseta de nume aceste coordonate urmate de apasarea tastei Enter.

Cea mai simpla modalitate de selectie a unui grup de celule se realizeaza tot cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta ne vom pozitiona pe prima celula din coltul stanga-sus al grupului de celule dorit pentru selectie urmand deplasarea pana la coltul din dreapta-jos al grupului.

Selectia unui grup de celule folosind tastatura se realizeaza tinand apasata tasta Shift + o sageata de deplasare pana cand grupul de selectie dorit este realizat.

Toate celulele selectate vor fi incadrate intr-un chenar cu un fundal negru.

ATEN IE Selectia unui grup de celule se realizeaza doar intr-o singura directie.

Pentru renuntarea la selectia executata trebuie sa executam un singur click oriunde in fereastra aplicatiei indiferent daca selectia a fost realizata prin intermediul mouse-ului sau a tastaturii.

In cazul in care celulele care se doresc selectate nu sunt adiacente, se apasa tastat Ctrl iar apoi se selecteaza cu mouse-ul fiecare celula dorita.

Selectarea unei coloane intregi sau a unui rand intreg se realizeaza prin deplasarea cursorului mouse-ului deasupra coloanei pe care doriti sa o selectati (numita si eticheta de coloana) iar apoi printr-un click stanga mouse vom selecta coloana sau randul dorit.

Selectia multipla a unei coloane si a unui rand se realizeaza tinand apasat butonul Ctrl.

Selectarea intregii foi de calcul se realizeaza fie prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+A sau printr-un simplu click stanga de mouse in partea stanga a foii la intersectia randurilor si coloanelor.

Intersectia coloanelor si a randurilor

 


2.4 Copierea si mutarea textului sau a datelor

Datele introduse intr-o foaie de calcul pot fi repozitionate sau copiate in cadrul foi de calcul in orice moment al sesiunii de editare.

Operatiile de copiere si mutare se pot realiza datorita existentei memoriei Clipboard, o memorie temporara a calculatorului personal care memoreaza pe termen scurt caractere, cuvinte, imagini, diagrame sau tabele ce urmeaza a fi copiate sau mutate.

Pentru a copia un text sau date in alta parte a foii de calcul sau intre registre de calcul diferite se selecteaza datele care se doresc copiate, dupa care se opteaza aentru una din urmatoarele variante

se alege optiunea Copy din meniul Edit.

se apasa butonul din bara de instrumente;

se tasteaza combinatia de taste Ctrl+C

se executa click pe butonul drept al mouse-ului si se alege optiune Copy din meniul derulant ce apare.

Textul copiat prin una din metodele de mai sus este acum retinut in memoria Clipboard. Urmatoarea actiune ce trebuie efectuata dupa copierea textului este pozitionarea punctului de insertie in locul dorit pentru copiere si selectarea optiunii Paste prin una din urmatoarele variante

din meniul Edit se alege Paste.

se foloseste combinatia de taste Ctrl+V.

se executa click pe pictograma din bara de instrumente.

se executa click dreapta iar din meniul derulant se alege comanda Paste.

Dupa indeplinirea acestor optiuni textul selectat este readus din memoria Clipboard in pozitia curenta a punctului de insertie.

O alta modalitate de manipulare a unui text este mutarea acestuia. Pentru mutarea unui text in alta pozitie a documentului curent sau in alta aplicatie se selecteaza textul dorit si se executa una din urmatoarele variante

se alege optiunea Cut din meniul Edit

se foloseste combinatia de taste Ctrl+X;

se executa click pe butonul din bara de instrumente;

se executa click dreapta si se alege comanda Cut din meniul derulant.

Dupa executarea acestor comenzi textul selectat dispare de pe ecran fiind transferat in memoria Clipboard. Apoi se pozitioneaza punctul de insertie in locatia dorita si se alege comanda Paste prin una din variantele prezentate mai sus, textul fiind readus din memoria Clipboard in document.

ATENTIE. Pentru a putea copia sau muta un text trebuie executata comanda Paste pentru a finaliza procesul de copiere/mutare a textului dorit. Copierea sau mutarea unui text nu poate fi realizata prin simpla selectie a optiunilor de copiere sau mutare.

Optiunea Edit à Paste Special ofera posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat in foaia de calcul continutul Clipboard-ului.

tergerea textului sau a datelor

tergerea datelor dintr-o celula selectata se realizeaza folosind tasta Delete pentru stergerea intregului continut al celulei respective sau tastab Backspace pentru a sterge doar anumite caractere, dupa ce v-ati pozitionat in prealabil cu mouse-ul in cadrul textului celulei selectate in partea de sus a ferestrei in dreptul semnului =.

2.6 Gasire si inlocuire. Gasirea unor date in foaia de calcul

In cadrul unei foi de calcul se intampla sa avem nevoie de anumite date. Daca dimensiunea acesteia este mare cautarea este dificila. De aceea OpenOffice.org Calc ne pune la dispozitie functia de cautare Find aflata in cadrul meniului Edit.

Dupa accesarea acestei comenzi pe ecran va aparea o caseta de dialog unde putem introduce datele pe care le cautam. Daca dorim ca operatia de cautare sa se realizeze intr-o anumita zona a foii de calcul, vom selecta zona respectiva iar apoi vom lansa operatia de cautare. Daca nu se selecteaza nimic, operatia de cautare se va face in cadrul intregii foi de calcul.

Valoarea cautata


In cadrul campului numit Search for vom introduce valoarea cautata. Dupa introducerea valorii pe care dorim sa o cautam vom apasa butonul Find.

Pentru a fi aratate toate rezultatele vom apasa butonul Find pana cand se va ajunge la sfarsitul listarii rezultatelor, moment in care aplicatia va arata o caseta de dialog ce anunta utilizatorul in acest sens.

Daca se doreste listarea tuturor rezultatelor in functie de valoare cautata se va apasa butonul Find All, actiune ce duce la selectarea pe fond negru a tuturor valorilor gasite ce corespund sirului cautat.

De exemplu, daca dorim sa fie listate toate celulele ce contin valoare 1, rezultatul va arata astfel

Se observa ca apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+F lanseaza in executie functia de cautare.

Inlocuirea unor date in foaia de calcul

In cazul in care se doreste ca valorile gasite in cadrul unei cautari sa fie inlocuite cu alte valori, din cadrul casetei de dialog Find & Replace, vom folosi campul Replace with unde vom introduce valorile ce vor lua locul datelor deja existe. Daca se doreste inlocuire pas cu pas a valorilor vom apasa butonul Replace pana cand aplicatia ne va anunta de atingerea sfarsitului documentului insa daca dorim inlocuirea tuturor valorilor vom apasa butonul Replace all.

Sortarea datelor

Atunci cand in cadrul foii de calcul exista serii de date de dimensiune mare cautarea unor date cu ajutorul aplicatiei se poate realiza foarte usor folosind functia Sort aflata in cadrul meniului Data, functie ce ne permite sortarea ascendenta si descendenta cat si alfabetica. Pentru aceasta vom selecta seria de date pe care dorim sa o sortam dupa care vom alege optiunea Sort.

Aceasta optiune duce la deschiderea casetei de dialog Sort din cadrul careia vom putea selecta criteriile de sortare.

Criterul de sortare: Ascending pentru sortare crescatoare sau Descending pentru sortare descrescatoare.

 

Sort by, coloana dupa care se face sortarea

 

O modalitate rapida de sortare este cu ajutorul butoanelor existente pa bara de instrumente. Pentru o sortare crescatoare a datelor, dupa selectarea coloanei sau a randului dorit vom apasa butonul iar pentru o sortare descrescatoare butonul

2.7 Moduri de lucru cu randuri si coloane

Introducerea randurilor, celulelor si a coloanelor in foaia de calcul

Pe langa randurile si coloanele deja existente in foaia de calcul, in timpul unei sesiuni de editare se intampla sa aveti nevoie de noi randuri si coloane pentru a introduce noi date printre cele deja existente.

Introducerea unei noi celule

Pentru a introduce o noua celula intr-o foaie de calcul aveti la dispozitie urmatoarele modalitati, dupa ce locatia in care doriti sa introduceti noua celula a fost selectata:

Din meniul Insert alegem optiunea Cells, dupa alegerea acestei optiuni pe ecran va aparea o caseta de dialog din care vom alege cum anume se va realiza introducerea noii celule si anume:



Shift cells down - va muta continutul curent al celulelor inaintea carora se va insera noua celula in partea de jos

Shift cells right - va muta continutul curent al celulelor inaintea carora se va insera noua celula la dreapta

Entire row - va muta intreg rand curent in partea de jos pentru a permite inserarea unui nou rand

Entire column - va muta intreaga coloana curenta in partea dreapta pentru a permite inserarea unei noi coloane.

O alta modalitate de introducere a unei noi celule este prin intermediul meniului contextual click dreapta. Dupa ce selectam locatia in care dorim introducerea noii celule vom face click dreapta alegand optiunea Insert. In urma acestei selectii va aparea caseta de dialog de mai sus.

Inserarea unui rand

Pentru a insera un nou rand in foaia de calcul curenta avem la dispozitie cateva posibilitati.

Din meniul Insert vom alege optiunea Row, dupa ce a fost selectat randul inaintea caruia se va realiza inserarea noului rand.

O alta modalitate de inserare a unui nou rand in foaia de calcul curenta este prin intermediul meniului contextual click dreapta. Dupa ce a fost selectat randul inaintea caruia se va realiza noua inserare se executa click dreapta si alegerea optiunii Insert Rows.

Inserarea unei coloane

Pentru inserarea unei coloane vom folosi aceleasi optiuni pe care le avem si pentru inserarea unui nou rand.

Dupa ce a fost selectata coloana inaintea careia se va realiza introducerea noii coloane din meniul Insert vom alege optiunea Column sau din meniul contextual click dreapta optiunea Insert Column.

Intr-o foaia de calcul se pot introduce un numar maxim de 65.536 de linii si 256 de coloane.

tergerea randurilor, celulelor si a coloanelor dintr-o foaie de calcul

tergerea randurilor, celulelor sau a coloanelor se realizeaza asemanator cu inserarea acestora. Pentru a sterge un rand, celula sau coloana selectati celula, randul sau coloana dorita iar din meniul Edit alegeti optiunea Delete Cells.

O alta modalitate de a sterge un rand sau coloana este prin selectarea optiunii Delete Rows sau Delete Column din meniul contextual click dreapta dupa ce randul sau coloana respectiva au fost selectate.

Modificarea dimensiunii randurilor si a coloanelor

Pentru a modifica dimensiunea celulelor aveti de ales intre urmatoarele doua posibilitati

Manual - prin tragerea cu mouse-ul dupa ce l-ati pozitionat in dreptul coloanei sau randului pe care doriti sa il modificati, cursorul modificandu-se ca in imaginea alaturata.

Pentru modificarea dimensiunii unei coloane veti pozitiona cursorul in partea dreapta a coloanei a carei dimensiune doriti sa o modificati. Pentru modificarea dimensiunii unui rand veti pozitiona cursorul mouse-ului sub randul a carei dimensiuni doriti sa o modificati.

Cu ajutorul functiei Height (Inaltime) din meniul Format àRow sau a functiei Width (Latime) din meniul Format à Column.

Aceste functii vor deschide fereastra Row Height si Column Height in care puteti introduce dimensiunea dorita.

Fixarea pe ecran a randurilor si a coloanelor

Daca pe foaia de calcul exista date care se deruleaza pe orizontala sau verticala, la un moment dat primele randuri sau coloane nu mai sunt vizibile. Pentru a mentine vizibile anumite coloane sau randuri atunci cand derulati datele pe ecran va trebui sa parcurgeti urmatoarele doua etape

Pentru a ingheta datele pe orizontala selectati randul aflat sub datele pe care doriti sa le pastrati pe ecran. Pentru a ingheta datele pe verticala selectati coloana din dreapta datelor pe care doriti sa le pastrati pe ecran.

Din meniul Window alegeti optiunea Freeze.

Aparitia unor linii ingrosate pe orizontala sau verticala indica fixarea coloanelor sau a randurilor

Pentru a ingheta date atat pe verticala cat si pe orizontala, vom ingheta datele pe rand adica prima oara se va realiza o inghetare fie pe orizontala fie pe verticala iar apoi vom ingheta fie pe verticala sau orizontala.

Lectia 3 - Foile de calcul

3.1 Lucrul cu foile de calcul

Inserarea unei noi foi de calcul

La deschiderea unui nou registru de calcul, pe ecran avem trei foi de calcul. Numarul maxim de foi de calcul pe care le poate contine un registru de calcul este de 256. Foaia de calcul activa are eticheta selectata iar numele ei apare scris cu negru pe fond alb an timp ce etichetele foilor inactive fiind scrise pefond gri. Navigarea de la o foaie de calcul la alta se face printr-un simplu click pe numele foii de calcul.

Daca la un moment dat in sesiunea de editare doriti sa aveti mai multe foi de calcul, acestea se pot insera foarte usor folosind meniul Insert iar apoi optiunea Sheet. Dupa apelarea acestei optiuni prin intermediul casetei de dialog ce va aparea vom putea stabili numarul de foi de lucru dorit pentru inserare precum si locatia unde vor fi acestea introduse.

Din categoria Position vom putea stabili unde anume vom introduce foaia sau foile de lucru

Before current sheet - inserarea noi foi de lucru se va realiza inaintea foii de calcul curente (active);

After current sheet - inserarea noii foi de lucru se va realiza dupa foaia de calcul curenta (activa).

Categoria Sheet ne permite stabilirea numarului de foi de calcul dorite pentru inserare prin intermediul campului No. of sheet unde vom introduce numarul propriu-zis de foi de calcul. In cazul in care numarul de foi de calcul este egal cu 1 in cadrul campului Name vom putea introduce numele noii foi de calcul insa daca valoarea foilor de calcul nou introduse depaseste 1 acest camp va fi inactiv.

Redenumirea unei foi de calcul

Pentru o manevrabilitate mai usoara a registrului de calcul este recomandata redenumirea foilor de calcul ale acestuia pentru ca acestea sa contina nume sugestive. Redenumirea unei foi de calcul se realizeaza usor cu ajutorul comenzii Rename accesata fie din cadrul meniului Format àSheet fie din meniul contextual click dreapta.

Dupa apelarea uneia dintre cele doua comenzi pe ecran va aparea o caseta de dialog prin intermediul careia putea introduce numele dorit pentru noul registru de calcul.

tergerea unei foi de calcul

Atunci cand nu mai aveti nevoie de anumite foi de calcul aveti posibilitatea de stergere a acestora. Pentru stergerea unei foi de calcul avem la dispozitie optiunea Delete accesata fie prin intermediul meniului Edit à Sheet fie Delete Sheet din meniul contextual click dreapta.

Dupa apelarea comenzi de stergere prin una din cele doua posibilitati pe ecran va aparea o fereastra de dialog ce ne va cere confirmarea pentru stergerea foii de calcul.

Pentru a sterge definitiv foaia de calcul vom apasa butonul Yes si No in sens contrar.

ATEN IE tergerea mai multor foi de calcul se realizeaza prin tinerea apasata a tastei Ctrl in timp ce vom selecta cu ajutorul butonului stang al mouse-ului fiecare foaia de calcul pe care dorim sa o stergem.

Mutarea sau copierea unei foi de calcul intr-un registru de calcul sau in mai multe registre de calcul

Mutarea unei foi de calcul in cadrul aceluiasi registru de calcul sau in orice alt registru de calcul se realizeaza prin intermediul functiei Move/Copy fie prin intermediul meniului Edit à Sheet fie prin intermediul meniului contextual click dreapta.

Selectarea documentului in care se realizeaza copierea/mutarea foii de calcul

 
Dupa apelarea acestei comenzi prin intemendiul unei casete de dialog vom putea stabili parametri de copiere/mutare a foii de calcul respective.

Inserarea noii foi de calcul inaintea foilor deja existente ale documentului in care se realizeaza copierea/mutarea.

 


Bifarea casutei Copy realizeaza copierea foii de calcul

 

ATEN IE: Documentele in care se realizeaza copierea/mutarea unei foi de calcul trebuie mai intai deschise, altfel in cadrul categoriei To document nu va fi listat niciun fisier.

O alta modalitate de a muta/copia o foaie de calcul este cu ajutorul mouse-ului. Astfel pentru a muta o foaie de calcul, se efectueaza click pe eticheta acesteia iar tinand apasat butonul stang al mouse-ului, se trage eticheta pana la locul dorit. Cand indicatorul mouse-ului a ajuns la pozitia dorita se elibereaza butonul stang al mouse-ului, iar foaia de calcul mutata va deveni automat foaia de calcul activa.

Pentru copierea unei foi de calcul, se efectueaza click pe eticheta acesteia iar tinand butonul stang al mouse-ului apasat, se apasa tasta Ctrl si apoi se trage eticheta pana la locul dorit. Cand indicatorul mouse-ului a ajuns in pozitia dorita, se elibereaza intai butonul stang al mouse-ului si apoi tasta Ctrl. Noua foaie de calcul va primi denumirea foii sursa si un indicator numeric care indica duplicarea (in cazul nostru Exemplu_2).

Lectia 4 - Formule si functii

4.1 Referintele celulelor

O referinta identifica o celula sau un grup de celule si ii specifica aplicatiei Calc unde anume sa caute valorile sau datele pe care sa le utilizeze in formule. Cu ajutorul referintelor puteti utiliza date existente in alta formula. De asemenea cu ajutorul referintelor pupteti face referire la date existente in alta foaie de calcul, registru de calcul sau in alte aplicatii.

Referintele la celulele din alte registre de calcul se numesc referinte externe. Referintele la datele existente in alte aplicatii se numesc referinte indepartate.

In OpenOffice.org Calc exista mai multe tipuri de referinte folosite in declararea formulelor

Referinta de tip A1 - aceasta referinta este utilizata implicit de aplicatia Calc si cu ajutorul ei puteti folosi toate cele 256 coloane si toate cele 65536 de randuri dintr-o foaie de calcul. Pentru a adauga o referinta la o celula introduceti litera corespunzatoare coloanei si cifra corespunzatoare randului. De exemplu adresa D10 se refera la celula aflata la intersectia coloanei D cu randul 10. Pentru a va referi la celula aflata la intersectia coloanei D cu randul 50. Pentru a va referi la un grup de celule, introduceti referinta celulei din coltul stanga sus , urmata de semnul iar apoi referinta celulei din coltul dreapta jos al zonei de celule.

Referinta relativa - se numeste referinta relativa deoarece daca la un moment dat aveti nevoie ca in celula B3 sa aveti datele existente in celula A1 puteti crea in celula B3 o referinta catre celula A1 prin introducerea in celula B3 a semnului "=" iar apoi selectarea celulei A1 si apasarea tastei Enter.

Atunci cand copiati o formula, aplicatia Calc modifica formula automat in sensul ca daca se efectueaza copierea formulei pe coloana, se va modifica automat numarul randului, iar daca se realizeaza copierea formulei pe un rand, se va modifica denumirea alfabetica a coloanei corespunzatoare. In exemplul precedent formula din celula B3 este =A1. Daca formula va fi copiata in celula B4, atunci celula B4 va avea ca formula =A2 s.a.m.d. .

Avantajul referintei relative este acela ca in momentul in care ati modificat valoarea existenta in celula A1 automat se vor modifica datele din celula B3.

Referinta absoluta - acest tip de referinta refera celulele dintr-o pozitie specificata si nu se ajusteaza automat cand sunt copiate. Pentru a realiza acest lucru va trebui sa puneti semnul $ in fata randului si al coloanei care doriti sa ramana constanta. Pentru a realiza o referinta absoluta la celula A1 va trebui sa scriem $A$1.

Acelasi lucru il puteti obtine si daca apasati Shift+F4 dupa ce ati selectat celula careia doriti sa ii adaugati o referinta absoluta

Referinta mixta - In cadrul acesteia se pastreaza constanta doar o parte din intreaga adresa a celulei. De exemplu, pentru a pastra constanta doar coloana A, nu si randul va trebui sa scrieti $A1. Daca aceassta formula va fi copiata in alta celula coloana A va ramane constanta, modificandu-se numai numarul corespunzator randului. Pentru a pastra constant doar randul 1 dar nu si coloana, va trebui sa scrieti A$1. Daca aceasta formula va fi copiata in alta celula, randul 1 va ramane constant modificandu-se numai litera corespunzatoare coloanei.

Referinta cu ajutorul numelor sau etichetelor - pentr a nu va referi la o celula prin intermediul adresei sale putem realiza referirea celulei respective cu ajutorul numelui sau. Pentru aceasta va trebui sa apelati functia Define à Names din meniul Insert.

Dupa apleare acestei optiuni pe ecran va aparea o caseta de dialog unde putem introduce numele dorit pentru celula respectiva.

Introducerea numelui pentru celula selectata


Dupa introducerea numelui dorit, pentru stabilirea acestuia vom apasa butonul Add si OK.

Apelarea acestei comenzi se poate realiza si prin apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+F3

O alta modalitate mult mai simpla de a acorda un nume unei celule se realizeaza prin tastarea numelui dorit in caseta de nume iar apoi apasarea tastei Enter.

Dupa ce ati selectat o referinta prin nume, de fiecare data cand veti selecta celula respectiva in caseta de nume va aparea denumirea asociata celulei.

4.2 Formule aritmetice

Crearea formulelor de calcul folosind operatori aritmetici si referiri catre alte celule

Cu ajutorul aplicatiei Calc puteti realiza diferite formule folosind operatori aritmetici de baza (adunare, scadere, inmultire si impartire). Acest lucru se realizeaza foarte usor. Pentru a introduce o formula intr-o anumita celula av trebui sa selectati celula respectiva si sa introduceti semnul egal (=). Tot ceea ce se introduce dupa semnul egal este interpretat de aplicatia Calc ca si formula. Construirea unei formule intr-o celula se poate realiza prin doua modalitati:

Tastarea referintelor celulelor sau

Selectarea celulelor dorite cu ajutorul mouse-ului (in acest fel se va selecta automat adresa celulei dorite).

Intre referintele celulelor, se introduc semnele aritmetice dorite. Cand ati terminat de introdus formula, pentr a o fixa in celula respectiva si pentru a vedea rezultatul calculului, apasati tasta Enter.

De exemplu pentru a calcula in celula A1 suma celulelor B2 si B3 iar rezultatul impartit la valoarea celulei A2 va trebui sa realizam urmatoarele operatii

Se observa ca in timp ce introduceti formula, aceasta apare si in campul de editare al formulelor.

Nu uitati ca atunci cand doriti sa construiti anumite formule de calcul va trebui sa tineti seama de regulile elementare de calcul aritmetic (ordinea operatiilor).

Dupa introducerea formulei, in celula A1 va aparea rezultatul calculelor efectuate, iar in bara de editare a formulelor va aparea formula ce sta la baza valorii celulei A1.

O formula definita anterior poate fi aplicata si altor celule, folosind una din cele doua modalitati

Ø     Prin facilitatea de autoumplere

Se selecteaza celula care contine formula

Se pozitioneaza mouse-ul in coltul din dreapta jos al celulei selectate pana cand cursorul ia forma unei cruciulite de culoare neagra

Se trage mouse-ul exact atat de mult cat se doreste

Cand functia a fost copiata in toate celulele dorite, se elibereaza butonul mouse-ului.

Ø     Folosind functiile Copy/Paste

Se selecteza celula care contine formula

Se apeleaza functia Copy prin una din modalitatile invatate in capitolul 2

Se apeleaza pe rand functia Paste in fiecare celula / grup de celule unde se doreste copierea formulei.

Recunoasterea erorilor standard asociate formulelor

Atunci cand construiti anumite formule exista posibilitatea ca in locul unei valori in celula respectiva sa apara anumite erori. Cele mai des intalnite erori sunt: #IDIV/0, #VALUE, #REF, #NAME, #NUM, #N/A.

Mai jos sunt descrise cauzele ce determina aparitia acestor erori:

#DIV/0 - Aceasta eroare apare atunci cand intr-o formula incercati sa impartiti o anumita valoare la 0.

#VALUE - Aceasta eroare apare atunci cand folositi in formula operatori sau date necorespunzatoare. De exemplu daca doriti sa adunati continutul numeric al celulei A1 cu continutul text al celulei B1, atunci calculul nu se poate efectua si in celula in care ati introdus formula de calcul va aparea scrisa aceasta eroare.

#REF - Aceasta eroare apare atunci cand intr-o anumita formula folositi o celula ce nu mai exista (care probabil a fost stearsa sau faceti referire la o celula dintr-o foaie de calcul pe care ati sters-o).

#NAME - Aceasta eroare apare atunci cand OpenOffice.org Calc nu recunoaste o variabila declarata cu ajutorul comenzii Define existenta in meniul Insert à Names

#NUM - aceasta eroare apare atunci cand intr-o anumita formula exista probleme cu diferite numere, in sensul ca nu se incadreaza in domeniul corespunzator.

#N/A - Aceasta eroare apare atunci cand valoarea dintr-o anumita celula nu este disponibila in momentul in care se executa o formula de calcul.

4.3 Lucrul cu functii

Scrierea formulelor de calcul utilizand functiile suma, medie, minim, maxim, functia de numarare.

Ca si aplicatie de calcul tabelar, OpenOffice.org Calc pune la dispozitia utilizatorilor sai functii predefinite care pot fi impartite in mai multe categorii si anume functii de data si ora, financiare, logice, matematice, statistice, etc . Cateva dintre acestea sunt cele cu ajutorul carora puteti calcula suma, media, media unei serii precum si maximul sau minimul acesteia sau puteti numara componentele unei serii de date.

De exemplu pentru a introduce o functie, indiferent de tipul acesteia, va trebui sa apelati functia Function existenta in meniul Insert sau direct din bara de formule prin apasarea butonului

Aceasta comanda duce la aparitia unei ferestre de dialog Function Wizard din care putem alege domeniul din care face parte functia pe care dorim sa o introducem.

Alegerea domeniului din care face parte functia dorita pentru introducere

 

De exemplu pentru inserarea functiei pentru calcularea sumei unei serii de celule din cadrul categoriilor vom alege Mathematical iar din lista de functii Function vom selecta SUM.

Domeniul ales: Mathematical


Functia aleasa: SUM

 


Dupa alegerea acestei functii vor trebui alese numerele asupra carora se va aplica formula si anume

Zona de vizualizare a formulei

 

Rezultatul formulei introduse

 

Alegere celulelor ale caror valori le doriti insumate

 

Butonul aflat in extremitatea campurilor de alegere a celulelor ne permite alegerea cu mouse-ul ale acestora eliminand astfel introducerea manuala.

In momentul apasarii acestui buton fereastra curenta se va micsora permitandu-ne astfel selectarea celulelor dorite. Intoarcerea la fereastra de mai sus se realizeaza apasand din nou pe acest buton.

O modalitate mai usoara de apelare a functiei SUM este prin apasarea butonului

aflat pe bara de instrumente. Aplicatia va inconjura cu un chenar albastru domeniul de celule ce se presupune ca va fi insumat. Daca selectia realizata de aplicatie este corecta atunci se va apasa butonul de acceptare ( ) a formulei si cel de respingere ( ) in caz contrar. Daca selectia realizata de aplicatiei nu este cea corecta, atunci se selecteaza mai intai celulele care se doresc insumate iar apoi se apasa butonul Enter.

Pentru a calcula valoare medie, minima, maxima sau de a numara termenii unei serii se procedeaza similar:

Se alege optiunea Function din meniul Insert. In categoria Statistical se alege denumirea functiei, dupa care se selecteaza domeniul de celule dorit si se apasa tasta butonul OK.

Astfel, pentru a calcula:

Valoarea medie a unei zone de celule, se alege functia AVERAGE

Valoarea minima a unei zone de celule, se alege functia MIN

Valoarea maxima a unei zone de ceulule, se alege functia MAX.

Un alt element util in lucrul cu functii este bara de stare. Aceasta este localizata in partea de jos a ferestrei aplicatiei si afiseaza informatii cu privire la starea curenta a registrului de lucru. In cadrul sau este inclusa si o zona Autocalculate unde este afisat in mod predefinit, suma valorilor celulelor selectate. Astfel daca doriti sa vizualizati suma unei zone de celule, selectati aceste celule si in bara de stare va fi afisata suma celulelor selectate. Daca doriti sa calculati valoarea maxima a une serii de celule executati click dreapta pe zona Autocalculate, alegeti functia MAX dupa care selectati zona de celule iar in bara de stare va fi afisata valoarea maxima din grupul de celule selectat.

Daca bara de stare nu este afisata, aceasta poate fi activata din meniul View à Status Bar

Construirea formulelor utilizand functia IF

Exista numeroase situatii in care aveti de ales intre doua posibilitati. Pentru aceasta puteti folosi functia conditionala IF. Functia IF returneaza valoarea TRUE daca expresia evaluata este adevarata si valoarea FALSE daca expresia evaluata este falsa. Functia IF se gaseste in categoria de functii Logical. Sintaxa functiei IF este prezentata prietenos in felul urmator

IF (test; then_value; otherwise_value)

Variabila test (test logic) returneaza valoarea 1 daca expresia evaluata este adevarata si 0 daca expresia evaluata este falsa. Aceasta variabila poate contine orice valoare sau orice expresie ce poate fi evaluata ca fiind adevarata sau falsa. De exemplu expresia B20=200 este adevarata daca in celula B20 se afla valoarea 200, in caz contrar fiind evaluata ca fiind falsa.

Variabila then_value (valoare adevarata) este valoarea ce este returnata atunci cand testul logic este evaluat ca fiind adevarat. De exemplu, daca aceasta variabila contine un text de genul "In Buget si variabila test este evaluata ca fiind adevarata, atunci functia IF va afisa textul In Buget

Variabila otherwise_value (valoare falsa) este valoarea ce va fi returnata daca testul logic este evaluat ca fiind fals.

In exemplul urmator daca in celula B20 se afla valoarea 200 atunci variabila test este evaluata ca fiind adevarata si atunci este calculata suma celulelor B1:B5. In caz contrar va afisat textul "Fals".

If (B20=200; SUM(B1:B5); "Fals")

Atentie

Structura unei functii incepe cu semnul egal (=), urmat de numele functiei, o paranteza deschisa, lista de argumente ale functiei si o paranteza inchisa.

= If (B20=200; SUM(B1:B5); "Fals")


Argumentele functiei

Argumentele pot fi separate prin virgula sau punct si virgula. Nu se pot folosi ambele tipuri de separatoare in acelasi timp, insa utilizatorul iti poate alege singur separatorul dorit. Pentru aceasta se acceseaza Regional and language options aflat in Start à Control Panel.

In fereastra Regional and language options se apasa butonul Customize iar din lista derulanta List separator se alege tipul de separator dorit.

Lectia 5 - Formatarea

5.1 Formatarea numerelor / datelor

Formatarea celulelor pentru a afisa diferite formate

La deschiderea aplicatiei Calc, pe ecran va aparea o pagina impartita intr-un numar de celule definite implicit (au o anumita dimensiune a fontului si a celulei), in care puteti introduce atat date numerice cat si text. Daca doriti sa formatati o celula sau o zona de celule cu un anumit format apelati meniul Format si comanda Cells. In urma selectiei descrise se va deschide urmatoarea fereastra de dialog din care puteti realiza diferitele formatari asupra textului introdus in foaia de calcul.

Formatul datelor ce vor fi introduse in celulele selectate pentru formatare cifre, text, data, timp, etc .

Formatul de afisare al datelor

Numarul de zecimale afisate dupa virgula.

Numarul maxim de zero-uri afisate inaintea virgulei.


Negative numbers red - permite afisarea cu font rosu a numerelor negative pentru o observare mai usoara ale acestora.

Thousands separator - permite afisarea virgulei ca separator pentru mii.

Folosind aceasta grupa de optiuni, pot fi formatate numere, valori monetare, date calendaristice, in functie de optiunea aleasa din lista categoriilor. Formatarea celulelor, cu unul dintre aceste formate se realizeaza asemanator cu cea prezentata anterior, singura modificare aparuta este aceea ca va trebui sa selectati din cadrul etichetei Numbes categoria tipului de format dorit (Category).

5.2 Formatarea privind alinierea textului

Alinierea textului

Datele aflate in celule pot fi aliniate cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente astfel:

Pentru a alinia datele la stanga apasati butonul

Pentru ca datele sa fie afisate centrat apasati butonul

Pentru ca datele sa fie aliniate la dreapta apasati butonul

Pentru alinierea datelor pe verticala si orizontala in cadrul unei celule, va trebui sa apelati comanda Cells din meniul Format.

Apelarea acestei comenzi se mai poate realiza si prin apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+1.

Prin apelarea acestei comenzi se va deschide fereastra urmatoare de dialog:

Din meniurile derulante Horizontal si Vertical se alege optiunea dorita.




Wrap text automatically - permite dimensionarea automata a celulei astfel incat toate datele sa fie cuprinse in celula. Prin bifarea acestei optiuni textul se va incadra in spatiul rezervat celulei avansand in jos, dar pastrand latimea celulei.

Shrink to fit cell size - aceasta optiune micsoreaza textul din celula respectiva astfel incat textul sa incapa in totalitate in aceasta. Dezavantajul in acest caz este ca in functie de textul introdus acesta devine foarte mic, practic imposibil de vazut cu ochiul liber.

Vertically stacked - permite dispunerea textului pe verticala.

Imbinarea celulelor si centrarea textului

Exista situatii in care aveti nevoie sa scrieti un titlu de-a lungul mai multor celule. Pentru a nu scrie intreg titlul intr-o celula, deoarece acest lucru prezinta un aspect neplacut, aplicatia Calc va ofera posibilitatea imbinarii mai multor celule. Astfel, in exemplul alaturat se pot imbina celulele A1, B1 si C1 astfel incat textul din celula A1 sa fie vizibil in intregime.

Imbinarea unor celule se realizeaza fie prin apasarea butonului fie prin apelarea comenzii Merge Cells din meniul Format dupa ce toate celulele care se doresc imbinate au fost selectate.

ATEN IE Daca imbinati mai multe celule ce contin diferite date, atunci nu se va pastra continutul tuturor celulelor care sunt imbinate, ci doar continutul celulei din stanga sus.

Modificarea orientarii textului

Dupa selectarea celulelor, modificarea orientarii textului se realizeaza cu ajutorul categoriei Text orientation din fereastra prezentata mai sus.

Introducerea gradatiei dorite pentru listarea textului

 


Listarea grafica a orientarii selectate

 


5.3 Formatarea textului

Scrierea fontului si a dimensiunii continutului unei celule / grup de celule

Dupa ce au fost introduse in celule datele, se poate alege tipul de font dorit si dimensiunea acestora. Pentru aceasta se vor folosi butoanele aferente de pe bara de instrumente.

Aplicarea diferitelor formate asupra textului

Aceste modificari se pot face prin intermediul butoanelor din cadrul barei de formatare astfel

Pentru a scrie mai ingrosat va trebui aleasa optiunea Bold prin apasarea butonului , sau prin apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+B

Pentru a scrie inclinat se va alege optiunea Italic prin apasarea butonului , sau apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+I

Pentru a scrie un text subliniat se va alege optiunea Underline prin apasarea butonului , sau apasarea simultana a combinatiei de taste Ctrl+U

Pentru a schimba culoarea fontului se va apasa butonul . Prin apasarea sagetii din extremitatea acestui buton se poate alege culoarea dorita pentru text

Schimbarea culorii unei celule se realizeaza prin apasarea butonului . Cu ajutorul sagetii din extremitatea butonului se poate alege culoarea dorita.

Toate aceste operatiuni se pot executa si prin intermediul ferestrei Format Cells prezentata mai sus.

Copierea formatului unei celule

Pentru a evita formatarea unei noi celule, se poate copia formatarea unei celule deja existente in foaia sau registrul de calcul. Pentru a realiza o copie a formatului unui text vor trebui urmariti urmatorii pasi

Selectati celula sau grupul de celule a carei formatare o doriti copiata

Apasati butonul (Format Painter) existent pe bara de instrumente

Selectati celula sau grupul de celule asupra caruia doriti copierea formatului .

Daca doriti aplicarea aceleasi formatari mai multor celule din diferite parti ale foii de calcul, selectati celula sau grupul de celule a carei formatari doriti sa o copiati, executati dublu click pe butonul Format Painter iar poi efectuati click pe celulele care doriti sa contina acelasi format.

Pentru a copia latimea unei coloane, selectati coloana "model", dati click stanga pe butonul Format Painter iar apoi dati un simplu click stanga pe coloana careia doriti sa ii modificati latimea.

5.4 Adaugarea bordurilor unei celule

Modalitatea clasica de adaugare a bordurilor unei celule este prin intermediul butonului Borders aflat pe bara de instrumente.

O modalitate mai detaliata a setarilor privind bordurile se poate realiza prin intermediul meniului Format si a optiunii Cells. Din fereastra ce apare veti selecta eticheta Borders iar prin intermediul acesteia puteti realiza urmatoarele setari privind bordurile unor celule

Selectarea grosimii liniei bordurii

Alegerea culorii liniei alese

Fereastra exemplu de vizualizare a bordurii cu setarile realizate

 


Lectia 6 - Grafice

6.1 Utilizarea graficelor si diagramelor

Crearea graficelor de diferite tipuri

O aplicatie de calcul tabelar pune la dispozitia utilizatorilor sai o modalitate de interpretare sugestiva a datelor introduse in cadrul registrului de calcul prin intermediul graficelor. OpenOffice.org Calc ne pune la dispozitie mai multe tipuri de grafice cu ajutorul functiei Chart existenta in cadrul meniului Insert sau prin intermediul butonului aflat pe bara de instrumente a aplicatiei.

Apelarea acestei optiuni duce la aparitia casetei de dialog Chart Wizard ce ne permite alegerea optiunilor de introducere a graficului. Introducerea unui grafic se realizeaza prin parcurgerea a patru pasi si anume

Pasul 1 - Alegerea tipului de grafic dorit

 

Alegerea diferitelor tipuri de grafice ale categoriei selectate

 


Pasul 2 - Alegerea domeniului pe care doriti sa il reprezentati grafic.

Domeniul de date reprezentat grafic

Alegerea etichetelor ce vor fi afisate pe grafic.


Pasul 3 - Alegerea seriilor de date ale graficului

In cadrul categoriei Data series vor fi afisate numele seriilor pentru care se face reprezentarea grafica. O noua serie se poate introduce folosind butonul Add iar stergerea uneia deja existente se realizeaza prin selectarea acesteia si apasarea butonului Remove.

Range for name - In cadrul acestui camp se va introduce referinta celulei ce contine numele seriei.

Categories - Acest camp va contine referintele celulelor care contin valorile seriei.

Datele categoriilor de mai sus se pot alege si prin apasarea butonului din extremitatea acestora.

Pasul 4 - Personalizarea graficului creat prin introducerea titlului, subtitlului si a valorilor listate pe axele x si y.

Alegerea pozitionarii listarii legendei.

 
Title - Introducerea titlului graficului creat

Subtitle - Introducerea subtitlului graficului creat;

X axis - Textul listat dealungul axei x a graficului;

Y axis - textul listat dealungul aexi y a graficului.

Efectul oricarei optiuni selectate se poate vizualiza oricand asupra graficului care este modificat conform optiunilor selectate.

Apasarea butonului Finish duce la finalizarea graficului.

Adaugarea, stergerea titlului si a etichetelor unui grafic

Adaugarea unui titlu se poate realiza in momentul construirii graficului. Daca se doreste modificarea titlului unui grafic existent sau stergerea acestuia, acest lucru se poate realiza prin apelarea functiei Edit aflata in cadrul meniului click dreapta sau prin efectuarea unui click dublu pe graficul selectat.

Apelarea acestei functii duce la intrarea in modul de editare al graficului, moment in care graficul este incadrat de opt puncte iar bara demeniuri sufera o modificare.

tergerea titlului graficului se poate realiza direct prin selectarea acestuia moment in care acesta este incadrat de opt puncte verzi si apasarea butonului Delete aflat pe tastatura.

Pentru modificarea acestui este necesara efectuarea unui dublu click asupra acestuia.

O alta modalitate de introducere sau stergere a titlului este prin apelarea comenzii Titles aflata in cadrul meniului Insert ce duce la aparitia casetei de dialog Titles. De aici se poate modifica sau sterge titlul sau textul afisat pe axele x sau y ale graficului.

Pentru afisarea etichetelor pe seriile graficului va trebui sa apelati comanda Data Labels din meniul Insert ce duce la aparitia ferestrei de dialog Data Labels.

Din cadrul acestei ferestre se pot alege mai multe optiuni de listare a datelor dupa care a fost realizat graficul.

Show values as number - Aceasta optiuni permite afisarea valorilor implicite dupa care s-a realizat graficul.

Show values as percentage - Selectarea acestei optiuni duce la afisarea in format de procentaj a valorilor initiale ale graficului.

Show category - Permite afisarea categoriei valorii initiale.

Modificarea culorii de umplere a unui grafic

Pentru modificarea culorii de umplere a ariei graficului se va selecta optiunea Chart Area din meniul Format, ce va duce la aparitia casetei de dialog Chart Area din cadrul careia putem selecta culoarea dorita pentru unplerea suprafetei graficului.

ATEN IE Din cadrul categoriei Fill optiunea Color trebuie aleasa pentru selectia unei culori.

 


Modificarea culorii seriilor graficului

Pentru modificarea culorii seriilor graficului deja definit vom apela comanda Chart Wall din meniul Insert

Modificare tipului graficului

Daca se doreste schimbarea tipului de grafic va trebui selectata optiunea Chart Type din meniul Format, iar din fereatra de dialog ce apare va fi selectat tipul nou de grafic dorit.

Alegerea noii categorii a graficului

Alegerea tipului nou de grafic dorit


Copierea, mutarea graficului in aceeasi foaie de calcul sau intre foi de calcul diferite.

Pentru copierea unui grafic in alta foaie de calcul sau in alt fisier, dupa selectarea acestuia, se alege comanda Copy din meniul Edit, sau se foloseste combinatia de taste Ctrl+C. O alta modalitate este prin executarea unui click simplu pe butonul aflat pe bara de instrumente.

Dupa aceea, pentru a plasa graficul in noua locatie, va trebui sa alegeti optiunea Paste din meniul Edit, prin apasarea butonului aflat pe bara de instrumente sau prin simpla apasara a combinatiei de taste Ctrl+V.

Pentru mutarea unui grafic in alta parte a foii de calcul sau in fisiere diferite se alege optiunea Cut din meniul Edit, se foloseste combinatia de taste Ctrl+X sau se apasa butonul aflat pe bara de instrumente. Pentru plasarea graficului se foloseste optiunea Paste descrisa mai sus.

Redimensionarea, stergerea si deplasarea graficelor

Pentru redimensionarea, graficul va trebui mai intai selectat. Selectarea se realizeaza prin executarea unui click stanga simplu pe acesta iar graficul va aparea incadrat de opt puncte. Dimensiunile graficului pot fi modificate plasand cursorul mouse-ului deasupra oricaruia din cele opt puncte. Cursorul va avea diferite forme in functie de punctul deasupra caruia este plasat.

Daca deplasam cursorul pe unul dintre cele patru colturi ale graficului cursorul va lua forma sau . Plasarea cursorului pe unul dintre punctele laterale ale graficului va arata sau . In cazul in care dorim sa mutam graficul cursorul mouse-ului va lua forma . Prin tinerea apasata a cursorului mouse-ului putem redimensiona graficul.

Lectia 7 - Imprimarea foilor de calcul

7.1 Setarea paginii

Schimbarea orientarii si dimensiunii foii de calcul

Dupa inserarea si prelucrarea datelor, acestea pot fi tiparite. Exista foarte multe optiuni referitoare la setarea paginii, optiuni ce se pot alege sau modifica din meniul Format prin apelarea functiei Page. In fereastra Page Style ce se deschide, se alege eticheta Page ce ne permite schimbarea orientarii scrisului in pagina (pe lung - Portrait (Tip Portret) sau pe lat - Landscape (Tip vedere) ), cat si dimensiunea paginii (A4, letter, legal, dimensiuni definite de utilizator si altele).

Selectarea formatului paginii pe care se realizeaza printarea.

 


Categoria Orientation ne permite setarea orientarii paginii printate


In partea din dreapta sus a acestei ferestre se poate vedea o miniatura a paginii care urmeaza a fi printata cu optiunile selectate.

Schimbarea marginilor foii de calcul

Pentru modificarea marginilor de pagina pentru tiparire, va trebui sa accesam campurile din categoria Margins. In aceasta categorie putem observa marginile din stanga, dreapta, sus si jos iar modificarea uneia dintre acestea se realizeaza prin introducerea valorii dorite sau prin apasarea sagetilor din extremitatea fiecarui camp.

Incadrarea continutului foii de calcul in dimensiunea unei coli de hartie

Pentru incadrarea continutului unei foi de calcul in dimensiunea unei coli de hartie se foloseste eticheta Sheet a ferestrei Page Style

Selectarea tipului dorit de incadrare


Din cadrul categoriei Scale se poate alege unul din urmatoarele moduri de incadrare (Scaling mode):

Reduce/enlarge printout - Aceasta optiune permite selectarea unui factor de incadrare pentru printarea tuturor paginilor.

Fit print range(s) to width/height - Printarea paginilor prin specificarea numarului de pagini orizontal si vertical pe care datele vor fi printate.

Fit print range(s) on number of pages - Aceasta optiune permite printarea datelor pe un numar fix de pagini precizat.

Pentru a vizualiza efectul optiunilor alese, se apasa butonul Print Preview

Inaintea printarii, din cadrul acestei ferestre se pot stabili anumite optiuni referitoare la foaia de calcul si anume daca doriti imprimarea fisierului sub forma de tabel se va selecta casuta Grid. Pentru a imprima etichetele randurilor si a coloanelor se va bifa casuta Column and row headers. Pentru printarea formulelor introduse se va bifa casuta Formulas

Pentru definirea unei arii de printare se va folosi functia Print Ranges à Edit din meniul Format. In urma alegerii acestei optiuni va aparea fereastra de dialog Edit Print Ranges

Pentru definirea spatiului de printat se va folosi campul Print range, acesta se poate introduce manual sau mai usor prin intermediul butonului din extremitatea campului.

Se intampla ca pe fiecare foaie printata sa se doreasca printarea unui rand sau coloana, pentru aceasta ne vom folosi de campurile Rows to repeat respectiv Columns to repeat, unde vom introduce manual randul sau coloana dorita sau ne vom folosi de butoanele din extremitatea fiecarui camp. Astfel pe fiecare foaie printata randul si/sau coloana selectata vor aparea ca si cap de tabel.

Daca se va folosi butonul din extremitatea fiecarui camp pentru selectarea uneia din comenzi, fereastra de editare se va micsora pentru a permite utilizatorului selectarea domeniului de printare, al randului sau al coloanei dorite.

Introducerea si modificare antetului si a subsolului

Pentru a introduce un antet sau un subsol, intr-o foaie de calcul ne vom folosi de eticheta Header respectiv Footer a ferestrei Page Style. Astfel pentru introducerea unui antet vom apela functia Page din meniul Format dupa care vom selecta eticheta Header.

Din aceasta fereastra putem stabilli marginea din stanga (Left margin) sau dreapta (Right margin) pagini precum spatierea (Spacing) si inaltimea acestuia (Height).

Butonul Edit ne permite introducerea unui text in toate cele trei parti ale antetului.

Introducerea unui text in toate cele trei parti ale antetului: partea din stnga (Left area); centru (Center area) sau partea din dreapta (Right area).

 


In categoria Custom header aplicatia ne pune la dispozitie anumite butoane pentru introducerea directa a unor informatii

Butonul permite setarea fontului textului introdus.

Butonul permite introducerea numelui registrului de calcul

Butonul permite introducerea numelui foii de calcul curente.

Butonul permite introducere numarului paginii curente.

Butonul permite introducerea numarului total de paginii ale foii de calcul. Acesta poate fi folosit in combinatie cu butonul de introducere a numarului curent al paginii pentru o indicare sub forma: Pagina 1 din 12 (Page 1 of 12). Cuvintele pagina si din se introduc manual.

Butonul permite afisarea datei calendaristice.

Butonul permite afisarea orei curente.

Pentru introducerea unui subsol ne vom folosi de aceeasi fereastra dar selectand eticheta Footer.

La fel ca si la introducerea unui antet se pot seta marginile acestuia, spatierea precum si inaltimea pe care o va avea.

Bifarea casutei AutoFit height permite incadrarea automata a textului introdus.

Butonul Edit duce la deschiderea ferestrei de editare a textului introdus in subsol.

Cele trei parti ale subsolului: partea din stanga (Left area) centru (Center area) partea din dreapta (Right area)

 


Butoanele din cadrul acestei fereastre au aceeasi functionalitate ca si cele din cadrul ferestrei antetului.

7.2 Vizualizarea pagini inaintea imprimarii

Un lucru important inaintea printarii il constituie verificarea datelor si vizualizarea paginilor. Vizualizarea inaintea imprimarii se realizeaza cu ajutorul comenzii Page Preview din meniul File sau prin apasarea butonului aflat pe bara de instrumente.

Revenirea in fereastra aplicatiei se realizeaza prin apasarea butonului Close Preview

7.3 Imprimarea fisierului

Dupa realizarea tuturor operatiilor necesare inaintea imprimarii, se poate trece la imprimarea propriu-zisa a fisierului. Pentru aceasta va trebui sa apelati functia Print din meniul File sau prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+P.

Apelarea acestei comenzi duce la aparitia ferestrei Print de unde se va alege imprimanta la care se realizeaza printarea, numarul de pagini printate, numarul de copii dorite si daca printarea se realizeaza pe hartie sau in fisier.

Imprimanta la care se face imprimarea.

 

Numarul de copii dorite pentru imprimare.


Optiunea Print to file este utila in mod special daca se doreste printarea unui fisier creat pe laptop sau pe un calculator la care nu este disponibila o imprimanta sau sa transferati un asemenea fisier pe un calculator aflat in afara retelei dumneavoastra si sa il tipariti local. Daca este aleasa aceasta cale de printare pe ecran va aparea o fereastra Save as unde va fi introdus numele sub care va fi salvat fisierul printat.

Documentele printate in fisier au extensia .prn .

Daca se doreste printarea folosind optiunile implicite atunci, pentru o mai mare simplitate se poate apasa butonul alfat pe bara de instrumente.





Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare



DISTRIBUIE DOCUMENTUL

Comentarii


Vizualizari: 3703
Importanta: rank

Comenteaza documentul:

Te rugam sa te autentifici sau sa iti faci cont pentru a putea comenta

Creaza cont nou

Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved