STUDIU DE CAZ

ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL PRIVIND GESTIUNEA MARFURILOR

LA S.C. COMPLEX HOTELIER UNIREA IASI

Cap.I IDENTIFICAREA PROIECTULUI

Complexul Hotelier Unirea este situat in Piata Unirii, oferind un pachet de servicii hoteliere, la nivel europen, asigurat de cei care deservesc complexul. In prezent unitatea este cotata la categoria de trei stele, oferind servicii de cea mai buna calitate prin gradul inalt de pregatire a personalului si varietatea serviciilor.

Complexul Hotelier Unirea a fost infiintat in anul 1998, in urma desprinderii de societatea mama S.C. Turism Moldova S.A avand forma juridica de societate pe actiuni, cu capital majoritar privat incepand din octombrie 2001 ( capital social 12.044.575.000 lei ). Firma isi are sediul in str. Piata Unirii nr.5, Iasi.

Hotararea noii echipe de a transforma radical hotelul a fost pusa in practica imediat dupa momentul privatizarii. Afirmatia directorului general Lucian Grecu in momentul privatizarii a fost urmatoarea: "am gasit un hotel batran care se potrivea mai mult cu mentalitatea anilor in care fusese ridicat, modificarea lui fiind un proces lung si complicat de adaptare la noile vremuri. Transformarea s-a dorit a fi una de fond cu efecte pe termen lung si mediu, iar una din primele masuri a fost reducerea tarifelor, Hotelul Unirea devenind cea mai accesibila locatie la acest standard din Iasi"

Primele investitii au vizat centrala termica si spalatoria, puncte in care se inregistrau cele mai mari pierderi. Au fost inlocuite lifturile vechi, care faceau fata cu greu fluxului de clienti, acestia beneficiand acum de accesul rapid si sigur la camerele hotelului. In reamenajarea hotelului exista doua procese paralele: cel de schimbare generala de arhitectura, conceptie si design si un proces de imbunatatire a serviciilor pe toata perioada de tranzitie. Hotelul Unirea va pune la dispozitie 24 de ore pe zi, un personal cu o inalta calificare, prietenos, capabil sa satisfaca cele mai inalte exigente.

Firma are un numar total de salariati de 106 persoane, din care 4 persoane ocupa functia de conducere, 56 de persoane - personal direct productiv, 46 persoane - personal indirect productiv (din cei 106 angajati, 50 de persoane au studii superioare ceea ce reflecta si o politica de profesionalizare a structurilor de personal ale companiei).

Spre deosebire de anul 2002, cand cifra de afaceri era de 24.000.000.000 lei , in anul 2003 cifra de afaceri a fost de 29.000.000.000 lei.

Tab. Nr. 1- pondere produs hotelier in cifra de afaceri

Serviciile oferite de catre societate se adreseaza in principal delegatilor, firmelor producatoare si importatoare din tara si din strainatate, care urmaresc sa-si extinda afacerile in aceasta zona, precum si turistilor autohtoni si straini care doresc sa viziteze zonele pitoresti din nordul Moldovei. Ponderea clientelei de afaceri este de cca. 70% din total, iar clientii turisti reprezinta 30% din total. Tara de unde provin cei mai multi turisti straini este Israel, datorita numarului mare de romani stabiliti acolo, iar acestia vin periodic sa viziteze Romania. Intr-un procent mai mic sunt prezente si alte state, atat din Europa, cat si de pe celelalte continente.

De asemenea, o buna parte din turistii externi vin prin intermediul unor agentii de turism, unitati cu traditie in domeniu turistic, care cunosc necesitatile si particularitatile diferitelor categorii de clienti. Astfel, printr-o colaborare cu agentiile de turism, societatea asigura servicii de calitate, adaptate solicitarilor clientilor nostri.

Complexul Hotelier Unirea Iasi isi desfasoara activitatea in domeniul prestarilor de servicii hoteliere si de alimentatie publica. Activitatea turistica este axata pe turismul de afaceri si de tranzit spre zonele pitoresti din nordul Moldovei, asa incat piata tinta a serviciilor este formata din reprezentanti ai firmelor care isi extind afacerile in zona de nord - est, organizatori si participanti la diverse evenimente sociale, culturale, educationale sau caritabile, precum si turisti autohtoni si straini care doresc sa viziteze zona Moldovei.

Activitatea de alimentatie publica - a doua ca importanta in totalul cifrei de afaceri, reprezinta o completare a serviciilor oferite clientilor din hotel si din exterior, urmarindu-se cresterea veniturilor realizate printr-o politica de preturi avantajoasa sub raportul pret - calitate, prin servicii profesionale si o diversificare continua a acestora in functie de evolutia standardelor in domeniu.

Unitatea are urmatoarele corpuri:

corpul A - cladire hotel, cu o capacitate totala de cazare de 183 de

camere, din care in prezent sunt disponibile 100 de camere, dispuse pe 12 nivele. Camerele sunt complet renovate, elegante si confortabile.

corpul B - sala de conferinte, cu o capacitate de 220 de locuri, spatiu

modernizat recent si dotat cu toate accesoriile necesare desfasurarii de conferinte, seminarii, expozitii si alte actiuni care necesita un ambient special. Centru de Conferinte Unirea va ofera un climat optim pentru intalinirile dumneavoastra de afaceri, avand posibilitatea sa gazduiasca evenimete din cele mai variate. Reunind 3 sali, Centru de Conferinte Unirea poate gazdui prezentari de companii, produse sau servicii, simpozioane, congrese, training-uri, sesiuni stiintifice, receptii, mese festive, cocktail-uri, prezenari de moda sau expozitii.

corpul C - restaurant, cu o capacitate de 220 de locuri si bucatarie

corespunzatoare, unde se prepara de la traditionalele retete moldovenesti, pana la menu-uri care satisfac cele mai distinse gusturi.

Principala ancora a hotelului, Restaurantul Unirea are in atentie trei directii ce vizeaza satisfactia clientilor:

Ambientul - amenajarea intima, calda, primitoare face ca momentele

deosebite din viata dumneavoastra sa devina memorabile;

Bucataria - noi retete si prezentarea inedita a preparatelor raspunde

celor mai exigente gusturi in materie, gatitul fiind pentru maestrii bucatari arta;

Echipa - personalul tanar, pregatit si entuziast este unul din motivele

pentru care clientii revin in restaurant, cu bucurie.

Toate actiunile societatii, au drept scop pastrarea si imbunatatirea prestigiului firmei, dezvoltarea traditiei deja existente, de importanta unitate hoteliera si de alimentatie publica in Iasi si in zona de nord - est.

1.1 MISIUNE, OBIECTIVE, STRATEGII

Misiunea societatii este de a va oferi servicii de calitate intr-un cadru modern si ospitalier. Odata intrat in universul societatii, va veti putea bucura de un spatiu eficient organizat - astfel, in cel mai scurt timp, va puteti folosi de facilitatile lor.

Obiectivele pe termen lung ale SC CH UNIREA sunt:

finalizarea procesului de modernizare a intregului complex pana in

anul 2007.

Obiectivele pe termen scurt ale unitatii sunt:

formarea unei echipe tinere si stabile de personal;

perfectionarea personalului prin cursuri de calificare in tara si in

exterior;

cresterea cifrei de afaceri in anul acesta, fata de anul 2003 cu cel

putin 20%, in conditiile in care preturile pe o noapte de cazare vor

ramane constante;

atragerea de surse de finantare europene (prin proiect PHARE)

pentrul a spori ritmul de modernizare (2004).

Strategiile pe care societatea le va folosi pentru a se mentine pe piata in aceasta perioada de transformare sunt:

prin preturi mici, ospitalitatea si calitatea serviciilor oferite de

personalul societatii sa compenseze pe moment lipsa dotarilor moderne din spatiile de cazare;

schimbarea imaginii si gasirea unei noi identitati a unitatii, printr-o

ampla campanie care deja a inceput, al carei scop final este informarea opiniei publice despre ceea ce se intampla in cadrul societatii.

Preturi de doua stele, servicii de trei stele va fi strategia pe care societatea o va folosi la incheierea procesului de modernizare.

Principalii concurenti:

Hotel Europa: 4 stele ( 70 camere);

Hotel Traian: 2 stele ( 137 camere );

Hotel Orizont: 2 stele ( 60 camere);

Hotel Astoria: 3 stele;

Hotel Moldova: 3 stele ( 142 camere ).

1.2 DESCRIEREA ORGANIZARII "COMPLEXULUI HOTELIER UNIREA"

Obiectul principal de activitate il reprezinta serviciile hoteliere, menite sa satisfaca exigentele clientilor prin pachetul complet de servicii, care cuprinde:

servicii de cazare in camere single, duble si apartamente;

servicii de alimentatie publica - mic dejun servit bufet suedez,

restaurant cu o capacitate de 220 de locuri;

organizare de actiuni - simpozioane, congrese, prezentari expozitii,

receptii, mese festive, cocktail-uri, in cele trei sali elegante care formeaza Centrul de Conferinte Unirea ( Sala Cuza-210 locuri, Sala Musique-60 locuri, Sala Cocktail-40 locuri);

organizare de excursii - de la turul Iasului pana la cele mai pitoresti si

inedite trasee din tara si din strainatate, de catre cel mai nou sector al unitatii, respectiv Agentia de Turism.

Structura organizatorica functionala a Complexul Hotelier Unirea are la baza o structura ierarhica piramidala cu activitatea impartita in compartimente distincte. Exercitarea conducerii se face in mod descentralizat, iar sistemul de comunicare functioneaza atat pe verticala cat si pe orizontala ( organigrama-anexa 1).

Adunarea Generala a Actionarilor (AGA) este organul de conducere al societatii care decide asupra activitatii si asigura politica economica si comerciala a acesteia. Ea:

aproba structura organizatorica a societatii si numarul de posturi;

alege membrii Comisiei de Cenzori si le stabileste remunerarea;

numeste directorul general si adjunctii acestora si le stabileste salarizarea;

hotaraste marirea sau micsorarea capitalului social, modificarea numarului de actiuni sau a valorii nominale a acestora;

modificarea statutului precum si transformarea formei juridice a

societatii;

hotaraste cu privire la comasarea, divizarea, dizolvarea si lichidarea

societatii;

examineaza, aproba sau modifica bilantul si contul de profit si

pierdere dupa analizarea raportului conducerii si Comisiei de Cenzori

repartizeaza beneficiile intre actionari;

hotaraste actionarea in justitie si recuperarea pagubelor, in cazul unor

pagube pricinuite societatii de cenzori sau directori;

hotaraste contractarea de imprumuturi bancare pe termen lung,

inclusiv cele externe precum si in orice alte probleme ce privesc

societatea.

Comisia de Cenzori este aleasa de AGA pe o perioada de 3 ani si are urmatoarele atributii:

in cursul exercitiului financiar verifica gospodarirea fondurilor fixe

si a mijloacelor circulante, a portofoliului de efecte, casa si registrele de evidenta contabila;

prezinta rapoarte de activitate;

la incheierea exercitiului financiar controleaza activitatea,

exactitatea inventarului, a documentelor si informatiilor asupra conturilor societatii, a bilantului si a contului de profit si pierderi;

prezinta pentru AGA un raport scris prin care se propune aprobarea

sau modificarea bilantului si a contului de profit si pierdere;

la lichidarea societatii controleaza operatiile de lichidare si prezinta

catre AGA punctul de vedere privind propunerile de reducere a capitalului social sau de modificare a statutului si a obiectului de activitate al societatii.

Directorul General este numit de AGA si este subordonat acestuia, avand urmatoarele atributii:

asigura conducerea curenta a societatii ducand la indeplinire toate

hotararile luate de AGA si de Comisia de Cenzori;

coordoneaza activitatea directorilor, delegand autoritatea sa

cadrelor de conducere aflate pe nivelele ierarhice imediat inferioare pentru decizii de rutina;

directorul general raspunde prin rezultatele obtinute de societate in

fata AGA si a Comisiei de Cenzori, de activitatea manageriala si de marketing;

raspunde asupra derularii in bune conditii a tuturor activitatilor,

lucrarilor, operatiilor pe nivelele ierarhice, functionale si operationale;

ia decizii strategice si tactice;

asigura realizarea de produse fiabile, conform cerintelor si

normelor internationale;

conlucreaza ierarhic cu oficiul juridic pentru rezolvarea

problemelor si lucrarilor curente din acest domeniu, luand deciziile care se impun;

negociaza cu sindicatele ori de cate ori este nevoie si semneaza in

numele societatii contractul colectiv de munca;

acorda recompense si stabileste sanctiuni disciplinare, dupa caz;

face propuneri privind incadrarea si eliberarea din functie a

personalului de conducere;

urmareste derularea programului de asigurare, pregatire si

perfectionare a fortei de munca corelat cu cerintele;

adopta masuri corespunzatoare pentru derularea logica a

activitatilor de cercetare, productie, personal - salarizare, comercial si financiar - contabil prin directorii acestor compartimente, asigurand conditii corespunzatoare de munca pentru prevenirea accidentelor si a imbolnavirilor profesionale precum si de a indeplini orice hotarare luata de AGA si Comisia de Cenzori.

Directorul Economic se subordoneaza directorului general al societatii si are rolul de a conduce activitatile economice. Acesteia i se subordoneaza trei servicii: Serviciul Financiar-Contabil, Casieria si Serviciul Aprovizionare. El are urmatoarele atributii:

asigura, in conformitate cu dispozitiile legale, intocmirea lucrarilor

de planificare financiara si urmarirea beneficiului obtinut de societate;

analizeaza evolutia situatiei din contul curent, din conturile de

imprumut, comparativ cu limitele de creditare stabilite;

organizeaza analiza lunara a utilizarii mijloacelor circulante;

dispune masuri pentru readucerea in circuitul economic a stocurilor

disponibile, fara miscare sau cu miscare lenta;

organizeaza analiza periodica a utilizarii si starii mijloacelor fixe;

analizeaza si ia masuri pentru cresterea rentabilitatii atat pe total,

cat si pe fiecare produs, activitate sau serviciu prestat;

analizeaza cheltuielile de productie si ia masuri concrete pentru reducerea acestora;

urmareste constituirea fondurilor si utilizarea acestora cu respectarea dispozitiilor legale;

asigura efectuarea inventarierii patrimoniului;

participa la organizarea sistemului informational;

solicita bancii credite suplimentare si decide asupra metodologiei de intocmire a lucrarilor contabile si financiare;

raspunde de intreaga activitate financiar-contabila a societatii;

raspunde de mentinerea in permanenta a capacitatii de plata a societatii si de indeplinirea la termen in conformitate cu dispozitiile legale a obligatiilor fata de banci;

raspunde de intocmirea anuala si in mod corect a bilantului contabil;

raspunde de modul de stabilire a preturilor si tarifelor.

Directorul Executiv este subordonat Directorului General si are rolul de a conduce activitatile productive ale societatii comerciale. El are urmatoarele atributii:

organizeaza, indruma si controleaza intreaga activitate de productie a societatii;

decide organizarea procesului de productie in concordanta cu contractele incheiate;

stabileste masuri pentru indeplinirea obligatiilor contractuale esalonate trimestrial sau anual;

raspunde de functionarea la parametrii proiectati a capacitatilor de productie si de folosirea rationala a bazei tehnice si materiale puse la dispozitie pentru procesul productiv.

Are in subordine urmaroarele departamente si raspunde pentru ele : agentie de turism, departament alimentatie publica, receptie, houskeeping, centru de conferinte, serviciu de paza si spalatorie.

Directorul Tehnic-Investitii este subordonat Directorului General, avand urmatoarele atributii:

coordoneaza activitatea de mentenanta (intretinere, reparatii,

modernizari) la toate cladirile, instalatiile tehnologice de tip mecanic, electric si de automatizari.

coordoneaza si raspunde prin delegarea de autoritate de intocmirea

planului de reparatii, revizii si realizarea lor in conformitate cu termenele stabilite;

raspunde de alimentarea cu energie electrica, termica, apa, aer

conditionat, gaze etc., necesare desfasurarii normale a proceselor de productie.

Juristul unitatii este subordonat directorului general, avand urmatoarele atributii:

asigura legalitatea asupra tranzactiilor economice desfasurate in cadrul unitatii;

apara drepturilor firmei in caz de litigii;

asigura fondul legislativ pe baza caruia se poate desfasura activitatea societatii;

tine evidenta salariatilor si a tuturor documentatiilor legate de personal, intrucat societatea nu are sistem informatic specializat pentru resurse umane.

In cadrul S.C. CH UNIREA IASI se regasesc doar 4 din functiile de baza ale intreprinderii, respectiv: functia de productie, functia comerciala, functia financiar- contabila si functia de personal.

Functia de productie(prestari de servicii) concentreaza toate

activitatile care asigura realizarea obiectului de activitate al firmei si anume servicii cazare, servicii de alimentatie publica, organizare de actiuni, organizare de excursii (lansarea, primirea si realizarea rezervarilor la camere, la spatiile de inchiriat, urmarirea desfasurarii actiunilor, controlul de calitate in timpul desfasurarii actiunilor, intretinerea si refacerea locatiilor dupa ce are loc actiunea, etc).

Obiectivele functiei sunt:

utilizarea eficienta a resurselor firmei;

asigurarea unei capacitati optime de productie;

oferirea de servicii hoteliere de calitate;

satisfacerea clientilor prin oferirea de produse/servicii la timp si la costuri cat mai mici;

respectarea graficului de rezervari si programari.

Aceasta functie este realizata de mai multe departamente si anume:

Receptia - are rolul de a prelua rezervarile de camere, prin

fax, telefon sau e-mail, direct de la clienti sau de la agentiile de turism din toata tara; de a realiza un grafic al acestora si de a-l respecta; de a primi clientii si de a le repartiza camerele conform graficului intocmit; de a tine permanent legatura cu clientii ;

Houskeeping - este departamentul care are rolul de a intretine

spatiile de cazare si celelalte locatii care se inchiriaza;

Restaurantul- colaboreaza cu receptia, sala de conferinte, agentia

de turism pentru a oferi serviciile de alimentatie publica cerute de clienti in cadrul unor actiuni complexe (cazare, masa, centru de conferinte, tur al Iasului);

Sala de conferinte - realizeaza pe baza comenzilor primite un

grafic al actiunilor din centrul de conferinte, colaboreaza cu celelalte compartimente pentru a respecta acel grafic;

Agentia de turism- ofera avantaje turistice si indeplineste

contractele incheiate;

Spalatoria se ocupa metinerea spatiilor de cazare si salilor de

conferinte;

Atelierul de intretinere - se ocupa cu repararea defectiunilor

tehnice care impiedica desfasurarea in mod normal a actiunilor.

Functia financiar- contabila asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinatii a profitului, onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarii creantelor, elaborarea documentelor de sinteza, organizarea contabilitatii, a fluxului informational, inventarierea mijloacelor fixe, calculul amortizarilor etc.

Obiectivele functiei sunt:

cresterea profitabilitatii;

utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei;

asigurarea capacitatii de plata a firmei;

cresterea patrimoniului.

Aceasta functie este realizata in cadrul compartimentului financiar- contabil si a biroului aferent acestuia, unde se realizeaza urmatoarele activitati: inregistrarea si evidenta elementelor patrimoniale ale firmei, intocmirea lunara a balantei de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice, inregistrarea, evidenta si urmarirea operatiilor cu furnizorii etc.

Compartimentul financiar-contabil din cadrul hotelului "Unirea" este subordonat unui director economic ce are in subordine 3 economisti si un casier, si poate fi structurat din punct de vedere a celor doua aspecte: financiar si contabil.

Sub aspect financiar, in realizarea atributiilor ce-i revin, compartimentul colaboreaza cu celelelte compartimente de specialitate, cu organismele financiar-bancare teritoriale si cu celelalte compartimente din cadrul societatii. Pe baza planului financiar si de trezorerie, serviciul financiar-contabil asigura fondurile necesare desfasurarii activitatii unitatii in conditii de maxima eficienta. Acestui serviciu ii revine sarcina: de a intocmi planul de credite si de casa si de a-l depune la banca; de a urmari zilnic rulajul de incasari si plati prin numerar si de a verifica si raspunde de incadrarea in plafonul plafonul de casa reglemantat prin norme; de a intocmi si urmari zilnic documentele de decontare prin banca (foi de varsamant, ordine de plata, extrase de cont ), etc.

Functia comerciala are in vedere urmatoarele activitati:

aprovizionarea cu marfuri;

cercetarea pietei si a concurentilor;

promovarea, publicitatea si reclama;

participarea la licitatii, targuri si expozitii.

Obiectivele functiei sunt:

asigurarea ritmicitatii in apovizionarea cu materii prime si materiale;

gasirea celor mai bune oferte de aprovizionare, in ceea ce priveste raportul pret - calitate;

cresterea segmentului de piata ;

lansarea de noi produse turistice;

depistarea noilor cerinte de pe piata;

pastrarea unor bune relatii cu clientii, funrnizorii si ceilalti parteneri de afaceri.

Functia comerciala este realizata in cadrul compartimentului aprovizionare, dar la realizarea acestei functii contribuie si asistentul manager al unitatii, care a preluat toate atributiile biroului de marketing. Compartimentul aprovizionare desfasoara toate activitatile necesare asigurarii complete si la timp a bazei de productie cu resursele materiale necesare realizarii continue a activitatii. Principalele activitati sunt intocmirea planului de aprovizionare pe baza cererilor de la departamentele productive si asigurarea receptionarii materialelor primite de la furnizori.

Functia de personal urmareste:

determinarea necesarului de forta de munca;

acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare posturilor;

selectia profesionala, care presupune alegerea, dintr-un anumit numar de candidati, a celor apti sau a celor mai buni pentru o anumita profesiune;

angajarea personalului inclusiv negocierea si incheierea contractului de munca.

Obiectivele functiei sunt:

Crearea conditiilor optime de munca pentru toti salariatii;

Prevenirea accidentelor de munca;

Asigurarea unui nivel superior de pregatire a personalului prin cursuri de instruire;

Stimularea fortei de munca prin sistemul de salarizare si cointeresare materiala;

Sanctionarea drastica a celor care-si insusesc bunuri din gestiunea unitatii.

Evidenta salariatilor si a tuturor documentatiilor legate de personal este tinuta de juristul unitatii, iar calculul efectiv al drepturilor salariale este facut de o persoana din contabilitate, pe baza datelor primite de la jurist si de la celelalte sectoare.

1.3. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RESURSE INFORMATIONALE EXISTENTE

Una dintre resursele hotaratoare ale activitatii rentabile a intreprinderii o constituie informatiile. Intregul univers al activitatii eficiente, profitabile este patruns de o cantitate imensa de diverse si variate informatii. Succesul agentilor economici pe piata depinde de capacitatea managementului competitiv de a culege, selecta si prelucra date despre comportamentul propriu, despre evolutia relatiilor cu mediul, despre dinamica raportului intrari / iesiri, a indicatorilor de performanta si de a elabora, pe baza lor, informatiile de decizie rationala, optima. O astfel de vehiculare a informatiilor economice, sociale, politice, tehnice, stiintifice asigura supravietuirea si ascendenta firmei, adaptabilitatea ei la noile provocari ale pietei si la conditiile mereu schimbate ale luptei concurentiale.

1.3.1 Resursele hardware ale firmei sunt prezentate in tabelul urmator:

1.3.2 Resursele software sunt reprezentate de aplicatiile economice care se folosesc in cadrul Complexului Hotelier Unirea, acestea sunt:

PGMENU si PGEST. Prima - PGMENU, este o aplicatie

economica care se foloseste pentru efectuarea notelor de plata catre clienti, pentru marfurile alimentare consumate de acestia in cadrul restaurantului, a barului de zi si a salii de conferinta. A doua aplicatie, PGEST, permite obtinerea de rapoarte cu vanzarile de marfuri pe gestiuni, pe zile, pe ospatari, pe o anumita perioada, atat valoric cat si cantitativ. Pe baza acestor rapoarte se predau a doua zi in contabilitate incasarile din alimentatia publica, pe baza de monetar si rapoartele finale de la casele de marcat. Intre cele doua aplicatii exista legatura.

WINMENTOR - este o aplicatie economica folosita de catre

compartimentul contabilitate si serviciul aprovizionare. Este o aplicatie integrata, care contine mai multe module, legate intre ele: casa, banca, deconturi, furnizori, clienti, salarii, mijloace fixe, stocuri, analize economice pe centre de profit. In acest program se introduc toate informatiile primite din celelalte aplicatii economice, acestea se prelucreaza si se pot obtine, pe baza de interogare si filtrare orice fel de rapoarte, de la liste de stocuri pe gestiuni si tipuri contabile, pana la realizari pe centre de profit, fise fiscale, decont de TVA, declaratie de impozit pe profit, balanta contabila, registrul jurnal, cartea mare, bilant si orice alte rapoarte la cerere. Avantajul cel mai mare al acestui program il constituie transparenta totala. Din orice raport generat, cu exceptia rapoartelor de sinteza, printr-un simplu clic dreapta realizat cu mouse-ul, se poate deschide documentul primar de unde provine acea informatie. Este un pachet de programe cu o interfata prietenoasa, usor de utilizat, si nu necesita utilizatori strict specializati. WINMENTOR inregistreaza orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe preturi a discounturilor de la furnizori si generarea automata de discounturi pentru vanzari in functie de valoarea facturii, volumul tranzactiilor incheiate cu clientul, cantitatea facturata catre un client sau termenul de plata a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vanzare se pot urmari termene de plata si majorari de intarziere la plata.

LANMARK, este o aplicatie economica care se foloseste de catre

receptie pentru realizarea rezervarilor pe camere; pentru evidenta cazarilor pe zile, luni, ani; pentru evidenta clientilor pe sexe, apartenenta statala, grup de interes; pentru realizarea de statistici; pentru evidentierea realizarilor si incasarilor dintr-o zi, luna, an, perioada la cerere; pe forme de plata (cash, virament, card, cec), pentru emiterea notei de plata finale cu serviciile de cazare si/sau alte servicii de care a beneficiat clientul pe timpul cazarii si a facturii si bonului fiscal (in cazul in care plateste cash). Pe baza rapoartelor obtinute, la incheierea unei zile hoteliere se predau banii incasati de receptie in contabilitate.

1.3.3 Resurse umane

Complexul Hotelier Unirea nu dispune de un compartiment specializat de

informatica. Responsabilitatile atribuite acestui compartiment sunt indeplinite de o firma specializata, cu care societatea are incheiat un contract de prestari servicii. Sarcinile sale sunt orientate pe doua directii:

proiectare sisteme informatice- avand sarcini si raspunderi in

proiectarea, implementarea, utilizarea, intretinerea si integrarea pachetelor de programe aplicative. Colaboratorul societatii este specializat in analiza de sistem si programarea calculatoarelor;

intretinerea si configurarea calculatoarelor- cu atributii, sarcini si

raspunderi in achizitionarea, instalarea, configurarea, utilizarea si intretinerea sistemelor de calcul si in administrarea resurselor de calcul ale societatii, inclusiv a drepturilor de acces la informatiile din sistem.

1.4. PROIECTE INFORMATICE IN CURS DE REALIZARE SAU PROPUSE LA NIVELUL ORGANIZATIEI

Pricipala problema depistata in sistemul informational al gestiunii

marfurilor priveste modul de prelucrare a datelor.

De la bun inceput trebuie precizat ca o caracteristica in sistemul de

alimentatie publica este lucrarea pe baza de retete. Aceasta consta in faptul ca unitatea se aprovizioneaza cu materii prime (sare, piper, carne, rosii, castraveti, etc.) si vinde ciorba de burta, cotlet de porc la gratar, etc., dar si materii prime in stare naturala, cum ar fi de ex: rosii natur, castraveti natur, etc. Aceasta delimitare intre materii prime vandute ca atare si materii prime utilizate pentru obtinerea de produse finite ( ciorba de burta, cotlet de porc la gratar, etc) este imposibil de realizat in acest moment si pe piata nu exista nici un program care sa poata face asa ceva. Din acest motiv, toate materiile prime achizitionate, indiferent daca se vand ca atare sau sunt transformate in procesul de productie sunt incadrate din punct de vedere contabil ca marfuri. Nu se folosesc nici conturi de materii prime, nici de produse finite din ratiuni bine intemeiate.

Intrarile de marfuri se realizeaza de persoana de la aprovizionare in

programul Winmentor, pe baza facturilor de la furnizori. Evidenta vanzarilor de marfuri se tine in programul Pgest/Pgmenu, pe baza comenzilor primite de la clienti si prin intocmirea notelor de plata. Intre aceste doua programe nu exista nici o legatura, si nici o echivalenta intre intrari si iesiri ( societatea se achizitioneaza cu rosii, castraveti, smantana, carne, sare, piper, etc si vinde ciorba de burta, cotlet de porc la gratar, etc).

Din Pgest se obtine o lista cu vanzarile cantitative si valorice pe gestiuni si perioade (lista ce cuprinde gestiunea care vinde, denumirea produsului vandut, cantitatea, data, valoarea). Winmentor cuprinde intr-un nomenclator toate marfurile care se pot vinde de departamentul de alimentatie publica, iar in spatele fiecarei pozitii din nomeclator se afla o reteta ce cuprinde marfurile care s-au transformat pentru obtinerea acelui produs. Lista de vanzari se introduce manual in Winmentor de catre o persoana din departamentul contabilitate, iar pe baza retetelor se scade gestiunea cu marfurile intrate de la furnizori si consumate.

In acest sens trebuie mentionat ca, in prezent, activitatea de prelucrare a

datelor referitoare la sistemul de gestionare a marfurilor (intrari, iesiri) se realizeaza manual implicand:

un volum foarte mare de munca din partea membrilor compartimentului financiar-contabil;

intocmirea si verificarea unui numar mare de documente;

ierarhizarea, ordonarea, clasificarea si structurarea dificila a documentelor;

circuitul anevoios al documentelor in cadrul firmei;

indosarierea si arhivarea dificila a acestora;

controlul greoi al datelor;

posibilitatea aparitiei erorilor de calcul generate de factorul uman.

Plecand de la toate aceste dificultati sesizate de-a lungul timpului,

directorul economic al S.C CH UNIREA SA. a considerat necesara initierea unui proiect care sa faciliteze centralizarea si prelucrarea mai rapida a datelor privind intrarile/iesirile de marfuri.

Cu acordul Directorului General, s-a propus o echipa de realizare a

proiectului in care sunt implicate urmatoarele persoane: un manager de proiect; un economist; un proiectant; un programator; un jurist.

Managerul de proiect indeplineste si functia de analist de sistem. Ca

manager de proiect, acesta se va ocupa de :

conducerea si administrarea proiectului;

rezolvarea problemelor tehnice;

diverse activitati ce tin de managementul conflictelor, managementul echipei si mangementul riscului si al schimbarii.

El este cel care va raspunde de :

elaborarea planurilor detaliate ela proiectului;

elaborarea studiilor de fezabilitate;

gasirea celor mai buni membri ai echipei.

De asemenea, ii sunt necesare cunostinte ce tin de:

ciclul de viata al sistemului;

furnizori;

restrictii de timp si resurse;

documentare si comunicare;

schimbari tehnologice.

Ca analist de sistem, el are rolul de a converti modelele economice ale

unitatii in sisteme informationale, de a analiza cerintele de informatii ale utilizatorilor si de a rezolva o mare varietate de probleme referitoare la elaborarea si exploatarea sistemului informational.

Ca o concluzie, el trebuie sa detina cunostinte atat in domeniul tehnologic

(pentru a putea comunica cu colegii de echipa) , cat si in cel economic (pentru a putea comunica cu utilizatorii finali ) .

Proiectantul concepe modelele sistemului informational, transformand

sarcinile care se asteapta sa fie executate de catre noul sistem in componente efective ale acestuia .

Programatorul este cel care elaboreaza, codifica si testeaza programele

care sa satisfaca cerintele sistemului apeland la specificatiile stabilite in faza de proiectare in calitatea sa de proiectant de sistem. De asemenea, el este cel care evalueaza fezabilitatea tehnica. In atributiile sale intra proiectarea ecranelor, rapoartelor si a structurii bazei de date, dupa care se va trece la programarea si testarea acestor componente. Pentru aceasta, trebuie sa aiba cunostinte tehnice privind software-ul de sistem pentru a asigura intretinerea acestuia .

Economistul pune la dispozitia celorlalti membri ai echipei cunostintele

sale economice, oferindu-le date cu privire la circulatia documentelor in cadrul firmei , modul lor de inregistrare contabila, colaboreaza cu ceilati membri ai echipei la evaluarea fezabilitatii proiectului , formuleaza punctele tari si slabe ale sistemului .

Juristul sprijina procesul decizional din cadrul proiectului cu informatii

din domeniul juridic , solicitate pe parcursul realizarii proiectului .

In afara de economist si jurist care sunt angajati ai firmei cu contract de

munca, toti ceilalti membri ai echipei nu sunt angajati in intreprindere, managerul de proiect, programatorul si proiectantul vor fi angajati din exterior cu contracte de munca cu timp partial.

Cap.II INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI INFORMATIONAL

2.1 IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMATIONALE FINANCIAR-CONTABILE

Am identificat in cadrul Societatii Comerciale Complex Hotelier Unirea S.A. o serie de sisteme informationale cu atributii in cadrul financiar contabil al unitatii: sistemul informational al marfurilor, sistemul informational al trezoreriei, sistemul informational al imobilizarilor, sistemul informational al stocurilor, sistemul informational al clientilor, sistemul informational al furnizorilor, sistemul informational al salarizarii, sistemul informational al contabilitatii generale.

Sistemul informational al marfurilor

In cadrul sistemului informational al marfurilor intervin urmatoarele

documente de intrare:

factura fiscala;

borderou de achizitie;

nota de receptie si constatare diferente;

nota de transfer;

referate de aprovizionare;

decizie de casare;

proces verbal de casare;

procesul verbal de inventar;

retete noi;

retete modificate;

proces verbal de marire de stoc.

Documente de iesire:

proces verbal de diminuare de stoc;

bon de consum;

proces verbal de marire de stoc;

alte rapoarte: fisa de magazie, etc.

In cadrul sistemului informational al marfurilor responsabilitatile

privind intocmirea documentelor se impart intre:

persoanele de la departamentul aprovizionare pentru intocmirea documentelor referitoare la achizitia bunurilor, centralizarea referatelor privind necesarul de materiale, precum si pentru efectuarea receptei fizice a bunurilor achizitionate;

personalul de la receptie a hotelului, respectiv de la barul restaurantului pentru intocmirea corespunzatoare a notelor de plata;

angajatii Compartimentului Financiar Contabil se ocupa de gestiunea relatiilor cu furnizorii pentru facturile si celelalte documente care insotesc marfurile.

Sistemul informational al trezoreriei

In cadrul acestui sistem informational datele de intrare sunt

reprezentate de urmatoarele documente:

factura fiscala se intocmeste de catre furnizorul de bunuri si

servicii, fiind folosita drept document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate atat pentru emitent cat si pentru beneficiarul lucrarilor sau bunurilor. Este intocmita in 3 exemplare: exemplarul albastru ramane la client, exemplarul rosu la departamentul financiar contabil, iar exemplarul verde ramane la cotor;

bonul cu valoare fixa si monetarul pentru numerarul incasat

(provenit de la restaurant, agentia de turism, serviciul de paza precum si de la receptia hotelului). Monetarul se tipareste in carnete de 100 de file servind ca document justificativ pentru evidentierea la sfarsitul zilei a numerarului existent in casierie. Potrivit reglementarilor in vigoare, in conditiile utilizarii aparatelor de marcat electronice, suma inscrisa in monetar trebuie sa coincida cu suma din registru de casa emis de aceste aparate. Se intocmeste in doua exemplare la sfarsitul zilei, prin inventarierea numerarului aflat in casierie. Primul exemplar merge la compartimentul financiar contabil pentru inregistrarea in registru de casa, iar al doilea ramane la carnet;

ordinul de plata serveste la stingerea unor datorii fata de diferite

societati sau institutii ale statului; se intocmeste in 3 exemplare: exemplarul alb/portocaliu la beneficiarul sumei, exemplarul rosu la banca care realizeaza tranzactia iar exemplarul verde ramane la departamentul financiar contabil al emitentului;

foaia de varsamant primit de la banca pe baza depunerii de

numerar;

extrasul de cont primit de la banca in care este consemnat efectul

operatiunilor asupra soldului;

nota de plata numerar ospatar primita de la restaurant serveste ca

document pentru calculul valorii consumatiei in unitatile de alimentatie publica; se intocmeste in 3 exemplare de catre ospatar: la client un exemplar, la compartimentul financiar contabil un exemplar impreuna cu monetarul zilnic, iar la ospatar exemplarul 3;

nota de plata virament ospatar primita de la restaurant serveste ca

document de incasare a consumatiei prin virament. Se intocmeste in 3 exemplare de catre ospatarul care a efectuat serviciul; 2 exemplare ajung la compartimentul financiar contabil anexate la comanda iar unul ramane la carnet;

nota de plata numerar hotel primita de la receptie serveste ca

document pentru incasarea sumelor reprezentand contravaloarea cazarii si a altor servicii prestate clientilor, precum si drept document de inregistrare in contabilitatea prestatorului de servicii si a clientului. Se intocmeste in doua exemplare de catre lucratorul de la receptia hotelului. Un exemplar ramane la client iar celalalt exemplar la compartimentul financiar contabil, impreuna cu monetarul zilnic;

nota de plata virament hotel primita de la receptie are acelasi regim

de circulatie si de arhivare ca si nota de plata numerar hotel, particularitatile fiind generate de faptul ca incasarea contravalorii serviciilor prestate nu se face in numerar ci prin virament bancar;

chitanta primita de la receptie, respectiv de la agentia de turism;

bilet de excursie interna primit de la agentia de turism serveste ca

document de incasare a serviciilor turistice la excursiile interne, ca document ce sta la baza intocmirii situatiei de incasari si ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea prestatorului de servicii turistice si a beneficiarului acestora, dupa caz. Formularul se intocmeste in doua exemplare: un exemplar la turist, iar celalalt exemplar ramane la carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor de incasare efectuate;

bilet de excursie externa primit de la agentia de turism serveste ca

document de incasare a serviciilor turistice la excursiile externe, ca document ce sta la baza intocmirii situatiei de incasari, precum si ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea prestatorului de servicii turistice si a beneficiarului acestora, dupa caz. Se intocmeste in trei exemplare: exemplarul albastru la turist, exemplarul rosu la compartimentul financiar contabil, anexat la situatia zilnica a incasarilor, iar exemplarul verde ramane la carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor de incasare efectuate.

Documente de iesire

registru de casa;

situatia incasarilor, a platilor intr-o anumita perioada, etc.

Pentru documentele care sunt primite de la entitati externe societatii,

aceasta nu are responsabilitati directe, dar societatea trebuie sa se asigure ca datele din documentele care sunt primite de la terti sunt corecte deoarece sistemul informational al trezoreriei implica intr-o foarte mare masura societatea deoarece se opereaza direct cu mijloace banesti sau se intocmesc documente pe baza carora se fac incasari sau plati ceea ce implica o grija deosebita din partea angajatilor societatii. Din cadrul unitatii urmatoarele persoane au responsabilitati privind intocmirea documentelor:

ospatarul, receptionerul, respectiv barmanul pentru operatiunile care se desfasora in cadrul restaurantului sau hotelului in cazul prestarii serviciilor catre clienti;

angajatii agentiei de turism pentru intocmirea documentelor privitoare la incasarile efectuate la acest compartiment al unitatii;

angajatii Departamentului Financiar Contabil, pentru operatiunile ce tin de inregistrarea operatiunilor in cadrul diverselor sisteme informationale;

operatorii din cadrul receptiei si ai restaurantului pentru totalizarea operatiunilor realizate in fiecare zi.

Sistemul informational al imobilizarilor

In cadrul sistemului informational al imobilizarilor sunt folosite

urmatoarele documente:

factura fiscala pentru mijloacele achizitionate de la furnizori;

aviz de insotire a mijlocului fix pentru imobilizarile

achizitionate pentru care nu s-a intocmit factura in momentul transferului proprietatii intre partenerii comerciali;

proces verbal de receptie. Pe baza facturii fiscale sau a avizului

de insotire are loc receptia ale carei rezultate sunt consemnate in procesul verbal de receptie intocmit de catre comisia de receptie si semnata de membrii comisiei si de gestionari, la receptia mijloacelor fixe. Pentru mijloacele fixe care nu necesita montaj si nici probe tehnologice, acest document se intocmeste pe baza facturii primite de la furnizor. Se intocmeste in trei exemplare: exemplarul 1 la membrii comisiei de receptie, exemplarul 2 la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv, iar exemplarul 3 la compartimentul financiar contabil pentru verificarea si inregistrarea procesului verbal de receptie.

contractul de donatie;

decizia de inventariere emisa de catre conducerea unitatii in vederea efectuarii inventarierii.

Documente de iesire

raportul comisiei de evaluare a mijlocului fix pentru bunurile

primite cu titlu gratuit sau ca aport la capital;

nota de transfer serveste ca document justificativ de predare a

mijloacelor fixe intre doua compartimente ale unitatii si este un document de insotire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la sectia sau subunitatea care il transfera la cea care il primeste. Se intocmeste in 3 exemplare de catre persoana desemnata de compartimentul care dispune miscarea mijloacelor fixe: exemplarul 1 este trimis la compartimentul financiar contabil in vederea inregistrarii miscarii mijlocului fix, exemplarul 2 ramane la persoana care a intocmit documentul, iar exemplarul 3 la departamenul care primeste mijlocul fix.

proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe este

un document de constatare a indeplinirii conditiilor de scoatere din functiune a mijloacelor fixe, de consemnare a scoaterii efective din functiune. Se intocmeste in 2 exemplare de catre comisia de analiza, avizare si/sau casare a mijloacelor fixe: la compartimentul financiar contabil - exemplarul 1, la compartimentul care a facut propunerea de casare - exemplarul 2;

proces verbal de inventariere stabilit cu ocazia inventariei in

vederea stabilirii valorii de inventar a imobilizarii pentru a putea constata eventualele diferente intre valoarea contabila si valoarea de inventar. Se intocmeste de catre comisia de inventariere si este semnat de catre toti membrii acesteia, consemnandu-se rezultatele inventarierii. Se intocmeste in 2 exemplare si circula de la comisia de inventariere la directorul general, care analizeaza deciziile comisiei de inventariere, catre compartimentul financiar contabil, pentru inregistrarea in contabilitate a rezultatelor inventarierii, unde se arhiveaza.

situatia imobilizarilor la un moment dat si alte rapoarte.

Pentru intocmirea documentelor care fac obiectul inregistrarii si

prelucrarii in cadrul sistemului informational al imobilizarilor, au responsabilitati urmatoarele categorii de angajati:

directorul economic care gestioneaza relatiile cu

furnizorii, pentru negocierea si semnarea contractelor juridice, precum si cu ceilalti parteneri comerciali cu care firma intra in legatura;

angajatii de la atelierul de reparatii raspund de utilizarea,

intretinerea, repararea si gestionarea tuturor mijloacelor tehnice din dotare utilizate in procesul de manipulare, incarcare, depozitare si transport intern;

angajatii Compartimentului Financiar Contabil se ocupa de

gestiunea relatiilor cu furnizorii pentru facturile si celelalte documente care insotesc imobilizarile;

membrii comisiei de inventariere raspund de concordanta

dintre realitate si elementele stabilite in urma inventarierii si consemnate in procesul verbal de inventariere;

membrii comisiei de evaluare a bunurilor primite ca donatie

sau ca aport la capital au responsabilitati pentru exactitatea datelor constatate cu ocazia operatiei de evaluare.

Sistemul informational al stocurilor

In cadrul acestui sistem intervin urmatoarele documente:

referat de aprovizionare;

factura fiscala;

bon fiscal;

nota de receptie si constatare diferente;

nota de transfer, etc.

Documente de iesire:

fisa de magazie;

bon de consum;

nota de transfer, intocmita de compartimentul care transfera materialele;

alte rapoarte.

Responsabilitati:

persoanele de la departamentul aprovizionare pentru

intocmirea documentelor referitoare la achizitia bunurilor, centralizarea referatelor privind necesarul de materiale, precum si pentru efectuarea receptei fizice a bunurilor achizitionate;

angajatii Compartimentului Financiar Contabil ce se ocupa

de gestiunea relatiilor cu furnizorii pentru facturile si celelalte documente care insotesc materialele.

Sistemul informational al clientilor

In cadrul acestui sistem intervin urmatoarele documente:

factura fiscala emisa;

nota de plata;

bon fiscal;

chitanta fiscala serveste ca document justificativ privind

cumpararea unor bunuri sau prestarea unor servicii. Se intocmeste in doua exemplare de catre vanzator sau de catre prestatorul de servicii: un exemplar la cumparator si un exemplar la furnizor.

ordin de plata;

bilet la ordin;

cec;

Documente de iesire:

jurnal pentru vanzari se intocmeste pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale si a prestarilor de servicii. Este un document de stabilire lunara a TVA colectata si de control a unor operatii inregistrate in contabilitate.

alte rapoarte in legatura cu clientii: situatia clientilor la un moment dat, situatia clientilor debitori/incerti etc.

Responsabilitati:

angajatii Compartimentului Financiar Contabil se ocupa de gestiunea relatiilor cu clientii ;

casierul, cu situatia incasarilor.

Sistemul informational al clientilor are rolul de a evidentia

principalele activitati care tin de partenerii comerciali fata de care societatea are creante privind vanzarile efectuate pe credit comercial.

In cadrul acestui sistem informational, introducerea datelor nu se

face in momentul emiterii sau primirii documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate, ci documentele sunt cumulate si apoi prelucrate la intervale de timp regulate.

Sistemul informational al furnizorilor

In cadrul acestui sistem sunt folosite urmatoarele documente de intrare:

factura fiscala emisa de catre furnizori sau avizul de insotire;

ordin de plata;

chitanta;

bilet la ordin se completeaza in cazul in care unitatea nu

dispune de fonduri banesti necesare achitarii datoriei de catre furnizori, angajandu-se prin aceasta sa plateasca la termen suma cuvenita;

cec.

Documente de iesire

jurnal de cumparari serveste ca jurnal auxiliar pentru

inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii. Este un document de stabilire lunara a TVA deductibila si de control a unor operatii inregistrate in contabilitate;

rapoarte privind situatia furnizorilor la un moment dat,

situatia furnizorilor creditori, etc.

Responsabilitati:

angajatii Compartimentului Financiar Contabil se ocupa de gestiunea relatiilor cu furnizorii;

casierul, cu situatia platilor catre furnizori.

Sistemul informational al furnizorilor se aseamana cu sistemul informational al clientilor, ambele folosind elementul monetar pentru a evidentia tranzactiile din sistem. In acest sistem, responsabilitatile persoanelor implicate sunt mult mai mari deoarece se opereaza cu banii societatii si se impune respectarea unor proceduri restrictive pentru a evita platile fara justa cauza sau cele eronate, cu sau fara intentia operatorilor.

Sistemul informational al salarizarii

In cadrul acestui sistem sunt folosite urmatoarele documente de intrare:

lista de avans chenzinal serveste ca document pentru calculul

drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale si pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite. Se intocmeste lunar, pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate;

foaie colectiva de prezenta este un document folosit pentru

evidenta timpului efectiv lucrat si a timpului nelucrat. Se intocmeste intr-un singur exemplar;

lista indemnizatiilor pentru concendiu de odihna serveste ca

document pentru stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatilor pe timpul concediului de odihna. Se intocmeste in doua exemplare pe baza datelor din fisa de evidenta a salariilor.

Documente de iesire:

stat de salarii este intocmit in doua exemplare, lunar, pe

compartimente, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitori, pe baza fiselor de evidenta a salariului si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale;

decizia de imputare;

declaratiile privind contributiile: CAS, CFS.

Fluturasele de salarii;

Un alt sistem informational cu influente strategice asupra politicii

financiare a societatii este sistemul informational al salarizarii prin care se evidentiaza, spre deosebire de sistemele informationale prezentate anterior care erau orientate pe tranzactii, o categorie de transformari economice din interiorul unitatii.

Responsabilitati:

angajatii Compartimentului Financiar Contabil, care intocmesc statele de plata;

oficiul juridic, care ofera informatii privind modificarile care intervin in legatura cu salarizarea;

Sistemul informational al contabilitatii generale

Acest sistem informational nu foloseste documente primare

proprii, sursa datelor pentru a fi efectuate inregistrarile fiind rapoartele, listele, respectiv centralizatoarele celorlalte sisteme informationale, sistemul informational al contabilitatii generale avand functia de a centraliza si de a prezenta intr-o situatie sintetica rezultatele activitatii societatii in cadrul situatiilor financiare.

Datele de intrare in cadrul sistemului informational al contabilitatii generale sunt reprezentate de:

situatii privind creantele provenite din cadrul sistemului informational al clientilor;

situatii privind exigibilitatea veniturilor sau cheltuielilor inregistrate in avans, rapoarte generate de catre sistemele informationale ale clientilor sau furnizorilor;

totalul situatiilor privind personalul, fiind reprezentate de situatia conturilor de personal precum si de situatia conturilor de cheltuieli privind salariile;

situatia conturilor de trezorerie preluate din cadrul sistemului informational al trezoreriei;

situatia conturilor de imobilizari preluate din sistemul informational al imobilizarilor;

situatia conturilor de stocuri care constituie obiectul rapoartelor sistemului informational al stocurilor, precum si al marfurilor;

situatii generate de diferite sisteme informationale pentru evidentierea modificarilor si soldurilor conturilor de venituri si de cheltuieli.

Documente de iesire:

situatii financiare: bilant, contul de profit si pierdere, anexe.

rapoarte la cerere

La nivelul societatii au responsabilitati:

persoanele de conducere, cenzorii precum si organul suprem

de conducere al unitatii, AGA ce se ocupa de verificarea si monitorizarea activitatii;

personalul compartimentului financiar contabil se ocupa de

inregistrarea in contabilitate, pe baza documentelor justificative.

2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE EVIDENTA A MARFURILOR

Responsabilitatile componentelor organizatorice ale firmei in raport cu sistemul de evidenta a marfurilor sunt urmatoarele:

Top managerii asigura o abordare strategica unitara a problemelor cu care se confrunta unitatea. Atributii:

primeste raportari periodice cu privire la actiunile care au avut loc

in sectorul de alimentatie publica sau cele programate pe perioada urmatoare;

primeste zilnic rapoarte cu incasarile si realizarile zilei anterioare,

de la gestiunile productive, valoarea totala a platilor efectuate catre furnizorii de marfuri;

cere si primeste orice alte informatii legate de sistemul de gestiune

al marfurilor.

Juristul are rolul de a asigura o informare promta si o interpretare unitara asupra modificarilor legislative si asupra problemelor de natura juridica, care implica societatea in raporturile comerciale;

avizeaza si incheie contracte cu furnizorii de marfuri;

incheie contracte comerciale cu clientii beneficiari ai unor actiuni

de amploare;

emite decizii de imputare in cazul lipsurilor de marfuri la inventar;

rezolva litigiile in caz de nerespectare a contractelor comerciale.

Magazie centrala (birou aprovizionare) are functia de a stabili pe baza referatelor de aprovizionare primite de la diferitele gestiuni, necesarul de aprovizionat si de a emite comenzile in favoarea furnizorilor

primeste necesarul de aprovizionare de la departamentul de

alimentatie publica;

intocmeste referat de aprovizionare si-l prezinta conducerii spre

avizare;

lanseaza comenzi de aprovizionare catre furnizori, dupa ce

referatul de aprovizionare a fost aprobat;

primeste pe baza de factura fiscala marfa de la furnizori,

efectueaza receptia acesteia;

distribuie marfurile achizitionate catre gestiunile din sectorul de

alimentatie publica, pe baza de nota de transfer ( operata in programul winmentor);

asigura un stoc de siguranta cu marfuri, pentru a se desfasura

continuitatea procesului de desfacere cu marfuri;

asigura conditiile de pastrare si depozitare a marfurilor;

inregistreaza in fisele de magazie intrarile de marfuri (facturi) si

iesirile de marfuri (note de transfer, bon de consum);

prospecteaza piata pentru a gasi ofertele de marfuri cele mai bune,

sub raportul pret calitate;

urmareste respectarea prevederilor cuprinse in contractele

comerciale.

Revizorul de gestiune:

intocmeste deciziile de inventariere pe gestiuni;

realizeaza lunar, si ori de cate ori este nevoie inventarierea

gestiunilor de marfuri;

stabileste plusurile/minusurile din gestiunile de marfuri, efectueaza

compensari conform legii, intocmeste procesul verbal de inventar.

Compartimentul financiar-contabil

organizarea contabilitatii sintetice si analitice a marfurilor;

primeste documentele primare de la magazia centrala (facturile de

la furnizori), de la departamentul de alimentatie publica (facturi si note de plata emise catre clienti);

urmareste incasarea creantelor de la clienti;

efectueaza programarile la plata catre furnizorii de marfuri,

conform contractelor incheiate cu acestia, si efectueaza plata ;

actualizeaza nomenclatorul de retete pe baza modificarilor primite

de la departamentul de alimentatie publica;

opereaza scaderea din gestiune a marfurilor vandute clientilor, pe

baza de reteta si pe baza listei de vanzari cantitative obtinuta din programul PGEST;

opereaza in programul winmentor toate documentele prin care au

loc modificari de stocuri la marfuri, cu conditia ca acestea sa fie vizate de seful de compartiment;

verifica realitatea si legalitatea operatiunilor economice care au

drept rezultat modificari in stocurile de marfuri;

elibereaza liste cu pret de cost la toate marfurile care se desfac prin

departamentul de alimentatie publica;

verifica modul in care s-a facut receptia marfurilor, inventarierea

gestiunilor de marfuri, intocmirea si circulatia documentelor primare;

Departamentul de alimentatie publica, alcatuit din patru compartimente: bucatarie, bar de zi, sala de conferinta, mezanin; fiecare compartiment are gestiune proprie. Departamentul are urmatoarele atributii:

stabilire necesar de aprovizionare in functie de comenzile de la

clienti si de actiunile planificate;

receptionare marfa de la magazia centrala pe baza de nota de

transfer si operarea in registrul de stocuri fizic;

onorarea comenzilor primite de la clienti;

intocmirea notelor de plata cu marfurile eliberate, a bonului fiscal

iar la cerere a facturilor catre clienti;

predarea unui exemplar din nota de plata, a facturilor si a

rapoartelor de vanzari cantitative in contabilitate, dupa inchiderea unei zile;

intocmirea si modificarea de retete si predarea lor in contabilitate

pentru a fi operate;

stabilirea pretului de vanzare cu amanuntul pentru fiecare marfa, in

functie de costul de productie al componentelor din reteta.

Comisia de casare este cea care ia decizii in legatura cu casarea marfurilor atunci cand se constata existenta unor marfuri necorespunzatoare din punct de vedere calitativ.

In afara de componentele organizatorice interne care au un rol important in gestionarea marfurilor, la realizarea acestui lucru mai concura si entitati externe ca de exemplu:

Furnizorii:

primesc comenzile de marfuri de la persoana responsabila cu aprovizionarea;

daca nu pot onora comanda raspund in timp util;

onoreaza comenzile primite si intocmesc facturi fiscale;

alaturi de persoana de la magazia centrala, asista la receptia fizica a marfii.

CAP.3. ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL

DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

La nivelul sistemului de gestiune a marfurilor, au fost identificate

urmatoarele procese de prelucrare:

Aprovizionare cu marfuri care cuprinde la randul sau urmatoarele subprocese:

Stabilire necesar marfuri;

Lansare comenzi aprovizionare catre furnizori;

Receptie marfuri.

Etapa incepe cu intocmirea unui necesar de marfuri de catre fiecare

gestiune, in functie de comenzile pe care le anticipeaza. Persoana responsabila cu aprovizionarea centralizeaza aceste necesaruri si intocmeste un referat de aprovizionare, pe care il prezinta spre aprobare conducerii unitatii. Referatele aprobate se intorc inapoi la compartimentul de aprovizionare care face analiza ofertelor furnizorilor si in functie de acestea efectueaza comanda .

Pe baza comenzilor efectuate, persoana de la magazia centrala face

receptia cantitativa a marfurilor.

Evidenta operativa a tranzactiilor cu marfuri care cuprinde urmatoarele subprocese:

Inregistrarea operatiilor cu marfuri ( intrari de marfuri si transferuri intre gestiuni);

Generarea de note contabile;

Intocmirea de rapoarte .

Persoana de la magazia centrala, dupa ce a efectuat receptia cantitativa a

marfurilor, introduce articolele de stoc achizitionate de la furnizori in programul de contabilitate Winmentor, in gestiunea magaziei centrale. Odata cu intoducerea facturilor in acest program se actualizeaza si datoriile catre furnizori, generandu-se automat si notele contabile si rapoartele ce se pot obtine pe baza intrarilor. Pe baza de nota de transfer, marfurile trec de la magazia centrala la celelalte gestiuni, operandu-se automat scaderea din gestiunea magaziei si cresterea stocului la gestiunile primitoare.

Procesul de transformare al marfurilor care are ca subprocese:

Prelucrarea marfurilor;

Descarcarea de gestiune;

Genererarea notei contabile;

Generarea de rapoarte.

In aceasta etapa marfurile sunt supuse procesului de transformare pentru a

se obtine produsul cerut de client (o parte dintre ele), sau se vand ca atare (de exemplu bauturile, racoritoarele care intra ca atare si sunt vandute ca atare). Dupa ce se onoreaza comenzile, i se intocmeste clientului o nota de plata care cuprinde produsele consumate, gestiunea care le-a eliberat, cantitatea in care s-au eliberat, valoare de vanzare a acestora, data si ora eliberarii, forma de plata. Daca clientul solicita, i se intocmeste la cerere factura fiscala. Pe baza notelor de plata emise intr-o zi, se generaza de programul PGEST un raport cu vanzarile cantitative si valorice pe fiecare marfa vanduta, si pe fiecare gestiune in parte.

Pe baza acestui raport de vanzari, persoana din contabilitate procedeaza la

scaderea din gestiunile care au vandut marfa, a marfurilor respective, fie direct (de exemplu, daca o gestiune a vandut 300 g vodca stalinskaya, se scade direct pe baza de bon de consum 300 g vodca stalinskaya, deoarece intrarea marfii s-a facut direct pe articolul vodca stalinskaya), fie pe baza de reteta (de exemplu, gestiunea bucatarie a vandut 4 portii de cartofi prajiti, dar ea a fost incarcata cu cartofi congelati, ulei, cascaval, sare, piper, verdeata, etc iar pe baza retetei se scad acestea din urma).

Pentru fiecare produs descarcat se genereaza un bon de consum si o nota

contabila de scadere din gestiune a marfurilor transformate sau vandute ca atare, si se actualizeaza stocurile de marfuri.

Inventarierea stocurilor de marfuri la sfarsitul unei perioade de gestiune (de obicei luna calendaristica) si are ca subprocese:

Operarea inventarului ;

Generare note contabile;

Generare de rapoarte.

Dupa ce are loc inventarierea fizica a marfurilor din diferite gestiuni, se

compara ceea ce s-a gasit la fata locului, cu stocurile scriptice generate de programul winmentor dupa ce a avut loc scaderea din gestiune a marfurilor vandute. Prin comparatie se stabilesc automat de catre program diferentele plus/minus pe fiecare gestiune si fiecare marfa si are loc actualizarea automata a stocurilor cu datele de pe teren. In acest moment se genereaza automat un document de marire de stoc pentru plusurile de marfuri si un document de diminuare de stoc cu minusurile aferente precum si doua note contabile aferente celor doua documente.

APROVIZIONAREA CU MǍRFURI

Descrierea intrarilor

referat de aprovizionare este intocmit de catre persoana

responsabila de aprovizionare care centralizeaza aceste necesaruri. Referatul de aprovizionare se intocmeste intr-un exemplar, care se trimite spre aprobare conducerii unitatii (directorul general si directorul economic). Referatele aprobate se intorc inapoi la persoana responsabila cu aprovizionarea, care face analiza ofertelor furnizorilor si in functie de acestea efectueaza comanda. Referatul de aprovizionare cuprinde necesarul de aprovizionat (cantitate si denumire marfa), valoarea estimativa a marfurilor, furnizorul de la care se aprovizioneaza unitatea, modul de plata, termenul de plata, data, semnatura celui care intocmeste referatul si semnatura sefului de compartiment. Din referatul de aprovizionare se preiau necesarul de aprovizionat, furnizorul, forma de plata pentru intocmirea comenzii de aprovizionare. Se arhiveaza in dosare, ca anexa la factura.

Factura fiscala se primeste de la furnizor , fiind folosita drept

document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate atat pentru emitent cat si pentru beneficiarul lucrarilor sau bunurilor. Este intocmita in 3 exemplare:

exemplarul albastru ajunge la magazie;

exemplarul rosu si exemplarul verde raman la furnizor.

Se face doar receptia cantitativa si calitativa a marfurilor, neoperandu-se

facturile in programul de contabilitate; in cazul in care nu corespunde cu ceea ce este in factura se returneaza marfa furnizorului. Aceasta, impreuna cu referatul de aprovizionare ajung la contabilitate, unde se arhiveaza in dosare. Factura fiscala cuprinde urmatoarele elemente: numar factura, data factura, denumire furnizor, marfa achizitionata, cantitate, U.M, pret unitar, valoare, valoare TVA, total de plata, datele persoanei delegate, semnatura si stampila furnizorului, semnatura celui care face receptia, termenul de plata si modul de plata.

Borderoul de achizitii se foloseste pentru achizitia de marfuri de

la piata, de la producatorii individuali sau de la alte persoane fizice, cand borderoul tine loc si de dovada a platii, neexistand chitanta. Se intocmeste in doua exemplare de catre delegatul insarcinat sa aprovizioneze unitatea cu marfuri. Exemplarul 1 se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, exemplarul 2 la carnet. Borderoul de achizitie cuprinde urmatoarele elemente: numar document, data, date despre producator, denumirea produselor, cantitate, pret unitar, valoarea, suma platita, semnatura de primire a sumei, semnatura persoanei delegate si semnatura gestionarului. In aceasta etapa se face doar receptia cantitativa si calitativa.

Descrierea prelucrarilor

In aceasta etapa se realizeaza receptia cantitativa si calitativa a marfurilor si se urmareste sa corespunda comanda data catre furnizori cu ceea ce este in factura. In caz contrar se returneaza marfa furnizorului.

Din referatul de aprovizionare se preiau necesarul de aprovizionat

(denumire marfa si cantitate), furnizorul, forma de plata pentru intocmirea comenzii de aprovizionare.

Descrierea iesirilor

Nota de comanda se intocmeste pe baza Referatului de aprovizionare. Comanda data furnizorului se poate da si verbal prin telefon. Se intocmeste intr-un exemplar pe baza Referatului de aprovizionare, de unde se preia necesarul de aprovizionat , furnizorul, forma de plata si termenul de plata.

Nota de comanda cuprinde denumirea marfurilor, necesarul de aprovizionat, furnizorul, forma de plata, termenul de plata, data si semnatura.

Descrierea locurilor de stocare

Avand in vedere ca nu se efectueaza inregistrari in programul de

contabilitate, nu putem vorbi de locuri de stocare.

EVIDENTA OPERATIVA A TRANZACTIILOR CU MARFURI

Descrierea intrarilor

Factura fiscala se primeste de la furnizor , fiind folosita drept

document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate atat pentru emitent cat si pentru beneficiarul lucrarilor sau bunurilor. Este intocmita in 3 exemplare:

exemplarul albastru ajunge la magazie;

exemplarul rosu si exemplarul verde raman la furnizor.

Se face receptia cantitativa si calitativa a marfurilor; in cazul in care nu

corespunde cu ceea ce este in factura se returneaza marfa furnizorului. Factura fiscala, NRCD, impreuna cu referatul de aprovizionare ajung la contabilitate, unde se arhiveaza in dosare. Factura fiscala cuprinde urmatoarele elemente: numar factura, data factura, denumire furnizor, marfa achizitionata, cantitate, U.M, pret unitar, valoare, valoare TVA, total de plata, datele persoanei delegate, semnatura si stampila furnizorului, semnatura celui care face receptia, termenul de plata si modul de plata. Din factura se preiau pentru a se introduce in programul de contabilitate WinMentor urmatoarele date: denumire furnizor pentru actualizare datorii, denumire marfa, data facturii, cantitate si pret. Datele introduse se stocheaza in nomenclatorul furnizorilor si nomenclatorul articole de stoc.

Borderoul de achizitii se foloseste pentru achizitia de marfuri de

la piata, de la producatorii individuali sau de la alte persoane fizice, cand borderoul tine loc si de dovada a platii, neexistand chitanta. Se intocmeste in doua exemplare de catre delegatul insarcinat sa aprovizioneze unitatea cu marfuri. Exemplarul 1 se arhiveaza la compartimentul financiar contabil , exemplarul 2 la carnet. Borderoul de achizitie cuprinde urmatoarele elemente: nr. document, data, date despre producator, denumirea produselor, cantitate, pret unitar, valoarea, suma platita, semnatura de primire a sumei, semnatura persoanei delegate si semnatura gestionarului. Pe baza borderoului de achizitie se intocmeste NRCD. Pentru aceasta sunt preluate urmatoarele date: denumire marfa, cantitate, pret unitar, valoare. Datele introduse se stocheaza in nomenclatorul furnizorilor si nomenclatorul articole de stoc. Nu sunt utilizate in prelucrari toate datele: de exemplu datele despre producatorii individuali.

Nota de receptie si constatare diferente este intocmita de

gestionarul de la magazia centrala pornind de la documentele de intrare (factura fiscala/borderou de achizitie), in doua exemplare:

un exemplar ramane la magazia centrala ca dovada a intrarii marfii in gestiune;

un exemplar se anexeaza la factura originala de la furnizor/ borderou de achizitie si este trimis la contabilitate, dupa care aceste documente se arhiveaza in dosare la compartimentul de contabilitate.

NRCD cuprinde urmatoarele elemente: numar document, data intocmirii,

numar factura/ borderou de achizitie, data intocmirii facturii/borderou de achizitie, numele furnizorului, denumire produs, U.M, cantitate, pret de inregistrare, valoarea si semnatura gestionarului care o intocmeste. Din NRCD se preiau urmatoarele date: numele furnizorului, denumirea marfii, cantitatea, pret de inregistrare si valoare. Datele introduse se stocheaza in nomenclatorul NRCD.

Decizia de casare este intocmita de seful bucatariei,

responsabilul de la magazia centrala fiind semnata de comisia de casare si de catre gestionar. Se intocmeste intr-un exemplar. Concomitent se intocmeste procesul verbal de casare. Cuprinde informatii cu privire la existeta unor bunuri expirate sau necorespunzatoare din punct de vedere calitativ, gestiunea, data si semnatura. Se preiau denumirea marfurilor care vor fi casate si gestiunea. Se arhiveaza in dosare alaturi de procesul verbal de casare.

Procesului verbal de casare intocmit de comisia de

casare si semnat de catre gestionar, sef departament alimentatie publica si comisie de casare. Se intocmeste de catre persoana de la contabilitate un proces verbal de diminuare de stoc prin care produsele expirate s-au alterate sunt scazute din gestiune. Procesul verbal de casare se intocmeste intr-un exemplar si cuprinde urmatoarele elemente: data intocmirii, gestiunea care procedeaza la casare, denumirea si cantitatea produselor care vor fi casate, componenta comisiei de casare si semnatura lor, semnatura directorului economic si a persoanei care intocmeste documentul. Din acest document se preiau: gestiunea care procedeaza la casare, data in care se face casarea, denumirea si cantitatea produselor, aceste date folosindu-se pentru intocmirea: proces verbal de diminuare de stoc. Procesul verbal de casare se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, in dosare.

Descrierea prelucrarilor

Din Factura se preiau pentru a se introduce in programul de

contabilitate WinMentor urmatoarele date: denumire furnizor pentru actualizare datorii, denumire marfa, data facturii, cantitate si pret. Valoarea se genereaza automat prin urmatoarea formula: Valoare = cantitate * pret. Pe baza acestor date se intocmeste NRCD si se actualizeaza datoriile fata de furnizori, putandu-se obtine un centralizator al facturilor.

Facturile sunt operate in programul de contabilitate WinMentor de persoana din contabilitate care se ocupa de gestiunea marfurilor din sectorul de alimentatie publica. In momentul in care se opereaza facturile in programul de contabilitate WinMentor, se genereaza urmatoarea nota contabila:

%=401

371

4426

Pe baza Borderoului de achizitie se intocmeste NRCD. Pentru

aceasta sunt preluate urmatoarele date: denumire marfa, cantitate, pret unitar. Valoarea se genereaza automat prin urmatoarea formula: Valoare = cantitate * pret.

Borderoul de achizitie este operat in programul de contabilitate

WinMentor de persoana din contabilitate care se ocupa de gestiunea marfurilor din sectorul de alimentatie publica. In momentul in care se opereaza borderoul de achizitie in programul de contabilitate WinMentor, se genereaza urmatoarea nota contabila:

371=5311 sau 371=542

Din NRCD se preiau urmatoarele date: numele furnizorului,

denumirea marfii, cantitatea, pret de inregistrare si valoare. Pe baza NRCD se actualizeaza stocurile gestiunilor implicate, soldurile partenerului respectiv, obligatiile de plata fata de partener. Datele din NRCD se pot prelua si automat prin optiunea care exista in programul WinMentor "PE GESTIUNI IMPLICITE".

Din Decizia de casare si din Procesul verbal de casare se

preiau: gestiunea care procedeaza la casare, data in care se face casarea, denumirea, cantitatea produselor si pretul, aceste date folosindu-se pentru intocmirea: procesul verbal de diminuare de stoc.

Din punct de vedere contabil, se genereaza prin operarea

Procesului verbal de casare de de catre persoana din contabilitate, in programul WinMentor, urmatoarea nota contabila:

Introducerea tranzactiilor curente referitoare la intrarile de marfuri se

poate face selectand optiunea "INTRARI" din bara de meniu a programului WinMentor sau icon-ul corespunzator din bara de butoane rapide. Cele doua meniuri derulante prezinta, in moduri diferite de structurare, documentele de intrare de pe care se pot culege date referitoare la intrarile de marfuri.

Pentru o comanda la furnizor se selecteaza optiunea "INTRARI" din bara de meniu, iar din meniul derulant optiunea "COMANDA LA FURNIZORI" iar din ecranul care apare se selecteaza butonul "ADAUG". Pentru alegerea furnizorului se actioneaza butonul "FURNIZOR" si se selecteaza firma dorita din lista de alegere a furnizorilor. Dupa selectarea furnizorului este afisata lista articolelor care pot fi aprovizionate de la el. Sursele acestei liste sunt ofertele introduse in fisa partenerului respectiv si eventualele documente de intrare anterioare comenzii. Dupa selectia furnizorului se tasteaza "TAB" pentru a trece la campul urmator. Se tasteaza "ENTER" sau DubluClicMouse asupra butonului de alegere pentru carnet de documente. Se selecteaza butonul "DETALII" iar pe ecran va fi afisata lista tuturor machetelor cu documente: facturi fiscale , aviz de expeditie, chitante fiscale, etc. De exemplu: o intrare pe baza de factura presupune selectarea optiunii "INTRARI PE FACTURA" din meniul derulant al optiunii "INTRARI"; se selecteaza butonul "ADAUG" si se introduce in nomenclatorul de articole cantitatea, pretul si automat se calculeaza valoarea si TVA-ul corespunzator asupra caruia se poate interveni pentru a-l modifica atunci cand este cazul. Numarul facturii si data se introduce in macheta care apare atunci cand selectam optiunea "INTRARI PE FACTURA".Se trece apoi la a doua fereastra a machetei in care se va opera receptia. Se selecteaza butonul "RECEPTIE", cu "ALT-2" sau ClicMouse pe eticheta respectiva. Fereastra cuprinde doua grile: prima grila cuprinde date despre NRCD: nr., data, gestiunea, valoarea; a doua grila contine detalii despre articolele NRCD-urilor. Programul va distribui instantaneu fiecare articol in gestiunea implicita prin selectarea butonului "PE GESTIUNI IMPLICITE". Se introduc cantitatile receptionate corespunzatoare atributelor articolului pe care il selectam. Se salveaza inregistrarea, iar in urma salvarii se actualizeaza stocurile gestiunilor specificate, soldurile partenerului respectiv, obligatiile de plata fata de partener. Deasemenea, in urma salvarii se pot vizualiza inregistrarile contabile corespunzatoare tranzactiilor inregistrate prin selectarea butonului "JURNAL". Este doar o fereastra de consultare, in care nu se poate adauga sau modifica si nici nu se poate lista.

Pentru transferul intre gestiuni se alege optiunea din submeniul

"INTERNE" care permite introducerea notelor de transfer intre gestiuni si tipuri contabile. Daca operam transferul "Lapte condensat" 240 BC si "Vodca Stalinskaia" 1000 ML din gestiunea magazie in gestiunea bar de zi se selecteaza denumirea gestiunii si marfurile mentionate. Se selecteaza butonul "DATE PRIVIND EXPEDITIA" si se introduc date privind delegatul care insoteste marfurile transferate de la gestiunea sursa la gestiunea destinatie. Livrarea se completeaza automat prin folosirea butonului "PRELUARE AUTOMATA DIN STOC". Descarcarea din stoc (pentru gestiunea sursa) se face tinandu-se cont de metoda de gestiune utilizata ( FIFO). In urma salvarii nu se genereaza de programul de contabilitate WinMentor nici o inregistrare contabila, ci doar se actualizeaza listele de stocuri pe gestiuni, fisele de magazie pentru fiecare produs transferat.

Descrierea iesirilor

Procesul verbal de diminuare de stoc se obtine pe baza

Deciziei de casare si a Procesului verbal de casare. Procesul verbal de diminuare de stoc cuprinde urmatoarele elemente: numar document, data, gestiunea, denumire marfa

Supusa casarii, U.M, cantitatea, pret unitar, valoarea totala si semnatura. Se obtine intr-un exemplar atunci cand se constata marfuri degradate. Datele se stocheaza in nomenclatorul articole de stoc.

Fisa de magazie are urmatoarea structura: perioada, denumirea

marfii, gestiunea, metoda de evaluare, data, tip si numarul documentului care a stat la baza operatiunii, cantitatea intrata, cantitatea iesita si stocul, U.M si pretul de inregistrare.

Descrierea locurilor de stocare:

Nomenclator furnizori este organizat sub forma unei tabele permanente,

avand urmatoarea structura:

In acest loc de stocare se inregistreaza facturile si borderoul de achizitie

iar in urma acestor inregistrari se pot obtine date despre furnizori.

Nomenclator NRCD este organizat sub forma unei tabele permanente,

avand urmatoarea structura:

In acest loc de stocare se inregistreaza NRCD-urile putandu-se obtine date

despre receptii.

Nomenclator articole de stoc este organizat sub forma unei tabele

permanente, avand urmatoarea structura:

In acest loc de stocare se inregistreaza factura/borderoul de achizitie, PV

de diminuare de stoc putandu-se obtine o lista de stocuri la un moment dat.

Nomenclator retete este organizat sub forma unei tabele permanente,

avand urmatoarea structura:

Din acest loc de stocare se poate obtine Consumul specific de materiale

pentru decarcarea din gestiune a marfurilor casate.

3. PROCESUL DE TRANSFORMARE AL MARFURILOR

Descrierea intrarilor

Retete noi sau retete modificate care se intocmesc intr-un

exemplar de catre responsabilul de la bucatarie si cuprinde: denumirea marfii, componentele, cantitatea, UM, data introducerii/actualizarii, semnatura bucatarului si semnatura de aprobare. Retetele se arhiveaza la responsabilul de la bucatarie, fiind preluate urmatoarele date pentru a fi introduse in programul de contabilitate: denumirea marfii, componentele, cantitatea, UM, data.

Proces verbal de marire de stoc este documentul prin care

gestiune Bucatarie se incarca cu marfa obtinuta. Se intocmeste in doua exemplare: unul ramane la bucatarie si unul se arhiveaza la contabilitate. Are urmatoarea structura: numar si data documentului, marfa obtinuta, U.M, cantitatea, gestiunea si semnatura. Se preiau marfa obtinuta, cantitatea si gestiunea pentru actualizarea stocurilor.

Lista de vanzari cantitative este obtinuta pe baza continutului

notelor de plata de catre programul PGEST. Se intocmeste intr-un exemplar si se introduce in program de catre persoana din contabilitate, unde se si arhiveaza. Cuprinde urmatoarele date: gestiunea, denumire marfuri vandute, cantitatea, valoare si perioada. Aceste date servesc pentru descarcarea gestiunii de marfuri vandute.

Descrierea prelucrarii

Pe baza listei cu toate vanzarile cantitative si valorice pe fiecare

gestiune in parte si pe fiecare marfa vanduta persoana din contabilitate procedeaza la scaderea din gestiunile care au vandut marfa, fie direct (de exemplu, daca o gestiune a vandut 300 g vodca stalinskaya, se scade direct pe baza de bon de consum 300 g vodca stalinskaya, deoarece intrarea marfii s-a facut direct pe articolul vodca stalinskaya), fie pe baza de reteta (consum specific de materiale) (de exemplu, gestiunea bucatarie a vandut 4 portii de cartofi prajiti, dar ea a fost incarcata cu cartofi congelati, ulei, cascaval, sare, piper, verdeata, etc iar pe baza retetei se scad acestea din urma).

Pentru fiecare produs descarcat se genereaza un bon de consum/consum

specific de materiale. Nota contabila generata de programul de contabilitate este 607=371.

De exemplu, sa luam o gestiune oarecare, bucataria, care pe data de

18.12.2004 a vandut urmatoarele marfuri, conform raportului de vanzari:

Rosii natur 3 kg

Castraveti natur 1 kg

Masline natur 2 kg

Ciuperci sote 4 portii a 100 g

Mazare sote 4 portii a 100 g

Cotlet de porc la gratar 8 portii a 100 g

Persoana din contabilitate procedeaza in felul urmator:

pentru rosiile natur, castravetii natur, maslinele natur va intocmi un

singur bon de consum, deoarece intrarea marfurilor in gestiunea bucatarie s-a facut tot ca rosii, castraveti si masline;

pentru ciupercile sote, mazarea sote si cotletul de porc la gratar va

obtine din programul de contabilitate WinMentor o Dispozitie de livrare cu toate aceste marfuri, iar in spatele pozitiilor de pe dispozitie , programul face legatura cu retetele deja introduse. Prin salvarea acestui document, din punct de vedere contabil nu se genereaza nici o nota contabila, ci doar se face legatura dintre marfa vanduta si reteta proprie. Dupa intocmirea dispozitiei, persoana din contabilitate trece la intocmirea unui bon de consum pentru fiecare pozitie din dispozitie , bon de consum care va cuprinde componentele din reteta de ciuperci sote, de exemplu, inmultite cu numarul de portii. Se va scadea in acest moment, conform retetei pentru ciupercile sote, pentru 4 portii, 4*120g ciuperci conserva, 4*10 ml ulei, 4*2g sare, 4*1g piper macinat. Dezavantajul cel mai mare este ca scaderea din gestiune a marfurilor se face o singura data pe luna, de catre persoana din contabilitate, neexistand un control asupra stocurilor de marfuri in timpul lunii. Notele de plata si eliberarea din gestiune se face zilnic, pe cand scaderea din gestiune se face o singura data pe luna, incheindu-se in jur de 25 ale lunii urmatoare pentru luna in curs. (cerinta pentru noul sistem).

Din retete sunt preluate urmatoarele date pentru a fi introduse in

programul de contabilitate: denumirea marfii, componentele, cantitatea, UM, data pentru imbunatatirea retelor vechi sau pentru realizarea de retete noi.

Din Procesul verbal de marire de stoc se preiau: marfa obtinuta,

cantitatea si gestiunea pentru actualizarea stocurilor.

Din Lista de vanzari cantitative se preiau: gestiunea, denumire

marfuri vandute, cantitatea, si perioada. Aceste date servesc pentru descarcarea gestiunii de marfuri vandute. In urma prelucrarii se obtine Dispozitia de livrare si Bonul de consum.

Descrierea iesirilor

Dispozitia de livrare este un document care justifica

Descarcarea din gestiune. Cuprinde urmatoarele date: gestiunea, data/perioada, denumirea marfurilor, U.M, cantitate, pret unitar de achizitie, valoarea si semnatura. S-a intocmit pe baza Listei de vanzari cantitative, din care s-au preluat urmatoarele date: gestiunea, data/perioada, denumirea si cantitatea marfurilor. Se obtine intr-un exemplar.

Bonul de consum este document justificativ de scadere din

gestiune si de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare pe masura eliberarii marfurilor din magazie pentru consum, de compartimentul de contabilitate. Un exemplar ramane la gestiunea care a eliberat marfa iar un exemplar la contabilitate unde se arhiveaza la dosare. Are urmatoarea structura: data documentului, gestiunea, denumire produs, U.M si cantitate, semnatura gestionarului si persoanei care a intocmit documentul. Se intocmeste pe baza datelor preluate din Dispozitia de livrare.

Consum specific de materiale se obtine intr-un exemplar din

programul de contabilitate, pe baza retetelor introduse si cuprinde: denumirea marfii, componentele, cantitatea, UM, data, semnatura. Se poate obtine intr-un numar nelimitat de exemplare ori de cate ori este nevoie.

Fisa de magazie are urmatoarea structura: perioada, denumirea

marfii, gestiunea, metoda de evaluare, data, tip si nr. documentului care a stat la baza operatiunii, cantitatea intrata, cantitatea iesita si stocul, U.M si pretul de inregistrare.

Descrierea locurilor de stocare

Nomenclator retete este organizat sub forma unei tabele permanente,

avand urmatoarea structura:

In acest loc de stocare se inregistreza retetele noi si cele actualizate

putandu-se obtine Consumul specific de materiale, necesar pentru descarcarea din gestiune a marfurilor vandute.

Nomenclator articole de stoc este organizat sub forma unei tabele permanente, avand urmatoarea structura:

In acest loc de stocare se inregistreza PV de marire de stoc si bonul de

consum putandu-se obtine o lista de stocuri.

4. INVENTARIEREA MARFURILOR

Descrierea intrarilor

Procesul verbal de inventar este documentul pe baza caruia se

efectueaza inventarierea. Procesul verbal de inventariere cuprinde: gestiunea, luna, data, si semnatura celui care il intocmeste. Se intocmeste intr-un singur exemplar si se arhiveaza in dosare la contabilitate.

Lista de stocuri (faptice, gasite pe teren) cuprinde data cand se

efectueaza inventarierea, gestiunea, responsabilul de gestiune, denumirea marfurilor, UM, cantitatea. Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre persoana responsabila de inventariere. Din acest document se preia gestiunea, denumirea marfii si cantitatea. Se arhiveaza la contabilitate alaturi de Procesul verbal de inventariere in dosare.

Descrierea prelucrarilor

Inventarierea se realizeaza la gestiunea prevazuta in Procesul verbal de

inventar. Dupa ce persoanele care au fost desemnate in comisia de inventariere au

efectuat inventarul fizic al marfurilor, aceasta lista cu stocurile gasite pe teren este adusa la contabilitate. Persoana care se ocupa de marfurile din alimentatia publica, dupa ce a operat la zi toate documentele de intrari/iesiri dintr-o luna calendaristica, genereaza cu ajutorul programului de contabilitate WinMentor o lista de inventar cu stocurile scriptice. Pe o alta pozitie din lista de stocuri scriptice, introduce stocurile faptice gasite la inventarierea lunara pe fiecare gestiune in parte. Prin salvarea acestui document se stabileste automat plusul/minusul de marfuri pe fiecare gestiune in parte si se genereaza un proces verbal de diminuare de stoc (pentru minus) si un proces verbal de marire de stoc (pentru plus). Prin comparatie se stabilesc automat de catre program diferentele plus/minus pe fiecare gestiune si fiecare marfa si are loc actualizarea automata a stocurilor cu datele de pe teren.

In programul de contabilitate WinMentor se selecteaza optiunea

INTERNE, iar in cadrul acesteia optiunea INVENTAR. Se selecteaza butonul ADAUG si se introduce in fereastra care apare numar inventar, data inventar, se alege gestiunea, responsabilul de gestiune si tipul contabil (marfa in magazie). Se confirma datele introduse si se selecteaza butonul INVENTAR. Astfel se genereaza lista cu stocul scriptic. Manual se introduce alaturi de stocul scriptic, stocul faptic. Automat se calculeaza diferentele plus sau minus la fiecare pozitie. Se selecteaza butonul SALVARE, iar apoi REZOLVARE DIFERENTE, in urma caruia se genereaza automat maririle si diminuarile de stoc.

Aceasta este ultima operatie care se face dupa care se trece la inchiderea unei luni calendaristice si se trece la urmatoarea.

Din Procesul verbal de inventar se preia data si gestiunea la care

se efectueaza inventarierea iar din Lista de stocuri (faptice, gasite pe teren) cantitatea. Dupa introducerea acestor date in programul de contabilitate se genereaza automat,dupa salvare, un proces verbal de marire de stoc/diminuare de stoc daca exista diferente.

Descrierea iesirilor

Procesul verbal de diminuare de stoc intervine atunci cand se

constata minus la inventar. Procesul verbal de diminuare de stoc cuprinde urmatoarele elemente: numar document, data, gestiunea, denumire marfa constata minus, U.M, cantitatea, pret unitar, valoarea totala si semnatura. Se genereaza automat pe baza informatiilor preluate din Procesul verbal de inventar si Listelor de stocuri faptice de obicei o data pe luna, cand are loc inventarierea (numarul de exemplare in care se poate lista nu este limitat).

Procesul verbal de marire de stoc intervine atunci cand se constata

plus la inventar. Procesul verbal de marire de stoc are urmatoarea structura: numar document, data document, marfa constata plus la inventar, U.M, cantitate suplimentata, pret, valoare, gestiunea care s-a incarcat cu marfa respectiva si semnatura. Se genereaza automat pe baza informatiilor preluate din Procesul verbal de inventar si Listelor de stocuri faptice (numarul de exemplare in care se poate lista nu este limitat).

Lista minus la inventar se obtine pe baza celor constate la

inventariere si se trimite juritului societatii. Are urmatoare structura: gestiunea, responsabilul, minusul la inventar (cantitate si denumire), data si semnatura.

Prin generarea procesului verbal de marire de stoc/diminuare de

stoc se actualizeaza automat fisele de magazie pentru fiecare marfa, stocurile si balantele de miscari in timpul unei luni calendaristice. Se pot obtine si alte rapoarte ca de exemplu: o lista cu stocurile existente, etc.

Descrierea locurilor de stocare

Nomenclator de inventariere este organizat sub forma unei tabele permanente, avand urmatoarea structura:

In acest loc de stocare se inregistreza PV de inventar si lista de stocuri faptice putandu-se obtine date despre inventariile efectuate.

Nomenclator articole de stoc este organizat sub forma unei tabele permanente, avand urmatoarea structura:

Din acest loc de stocare se pot obtine liste de stocuri.

Cap. 5 DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE PENTRU NOUL SISTEM

In urma analizarii sistemului actual de gestiune a marfurilor din cadrul SC

CH UNIREA SA, se constata ca sunt implicate foarte multe persoane, din mai toate sectoarele de activitate, pentru realizarea evidentei analitice si sintetice a marfurilor : ospatari (intocmire note de plata), gestionari, persoanele din contabilitate, etc. Modul de lucru in forma actuala, respectiv utilizarea a trei programe informatice pentru evidenta analitica si sintetica a marfurilor (PGMENU-pentru intocmire note de plata, PGEST-pentru obtinere de rapoarte, WINMENTOR-pentru intrari/iesiri de marfuri cu reflectare in contabilitate), prezinta si avantaje si dezavantaje.

Avantajele acestui mod de lucru sunt:

interfata prietenoasa;

nu necesita utilizatori strict specializati;

generare si constructie de rapoarte la cerere, foarte usor, prin interogare si filtrare;

Winmentor este singurul program la cheie de pe piata care a putut fi adaptat pentru scaderea din gestiune pe baza de reteta, lucru specific pentru alimentasia publica;

transparenta totala in utilizare.

Dezavantajele acestui mod de lucru sunt:

costul ridicat al programelor informatice;

costul ridicat al intretinerii acestor programe (societatea are incheiate contracte de asigurare service pentru aceste programe cu fiecare producator, plus cel de intretinere de ansamblu a retelei informatice);

descarcarea de gestiune cu marfurile vandute se face o singura data pe luna , pe baza centralizatorului de vanzari, pentru fiecare gestiune in parte, si se incheie de obicei cam pe 25 ale lunii urmatoare pentru luna in curs;

in cursul lunii nu se pot obtine liste de stocuri actuale si toate rapoartele generate pe baza stocurilor de marfuri sunt denaturate deoarece contin numai intrari;

gestionarii isi pot controla foarte greu gestiunile, nu au cum sa se verifice in timp real;

informatiile reale nu se mai pot obtine in timp util;

munca pe care o face un ospatar intocmind note de plata se

suprapune cumva cu munca pe care o face si persoana din contabilitate, deoarece aceasta din urma introduce lista de vanzari cantitative, generata de PGEST pe baza notelor de plata, in programul WINMENTOR, pentru a se putea face scaderea din gestiune, deoarece cele doua programe nu au nici o legatura intre ele;

fiind vorba de factorul uman si de prelucrari manuale de date, greselile sunt inevitabile, iar o greseala de preluare dintr-o parte in alta are drept consecinta crearea unor plusuri/minusuri fictive in gestiuni;

volumul foarte mare de documente (pentru fiecare produs vandut se intocmeste pentru a se scadea din gestiune cate un bon de consum, pentru fiecare gestiune).

Noua aplicatie care se va dezvolta prin acest proiect va trebui sa pastreze macar aceleasi avantaje si sa gaseasca o solutie pentru dezavantaje.