FUNCTIILE MANAGERIALE

Actiunile intreprinse de subiectul conducerii potrivit continutului stadiilor ciclului de conducere reprezinta functiile acesteia, iar totalitatea functiilor respective formeaza continutul procesului de conducere.

Realizarea procesului de conducere presupune indeplinirea unor actiuni specifice, grupabile in cateva functii definitorii pentru rolul oricarui conducator, indiferent de pozitia acestuia.

Nu exista astazi delimitare unanim acceptata a acestor functii sau un consens in privinta numarului lor. Autori de renume propun game diverse ale functiilor conducatorului:

H.Fayol: prevedere, organizare, comanda, coordonare, control;

L.Gulick: planificare, organizare, conducerea personalului (staffing), conducerea propriu-zisa, coordonarea, evidenta, intocmirea bugetelor;

H.Koontz, C.O'Donnell: planificare, organizare, staffing, conducere, control;

W.J.Duncan: planificare, organizare, control;

H.Church: proiectarea, utilarea, comanda, evidenta, operarea;

H.B.Maynard: planificarea, executia, controlul;

V.Afanasiev: prevederea, organizarea, activizarea, coordonarea, controlul;

La noi in tara s-a ajuns la un consens cvasiunanim al specialistilor privind impartirea procesului de conducere in urmatoarele cinci functii: previziunea, organizarea, antrenarea, coordonarea, controlul.

1. FUNCTIA MANAGERIALA DE PREVIZIUNE

Functia planificarii s-a nascut si s-a dezvoltat , in timp, din necesitatea sporirii capacitatii de adaptare a organizatiei la mutatiile intervenite in mediul extern, pentru asigurarea supravietuirii si/sau cresterii ei.

Un sistem de planificare eficient este chemat sa adopte acele cursuri de actiune care diminueaza riscurile si sporesc gradul de valorificare a avantajelor concurentiale ale organizatiilor. Prin exercitarea acestei functii se anticipeaza evolutia conditiilor in care se va afla sistemul economico-social condus , precum si starea, comportarea si functionarea acestuia.

Elementele de baza ale procesului de conducere sunt definite in cadrul functiei de previziune si constituie repere pentru indeplinirea celorlalte functii manageriale. Prin urmare, prima functie manageriala este previziunea. Ea trebuie sa asigure identificarea tendintelor existente, prefigurarea proceselor si fenomenelor ce vor avea loc, stabilirea obiectivelor de realizat in viitor si resursele pentru realizarea lor.

Rezultatele previziunii, dupa orizontul de timp, gradul de detaliere si obligativitatea indeplinirii sunt: prognozele, planurile si programele.

PROGNOZA

Prognoza reprezinta evaluarea efectuata pe baza stiintifica a evolutiei viitoare a componentelor cantitative si calitative ale unui domeniu de activitate, pentru o perioada delimitata de orizontul de timp ales.

Prognoza evidentiaza tendintele dezvoltarii si prezinta variante posibile de evolutie, motiv pentru care este, in primul rand, un instrument de investigare si cunoastere, de prefigurare a viitorului.

Prognozele se clasifica dupa mai multe criterii:

a. dupa domeniul de activitate la care se refera:

- prognoze economico-sociale

- prognoze demografice

- prognoze ale stiintei

- prognoze ale tehnologiei

- prognoze ale energiei etc.

a.    dupa obiectul de referinta:

- prognoze ale productiei

- prognoze privind consumul

- prognoze ale costurilor etc.

b.           dupa sfera de cuprindere:

- prognoze macroeconomice

- prognoze zonale, teritoriale

- prognoze pe grupe de produse sau produse

- prognoze pentru probleme complexe (pregatirea cadrelor, cercetarea stiintifica, resursele disponibile si exploatarea lor, amenajarea teritoriala etc.)

c.           dupa orizontul de timp ales:

- prognoze de lunga perspectiva -10-30 ani

- prognoze pe termen mediu - 5-10 ani

- prognoze pe termen scurt - 1-5 ani

Orizontul de timp poate fi ales conventional sau poate diferi in raport cu domeniul stabilit. De exemplu, prognozele demografice se elaboreaza, de regula, pentru un orizont echivalent cu durata de viata a unei generatii, prognozele tehnologice- pentru orizonturi diferite in functie de rezervele cunoscute de materii prime, de schimbarile previzibile in stiinta si tehnologie, de durata de reinnoire a capitalului fix etc.

e. dupa modelele de elaborare utilizate, exista trei optiuni majore privind:

atitudinea fata de viitor:

- pasiva (metodele alese au caracter explorativ)

- activa(metodele alese au caracter normativ)

modul de cunoastere a viitorului:

teoretic(metode teoretice,bazate pe abstractizare si tehnici specifice de calcul matematic)

- intuitiv (metode bazate pe aprecieri empirice

facute de specialisti)

caile de cercetare a viitorului:

- tratarea sintetica

- tratarea analitica, morfologica, facuta pe subsisteme

Validitatea unei prognoze se verifica prin masura in care aceasta se transforma in prevederi de plan si se confirma pe masura realizarii planului.

Trebuie mentionat de asemenea ca prevederile initiale ale prognozei se modifica pe masura inaintarii spre orizontul de timp pentru care a fost stabilita. Gradul de siguranta a prognozei se exprima cu ajutorul unor indicatori cum sunt: abaterea medie, abaterea medie patratica, coeficientul de determinare etc.

PLANIFICAREA

Planificarea reprezinta stabilirea si fundamentarea, pe baza studiilor intocmite si a analizelor efectuate, a obiectivelor si sarcinilor de realizarea a acestora, precum si a resurselor necesare pe o perioada determinata, corespunzatoare caracterului planului stabilit (lunar, trimestrial, anual), in vederea atingerii obiectivelor fixate.

Etapele planificarii sunt prezentate in cele ce urmeaza:

Constientizarea oportunitatilor in ce priveste : piata, competitia, dorintele clientilor, atuurile si slabiciunile proprii;

stabilirea obiectivelor ( niveluri, actiuni, termene);

evaluarea premiselor: determinarea mediului intern si extern in cadrul caruia vor fi aplicate planurile;

compararea alternativelor in legatura cu scopurile urmarite (alternativa care ofera cea mai buna sansa de atingere a scopurilor, cu efort minim si efecte maxime);

alegerea unei alternative;

formularea planurilor de sprijin (de pilda, achizitionarea de echipamente, aprovizionarea cu materii prime si materiale, asigurarea fortei de munca necesare etc.);

"numerizarea" planului prin stabilirea bugetelor (de exemplu, privind volumul, costul si pretul vanzarilor, cheltuielile de operare necesare elaborarii planului, cheltuieli pentru achizitionarea de echipamente etc.)

Perioada de planificare difera in functie de mai multi factori: dimensiunea organizatiei, domeniul de referinta, scopurile urmarite.

Un sistem de planificare eficient trebuie sa raspunda catorva cerinte:

planificarea trebuie sa porneasca de la varf;

planificarea trebuie organizata (responsabilitati, termene etc.);

demersul de planificare trebuie clar definit si riguros respectat;

obiectivele, premisele, strategiile si politicile trebuie comunicate clar, fara ambiguitati;

managerii trebuie sa participe la actiunile de planificare;

planificarea presupune constientizarea si acceptarea schimbarilor.

PROGRAMAREA

Programarea reprezinta defalcarea obiectivelor actualizate ale organizatiei in timp (pe perioade calendaristice operative - luni, decade, saptamani) si in spatiu ( sectii, ateliere, echipe de lucru), precum si coordonarea activitatilor ce concura la executarea programelor stabilite.

Programarea productiei se face in trei etape:

elaborarea planului operativ al unitatii, prin care se desfasoara in timp obiectivele unitatii economice, defalcandu-se pe luni sarcinile trimestriale si stabilindu-se - in functie de tipul productiei, de ritmul impus al livrarilor si de caracterul acestora - succesiunea de lansari in fabricatie a comenzilor;

desfasurarea planului operativ pe subunitati de productie (sectii, ateliere) sub forma unor programe operative de productie;

programarea detaliata in cadrul unitatilor - pe grupe de masini si locuri de munca, in functie de modul de organizare a procesului de productie, a lucrarilor si sarcinilor pe perioade scurte - decade, saptamani, zile; obiectivele stabilite se concretizeaza in grafice de productie cu termene de livrare interne.

Obiectul programarii il poate constitui nu numai activitatea de productie si, mai precis, cea de fabricatie, ci orice alta activitate a organizatiei care presupune realizarea unor sarcini intr-o ordine logica.

2. Metode si tehnici previzionale

Tehnicile previzionale se impart in patru categorii:

- metode fundamentale

- metode instrumentale

- metode elementare

- metode intuitive

Metode fundamentale:

1. Analiza si sinteza.

Analiza consta in descompunerea fenomenului sau procesului studiat in elementele sale constitutive, in scopul studierii aprofundate a acestora.

Analiza presupune folosirea larga a abstractizarii stiintifice, efectuarea, in anumite cazuri, a analizei prin experimente.

Sinteza consta in recompunerea ansamblului din elementele sale constitutive analizate, obtinandu-se expresii cantitative agregate si generalizandu-se aspecte particulare ale realitatii, in urma unui proces de cunoastere care inainteaza de la simplu la complex.

2. Abordarea sistemica - constituie o metoda de cunoastere a fenomenelor si proceselor in conexiune cu mediul de existenta al acestora.

Organizatia reprezinta un sistem socio-economic, dinamic, complex, probabilistic, deschis, stabil, stabil, auto-reglabil si auto-organizabil.

Este un sistem aflat in relatie cu mediul de actiune din care primeste materii prime, materiale, utilaje, energie, forta de munca, capital, informatii si caruia ii restituie produse, lucrari, servicii, capital, informatii.

Mediu P

	E, D

I E

Resurse Produse

C Mediu

Fig.9. Sistem cibernetic economic deschis

P = parametri interni sau externi impusi sistemului

C = criterii de evaluare a functionarii sistemului (costuri, termene, profit etc.)

Prin conducerea sa organizatia este capabila sa-si autoregleze activitatea, in acest sens cuprinzand doua categorii de functii:

functiile efectorii (E), ce realizeaza procesul fizic de transformare a intrarilor in iesiri si al caror ansamblu formeaza subsistemul condus;

functii de dirijare (D) - care formeaza sistemul conducator si care constau in fixarea programelor de actiune a functiilor efectorii, urmaresc realizarea acestor programe, fixarea corectiilor necesare.

Metode instrumentale

3. Normarea - consta in stabilirea unor parametri de comanda - norme, normative, cu ajutorul carora se urmareste obtinerea unor consumuri rationale de efort social cu efecte optime.

Normele si normativele indeplinesc functiile de:

instrumente de calcul previzional;

fundamentare a planului;

stimulare a organizatiilor si salariatilor;

control al eficientei.

Norma = marime prestabilita, exprimata de regula in unitati fizice, care precizeaza, pentru anumite conditii date, limitele minime sau maxime ale utilizarii resurselor in vederea obtinerii unei unitati de efect util.

Normele pot fi: de munca, de consum, de calitate a produselor, de folosire a capitalului fix etc.

Normativul = marime prestabilita care, folosind indeosebi expresii valorice sau calcule, determina, cu un grad superior de generalizare, niveluri optime de desfasurare a activitatii.

4. Balantele previzionale

Balantele previzionale urmaresc asigurarea starii de proportionalitate intre diferite componente ale activitatii economice, prin determinarea si corelarea dinamica a resurselor cu necesitatile, in conditiile valorificarii superioare a resurselor si a incadrarii cerintelor in limite la care pot fi satisfacute.

In previziune balantele previzionale utilizate sunt cele materiale, valorice si de forta de munca.

5. Modelarea economico-matematica

Este o metoda de cercetare si cunoastere a realitatii cu ajutorul unor modele, adica a unor reprezentari schematice abstracte a fenomenelor si proceselor studiate sub forma de sisteme analitice.

Modelul economico-matematic reprezinta o reflectare simplificata a realitatii, bazata pe relatii cantitative, cu ajutorul careia se studiaza comportarea sistemului real pe care il reprezinta prin analogie.

Principalele tipuri de modele folosite in previziune sunt:

modele de crestere economica;

modele interramuri (modele input-output sau BLR- balanta legaturilor dintre ramuri)

modele de optimizare a utilizarii unor resurse;

modele bazate pe functii de productie.

Metode elementare

Extrapolarea - reprezinta prelungirea in viitor a evolutiei constatate in trecut, lucru care se poate realiza prin doua categorii de functii:

o functie de timp, prin prelungirea tendintei cu ajutorul ritmurilor medii si a luarii in considerare a evolutiei sporului absolut:

y = f(t); t = 1,2, , T (ani)

T - orizontul previziunii

o functie de evolutie a unei variabile sau mai multor variabile independente aflate in relatie cu dinamica variabilei dependente care face obiectul previziunii:

y = f(x_i); x_i = variabile independente

Functiile ce pot fi folosite pentru stabilirea trendului sau a corelatiei simple dintre doua variabile la nivelul orizontului previziunii sunt cele liniare, exponentiale, logistice si cele care exprima corelatii multiple.

7. Interpolarea - consta in stabilirea marimilor intermediare intre doua variabile date, si anume nivelul anului de baza si cel prevazut pentru anul final al perioadei de prognoza sau de plan.

Interpolarea se poate realiza pe doua cai:

a) cu ajutorul ratiei medii anuale:

r =

x_T = x₀ + rn_0T

x_T - variabila exogena pentru anul final

x₀ - variabila din anul de baza

n_0T - numarul de ani dintre anul de baza si cel final

b) cu ajutorul ritmurilor medii, cand se stabileste ritmul mediu anual dintre anul de baza si cel final si se aplica din aproape in aproape la valorile absolute.

8. Anchetele statistice - constau in consultarea unor colectivitati umane de catre persoane specializate, folosindu-se fie intrebari directe, fie chestionare distribuite subiectilor.

Anchetele sunt in general selective, intrucat se realizeaza prin sondaje, adica prin selectionarea unui esantion reprezentativ de persoane. Metoda este folosita pentru identificarea opiniilor privind problemele importante, pe baza lor putandu-se previziona: preferintele populatiei pentru diferite marfuri si servicii, evolutia unor fenomene demografice etc.

Comparatiile internationale - constau in alegerea tarilor de referinta cu care se vor face comparatii si care sa prezinte conditii comparabile, in selectarea fenomenelor si proceselor care au avut loc in trecut.

Metode intuitive.

In categoria metodelor intuitive se cuprind instrumentele tipice de stimulare si valorificare a creativitatii: metoda Brainstorming, metoda Delphi, metoda scenariilor etc.

3. Management strategic

Esenta si continut.

Forma de exprimare a functiei de previziune a conducatorului, managementul strategic (MS) semnifica practicarea consecventa la nivelul unei organizatii si a diviziunilor acesteia a conducerii previzionale.

Strategia unei organizatii contureaza caile prin care aceasta isi urmareste scopurile, in conditiile date de oportunitatile si amenintarile existente in mediul sau de actiune, precum si ale resurselor si capacitatilor sale.

In organizatie exista niveluri succesive de obiective care dau nastere la actiuni specifice, realizabile la niveluri agregate de conducere, fiecare nivel determinand obiectivele nivelului inferior si controland, prin conexiunea inversa, realizarea lor (buclele de autoreglare I, II si III).

III

II

I

Fig.10. Tipuri de obiective pe nivele agregate de conducere.

Managementul strategic este procesul prin care conducerea de varf a organizatiei determina evolutia pe termen lung si performantele acesteia, asigurand formularea, aplicarea si evaluarea continua a strategiei stabilite.

Diferenta dintre a avea doar o strategie si a practica efectiv management strategic este tot atat de mare uneori ca cea dintre esec si succes.

Metodologia practicarii managementului strategic.

Intr-o definitie sintetica, planificarea strategica este un proces complex prin care se aleg: misiunea, obiectivele, strategiile, politicile si modalitatile majore de alocare a resurselor.

Acest proces presupune parcurgerea mai multor etape, a caror succesiune se prezinta in figura 11.

Identificarea amenintarilor si oportunitatilor mediului extern al organizatiei. Este etapa care se poate realiza, intr-o prima faza, prin analiza celor cinci forte concurentiale ale mediului (dupa Michael Porter): concurenta dintre producatorii aceluiasi produs, amenintarea din partea noilor intrati potentiali, puterea de negociere a clientilor, puterea de negociere a furnizorilor si "primejdia" venita din partea produselor substituibile (inlocuitoare);

Diagnosticarea fortelor si slabiciunilor organizatiei.

In aceasta etapa se identifica unele competente speciale si capacitati ale organizatiei, in raport cu cele ale concurentilor ei.

Definirea organizatiei - presupune stabilirea de catre managementul organizatiei a misiunii, scopului/scopurilor si obiectivului/obiectivelor unitatii conduse.

Misiunea

Este in general enuntata sub forma unei simple propozitii sau a catorva paragrafe (indiferent de marimea sau profilul activitatii organizatiei) si pune accent pe ceea ce este si ce face organizatia. Scopul enuntarii misiunii este de a afirma identitatea firmei, fiind (dupa unii autori), sinonima cu filosofia globala a organizatiei.

Enuntul misiunii se face raspunzand la intrebari de genul: "Cine suntem?", "Ce oferim?", "Cui oferim?", "Cui folosim?", "Unde folosim?".

Fig.11. Etapele aplicarii managementului strategic.

Fiecare nivel departamental si functional isi are propria misiune, derivata din cea a organizatiei si aflata in interdependenta cu a celorlalte nivele departamentale.

Dupa enuntarea misiunii trebuie stabilite scopurile si obiectivele.

Scopul

Scopul organizatiei este un enunt general al directiei (cursului de actiune) dorite. Scopul presupune o dubla temporalitate: termenul lung si termenul scurt.

Scopul pe termen scurt se refera la problemele ce necesita atentie imediata sau sunt urgente si care trebuie realizate in 1-2 ani. El trebuie sa fie realist si posibil de atins, cu resurse proprii sau cu resurse din afara, accesibile firmei.

Scopul pe termen lung priveste cresterea sau expansiunea organizatiei si trebuie sa fie realizabile in 3-5 ani.

Obiectivele

Acestea detaliaza scopul/scopurile organizatiei. Un obiectiv este un enunt special, cuantificabil, exprimat de regula cu ajutorul unor indicatori economici.

La stabilirea obiectivelor este necesara determinarea modului de masurare a rezultatului asteptat si a criteriior de apreciere a acestuia.

Obiectivele trebuie incadrate in temporalitatea scopurilor. De asemenea, ca si in cazul scopurilor, obiectivele sunt distincte pentru fiecare nivel departamental si deriva din obiectivele organizatiei

4. Elaborarea alternativelor strategice

Strategia este cursul de actiune ales pentru realizarea misiunii, scopurilor si obiectivelor organizatiei. Ea vizeaza capacitatile tehnologice, financiare si umane, precum si aptitudinile de organizare si manageriale ale organizatiei.

Alternativele strategice se elaboreaza doar la nivelul organizatiei, pe baza ciclului de viata al produselor (faza in care se afla produsul sau serviciul - intrare pe piata, crestere, maturitate, declin, iesire de pe piata) si pozitiei concurentiale a organizatiei.

Managementul firmei si fiecare compartiment al organizatiei joaca un anumit rol si pot influenta fazele ciclului de viata a produsului iar pozitia concurentiala a firmei se stabileste prin diagnosticarea si evaluarea unor factori cum ar fi: partea de piata, nivelul tehnologiei folosite, capacitatea manageriala, puterea financiara, imaginea produsului/serviciului la consumator, loialitatea consumatorilor fata de produs etc.

5. Optiunea strategica

Din alternativele strategice elaborate se alege cea care conduce la rezultatul cel mai bun din perspectiva misiunii, scopului si obiectivelor organizatiei.

Planificarea tactica

Aceasta etapa presupune elaborarea deciziilor detaliate pe termen scurt pentru implementarea si realizarea strategiilor alese.

Planurile tactice se refera la:

bugetele anuale pentru fiecare departament, divizie sau proiect;

mijloacele detaliate de implementare a obiectivelor si strategiilor;

actiunile pentru imbunatatirea si coordonarea activitatii curente.

Deosebirile intre planificarea strategica si cea tactica se pot sintetiza astfel:

Tabel.2. Planificarea tactica-planificarea strategica. Deosebiri

7.Controlul

Este faza finala a procesului planificarii strategice si incepe cu analiza variabilelor care influenteaza implementarea strategiilor si tacticilor alese. Controlul presupune, de asemenea precizarea modalitatii de monitorizare a progreselor realizate in aplicarea strategiei (ce variabile se monitorizeaza si dupa ce metoda?)

Prin control se incearca stapanirea unor forte din mediul extern si intern, inainte ca ele sa afecteze in mod nedorit organizatia

Elementele principale ale controlului sunt monitorizarea si adecvarea (actualizarea):

Monitorizarea este un procedeu (sistem de procedee) de evaluare, raportare si analiza a evolutiei implementarii strategiilor si tacticilor intr-o perioada data. Ea trebuie sa permita masurarea rezultatelor in etape succesive si la sfarsitul perioadei. Aceasta masurare se face, de regula, cu ajutorul rapoartelor asupra vanzarilor, datelor de evidenta contabila etc.

Pe baza informatiilor obtinute prin monitorizare se actioneaza pentru ajustarea implementarii strategiilor si tacticilor, realizandu-se adecvarea acestora la mutatiile intervenite in mediul organizatiei