APSKAITOS DOKUMENTAI IR BUHALTERINIAI REGISTRAI

APSKAITOS DOKUMENTAI IR BUHALTERINIAI REGISTRAI

1 Pirminiai apskaitos dokumentai

Kiekviena ūkinė operacija turi būti įforminta dokumentuose, nes tai yra raštiškas operacijos įvykdymo ar teisės vykdyti liudijimas.

Apskaitos dokumentas – tai popierinis ar elektroninis liudijimas, kuris patvirtina ūkinź operacij¹ ir turi visus rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos tapatum¹.

Kad apskaitos dokumentas atitiktų savo paskirtį ir turėtų juridinź gali¹, jis turi turėti šiuos privalomus rekvizitus (rodiklius):

įmonės (ūkio subjekto), surašiusios dokument¹, pavadinimas ir kodas, rejestro numeris.

apskaitos dokumento pavadinimas;

išrašymo data;

ūkinės operacijos turinys;

ūkinės operacijos objekto piniginė ir (arba) kiekinė išraiška;

asmens, išrašiusio dokument¹ arba turinčio teisź jį pasirašyti, pareigos, vardo pirmoji raidė, pavardė ir parašas.

Jeigu įmonė yra PVM mokėtoja, tai turi būti nurodomas dar ir PVM kodas.

Dokumentas, neturintis privalomų rekvizitų, praranda įrodom¹j¹ juridinź gali¹ ir negali būti fiksuojamas apskaitoje, t.y. negali būti naudojamas kaip pagrindas įrašams apskaitos registruose. Yra nustatytos apskaitos dokumentų išrašymo ir pripažinimo taisyklės.*

Pagrindiniai pirminiai apskaitos dokumentai būtų: PVM s¹skaita-faktūra, s¹skaita–faktūra, kasos pajamų orderis, kasos išlaidų orderis, mokėjimo pavedimas.

PVM s¹skaita-faktūra – pirminis apskaitos dokumentas, kuriuo pardavėjo įmonėje įforminama pardavimo procedūra (pripažįstamos pardavimo pajamos), tuo tarpu pirkėjo įmonėje jis patvirtina turto įsigijim¹ arba s¹naudų susidarym¹.

S¹skaita- faktūra – atlieka t¹ pači¹ funkcij¹ kaip ir PVM s¹skaita-faktūra, tik jas išrašo įmonės, kurios nėra PVM mokėtojos, parduodamos prekes ar paslaugas.

Kasos pajamų orderis(KPO) – dokumentas, kuriuo įforminamas grynųjų pinigų gavimas į įmonės kas¹. Kasos pajamų orderis susideda iš dviejų dalių, kita dalis vadinasi KPO kvitas.

Kasos išlaidų orderis – šiuo dokumentu įforminamas pinigų išmokėjimas (išėmimas) iš įmonės kasos.

Mokėjimo pavedimas – šiuo dokumentu įforminamos pinigų gavimo arba išleidimo operacijos per atsiskaitom¹j¹ s¹skait¹ banke.

Be šių pirminių apskaitos dokumentų apskaitoje dar yra naudojami patikslinamieji dokumentai. Buhalterinės apskaitos įstatyme yra nurodyti tokie atvejai, kada reikalinga išrašyti patikslinamuosius dokumentus:

o       nukainojant prekes;

o       parduodant prekes su nuolaida;

o       gr¹žinant prekes;

o       pastebėjus klaidas, kurios buvo padarytos dokumento išrašymo metu.

Patikslinam¹jį dokument¹ išrašo ta pati įmonė, kuri išrašė apskaitos dokument¹, kurį reikia tikslinti. Patikslinamajame dokumente turi būti nurodoma tikslinamo dokumento pavadinimas, data ir tikslinimo priežastis (aplinkybės).

Visi apskaitos dokumentai yra sudaromi remiantis tam tikra tvarka ir terminais. Už jų surašymo teisingum¹ yra atsakingi asmenys, kurie surašė šiuos dokumentus ir juose pasirašė.

Kad būtų greičiau ir racionaliau vykdoma buhalterinė apskaita, visi dokumentai yra standartizuodami (nustatomos vienodų dydžių ir formų normos vienarūšiams dokumentams) ir unifikuojami (įmonėse taikomi vienodos formos dokumentai).

Buhalterinės apskaitos dokumentai yra grupuojami pagal tam tikrus požymius:

Pagal paskirtį – tvarkomieji, vykdomieji, kombinuotieji, buhalterinio įforminimo.

Pagal duomenų apimtį – pirminiai ir suvestiniai.

Pagal sudarymo būd¹ – vienkartiniai ir kaupiamieji.

Pagal sudarymo viet¹ – vidiniai ir išoriniai.

Pagal apskaitos pozicijų skaičių – vienos eilutės ir daugiau nei vienos eilutės.

Pagal reglamentavimo lygį – laisvos formos, pavyzdiniai ir skirti mokesčiams apskaičiuoti.

Apskaitos dokumentai turi būti saugojami tam tikr¹ nustatyt¹ laik¹. Dokumentai saugojami pagal Lietuvos archyvų departamento reikalavimus, už jų išsaugojim¹ tiesiogiai atsako įmonės savininkas. Pagrindinė dokumentų saugojimo priežastis yra tai, kad juose užfiksuota informacija gali būti reikalinga įmonės veiklos analizei ir prognozavimui; mokesčių apskaičiavimui; kontrolei; ateities tikslams.

2 Buhalteriniai registrai

Buhalteriniai apskaitos registrai – tai specialios formos blankai, kuriuose daromi įrašai remiantis pirminiais apskaitos dokumentais.

Registruose yra kaupiama, sisteminama ir apibendrinama informacija. Jų naudojim¹ reglamentuoja buhalterinės apskaitos įstatymas.

Registrai gali būti standartinės arba laisvos formos. Jie sudaromi chronologine tvarka (pagal operacijų atlikimo laik¹), sistemine tvarka (pagal tam tikr¹ sistem¹). Dažniausiai registrai sudaromi bendra, t.y. chronologine-sistemine tvarka.

Buhalteriniai registrai skirstomi pagal tokius požymius:

išvaizd¹ (kortelės, knygos);

įrašų pobūdį (chronologiniai, sisteminiai);

pagal duomenų detalum¹ (sintetiniai, analitiniai, mišrūs);

struktūr¹ (vienpusiai, dvipusiai; likutiniai, šachmatiniai).

Dažniausiai naudojami registrai yra Bendrasis žurnalas, Didžioji knyga bei specialieji apskaitos žurnalai.

Bendrasis žurnalas – jame pagal chronologinź tvark¹ yra nuosekliai registruojamos visos ūkinės operacijos.

Specialieji apskaitos žurnalai jie sudaromi pagal tam tikr¹ sistem¹, t.y. kiekviename žurnale yra surašomos ir sisteminamos tik vienos rūšies operacijos. Tai būtų Pirkimų skolon žurnalas, Pardavimų skolon žurnalas, Pinigų gavimo žurnalas, Pinigų mokėjimo žurnalas, Parduotų prekių savikainos žurnalas.

Didžioji knyga – šios knygos s¹skaitose yra kaupiami ir sisteminami duomenys apie vis¹ įmonės turt¹, nuosav¹ kapital¹, įsipareigojimus, pajamas, s¹naudas. Kiekvienai s¹skaitai sudaroma viena apskaitos kortelė. Prireikus duomenys detalizuojami analitinėse apskaitos kortelėse.

Tiek surašant pirminius apskaitos dokumentus, tiek duomenis fiksuojant buhalteriniuose registruose yra padaroma klaidų. Tai netikslumai, kurie atsiranda kai yra neteisingai atliekami skaičiavimai, ūkinių operacijų registravimas, kai taikomi netikslūs apskaitos metodai ir kai klaidos padaromos per apsirikim¹ arba dėl apgaulės. Klaidos gali būti skaičiavimo, loginės, juridinės ir pan. Aptikus klaidas kai kuriuos duomenis dokumentuose galima taisyti. Tai dažniausiai daroma korektūros būdu.

Klaidoms taisyti yra taikomi raudonojo storno, atvirkštinio įrašo ir koreguojančiojo įrašo būdai.

Visuose dokumentuose draudžiama taisyti dat¹, šiuo atveju turi būti išrašomas naujas dokumentas. Piniginiuose dokumentuose iš viso draudžiama taisyti bet kokias klaidas. Šiuo atveju piniginis dokumentas anuliuojamas ir jo vietoje išrašomas naujas dokumentas.

Visi klaidų taisymai turi būti įforminti buhalterinėmis pažymomis.

10 uždavinys

1. 200X m. spalio 04 d. UAB “TOPO” pardavė įmonei”LOTO” tokias prekes:

DVD grotuv¹ 1 vnt. už 300 Lt.

Garso stiprintuv¹ 1 vnt. už 250 Lt.

DVD diskelius 10 vnt. už 50 Lt.

2. 200X m. spalio 05 d. UAB “LOTO” gr¹žino garso stiprintuv¹, nes jis buvo brokuotas.

3. 200X m. spalio 08 d. UAB “TOPO” nutarė nukainoti DVD diskelius 10 %.

200X m. spalio 09 d. “LOTO” vadybininkas apmokėjo grynais už įsigytas prekes.

Užfiksuokite įvykusias ūkines operacijas pirminiuose apskaitos dokumentuose.

Įmonių rekvizitus pasirinkite savarankiškai.

11 uždavinys

200X m. lapkričio 05 d. UAB „Skaita“ buhalterė iš įmonės kasos atskaitingam asmeniui, t.y. įmonės vadybininkui Sauliui Sauleniui, išmokėjo 500 Lt. Vėliau vadybininkas pateikė tokius dokumentus, patvirtinančius kam jis išleido duotus pinigus:

sumokėjo administracinį mokestį teismui, pagal PVM s¹skait¹-faktūr¹ Serija ABC Nr. 124578, suma 150 Lt.

pirko popieriaus kasos aparatui, pagal PVM s¹skait¹-faktūr¹ Serija DEF Nr. 326598 suma 40 Lt.

pirko automobiliui kuro, pagal PVM s¹skait¹-faktūr¹ Serija DII Nr. 115599, suma 110 Lt.

sumokėjo už automobilio stovėjim¹, pagal kvit¹ Serija RED Nr. 456, suma 10 Lt.

sumokėjo už pašto siunt¹, pagal kvit¹ Serija VER Nr. 852, suma 25 Lt.

likusius165 Lt. S. Saulenis gr¹žino į įmonės kas¹.

Įforminkite ūkines operacijas dokumentais.

Kačinskas G. Buhalterinės apskaitos pagrindai. Vilnius: Pačiolis, 2001, p. 182-199.

Ivanauskienė A. Buhalterinės apskaitos pradmenys. Vilnius: TEV, 2004, p.73-100

LR PVM įstatymo 80-83 straipsniai. www.vmi.lt