Scrigroup - Documente si articole

Username / Parola inexistente      

Home Documente Upload Resurse Alte limbi doc  

 
CATEGORII DOCUMENTE

AnimaleArta culturaDivertismentFilmJurnalismMuzica
PescuitPicturaVersuri

Programul de evidenta informatizata a patrimoniului cultural mobil si a arhivelor documentare

diverse

+ Font mai mare | - Font mai mic


DOCUMENTE SIMILARE

Trimite pe Messenger
Identificatori unici (UID) compusi, artificiali, candidat
O zi de vara ( compunere)
RCAD Beton armat; versiunea 4.0 – Manualul utilizatorului
CALCUL FOTOMETRIC
CPI
Semnificatia epistemologica a disputei empirism-rationalism. Filosofia stiintei
GN 3 - EVALUAREA MIJLOACELOR FIXE MOBILE
SEMNIFICATIA TERMENILOR UTILIZATI
Scoala fiziocrata
CITATE CELEBRE

TERMENI importanti pentru acest document

: : : cum salvez in docpat : :

cIMeC – Institutul de Memorie Culturala

DOCPAT

Programul de evidenta informatizata a

patrimoniului cultural mobil si a arhivelor documentare

Manual de utilizare

Versiunea 3

2008


DOCPAT – Program pentru evidenta patrimoniului cultural

Manual de utilizare

 

 

1. Scurta prezentare a calculatoarelor personale (PC)

In sens general, prin calculator, se intelege un intreg sistem de calcul compus dintr-o multime de dispozitive, numite generic periferice.

Partea principala din acest sistem o constituie Unitatea Centrala, care contine elementele de procesare (microprocesor) si stocare a informatiilor (hard disc). Unitatea centrala este considerata in sens restrans ca fiind calculatorul propriu-zis, la care se conecteaza dispozitivele periferice: monitor, boxe, tastatura, mouse, scanner, imprimanta.

Dispozitivele periferice se clasifica dupa tipul lor in urmatoarele doua categorii:

-         dispozitive periferice de iesire - convertesc semnalele electrice din interiorul unitatii centrale in informatie accesibila utilizatorului uman: monitorul, boxele, imprimanta

-         dispozitive periferice de intrare - convertesc informatiile din lumea inconjuratoare in semnale electrice utilizate de catre calculator: tastatura, mouse-ul, scanner-ul.

Dupa cum am specificat mai inainte, unitatea centrala constituie calculatorul propriu-zis. In interiorul acesteia se afla unele dintre cele mai scumpe si importante componente ale calculatorului: microprocesorul si hard discul.

Calculatoarele functioneaza cu ajutorul unor programe (software). Cel mai important este sistemul de operare (de obicei Microsoft Office).

Rularea programelor

Fara programe (aplicatii) Windows ar fi nefolositor. Din fericire exista o multitudine de programe pentru acest sistem. Prima problema pe care si-o pune orice incepator este modul in care poate rula un anumit program (de exemplu jocul sau programul de tehnoredactare preferat).

Se va prezenta in continuare modalitatea de lansare in executie a programelor existente pe calculator. In principal pentru lansarea acestora se folosesc urmatoarele metode:

-         lansarea de pe Desktop

-         lansarea din meniul Programs

-         lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer

Lansarea de pe Desktop

Pentru a lansa un program direct de pe Desktop, trebuie ca pictograma acestuia sa existe pe Desktop. Daca aceasta exista, atunci se va actiona dublu-clic cu butonul stang al mouse-ului asupra acesteia.

Lansarea din meniul Programs

In Windows, in coltul din stanga-jos a ecranului se afla un buton pe care scrie Start. Daca se efectueaza clic-stanga cu mouse-ul asupra acestui buton va apare un meniu din care se pot selecta diverse optiuni. Pentru a gasi programele Windows, se actioneaza in continuare meniul Programs, si daca este cazul si submeniurile acestuia.

Lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer

Aceasta metoda este folosita de utilizatorii mai avansati. Ea presupune lansarea initiala a unuia din programele My Computer sau Windows Explorer, urmata de lansarea programului dorit. Pictograma pentru My Computer se gaseste pe Desktop, iar cea pentru Windows Explorer in meniul Programs.

Inchiderea programelor

Daca nu mai folositi un anumit program atunci acesta trebuie inchis pentru a nu incetini calculatorul.

Inchiderea unui program se face in unul din urmatoarele moduri:

-         Actionand butonul din coltul dreapta-sus al ferestrei X

-         Actionand (daca este posibil) comanda Exit din meniul File.

Comutarea intre programe

Windows este un sistem multitasking, adica are capacitatea de a rula mai multe programe simultan.

Pentru fiecare program care ruleaza in memoria calculatorului, Windows pune cate un buton cu numele lui pe bara din partea de jos a ecranului, numita Taskbar. Acest lucru permite comutarea rapida intre programe.

Comutarea intre programe este usoara, se face prin efectuarea unui clic cu butonul stang al mouse-ului asupra unui program din taskbar sau folosind combinatia de taste “alt + TAB”.

Copierea fisierelor

O operatie foarte importanta intr-un sistem de operare o constituie copierea fisierelor si directoarelor, de pe un mediu de stocare pe alt mediu, sau pe acelasi mediu in alt loc.

De exemplu se doreste copierea unor fisiere de pe discul C: pe CD sau tot pe discul C: in alt director. Pentru aceasta operatie se foloseste unul din programele: My Computer sau Windows Explorer, parcurgand urmatoarele etape:

 - Se lanseaza programul dorit (icon-ul pentru My Computer se afla, de obicei, pe Desktop, iar cel pentru Windows Explorer in meniul Programs).

- Efectuam dublu-clic cu butonul stang al mouse-ului pe disc-ul de pe care dorim sa copiem fisierele si apoi, daca este cazul, pe directoarele de pe acesta, pana ajungem in directorul care contine fisierele dorite

- In acest director selectam fisierele si directoarele care se doresc a fi copiate (pentru selectarea mai multor fisiere odata se tine apasata tasta Ctrl in timp ce se da clic cu mouse-ul) si apoi se alege optiunea Copy din meniul Edit.

Dupa efectuarea operatiilor de mai sus trebuie sa va deplasati in directorul in care doriti sa depuneti (copiati) fisierele si sa selectati optiunea Paste din meniul Edit.

Redenumirea fisierelor

Pentru regasirea rapida a informatiilor, fisierele si directoarele trebuie sa aiba nume sugestive. De aceea operatia de redenumire (schimbare a numelui) este foarte importanta.

Se foloseste unul din programele: My Computer sau Windows Explorer.

Sa presupunem ca ati ales Windows Explorer. Selectati fisierul (sau directorul) la care doriti sa-i schimbati numele si apoi selectati optiunea Rename din meniul File.

Stergerea fisierelor

Oricat de incapator ar fi un disc, la un moment dat el tot se va umple cu informatie. Apare in acel moment necesitatea stergerii informatiei nefolositoare.

Pentru a efectua stergerea unor fisiere si directoare se foloseste unul din programele: My Computer sau Windows Explorer.

Sa presupunem ca ati ales Windows Explorer.

Va duceti pana in directorul in care se gasesc fisierele pe care doriti sa le stergeti. In acest director se selecteaza obiectele care se doresc a fi sterse (pentru selectarea mai multor fisiere odata se tine apasata tasta Ctrl in timp ce se da clic cu mouse-ul) si apoi: se alege optiunea Delete din meniul File sau se apasa tasta Del.

Observatie: Windows nu sterge propriu-zis fisierele, ci doar le muta intr-un director special numit Recycle Bin. Acest lucru da posibilitatea recuperarii lor ulterioare si de asemenea previne pierderea informatiilor in cazul stergerilor accidentale.

Recuperarea din “Recycle Bin”

Pe Desktop se afla un icon special numit Recycle Bin. Acesta este cosul de gunoi al calculatorului. In mod normal, toate fisierele care se sterg ajung aici.

Daca nu se afla nici un fisier in Recycle Bin atunci acesta este reprezentat in mod deosebit fata de cazul in care este ceva aici.

 Un fisier sters se poate recupera doar daca se afla in Recycle Bin. Pentru a vedea daca se afla aici se executa dublu-clic cu mouse-ul pe icon-ul de pe Desktop.

In cazul in care fisierele care se doresc recuperate se gasesc aici, acestea se selecteaza cu mouse-ul si apoi se alege comanda Restore din meniul File

Daca se doreste golirea cosului de gunoi, adica stergerea definitiva a fisierelor ce se gasesc aici, atunci se actioneaza comanda Empty Recycle Bin, tot din meniul File. Alt[ modalitate de stergere este cu ajutorul tastelor “Ctrl+A” apoi click dreapta din mouse se alege comanda Delete

Crearea unui director

In scopul organizarii informatiei se obisnuieste punerea fisierelor in diferite directoare dupa diverse criterii.

Pentru a crea un nou director (folder) se foloseste unul din programele My Computer sau Windows Explorer:

Se deschide directorul in care se doreste crearea unui nou director. Directorul nou creat va fi subdirector primului, iar primul director va fi director parinte pentru subdirectorul sau. Se actioneaza comanda File > New > Folder.

Se completeaza la prompt-ul care apare numele noului director.

Crearea unui shortcut

Windows are o metoda rapida de rulare a programelor de catre utilizator. Se pot crea pe Desktop scurtaturi (shortcuts) catre programele care se folosesc frecvent.

Aceste shortcut-uri sunt reprezentate sub forma unor pictograme cu o sageata mica in coltul din stanga jos. Prezenta sagetii pe un icon informeaza utilizatorul ca respectivul icon reprezinta un shortcut catre un fisier si nu un fisier real. Daca un utilizator sterge un astfel de shortcut cu metoda descrisa la stergerea fisierelor, atunci el va sterge numai acel shortcut si nu fisierul catre care indica.

Crearea unui shorcut se face astfel:

  • va pozitionati pe folderul sau fisierul dorit
  • Din mouse se da click dreapta, se alege Create Shortcut. Shortcut-ul se deplaseaza in partitia dorita cu ajutorul mouse-ului.

O alta metoda care se mai poate folosi o constituie folosirea comenzilor Copy si Paste Shortcut. Aceasta metoda este similara, din punct de vedere al actiunilor pe care trebuie sa le intreprinda utilizatorul, copierii fisierelor.

Se foloseste asadar Windows Explorer sau My Computer pentru localizarea fisierelor catre care se doreste sa se creeze shortcut-uri. Aceste fisiere se vor selecta si li se va aplica apoi comanda Copy, dupa care in directorul in care se doreste se da comanda Paste shortcut.

Imaginea de pe desktop

Sistemul Windows permite punerea unei imagini pe Desktop. In continuare este descris modul in care se poate realiza acest lucru, sau modul in care se poate schimba imaginea, in cazul in care exista deja o imagine.

Se da clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selecteaza (si se da clic-stanga) optiunea Properties.

Se verifica daca butonul Background, din partea superioara a ferestrei, este adus in prim-plan. In caz contrar se apasa. In aceasta fereastra se observa o lista numita Wallpaper, in care sunt trecute imaginile (fisierele .BMP) existente in directorul Windows. Selectati imaginea pe care o doriti. Daca nu va place nici o imagine de aici, atunci puteti actiona butonul Browse pentru a cauta o alta imagine in alt director.

Dupa ce se realizeaza modificarile dorite se actioneaza butonul OK. Acesta are ca efect confirmarea modificarilor si inchiderea ferestrei. Daca se doreste sa se renunte la modificarile facute atunci se actioneaza butonul Cancel.

Acum ar trebui ca pe ecranul calculatorului sa vedeti ceva asemanator cu imaginea pe care ati selectat-o mai devreme.

Screen saver

Foarte frecvent se intampla ca utilizatorul sa plece din fata calculatorului pentru mai mult timp, fara a-l opri. In tot acest timp pe ecran ramane o imagine statica. Acest lucru poate avea efecte nedorite pentru monitor: se slabeste contrastul, culorile isi pierd claritatea si chiar pot aparea pete pe ecran.

Sistemul Windows are o metoda de protectie pentru a preintampina asemenea fenomene: se poate stabili ca dupa un anumit timp de inactivitate din partea utilizatorului, pe ecranul calculatorului sa apara o animatie, sau sa se coloreze in negru (programul cu care se realizeaza acest lucru se numeste screen-saver).

Pentru a folosi aceasta facilitate trebuie setat un screen-saver:

Se da clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selecteaza (si se da clic-stanga) optiunea Properties.

Se verifica daca butonul Screen Saver, din partea superioara a ferestrei, este adus in prim-plan. In caz contrar se apasa.

In aceasta fereastra actiunile cele mai importante care se pot efectua sunt:

·        alegerea screen saver-ului dorit din lista din partea stanga,

·        stabilirea timpului dupa care apare acesta.

Dupa ce se realizeaza modificarile dorite se actioneaza butonul OK. Acesta are ca efect confirmarea modificarilor si inchiderea ferestrei. Daca se doreste sa se renunte la modificarile facute atunci se actioneaza butonul Cancel.

Schimbarea datei

Calculatoarele PC dispun de un ceas intern de timp real. Acesta are o baterie ce ii asigura functionarea neintrerupta, chiar daca se scoate din priza calculatorul.

Pentru ca aceasta indicatie sa fie corecta trebuie ca ceasul sa fie potrivit (setat).

Acest lucru se realizeaza parcurgand urmatorii pasi:

·        Se da dublu-clic cu butonul stang al mouse-ului peste indicatia din TaskBar:

·        Va apare o fereastra in care se pot modifica urmatoarele elemente: anul, luna, ziua din luna, ora, minutul si secunda.

·        Dupa ce se realizeaza modificarile dorite se actioneaza butonul OK. Acesta are ca efect confirmarea modificarilor si inchiderea ferestrei. Daca se doreste sa se renunte la modificarile facute atunci se actioneaza butonul Cancel.

Programe utile

Windows include in mod normal un numar de programe folositoare oricarui utilizator. Pentru a ajunge la aceste programe actionati butonul Start de pe taskbar si apoi selectati Programs.

Aici veti gasi, grupate dupa categorie, urmatoarele programe:

  • programe pentru editat texte: WordPad, NotePad
  • program pentru editarea imaginilor: Paint
  • programe pentru intretinerea sistemului: ScanDisk, Disk Defragmenter
  • programe pentru multimedia: Media Player
  • programe diverse: Calculator
  • mini joculete: Solitaire, Minesweeper, Hearts, FreeCell

 

2. Scurta prezentare Microsoft Access

Microsoft Access este un RDBMS (Relational Database Management System). Un sistem de baze de date este un sistem care pastreaza si acceseaza datele intr-o baza de date.

O aplicatie Microsoft Access se bazeaza pe aceleasi obiecte ca si o baza de date Microsoft Access - tabele, interogari, formulare (formulare, machete), rapoarte, macrouri si module (linii de program). Obiectele se afla in unul sau mai multe fisiere (.mdb). Ceea ce este diferit la o aplicatie Microsoft Access in comparatie cu o baza de date Microsoft Access, este modul in care sunt legate si interactioneaza obiectele intre ele intr-un sistem coerent. O aplicatie se bazeaza pe task-uri relationate astfel incat utilizatorul sa se poata concentra pe munca sa in vederea rezolvarii unei probleme date si nu pe aplicatie in sine sau pe programul folosit pentru a dezvolta aplicatia.

Comenzi de pe tastatura

       

Deplasarea intr-o foaie de date se realizeaza cu ajutorul urmatoarelor taste:

- TAB = cursorul se deplaseaza de la stanga la dreapta intre campurile unei inregistrari

- Shift+TAB =     cursorul se deplaseaza de la dreapta la stanga intre campurile unei inregistrari

- Tastele cu sageti =   cursorul se deplaseaza in sus, in jos, la dreapta sau la stanga

        - PageUp =        deruleaza foaia de date in sus ecran cu ecran

        - PageDown =     deruleaza foaia de date in jos ecran cu ecran

- Home      =      deplaseaza cursorul la inceputul inregistrarii curente

        - End =      deplaseaza cursorul la sfarsitul inregistrarii curente

        - Ctrl+Home       =      deplaseaza cursorul la primul camp din prima inregistrare

        - Ctrl+End  =      deplaseaza cursorul la ultimul camp al ultimei inregistrari

        - Ctrl+PageUP = deplaseaza cu un ecran la stanga

        - Ctrl+PageDown =      deplaseaza cu un ecran la dreapta

Alte comenzi:

        - Ctrl+F =          cauta inregistrari dupa anumite criterii, in cadrul unui tabel, formular de selectie sau formular

        - Ctrl+C =          copiaza in clipboard selectia facuta anterior

        - Ctrl+V =          transfera datele din clipboard in locul unde se afla cursorul

        - Ctrl+X =          sterge datele si le transfera in clipboard

        - Del =              sterge datele selectate

        - Esc =              anuleaza un meniu, o comanda, o caseta de dialog sau restaureaza date unui camp (inregistrari) daca nu a fost salvata.

        - Ctrl+' =           copiaza intr-un camp valoarea acestuia din inregistrarea precedenta.


3. Solicitarea programului DOCPAT

                                                                       

DOCPAT reprezinta o aplicatie de baze de date cu formatul de fisier Microsoft Access 2000 si beneficiaza de toate facilitatile oferite de acest program, dar si de limitarile lui. Au fost realizate versiuni anterioare atat pentru MS Access 97, cat si pentru MS Access 2000.

Access Runtime 2007

DOCPAT necesita o versiune de Microsoft Access 2000 sau mai recenta sau programul Access Runtime 2007.

Pe CD-ul de instalare aveti disponibila aplicatia AccessRuntime2007.exe

Acelasi program este disponibil pentru preluare de pe internet la adresa:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa6-2c745a175aed&displaylang=en

Aplicatia DOCPAT se poate obtine prin cerere oficiala din partea institutiei, trimisa prin posta sau fax (cIMeC – Institutul de Memorie Culturala Piata Presei Libere 1, C.P. 33-90, 013701 Bucuresti, fax: 021/317.90.64).

Ca urmare a cererii dvs., veti primi in termen de maximum o luna un CD-ROM cu programul DOCPAT, instructiuni de instalare si o licenta de utilizare gratuita in cadrul institutiei (licenta este pentru utilizarea programului DOCPAT, nu si pentru programul Access 2000). Expedierea acestui program este gratuita.

Daca aveti o versiune mai veche a aplicatiei este bine sa specificati acest lucru in cerere.

Exista doua modalitati de a afla numarul versiunii pe care il detineti:

a. Este vizibil in icon-ul de pe desktop in partea de jos. Ex.: Versiunea 2.19.2

b. Pe pagina de initializare a aplicatiei DOCPAT

c. In meniul AJUTOR, in documentul istoric DOCPAT sunt insiruite versiunile de la cea mai veche pana la cea detinuta de utilizator.

Pentru a afla ce imbunatatiri s-au facut intre versiunea detinuta si ultima versiune creata de CIMEC accesati pagina de web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DOCPATWEB/Istoric.htm aveti un istoric al versiunilor programului cu toate imbunatatirile aferente facute.

4. Securitatea datelor

Elemente de securitate (a datelor)

-          Este de preferat sa executati comanda „Fisier à Compactare” odata la fiecare saptamana pentru a reduce din dimensiunile bazei de date DOCPAT (Microsoft Access retine informatii in cadrul bazei de date chiar si cand acestea nu mai sunt disponibile, astfel ocupand spatiu inutil)

Urmatoarele informatii tin de administrarea si securitatea bazei de date.

CD DOCPAT martor

Pachetul in care vine programul DOCPAT trebuie pastrat in siguranta, pentru a se recunoaste versiunea de program pe care ati primit-o.

Copia de siguranta a bazei de date (back-up)

Periodic e necesar a se face cate o copie de siguranta a programului DOCPAT pentru a reduce pierderile de date in urma unor evenimente neplacute care pot afecta programul DOCPAT sau calculatorul pe care e instalat acesta. Aceste evenimente neplacute includ virusarea calculatorului, deteriorarea fizica a unitatii HardDisk (HDD) din interiorul calculatorului, sau reinstalarea sistemului de operare pe acel calculator cu stergerea implicita a tuturor datelor, inclusiv a programului DOCPAT.

Copia de siguranta a programului e necesara si pentru conversia datelor la o versiune mai noua.

a.    Pentru salvare accesati din meniu comanda Fisier -> Salveaza o copie de siguranta (operatie periodica). Aceasta optiune a fost adaugata recent in DOCPAT. Daca lipseste, cereti de la CIMEC ultima versiune sau folositi metoda indicata la paragraful urmator.

b.    Pentru obtinerea unei copii de siguranta a unei versiuni anterioare, copiati folderul docpat2k, adica folderul in care s-a instalat programul DOCPAT, sub un folder cu numele de forma:

        DOCPAT2k_AAAA_LL_ZZ_nnnn

        unde AAAA – anul curent, LL – luna curenta, ZZ – ziua curenta, nnnn – titlu descriptiv

Folderul rezultat se va scrie pe un CD, se va copia pe un alt HDD (HardDisk) sau pe o alta partitie logica.

Anterior instalarii unei versiuni noi de DOCPAT, dupa ce efectuati copia de siguranta, va rugam sa eliminati de la locatia originala folderul docpat2k pentru a face loc pentru noua versiune.

 

5. Instalarea aplicatiei DOCPAT

Mai intai faceti o copie de siguranta de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:

Se urmeaza procedura descrisa la capitolul Securitatea datelor, sectiunea Copia de siguranta a bazei de date (back-up).

Repetati la fiecare alta baza de date DOCPAT instalata pe calculator.

Procedura de instalare a aplicatiei DOCPAT este urmatoarea:

·        Se introduce CD-ul de instalare in unitatea CD-ROM a calculatorului, se lasa sa se execute comanda autorun si se alege locatia unde va fi instalat acest program. Dupa instalare se creeaza pe Desktop un icon catre programul DOCPAT 2000, care poate avea diverse sufixe, ce reprezinta versiunea programului (v - primul si b - al doilea nivel al versiunii).

·        In cazul in care nu porneste automat operatia de autorun, se intra in Windows Explorer, in structura CD-ului, iar in folder-ul instalare executati fisierul docpat2k.exe, care reprezinta fisierul de instalare al programului, dupa care urmati instructiunile de la punctul anterior.

La prima deschidere a programului se face initializarea, adica este solicitat numele institutiei (muzeu), in plus este solicitat si numele care va fi afisat pe fundalul programului. Daca doriti sa convertiti datele dintr-o versiune mai veche de DOCPAT, comanda Importa dintr-o alta baza de date DOCPAT 2000 din fereastra de initializare a programului va permite transferul acestora cat si a elementelor de personalizare (titlul de fundal, codul si numele detinatorului pentru fisele analitice de evidenta).

Atentie! Daca nu va regasiti pe lista detinatorilor, completati denumirea institutiei in campul a carei denumire este marcat cu culoarea rosie.

Dupa instalarea programului, e posibil (in functie de setarile calculatorului) sa apara aceasta fereastra la fiecare deschidere a aplicatiei DOCPAT.

Pentru disparitia acesteia trebuie:

·        sa da clic pe butonul Cancel

·        din meniu se parcurge urmatorul traseu:Tools->Macro->Security

·        in aceasta fereastra se schimba bifa de la a doua optiune (Medium) la a treia optiune (Low), se apasa OK pentru confirmare, la urmatoarea fereastra se raspunde Yes, apoi OK la ultimul mesaj

·        se inchide aplicatia

La redeschidere nu va mai aparea aceasta fereastra.

Conversia datelor dintr-o versiune anterioara

Mai intai faceti o copie de siguranta de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:

Se urmeaza procedura descrisa la capitolul Securitatea datelor, sectiunea Copia de siguranta a bazei de date (back-up).

Repetati la fiecare alta baza de date DOCPAT instalata pe calculator.

Daca aveti in posesie DOCPAT cu inregistrari introduse, versiunea DOCPAT 97, sau o versiune mai veche decat DOCPAT 2000 v.2.3, contactati CIMEC pentru o conversie speciala la sediul institutiei. Veti primi inapoi ultima versiune DOCPAT cu datele trimise.

La alte versiuni, conversia datelor se efectueaza din interiorul programului DOCPAT.

La prima deschidere a programului, sunteti intampinat de fereastra de initializare.

Comanda Importa dintr-o alta baza de date DOCPAT 2000 din fereastra de initializare a programului va permite transferul inregistrarilor si a elementelor de personalizare (titlul de fundal si codul si numele detinatorului pentru fisele FAE) dintr-un DOCPAT anterior.

Ulterior initializarii pot fi importate si alte baze de date prin comanda Fisier -> Import fise din aceeasi versiune (v.2.3)”.


 

6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)

v     Meniul Fisier

Seteaza pagina pentru tiparit – defineste caracteristicile raportului care va fi scos la imprimanta: dimensiunile marginii, afisare verticala sau orizontala (portrait/landscape) etc.

Tipareste - Rapoarte – executa tiparirea

Salveaza in Word – Rapoarte - raportul ales poate fi transformat intr-un document word (pune automat icon-ul acestuia pe desktop). Se transfera doar informatia, fara imagini si linii separatoare, din cauza limitelor programului ACCESS.

Import fise din aceeasi versiune (v.2.3) - pentru unificarea mai multor baze de date este nevoie ca acestea sa fie in aceeasi versiune. Pentru conversia datelor dintr-o versiune mai veche in ultima versiune se parcurg etapele din pagina anterioara.

Afiseaza raportul privind importurile – Deschide documentul care contine istoricul importurilor efectuate catre versiunea curenta de DOCPAT.

Compacteaza baza de date – permite o mai buna rulare a programului. Este indicat ca aceasta operatie sa se faca o data pe luna.

Salveaza o copie de siguranta (operatie periodica) – copiaza folderul curent al programului DOCPAT (inregistrari, fisiere imagini, inclusiv fisierul aplicatiei curente) la o locatie aleasa. Pentru mai multe informatii consultati capitolul Securitatea datelor, sectiunea Copia de siguranta a bazei de date (back-up).

Iesire - comanda pentru inchiderea programului.

v     Meniul Introducere

Arheologie … Stiinta si tehnica – deschide formularele de Arheologie … Stiinta si tehnica in formularul de introducere date. Inregistrarile care s-au introdus pana la acel moment nu pot fi vizualizate sau modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.

Arhive documentare – deschide formularul de Arhive documentare in modulul introducere date. Inregistrarile care s-au introdus pana la acel moment nu pot fi vizualizate sau modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.

v     Meniul Modificare

Limitele programului Access fac ca in formularul de modificare afisarea inregistrarilor sa fie aleatorie si nu e posibila folosirea functiilor specifice programului Access (exemplu: cautarea, ordonarea, filtrarea datelor)

Arheologie … Stiinta si tehnica – deschide formularele de Arheologie … Stiinta si tehnica in formularul tip modificare date. Inregistrarile care s-au introdus pana in acel moment pot fi vizualizate, modificate. Formularul de modificare permite si inregistrari noi.

Toate Domeniile – deschide formularul de modificare, cu toate inregistrarile introduse, indiferent de domeniu cultural. Inregistrarile care s-au introdus pana la acel moment pot fi vizualizate, modificate. Formularul permite si introducerea de inregistrari noi.

Identificarea utilizatorului curent

Detinator – numele detinatorului introdus/ales in etapa instalarii programului pe computer

Cod detinator – codul detinatorului aferent detinatorului, conform Listei detinatorilor de bunuri culturale mobile din Romania, lista administrata de CIMEC

Tip utilizator – ascuns la initializarea programului si implicit Operator la pornirea programului. Trecea la tipul Administrator permite stergerea de inregistrari, adica permite folosirea butonului Stergeti fisa din cadrul formularelor de modificare pentru fise sau arhive documentare.

v     Meniul Clasare

In acest meniu documentatia bunurile culturale mobile clasate poate fi vizualizata rapid.

v     Meniul Selectii (Selectii pentru fise)

 

Selectie fise – Deschide formularul de selectii. Inregistrarile gasite pot fi apoi vizualizate, modificate, scoase la imprimanta sub forma de rapoarte sau exportate ca fisiere word.

Nume selectie / Bifa de selectie – Se deschide pentru a efectua o selectie cu bifa.

 

Gestiune selectii pentru export de date – Se deschide pentru a efectua exportul inregistrarilor bifate. Selectiile prin bifa existente se pot vizualiza, modificarea sau exporta.

v     Meniul Validare

Acest meniu se foloseste in cazul in care se doreste validarea inregistrarilor introduse.

Exista doua posibilitati:

  1. semnaleaza inregistrarile care au la campurile cu liste atasate forme diferite (greseli de tastare, forme accentuate diferite de formele neaccentuate din liste) sau inexistente listele standard.
  2. sa apara un mesaj din care rezulta ca nu exista nici un termen nevalidat.

Aplicatia DOCPAT permite completarea datelor care nu sunt in listele atasate, prin urmare modificarea neconcordantelor semnalate este optionala.

v     Meniul Rapoarte (Rapoarte pe toate fisele)

Acest meniu permite vizualizarea pe ecran sau listarea la imprimanta a rapoartelor cu care este inzestrat programul, rapoarte grupate pe urmatoarele categorii:

-         Fise

-         Liste

-         Cataloage

-         Rapoartele arhivelor documentare

v     Meniul Termeni (Actualizare termeni)

Vizualizare – permite consultarea tezaurelor de termeni fara a putea face modificari

Actualizare - permite consultarea si actualizarea tezaurelor de termeni

Lista Experti – permite consultarea si actualizarea listei expertilor pentru patrimoniul cultural mobil

v     Meniul Ajutor

Despre DOCPAT – informatii despre versiunea curenta a programului si datele de contact al Institutului de Memorie Culturala

Manual DOCPAT- manualul de utilizare a programului DOCPAT

Istoric DOCPAT - istoricul dezvoltarii aplicatiei DOCPAT

 

Setarea Date – instructiunile de setare a datei in forma romaneasca pentru DOCPAT, in functie de ce versiune Microsoft Windows are calculatorul utilizatorului

Intrebari frecvente – Raspunsurile la intrebari primite frecvent de la utilizatori

Forma fisei FAE – Formatul standard al fiselor analitice de evidente specifice fiecarui domeniu cultural

Instructiuni de completare a fiselor manuale FAE – instructiuni de completare a fiselor de evidenta din fiecare domeniu de patrimoniu cultural mobil si a formularelor necesare clasarii


Recomandari generale privind introducerea datelor in program

Ø      Inainte de a se incepe evidenta informatizata intr-o institutie este necesara stabilirea de reguli de completare uniforme (aplicate constant), cum ar fi: ce se scrie cu majuscula, daca sunt admise prescurtari (exemplu: tipul de obiect se va scrie incepand cu majuscula, la datare se scrie “secol” si nu “sec.“, sferturile de secol se scriu „¼ secol” si nu „primul sfert”) etc. De preferat ar fi sa nu se scrie nimic doar cu majuscule.

Ø      Pentru introducerea fonturilor diferite de limba romana (ex.: grecesti), se procedeaza astfel:

a) intr-un fisier word se scrie textul cu ajutorul comenzii Insert->Symbol, apoi se copiaza in programul DOCPAT (cu ajutorul comenzilor din taste ctrl+c/ctrl+v sau a comenzilor din mouse Copy/Paste)

b) de pe bara de Start->Accesories->Character Maps se selecteaza fonturile in campul 'Characters to copy', iar cuvintele grecesti rezultate se copiaza in campul din aplicatia DOCPAT.

Ø      Pentru a putea ordona, in diverse selectii, dupa numarul de inventar trebuie ca numarul de inventar sa se scrie sub forma: 0001, 0002, 0003 etc., daca avem numere de inventar de ordinul miilor). Calculatorul face ordonarea dupa primul caracter din dreapta.

Ø      La un numar de inventar avem mai multe obiecte identice sau diferite (exemplu: un costum popular, o cutie cu fluturi etc.). Daca obiectele sunt identice se introduc intr-o singura inregistrare si se alege ca tip de fisa cea colectiva.

Ø      Daca obiectele sunt diferite, atunci pentru fiecare piesa se face o inregistrare separata iar la numarul de inventar se va adauga un separator (cratima, bara inclinata) urmat de cifra sau sigla (exemplu: numar de inventar in registru:15, piesele componente 15-1, 15-2, 15-3 etc.)

Ø      Pentru informatiile privind localizarea, campurile sa se completeze in ordinea administrativa: judet, comuna (daca e cazul), localitate. Aceasta ordine permite folosirea listelor ierarhice atasate (usureaza munca, evita scrierea gresita sau necompletarea comunei). In cazul in care se scrie mai intai localitatea si apoi comuna, informatia din localitate va disparea.

Ø      Numele de persoane se trec sub forma nume, prenume, exceptand numele cu grafie speciala, istoric consacrata.

Ø      Informatiile legate de starea de conservare (ex.: colt rupt, zgarietura etc.) se trec in campul de descriere.

Ø      Pentru domeniul Stiintelor naturale la Descriere nu trebuie descris specimenul, ci enumerate elementele distincte (cel mai adesea legate de starea de conservare).

Ø      Pentru campurile de tip data (zz/ll/aaaa) in cazul in care se stie doar anul, se va completa o data conventionala, respectiv prima zi din prima luna a anului, sub forma 01/01/aaaa

Ø      Valoarea nominala pentru un numar de inventar care are mai multe obiecte identice reprezinta valoarea generala, nu a unui singur obiect (ca in inventarul contabil). In plus, exista posibilitatea ca un numar de inventar sa contina obiecte diferite/cu valori diferite si este dificil sa se faca detalierile valorice pentru fiecare obiect (exemplu: un album de fotografii).

Ø      Introducerea unor descrieri mai lungi ale obiectului

Numarul de caractere admis de campul de descriere este foarte mare, nu prezinta o problema introducerea de descrieri, de exemplu, chiar de cateva pagini. La vizualizarea fisei de evidenta a obiectului trebuie sa alegem Extins cu poza (daca dorim sa fie si imaginea inserata in fisa) sau Extins fara poza (daca dorim sa nu fie si imaginea inserata) si apoi se apasa pe butonul Raport, aflat in partea dreapta, sus a ecranului.

Diferenta intre fisa standard si fisa extinsa este ca prima are formatul fix, fata – verso (respectand formatul standard de carton al fisei de obiect), pe cand a doua nu are limitare ca numar de pagini (doar campul Descriere este marit nu si alt gen de informatie).

Ø      Se completeaza campul Nr. inv. colectie daca exista in muzeu si un inventar separat pentru colectii, daca nu exista campul va ramane gol. Nu trebuie sa se treaca aceeasi valoare care este completata in Nr. inventar, ce reprezinta numarul de inventar al bunului din Registrul de inventare

Ø      In activitatea de introducere a datelor este util folosirea comenzilor din tastatura sau mouse

A. Comenzi de pe tastatura

- Ctrl+' =               copiaza intr-un camp continutul din inregistrarea precedenta.

- Ctrl+F =      cauta inregistrari dupa anumite criterii, in cadrul formularului de completare

- Ctrl+C =      copiaza informatia selectata

- Ctrl+V =      transfera informatia in locul unde se afla cursorul

- Ctrl+X =      sterge datele si le transfera in clipboard

- Esc = anuleaza o comanda

B. Comenzi cu ajutorul mouse-ului

Sunt comenzi rapide care ne permit urmatoarele operatii:

1) Ordonarea (alfabetic sau invers alfabetic) inregistrarilor

Se fixeaza cursorul in campul respectiv, se da clic dreapta din mouse si se alege comanda Sort ascending (daca se doreste ca informatia sa fie in ordine alfabetica/crescatoare) sau Sort descending (daca se doreste sa fie in ordine invers alfabetica/descrescatoare).

2) Selectarea inregistrarilor pe un criteriu

a. Se selecteaza pe formularul de MODIFICARE informatia/parte din informatie pentru filtru. Se da clic dreapta din mouse si se alege comanda Filter by Selection. In formular vom avea afisate doar inregistrarile dupa criteriul impus. Aceste inregistrari se mai pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel camp sau din oricare camp dorit. Se fixeaza cursorul in campul respectiv, se da clic dreapta din mouse si se alege comanda Sort ascending (daca se doreste ca informatie sa fie in ordine alfabetica/crescatoare) sau Sort descending (daca se doreste sa fie in ordine invers alfabetica/descrescatoare).

3) Selectarea inregistrarilor care nu contin o anumita informatie

a. Se selecteaza pe formularul de MODIFICARE informatia/parte din informatia, dupa care se doreste filtru. Se da clic dreapta din mouse si se alege comanda Filter Excluding Selection. In formular vom avea afisate doar inregistrarile dupa criteriul impus. Aceste inregistrari se mai pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel camp sau din oricare camp dorit. Se fixeaza cursorul in campul respectiv, se da clic dreapta din mouse si se alege comanda Sort ascending (daca se doreste ca informatie sa fie in ordine alfabetica/crescatoare) sau Sort descending (daca se doreste sa fie in ordine invers alfabetica/descrescatoare).

 


7. Stergerea fiselor in DOCPAT

Pentru a evita stergerea neautorizata a unor fise introduse s-a impus acest nivel simplu de securitate. Stergerea unei fise consta in eliminarea tuturor referintelor legate de acea fisa: date si imaginile atasate acelei inregistrari.

La pornirea programului utilizatorul se incadreaza automat sub tipul de utilizator Operator. Stergerea fisei se activeaza prin selectarea din meniu: Modificare -> Identificarea muzeului, unde se va schimba valoarea campului Tip utilizator in Administrator si apoi se va apasa butonul Aplica setarea. Schimbarea acestei setari face ca formularul de introducere, aflat in fundal, sa se inchida automat.

“Modificare à Identificarea utilizatorului curent”

8. Operatii cu imagini

a) Prelucrarea imaginilor

Imaginile digitale ar trebui prelucrate inainte de atasare, ca sa aiba o dimensiune mai mica (nici o dimensiune mai mare de 500 pixeli), altfel programul va rula greu. Exista posibilitatea ca la un numar mare de inregistrari cu imagini nemicsorate sa apara chiar erori. Din acest motiv s-a impus ca fisierele „tif” sa nu poata fi atasate, deoarece consuma prea mult spatiu, E recomandabil ca fotografiile initiale sa le pastrati la dimensiunea normala pentru ca desi programul va permite exportul imaginii intr-o locatie aleasa, fiind la dimensiuni mici, nu mai poate fi folosita pentru un afis, pliant.

In cazul in care nu s-a facut prelucrarea fiecarei imagini, e bine sa se faca prelucrarea automata a intregului folder de imagini (micsorarea acestora). Acestea necesita urmatoarele operatii:

1. Inainte de prelucrare se face o copie a folderului, ca masura de siguranta. Atentie! Pe desktop se afla Icon-ul (shortcut), locatia programului este in C/Program Files (locatie automata) sau alta locatie (pe care ati ales-o la instalare).

2. Pentru a prelucra rapid un numar mai mare de imagini aveti nevoie de un program de prelucrare a imaginii (ex.: Adobe sau Irfanview).

Programul Irfanview are avantajul de a se putea descarca (gratuit) programul de pe adresa WEB.

a) Se descarca programul de pe http://www.irfanview.com/main_download_engl.htm (oricare dintre trimiterile din pagina).

Din File-> Open se deschide o imagine din folderul cu imagini de micsorat.

Din bara de meniu se urmeaza aceasta cale: File -> Batch Conversation/Rename->Add All

Pentru micsorarea calitatea imaginii (reduce substantial marimea imaginii) se urmeaza calea: Output Format->Options ->Save quality (se deplaseaza cursorul pana la valorile 20 sau 30) -> OK.

In campul „Output directory” se alege locatia unde sa fie salvate imaginile micsorate (E obligatorie alegerea altei locatii!)

Se apasa START apoi se apasa pe butonul Exit.

Acest program permite micsorarea automata a unui folder de imagini TIF si transformarea acestor imagini in fisiere jpg.

Etapele sunt identice ca mai sus, in plus trebuie doar ca in campul Output-JPEG Format sa se aleaga din lista JPG-JPEG Format.

b) atasarea

Operatia de atasare a imaginilor digitale este extrem de simpla, fiind similara cu cea de atasare a fisierelor in e-mail.

Se apasa pe butonul Adauga, se selecteaza imaginea dorita din partitia computerului/alt suport digital. In cadrul programului imaginea este redenumita automat si nu se pastreaza corespondenta denumirilor. In cazul in care se doreste selectarea mai multor imagini se repeta operatia (nu exista limitare la numarul de imagini atasate). Este important ca prima imagine din folderul de imagini sa fie reprezentativa deoarece numai aceasta apare in vizualizarea/printarea fisei de evidenta. In cazul in care se doreste schimbarea imaginii pentru prima pozitie se merge cu cursorul pe cea dorita si se apasa pe butonul In top.

Pentru a reimprospata lista cu fotografii digitale se apasa pe butonul Refresh.

Pentru atasarea imaginii unui obiect care are avers/revers cele doua fotografii digitale se lipesc cu ajutorul unui program de prelucrare a imaginilor si apoi se ataseaza in aplicatia DOCPAT.

Inaintea operatiei de lipire trebuie ca ambele fotografii digitale sa aiba aceleasi dimensiuni, pentru ca in imaginea finala sa apara centrate si la fel de mari.

Unificarea imaginilor implica urmatoarele operatii:

- Se deschide Irfanview.

- Din bara de meniu se urmeaza aceasta cale: Image -> Create Panorama image

- La Direction se alege Vertical (daca se alege optiunea Horizontal imaginea nu va corespunde spatiului standard din fisa obiectului la vizualizare/printare).

- Se apasa Add images si se alege prima poza (ex.: aversul monedei), se apasa Add images si se alege a doua poza (ex.: reversul monedei).

- Dupa ce ati adaugat fiecare imagine, apasati Create image pentru a obtine imaginea unificata.

- Pentru salvare, se alege din bara de meniu urmatoarea cale: File -> Save, se alege locatia unde se salveaza, se redenumeste imaginea si din Save as Type se alege optiunea JPG – JPEG Files (pentru a pastra claritatea imaginii).

- Inchideti Irfanview.

c) vizualizarea imaginilor

Se pot vizualiza prin doua metode:

- Ne pozitionam pe inregistrarea aleasa, se merge in folderul Imagini, se intra pe lista de imagini, vazand fotografiile digitale pozitie cu pozitie.

- Ne pozitionam pe inregistrarea aleasa, se merge pe butonul Raport (butonul din dreapta, sus a formularului de introducere/modificare), se alege optiunea Lista de fotografii si se apasa pe butonul Raport pentru vizualizare.

d) stergerea imaginilor

In cazul in care se doreste stergerea unei imagini se merge cu cursorul pe pozitia imaginii dorite si se apasa butonul Stergere.

e) exportul imaginilor

Se pozitioneaza pe imaginea aleasa, se apasa pe butonul Export si se alege locatia unde doriti sa fie salvata imaginea.

La export imaginea va avea ca denumire codul dat automat de program, nu cea anterioara atasarii in DOCPAT (exemplu: 6456C150091B487B9BDE3ED896986ED7.jpg si nu TapiserieScenaVinatoare.jpg)

9. Modulul clasare si documentatia (pe hartie si suport digital) ce insoteste un lot de propuneri de clasare pentru bunurile culturale mobile susceptibile de a fi clasate

Un lot (transa) de propuneri pentru clasare inaintate compartimentului de specialitate din Ministerul Culturii si Cultelor trebuie sa contina: fisele de evidenta FAE, cererile de clasare, rapoartele de expertiza, centralizatorul privind bunurile culturale propuse (in cazul in care avem mai multe propuneri), copia inregistrarilor respective in DOCPAT, fisierele digitale ale imaginilor propunerilor la rezolutie mare. Unele documente pot fi acum listate pe hartie si extrase pe suport digital din programul DOCPAT.

 

a. Cerere de clasare si raport de expertiza

Trebuie parcurse urmatoarelor etape:

1.     Completatii in Formularul de introducere/modificare fisa bunului cultural propus pentru clasare. Daca aceasta exista deja, o cautati si o afisati pe ecran in formularul de introducere.

2.     Apasati pe butonul 'Clasare'.

3.     Se deschide formularul de completare a Cererii de clasare si a Raportului de expertiza pentru bunul cultural. Se completeaza informatiile deschizand pe rand subpaginile pentru Cerere (paginile 1-3) si Raportul de expertiza (paginile 1-4).

-         O parte din datele obiectului selectat pentru clasare se completeaza automat in anumite campuri, fiind extrase din fisa obiectului (detinator, numar de inventar, tip, subtip/titlu).

-         Alte informatii introduse la primul dosar vor aparea automat la urmatoarele completari (de exemplu, adresa detinatorului, codul fiscal/personal, informatiile legate de expert).

-         Bifele automate sunt pentru cazurile cele mai des intalnite (exemplu: clasarea unui bun cultural in categoria Tezaur). Programul permite schimbarea manuala a acestor bife (exemplu: cand se propune clasarea in categoria Fond).

- La completarea criteriilor de clasare programul nu admite sa se dea valoarea 0 la vreun punctaj, dar permite necompletarea sa. Exemplu: un bun cultural mobil are valoare artistica, dar nu are valoare memoriala. In acest caz ramane necompletat doar criteriul memorial.

4.     Se salveaza formularele apasand pe butonul 'Salveaza'.

5.     Pentru listarea Cererii de clasare si a Raportului de expertiza se apasa butonul 'Raport'. Se vizualizeaza pe ecran inainte de listare. Daca vedeti date, incorecte inchideti fereastra de raport si va intoarceti la formularul de clasare pentru a modifica datele necorespunzatoare.

Vizualizarea  tuturor propunerilor de clasare se face accesand meniul Clasare -> Cerere de clasare si raport de expertiza.

b. FISA FAE

1.Pentru intoarcerea la fisa de obiect din Formularul de modificare se apasa pe butonul 'Fisa obiectului'.

2.Se vizualizeaza Fisa extinsa cu poza din lista atasata butonului Raport (butonul pozitionat in formular, dreapta sus). Este recomandata folosirea raportului extins deoarece permite listarea integrala a continutului fiecarei rubrici, decaland corespunzator spatiile din fisa standard daca lungimea textului unei rubrici depaseste spatiul mediu alocat. In fisa printata vor fi vizibile toate datele, indiferent de dimensiune.

Inainte de a lista fisa de obiect, sa va asigurati ca imaginea din raport este reprezentativa pentru obiect (sa nu fie o imagine de detaliu sau una calitativ inferioara).

3. Se printeaza fisa (Fisier->Tipareste – Rapoarte)

c. Centralizatorul privind propunerile  pentru bunurile culturale clasate

Exista doua situatii:

c.1.Este primul lot de propuneri de clasare in DOCPAT - pentru a se vizualiza raportul se parcurge traseul: Rapoarte pe toate fisele ->Liste->Centralizator. Se printeaza centralizatorul (Fisier->Tipareste – Rapoarte).

c.2 In DOCPAT exista si alte loturi de propuneri de clasare

Sunt doua variante de vizualizare a centralizatorului:

1. Se vizualizeaza raportul din formularul de selectii (Selectii pentru fise->Selectii fise). Dupa impunerea criteriilor de selectie, care sa aiba ca rezultat inregistrarile din lotul de propuneri respectiv, se vizualizeaza raportul Centralizator din lista atasata butonului Raport.

2. Se exporta lotul de propuneri, folosind functia Export (Selectii pentru fise -> Gestiune selectii pentru export de date). In DOCPAT-ul rezultat, ce va contine lotul respectiv de fise, se vizualizeaza raportul parcurgand etapele descrise la punctul c.1.

d. Copia programului DOCPAT ce contine doar inregistrarile din lotul respectiv.

Aceasta copie se obtine folosind functia de export (vezi pag. 29).

10. Actualizarea listelor de termeni

Acest meniu permite actualizarea tezaurului de termeni pentru orice camp (exceptie sunt doar listele cu localizari geografice).

La Vizualizare pot fi vazute listele cu termeni, iar la Actualizare, pe langa vizualizare se pot introduce noi inregistrari. Listele sunt structurate pe domenii culturale de patrimoniu, cu campurile corespondente.

Selectati domeniul de patrimoniu dorit

Liste de termeni->Actualizare->Domeniu->Lista dorita

Noul termen il introduceti la sfarsitul listei. La o redeschidere a listei termenul introdus va fi afisat la pozitia determinata de ordinea alfabetica.

In cazul in care termenul a fost adaugat cu formularul de introducere/modificare deschis in fundal pentru a-l putea vedea si in lista atasata campului din formular trebuie ca acesta sa fie inchis si dupa ce a fost redeschis termenul va fi vizibil, respectand ordinea alfabetica.

 

11. Selectii

Pentru a usura accesul la informatia stocata in programul DOCPAT au fost concepute o serie de formate prestabilite: cataloage, fise, liste si rapoarte, dupa criterii de selectare generale (domeniu de patrimoniu). Programului i-a fost adaugat formularul Selectii, ce ofera utilizatorului posibilitatea de a extrage informatii din baza de date dupa criteriile dorite, altele decat cele prestabilite, ex.: tip de obiect, artist, material, numar de inventar, data intrarii in colectie, loc de descoperire sau de colectare si multe altele.

Informatiile din baza de date pot fi regasite cu usurinta, cu conditia sa existe, sa fie completate corect si uniform. Selectia se poate face numai dintre inregistrarile dintr-un domeniu de patrimoniu (arta decorativa, arheologie, arta plastica, documente etc.) sau pentru toate inregistrarile din baza de date, indiferent de domeniu. Programul permite, de asemenea, selectia dupa un singur criteriu (ex. material: argint) sau - simultan - dupa mai multe criterii (ex.: material: argint, tip de obiect: colier si perioada: medievala).

 


Ajustarea paginii de selectii se poate face astfel:

Din coltul stanga sus se selecteaza comanda Move, si apoi se trage (prin fixarea mouse-ului pe contur) de fiecare latura, la marimea dorita.

Se poate deplasa toata fereastra, fara a i se modifica dimensiunile, prin fixarea mouse-ului pe bara orizontala albastra din partea superioara a ferestrei.

A.   Selectarea dupa un criteriu

 

 Alegerea domeniului de patrimoniu. Optiunea implicita este de selectare din toate domeniile. Daca se doreste selectarea inregistrarilor dintr-un singur domeniu, se debifeaza optiunea Toate domeniile prin clic in fereastra de bifare si apoi se selecteaza domeniul dorit din lista de optiuni a ferestrei Selectati domeniul (ex.: ARH, ETN, DOC, ARD etc.)

 

Alegerea rubricii (campului) de selectie. Se selecteaza din lista de optiuni a ferestrei Selectati campul titlul rubricii in care se poate gasi criteriul de selectie dorit: ex.: tip categorial, datare, autor, atelier etc. Apoi se poate alege un operator din lista ferestrei “Operator” (=, LIKE, NOT LIKE, < etc.):

a) pentru date de tip alfanumeric se pot selecta inregistrarile:

=         - identice cu conditia impusa (cazul cel mai frecvent!)

LIKE    - care contin conditia dorita

Exemplu: daca in campul Tip termenul „pictura” nu a fost introdus uniform, uneori completat “pictura”, alteori “pictura”, ca sa se selecteze toate inregistrarile cu picturi se alege operatorul LIKE, iar in Selectati termenul – criteriul de cautare se scrie “pictur”. Astfel, vom regasi in lotul de inregistrari selectate ambele forme.

NOT LIKE - fara conditia dorita (vor fi selectate toate inregistrarile, mai putin cele care contin sirul de caractere “pictur”).

<>       - care nu contin conditia impusa (daca aceasta conditie e “pictur”, atunci in inregistrarile selectate vor aparea pe langa celelalte tipuri din baza si cele cu „pictura” si „pictura”).

b) pentru date de tip numeric se pot selecta toate inregistrarile care au in campul respectiv valoarea:

=  - egala cu acel numar

>  - mai mare decat acel numar

>=  - mai mare sau egala cu acel numar

<  - mai mica decat acel numar

<=  - mai mica sau egala cu acel numar

<>  - diferita de acel numar

Alegerea termenului de selectie. Se selecteaza din lista corespondentul dorit pentru criteriul de selectie din campul “Selectati termenul-criteriu de cautare”.

IMPORTANT! In lista de optiuni apar numai termenii existenti in baza de date la momentul selectiei.

Cand lista de termeni este foarte lunga, putem sa ne pozitionam la termenul cautat utilizand bara de butoane cu caractere alfabetice, cifre si caractere speciale aflata dedesubt. Este un instrument ajutator pentru pozitionarea in lista de termeni la termenii care incep cu o anume litera, cifra sau caracter special (asterisc, ghilimele etc.). Astfel, clicand pe caracterul dorit, vor aparea in lista de termeni din fereastra Selectati termenul-criteriu de cautare termenii care incep cu litera, cifra sau caracterul special respectiv.

Confirmarea optiunii de selectie. Prin clicarea pe butonul “Adaugare criteriu de selectie” din stanga am confirmat (si salvat) optiunea de selectie, iar in campul de lucru aflat sub criteriul de cautare poate fi vizualizat.

Inregistrarile dorite pot fi vizualizate in formatul dorit.

B. Selectarea dupa mai multe criterii

 

Cei patru pasi mentionati mai sus se reiau pentru fiecare criteriu de selectie adaugat.

Alegerea relatiilor intre criteriile de selectie: Pentru doua sau mai multe criterii de selectie alese prin procedeul descris mai sus trebuie sa indicam si raporturile dintre criterii, respectiv: sa fie concomitente (operatorul boolean „si”), sa fie alternative (operatorul boolean „sau”).

Exemple:

  • “Si” = cele doua criterii trebuie sa fie prezente concomitent intr-o inregistrare: „cercel” si „argint” – Caut numai cercei din argint; „Caut obiecte din argint din perioada medievala”: „argint” si „medievala”).
  • “Sau” = trebuie sa fie prezent cel putin unul dintre criterii: „cercel” sau „argint” – „Vreau sa imi afiseze toate inregistrarile cu obiecte care fie sunt cercei (indiferent de material), fie orice obiect din argint”.

Pastrarea sau stergerea criteriilor de selectie

Pentru memorarea sau stergerea criteriilor de selectie (poate fi un singur criteriu sau un ansamblu cu mai multe criterii) se folosesc urmatoarele butoane de comenzi:

Ø      “X” - daca se doreste stergerea selectiei;

Ø      “S” - daca se doreste salvarea selectiei, cu toate criteriile alese si folosirea ei alta data (denumirea salvarii poate fi numerica – data automat sau alfanumerica - asa cum doriti);

Ø      “I” – se incarca o selectie salvata anterior.

Prin clicarea pe selectia dorita din lista de selectii afisate, formularul de selectare va fi incarcat automat cu aceasta.

Vizualizarea numarului de inregistrari rezultate din selectie

Numarul de inregistrari selectate sunt afisate in “Status: record(s)”. Daca rezultatul selectiei nu este multumitor, poate ca selectia trebuie reformulata pe baza unor criterii mai precise. De exemplu, selectia pe criteriul ”medievala” poate sa selecteze cateva mii de fise. In acest caz, este de dorit sa introducem un al doilea criteriu, care sa selecteze si categoria de piese, datarea, provenienta sau materialul.

Alegerea criteriilor de ordonare a rezultatelor selectiei

Din campul “Sortare” se alege ordinea de afisare a rezultatelor selectiei, pe unul sau mai multe chei de ordonare. De exemplu, pentru a obtine ordonarea inregistrarilor crescator dupa numar de inventar, se selecteaza denumirea campului „Nr. Inventar”. Se pot selecta mai multe criterii de ordonare, caz in care se recomanda sa se inceapa cu cele mai cuprinzatoare si in cadrul lor sa se aplice criterii mai restranse. De exemplu, putem opta sa ordonam un numar mare de rezultate dupa scoala, in cadrul scolii dupa numele artistului, iar la acelasi artist dupa titlul operei artistice. Campurile alese in fereastra din stanga jos se afiseaza in fereastra alaturata din dreapta. Cu ajutorul sagetilor orientate spre dreapta sau spre stanga se pot adauga sau scoate cheile de sortare. Afisarea se va face alfabetic/in ordine crescatoare. Prin dublu-clic pe criteriul de ordonare, selectia va fi afisata in ordine descrescatoare.

Alegerea modului de afisare a rezultatelor selectiei

In cazul in care s-a debifat campul Toate domeniile si s-a ales o categorie de patrimoniu din lista atasata campului Selectati domeniul, vedeti doar inregistrarile din acel domeniu, iar inregistrarile selectate pot fi vizualizate in formatele specifice (ex. : doar daca e bifat domeniul NUM inregistrarile selectate pot fi vazute sub forma unui catalog numismatic).

Exista mai multe metode de afisare a selectiei dorite, pe ecran sau pe hartie:

Ø      Consultare - se vizualizeaza formularul cu inregistrarile respective, dar nu se pot face modificari pe inregistrarile afisate.

Ø      Form - se vizualizeaza formularul cu inregistrarile respective si permite efectuarea de modificari in inregistrarile afisate.

Ø      Raport – sunt afisate intr-un raport inregistrarile selectate in ordinea sortarii stabilite:

-“FAE” – fisa analitica de evidenta (se poate alege varianta fisa cu fotografie sau doar fisa text)

- Catalog de expozitie (cu sau fara imagini)

- Catalog general (in varianta pe o coloana sau pe doua coloane)

- Lista de imagini (imagini suplimentare fata de cea care apare pe fisa)

- Tabel de inventar

- Lista de inventar

Dupa selectarea raportului dorit pentru vizualizare trebuie sa se apese butonul Raport.

Pentru inchiderea ferestrei „Selectii” se face clic pe butonul “IESIRE” sau pe butonul “x”, de pe bara superioara orizontala a ferestrei.


Exemplu de selectii multiple:

*      „Vreau sa selectez din aplicatia DOCPAT inregistrarile cu picturile si sculpturile din perioada 1900 – 1950, ale caror stare de conservare permit sa fie expuse intr-o expozitie.”

Aceasta implica selectarea picturilor (informatii din camp Categorie) si sculpturilor (informatii din camp Categorie) din perioada 1900 - 1950 (informatii in campurile An inceput, An sfarsit) care indeplinesc conditia buna de expus (bifat in campul Bun de expus).

Ca sa se obtina selectia dorita trebuie urmate urmatoarele etape:

  • Se apasa butonul ()
  • Din campul Selectati campul se alege Categorie
  • Se alege Operatorul LIKE
  • In campul Selectati termenul – criteriul de cautare se selecteaza din lista atasata valoarea “Sculptura”
  • Se apasa pe butonul Adaugare criteriu de selectie

  • Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU
  • Se alege Operatorul LIKE
  • In campul Selectati termenul – criteriul de cautare se selecteaza din lista atasata valoarea “Pictura”
  • Se apasa pe butonul Adaugare criteriu de selectie
  • Se apasa butonul ()

  • Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU
  • Din campul Selectati campul se alege An inceput
  • In campul Selectati termenul – criteriul de cautare se selecteaza din lista atasata anul ce reprezinta marginea inferioara a intervalului “1900”
  • Se alege Operatorul >
  • Se apasa pe butonul Adaugare criteriu de selectie

  • Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SI
  • In campul Selectati campul se alege An sfarsit
  • In campul Selectati termenul – criteriul de cautare se selecteaza din lista atasata anul care reprezinta marginea superioara a intervalului “1950”
  • Se alege Operatorul <
  • Se apasa pe butonul Adaugare criteriu de selectie

Pentru vizualizarea acestor inregistrari rezultate se alege formatul dorit (formular – Form/Consultare sau rapoarte).

*      Vreau sa stiu cate fise au fost introduse intr-un anumit interval de timp.

  1. Se deschide formularul “Selectii pentru fise”.
  2. Daca sunt fise introduse intr-un singur domeniu se debifeaza campul “Toate domeniile” si se selecteaza domeniul respectiv.
  3. Din “Selectati campul” se alege din lista “Data introducerii”.
  4. In campul “Selectati termenul-criteriu de cautare” se alege din lista atasata data de inceput al intervalului, dar se sterge ora (Ex.: in lista avem “01.01.1999 02:11:36” si se lasa “01.01.1999” sau “10-May-07 11:55:13” va deveni “10-May-07”. (Pot fi diferite formele de afisare a datei, in functie de setarile calculatorului).
  5. In campul “Operator” se selecteaza din lista operatorul matematic “>=” (mai mare sau egal), astfel vor fi selectate toate inregistrarile pornind de la acea data (inclusiv).
  6. Se apasa pe butonul “Adaugare criteriu de selectie” si conditia impusa va fi vizualizata in fereastra de mai jos.
  7. Se apasa pe butonul “Si”.
  8. In campul “Selectati termenul-criteriu de cautare” se selecteaza data sfarsitului de interval, dar se sterge ora. (Ex.: in lista avem “01.09.2003 15:44:14” si se lasa “01.09.2003”).
  9. In campul “Operator” se selecteaza din lista operatorul matematic “<=” (mai mic sau egal), astfel vor fi selectate toate inregistrarile introduse pana la acea data (inclusiv).
  10. Se apasa pe butonul “Adaugare criteriu de selectie” si conditia impusa va fi vizualizata in fereastra de mai jos.
  11. In partea de jos a ecranului se pot vedea cate inregistrari respecta conditiile impuse (Ex.: “Status: 94 record(s)”).

12. Setarea datei la forma romaneasca pentru DOCPAT

Forma datei se configureaza pentru limba romana, astfel pentru diferite versiuni de Microsoft Windows:

a.    Windows 2003 server

Control Panel -> Regional and Language Options ->

    -> Regional Options trebuie sa arate astfel:

                        Standards and formats = Romanian

b.    Windows XP

Control Panel -> Regional and Language Options ->

    -> Regional Options trebuie sa arate astfel:

                    Standards and formats = Romanian

c.     Windows 2000

Control Panel -> Regional Settings ->

    -> Regional Settings -> Language = Romanian

d.    Windows Me

Control Panel -> Regional Settings ->

    -> General -> Your locale (location) = Romanian

e.    Windows 98SE

Control Panel -> Regional Settings ->

-> Regional Settings = Romanian

13. Importul datelor in DOCPAT

Daca efectuati importul de mai multe ori, la versiunea curenta, dintr-o alta baza de date DOCPAT, nu veti obtine decat inregistrarile introduse ulterior importului anterior.

Din motive de securitate, nu sunt luate in calcul modificarile aduse fiselor deja importate.

Nu se pot importa date dintr-o versiune anterioara DOCPAT 2000 v2.3 sau dintr-o alta baza de date decat DOCPAT. Pentru conversa datelor contactati CIMEC.

Comanda de import se gaseste la meniul Fisier à Import fise din aceeasi versiune (v2.3.). In fereastra care se va deschide, trebuie sa selectati folder-ul programului DOCPAT (ex:docpat2k - contine baza de date MS Access si folderele: Imagini, utile, DocpatManual).

Repetati pentru orica alta baza de date DOCPAT pe care doriti s-o importati.

Exemplu de eroare cauzata de utilizare incorecta a programului:

Un utilizator a dorit ca fiecare colectie sa se introduca separat intr-o aplicatie informatica DOCPAT, crezand ca nu se pot face selectii (nu cunostea functiile DOCPAT-ului).

Trebuia pentru instalarea fiecarei aplicatii, sa se foloseasca de fiecare data executabilul standard, primit de la CIMEC (prin CD sau e-mail).

S-a procedat incorect, dupa ce s-au introdus datele de la prima colectie, pentru urmatoarea s-a copiat aplicatia DOCPAT, cu inregistrari, nu cea standard. Introducerea datelor din cea de-a doua colectie s-a facut doar prin stergerea datelor din campuri, nu a inregistrarilor existente. In plus, nici imaginile atasate din vechea aplicatie nu au fost sterse consumand inutil spatiul. La unificarea cu alte aplicatii DOCPAT a constatat ca nu se regasesc toate inregistrarile.

Explicatie:

La unificarea mai multor aplicatii DOCPAT cheia de legatura este codul inregistrarii, cod unic, generat automat de program pentru fiecare inregistrare introdusa. Pastrandu-se coduri existente in alta aplicatie DOCPAT au aparut dubluri la coduri (desi datele acestor inregistrari erau difererite) si prin unificare, dublurile - artificial create - nu au fost recunoscute si nu apareau in aplicatia finala.

DOCPAT permite unificarea mai multor aplicatii, care pot avea inregistrari de obiecte cu acelasi numar de inventar (in muzee nu intotdeauna numerele de inventar sunt unice), dar nu si cu aceleasi coduri generate de program (acestea trebuie sa fie unice).

Recomandari:

a. ca pe un calculator sa fie o singura aplicatie DOCPAT din urmatoarele motive:

- pentru situatii statistice trebuie sa fie toate inregistrarile in aceeasi aplicatie;

- va fi mai usoara efectuarea conversiei datelor la o versiune ulterioara (orice program informatic are, in timp, mai multe versiuni).

b. In cazul in care se doreste instalarea mai multor aplicatii - aferente fiecarei colectii - pe acelasi calculator trebuie ca:

- pentru fiecare aplicatie instalata sa se foloseasca CD-ul original;

- la instalarea unei noi versiuni a aplicatiei DOCPAT, sa se descarce executabilul pentru toate aplicatiile. Unificarea datelor nu se poate face cu aplicatii care au versiuni diferite.

14. Exportul unor date din DOCPAT

 

Aplicatia DOCPAT permite exportarea unor fise de obiect sau inregistrari din arhiva documentara. Aceste inregistrari vor fi depozitate intr-o versiune similara de DOCPAT, la o locatie aleasa de utilizator.

Selectarea inregistrarilor pentru export depinde de identificarea acelor inregistrari, prin deschiderea unui form de fisa FAE sau a formului de arhiva documentara, si de deschiderea formului Nume selectie / Bifa de selectie de la optiunea Selectii pentru fise.

A.    Se afiseaza in formularul de modificare o inregistrare care va face parte din selectia dorita.

Identificare inregistrarilor se poate face si din formularul de selectii.

Aceasta modalitate este recomandata atunci cand sunt foarte multe inregistrari in baza si este necesara o selectie preliminara.

Dupa construirea selectiei se apasa pe butonul Formular de modificare.

Alte moduri de a ajunge la inregistrarea dorita sunt urmatoarele:

-         comanda Find, dupa un criteriu (comanda din taste: Ctrl+F)

-         daca sunt foarte multe inregistrari in baza, pentru o gasire mai rapida se poate utiliza initial o comanda de filtru (comanda cu ajutorul mouse-ului Filter By Selection) si apoi sa se utilizeze comanda Find.

-         butoanele din bara de navigare

B.    Deschideti formul Nume selectie / Bifa de selectie de la optiunea Selectii pentru fise

In fereastra aparuta pe ecran se completeaza denumirea dorita pentru lotul de inregistrari selectate care vor fi exportate si se bifeaza.

Pentru alte inregistrari care fac parte din acelasi lot de inregistrari, in formul de fisa se cauta urmatoarele inregistrari si se bifeaza nemodificand numele selectiei.

Pentru obtinerea unui lot diferit, din formul Nume selectie / Bifa de selectie se va modifica numele selectiei apoi se va bifa.

In denumire nu sunt admise spatiile. Sunt admise caractere alfanumerice, precum si semnele “-“, “_”.

Pentru fiecare inregistrare din lot trebuie sa se bifeze campul de selectie.

Exemplu: Am in DOCPAT 30 picturi si 67 sculpturi. Vreau sa clasez trei picturi (autori: Petrascu, Gheorghe si Grigorescu, Nicolae). Pentru constituirea dosarului de propuneri de clasare este nevoie si de o copie electronica a acestor fise.

Selectarea se poate face alegand una din modalitatile de mai jos:

a. Se cauta in campul de autor cu ajutorul comenzii Find valorile: Petrascu, Gheorghe apoi Grigorescu, Nicolae. Se bifeaza campul de selectie.

 b. Se face un filtru preliminar prin comanda FILTER in campul “TIP” punand valoarea “pictura”.  Cu ajutorul  butoanelor de navigare se parcurg cele 30 de picturi si se bifeaza cele trei dorite.

c. Cu ajutorul butoanelor din bara de navigare se parcurg cele 97 inregistrari si se bifeaza doar cand pe ecran se vizualizeaza inregistrarile dorite.

Dupa alegerea fiselor dorite se inchide aceasta fereastra din butonul „X”.

Pentru exportul inregistrarilor din arhive documentare se procedeaza la fel ca pentru exportul fiselor de evidenta.

C.    Pentru vizualizarea si exportarea lotului de inregistrari selectare se parcurge din meniu:

Selectii pentru fise -> Gestiune selectii pentru export date

Pentru a exporta un lot trebuie sa se aleaga tipul de date din lotul respectiv: fise FAE sau inregistrari din arhiva demonstrativa. In fereastra urmatoare vor fi afisate denumirile loturilor de selectii aferente.

Apasand pe butonul Afiseaza selectii alese vor putea fi vizualizate inregistrarile din acel lot avand cateva elemente de identificare: numar de inventar, domeniul cultural de care apartin, categorie obiect, tip.

Apasand butonul Exporta selectia aleasa aceste inregistrari vor fi exportate intr-o locatie aleasa de dvs. Aceasta aplicatie va contine doar inregistrarile din lotul respectiv.

Clicand pe butonul Salveaza cu un alt nume se poate schimba denumirea lotului respectiv sau a unei parti a acesteia (se debifeaza inregistrarile din lot care nu respecta conditia dorita de partitie). Numele schimbat va fi completat in campul aferent.

Un lot de selectii poate fi sters prin pozitionarea denumirii acestuia din lista de denumiri si apasand butonul Sterge selectii alese.


15. Validarea inregistrarilor introduse

Acest meniu se foloseste in cazul in care se doreste validarea inregistrarilor introduse. Comanda permite verificarea termenilor din campurile care apar in meniul Actualizare termeni si are ca rezultat:

- un raport care poate fi vazut pe ecran sau listat la imprimanta (Pentru imprimarea raportului se deschide meniul Fisier si se selecteaza comanda Tipareste rapoarte. Pentru a avea informatii legate de actualitatea raportul printat acesta va avea la subsol data si ora printarii.)

sau

- un mesaj din care rezulta ca nu exista nici un termen nevalidat sau altul ca nu exista inregistrari asupra carora sa se efectueze validarea.

Aceasta comanda detaliaza erorile dar nu impiedica introducerea, afisarea sau selectarea inregistrarilor respective.

Campurile care au liste de termeni pot fi:

- cu aceeasi denumire in toate domeniile de patrimoniu: (tip, material, tehnica, cuvinte cheie etc.);

- specifice unui domeniu de patrimoniu (Exemple: arheologie - tip, Epoca/Perioada, Mediu cultural etc.; arta decorativa - Scoala/Atelier; numismatica - Stat emitent, Suveran emitent etc.).

Afisarea se va face in ordinea alfabetica a denumirii campurilor. Pentru o identificare mai rapida sunt afisate informatii privind: domeniul cultural/detinatorul si numarul de inventar a bunului cultural mobil.

Exemplu:

Pentru completarea in campul Tip exista posibilitatea de a selecta corespondentul tipului dorit din lista anexata, in cazul in care acesta nu exista se completeaza in Actualizare termeni->Actualizare, in domeniul dorit si in lista aferenta Tipului. Se revine pe formularul Introducere/Modificare si se selecteaza noul corespondent introdus in lista.

 

Daca se completeaza direct - fara ca tipul respectiv sa se regaseasca in lista - sau daca este scris altfel (erori de tastare, forma accentuata, cuvinte intercalate sau adaugate etc.) decat in lista, va aparea o eroare semnalata in meniul “Validare”.

Tipul Protoma zoomorfa, nefiind in lista, va fi afisat la validare.

16. Formularul pentru arhive documentare

Arhiva documentara reprezinta evidenta materialelor (tip: fotografie, diapozitiv, cliseu, caseta video si caseta audio) care au valoare documentara.

In cazul fotografiilor cu valoare memoriala acestea sunt considerate bunuri culturale cu valoare istorica si se introduc in aplicatia DOCPAT, la domeniul cultural Istorie.

Pentru a vedea fisa documentara se apasa pe butonul Raport.

Daca se doreste sa se vada sub forma de cataloage, in functie de tipul materialului documentar Rapoarte pe toate fisele -> Arhive documentare

An inceput (pagina Descriere) – anul de inceput din intervalul de timp din datare, cand datarea nu este exacta

An sfarsit (pagina Descriere) – anul de sfarsit din intervalul de timp din datare, cand datarea nu este exacta

Atelier (pagina Continut) – atelierul unde s-a produs suportul documentar

Autor (pagina Continut) – autorul suportului documentar

Autor obiect (pagina Gestiune) – autorul obiectului de pe suportul documentar

Autor transcriere (pagina Continut) – autorul transcrierii inregistrarii

Colectia (pagina Gestiune) – colectia din care face parte

Comuna (pagina Provenienta) – comuna evenimentului inregistrat

Contor (pagina Continut) – indicatia data de contor la suportul documentar respectiv

Cuprins (pagina Continut) – descrierea continutului suportului documentar

Data (pagina Continut) – data suportului documentar

Data iesirii (pagina Circulatie) – data iesirii din institutie

Data inv.(pagina Principala) - data cand a intrat in arhiva

Data intoarcerii (pagina Circulatie) - data intoarcerii in institutie

Data transcriere (pagina Continut) – data transcrierii inregistrarii audio

Datare obiect (pagina Descriere) – datarea bunului cultural din suportul documentar

Dimensiuni (pagina Descriere) – dimensiunile suportul documentar

Drepturi (pagina Gestiune) – cine are drepturi de autor asupra imaginii

Etnie (pagina Provenienta) – etnia

Judet (pagina Provenienta) – judetul evenimentului inregistrat

Loc (pagina Continut) – locul evenimentului inregistrat

Localitate (pagina Provenienta) – localitatea evenimentului inregistrat

Locul (pagina Circulatie) - locul unde a fost trimis

Martor foto (pagina Gestiune) - daca exista martor foto

Material tehnica (pagina Descriere) – materialul si tehnica suportului documentar

Mod de depozitare (pagina Gestiune) – modul depozitarii (ex.: album, cutie)

Motiv (pagina Circulatie) – scopul iesirii din institutie (ex.: expozitie)

Nr. act data (pagina Circulatie) – numarul actului care a reglementat aceasta iesire

Nr. folie (pagina Gestiune) - numarul foliei suportului documentar

Nr. inv. (pagina Principala) – numarul de inventar din arhiva documentara

Nr. mapa (pagina Gestiune) - numarul mapei unde este depozitat suportul documentar

Nr. pozitie (pagina Gestiune)– numarul pozitiei din locatia sa

Observatii (pagina Circulatie) – observatii legate de iesirea suportului documentar

Observatii (pagina Gestiune)– observatii legate de suportul documentar

Stare de conservare (pagina Gestiune) - starea de conservare a suportului documentar

Tema (pagina Principala) – evenimentul surprins

Tip document (pagina Principala) – tipul suportului documentar

Titlu (pagina Principala) – titlul obiectului/evenimentului din suportul documentar (ex. fotografie)

Val. de cumparare (pagina Gestiune) – valoarea cu care a fost cumparat suportul documentar

Valoare (pagina Gestiune) – valoarea actuala a suportului documentar

Verificari (pagina Gestiune) – data sau persoana care a facut verificarea informatiilor

Zona (pagina Provenienta) – zona de unde provine suportul documentar, in cazul in care nu se cunoaste cu exactitate localitatea de provenienta, zona istorica sau etnografica

17. Vizualizarea si printarea rapoartelor (fise, cataloage, liste)

 

Dupa completarea unei fise pentru a vedea datele sub forma de fisa de evidenta analitica trebuie sa se aleaga un tip de raport din lista din dreapta ecranului, in partea de sus si apoi se apasa pe butonul Raport.

Printare fisa analitica de evidenta

Exista doua modalitati de a printa fisa de evidenta dorita.

a. Deschidem in formular inregistrarea dorita. In functie de forma dorita se alege din Raport una din optiuni:

Standard fara poza – fisa fara imaginea atasata (format standard fata – verso)

Standard cu poza – fisa cu imaginea obiectului atasata (format standard fata – verso)

Extins fara poza – fisa fara imaginea atasata (format variabil) Este vizibila intreaga informatie dintr-un camp, indiferent de marimea sa.

Extins fara poza – fisa fara imaginea atasata (format variabil)

Lista de imagini – permite vizualizarea tuturor pozelor atasate la o inregistrare

Pentru vizualizare se apasa butonul Raport. Pentru printare, din meniul Fisier se alege comanda Tipareste - Rapoarte si vor fi printate doua pagini, fata si verso-ul fisei standard.

b. Din meniul Rapoarte pe toate fisele se alege domeniul de patrimoniu si in cadrul domeniului selectat se cauta inregistrarea dorita (cu ajutorul cursorului de pozitie din partea de jos a ecranului). Fisa este vizualizata fata la o pozitie, si verso la urmatoarea pozitie). Pentru printare se acceseaza meniul Fisier-> Tipareste – Rapoarte, precizandu-se paginile ce urmeaza sa fie printate. Daca nu sunt specificate, vor fi printate toate fisele de evidenta aferente domeniul cultural respectiv.

Daca la printarea fisei nu apare imaginea exista doua posibile motive:

- S-a ales optiunea gresita de printare Standard fara poza.

- S-a ales corect optiunea Standard cu poza. In cazul in care se printeaza mai multe fise, iar imprimanta este mai lenta, atunci poate sa printeze fisele cu imaginea incompleta sau inexistenta, pentru ca memoria imprimantei prelucreaza mult mai rapid informatia de tip text decat cea tip imagine. Pentru a inlatura acest neajuns se va printa fisa cu fisa.

Atentie! Dupa selectarea tipului de fisa dorit trebuie, pentru vizualizare, sa se clicheze pe butonul Raport.

Printare lista, catalog

Din meniul Rapoarte pe toate fisele se vizualizeaza catalogul sau lista dorita. Pentru printare se acceseaza meniul Fisier-> Tipareste – Rapoarte.

 

 18. Copii de siguranta, transferul programului DOCPAT pe alt calculator, salvarea inregistrarilor sub forma de fisier PDF

Recomandam ca programul DOCPAT sa fie inclus in operatia de arhivare a datelor de pe calculator.

In functie de volumul introducerilor se pot face arhivari pe acelasi computer (lunar, saptamanal). Recomandam copierea arhivelor DOCPAT pe un mediu extern (CD/DVD/alt computer).

Pentru detalii privind arhivarea programului DOCPAT, vedeti capitolul Securitatea datelor, sectiunea Copia de siguranta a bazei de date (back-up).

Ø Salvarea fiselor de evidenta analitica ca fisiere “PDF”

Avantaj: se salveaza perfect imaginea fisei de evidenta (cu text, imagine)

Dezavantaj: nu mai permite modificari ulterioare

Pentru acest tip de salvare sunt necesare urmatoarele operatii:

a) instalarea programului necesar

Se poate folosi orice program care instaleaza o imprimanta virtuala de tip PDF.

Pentru programul DOCPAT, recomandam Bullzip Free PDF Printer, pentru ca este insotit de o licenta publica. Acest program se afla si pe CD-ul de instalare DOCPAT.
Puteti descarca programul si de pe internet, de la adresa:

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php#download

Dupa descarcare, se dezarhiveaza si apoi se executa fisierul din interior.

Pentru dezarhivare, va recomandam programul WinRAR: http://www.rarlab.com/download.htm

b) salvarea se face fisa cu fisa

Ca sa se salveze fisele se intra in DOCPAT, la meniul Modificare, se alege domeniul cultural in care sunt fisele, se alege inregistrarea dorita. Deschiderea fisei implica:

- la butonul 'Raport' din formular, dreapta sus, se alege din lista atasata 'standard cu poza', apoi se apasa pe butonul “Raport” si se vizualizeaza fisa fata-verso

- La meniul Fisier (primul din bara de sus), se alege 'Tipareste rapoarte' si trebuie schimbate setarile imprimantei, din lista atasata la 'Name:' se alege 'Bullzip PDF Printer', apoi se apasa butonul OK. Nu o sa se printeze fisa, ci se va salva ca un fisier PDF, automat, in My Documents, sau la o locatie aleasa.

Se schimba locatia de salvare apasand pe butonul '' si se alege partitia dorita.

Pentru urmatoarea fisa se cauta in formularul de modificare inregistrarea dorita, cu ajutorul comenzilor Ctrl+F. Se vizualizeaza fisa, se merge la tiparire etc. (se reiau etapele, dar nu mai trebuie sa schimbati setarea 'Bullzip PDF Printer' deoarece aceasta ramane salvata cat timp tineti DOCPATUL activ). Daca a doua zi se doreste reluarea operatiei trebuie sa se parcurga toate etapele, chiar si cea cu schimbarile setarii imprimantei.

Ø Transferul programului DOCPAT pe un alt computer care contine DOCPAT:

Pentru calculatoare fara retea

Se urmeaza procedura descrisa la capitolul Securitatea datelor, sectiunea Copia de siguranta a bazei de date (back-up).

Folderul rezultat se copiaza pe un mediu de stocare (CD sau alt dispozitiv de stocare de date)

Se deschide DOCPAT de pe calculatorul destinatie si se executa importul, alegand, de pe mediul de stocare, folderul DOCPAT corespunzator.

 

Pentru calculatoare in aceeasi retea

Se face disponibil in retea folderul aplicatiei DOCPAT.

Pe calculatorul de destinatie, se deschide DOCPAT si se executa importul, alegand din retea, folderul DOCPAT corespunzator.

DISTRIBUIE DOCUMENTUL

Comentarii


Vizualizari: 467
Importanta: rank

Comenteaza documentul:

Te rugam sa te autentifici sau sa iti faci cont pentru a putea comenta

Creaza cont nou

Distribuie URL

Adauga cod HTML in site

Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2014. All rights reserved