Schita si bugetul de proiect detaliata twinning

Schita de proiect detaliata

1 Schitarea proiectului in vederea obtinerii de "rezultate obligatorii"

Draftul contractului de twinning si al planului de lucru trebuie sa fie rezultatul unei actiuni comune Statul Membru/Tara Beneficiara.

Planul de lucru al contractului de twinning contine o succesiune de activitati, atribuite unei parti sau celeilalte, care, impreuna, constituie o strategie a carei scop este obtinerea rezultatelor.

Contractele de twinning (inclusiv anexele) pot fi facute in engleza, germana sau franceza, in functie de cum se inteleg partenerii.

Punctul de plecare in schitarea proiectului de twinning este definirea cu precizie a rezultatelor obligatorii (a se vedea sectiunea 2.1). Finantarea UE va fi oferita numai pe baza obtinerii acestui rezultat.

Rezultatul obligatoriu solicitat a fost deja stabilit in fisa de proiect de twinning. Totusi, in dezvoltarea planului de lucru al proiectului de twinning, rezultatele obligatorii trebuie sa fie bine stabilite, atat Tara Beneficiara cat si Statul Membru fac o evaluare a ceea ce este real si livrabil in cadrul perioadei si bugetului disponibil, si de asemenea sa tina cont de progresele facute de cand s-a realizat draftul fisei de proiect de twinning.

Dat fiind marimea si complexitatea proiectelor de twinning, este intotdeauna necesara divizarea proiectului pe diverse componenete cu rezultate specifice, care contribuie la obtinerea rezultatelor obligatorii generale.

Planul de lucru al proiectului de twinning trebuie sa identifice foarte clar aceste componente si etapele necesare in obtinerea acestora. Acest lucru include toate componentele, care sunt necesare pentru indeplinirea obiectivelor generale ale proiectului si, prin urmare, include si componente care sunt doar in responsabilitatea tarii beneficiare. Din moment ce proiectul de twinning nu se desfasoara in a vacuum??, trebuie sa se tina cont de celelalte activitati care se deruleaza in tara beneficiara care poate participa la proiect sau sa opreasca proiectul.

2. Rezultate intermediare, perioade, durata si analiza riscului

Stabilirea rezultatelor intermediare ale proiectului

Ar trebui sa fie stabilite rezultate intermediare atat pentru proiectul de twinning ca un intreg cat si pentru fiecare componenta majora a proiectului care necesita o perioada mai mare de timp pentru a fi indeplinita. Stabilirea acestor rezultate va ajuta la obtinerea rezulatelor finale si la un management al proiectului eficient. Obtinerea rezultatelor intermediare va fi, de asemenea, o parte importanta a procedurilor obisnuite de monitorizare si raportare, care vor avea loc la intervale de 3 luni (a se vedea sectiunea 6.4).

Exemple ale rezultatelor proiectului pot fi, de exemplu, in contextul infiintarii unui organism national de administrare a politicii agricole: adoptarea unui proiect de lege de catre guvern; elaborarea unei strategii de formare; adoptarea unui regim de proceduri de catre institutie; alegerea finala a premiselor; disponibilitatea calculatoarelor; crearea de software necesar pentru implementare etc.

Perioade

Perioadele trebuie tratate cu o deosebita atentie. Fiecarei componente a planului de lucru al proiectului de twinning trebuie sa i se aloce o anumita perioada in vederea indeplinirii. Acesta poate fi utilizat in vederea stabilirii perioadei generale pentru planul de lucru al proiectului de twinning. Unele dintre componentele proiectului pot fi indeplinite in acelasi timp. Prin urmare, va exista o "cale critica" bazata pe timpul solicitat in vederea indeplinirii componentelor interdependente succesive ale proiectului, care, impreuna, constituie palnul de lucru al proiectului de twinning.

Durata

Perioada de implementare a proiectului de twinning (durata legala a contractului de twinning) trebuie sa fie mai mare decat durata planului de lucru al proiectului de twinning. Data oficiala de inceput a proiectelor este determinata de data notificarii andosarii sau semnarii contractului de catre autoritatea contractanta.

In marea majoritate a cazurilor, RTA nu va veni in tara beneficiara iar planul de lucru al proiectului de twinning va incepe abia dupa ce ace(a)sta se va afla in tara de cateva saptamani. Prin urmare este recomandata adaugarea a aproximativ 2-3 luni la durata planului de lucru al proiectului de twinning in vederea stabilirii duratei totale a contractului de twinning.

Incheierea proiectului trebuie sa fie in concordanta cu cerintele termenului de implementare a instrumentului financiar relevant prin intermediul caruia a fost finantat proiectul.

Analiza riscului

Intotdeauna vor exista riscuri in ceea ce priveste proiectele de twinning oricat ar fi de bine schitat. Aceste riscuri pot aparea din cauza riscurilor minore legate de intarzieri sau depasirea costurilor si din cauza riscurilor mai mari, precum adoptarea legoslatiei armonizate de catre parlament, modificarea politicii guvernamentale, etc. Unele riscuri vor fi din cadrul proiectului si, prin urmare, obiectul unor controale. Riscurile interne pot include, de exemplu, posibilitatea ca echipamentul de monitorizare, vital mediului standard al proiectului de twinning, sa nu fie furnizat la timp si astfel sa fie intarziata implementarea intregului proiect. Alte riscuri precum riscul politic va fi mai presus de controlul proiectului.

3. Stabilirea responsabilitatilor managementului proiectului

Intre Tara Beneficiara si Statul Membru

Contractul de twinning este un acord intre doua parti (cele doua administratii ale Tarii Beneficiare si Statului Membru), care, impreuna, se angajeaza in obtinerea de rezultate obligatorii. Prin urmare, proiectul trebuie derulat sub responsabilitatea a doi Lideri de Proiect, unul din Tara Beneficiara si unul din Statul Membru. Fiecare dintre acestia va fi responsabil pentru activitatile ce au fost atribuite administratiei sale prin planul de lucru al proiectului de twinning, cu autoritate deplina asupra resurselor umane si materiale mobilizate. Mai exact, Liderul de Proiect din Tara Beneficiara va fi responsabil pentru expertii din Tara Beneficiara, iar Liderul de Proiect din Statul Membru pentru toti ceilalti experti.

Un instrument util in asigurarea unei bune coordonari este Comitetul de Steering. Cu cat sunt mai multi implicati (consortiu al Statelor Membre si/sau diverse ministere din Tara Beneficiara), cu atat un asemenea mecanism va fi mai util si mai necesar si, prin urmare, ar trebui prevazut in planul de lucru al proiectului de twinning.

Managementul ierarhic al aporturilor Statului Membru

In cadrul tuturor proiectelor de twinning responsabilitatea generala pentru implicarea Statului Membru o are Liderul de Proiect din Statul Membru, care poate delega managementul si implementarea componentelor proiectului. De exemplu, Liderul de Proiect poate delega sarcinile cu privire la contabilizare si facturare, organizarea seminariilor de formare, pregatirea documentatiei pentru formare, etc unei structuri de management. Onorariile si costurile necesare acoperirii acestui management vor fi finantate prin procedura de compensare a "costurilor de management al twinning-ului".

Consilierul Rezident de Twinning (RTA) va raporta Liderului de Proiect din Tara Beneficiara.

In cazul in care sunt implicate mai multe state membre, Liderul de Proiect din Statul Membru conducator isi va suma intreaga responsabilitate pentru partea de proiect a Statelor Membre. Totusi, Liderul de Proiect din Statul Membru poate delega responsabilitatea pentru anumite componenete ale proiectului unui alt Stat Membru, dar detine in continuare responsabilitatea generala pentru intregul proiect. Exemplele pot include organizarea de training-uri, seminarii, furnizarea de asistenta Tarii Beneficiare in elaborarea legislatiei.

Proiecte care implica un consortiu intre Statele Membre

In cazul in care anumite State Membre decid sa lucreze impreuna intr-un consortiu, managementul proiectului devine mult mai complex. Exista un numar de probleme practice care trebuie luate in considerare in momentul schitarii contractului de twinning si al planului de lucru al proiectului de twinning si in momentul pregatirii implementarii proiectului. Partenerii Tarii Beneficiare vor avea un interes major in asigurarea ca membrii consortiului sunt dornici si in pozitia de a coopera pe deplin in vederea obtinerii rezultatelor obligatorii.

Pe langa aceasta imputernicire acordata Statului Membru partener senior de catre Statele Membre partener junior, Statele Membre implicate in consortiu trebuie sa schiteze un acord intra-consortiu. Este atributia Statului Membru de a stabili detaliile cooperarii acestora. Acordul trebuie sa acopere cel putin urmatoarele aspecte:

Aspecte financiare, in special aranjamentele pentru transferul de fonduri intre membrii consortiului cu privire la cheltuielile rambursabile si un procent din compensarea "costurilor de management de twinning". In general, Statul Membru partener senior va retine un procent din compensarea "costurilor de management de twinning" in vederea acoperirii costurilor de conducere (a se vedea sectiunea 8);

Cai de comunicare care sa garanteze impartasirea informatiilor si coerenta si coordonarea activitatilor;

Procedura de luare a deciziilor, care decizii vor fi luate prin aprobare unanima, ce aspecte raman responsabilitatea statului Membru partener senior.

Aporturile Tarii Beneficiare ( personal & infrastructura )

Succesul proiectelor de twinning solicita aporturi insemnate de resurse din partea Tarii Beneficiare, cat si un angajament solid de obtinere a rezultatelor.

Aporturi de personal

Infrastructura

Tarii Beneficiare i se va solicita punerea la dispozitia Statelor Membre partenere a infrastructurii necesare in indeplinirea sarcinilor. Furnizarea de spatiu, echipament (inclusiv accesul la calculatoare, telefon, fax etc.) si utilizarea acestui echipament trebuie sa fie disponibil din ziua sosirii Consilierului Rezident de Twinning (RTA).

Aporturi ale Statului Membru (personal)

1. Experienta personalului si timp

In sprijinul eforturilor Tarii Beneficiare in implementarea proiectului de twinning, principalul aport al Statului Membru este personalul disponibil. Aceasta include disponibilitatea Liderului de Proiect, Cosilierului Rezident de Twinning (RTA), a expertilor pe termen mediu si scurt si a celorlalti implicati in administrarea si contabilizarea proiectului. Planul de lucru al proiectului de twinning trebuie sa clarifice care este timpul alocat fiecarei componente a proiectului. Alocarea timpului trebuie legat direct de prevederile bugetare. Alte categorii de personal sunt:

2 Liderul de Proiect

Liderul de Proiect trebuie sa fie un oficial de rang inalt corespunzator pregatit pentru dialoguri la nivel politic. Experienta Liderului de Proiect va asigura abilitatea acestuia/acesteia de a numi experti pe termen scurt care sa sprijine implementarea eficienta a proiectului. Liderul de Proiect nu este Consilier; coordoneaza implementarea proiectului.

Va exista o compensatie intre vechime si timpul disponibil pentru proiect. Liderul de Proiect poate sa nu fie capabil sa aloce suficient timp datorita altor obligatii.

A fost recomandata o vizita de cel putin 3 zile pe luna, inclusiv o vizita la fiecare 3 luni; proiectele complexe vor necesita o atentie sporita.

3. Consilierul Rezident de Twinning (RTA)

Consilierul Rezident de Twinning (RTA) trebuie sa aiba cunostinte solide in domeniul proiectului de twinning, cu accent pe implementarea si organizarea institutionala. Cunostinte relative cu privire la sistemele statelor membre, cat si un management solid, abilitati lingvistice si de comunicare reprezinta o calitate. Contributia cunostintelor de specialitate pot fi oferite de Liderul de Proiect si/sau de expertii pe termen scurt.

Va trebui gasit un echilibru - profilul Consilierului Rezident de Twinning (RTA) ar trebui evaluat in legatura cu restul echipei (mai ales cu Liderul de Proiect); lipsa de experienta a RTA poate fi compensata de calitatea echipei ca intreg.

Schimbarea Liderului de Proiect sau a RTA

Daca apare situatia in care este necesara inlocuirea Liderului de Proiect sau a RTA din Statul Membru, contractul de twinning si planul de lucru trebuie revizuite conform procedurii mentionate in sectiunea 6.6.

Originea personalului

Administratiile Statelor Membre sau institutiile mandatate sunt alese ca parteneri de twinning de catre Tarile Beneficiare pentru cunostintele specifice si sistemele administrative. Resursele umane puse la dispozitia partenerilor tarii beneficiare trebuie, prin urmare, integrate in administratiile statelor membre. Expertii nu pot fi inclusi in proiect prin intermediul organizatiilor de executie din Statele Membre, fie ca sunt institutii mandatate sau nu, dar pot venii din sau prin organizatia de implementare, conducatoare a proiectului.

Prin consultarea sau la cererea Tarii Beneficiare, experti din alte State Membre care nu sunt asociati contractual la proiect pot furniza expertiza ad hoc si sub responsabilitatea Statului Membru conducator. Acel Stat Membru este responsabil pentru competenta si disponibilitatea expertilor si defineste conditiile si detaliile implicarii acestora.

Consilierii Rezidenti de Twinning trebuie sa fie, in principiu, cetateni ai unui Stat Membru UE.

6. Management si contabilitate

Din cauza responsabilitatilor manageriale generale ale proiectului trebuie sa existe un sistem de sprijin pentru fiecare proiect. Se preconizeaza ca vor fi doua functiuni principale care vor fi indeplinite de persoane din Tara Beneficiara si administratiile Statelor Membre sau de un contractor (public sau privat) finantat prin metoda compensarii "costurilor de management ale twinning-ului". RTA nu este responsabil pentru aceste sarcini.

Prima functiune este de a lucra cu managementul logistic al proiectului de twinning. Acest lucru poate implica aranjamente cu privire la transport si oferirea de sprijin organizational Liderului de Proiect si tuturor expertilor pe termen scurt si mediu, inclusiv organizarea seminariilor si vizitelor de studiu.

A doua functiune este cea de management financiar. Asta include contabilizarea cheltuielilor, facturarea (a se vedea sectiunea 7) si administrarea fondurilor proiectului. In cazul consortiilor, sporesc sarcinile de management ale statului membru conducator iar partenerii trebuie sa furnizeze un minim de management de executie.

Metoda de compensare a "costurilor de management ale twinning-ului" este creata cu scopul de a acoperii aceste costuri pentru munca prestata in afara Tarii Beneficiare, pe langa alte costuri (a se vedea sectiunea 8).

7. Traducere si interpretare

7.1. Exprimare/asistent de proiect pentru RTA

Pentru a usura munca Consilierului Rezident de twinning, experienta a demonstrat ca este esentiala angajarea unui asistent permanent (din Tara Beneficiara), care se ocupa atat de traducere, interpretare cat si de celelalte aspecte generale referitoare la proiect. Aceste costuri trebuie prevazute in buget. Recrutarea trebuie sa se desfasoare in conformitate cu regulile standard pentru subcontractare, asa cum este mentionat in sectiunea 7.6. Sa se tina cont de faptul ca asistentul de proiect remunerat din bugetul proiectului de twinning nu are si nu a avut relatii contractuale cu Administratia Beneficiara, recent ( in ultimele 6 luni).

Tara beneficiara ar putea reflecta la faptul ca asistentul de proiect sa fie din cadrul propriei administratii in loc sa recruteze pe cineva din afara. In acest caz, cheltuielile salariale nu vor fi acoperite de contractul de twinning. Avantajul acestei solutii este acela de a avea un asistent de proiect care sa aiba cunostiinte "din interior".

7.2. Traducere

In elaborarea proiectului de twinning trebuie prevazuta nevoia justificata de traducere. Pentru efecuarea traducerilor va fi mentionata o clauza in bugetul proiectului (a se vedea sectiunea 9). In ceea ce priveste traducerea acquis-ului comunitar, acesta ar trebui verificat cu atentie pentru a se stabili daca traducerea este sau nu valabila.

7.3. Interpretare

Cauze justificate pot fi facute si pentru interpretarea seminariilor, intalniri si alte activitati care au legatura cu proiectul (a se vedea sectiunea 9 pentru aspecte generale de exprimare). Se recomanda ca resursele locale sa fie utilizate in caz de pierderi. Daca volumul interpretarilor este mare trebuie luata in calcul si varianta incheierii unui acord cadru.

8. Seminarii, training, workshop-uri

Activitatile clasice de pregatire sunt o parte necesara a proiectului de twinning. Acestea pot lua forma seminariilor in Tara Beneficiara sau in alta parte, daca este cazul. Pot lua, de asemenea, forma stagiului, oferind functionarilor din Tara Beneficiara ocazia de a lucra in cadrul administratiei Statului Membru. Pot fi alte tipuri de cursuri de formare (cursuri intensive specializate oferite de institutii de formare, in ideea ca instruirea face parte din strategia generala a reformei) sau workshop-uri pe tema unor subiecte de specialitate.

In mod normal activitatile de instruire din Statele Membre sunt rezervate unui numar restrans de specialisti din Tara Beneficiara si sunt limitate ca durata (3-5 luni). Seminariile vor avea loc in Tara Beneficiara unde pot participa mai multe persoane cu cheltuieli mai mici.

Ca si celelalte componente ale proiectului, activitatile de instruire (inclusiv vizitele de studiu) trebuie sa fie justificate si sa contribuie direct la obtinerea rezultatelor obligatorii. Avantajul calitativ si economic relativ al vizitelor de studiu in comparatie cu activitatea desfasuarat in Tara Beneficiara este importanta din punct de vedere al eligibilitatii.

De exemplu, o instruire de baza cu privire la exprimare nu se justifica, pe cand o instruire de specialitate da. Anumite costuri de formare vor fi eligibile pentru finantarea proiectului, pe cand altele vor ramane in responsabilitatea Tarii Beneficiare. Schita proiectului trebuie, de asemenea sa tina cont de activitatile de instruire suportate de Tara Beneficiara si de cei care nu au legatura cu proiectul de twinning.

9. Input-uri intangibile

Mentinerea succesului proiectului de twinning poate fi mentinut de un numar de input-uri intagibile. De exemplu relatia cu Statul Membru sau alte baze de data, integrarea in organismele internationale sau retele, materiale scrise sau software (a se vedea sectiunea 10).

10. Scurta prezentare a proiectului

Substanta proiectului	Comunicarea acquis-ului relevant sau obiectul politicii; Rezultatele obligatorii trebuie sa fie bine definite, iar codul de referinta al proiectului sa fie stabilit; Componentele proiectului, rezultatele intermediare, programul si bugetele trebuie definite in mod logic, cu trimitere in text- este de preferat ca toate elementele sa fie combinate intr-un singur plan; Responsabilitatile sa fie distribuite clar intre Statul Membru si Tara Beneficiara.
Documente suport (Anexa A a manualului de twinning stabileste ordinea corecta si formatul prezentarii proiectului de twinning)	CV- urile RTA, Liderilor de Proiect si a principalilor experti trebuie atasate; in format UE; Salariul de baza al RTA trebuie atasat; Imputernicire de la Statul Membru partener pentru Statul Membru conducator.
Aspecte practice/tehnice	Contractul de twinning trebuie sa fie semnat de Tara Beneficiara si de Statul Membru; Contractul de twinning, inclusiv anexele trebuie intocmit in engleza, franceza, germana (acord intre Tara Beneficiara si Statul Membru in consultare cu Statul Membru partener junior, daca este cazul); Contractul de twinning trebuie sa contina toate detaliile de contact ale persoanelor direct implicate, actualizate; Paginile contractului de twinning, inclusiv anexele trebuie numerotate si datate.

Sectiunea 5: Bugetul proiectului de twinning

1. Bugetul proiectului

(Anexa III la Contractul de Twinning)

1.1. Continutul bugetului

Toate contractele de twinning contin un plan de lucru, insotit de un buget detaliat, respectiv Anexele I si III al contractul de twinning. Bugetul contractului trebuie prezentat sub forma buget bazat pe activitate. Cheltuielile enumerate in buget trebuie sa corespunda activitatilor enumerate in planul de lucru al contractului de twinning.

Trebuie enumerate toate activitatile prevazute in cadrul proiectului de twinning, indiferent daca sunt in responsabilitatea Tarii Beneficiare sau a Statului Membru. Singurele activitati pentru care se aloca o suma din buget sunt acelea pentru care se solicita finantare din partea programului UE.

Costul celorlalte activitati nu este mentionat, dar acestea apar oricum ca intrari simbolice in buget; acestea sunt echivalente cu o garantie din partea partenerului care isi asuma responsabilitatea sa le indeplineasca, din moment ce partenerul (tara beneficiara sau stat membru) este indicat a fi de cealalta parte a fiecarei activitati. Daca este implicat un grup de state membre, se specifica cine isi va asuma responsabilitatea.

1.2. Costuri eligibile

Ceea ce urmeaza este o lista a costurilor, care poate fi fundamentata pe totalul sumei alocate implementarii proiectelor de twinning asa cum este prevazut in contractul de twinning. Acestea sunt eligibile pentru finantare si pot fi imputate din fonduri UE alocate proiectelor de twinning. Fiecare categorie va fi descrisa detaliat in capitolele cuprinse in aceasta sectiune.

Costuri aparute pe parcursul pregatirii contractului de twinning (si anelxelor), dependente de un plafon si de conditii (de la data notificarii selectiei pana la semnarea contractului de twinning);

Consilieri Rezidenti de Twinning: asistenta pe perioade indelungate furnizata de Tara Beneficiara, Consilierilor Rezidenti de Twinning din Statul Membru (cel putin unul pentru fiecare proiect);

Liderul de Proiect si expertii pe termen scurt si mediu: Liderul de Proiect care are responsabilitatea generala pentru proiect; sarcinile care necesita asistenta expertilor de specialitate vor fi indeplinite prin programarea atenta a misiunilor pe durate scurte sau medii repetate;

Investitii si servicii: proiectele de twinning necesita, uneori, investitii intangibile (software) vitale functionarii noului sistem, si servicii (traduceri, schimb de date, acces la retele, etc) sau in cazurile justificate si exceptionale, de input-uri de experti din sectorul privat.

Cheltuieli de calatorie: cheltuielile de calatorie ale personalului Statului Membru vor fi decontate si vor avea dreptul la o diurna. Bugetul va include clauze cu privire la acoperirea schimbarilor de preturi si de valoare a diurnei.

Formare: instruirea personalului Tarii Benficiare in aplicarea noilor sisteme. Aceasta va avea loc in principal in Tara Beneficiara, dar poate include si stagii (cu limita de participanti si de timp) in administratiile Statului Membru sau in cadrul altor organizatii carora li s-au delegat functiuni institutionale. Prioritate ar trebui sa aiba instruirea formatorilor.

Pregatirea si desfasurarea activitatii in afara Tarii Beneficiare, management si contabilitate: costuri aparute in urma administrarii proiectului de catre Statul Membru vor fi finantate prin intermediul procedurii recunoasterii "costurilor de management al twinning-ului" explicate in cadrul sectiunii 8.

Costuri de traducere si interpretare

Costuri de audit

Provizioane pentru acoperirea modificarilor de preturi (a se vedea sectiunile 6.3 si 7.7)

1.3. Structura bugetului

Diferit de cheltuielile pentru RTA (salariu, beneficii extrasalariale, si toate celelalte deduceri) si diferit de toate celelalte elemente generale din buget (de exemplu, provizioane pentru acoperirea modificarilor de pretui), pricipalele componente ale bugetului sunt:

a)      Activitatile (vizita unui expert, un seminar), mentionate distinct in buget si in mod general

b)      Componente care au legatura cu rezultatele obligatorii (proiect de lege, organigrama, personal instruit )

Fiecare activitate este definita in termenii rezultatului specific corect care se asteapta sa fie obtinut. Trebuie sa i se dea un numar diferit si sa includa toate costurile componentelor necesare implementarii si nimic altceva.

Daca bugetul unei activitati a fost elaborat corect, anularea activitatii respective va determina anularea tuturor cheltuielilor care au legatura cu acestea, fara a afecta alte activitati.

Regula de baza este ca o activitate specifica sa reprezinte o pozitie separata in buget. Trebuie sa existe un motiv precis si admisibil pentru includerea unui numar de activitati intr-o singura pozitie de buget. In practica poate aparea un numar mare de cazuri speciale; urmatorul exemplu ilustreaza aplicarea simpla a acestei reguli.

In general, un seminar este o activitate si o sectiune separata in buget. In orice caz, daca instruirea prin intermediul unei tehnici speciale este furnizata prin stabilirea a trei seminari succesive pentru aceiasi participanti, toate cele trei seminarii vor fi incluse in aceeasi sectiune de buget.

In alta situatie, daca acelasi seminar de instruire este tinut de patru ori pentru participanti diferiti, toti primind aceeasi instruire, cele patru sesiuni pot fi incluse in aceeasi sectiune de buget.

In mod asemanator, vizitele pe termen scurt ale expertilor au cate o sectiune de buget pentru fiecare vizita. Daca, totusi, aceiasi experti efectueaza un numar de vizite succesive care au acelasi scop, pe durata unui proiect de twinning, aceste vizite pot fi incluse intr-o singura sectiune de buget. Daca un numar de experti efectueaza o vizita in acelasi scop, intregul exercitiu poate fi inclus in aceeasi sectiune de buget.

Desi este posibila introducerea unei cheltuieli in orice sectiune de buget, trebuie selectata cea mai apropiata sectiune: daca o activitate este anulata, impactul bugetar trebuie prevazut in sectiunea de buget, fara a aduce modificari celorlalte sectiuni.

Exemplul 1: un expert in calculatoare trebuie sa efectueze patru vizite in tara candidata, trei pentru a ajuta la instalarea unui sistem si una in vederea sustinerii uni seminar. Ultima va fi mentionata in sectiunea de buget pentru seminar, iar celelalte trei in alta sectiune.

Exemplul 2: un RTA doreste sa sustina un seminar in alt oras decat capitala tarii. Toate sumele standard primite de RTA sunt indicate in sectiunea referitoare la remunerarea sa. Costurile de transport ale RTA pana in orasul unde se va tine seminarul si diurna pe durata seminarului vor fi introduse in sectiunea de buget pentru seminar. Daca seminarul este anulat, cheltuiala va fi anulata dar diurna standard a RTA va continua.

Exemplul 3: cheltuiala cu recrutarea unui translator pentru seminar este prevazuta in sectiunea de buget pentru seminar. Cheltuiala pentru angajarea unui asistent personal al RTA este mentionata in sectiunea individuala pentru asistenti permanenti, chiar daca acesta ajuta, ocazional, la traducerea seminarului. Chiar daca seminarul a fost anulat, asistentul RTA este platit in continuare in ciuda anularii acestuia.

A se observa separarea atenta a pozitiilor din buget (referitoare la diferitele activitati legate de proiectul de twinning) si componentele generale ale bugetului (legate de obtinerea rezultatelor obligatorii). Aceasta separare este foarte importanta cu privire la regulile ce guverneaza modificarile bugetului proiectului de twinning.

Intradevar, in cadrul unei componente de buget (referitoare la rezultatele obligatorii), modificarile bugetare (inclusiv pozitii de buget/ activitati) din cadrul aceleasi componente pot fi efectuate prin side letter. Oricum modificarile bugetare intre diferite componente necesita un addendum (a se vedea sectiunea 6.6 pentru mai multe detalii).     

Un model de buget este oferit in Anexa III la contractul de twinning.

2. Rambursarea costurilor aparute pe parcursul pregatirii contractului de twinning

2.1. Schitarea contractului de twinning si a planului de lucru

Doar cheltuielile contractate de catre Liderii de Proiect din Statele Membre senior si junior (nu alti experti autorizati) pot fi decontate in masura in care au legatura cu perioada de maxim 6 luni de la data notificarii oficiale a selectiei emise statelor membre partenere. De altfel, rambursarea costurilor de pregatire va fi facuta doar daca contractul de twinning este semnat inainte de incheierea perioadei de 6 luni si daca perioada de 6 luni susmentionata se incadreaza in perioada de valabilitate a Deciziei de Finantare pentru respectivul Program UE.

Comisia isi rezerva dreptul de a micsora perioada de 6 luni susmentionata dupa examinarea circumstantelor specifice.

Costurile referitoare la categoria de personal sunt taxabile si fac obiectul urmatoarelor plafoane:

Plata reala este obiect al notificarii andosarii/ semnarii aprobarii finale a contractului de twinning de catre Comisie/ oficiul administrativ.

Costurile pot fi raportate ca parte a primului raport trimestrial intermediar la proiectul de twinning.

2.2. Instruirea Consilierilor Rezidenti de Twinning (RTA)

Consilierii Rezidenti de Twinning sunt invitati de catre Comisie sa ia parte la un seminar de 2 zile la sediul Comisiei din Bruxel. Costurile de calatorie si diurnele (conform regulilor mentionate in sectiunea 6) pentru acest training trebuie incluse in bugetul contractului de twinning (Anexa III la contractul de twinning).

Acestea pot fi adaugate fie costurilor de pregatire, pe langa cele pentru elaborarea contractului de twinning (a se vedea sectiunea 2.1), fie costurilor de implementare a proiectului, in functie de momentul participarii Consilierului Rezident de Twinning la training. Este de preferat ca participarea sa aiba loc inainte de inceperea activitatii in Tara Beneficiara.

Plata reala este obiect al notificarii andosarii/ semnarii aprobarii finale a contractului de twinning de catre Comisie/ oficiul administrativ.

3. Consilieri Rezidenti de Twinning

3.1. Principii generale

Consilierului Rezindent de Twinning i se va plati in continuare salariul normal in Statul Membru respectiv pe perioada asistarii.

Programul UE ramburseaza institutiei din care face parte Conslierul Rezident de Twinning o suma echivalenta cu cea pe care acesta ar fi primit-o daca ar fi continuat sa lucreze in administratia din tara sa (nu in strainatate), inclusiv cele cu privire la beneficiile extrasalariale, plus 6 % din suma totala ce acopera costurile suplimentare a inlocuirii.

Suma pentru plata trebuie inclusa in impartirea detaliata a costurilor si introdusa in buget (Anexa II la contractul de twinning).

Pe langa salariul normal, Consilierul Rezident de Twinning:

va primi o alocatie stabilita de catre Comisie pentru intreaga perioada a asistarii fara revizuire.

In plus, urmatoarele elemente vor fi decontate conform grilei aplicate tuturor Statelor Membre.

cheltuieli de acomodare. Consilierii Rezidenti de Twinning isi vor gasi o locuinta si se vor inregistra la autoritati fara a beneficia de asistenta din partea Comisiei. In practica, totusi, este posibil ca acestia sa fie sfatuiti de catre ambasadele tariilor lor, Delegatiile Comisiei/ Reprezentanti si de administratiile Tarii Beneficiare in care vor lucra.

taxe scolare, daca RTA si-a adus si copii;

transport, la inceputul si sfarsitul asistarii;

cheltuieli de mutare (intreaga famili, daca are si limitat daca este singur)

alocatie lunara pentru transport in Statul Membru incepand din a doua luna de implementare, daca cheltuielile de insotire a familie nu sunt incluse in proiect.

asigurare de sanatate si de accidente.

Toate aceste elemente sunt detaliate in Anexa VII la contractul de twinning.

Pe perioada asistarii, Consilierul Rezident de Twinning poate fi trimis in misiune intr-un alt loc decat cel in care lucreaza. Aceste cheltuieli sunt decontate conform regulilor pentru misiuni pe termen scurt (diurna si cheltuieli de transport) fara alte onorarii de expertiza. In defalcarea cheltuielilor, acestea pot fi trecute in sectiunea cu privire la activitea pentru care are loc misiunea, si nu in sectiunea referitoare la asistarea pe teren lung a Consilierului Rezident de Twinning.

Consilierului Rezident de Twinning i se poate solicita sa-si impartaseasca experienta ca expert pe termen scurt (maxim o saptamana) in cadrul unui alt proiect de twinning din Tara Beneficiara. O astfel de participare necesita autorizare din partea Liderilor de Proiect (din statul membru sau tara beneficiara). Salariul de baza, diurnele si decontarea cheltuielilor vor fi finantate de proiectul pentru care actioneaza ca RTA. Proiectul care include misiuni pe termen scurt va furniza sumele necesare acoperirii costurilor de transport si diurna (si asigurare unde este cazul), nu se acopera onorariile suplimentare.

Toate cheltuielile care au legatura cu Consilierul Rezident de Twinning trebuie cuantificate si incluse in buget. Trebuie furnizata o evidenta verificabila a cheltuielilor cu salariul real, administratiei in vederea verificarii cheltuielor cu salariile.

Cheltuiala cu asigurarea echipamentului (birouri, mobila, calculator, telefon, fax) pentru RTA va fi responsabilitatea administratiei gazda din Tara Beneficiara (a se vedea sectiunea 12).

Liderul de Proiect din Tara Beneficiara va fi platit in continuare de catre angajatorul sau fara contributia CE.

3.2. Categorii de personal si cota de decontare corespunzatoare

Situatia angajarilor si cotele de decontare corespunzatoare

Expertii din Statul Membru (RTA si experti pe termen scurt si mediu) vor fi functionari publici (a se vedea sectiunile 3.1 si 4).

In cazul RTA proveniti din cadrul unei institutii mandatate, decontarea salariului va fi bazata pe salariul actual al personalului plus costurile extrasalariale, fara o limita de profit. Cotele respective pentru misiunile pe termen scurt si mediu sunt mentionate in sectiunea

Functionarii publici temporari pot fi angajati, in mod exceptional, de catre administratiile Statului Membru sau de institutiile mandatate, daca nu sunt suficienti functionari publici care sa actioneze ca experti in cadrul proiectului de twinning. Acesti experti, recrutati temporar de catre administratie, pot actiona doar in numele acesteia tinand cont ca au experienta necesara si nu sunt subiectul nici unui conflict de interese. Contractul dintre acesti experti si administratia care ii recruteaza sau institutia mandatata trebuie sa-I integreze in organizatia contractanta, sa identifice persoana careia ii vor raporta si care este responsabila pentru actiunile lor, respectiv asumarea intregii responsabilitati pentru calitatea serviciilor lor.

Daca sunt contractati de catre o administratie, remunerarea acestora va fi facuta conform cu statutul functionarilor publici de aceeasi competenta si rang.

Daca sunt contractati de o institutie mandatata, remunerarea va fi bazata pe cota pentru un expert de acelasi nivel din aceeasi institutie.

Expertii iesiti la pensie recent (maxim 2 ani) pot fi reactivati in functie ca agenti publici temporari, fie de administratii fie de institutiile mandatate. Ca functionari publici nestatutari, trebuie sa se faca legatura dintre acestia si institutia responsabila de proiectul de twinning. Decontarea salariului acestora se va baza pe principiile susmentionate pentru functionarii publici temporari.

Acolo unde legislatia nationala ofera spre deducere pensia din sectoruil public, proiectul va rambursa doar cheltuiala cu salariul actual.

Lideri de Proiect, experti pe temen scurt si mediu

Misiunile functionarilor publici

UE va finanta misiunile Statului Membru pe termen scurt si mediuin contextul proiectului. Contributia fiecarui expert pe termen scurt si mediu la activitatile proiectului trebuie mentionata in planul de lucru al proiectului de twinning.

Cheltuielile ocazionate de aceste misiuni (transport, diurna, etc) vor fi decontate conform regulilor standard ale UE. Vizitele personalului de conducere si de executie din Statul Membru in Tara Beneficiara nu pot fi acoperite separat din bugetul proiectului.

Misiunile personalului din cadrul institutiilor mandatate: Definirea a trei categorii de experti si cotele de decontare corespunzatoare

Exceptii

Institutiile mandatate in masura sa ofere dovezi ca nu pot acoperi cheltuielile reale cu personalul in conformitate cu standardele de plata pot solicita sa plateasca maxim 100 E pentru fiecare categorie in parte. Aceste solicitari trebuie sa fie sustinute de documente referitoare la cheltuielile reale cu salariile conform urmatorului model de calcul.

Cheltuielile reale cu salariile expertilor din cadrul institutiilor manadatate consta in venitul brut annual la care se aduga cheltuielile extrasalariale facute de angajator in legatura directa cu salariul expertului. Aceste cheltuieli anuale trebuie impartite pentru 180 zile facturabile pentru a calcula cheltuielile reale cu salariile/zi pentru un expert.

In cazul in care aceste cheltuieli zilnice sunt mai mari decat cotele de decontare pentru categoria respectiva de expert, institutia mandatata poate solicita Comisiei aprobarea unei cresteri de pana la 100 E in plus pentru fiecare categorie in parte. Cota non-standard nu poate sub nici o forma sa cuprinda o limita de profit.

Aplicatiile pentru cresterea onorariului se vor inainta prin intermediul Punctului National de Contact din statul membru, care trebuie sa certifice veridicitatea datelor financiare transmise ca suport pentru aplicatie. Daca Comisia este de acord cu aceasta exceptie, nivelul onorariilor vor fi publicate in lista institutiilor mandatate sa actioneze in locul administratiilor publice. Aceste cote de onorarii sunt prezentate in paranteze, dupa numele institutiilor manadate. Aprobarea unui nivel mai ridicat al onorariilor trebuie efectuata inainte de prezentarea propunerilor in vederea asigurarii transparentei.

Comentarii explicative cu privire la clasificarea expertilor

In scopul clasificarii expertilor desemnati pentru proiectele de twinning, trebuie luati in calcul toti factorii; inexistenta unui criteriu trebuie suplinita de alte capacitati extraordinare. In cazul in care exista divergente de opinii, Comisia ia decizia finala cu privire la clasificarea expertilor.

Clasa 3 (consilieri speciali) este rezervata persoanelor cu o experienta deosebita, a caror contributie la proiectul de twinning justifica cheltuielile mari. In vederea pregatirii unei persoane ca expert clasa 3, trebuie sa se tina cont atat de anii de experienta cat si decerintele mentionate mai sus.

Elemente practice

Cand se calculeaza costurile pentru personalul pe termen scurt si mediu, este foarte important sa se estimeze bugetul pentru un anumit numar dezile platite. De exemplu:

2 saptamani: daca expertul A vine in tara beneficiara sambata si pleaca duminica, trebuie platite 10 zile lucratoare si diurna pentru 13 zile.

1 saptamana: daca expertul B vine duminica si pleaca vineri, se platesc 5 zile lucratoare si diurna pentru 5 zile.

1 saptamana: daca expertul C vine in tara duminica si pleaca sambata, se platesc 5 zile lucratoare si diurna pentru 6 zile.