Osobní systém plánování a využívání času

Osobní systém plánování a využívání času

Proces řízení začíná vždy vytyčením cílů. Každý organizační celek, každý pracovník musí mít jasný cíl. Jasný, správný, náročný a přitom reálný cíl se v řízení nedá ničím nahradit.

Plánování zahrnuje výběr cílů řízeného procesu nebo organizační jednotky a stanovení cesty pro jejich dosažení. Vyžaduje rozhodování, tj. výběr mezi možnými způsoby budoucího průběhu činnosti. Plánovací proces lze charakterizovat jako cílově orientovaný rozhodovací proces. Plánování odpovídá na tři základní otázky:

Kde jsme teď?

Kde chceme být?

Jak se tam dostaneme?

Podstata plánování

přispívá k dosažení záměrů a cílů organizace

je prioritní mezi manažerskými funkcemi

je součástí řídící práce na všech úrovních řízení

umožňuje efektivní provádění činnosti

Časový horizont

Je závislý na obsahové náplni plánované činnosti, proto pouze s jistým zjednodušením lze z hlediska časového horizontu rozlišovat tři základní úrovně plánování:

dlouhodobé plánování (pět a více let)

střednědobé plánování (rozsah jednoho až pěti let)

krátkodobé plánování (jeden rok, ev. kratší období)

Úroveň rozhodovacího procesu v plánování

(hierarchie řídících stupňů)

Strategické plánování – navazuje na strategické cíle organizace, vyznačuje se rámcovým dlouhodobým charakterem. Je realizováno na vrcholové úrovni řízení organizace.

Taktické plánování – směřuje k uskutečňování strategických cílů. Dochází při něm ke specifikaci a konkretizaci cílů a prostředků k jejich dosažení. Odpovídají mu plány na úrovni jednotlivých organizačních celků.

Operativní plánování – vychází z taktického plánování a z konkrétních reálných podmínek a situace. Jeho charakter je krátkodobý.

Klíčové body plánů

Plán může mít řadu způsobů svého vyjádření. Klíčovými body jsou však vždy cíle, postupy a zdrojové předpoklady jejich dosažení, měřítka kontroly a hodnocení dosažených výsledků.

Cíle – znamenají konečný stav, ke kterému všechny plánovací aktivity směřují

Postupy – představují způsob provádění specifických činností naplánovaných tak, aby bylo dosaženo zvolených cílů. Představují návody, které podrobně a přesně určují, jakým způsobem mají být určité činnosti provedeny.

Zdrojové předpoklady – představují reálné síly a prostředky, ale zároveň i omezení, limity, ve kterých se organizace může pohybovat.

Kontrola (hodnocení) – poskytuje nezbytné informace pro měření a porovnání skutečnosti s žádoucími cíli.

Tvorba a realizace každého plánu je založena na zvládnutí tří průběžných manažerských funkcí.