NECESITATEA UNUI PROIECT

NECESITATEA UNUI PROIECT

Necesitatea unui proiect

a testa ceva nou

o idee, un mecanism, un serviciu

a promova ceva nou;

a rezolva o problema concreta

De exemplu:

instruirea unui anumit numar de persoane

restructurarea unei companii

construirea unui obiectiv

Demonstrarea necesitatii unui proiect

Scopuri:

Identificarea factorilor de reusita a proiectului

Stabilirea ciclului de viata pentru un proiect

Estimare

CIT DE MULT VA COSTA

CIT DE MULT VA DURA

CIT DE RISCANT ESTE PROIECTUL IN SINE

Necesitatile de management al proiectului

NECESITATILE DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI

Initierea unui proiect

Identificarea necesitatilor interne (de dezvoltare, schimbare, imbunatatire a performantelor)

Identificarea surselor de finantare posibil de utilizat

Stabilirea obiectivelor de atins

Analiza proiectului

Verificarea conditiilor de eligibilitate

Verificarea resurselor disponibile: umane, materiale, financiare, informationale

Stabilirea partilor implicate in realizarea proiectului

Identificarea obstacolelor / riscurilor potentiale

Definirea limitarilor si constrangerilor

Planificarea preliminara a duratei necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite

Initierea proiectului

Identificarea necesitatilor

Selectarea temei proiectului

Crearea echipei de pregatire a proiectului

Verificarea resurselor disponibile

Identificarea posibilitatilor de valorificare ulterioara a rezultatelor proiectului

Relevanta proiectului

Obstacolele / constrangeri potentiale

Succesele probabile

Implicarea conducerii organizatiei in sprijinirea proiectului

Identificarea proiectelor potentiale

Idei si surse de informatii pentru realizarea de proiecte pot aparea de la:

Necesitati interne

Sponsorii / finantatorii proiectului

Guvern si ministere

Organizatiile si / sau expertii din strainatate

Analiza necesitatilor dintr-un sector

Resurse necesare pentru un proiect:

Timp

Resurse umane

Personal specializat

Resurse financiare

Cofinantare

Resurse materiale

Aplicarea conceptului de evaluare permanenta si imbunatatire continua

Identificarea necesitatilor

De ce este necesar un proiect?

Necesitati de prima parte:

Rezolvarea unor probleme interne, cu ajutorul unor finantari disponibile in interiorul organizatiei sau externe

Necesitati de secunda parte:

Consolidarea increderii clientilor fata de organizatie, prin dezvoltarea de parteneriate, recunoasterea capacitatii de gestiune a unor proiecte de catre organisme independente

Necesitati de terta parte:

Satisfacerea cerintelor legate de integrarea europeana, cristalizarea unei opinii publice favorabile fata de organizatie, prin prezenta si diseminarea experientelor obtinute

Instrumente posibile pentru identificarea necesitatilor:

Analiza SWOT

Analiza Pareto

Diagrama cauza - efect

Analiza SWOT
Analiza punctelor forte, punctelor slabe, oportunitatilor si amenintarilor

SWOT

Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats

Instrument de analiza pentru a studia mediul intern si cel extern al organizatiei

Se identifica, investigheaza si documenteaza:

mediul intern al organizatiei (produse, proiecte, clienti, personal, fluxuri informationale si financiare)

punctele tari / punctele slabe

mediul extern al organizatiei:

factorii STEEP (sociali, tehnologici, economici, ecologici si politici)

oportunitatile / amenintarile

Analiza Pareto

Legea lui Pareto

80% din averea globala se afla in stapanirea a 20% din populatie.

Reformularea lui Juran:

20% din cauze / probleme produc 80% din efectele observate.

Concluzie:

Pentru eliminarea majoritatii efectelor nedorite este suficient sa se actioneze asupra a 20% din cauze.

Diagrama cauza - efect

Diagrama Ishikawa

Diagrama in schelet de peste

Alegerea temei proiectului

Primul pas este alegerea celei mai potrivite probleme specifice (necesitatea specifica) pentru a fi rezolvata prin intermediul unui proiect.

Problema specifica aleasa trebuie sa fie intotdeauna in relatie cu misiunea organizatiei.

Mai mult, este esential ca problema specifica aleasa sa motiveze oamenii sa se implice.

Analiza proiectului

Stabilirea partilor implicate in realizarea proiectului

Definirea obiectivelor urmarite si acceptarea lor de toti cei implicati in realizarea proiectului

Analiza resurselor necesare si a celor disponibile

Identificarea obstacolelor potentiale

Definirea limitarilor si constrangerilor

Identificarea resurselor suplimentare care pot fi atrase pentru realizarea proiectului

Planificarea preliminara a timpului necesar pentru realizarea proiectului

Aprecierea atitudinii si implicarii partilor interesate

Evaluarea situatiei reale si a ipotezelor de lucru

Asigurarea implicarii tuturor in realizarea proiectului

Atunci cand alegeti o tema de proiect, trebuie sa va ganditi la mediul intern al organizatiei si sa va puneti urmatoarele intrebari:

Va incita aceasta problema implicarea oamenilor in actiune?

Credeti ca proiectul poate fi finalizat in mod favorabil?

Obiectivele pot fi atinse pe termen relativ scurt? A fost facuta planificarea in timp?

Exista o tinta clara si obiective identificate?

Posibilitati de obtinere a finantarii

Solicitarea unui credit pentru investitia necesara

Intern:

De la conducerea firmei

Extern:

Rambursabil - de la o banca

Nerambursabil

Participarea la o competitie (apel) de proiecte - caracteristici:

finantatorul stabileste o serie de prioritati si obiective urmarite, iar proiectele trebuie sa se incadreze in aceste prevederi (restrictii / constrangeri pentru obiective)

conditiile de participare sunt descrise in pachetul de informatii

Participarea la o licitatie

caracteristici:

tema proiectului este deja stabilita de finantator

conditiile de participare la licitatie sunt descrise in termenii de referinta

Surse interne

Surse externe: Creditul

Sursele externe de finantare: Finantarea nerambursabila

Sursele de informare privind posibilitatile de finantare

Obtinerea informatiilor despre finantarile posibile

Inscrierea intr-o lista de diseminare a informatiilor.

Colectarea de informatii de la clienti, parteneri, furnizori, colaboratori etc.

Participarea la seminarii, prezentari, informari, colocvii.

Solicitari de informatii de la organizatiile publice locale si centrale.

Finantari rambursabile si nerambursabile: asemanari si deosebiri

Poate organizatia finantata, fara dificultati majore, sa asigure indeplinirea obiectivelor declarate si sa obtina rezultatele prevazute conform planificarii.

Poate organizatia finantata, fara dificultati majore, sa ramburseze creditul din capacitatea financiara si afacerile curente.

Sistemul finantarilor nerambursabile

Finantatorul stabileste

domeniul sau domeniile vizate si obiectivele pe care intentioneaza sa le realizeze,

activitatile si beneficiarii potentiali pe care este dispus sa-i finanteze din resursele sale.

metodologia de selectie.

Finantatorul ofera un pachet informativ care contine

un ghid al programului (ce intentioneaza sa realizeze programul si ce conditii trebuie sa indeplineasca cei care vor sa incerce sa obtina resurse financiare)

data limita pana la care pot fi depuse proiecte,

limitele minime si maxime ale sumelor care pot fi solicitate printr-un singur proiect,

intervalul de timp pentru care se asigura finantarea pentru proiectele castigatoare - de exemplu, durata activitatii trebuie sa nu depaseasca 6, 12, sau 18 luni sau/si activitatile pot fi finantate numai pana la o anumita data calendaristica);

o cerere de finantare (de regula sub forma unui formular standardizat);

in cazul anumitor programe de finantare, pachetul informativ include si alte documente (modelul de plan de afaceri acceptat de finantator, niveluri maxime acceptate pentru cheltuielile de natura diurnelor etc.).

Alegerea partenerilor

Conditii de finantare / eligibilitate

Finantatorii doresc sa sprijine intr-o masura mai mare activitati realizate in cadrul unor parteneriate.

Organizarea unui parteneriat este solicitata in mod expres celor care doresc sa acceada la finantarea nerambursabila oferita.

Partenerii pot constituie o garantie a posibilitatilor de functionare si extindere a proiectului.

Necesitati proprii

Compenseze punctele slabe si dezavantajele solicitantului.

O partea de activitati din obiectiv pot fi realizate in conditii mai bune de organizatiile partenere (dotari, experienta).

Raspund unor necesitati manifestate in mediul social in care va functiona activitatea (crearea de noi locuri de munca, atragerea unor categorii sociale defavorizate, difuzarea mai larga a informatiilor despre proiect etc.).

Principiile de buna practica a parteneriatului

Toti partenerii trebuie sa inteleaga care va fi rolul lor in derularea proiectului.

Consultarea cu partenerii si informarea asupra evolutiei proiectului.

Distribuirea copiilor ale rapoartelor - narative si financiare - inaintate Autoritatii Contractante.

Modificarile esentiale aduse proiectului (ex. activitati, parteneri) trebuie sa fie consimtite de parteneri inainte de inaintarea propunerilor catre Autoritatea Contractanta.

Inainte de terminarea proiectului, partenerii trebuie sa consimta asupra unei distributii echitabile in cadrul proiectului a echipamentelor, vehiculelor si bunurilor cumparate cu finantarea nerambursabila intre partenerii. Copii ale titlurilor de transfer trebuie atasate raportului final.

Proceduri uzuale de obtinere a unei finantari nerambursabile

Participare la o cerere de oferta sau la un apel la proiecte, lansate de un finantator

Faza 1

declaratie de intentie (pre-propunere de proiect)

evaluare

invitatia de a parcurge Faza a 2-a

Faza a 2-a

prezentarea propunerii de proiect

evaluarea propunerii de proiect

contractarea finantarii

finalizarea contractului

PHARE - Coeziune Economica si Sociala
Exemplu de pachet de informatii

Documente principale de referinta:

Ghidul solicitantului

Formularul cererii de finantare

(Formularul planului de afaceri)

Matricea logica

Formularul bugetului

Integrarea intereselor

Descrierea grupurilor de interese

Implicarea consultantilor

Avantaje

Abilitati specifice

Implicare temporara

Independenta / obiectivitate

Competenta

Transfer de know-how

Dezavantaje

Nu se garanteaza obtinerea finantarii

Cost suplimentar

Atentie! Nu intra in cheltuielile eligibile ale unui proiect cu finantare nerambursabila!

Posibila respingere din partea personalului local

Tema proiectului poate fi modificata

In functie de orientarea si preferintele consultantului

Rolul consultantilor

Expertiza in domenii neacoperite de personalul permanent al organizatiei.

Resurse de suplimentare a contributiei personalului existent, in special in perioade de varf ale activitatii.

Calificari interdisciplinare.

Rationamente si experienta in domenii unde clientul nu are calificarea necesara.

Oportunitati de instruire profesionala a personalului organizatiei in domeniul unor tehnici si metode noi.

Performante mai rapide si de calitate ridicata in domeniul respectiv decat se pot obtine cu personalul existent, care are si alte responsabilitati in afara proiectului.

Obiectivitate si capacitatea de a da sfaturi impartiale.

Identificarea principalelor cerinte ale proiectului

Cerintele proiectului au in vedere exprimarea scopului urmarit de acesta:

Include acele aspecte care trebuie realizate prin punerea in aplicare a proiectului, ca urmare a nevoilor si dorintelor reale ale clientului.

Exemplu de identificare a cerintelor proiectului

Exemplu de satisfacere a cerintelor

Satisfacerea necesitatilor / cerintelor

Pentru satisfacerea oricarei cerinte exista mai multe variante posibile, dintre care trebuie sa se aleaga calea optima, in functie de anumite criterii.

Un criteriu necesar, dar nu si suficient pentru stabilirea variantei alese, este costul.

Luarea in considerare a costului este necesara, pentru ca resursele oricarei organizatii au un caracter limitat, chiar daca limitele variaza mult, in functie de marimea, importanta sau specificul activitatilor.

Dar nu este suficienta o analiza din prisma costurilor, deoarece perceptia performantelor unei intreprinderi (afacere, organizatie, institutie) depinde din ce in ce mai mult de satisfacerea tuturor partilor interesare: proprietari, clienti, furnizori, angajati si societate.

Modulul  III

REALIZAREA UNUI  PROIECT

Elaborarea proiectului de finantare

Definirea problemei care trebuie rezolvata

Stabilirea scopului proiectului

Stabilirea obiectivelor proiectului

Stabilirea activitatilor

Stabilirea planului de evaluare

Stabilirea bugetului

Justificarea proiectului

Durabilitatea proiectului

Stabilirea titlului proiectului

Realizarea rezumatului proiectului

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea scopului proiectului

Scopul proiectului prezinta modul de rezolvare a problemei sau stadiul in care se doreste sa se ajunga dupa derularea proiectului.

Enuntul trebuie sa fie scurt si concis.

Nu se foloseste conjunctia 'si' pentru a desparti doua propozitii; daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de doua scopuri.

Nu se foloseste cuvantului 'prin' care atrage dupa el explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea obiectivelor proiectului

Obiectivul este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului.

Obiectivele sunt pasi ce trebuie facuti pentru a ne apropia de scop.

Elaborarea proiectului de finantare

Definirea obiectivelor

S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum, grup-tinta ?

M - masurabil - sunt masurabile rezultatele ?

A - abordabil - este un obiectiv care poate fi atins ?

R - realist - are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat ?

T - incadrare in timp - exista un termen limita ?

Riscul in definirea obiectivelor

Confuzie intre activitate si obiectiv

Riscul de a crede ca toata lumea intelege jumatati de cuvinte

Daca pentru obiectiv nu se poate defini decat o metoda de a fi atins, inseamna ca obiectivul respectiv reprezinta o activitate.

Obiectivele proiectului

Formularea obiectivelor

Pentru stabilirea obiectivelor, este important sa se cunoasca:

Care sunt obiectivele globale stabilite pentru program ? (cerinte

Care sunt indicatiile cuprinse pentru program ? (restrictii)

Care sunt obiectivele cheie ? (ierarhie)

Exista un obiectiv organizational / guvernamental declarat ? (directii)

Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest proiect ?

Care este segmentul de populatie care va fi implicat in schimbare ?

(Atentie, aici trebuie avut in vedere nu numai grupul-tinta ci si categoriile de populatie cu care acesta interactioneaza major !)

Care este directia schimbarii dorita ? (crestere sau imbunatatire, descrestere sau reducere)

Care este gradul sau proportia schimbarii ?

Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru atingerea gradului de schimbare ?

Pentru validare fiecarui obiectiv stabilit initial sa-i coincida un rezultat.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea activitatilor

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv.

Actiunile ce trebuie intreprinse (ce anume trebuie facut pentru atingerea obiectivelor).

Sarcini indeplinite in cadrul fiecarei actiuni (evaluarea resurselor de care este nevoie si planificarea in timp).

Resurse necesare pentru indeplinirea fiecarei sarcini.

Determinarea secventele in timp (care sunt datele de incepere si terminare a sarcinilor);

Selectarea participantii (persoanele necesare pentru realizarea activitatilor).

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea activitatilor - recomandari

Resursele specificate la sectiunea 'activitati' trebuie sa corespunda cu resursele cerute in buget.

Fiecare resursa mentionata (personal, echipament s.a.) va trebui 'tradusa' in bani si regasita in buget.

Se detaliaza motivele care au determinat alegerea metodelor de atingere a obiectivelor.

Se detaliaza riscul punerii in practica a metodelor respective; motivele pentru care metodele alese implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea planului de evaluare

Evaluarea reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse

Evaluarea proiectului se realizeaza pe parcurs la diferite momente intermediare si la terminare.

Evaluarea necesita culegerea de date pe toata perioada derularii proiectului, adica monitorizarea proiectului.

Monitorizarea este procesul de colectare sistematica si analizare a informatiilor cu privire la activitatile organizatiei.

! Activitatea de monitorizare si evaluare trebuie incluse in planificare, iar costurile necesare efectuarii lor trebuie cuprinse in buget.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea planului de evaluare - Motivatii interne

Obtinerea de informatii si reactii daca se face ceea ce trebuie si daca ceea ce se face este necesar in luarea deciziilor;

Aprecierea performantelor echipei in raport cu standardele de performanta interna.

Invatarea din greseli si pregatirea succeselor viitoare.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea planului de evaluare - Motivatii externe:

Finantatorii doresc sa se asigure ca organizatia cheltuieste banii asa cum a prevazut in cererea de finantare.

Organizatia doreste sa dovedeasca faptul ca deruleaza proiecte si asigura servicii de care este nevoie, acopera nevoile beneficiarilor si este capabila sa faca ceea ce afirma ca poate face.

Echipa proiectului este competitiva prin prisma raportului cost/beneficii.

Aprecierea performantelor organizatiei in raport cu standardele de performanta externe.

Compararea activitatilor cu ceea a altor organizatii similare.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea planului de evaluare

Evaluarea se concentreaza asupra patru aspecte principale:

resurse investite;

activitati desfasurate;

rezultate obtinute;

beneficii realizate.

Evaluare proiectului urmareste:

Atingerea obiectivele propuse

In ce masura atingerea acestor obiective se poate atribui in mod direct proiectului desfasurat

In ce masura proiectul s-a desfasurat conform planificarii propuse in cererea de finantare?

Elaborarea proiectului de finantare

Sistemul de control al Proiectului

Colectie de instrumente, procese si proceduri pentru inregistrarea, manipularea si prezentarea datelor proiectului in vederea revizuirilor periodice ale mgm. si adoptarea unor actiuni de control.

Elementele Sistemului de Control:

sistemul de planificare - definirea scopurilor, coordonarea planurilor, alocarea resurselor, urmarirea progreselor, previziunea.

sistemul financiar - alocarea bugetelor, identificarea costurilor si a veniturilor, autorizarea platilor si facturilor, procesarea livrarilor si a comenzilor.

sistemul de raportare - urmarirea si raportarea situatiei planului, a bugetelor, a previziunilor, a riscurilor si a metodelor de evitare sau corectare a acestora.

sistemul de control al schimbarilor - managementul termenilor de referinta (baseline management), procesarea cererilor de schimbare, controlul documentelor.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea bugetului

Bugetul atribuie valoare financiara activitatilor proiectului si reprezinta si un important instrument de control al resurselor financiare ale proiectului

Tipuri de buget:

buget pe categorii de cheltuieli - grupeaza veniturile si cheltuielile pe categorii.

buget pe categorii de cheltuieli si pe activitati - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe activitati, in cadrul acelui proiect.

buget pe surse - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare care participa cu fonduri.

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea bugetului

Etape in realizarea bugetului

Planificarea activitatilor proiectului

Estimarea cheltuielilor in detaliu, pentru fiecare activitate si subactivitate

Estimarea potentialelor surse de venituri

Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri

Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea platilor - sume, perioade)

Aprobarea bugetului

Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului

Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

Recomandari privind intocmirea bugetului

Intocmirea unui buget corect dureaza destul de mult.

La intocmirea bugetului se vor consulta toti participantii - realist, inteles si acceptat.

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.

Bugetul unui proiect

Etapele fundamentarii bugetului unui proiect

Identificarea categoriilor de cheltuieli eligibile in cadrul proiectului

Respectarea limitelor impuse de cerintele specifice ale programului in care se incadreaza proiectul ales

Identificarea categoriilor reale de cheltuieli implicate de derularea proiectului si cuantificarea acestora, pe faze, activitati si pe tipuri de cheltuieli

Principiul care guverneaza programele cu finantare nerambursabila:

Cofinantarea

In bani si/sau in natura

Fundamentarea bugetului unui proiect

Buget clar si detaliat:

Realizat pe faze/activitati

Centralizat pe tipuri de cheltuieli

Sumele incluse in buget se calculeaza sau se estimeaza pe baza costurilor reale

Bugetul trebuie sa contina elementele de calcul:

Costuri unitare

Numar de unitati

Costuri totale, din care:

Finantare nerambursabila

Cofinantare

Cheltuieli eligibile

Pentru a fi considerate eligibile, de obicei costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

Sa fie necesare si suficiente pentru derularea proiectului

Sa se regaseasca in lista de cheltuieli eligibile specifice programului ales

Sa respecte principiile unui management financiar solid, realist, bazat pe eficienta

Sa fie ocazionate de derularea activitatilor incluse in proiect

Sa fie efectuate doar in perioada de timp in care este valabil contractul de finantare

Sa fie efectiv realizate (inregistrate in contabilitate, identificabile, verificabile, posibil de justificat cu documente originale)

Cheltuieli de obicei neeligibile

Costuri pentru acoperirea unor pierderi sau datorii, dobanzi la credite anterioare.

Achizitionarea de bunuri / servicii fara legatura cu obiectul si activitatile proiectului, nementionate in propunerea de proiect.

Acoperirea diferentelor de schimb valutar.

TVA, atunci cand poate fi recuperat de la bugetul statului.

Costuri legate de proiect, facute inainte sau dupa perioada de validitate a contractului de finantare.

Costuri legate de alte activitati curente ale organizatiei promotoare, sau de actiuni precum:

Sponsorizari, contributii in natura la alte proiecte etc.

Categorii de cheltuieli de obicei eligibile

A. Cheltuieli directe

Cheltuieli de personal

Salarii + taxe, contributii aferente personalului din lista proiectului

Onorarii specialisti implicati in derularea proiectului

Cheltuieli de deplasare: transport, cazare, diurna

Cheltuieli necesare derularii activitatilor incluse in proiect

Consumabile

Echipamente

Subcontractare

B. Cheltuieli indirecte

Cheltuieli de regie

Chirii

Utilitati

Telefon, posta - cand nu intra in categoria de cheltuieli directe

Costuri directe de obicei eligibile

Costuri de personal pentru persoanele din lista de personal inclusa in proiect

Salarii, asigurari sociale, alte cheltuieli salariale prevazute in legislatie

Costuri de deplasare pentru persoanele din lista de personal inclusa in proiect

Cazare, transport, diurna, taxe de viza, asigurari medicale pentru calatorii in strainatate - in limitele prevazute de legislatie sau de programul considerat

Costuri pentru achizitionarea de echipamente si servicii

Cumparare, eventul amortizari, training pentru utilizatori

Transport, chirii

Costuri directe de obicei eligibile

Costuri pentru consumabile si alte materiale necesare

Costuri pentru subcontractare.

Costuri specializate, cerute de programul considerat

Diseminare informatii, evaluare externa, audit financiar, traduceri, reproducere, asigurari, trening, echipamente de protectie etc.

Costuri financiare (rareori)

Amortizari, de exemplu

O suma de rezerva pentru "cheltuieli neprevazute", care se deblocheaza doar cu acordul scris prealabil al autoritatii contractante

Alte costuri, care nu se regasesc in lista de costuri eligibile specificate de programul considerat, dar fara de care proiectul nu poate fi dus al bun sfarsit.

Telefonie, posta, regie

Elaborarea proiectului de finantare

Justificarea proiectului

Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amanarea rezolvarii ei are repercusiuni asupra unui grup semnificativ de cetateni.

Se detaliaza ce ar urma sa se intample daca problema respectiva ar fi lasata nerezolvata.

Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale.

Organizatia este in masura sa abordeze problema respectiva si sa implementeze proiectul.

Elaborarea proiectului de finantare

Durabilitatea proiectului

Finantarea contribuie capital la cresterea gradului de cunoastere intr-un domeniu important.

Investitia este pe termen lung si contribuie la beneficii pentru grupurile tinta.

Finantatorul acorda o mai mare atentie proiectelor care ii solicita o 'finantare sustinuta'.

Continuitatea poate fi asigurata prin enumerarea de surse de finantare potentialele:

granturi ale altor finantatori

taxe pe servicii prestate sau incasari din vanzarea produselor rezultate din proiectul respectiv

programe de dotare (sau autodotare)

granturi ale aceluiasi finantator (la o finantare ulterioara)

alte surse de finantare

Elaborarea proiectului de finantare

Stabilirea titlului proiectului - recomandari

sa trezeasca curiozitatea

sa fie descriptiv

sa scoata in evidenta rezultatele proiectului si nu metodele folosite

sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului

sa fie clar, concis, si usor de tinut minte

nu se folosesc acronime atunci cand finantatorul nu mentioneaza explicit ca doreste acest lucru

nu se folosesc termeni tehnici specifici.

Elaborarea proiectului de finantare

Realizarea rezumatului proiectului

Rezumatul proiectului este o 'condensare' clara si concisa a propunerii.

Rezumatul este solicitat de catre finantator.

Rezumatul ofera o trecere in revista a capitolelor care urmeaza, facandu-le mai usor de inteles.

Rezumatul este prima parte a propunerii care se citeste, solicitantul de finantare poate trezi interesul finantatorului pentru proiect.

Rezumatul poate fi singura parte a cererii de finantare care se citeste, servind astfel ca unica baza de luare in considerare sau respingere a proiectului.

Elaborarea proiectului de finantare

Realizarea rezumatului proiectului - cuprins

o scurta prezentare a solicitantului

o scurta informare privind credibilitatea solicitantului

prezentarea problemei ce urmeaza a fi abordata

o scurta prezentare a obiectivelor

o scurta prezentare a modului de atingere a obiectivelor

o scurta prezentare a planului de evaluare

mentionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, fondurilor solicitate de la finantatorul caruia ii este adresata cererea si a fondurilor solicitate de la alti finantatori

mentionarea modului de finantare in viitor (durabilitatea proiectului)

Elaborarea proiectului de finantare

Introducerea in prezentarea de proiect

Descrie organizatia noastra si actiunile pe care le intreprinde;

Prezinta misiunea, scopul si obiectivele organizatiei;

Prezinta corelarea dintre scopul si obiectivele proiectului si scopul si obiectivele pe termen lung ale organizatiei

Scoate in evidenta pregatirea profesionala si stiintifica a personalului ce se va ocupa de proiect si ale responsabilului de proiect;

Prezinta persoanele ce pot oferi recomandari;

Prezinta sursele de venituri si alte tipuri de suport de care beneficiaza organizatia in prezent;

Prezinta oricare alta informatie menita sa creasca credibilitatea organizatiei.

Etape necesare pentru planificare

Continutul (planul) proiectului

Identificarea resurselor necesare si disponibile

Crearea parteneriatelor cerute

Programarea activitatilor necesare

Alocarea resurselor

Identificarea riscurilor potentiale

Forma de prezentare a proiectului

Succesul proiectului se construieste in faza de planificare

Planificarea se face fara a se omite 3 aspecte esentiale:

concentrarea eforturilor pentru obtinerea rezultatelor dorite

corelarea rezultatelor partiale dorite cu rezultatele globale previzibile:

corelarea scopurilor urmarite de diferitele categorii de persoane interesate

abordarea sistemica a obiectivelor urmarite

satisfacerea progresiva a scopurilor, in ordinea prioritatilor.

Planificarea proiectului

Definirea clara a domeniului proiectului

Criteriile / parametrii in functie de care se apreciaza succesul proiectului

Stabilirea responsabilitatilor fiecarui membru al echipei de proiect

Planificarea activitatilor

Identificarea resurselor necesare si alocarea resurselor disponibile

Actiuni anticipate si riscuri/elemente neprevazute

Factori de influenta

Puncte de analiza si evaluare

Cai de feed-back

Monitorizare si evidentierea succeselor partiale/finale

Cai de control al procesului de realizare a proiectului

Planificarea Proiectului

Planificarea proiectului

A. Planificarea propriu-zisa a derularii proiectului

Previziuni: pentru estimarea a ceea ce se poate intampla in viitor

Obiective: formularea a ceea ce dorim sa obtinem in viitor

Programe: etapele de parcurs pentru atingerea obiectivelor

Planuri: termene pentru parcurgerea fiecarei etape

Bugete: alocarea resurselor necesare

Proceduri: modurile de lucru agreate pentru desfasurarea activitatilor

Politici: ghiduri elaborate pentru abordarea constanta a elementelor repetitive

Planificarea proiectului

B. Organizarea pentru derularea proiectului

Stabilirea structurii organizationale

Oameni, resurse, facilitati, astfel organizate incat sa fie utilizate eficace si eficient

Delegare

Stabilirea nivelurilor de autoritate si a responsabilitatilor individuale

Relatii de cooperare

Incurajarea oamenilor sa coopereze pentru atingerea obiectivelor

Comunicare

Evidentierea canalelor de comunicare (pe orizontala si pe verticala)

Planificarea proiectului

C. Controlul derularii proiectului

Stabilirea de standarde de performante pentru cei implicati in derularea proiectului

Stabilirea parametrilor caracteristici pentru succesul proiectului si a modului de masura, pentru a permite compararea acestora cu tintele prestabilite

Definirea modului de reactie in cazul abaterilor, a modalitatilor de eliminare a cauzelor abaterilor si de imbunatatire continua a proceselor

Elaborarea planului proiectului

Constituirea unei echipe de planificare, cu urmatoarele roluri:

Conceperea modului de aplicare a activitatilor incluse in proiect - realizarea planului de activitati, cu termene, responsabilitati, resurse, criterii de acceptare, etc.

Alegerea parametrilor care trebuie masurati pentru a putea evalua rezultatele obtinute (gradul de indeplinire a obiectivelor stabilite)

Reducerea rezistentei la schimbare pe parcursul implementarii proiectului

Elaborarea planului proiectului

Cand se elaboreaza planul de activitati, trebuie parcurse urmatoarele etape:

1) Evaluarea unui buget previzional pentru fiecare activitate / faza a proiectului

2) Identificarea costurilor, pe categorii (mijloace financiare, umane, tehnice, informationale)

3) Consolidarea costurilor la nivel global

4) Arbitraj si realocarea resurselor disponibile in limitele bugetului proiectului

Planificarea proiectului

Se iau in considerare toate tipurile de resurse implicate:

Resurse umane

Resurse tehnologice

Resurse materiale

Resurse financiare

Resurse informationale

Timp

Planificarea are in vedere fazele procesului de aplicare a proiectului (definite de Juran):

Faza de initiere a aplicarii proiectului

Faza de testare

Faza de extindere a efectelor aplicarii proiectului

Institutionalizarea rezultatelor proiectului

Eficacitatea si eficienta proiectului in faza de planificare

Se definesc resursele necesare si suficiente pentru implementarea proiectului:

Evaluarea resurselor necesare:

Umane: numar de personal, timp de lucru

Financiare

Tehnice: instruire, utilaje / echipamente noi etc.

Compararea resurselor necesare cu cele disponibile:

Cazul ideal: resursele necesare = resursele disponibile - toate resursele necesare sunt disponibile, atat calitativ, cat si cantitativ

Cazul cel mai probabil: resursele necesare > resursele disponibile - necesitatile sunt partial acoperite, dar trebuie stabilite prioritati

Cazul cel mai defavorabil: resursele necesare >> resursele disponibile - trebuie ierarhizate necesitatile si alese doar acele activitati care au efecte majore

Evaluarea efectelor consumarii resurselor

Matricea logica

Instrument de management pentru managementul proiectelor complexe

Avantaje:

Permite formularea clara a obiectivelor si planificarea coerenta a implementarii proiectului

Asigura modelul fata de care se poate evalua stadiul progresului implementarii proiectului

Este instrumentul de baza pentru monitorizarea si evaluarea proiectului

Schema proiectului

Schema proiectului (matricea logica)

Instrument util pentru clarificarea obiectivelor, conceptualizarea si buna intelegere a proiectului.

Schema proiectului defineste clar principalele elemente ale unui proiect:

Misiuni (denumite si consecinte)

Scopuri (denumite si efecte)

Obiective

stabileste conexiuni logice intre seturi ierarhizate de sub-obiective si rezultatele de obtinut.

Activitati si resurse

Rezultate

Ipoteze si riscuri

Indicatorii si mijloacele de verificare

Managementul riscului

Gradul de atingere al obiectivelor si de obtinere a rezultatelor preconizate, conform planificarii initiale, depinde de managementul riscului, asigurat pe parcursul derularii unui proiect.

Astfel, primul aspect necesar de abordat este identificarea si analiza riscurilor a caror aparitie poate afecta derularea proiectului, utilizand structura activitatilor proiectului.

Analiza de risc

RISC: posibilitatea producerii unui eveniment nedorit sau a unor consecinte nefaste.

Exemple de riscuri:

Reactia partilor implicate

Efectele campaniilor de promovare ale concurentei

Inflatie

Schimbari legislative, mediu etc.

Severitatea impactului riscului /
Probabilitatea de aparitie a riscului

Severitatea impactului riscului /
Probabilitatea de aparitie a riscului

Analiza de risc

Etape de abordare a riscurilor:

Identificarea si analiza riscurilor

identificarea riscurilor (se exprima in termeni de timp sau financiari)

analiza riscurilor

cuantificarea riscurilor (cu severitate, alocand o probabilitate)

identificarea mijloacelor de reducere/eliminare a riscurilor

reevaluare unor actiuni (planificarea contingentelor - rezervelor)

stabilirea sistemului (responsabilului) alegerii actiunii critice

Managementul riscului:

Evitarea riscului

Reducerea sensibilitatii la risc

Transferarea riscului

Planuri de contingenta / situatii neprevazute

Acceptarea riscului

Abordarea propusa pentru managementul riscului

Stabilirea procesului,

Implicarea echipei,

Crearea Registrului de Risc

Evaluarea,

Identificarea masurilor de reducere si eliminare,

Identificarea punctelor de actiune critica

Crearea planului de reducere si eliminare,

Identificarea "proprietarilor" (producatorilor) riscurilor,

Numirea managerului (responsabil) de risc,

Monitorizarea.

Cuantificarea riscurilor

Pentru un management eficient al riscurilor, este necesara o ierarhizare a acestora, in functie de:

Gradul de expunere

Efectul potential

Costurile implicate de contramasurile asociate, in vederea stabilirii prioritatilor de actiune

Aceasta abordare are la baza cateva considerente practice:

De obicei resursele echipei de proiect nu sunt nelimitate

Analizele si planificarile initiale foarte detaliate nu constituie o garantie pentru succesul proiectului, deoarece 'singura certitudine este existenta incertitudinii!"

Managementul riscului implica si estimarea costurilor implicate de aplicarea contramasurilor prevazute, pentru a decide care este metoda cea mai adecvata de abordare a unui risc potential

Factori de cuantificare a riscului

Probabilitatea de aparitie a riscului:

Indice de probabilitate

Scala de la 1 - probabilitate mica

la 5 - probabilitate mare

Impactul riscului

Indice de impact:

Scala de la 1 - impact redus

la 5 - impact puternic

Tip de risc:

T - Tehnic

E - Economic

S - Social

P - Politic

Activitatile incluse in proiect

Se prevad doar acele activitati necesare si suficiente pentru atingerea obiectivelor stabilite si pentru obtinerea rezultatelor prevazute.

Ordonarea activitatilor:

Criterii logice

Faze, activitati, sub-activitati

Criterii cronologice

Lansare, derulare, control

Criterii functionale

Activitati principale, activitati administrative, etc.

Planificarea in timp a activitatilor

In functie de:

Durata de realizare a fiecarei faze / activitati / sub-activitati

Numarul de persoane necesare

Alte conditii

Interne

externe

Forma de prezentare a planificarii in timp a activitatilor proiectului

Tabelara

Program cronologic / logic

Grafica

Metoda drumului critic

Diagrama Gantt

Metode de cuantificare a resurselor necesare

Evaluare

Metoda defalcarii

Metoda ante-calculului

Metoda evaluarii standardizate

Metoda de manual

Metoda proiectelor similare

Estimare

Metode bazate pe experienta estimatorului

Metoda istorica

Metoda costurilor istorice

Metoda proiectelor similare

Metode combinate

Modificarea bugetului proiectului

Dimensionarea riguroasa, corecta si reala a bugetului proiectului are o importanta deosebita.

Dupa evaluare, bugetul propus devine anexa la contractul de finantare, iar modificarea bugetului se poate face doar in limite foarte stricte, mentionate ca prevederi contractuale:

In cazul unor modificari minore, uneori se accepta doar o notificare catre autoritatea contractanta

Daca modificarile depasesc o anumita limita, de obicei trebuie sa se obtina mai intai acordul in scris al autoritatii contractante, si se-abia apoi se poate opera modificarea bugetului

Daca este vorba de o modificare majora, recomandarea este sa se renunte la proiect, pentru ca procesul de aprobare este atat de lung si complicat incat poate depasi data limita de finalizare a proiectelor (dupa care oricum nu se mai pot face plati in contul proiectului)

Observatii

De obicei nu se retin spre finantare proiecte care prevad derularea activitatilor curente, fara a urmari indeplinirea unui anumit obiectiv.

Cu cat bugetul unui proiect este mai mare, cu atat creste valoarea contributiei proprii.

Un buget bun trebuie sa indeplineasca aceleasi conditii ca un text bun:

CLAR - CONCIS - COMPLET - CORECT

Finantarea se face de obicei in transe; succesul unui proiect nu poate fi sarbatorit inainte de intrarea in cont a transei finale!

Organizarea pentru derularea proiectului

Organizarea:

procesul prin care se definesc si se aloca sarcinile intr-un grup sau organizatie, in vederea realizarii eficace si eficiente a unei anumite activitati; consta in:

Divizarea activitatii in subactivitati

Divizarea muncii in sarcini, in functie de specializare si de necesitatea motivarii oamenilor

Alocarea sarcinilor pe grupuri/echipe/persoane

Conceperea mecanismului de comunicare si de coordonare

Conceperea mecanismului de control a implementarii proiectului

Conceperea mecanismului de evaluare a proiectului

Organizarea pentru derularea proiectului

Delegarea

Investirea unei persoane cu autoritatea necesara indeplinirii unei sarcini specifice

Persoana delegata devine responsabila de modul de actiune si de consecintele acesteia

Persoana care deleaga ramane responsabila de indeplinirea sarcinii respective

Organizarea pentru derularea proiectului

Avantajele delegarii

Se pot conduce mai multe activitati simultan

Se poate creste calitatea deciziei

Se poate scurta durata luarii deciziei

Se poate creste satisfactia muncii

Permite reducerea si flexibilitatea structurii organizationale

Monitorizarea Proiectului

Resurse: facilitati, furnituri, echipamente, oameni

Procese: standarde, productivitate, blocaje, riscuri

Iesiri: livrari, termene, procentaj completat al actiunilor

Planuri: perioadele de timp initial planificate, planurile financiare, schimbarile aprobate, oportunitati, realizate sau nu .

Controlul derularii proiectului

Controlul:

procesul prin care managerul proiectului se asigura ca activitatile se realizeaza in mod eficace si eficient

Importanta controlului

Permite adaptarea grupului/organizatiei la cerintele mediului extern

Asigura functionarea eficace si eficienta a organizatiilor complexe

Permite corectii, identificarea si rezolvarea problemelor

Controlul derularii proiectului

Metode de control

In functie de timp:

Ex-ante

inainte de inceperea proiectului

Continuu

Pe durata derularii proiectului

Ex-post

control final

In functie de mod:

Control general (100%)

Control in punctele critice

Control statistic

Controlul derularii proiectului

Procedura de control

Defineste rezultatul dorit

Defineste indicatorii de realizare

Defineste valorile asteptate ale indicatorilor

Concepe mecanismul de monitorizare

Culegerea informatiilor

Prelucrarea informatiilor

Include mecanismul de control

Deciderea si aplicarea de corectii in caz de abatere de la situatia planificata

Controlul derularii proiectului

Control in punctele critice

Puncte critice

Elemente ale sistemului organizational de a caror buna functionare depinde succesul proiectului

Mecanismul de culegere si prelucrare a informatiilor trebuie conceput si focalizat in primul rand asupra punctelor critice

Informatia prelevata trebuie sa fie relevanta, corecta si accesibila la momentul oportun

Planificarea pentru controlul proiectului

Are la baza elemente de:

Managementul calitatii

Managementul schimbarii

Managementul configuratiei

Managementul calitatii si managementul schimbarii

Calitatea

Totalitatea proprietatilor si caracteristicilor unui produs sau serviciu care influenteaza capacitatea acestuia de a satisface necesitatile enuntate sau implicite.

Schimbarea poate implica:

Substituire

o componenta cu alta

Transformare

(schimbare de design in scopul imbunatatirii / vandabilitatii unui produs

Adaugare

clientul doreste mai multe caracteristici sau functii

Simplificare

clientul se decide sa elimine o caracteristica sau o functie utila, dar nu strict indispensabila, pentru a economisi bani

Managementul calitatii si managementul schimbarii

Monitorizarea calitatii

Analiza calitatii

Analiza proiectarii

Validarea si verificarea

Procesul prin care ne asiguram ca produsul in cauza se conformeaza cerintelor clientului

Are grija ca produsul creat la un moment dat sa fie conform specificatiilor care il insotesc, fara ca aceste specificatii sa fie neaparat sub forma cerintelor utilizatorului

Auditarea proiectelor este o forma de examinare oficiala cu scopul reducerii incertitudinii atingerii obiectivelor

Auditul de proiect (indeplinire obiective)

Audit financiar (indeplinire bugete)

Auditul calitatii (asigurarea satisfactiei)

Recomandari

Alegerea obiectivelor proiectului

De obicei se aleg in functie de obiectivele / prioritatile programului

Trebuie sa se potriveasca cu tendintele / obiectivele, generale / nationale

Sa permita o justificare suficienta pentru proiect, in functie de experienta organizatiei promotoare

Sa nu fie prea ambitioase

Sa fie adecvate / corelate cu grupul tinta ales

Sa fie exprimate ca finalitati de dorit, nu ca un mijloc (proces)

Sa fie cuantificabile, masurabile, exprimate precis

Sa fie realiste si posibile

Recomandari

Activitatile incluse in proiect, necesare pentru atingerea obiectivelor

In proiect se includ toate activitatile necesare pentru a produce rezultatele anticipate, dar nu se includ alte activitati care se desfasoara in cadrul organizatiei, fara legatura cu proiectul

Activitatile se formuleaza ca actiuni de desfasurat, nu ca rezultate de indeplinit

Activitatilor trebuie sa li se asocieze termene, responsabilitati (planificarea detaliata a proiectului)

In planificare este necesar sa se introduca o etapa referitoare la managementul proiectului

Lansarea proiectului, control si/sau monitorizare, evaluare si/sau analiza, raportare

Recomandari

Rezultatele asteptate, ca o consecinta a derularii proiectului

rezultatele nu trebuie sa fie confundate cu obiectivele proiectului

Rezultatele pot fi privite ca mijloacele alese pentru atingerea obiectivelor

Proiectul trebuie sa prevada toate rezultatele necesare atingerii obiectivelor, care sa poata fi insa posibil de obtinut cu resursele disponibile in cadrul proiectului

Rezultatele sa fie definite exact si sa fie verificabile

Recomandari

Resursele necesare

Tipuri de resurse necesare

Umane, financiare, materiale, servicii subcontractare

Resurse informationale

Resurse de autoritate si putere

Resursele trebuie sa poata fi corelate direct cu activitatile prevazute in proiect

Resursele trebuie sa fie prevazute in cuantumul necesar si suficient pentru a derula activitatile incluse in proiect

Nivelul de detaliere a resurselor necesare/bugetelor trebuie sa fie adecvat, corelat/limitat la cerintele programului

Resursele trebuie sa fie definite precis si verificabil (cantitate, calitate, costuri), in cantitati adecvate si reale

Recomandari

Factorii Externi (identificati ca oportunitati / amenintari pentru derularea proiectului)

Trebuie identificati cat mai devreme si sa fie luati in consideratie in faza de concepere a proiectului, pentru a:

Identifica zonele cu risc

Cunoaste riscurile si probabilitatile de succes

Minimiza efectele adverse prin delimitarea adecvata a domeniului de aplicare a proiectului

Factorii externi trebuie sa fie formulati precis si verificabil

Recomandari

Indicatorii:

Se utilizeaza pentru:

Masurarea gradului de atingere a obiectivelor

Masurarea gradului de obtinere a rezultatelor

Monitorizare si evaluare

Pot fi:

Directi sau indirecti

Cantitativi (cat?, pana cand?), Calitativi (cat de bine?), sau comportamentali (pentru cine?)

Recomandari

Caracteristici ale indicatorilor:

Substantialitate,

Independenta,

Obiectivitate,

Plauzibilitate,

Accesibilitate,

Masurabilitate,

Verificabilitate,

Vizibilitate,

Adecvare,

Relevanta

B. Forma de prezentare a proiectului

Succesul unei propuneri de proiect

Depinde de 3 factori esentiali care influenteaza evaluarea unei propuneri de proiect:

Continutul propunerii

Clar, concis, complet, corect

Aspectul propunerii

"Forma este fondul care urca la suprafata!"

Confortul cititorului

Numerotare pagini, titluri evidentiate, utilizarea de forme de prezentare sugestive

Caracteristicile unui proiect "bun"

Adecvare

Fezabilitate

Eficienta

Simplitate si precizie

Claritate

Operationalitate

Unitate si consistenta

Continuitate

Flexibilitate

Viabilitate

Oportunitate

Eficacitate

Propunerea de proiect

Orice propunere de proiect echivaleaza cu o carte de vizita a celui ce o prezinta.

Redactarea propunerii de proiect constituie asadar un element esential in obtinerea succesului dorit, iar modalitatile de realizare sunt numeroase, fara a exista o 'reteta' universal valabila.

Atentie la completarea formularelor incluse in cererea de finantare!

Evaluatorii utilizeaza citirea "rapida", sunt obisnuiti sa caute anumite elemente in anumite locuri, iar daca nu le localizeaza usor nu intotdeauna le cauta in capitole unde nu ar trebui sa se afle!

Elementele uzuale ale unei propuneri de proiect
- vezi formularul cererii de finantare -

Date de identificare

prezentarea promotorului

rezumatul proiectului

Descrierea proiectului

proiect tehnic: obiective, planificare activitati, metode de evaluare

proiect financiar: buget total, cofinantare, detalii costuri

matricea logica

Anexe obligatorii (diferite in functie de program)

de exemplu:

CV-uri ale persoanelor incluse in echipa de proiect

plan de afaceri si/sau plan de marketing, planul calitatii

declaratii, dovezi de functionare si bonitate: bilanturi contabile, adeverinte de la Registrul Comertului, scrisori de garantie bancara

Cine citeste propunerile de proiect?

Elaboratorii proiectului

Partenerii

Cei care semneaza propunerea de proiect

Responsabilii  legali ai organizatiilor implicate in derularea proiectului

Evaluatorii

Terte parti, in caz de re/evaluare, contestatii,

Etapele realizarii propunerii de proiect

Stabilirea cuprinsului propunerii de proiect, pe baza cerintelor din pachetul de informatii

Asamblarea partilor necesare si redactarea preliminara a propunerii de proiect

Se obtine "o propunere" de propunere de proiect

Proces iterativ de verificare si modificare "tehnica" si "editoriala" a propunerii preliminare

Se obtine propunerea "finala" de proiect

Asamblare capitole, multiplicare, legare, verificare continut si inscriptionare mape / plicuri de depunere

Depunerea propunerii de proiect, in forma solicitata si la termenul impus de conducatorul programului

DOCUMENTE DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI

1. Documente administrative:

A. Generale

. Planul general de management

. Planul calendar al activitatilor

. Planul de monitorizare financiara

. Planul de monitorizare si evaluare

. Instrumentele de monitorizare (jurnalul de proiect, anchetele sociale, studii de caz, fotografii articole media,internet-site, inregistrari video etc.)

. Documentele pentru personal (fisele posturilor, delegatiile de autoritate, conventiile civile de prestari servicii, sistemul de evaluare a personalului)

. Liste de participanti (semnaturi ale beneficiarilor pentru

serviciile si bunurile primite)

B. Speciale

. Protocoale/acorduri de parteneriat

. Contracte de concesiune, de comodat, de prestari servicii

. Contracte de sponsorizare/donatie

. Contracte de inchiriere echipamente, software, bunuri.

. Declaratii ale tutorilor pentru beneficiari

DOCUMENTE DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI

2. Documente financiare:

. Bugetul de venituri si cheltuieli (monitorizarea cheltuielilor in functie de planificarea bugetara)

. Dosar cu instrumente financiare pe categorii de cheltuieli (avans spre decontare/ ordine de plata / note de plata, deconturi, chitante si facturi fiscale, declaratii de plata, participare financiara)

DOCUMENTE DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI

3. Materiale promotionale:

. insigne,

. tricouri,

. pliante,

. site-Internet,

. rapoarte finale,

. inregistrari foto/video.

Principiile unei exprimari clare in scris

Pe primul plan se afla intotdeauna cititorul.

Exprimarea trebuie sa fie concreta, nu abstracta.

Se folosesc cu precadere verbe la diateza activa, nu verbe la pasiv.

Claritatea mesajului confera sanse sporite de succes. Trebuie evitate ambiguitatile, repetarile cu alte cuvinte, inconsistenta in utilizarea unor termeni.

Trebuie verificata intotdeauna respectarea regulii celor 4C: Clar, Concis, Complet, Corect

Trebuie eliminate pe cat posibil greselile:

greseli de exprimare: pleonasme etc.

greseli de punctuatie

greseli de ortografie

Comunicare in scris - Recomandari

ATENTIE la:

unitatea si coerenta textului

claritatea si concizia textului

utilizarea cuvintelor cu sensul lor propriu, uzual

evitarea exprimarilor colocviale, populare, regionale, argotice, arhaice,

evitarea prescurtarilor si a abrevierilor

eliminarea greselilor de limba

evitarea exprimarilor "savante"

evitarea surselor de ambiguitate

Observatii

"Forma este fondul care urca la suprafata."

Pierre-Yves Sart

Cerintele esentiale sunt cele specificate in pachetul de informatii.

De obicei:

Propunerea de proiect nu se leaga intr-un volum unic (eventual se indosariaza sau se leaga cu spirala)

Fiecare element din propunere trebuie sa aiba identificare clara (nume, numar de pagini etc.)

Forma de prezentare a propunerii de proiect

Forma de prezentare a propunerii de proiect trebuie sa contribuie la crearea unei impresii placute asupra evaluatorului si a unei atmosfere favorabile pentru obtinerea unei evaluari cat mai pozitive.

Propunerea de proiect necesita si o forma de prezentare atragatoare, realizata prin:

Folosirea unui suport corespunzator - hartie de calitate superioara

Legarea in forma ceruta in pachetul de informatii: cu spirala, indosariere, lipsa legarii, etc.

Scris lizibil si sugestiv

INTOTDEAUNA se folosesc formularele specificate in pachetul de informatii, dar completarea lor necesita o dactilografiere corecta si estetica.

Aspectul propunerii de proiect

Cateva cerinte pentru a obtine un aspect estetic al propunerii de proiect :

Plasarea echilibrata a textului dactilografiat pe coala de hartie, in functie de dimensiunile acestuia

Lasarea obligatorie a unei margini de 2,5 - 3 cm., in partea stanga a colii de hartie, si margini de minim 1 cm pe celelalte laturi ale colii de hartie

Alinierea capetelor de rand in partea dreapta a colii de hartie cat mai uniform posibil, lasand un spatiu de minimum 1 cm.

Evitarea despartirii cuvintelor in silabe la capatul randului

Evitarea aparitiei titlului de capitol nou la sfarsitul unei pagini si a textului capitolului pe pagina urmatoare

Evitarea aparitiei capului de tabel la sfarsitul unei pagini si a restului tabelului pe pagina urmatoare

Dispunerea textului in paragrafe, lasand intre acestea un interval suplimentar fata de randurile din text

Continuarea textului pe o fila noua numai daca acesta contine minimum doua randuri

Numerotarea paginilor si inscrierea unor elemente de identificare a capitolelor, cand textul nu este legat intr-un volum unic

Mentionarea numarului total de pagini (text + anexe)

Exemple de forme de comunicare asociate derularii unui proiect

Discursurile oficiale ale conducatorilor organizatiei

Comentariile neoficiale ale personalului organizatiei

Comentariile clientilor sau a altor parti implicate

Informarea personalului si a clientilor / partilor implicate

Interviuri acordate presei

Comentarii ale mass-media privind un eveniment organizat in cadrul proiectului

Crearea, in mod deliberat, a unor evenimente de presa de catre organizatie (conferinte de presa)

Modul in care echipa de proiect se adreseaza partilor implicate

Ambientul, gradul de modernitate si intretinere a spatiilor in care se deruleaza proiectul

Materialele publicate cu ocazia derularii proiectului etc.

Elementele componente uzuale ale unei propuneri de proiect

Scrisoare de insotire a propunerii de proiect, cu antet si celelalte elemente de identificare a promotorului

Pagina de titlu, conform cerintelor din pachetul de informatii

Cuprinsul propunerii de proiect depuse (capitole, anexe, numar total de pagini etc.)

Propunerea tehnica

Propunerea financiara

Anexe, conform cerintelor din pachetul de informatii

O propunere buna

Pentru a capta atentia cititorului (de obicei evaluatorul), propunerea de proiect trebuie astfel conceputa incat:

Sa poata fi citita cu usurinta, frazele sa fie precise, clare, exprimate intr-o succesiune logica, pentru a exclude posibilitatea unei intelegeri eronate a mesajului

Sa se evite frazele lungi, exprimarile intortocheate sau exagerate, repetarile ideilor sub diferite forme redundante,

Sa se realizeze fixarea ideilor in propozitii scurte, grupate logic in paragrafe

Sa includa formulele necesare, conform cerintelor specifice din pachetul de informatii

Sa se realizeze concordanta dintre tonul acesteia si continut; in functie de mesajul de transmis

Sa fie redactata corect, deoarece propunerea de proiect (partial sau integral) devine anexa la contractul de finantare.

Modulul  IV

IMPLEMENTAREA UNUI   PROIECT

Ciclul Proiectului

Implementarea proiectului

Contractarea finantarii

Executarea activitatilor incluse in proiect

Indeplinirea obiectivelor

Obtinerea rezultatelor

Comunicare

Obiective si responsabilitati

Programe de lucru

Conducerea proceselor

Procese de control

Demonstrarea modului de realizare a proiectului

Contractarea finantarii

Confirmarea premiselor

Necesitatile sunt tot cele definite in propunere?

Resursele asigurate de terte parti sunt disponibile in continuare?

Semnarea contractului de finantare

Lansarea proiectului

pe plan intern

pe plan extern: publicitate, invitati personalitati

Mobilizarea resurselor

semnarea subcontractelor cu partenerii sau furnizorii de produse/servicii

Marketingul proiectului

Cunoasterea asteptarilor partilor implicate si a evolutiei proiectului

Adaptarea conceptiei si implementarea proiectului in functie de asteptarile partilor interesate

Oferirea de informatii referitoare la desfasurarea proiectului

Buletin informativ al proiectului

Publicatii

Linie telefonica informativa

Bursa a informatiilor

Seminar creativ

Discutii informale

Materiale pentru presa

Problemele implementarii

Non-performanta

Personal incompetent sau fara calificarea necesara

Mediul nu permite functionarea normala (acces dificil la institutii si oficialitati)

Finalizarea angajamentului este imposibila

Necinstea

Conflictele de personalitate intre partile interesate

Decalaje temporale

Schimbari ale mediului

Solutii pentru problemele aparute

Negociere; inlocuirea unor persoane; evaluarea independenta; revizuirea obiectivelor;  anularea proiectului

Monitorizarea si controlul proiectului

Aspecte avute in vedere:

Tendintele rezultatelor obtinute

Proceduri de feedback

Raportarea stadiului proiectului

Schimbari exterioare

Corectia abaterilor

Diagrame si proceduri

Rezultate partiale

Moralul echipei de proiect

Monitorizarea proiectului

Furnizeaza informatii necesare planificatorilor si managerilor de proiect

Faciliteaza identificarea abaterilor si/sau a problemelor ce trebuie rezolvate

Se poate compara impactul prevazut cu cel realizat

Permite identificarea rezultatelor neasteptate

Este o sursa de informatii pentru selectia si conceptia proiectelor viitoare

Monitorizarea proiectului

Aprecierea tendintelor performantelor

Comparatie cu obiectivele urmarite, cu rezultatele partiale si cu noile asteptari

Situatia este "mai buna", "neschimbata" sau "mai rea"?

Inregistrare, analiza performantelor si actiuni de imbunatatire

Rezultatele obtinute sunt diferite de cele planificate? In ce directie? Pot fi exploatate in mod avantajos? Cum?

Ce a determinat abaterea de la situatia planificata? In ce conditii poate fi acceptata abaterea? Este necesara re-negocierea contractului de finantare a proiectului?

Raportarea proiectului

Definirea rezultatelor obtinute

Relevanta proiectului

Obiectivele urmarite

Publicul tinta

Mesajul transmis prin implementarea proiectului

Avantajele obtinute de organizatia promotoare

Evidentierea obstacolelor

Identificarea rezultatelor neplanificate

Evidentierea valorii adaugate de proiect

Raportarea proiectului

Raportarea se face conform cerintelor contractului (forma, numar de exemplare, subiecte si periodicitate).

Raportarea implica de obicei:

Rapoarte intermediare

Raport final

Rapoarte de evaluare

Rapoarte speciale, la cererea autoritatii contractante

Rapoartele contin de obicei:

Rapoarte tehnice

Rapoarte financiare

Rapoartele contin de obicei:

Rapoarte narative

Anexe: tabele, grafice, materiale obtinute, declaratii etc.

Rapoartele narative

Date pentru identificarea proiectului si a organizatiei

Descrierea activitatilor desfasurate si a rezultatelor obtinute

Descrierea abaterilor fata de planificarea initiala si a corectiilor si actiunilor corective necesare

Programul de activitati pentru perioada urmatoare, conform noii planificari

Rezumatul cheltuielilor facute, fata de bugetul initial

Anexe la rapoarte

Conform cerintelor specifice ale autoritatii contractante

De obicei se refera la:

Bugete de cheltuieli, bugete rectificate

Declaratii

Liste de documente justificative pentru cheltuielile facute (eventual copii pentru unele documente)

Copii dupa unele produse ale proiectului

Fise de manopera pentru persoanele din echipa de proiect

Altele

CONCLUZII

De ce reusesc sau esueaza proiectele?

Esec

Nereusita implementarii eficiente a proiectelor

Depasirea termenelor

Nerespectarea bugetului

Nerespectarea planului)

Neobtinerea efectelor scontate, dupa terminarea implementarii proiectului

Cauzele esecului

Interne:

pot fi controlate de managerul de proiect

Externe:

nu pot fi controlate de managerul de proiect (factori de mediu ai proiectului)

Cateva recomandari pentru a avea succes in managementul proiectelor

Managerul de proiect

Trebuie numit un manager de proiect, care sa aiba responsabilitatea pentru implementarea proiectului.

Alegerea managerului de proiect trebuie facuta cu atentie, grija si multa chibzuinta, inca din faza de initiere a proiectului.

De obicei, managerul de proiect trebuie sa fie degrevat de alte sarcini, sau macar sa existe o forma specifica de recunoastere a performantelor acestuia.

Cateva recomandari pentru a avea succes in managementul proiectelor

Sistemul de management de proiect

Trebuie identificate necesitatile specifice pentru o buna implementare a proiectului

Satisfacerea acestora se face prin crearea unui sistem de management de proiect, care trebuie sa fie cat mai simplu, neredundant, nesuprasolicitat

Trebuie prevazute modalitati de analiza si revizuire a sistemului de management de proiect, la anumite intervale de timp

Comunicarea trebuie sa fie o prioritate: claritate, implicarea echipei de proiect

Este necesar sa se pastreze inregistrari:

Decizii, procese verbale intalniri, schimbari, evenimente, etc.

Cateva recomandari pentru a avea succes in managementul proiectelor

Planificarea  proiectului

Este etapa esentiala pentru succesul proiectului, asa ca trebuie sa fie cit mai riguros parcursa si trebuie implicati toti cei care vor fi afectati de realizarea proiectului

In cazul proiectelor foarte complexe, acestea pot fi impartite in sub-proiecte a caror planificare trebuie sa fie corelata

Trebuie utilizate metode specifice managementului pentru  planificarea si analiza proiectului

Trebuie analizate toate datele disponibile pentru a identifica oportunitatile, obstacolele, asteptarile legate de realizarea proiectului

Se pot dezvolta mai multe abordari alternative pentru atingerea obiectivelor, iar prin planificare sa se aleaga varianta cea mai adecvata

Trebuie luate in considerare toate resursele necesare pentru implementarea cu succes a proiectului, si abordate in mod creativ

Nu trebuie sa se considere ca planificarea nu va fi respectata, deci ca este inutila pentru ca riscurile si incertitudinile potentiale vor diminua oricum  succesul proiectului

Cateva recomandari pentru a avea
succes in managementul proiectelor

Organizarea  proiectului

Trebuie realizata o comunicare eficienta

Fiecare trebuie sa stie

Ce rol are

Cu cine colaboreaza

Ce se asteapta de la el

Cum va fi recompensat

Trebuie sa fie operationale procedurile de:

programare, previziune, delegare, informare, raportare, comunicare, alocare a resurselor, recunoastere, etc.

Trebuie sa se verifice ca personalul este competent si eficace

Trebuie organizate actiuni de training, coaching, facilitare, etc.

Trebuie verificata disponibilitatea resurselor necesare si asigurat accesul la timp pentru realizarea fiecarei faze a proiectului

Cateva recomandari pentru a avea
succes in managementul proiectelor

Controlul  proiectului

Este necesar sa se puna in practica mecanisme pentru feedback, pentru rezolvarea conflictelor si corectia abaterilor

Daca abaterile posibile au fost anticipate in faza de planificare, atunci corectia se poate face mai rapid sau aparitia lor poate fi impiedicata prin actiuni preventive adecvate

Contolul proiectului inseamna implementarea cu succes a proiectului, nu gasirea de vinovati sau pedepsirea lor

Este necesara tinerea unei contabilitati separate pentru proiect

Bibliografie si informatii utile

www.infoeuropa.ro

www.mie.ro

www.tenstep.ro

Managementul proiectelor in tarile in curs de dezvoltare, editori J.W. Cusworth si T.R. Franks, Editura All, 1993

Briner, W., Geddes, M., Hastings, C., Le Manager de projet: un leader, AFNOR Gestion, 1993

Project management manual, Phare - SOGES, 1996

Management de proiect, CODECS, 2001

Serbanescu, A., Cum se scrie un text, Polirom, 2000

Ferreol, G., Flageul, N., Metode si tehnici de exprimare scrisa si orala, Polirom, 1998

Stanton, N., Comunicarea, Societatea Stiinta si tehnica S.A., 1995

Partea practica

Realizarea unui proiect

- Recomandari -

ALEGEREA TEMEI DE PROIECT

Iata cateva exemple de proiecte potrivite:

Instalarea unei noi componente de echipament

Organizarea unui eveniment

Conceperea si implementarea unui nou mod de lucru

Conceperea unui nou produs

Organizarea mutarii unui birou intr-un alt spatiu de productie

Punerea la punct a unui nou serviciu cerut de un client

Un exercitiu de culegere si analiza de date

Realizarea unui sistem de recrutare si evaluare interna a personalului

Realizarea unei propuneri de proiect pentru obtinerea unei finantari Phare

Altele

Criterii pentru alegerea proiectului

Proiectul nu trebuie sa fie confidential.

Proiectul trebuie sa prevada un numar de activitati care sa se desfasoare simultan si sa implice participarea mai multor persoane.

Dimensiunea proiectului trebuie sa fie suficient de mare astfel incat exercitiul sa fie semnificativ, dar totusi destul de mica pentru a putea fi pregatit in timpul disponibil.

Proiectul trebuie sa fie real, daca este posibil.

Proiectul trebuie sa aiba si o latura financiara, respectiv sa poata fi prezentat un buget al proiectului.

Daca ati condus realmente un proiect, ar fi avantajos sa va referiti la experienta respectiva. Daca nu, puteti folosi alt subiect pe care il cunoasteti suficient de bine.

Trebuie sa puteti identifica un 'client' al proiectului dvs., adica un grup sau o persoana care v-a cerut sa realizati proiectul.

Durata proiectului pe care il alegeti poate varia de la cateva saptamani pana la doi sau trei ani.

Etape (1)

Initierea si analiza proiectului

Scurta descriere (max. o pagina) a proiectului ales

Puneti-va in pozitia in care era clientul inainte de inceperea proiectului respectiv. Descrieti pe scurt mediul in care a aparut ideea proiectului si care a fost nevoia 'de a face ceva', ceea ce a dus la declansarea acestuia.

Identificati cerintele asupra proiectului respectiv, folosind una din urmatoarele metode:

analiza SWOT

analiza Pareto

diagrama cauza-efect.

Intocmiti o scurta lista a principalelor cerinte ale proiectului

Intocmiti o estimare preliminara a resurselor necesare, identificand tipurile de resurse necesare

Etape (2)

Planificarea proiectului

Descrieti pe scurt aria de cuprindere a proiectului

Alcatuiti o structura de alocare a activitatilor

Limitati-va la un numar de elemente cuprins intre 12 si 20.

Luati minim trei elemente diferite din structura de activitati si intocmiti o estimare realista a duratelor si costurilor acestora pentru diferitele tipuri de resurse necesare.

Etape (3)

Folosind structura de activitati realizata, identificati patru pana la sase riscuri cu care s-ar putea confrunta proiectul. Referiti-va la lucruri specifice care ar putea merge rau, nu va opriti doar la generalitati.

Pentru fiecare dintre riscurile identificate, analizati gradul in care este expus proiectul si sensibilitatea acestuia la riscul respectiv.

Pentru fiecare dintre riscurile identificate, aratati care este cea mai potrivita modalitate de abordare:

Evitarea

Reducerea probabilitatii de materializare

Reducerea impactului asupra proiectului

Transferul prin asigurare

Intocmirea planurilor pentru situatii neprevazute

Acceptarea riscului.

Alegeti unul dintre riscurile despre care ati stabilit ca poate fi redus si aratati care sunt masurile specifice pe care le-ati sugera.

Alegeti unul dintre riscurile despre care ati stabilit ca necesita pregatirea unor planuri pentru situatii neprevazute si aratati care sunt masurile specifice pe care le-ati sugera.

Etape (4)

Precizati:

Obiectivele

Clientul

Grupul tinta

Descrierea activitatilor

Planul de implementare

Echipa de proiect necesara

Matricea logica

Metodele de management al proiectului

Metodele de cuantificare a succesului/impactului proiectului

Alte aspecte pe care le considerati esentiale pentru evaluarea lucrarii realizate