Management prin proiecte

Management prin proiecte

consta in rezolvarea unor probleme specifice, pe durata limitata, prin conceperea si implementarea unui proiect de catre un numar de persoane care fac parte din compartimente diferite si nivele ierarhice diferite.

Proiectul = ansamblu de procese de munca cu caracter preponderent inovational si creativ care urmareste indeplinirea unei misiuni specifice de mare complexitate si care implica aportul unor specialisti din diferite subdiviziuni organizatorice integrate intr-o structura organizatorica temporara, dar autonoma

Caracterisitici specifice ale proiectului care il diferentiaza de activitatile de rutina ale organizatiei

1) este o activitate specifica, alta decit cele de rutina a organizatiei

Ex. : Organizarea de manifestari

Biblioteci, librarii, edituri

expozitii, lansari de carte, simpozioane, conferinte, Ziua portilor deschise

Scoli

spectacole sustinute de elevi (serbari)

expozitii cu lucrari ale elevilor

Muzee

expozitii tematice

Opera

Revelionul si spectacolul cu opereta Liliacul de anul nou

Balul Operei

Zilele operetei

Filarmonica

concerte (Carmina Burana - Aeroport), baluri

bal mascat de Revelion

Invatamant superior

conferinte, simpozioane

2) are un obiectiv clar definit

Proiectul trebuie sa rezolve o problema ivita, o cerinta sau sa materializeze o idee

Ex. :

Biblioteci

Prelucrarea cu prioritate a anumitor documente poate raspunde cerintei unor cercetatori pentru lucrari cu o anumita tematica sau dintr-un anumit domeniu

3) are o limita de timp

Limitele (inceputul si sfarsitul) proiectului nu se suprapun cu cele ale actiunii in sine.

(Klein, Armin. Managementul proiectului cultural)

Ex. : organizarea si planificarea unui festival trebuie sa se finalizeze pana la o anumita data, pentru ca acesta sa se poata desfasura in conditii cat mai bune

4) are limite financiare

- buget separat - cheltuieli speciale

Ex. : tiparirea de afise sau invitatii

Inchirierea unei sali pentru organizarea unei conferinte

5) are limite de personal

Dat fiind caracterul specific al proiectului, activitatea pe care o va indeplini personalul participant este una suplimentara. In plus, poate fi nevoie de personal specializat pentru alte activitati care nu se practica in cadrul organizatiei organizatoare.

Ex. : organizarea unei conferinte :

Angajarea unor firme de mijloace de transport care sa asigure transportul invitatilor

6) are limite de capacitate

Activitatea organizata poate impune spatiu suplimentar

Ex. : Inchirierea unei sali pentru organizarea unei conferinte

7) este delimitat de alte actiuni

Ex. : pe perioada desfasurarii simpozionului, festivalului, prelucrarii lotului tematic,   etc., participantii nu pot lua parte concomitent si la activitatile de rutina

Este important sa se stabileasca cui ii revine responsabilitatea actiunilor respective

8) are o organizare specifica ce trebuie sa se integreze in organizarea curenta

Ex. : pe perioada desfasurarii simpozionului, festivalului, prelucrarii lotului tematic, etc., participantii trebuie sa asigure concomitent si activitatile de rutina, pentru a nu perturba activitatea organizatiei.

9) este complex prin continut si tematica

- presupune desfasurarea mai multor tipuri de activitati, dintre care unele din afara organizatiei initiatoare a proiectului

Ex. :

- manipularea echipamentului tehnic

- servirea mesei

- transportul cu autovehicule

10) este interdisciplinar

Managementul de proiect

este o sarcina de conducere deosebita care se diferentiaza de activitatea de conducere de rutina din cadrul organizatiei

presupune proceduri sistematice specifice, deosebite de procedura obisnuita

impune cunostinte tehnice si metodologice specifice cerintelor proiectului

necesita cunostinte speciale de managementul personalului (aplanarea conflictelor)

impune cunostinte supraspecializate deoarece proiectul implica activitati interdisciplinare

Etape

1. Definirea generala a proiectului si numirea managerului de proiect

2. Alegerea formei de organizare

3. Stabilirea modalitatilor de control si evaluarea periodica a stadiului de realizare a proiectului

4. Pregatirea climatului si pregatirea proiectului

1. Definirea generala a proiectului si numirea managerului de proiect

precizarea

- obiectivelor

- amploarea proiectului

- subdiviziunilor implicate

- eventualelor puncte critice

- criteriilor de apreciere a rezultatelor finale

= numirea managerului responsabil de proiect :

delegarea autoritatii formei de organizare alese

- autoritate individuala sau

- autoritate de stat major

desemnarea persoanelor care participa la proiect

2. Alegerea formei de organizare (vezi functia de organizare)

Tipuri de structuri organizatorice

Functionala - compartimentarea pe baza specializarii lucratorilor

Pe produs

Pe clienti

Pe criteriu geografic

Pe baza de proiect

Matriceala

In functie de forma aleasa, se intocmeste lista de :

o       sarcini

o       competente

o       autoritate

o       responsabilitati

3. Stabilirea modalitatilor de control si evaluarea periodica a stadiului de realizare a proiectului

se controleaza :

modul de efectuare a lucrarilor

incadrarea in termenele de executie, volumul de cheltuieli planificat

nivelul rezultatelor partiale si finale

pe baza celor controlate

se evalueaza :

stadiul realizarii proiectului

se definitiveaza masurile corective

4. Pregatirea climatului si pregatirea proiectului

compartimentele implicate

sefii compartimentelor implicate

prezentarea avantajelor rezultatelor proiectului

prezentarea utilitatii proiectului

stabilirea efectuarii, implementarii

motivarea personalului

Factori care asigura reusita metodei

Competenta managerului de proiect :

cunostinte profesionale de specialitate

- deciziile :

- de specialitate

- cu caracter creator

cunostinte si experienta manageriala

abilitati de comunicare : relatii interumane, crearea si mentinerea unei echipe de lucru

Riscuri pentru managerul de proiect : esecul

descalificarea profesionala

uzura  morala a cunostintelor profesionale datorita duratei indelungate a proiectului (3-4 ani)

Dificultati pentru managerul de proiect:

instabilitate organizatorica - posturi temporare

decizii multiple, rapide, unice - implicatii concrete si imediate

stari conflictuale intre anagajatii participanti la proiect si ceilalti din organizatie

Avantaje

imbunatatirea relatiilor intre subdiviziunile organizatiei si cu mediul ambiant

efecte favorabile asupra dezvoltarii organizatiei : contracte stiintifice, tehnice, organizatorice

dezvoltarea unor calitati manageriale : dinamica, competenta, indrizneala

Limite

dificultatea de integrare a echipei de proiect ca structura temporara in structura permanenta a organizatiei

tensionarea climatului de munca : situatii conflictuale frecvente

dificultatea gasirii unor manageri competenti care sa-si asume riscurile unei asemenea sarcini

Tipuri de organizatii in care este potrivita metoda managementului prin proiecte

organizatiile contemporane mari, complexe si inovative : constructii de nave spatiale, institute de cercetare

organizatii culturale