TIPURI DE CORESPONDENTA

TIPURI DE CORESPONDENTA

.1. TIPURI DE SCRISORI

In corespondenta dintre partenerii de afaceri si din punct de vedere al initiativei trimiterii scrisorilor, se disting urmatoarele tipuri de scrisori:

- scrisori initiale (din proprie initiativa;

- scrisori de raspuns;

- scrisori de revenire.

Scrisoarea initiala (din propria initiativa) este prima scrisoare din ciclul de corespondenta intre doua firme. Acestui tip de scrisoare ii sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De exemplu:

- Obiectul scrisorii noastre este:

• sa va informam despre.
• sa va anuntam ca.
• sa va comunicam ...

- Prin prezenta:

• va informam ca. ..
• va comunicam ca .;
• va aducem la cunostinta ca.
• va spunem ca..

- Avem placerea:

• de a va informa ca.
• de a va aduce la cunostinta ca... .

- Pentru informarea dv va comunicam ca. . . .

Scrisoarea de raspuns. Potrivit normelor de politete orice corespondent este obligat sa raspunda operativ la scrisorile primite. Scrisorile de raspuns devin necesare si obligatorii in cazul institutiilor si firmelor, din urmatoarele motive:

- interesul fiecarei firme este sa se rezolve la timp si in bune conditii angajamentele (reciproce) cu partenerii sai, cunoscand ca altfel poate cauza sau suferi prejudicii;

- intr-o serie de cazuri, legea obliga unitatile sa raspunda la scrisorile primite in anumite termene si in conditii legale de rezolvare. In cazul in care acestea nu raspund la scrisorile adresate lor de institutiile bancare si de credit, de organele superioare care exercita atributii de control, coordonare etc., la cererile, reclamatiile si sesizarile cetatenilor, se aplica sanctiuni celor care aveau obligatia sa raspunda in baza unui act normativ, a contractului de munca, a regulamentului de ordine interioara etc.

Sunt cazuri cand raspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; in acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze si explicatii.

In ceea ce priveste raspunsurile la scrisorile protocolare (invitatii, scrisori de felicitare) adresate unor firme din tara sau strainatate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-si pierde valabilitatea si implicit efectul dorit.

In introducerea scrisorilor de raspuns apar unele formulari ca:

- Ca raspuns / raspunzand la scrisoarea dv. din...

- Suntem incantati:

• ca am primit..
• sa fim in posesia scrisorii dv. din ...

- Ne-a facut placere sa primim scrisoarea dv. din.

- Ca urmare

• scrisorii / telegramei dv. din.
• convorbirii noastre telefonice din..

- Folosim acest prilej pentru a va multumi pentru scrisoarea dv..nr. din ...

- Va multumim pentru invitatia la..

- Ne pare rau/regretam ca:

• nu am putut raspunde la timp scrisorii dv..
• scrisoarea dv. (ulterioara) nu a sosit la timp.

Scrisoarea de revenire: constituie o repetare a unei scrisori initiale, pentru un anumit motiv si intr-o forma oarecum diferita, in functie de motivul care a determinat-o. In principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece constituie risipa de timp si cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbari in rezolvarea problemelor.

Cauzele care dau nastere la reveniri pot sa apartina expeditorului sau destinatarului, dupa cum urmeaza:

− reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit sa revina asupra scrisorii sale initiale cand aceasta contine greseli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cand din nepricepere a intocmit o scrisoare neclara care a produs confuzii;

− reveniri din vina destinatarului: in multe cazuri, autorul scrisorii initiale este nevoit sa revina asupra ei din vina destinatarului, cand acesta intarzie raspunsul, refuza sa raspunda, da un raspuns gresit, confuz, da dovada de reavointa;

− reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit sa revina asupra acesteia din cauze obiective. De ex., cand a intervenit o dispozitie legala noua, care schimba raporturile dintre corespondenti, sau modul de rezolvare a problemelor, cand au aparut situatii sau fapte noi, care schimba datele problemei la care trebuia sa raspunda expeditorul, cand au aparut motive de anticipare sau intarziere a raspunsului solicitat, asteptat.

In ceea ce priveste introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaza similar, printr-o formula din care trebuie sa rezulte ideea de revenire. Ex.:

,,Revenim la scrisoarea noastra nr.. din.." sau ,, Ne permitem sa revenim la scrisoarea noastra nr. ..din."; ,,Intrucat nici pana astazi nu am primit raspuns la scrisoarea noastra nr. .. din."

In toate scrisorile de revenire, stilul si limbajul trebuie sa fie politicos, dar ferm, iar cand este nevoie, sa se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea in legalitate.