Ce este un Proiect ?

Ce este un Proiect ?

Pentru a putea vorbi despre managementul proiectelor trebuie mai intai sa cunoastem termenul. Este greu pentru a oferi o definite general valabila in priveste proiectul deoarece este larg uzitat si are arie de intelesuri. Totusi putem accepta o serie de definitii precum:

Un proiect presupune o serie de activitati interconectate desfasurate dupa un anumit plan intr-o anumita perioada de timp pentru obtinerea unui obiectiv bine stabilit in prealabil.

O alta definitie este oferita de catre Institutul pentru Managementul Proiectelor din Statele Unite ale Americii, organizatie profesionala pentru specialisti din domeniul managementului proiectelor, fiind una din institutiile de referinta in acest domeniu. Organizatia realizeaza standarde profesionale de referinta pentru domeniul managementului proiectelor, organizeaza programe de instruire si certificare pentru specialistii din domeniul managementului proiectelor recunoscut la nivel mondial si care de asemenea editeaza o serie de publicatii privind acest domeniu. Astfel proiectul este definit ca fiind o  investitie de resurse pe o perioada, avand ca scop realizarea unui obiectiv sau unui set de obiective precise. 

Un proiect se defineste in functie de specificitatea sa ca un efort depus intr-o anumita perioada de timp pentru a obtine un produs sau un serviciu unic. Proiectul se caracterizeaza ca o actiune unica, specifica, compusa dintr-o succesiune logica de activitati componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natura diferita, realizat intr-o maniera organizata metodic si progresiv, avind constrangeri de timp, resurse si cost, destinat obtinerii cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite. Printr-o perioada de timp se intelege ca un proiect are un inceput si un sfarsit bine stabilit. De asemenea, intelegem ca un produs unic sau un serviciu unic este diferit de celelalte produse si servicii existente.

Un proiect presupune implicarea la toate nivelurile organizatiei, dar poate presupune si parteneriate cu alte organizatii deoarece este extrem de importanta realizarea acestora, mai ales daca aceste proiecte reprezinta modalitati de actiune pentru realizare strategiei organizatiei.

Totusi exista o serie de caracteristici care sunt general acceptate:

o perioada de timp definita cu un inceput si un sfarsit stabilit

un rezultat unic

activitati unice si nonrepetitive

resursele sau bugetul

Termenul de perioada delimitata presupune asa cum am mai precizat faptul ca un proiect se desfasoara intr-o anumita perioada de timp, cu un inceput si un sfarsit bine determinat temporal. Totusi nu trebuie sa inteegem literalmente acest termen ca definind o anumita perioada de timp, deoarece unele proiecte se pot derula pe parcursul a mai multi ani. Ce trebuie sa intelegem este ca un proiect are o durata finite sin u presupune un effort nesfarsit.

Un alt aspect care trebuie precizat sub acest aspect este acela ca rezultatele obtinute pe baza unui proiect nu se termina odata cu proiectul, ci efectele acestuia pot continua, mai ales atunci cand se atinge un obiectiv acesta poate declansa proiecte pentru atingerea unor obiective viitoare.

Un produs este unic, un serviciu este unic sau un rezultat este unic chiar daca apartin unei categorii foarte mari de produse si servicii. Prezenta unor elemente asemanatoare nu poate schimba unicitatea rezultatului obtinut pe baza unui proiect. Rezultatul este descris de scopul si efectele unui proiect. Descrierea trebuie sa fie cat mai precisa cu putinta, adica trebuie sa contina atat indicatori ai schimbarilor calitative, cat si ai celor cantitative.

Elaborarea progresiva este o caracteristica a proiectelor ce integreaza cele doua concepte prezentate mai sus. Pentru ca rezultatul unui proiect este unic, caracteristicile care disting un produs sau un serviciu trebuie elaborate progresiv. Aceste caracteristici distinctive vor fi enuntate in primele etape ale proiectului si vor fi detaliate si mult mai explicite pe parcurs ce echipele de proiect vor dezvolta o mai buna si mai completa intelegere a ceea ce se doreste a se obtine.

Elaborarea progresiva a caracteristicilor unui produs trebuie sa se faca in concordanta cu definitia scopului proiectului. Odata definit scopul proiectului acesta trebui sa raman neschimbat in timp ce caracteristicile produsului sunt elaborate progresiv.

Resursele puse la dispozitia unui proiect sunt stabilite in prealabil. Resursele sunt masurabile in bani si alcatuiesc bugetul unui proiect. Resurse pot fi oamenii, echipamentele, locatiile sau alte obiecte cu valoare materiala.

O importanta deosebita este acordata celor cinci parametrii ce definesc proiectul. Astfel acesti "parametrii se constituie intr-un set de constrangeri deoarece o schimbare in cadrul unuia dintre acesti parametrii o serie de modificari in lant pentru a putea reface echilibru initial" . Astfel acesti cinci parametrii formeaza un sistem care trebuie sa raman in echilibru pentru a pastra si proiectul in echilibru. In continuare voi prezenta aceste cinci constrangeri.

Scopul

Scopul reprezinta acea limita a proiectului, este cel ce ne spune ceea ce trebuie sa facem si ceea ce trebuie sa evitam. De asemenea ne spune si in ce directie se va directiona munca noastra in cadrul proiectului. Este asadar fundamental sa enuntam cat mai corect scopul proiectului nostru. Exista si situatii in care scopul proiectului se schimba. Cand sau cum se va schimba nu putem stii, dar descoperirea acelei schimbari si cum se va produce aceasta ramane o provocare pentru managerul de proiect.

Calitatea

In cadrul unui proiect clitatea este analizata din doua puncte de vedere:

calitatea produsului. Aceasta se refera la calitatea rezultatului finit de pe urma realizarii proiectului.

calitatea procesului executiei in cadrul proiectului, care inseamna de fapt calitatea managementului proiectului in sine. In acest caz se urmareste cat de bine este implementat managementul proiectului si cum poate fi el imbunatatit. Imbunatatirea continua a calitatii precum si aplicare managementului calitatii sunt metode folosite pentru a masura calitatea procesului executiei.

Costul

Costul realizarii proiectului este prezent sub forma bugetului. Este o componenta extrem de importanta mai ales in cazul in care rezultatul proiectului se vinde catre un client extern.

Costul este o componenta importanta pe intreaga perioada a ciclului de viata al proiectului. Primele consideratii asupra costului se fac inca din fazele incipiente ale ciclului de viata ale proiectului. Spre exemplu clientul propune o anumita cifra, care in functie de calculele pe care acesta le-a facut poate fi cu apropiata de suma finala a proiectului. In functie de negocierile care au loc managerul de proiect trebuie sa vina impreuna cu echipa de proiect cu o propunere care trebuie sa includa si costurile viitorului proiect pe baza caruia clientul poate sa decida daca sa mearga mai departe cu realizarea proiectului impreuna cu aceasta echipa de proiect.

Timpul

Tot clientul este acela care stabileste si un termen limita pentru finalizarea proiectului ceea ce face ca timpul sa fie o resursa extrem de importanta pentru managerul de proiect care este nevoit sa o utilizeze cat mai eficient si cat mai productiv posibil. Astfel odata un proiect demarat timpul devine poate cea mai importanta resursa pe care managerul de proiect trebuie sa o utilizeze conform unui orar prestabilit si care trebuie respectat sau chiar sa realizeze activitatile din cadrul proiectului intr-un timp chiar mai scurt. Managerul de proiect odata ce a realizat acest lucru va proteja aceasta resursa cu multa strictete.

Resursele

Resursele din cadrul unui proiect reprezinta acele valori precum oameni, sau active fixe sau echipamente care au o utilitate limitata si care trebuie utilizate conform orarului stabilit. Unele resurse pot fii active fixe, alte resurse pot varia pe termen lung. In functie de resursele de care dispune echipa de proiect stabileste programul activitatilor si ordinea in care se vor realiza acestea in cadrul proiectului.