Managementul proiectelor

Managementul proiectelor

Adriana Grigorescu este conferentiar universitar doctor la SNSPA - faculatatea de Administratie Publica, membra a Comisiei de Cibernetica a Academiei Romane. Desfasoara o bogata activitate de cerecetare si consultanta participand la peste 30 de proiecte locale si internationale in calitate de expert sau manager de proiect. Autor a numeroase lucrari in domeniul marketingului si managementului proiectelor.

La inceput de mileniu, societatea si economia se confrunta cu schimbari majore pe multiple planuri, generate de procesele integrarii, globalizarii, de societatea cunoasterii, modificarile climatice, noi perceptii privind calitatea vietii, noile tehnologii, ecologizarea economica si "reintoarcerea la natura".

Lucrarea intitulata "Managementul Proiectelor" elaborate de dr. Adriana Grigorescu constituie un instrument deosebit de util, la indemana celor care doresc sa-si valorifice potentialul, personal si institutional, in scopul atingerii unor obiective legate de teoria si practica modului in care un proiect se poate transpune eficient in realitate, pe baza unei matrice manageriale dinamice si coerente in timp si spatiu.

Lucrarea este structurata in trei parti delimitate de palierele tematice ale demersului managerial, si anume:

I.           Aspectele generale ale Managementul Proiectelor, avand trei capitole:

Relatia Proiecte - Programe

Elemente fundamentale ale proiectelor

Managerul si managementul proiectului

II.        Initierea si implementarea proiectelor, avand patru capitole:

Oportunitatea si fezabilitatea proiectelor

Planificarea timpului si a resurselor proiectului

Costurile proiectului

Forme de urmarire a evolutiei proiectului

III. Demersuri manageriale specifice proiectelor, avand patru capitole:

8. Managementul resurselor umane

9. Estimarea si prevenirea riscurilor

10. Agenda managerului

11. Marketing si comunicare in proiecte.

Prima parte se concentreaza pe relatia proiecte - programe, abordata ca o relatie de context, care vine sa argumenteze elementele caracteristice ale proiectelor - tipologii, obiective, ciclul de viata, relatia proiect - mediul ambiant. In viziunea autoarei, unitatea elementelor caracteristice aleproiectelor capata valente practice prin interventia managerului de proiect care creeaza un sistem de relatii specifice acestuia, strict delimitate de un set de constrangeri, ce determina subordonarea actiunilor potrivit obiectivelor esalonate pe diferite orizonturi de timp si niveluri de agregare sectoriala.

In capitolul 1 sunt analizate aspecte legate de inregistrarea proiectelor in programe institutionale sau organizationale, subliniindu-se necesitatea corelarii dintre ariile tematice vizate de program si obiectivele proiectelor propuse. Constructia proiectelorsi programelor, pornind de la abilitatile necesare managerilor si diferite instrumente manageriale, confirma faptul ca acumularile stiintifice si teoretice, validate de practica pot constitui suportul sistemelor de abordare a problematicii curente. Se evidentiaza rolul factorilor implicate (stakeholderilor) si al relatiilor managerului de proiect cu acestia, incercandu-se o inscriere cat mai riguroasa in rigorile abordarii sistematice, complexe, prezentandu-se fluxul informational si decizional necesar transpunerii intr-o propunere de proiect a unei idei menite sa rezolve o nevoie a comunitatii sau altei entitati organizationale.

Elementele fundamentale ale proiectului sunt analizate in profunzime si se concentreaza asupra aspectelor caracteristice ale acestora, intre care ciclul de viata si mediul de realizare a proiectului, utilizand reprezentari grafice adecvate si sugestive.

Capitolul 2 supune atentiei cititorului o suita de definitii ale proiectului cu scopul de a oferi o intelegere cat mai profunda a notiunii de proiect, astfel ca, ulterior, sa poata fi asociata ceei de management si tehnici ale managementului proiectului in cadrul asocierii unor abordari statice si dinamice cu cele de natura cantitativa si calitativa.

In capitolul 3 autoarea analizeaza relatia intre procesul managerial si elementul central al acestuia, respectiv managerul de proiect. Considerand ca persoana investita cu realizarea proiectului este managerul acestuia, autoarea cerceteaza aspectele legate de constrangerile proiectelor - obiective, timp, echipa, buget - abordare din diverse perspective. Proiectele sunt, prin definitie, orientate catre obiective, insa aceasta orientare poate constitui o forma particulara de abordare care evidentiaza rolul relatiei obiectiv - rezultat si subliniaza necesitatea stabilirii, cunoasterii si acceptarii responsabilitatii in fiecare dintre relatiile care compun structura unui proiect.

Partea a doua a lucrarii are ca obiectiv initierea si implementarea proiectelor, se concentreaza pe fezabilitatea si oportunitatea, planificarea timpului si a resurselor, costul si evaluarea proiectelor. Este o parte orientata catre procesualitataea specifica proiectelor care vizeaza primatul economicitatii consumului de resurse si reflectarea acestuia in costurile specifice.

Capitolul 4 debuteaza cu aspecte legate de oportunitatea realizarii proiectului, cercetandu-se conexiunea dintre nevoile societatii si obiectivele proiectului, modul de realizare a analizei SWOT cu patru si respectiv sase cadrane, subliniindu-se importanta concurentei, alaturi de oportunitati si riscuri, puncte tari sau slabe. Posibilitatea tehnica de relizare a proiectului, in contextul propus, constituie un element fata de care responsabilitatea managerului si a factorilor implicati este foarte mare. Capitolul se incheie cu studierea complexa a diferitelor probleme ce por aparea in toate etapele parcurse de un proiect, de la stadiul de idee pana la incheierea sa si obrinerea rezultatelor.

Capitolul 5 reuneste diferite tehnici utilizate in planificarea timpului si a resurselor unui proiect, autoarea relevand avantajele si dezavantajele utilizarii complementare a tehnicilor cantitative si calitative utilizate, in functie de obiectivele pe care le tinteste un proiect, de specificul sau, din punct de vedere economic, social, ambiental, tehnologic, politic etc. In cadrul acestui instrumentar, evidentiem si metoda matematica de calcul al timpului proiectului intre variantele optimiste si pesimiste se realizare a acestuia.

Planificarii costurilor proiectului autoarea ii rezerva un loc aparte, pornind de la ideea ca "daca nu exista bani - nu exista proiect", ceea ce obliga la o analiza responsabila de stabilire a surselor de finantare si a modului in care este luata decizia de finantare. Estimarea costurilor, exemplificata pe diferite categorii specifice derularii unui proiect, reprezinta una din cele ami dificile sarcini ale managementului de proiect. Aceasta necesita, pe langa competenta profesionala si un aport consistent al specialistilor din domenii complementare. Modul si procedura de deconecatre a cheltuielilor, precum si indicatorii de executie a bugetului proiectului care par, doar la prima vedere, aspecte uzuale, snunt prezente si analizate in intreaga lor interdependenta, inclusiv pe baza prisam sporirii gradului de exigenta si responsabilizare a managementului care trebuie sa evite situatiile critice, de esuare/nerealizare a proiectului.

In capitolul 7 tema abordata o constituie evaluarea si masurarea rezultatelor unui proiect, in care se subliniaza particularitatile, rolul si importanta formelor de evaluare, control si monitorizare, utilizate in cadrul unui proiect. Metodologia de raportare si importanta cunoasterii acesteia confera studiului o imbinare optima intre abordarile cu caracter teoretico-metodologic si cele practic-aplicative. Subcapitolul 7.5 abordeaza modalitati posibile de operare a schimbarii unui proiect. Aspectele pe care le implica propunerea si mai ales acceptarea unei schimbari a proiectului de catre factorii angrenati in gestionarea acestiua obliga, chiar si pe cei mai experimentati manageri, la schimbare chiar de perceptie si viziune, la regandiri, ajustari si modificari de procesualitati, resurse si coerenta, in cadrul structurii unui proiect, in functie de magnitudinea si intensitatea schimbarii respective.

Problematica "managementului schimbarii" vizeaza nu doar structura interna a proiectului respectiv ci si efectele, implicatiile si impactul pe care aceasta le are asupra mediului extern, in cadrul comunitatii sau a unei organizatii precum si rezistenta acestora la schimbare. Acestea sunt aspecte noi ale managementului proiectului.

In cea de a treia parte a lucrarii, autoarea studiaza specificitatea proceselor manageriale ale proiectelor, legata de: resurse umane - componenta cea mai sensibila a proiectelor; estimarea si prevenirea riscurilor privind factorul uman, in toate fazele de evolutie a proiectelor; derularea activitatilor manageriale cu utilizarea instrumentelor specifice de decizie si organizare a activitatilor proiectelor; marketingul si comunicarea, in cadrul proiectelor. Echipa consituie una din constrangerile proiectelor si deci este foarte important sa se cunoasca modul d formare, trasaturile caracteristice dar si dezmembrarea acesteia.

Sistemul decizional, modul de transmitere a sarcinilor si de raportare a rezultatelor obtinute permit formarea sistemului decizional care trebuie sa fie compatibil cu tipul de manager si abilitatile acestuia de lider. Conflictele si rezolvarea conflictelor, motivarea membrilor echipei si obtinerea de performanta de la acestia sunt subiecte de interes pentru toti managerii, acestea luand forme diferite in managementul proiectelor datorita specificitatii lor.

Analiza riscurilor ce pot aparea in elaboraraea si realizarea proiectelor si prevenirea acestora, este tratata in capitolul 9. Sunt enuntate tipuri de riscuri ce pot aparea in elaborarea si realizarea proiectelor internationale si modul in care acestea sunt percepute de stakeholderi.

In opinia autoarei, agenda managerului reprezinta un instrument pentru optimizarea timpului propriu, evitarea stresului si delegarea sarcinilor. Acest aspect reprezinta provocari reale si srtingente pentru managementul romanesc. Experienta sedintelor lungi si ineficiente devenita subiect de notorietate si dezbatere publica, mai ales in cazul institutiilor publice din tara noastra, in conceptia moderna a managementului proiectului, se exclude ab initio si reprezinta un lucru inadmisibil pe tot parcursul implementarii proiectului, subanteles atat de manageri cat si de stakeholderi.

Ultimul capitol este dedicat aspectelor comunicarii interne si externe si ale organizarii eficiente a acesteia. Marketingul proiectelor are o importanta deosebita pentru asigurarea unei transparente cat mai mari in solicitarea de propuneri de proiecte, indiferent daca aceasta se realizeaza la nivelul unei organizatii sau vizeaza un numar larg de aplicanti. Desigur, transparenta va depinde si de eficacitatea mijloacelor de comunicare interna si externa, aflate la dispozitia celor interesati. Modul in care se explica rolul pe care il detine marketingul rezultatelor proiectului, se arata in lucrare, are o foarte mare insemnatate pentru producerea schimbarilor intentionate prin proiect, conform obiectivelor si mijloacelor de instrumentare a acestuia.

Cateva dintre concluziile care se desprind din lucrare se refera la:

angajatii talentati au nevoie de manageri de exceptie, carismatici;

managerul se afla permanent in prim planul atentiei analitice a angajatilor, munca acestuia necesitand disciplina, incredere si mai ales disponibilitate de a individualiza;

capacitataea de a masura eficientacapitalului uman depinde, in mod complex, de interactiunea manager-angajat, sub aspectele urmatoare: gestionarea schimbarii; autocunoastere, stabilirea unor planuri; viziune captivanta; inspiratie; dinamism strategic; mobilizarea oamenilor; capacitatea de asumare a riscului; asumarea responsabilitatii; practici si controlul afacerii; orientarea spre rezultate; gestionarea diversitatii; perspectiva largita; calm in conditii de stres; intelegere fata de oameni (sensibilitatea interpersonala).

Recenzie - "Managementul proiectelor" - Adriana Grigorescu

Stan AlexandraCristina - Grupa 209

Administrarea Afacerilor