Activitati specifice protocolului; caracterizare generala

Activitati specifice protocolului; caracterizare generala

A redacta o invitatie? A alcatui o lista de invitatii? A primi doua sute de persoane? A te ocupa de invitatii de onoare? A face prezentarile? A te prezenta pe tine insuti? A plasa invitatii la o masa, la o conferinta, pe o estrada? A primi straini? A redacta o scrisoare importanta? A stapanii vocabularul mediului diplomatic? A organiza o masa pentru zece persoane sau doua sute? Pe cine servesti mai intai? Ce meniu oferim? A lua cuvantul in public? A tine un toast? Sunteti maestru de ceremonii: pe cine salutati primul? Cine vorbeste ultimul? Ce tinuta vestimentara purtam? A aseza drapelele? A face cadouri si amintiri: ce sa oferim? Toate raspunsurile la aceste intrebari si la multe altele asemanatoare constituie obiectul, definesc diferenta specifica a protocolului. Din multitudinea activitatilor enumerate, in economia cursului de fata vom prezenta, pe scurt, cateva dintre ele - considerate a fi deosebit de importante.

De asemenea, protocolul este determinat de limite bine stabilite, de elementele proprii de reglementare, cum ar fi uzantele, normele sau elementele de natura legala (nivelul de reprezentare sau baza materiala, plafoanele admise de cheltuieli).

Protocol ceremonios; protocol cordial; protocol si precadere

Dincolo de elementele proprii de reglementare, in aplicarea practica a protocolului se definesc curentele - ce tin de considerente pur subiective (optiunea conducatorului autoritatii statale sau administrative). Astfel, putem vorbi despre protocol ceremonios si protocol cordial, precum si de protocol si precadere.

Distinctia protocol ceremonios - protocol cordial

Protocolul ceremonios prezinta o mai mare pondere a festivismului si este destinat ceremoniilor publice, fiind spectaculos si impozant. El se caracterizeaza prin faptul ca este o conventie rigida, prin fast, menit sa impresioneze si sa dea maretie participantilor (in relatiile internationale este considerat o forma de respect si de politete), prin consum mare de resurse -resursele umane sunt numeroase logistic, participand la organizare mai multe institutii. Protocolul ceremonios este prestabilit in detaliu, nimic nu poate fi aleatoriu si nu sunt admise derogari de la standard sau actiuni personale. Caracterul public este trasatura cea mai importanta, actiunile care sunt organizate ceremonios nu-si ating scopul decat prin festivismul public in care organizatorul dovedeste realizarea exceptionala a caracteristicilor anterioare impletite cu maiestrie. Protocolul ceremonios este preferat de: functionarii cu demnitati inalte, reprezentantii unor state mici, dictatori, ministere - este mai des intalnit la Ministerul Afacerilor Externe si la cel al Apararii.

Protocolul cordial (numit si nonformal datorita caracterului sau mai putin festivist), are o pondere mai mare in cadrul protocolului, el fiind la dispozitia mai multor autoritati ale administratiei publice decat cel ceremonios. Acest lucru se datoreaza, in principal, scaderii nivelului de reprezentare si accesibilitatii sale, precum si faptului ca unele institutii nu au dreptul sau mijloacele de a organiza un protocol de tip ceremonios. Protocolul cordial se caracterizeaza printr-o rigiditate mai mica a conventiilor (permite o mai mare spontaneitate a participantilor), prin atitudine destinsa (prin urmare, o afirmare mai mare a abilitatilor de comunicare personale ale participantilor), prin consum de resurse mai mic, prin discretie - are o mai mare pondere interpersonala, momentul public fiind prezent, dar redus. El este doar stabilit pe etape, detaliile decurgand de la sine in mod firesc. Protocolul cordial este preferat de: reprezentantii unor state mari cand primesc reprezentanti ai unor state mai mici, tarile gazda ale unor negocieri internationale, reprezentantii unor autoritati publice de mai mica importanta, reprezentantii administratiei publice locale, functionarii care stapanesc mai putin uzantele de protocol.

Aceste curente in aplicarea practica a protocolului sunt afectate si de natura evenimentului. De exemplu, in cazul acordarii de distinctii se aplica numai protocolul ceremonios, indiferent de nivelul de reprezentare, optiunea conducatorului, resursele existente etc.

Precaderea (ordinea protocolara)

Precaderea se refera la ordinea protocolara in raport cu rangul si functia fiecarei persoane participante la un protocol. Ordinea protocolara este una din cele mai delicate probleme cu care se confrunta organizatorii evenimentelor protocolare. Cine va sta la masa de onoare si pe ce loc? Cum vor fi distribuiti invitatii in sala? Cine va lua cuvantul primul sau cum se va incheia seria discursurilor?

Acestea si altele sunt intrebari la care precaderea da rigoarea necesara evitarii gafelor sau nemultumirilor. Precum in cazul tuturor uzantelor, exista reguli general valabile (de pilda, gazda ia prima cuvantul) si reguli ale casei (ceremonialurile militare de la stat la stat). Precaderea si repartizarea locurilor in functie de aceasta, pe langa faptul ca asigura desfasurarea in buna ordine a ceremoniilor, reflecta totodata motivatiile si obiectivele acesteia. In acest sens, ele reprezinta un mesaj in slujba intentiei urmarite.    

Instrumentele folosite pentru a stabili precaderea si rangul provin din diferite surse: listele de ordine protocolara oficiale stabilite de state si de marile institutii, regulile diplomatice, semnele de deferenta practicate intr-o societate fata de diferiti membrii ai sai, sau curtoazia reciproc manifestata intre doua parti de-a lungul timpului. Bineinteles, trebuie sa se tina cont de cerintele specifice fiecarei situatii, de motivele si circumstantele activitatii respective.

Oricare ar fi regimul politic (de la autocratie la democratie), oricare ar fi mediul, de la cel mai elementar pana la cel mai complex, oficial sau nu, institutionalizat sau contestatar, public sau particular, persoana considerata a fi cea mai importanta va ocupa intotdeauna locul cel mai bun.

Ordinele oficiale referitoare la precadere

Cea mai inalta autoritate a unui stat este cea care decide ordinea protocolara a persoanelor care, conform naturii functiei lor si rolului ce il au in organizarea acelei societati, detin un rang oficial recunoscut in structura institutionala a unei tari.

Prin urmare, cea mai inalta functie intr-un stat stabileste precaderea prin act cu caracter intern, dar care este respectat de catre toate institutiile din subordine. Astfel, pentru un stat se stabileste ordinea de precadere pentru functiile politice sau de autoritate, pentru reprezentantele diplomatice, pentru organizatiile neguvernamentale. Toate aceste reglementari de precadere se adopta la nivelul fiecarei institutii, tinandu-se seama de ordinea protocolara adoptata de autoritatile superioare sau de specialitate. Odata stabilita lista de precadere, ea devine obligatorie. Mentionam ca ordinea de precadere stabilita prin acest tip de reglementari este raportata la functii si demnitati, nu la persoane. Astfel, la preluarea functiei de demnitate publica, fie prin depunerea juramantului, prezentarea scrisorii de acreditare, prin investire sau numire, titularul isi preia o data cu atributiile de reprezentare si dreptul pozitiei in ordinea protocolara.

Ordinea intre persoane de rang egal se stabileste in mod particular in functie de elementele de precadere, si anume: persoana cea mai importanta, principiul ierarhiei, traditia, simetria, stabilitatea, intaietatea, raza teritoriala, natura evenimentului, egalitatea statelor, ordinea alfabetica, cedarea locului, varsta si vechimea, galanteria, cuplurile, personalitatile religioase, titularii de distinctii de merit. In continuare ne vom opri succint la cateva dintre ele.

Egalitatea statelor

Statele suverane sunt egale intre ele. Acest principiu de egalitate implica precizarea unor criterii obiective pentru a stabili rangul sefilor de stat si cel al delegatiilor nationale. De exemplu, cand la un dineu sau la o ceremonie participa mai multi sefi de stat, criteriul de stabilire a rangului (exceptand-o bineinteles pe gazda), va fi acela al datei la care ei si-au preluare prerogativele functiei. Sau la o conferinta internationala, delegatiile vor lua loc pe baza unui criteriu neutru. Ordinea alfabetica a numelui tarilor reprezentate este modalitatea la care se recurge tot mai des; pe locul doi sta tragerea la sorti. De fiecare data este important sa fie stabilit un criteriu indiscutabil, care sa fie respectat pe intreaga durata a desfasurarii evenimentului respectiv. Gazda va alege acel criteriu dar astfel incat sa nu existe nici o indoiala cu privire la respectarea egalitatii delegatiilor prezente.

Principiul ierarhiei: un superior trece inaintea unui subordonat

Nici societatile conduse pe principii preponderent egalitare nu pot sa se sustraga principiului ierarhiei: un superior preceda un subordonat. Egalitatea sanselor si egalitatea in fata legii sunt una, egalitatea statutului este cu totul altceva. Puterea nu poate fi impartita, nu pot exista doi sau trei prim ministri.

Democratia cere ca toti sa fie egali: un individ inseamna un vot. Dar sistemul electoral care o sustine are drept obiect incredintarea unor responsabilitati pe care unii si le vor asuma in numele tuturor. Fiecare din componentele societatii este plasata
intr-o ordine ierarhica. A ignora acest lucru inseamna a dispretui organizatia respectiva.

Precaderea nu se delega

Prin acest principiu se intelege ca o persoana care reprezinta o alta nu se poate astepta sa fie tratata la fel. Pentru ca onorurile sa fie aceleasi, trebuie ca persoana inlocuitoare sa fie de acelasi nivel, de exemplu un ministru care inlocuieste un coleg ministru (dar in situatia in care un ministru-adjunct inlocuieste un ministru acesta nu va fi obligatoriu invitat sa ia cuvantul, nici sa ia loc pe estrada).

Exceptiile se refera la seful statului: nu exista decat unul, de aceea nu poate delega un coleg. Reprezentantul sau, intotdeauna de nivel inalt (vice-prim ministru sau ministru) - va primi intotdeauna onoruri asemanatoare. Acest principiu se aplica si inlocuitorului unui primar, de obicei un coleg din Consiliul municipal.

"A ceda locul"

Principiul care spune ca gazda unei ceremonii sau a unui dineu ocupa locul cel mai important, avand in dreapta sau in fata pe invitatul cu rangul cel mai mare, nu se aplica intotdeauna.

Acest obicei este inlocuit de cel care spune ca atunci cand gazda primeste o personalitate cu un rang mai mare decat al sau, va avea politetea de a-i ceda locul. Astfel, un primar care ar primi un prim-ministru, ar trebui sa stea la dreapta acestuia. Dar daca primeste un sef de guvern strain, insotit de un ministru al guvernului national, trebuie sa aiba politetea de a-l plasa pe seful guvernului la mijloc, la dreapta acestuia va sta ministrul, iar el insusi la stanga sa. In calitate de gazda, primarul il primeste personal si ia cuvantul primul.

Varsta si vechimea

Varsta si vechimea sunt doua calitati similare care stabilesc o anumita precadere. Prima cere ca oamenii mai in varsta sa ii preceada pe cei tineri (forma de respect universal acceptata). Cea
de-a doua este legata de vechime: intre titularii aceleiasi functii are prioritate cel care detine functia de mai mult timp. Daca se intampla ca aceasta durata sa fie identica pentru amandoi, cel mai in varsta va trece primul.

Invitatii din afara

Locul intre straini provenind din aceeasi tara este determinat de autoritatea acestei tari si nu de cea a tarii gazde. Daca rangul protocolar al unei delegatii nu ne este cunoscut, sau daca avem indoieli pe aceasta tema, e mai bine sa lasam ca delegatia respectiva sa-l desemneze pe primul dintre ei si sa indice rangul fiecareia. La nevoie, putem sa cerem informatii la ambasada tarii respective sau la consulatul local.

Un alt principiu spune ca vizitatorii trec inaintea invitatilor locali sau cel putin li se atribuie un loc privilegiat in cazul unei ceremonii.

Rangurile si titlurile oficiale sunt elemente distinctive folosite in protocol atat pentru stabilirea precaderii, cat si pentru a determina importanta pe care o are o anumita functie de demnitate

publica. Rangurile oficiale pot fi numerotate in cele mai multe sisteme pana la numarul 45, restul participantilor la ceremoniile oficiale fiind organizati dupa dorinta gazdelor. In functie de rangul persoanei care participa si care are functie de reprezentare, la o ceremonie exista protocol de diferite grade: protocol de gradul 0, protocol de gradul 1, protocol de gradul 2 si protocol de gradul 3.

Galanteria

Printre convenientele cele mai curtenitoare, exista aceea care cere ca un barbat sa aiba eleganta de a-si ceda locul unei femei. Cu toate acestea, in contextul unei activitati oficiale, titularul unei demnitati isi va ocupa locul protocolar, fara ca sexul sa aiba importanta. Totusi, aceasta forma de politete ramane in vigoare atunci cand este vorba de barbati si femei de rang egal. Oricum, in materie de protocol, deoarece doua persoane nu pot ocupa acelasi rang, se poate considera ca femeile beneficiaza de precadere datorita precedentului stabilit in favoarea lor si consacrat de secole.

Ordinea alfabetica

Ordinea alfabetica reprezinta o metoda utilizata adesea cu succes pentru a stabili cine este plasat inaintea cui. Aceasta nu reprezinta propriu-zis o ordine de precadere, dar se foloseste atunci cand anumite persoane, delegatii sau drapele trebuie sa beneficieze de un tratament strict egal.

Pentru a evita ca folosirea ordinii alfabetice sa favorizeze sistematic o anumita parte si astfel sa ia nastere arbitrariul pe care incercam sa-l evitam, se va trage la sorti litera alfabetului care va determina primul loc, celelalte urmand la rand, in loc sa procedam de la a la z (conform rezultatelor obtinute vom incepe, de pilda, cu litera h, pentru a termina cu g -asa se petrec lucrurile la ONU care a adoptat ordinea alfabetica engleza).

Ordinea locurilor (plasarea)

Pentru clarificarea pozitionarii invitatiilor la o ceremonie exista trei reguli principale in acord cu care se aplica precaderea:

1. Dreapta inainte de stanga - presupune ca oficialitatea cea mai importanta, cand exista doua, este plasata in partea dreapta (cum se priveste la prezidiu de catre public).
2. In cazul reprezentarii politice interstatale sau al unor componente federative, fiecare personalitate este pozitionata in dreptul drapelului, stemei, sau altor elemente oficiale distinctive.

3. In cazul in care sunt prezente mai multe state reprezentate sau unitati administrativ-teritoriale, cea mai importanta persoana se va pozitiona in centru, apoi alternativ, dupa importanta, la dreapta, apoi la stanga vor fi celelalte oficialitati (precum in figura de mai jos).

Planul de asezare la masa

Forma mesei poate fi dreptunghiulara, ovala, rotunda, patrata, in T, in pieptene sau potcoava. Trebuie s-o folosim pe cea comandata de circumstante, dar si pe cea care pune cele mai putine probleme repartizarii locurilor, conform ordinii protocolare intre invitati. Locul de onoare, in functie de care le vom determina pe celelalte, poate fi situat in mai multe parti ale mesei. A stabili ordinea de precadere ce atribuie un rang fiecaruia este un exercitiu deosebit de cel de stabilire a planului de asezare la masa. Exista mai multe posibilitati in functie de numarul de persoane, numarul de mese si forma lor. In continuare, ne vom opri la doua dintre ele, mai des intalnite, cea dreptunghiulara si cea rotunda.

Cei care prezideaza o masa dreptunghiulara, cu locurile ocupate pe ambele parti, se vor aseza fie la mijloc, fie la extremitatile mesei. In primul caz, spunem ca planul asezarii la masa este alcatuit dupa maniera franceza; in cel de-al doilea dupa cea engleza. Aceste denumiri sunt simple conventii si tinand seama de situatie vom recurge la cea mai utila solutie.

Maniera franceza - in acest model de asezare la masa, gazda si invitatul de onoare, ocupa locurile din centru, fata in fata. Primul loc este dreapta gazdei, cel de-al doilea dreapta invitatului de onoare, al treilea stanga gazdei, al patrulea stanga invitatului de onoare. Urmand acelasi principiu, continuam sa-i plasam pe ceilalti invitati conform rangului care le este atribuit.

Planul de asezare la masa dupa maniera franceza ofera avantajul de a permite celor doua persoane care prezideaza masa fata in fata sa poata sta de vorba. Invitatii plasati la capetele mesei risca insa sa figureze ca spectatori, cu exceptia cazului in care planul prevede invitati asezati la extremitati, respectand si aici principiul dreptei gazdei si a invitatului de onoare.

Maniera engleza -in acest caz, cei care prezideaza masa stau la cele doua capete. Ca si pentru schema precedenta, invitatii sunt asezati de o parte si de alta. Asezarea oaspetilor urmeaza aceeasi logica ca si pentru planul de asezare dupa maniera franceza. Avantajul planului conceput in maniera engleza consta in faptul ca persoanele care altfel ar fi plasate la extremitati se afla la mijlocul mesei, ceea ce evita situatia neplacuta de a fi "la coada mesei". El permite totodata dezvoltarea a doua centre de conversatie distincte.

sau

Fiecare schema are avantajele si inconvenientele sale, de aceea este indicat s-o alegem pe cea mai potrivita, in functie de eveniment si de persoanele in cauza.

Pentru cei care stiu sa foloseasca schemele unei mese dreptunghiulare, plasarea invitatilor la o masa rotunda va parea mult mai simpla. Sunt inlaturate mai multe dificultati, si anume: nu mai exista extremitatile mesei, centrele de interes sunt multiple, toata lumea este in apropierea gazdei etc. Chinezii, in rafinamentul lor de patru ori milenar, nu au recurs decat la aceasta forma de masa. Ei nu ezita sa foloseasca mese gigantice, la care pot sta chiar patruzeci de comeseni.

In cazul unei mese rotunde sunt posibile patru tipuri de prezidare:

a. invitatul de onoare si gazda sunt asezati alaturi; acest plan poate fi aplicat atat in cazul unui numar par cat si in cel al unui numar impar de persoane;

   

b. cei doi sunt asezati fata in fata, ceea ce nu e posibil decat pentru un numar par de persoane;

   

c. cele doua gazde pot fi asezate fata in fata, invitatii fiind repartizati la dreapta si la stanga fiecaruia. Numarul de comeseni trebuie sa fie par;

d. De asemenea, putem plasa cele doua gazde in diagonala, invitatul numarul unu fiind asezat la dreapta uneia dintre gazde, iar invitatul numarul doi la dreapta celeilalte gazde; acest plan este valabil doar pentru un numar par de persoane;

Locurile la masa de onoare

La o masa cu locurile ocupate pe o singura parte, daca gazda sau presedintele de onoare ocupa centrul, cel mai important dintre comeseni este plasat la dreapta sa, iar cel de-al doilea la stanga, alternand apoi locurile de la dreapta la stanga pentru ceilalti, precum in figura de mai jos. Daca gazda si invitatul de onoare de la dreapta sa ocupa impreuna centrul mesei, ceilalti comeseni sunt plasati alternativ de la dreapta la stanga conform rangului lor. In primul caz, numarul de persoane trebuie sa fie impar, iar in cel de-al doilea, par.

Cele mai frecvente tipuri de actiuni protocolare - din perspectiva organizarii ceremonialelor - sunt: conferintele, acordarea de distinctii, scrisoarea de invitare, primirile oficiale, dineurile si receptiile, depunerile de coroane si ceremoniile militare, semnarea de tratate si conventii.

Conferintele sunt un instrument de baza in dezvoltarea relatiilor internationale si pentru a defini politicile si strategiile comune multinationale, fie ca au un caracter regional sau la scara mai larga. In plan intern ele sunt utile atunci cand un concept, o politica sau o problematica acuta se pune in dezbaterea publica. Ca gen ele se regasesc atat in planul politic, cat si in cel stiintific sau al societatii civile. Din punctul de vedere al protocolului, sunt deosebit de importante conferintele desfasurate la nivel politic statal in spatiul national si international.

Organizarea protocolului in cadrul conferintelor comporta mai multe aspecte, si anume: stabilirea salii, stabilirea modului de desfa-surare, stabilirea ordinii de precadere, stabilirea interpretariatului, corespondente premergatoare, uzante protocolare, elemente privind dotarea pentru expuneri, aparatura necesara pentru discutii si condu-cerea dezbaterilor, elemente privind parcarea si axele de organizare.

Amenajarea unei sali de conferinte va avea o influenta importanta asupra unei bune desfasurari a lucrarilor. Sala trebuie sa fie suficient de mare pentru ca participantii sa stea la o distanta confortabila, pentru a asigura o distributie rapida a mesajelor si a documentelor etc. Aerisirea si iluminarea influenteaza mult buna dispozitie a participantilor. Putem adauga o decoratie florala pentru a sublinia caracterul exceptional al conferintei. Fiecare delegat chemat sa participe activ la discutii isi va avea numele inscris pe o placuta asezata pe masa. Apa, sucuri si pahare vor fi plasate la indemana. Forma mesei sau a meselor si asezarea lor vor fi determinate de numarul de delegatii, de prezenta unei persoane care prezideaza sedinta, a unui arbitru, a unei secretare, a unor experti etc.

Acordarea de distinctii - sub aspectul formei - este o activitate strict protocolara. Distinctiile, fie ele medalii, fie decorari cu diferite ordine civile sau militare, sunt un atribut exclusiv al autoritatilor publice elective (alese prin vot direct). Din punct de vedere al alocutiunilor de protocol, este importanta ceremonia de acordare, care cuprinde urmatoarele elemente: pregatirea distinctiei, pregatirea ceremoniei, emiterea actului de conferire (decret, lege, hotarare). Desfasurarea ceremoniei are reguli protocolare deja cutumiare, si anume:

- intrarea si asezarea beneficiarilor - precaderea;

Primii care vor intra in sala sunt cei care urmeaza a primi distinctia. In cazul in care sunt mai multi onorati, se vor respecta anumite reguli ale conferirii in ordine, dupa cum urmeaza:

se va acorda in ordine de la distinctia cu gradul cel mai mare la cea cu gradul cel mai mic;

daca este vorba de acelasi grad al distinctiei, vor primi primele persoanele care au rangul cel mai mare;

urmeaza regulile varstei, persoanele in etate avand prioritate.

Actorii principali vor fi pozitionati astfel incat sa aiba o pozitie privilegiata si sa poata fi vazuti de toti participantii.

Una dintre cele mai importante activitati de protocol este reprezentata de dineuri si receptii. Insemnatatea lor consta in caracterul lor de liant al comunicarii interpersonale a participantilor si un prilej al intalnirilor informale reciproce, neoficiale. Sa inviti pe cineva la masa este expresia maxima a politetii, dovada stimei, expresia unor raporturi armonioase si reciproc utile. Totusi, asa cum spune Philippe Bouvard: "Nu exista nimic mai contradictoriu decat acest ceremonial al vietii colective, care isi propune sa asocieze cele mai mari rafinamente sociale si culturale cu satisfacerea celui mai primar dintre instincte". Pentru a rezolva aceasta contradictie, anumite reguli de comportament garanteaza subordonarea "instinctului primar" scopului urmarit de dineu sau receptie (facilitarea comunicarii intre comeseni, definirea lor ca eveniment al vietii colective).

Un dejun, o cina, un banchet, un dineu sau o receptie au semnificatii multiple:

- stima fata de gazda a carei invitatie o onoreaza;

- interesul fata de motivele evenimentului respectiv;

- expresia si recunoasterea prestigiului invitatiilor (prin faptul de a oferi mancare si bautura unui numar mare de persoane);

- prilej de petrecere dar si moment de ragaz;

favorizarea dialogului, stabilirea (sau celebrarea) unor prietenii, gasirea unor solutii de compromis,

- instrument de a diminua tensiunile etc.

Lista invitatilor, decorarea incaperii si a mesei, meniul, aranjarea mesei, serviciul sunt tot atatea mijloace care slujesc mesajul ce trebuie transmis. Ele cer o pregatire si o supraveghere atente.

Distinctia dintre dineu si receptie

Exista o delimitare intre receptii si dineuri, care insa nu este stricta, si anume: dineurile presupun ca regula asezarea la masa, presupun discursuri si un numar mic de invitati, se organizeaza doar seara, se pot face la gazda acasa, in timp ce, receptiile se pot organiza indiferent de ora, au la baza bufetul suedez, nu presupun ordine de precadere si nici discursuri (desi nu le exclud), presupun un numar mare de invitati, de peste 100. Aceste caracteristici se pot imbina, motiv pentru care nu putem vorbi de existenta unor clisee tip in ceea ce le priveste.

Fiind insa vorba de actiuni de protocol, acestea sunt supuse unor uzante generale. Mai precis, cu privire la organizarea actiunii trebuie stabilit locul de desfasurare, trebuie intocmit programul si stabilita lista de invitati (dupa care urmeaza lansarea invitatiilor), si perfectate alte elemente organizatorice: locurile de parcare, pozitionarea personalului de indrumare, garderoba, locul de primire din partea gazdei etc. Cu privire la meniu, alegerea felurilor de mancare presupune cateva reguli:

de preferinta meniul va cuprinde acele preparate a caror pregatire si pastrare nu vor avea de suferit in urma situatiilor neprevazute;

respectarea traditiilor culinare prin asigurarea produselor si a modului de servire clasic in asemenea situatii;

servirea cafelei in salon pentru a se putea fuma;

respectarea optiunilor religioase - nu se va servi carne de porc pentru oficialii de religie musulmana sau vita pentru hindusi etc.

meniul va respecta conditia sociala a invitatiilor -nu se pot servi la dineuri sau receptii produse de casa. Acest lucru nu exclude insa bucataria traditionala, ce presupune o exprimare mai adecvata.

Uzantele in cadrul dineurilor si receptiilor vizeaza: decorarea mesei (simpla si eficienta), precaderea servirii, preparatele se mananca fiecare in felul sau specific (de pilda, icrele nu se pot pune cu lingura in farfurie, ci numai pe tartine), tinuta la masa cu spatele drept, cu mainile la nivelul mesei, nu se pot pune coatele pe masa, nu se apleaca asupra farfuriei pentru ca dineul presupune conversatie, iar aceasta pozitie respinge eventuala abordare. Alte uzante tin de bunul simt in sens propriu: intrarea si asezarea publicului, intrarea persoanei oficiale care confera, citirea actului de conferire, inmanarea diplomei si a insemnelor, intonarea imnului, ciocnirea cupei de sampanie - este un moment protocolar obligatoriu, dar fara caracter oficial.

Arborarea drapelelor este o alta activitate importanta proprie protocolului. Drapelul este simbol al suveranitatii statelor si se bucura de respect; el nu este numai un obiect de comunicare, ci reprezinta si un set de semnificatii si sentimente comune pentru o anumita comunitate, populatie. Prin urmare, exista un set de reguli privind arborarea drapelelor, care contribuie la transmiterea corecta a informatiilor despre statutul tarii reprezentate sau situatia momentului.

Mai intai, trebuie sa stim ca este important ca drapelele sa fie utilizate cu prudenta, daca nu chiar cu zgarcenie: respectul implica o utilizare moderata. Si in acest domeniu prevaleaza reguli de plasare si de ordine de precadere. Protocolul civil difera de cel militar, care are propriile sale norme.

Cu privire la protocolul civil dispunerea drapelelor variaza in functie de loc, circumstante si de natura drapelelor puse impreuna. Prin traditie, un drapel este ridicat la inceputul zilei si coborat la caderea noptii, dar este admis si sa stea ridicat in permanenta.

Pe un teren, in fata unui edificiu sau pe un acoperis, un singur drapel se plaseaza fie in centru, fie in stanga in raport cu cei care il privesc. Intr-un spatiu inchis, drapelul este dispus in locul considerat cel mai important in raport cu usa principala. Intr-un amfiteatru, un cinematograf etc., locul principal este in fata dar la stanga, pe o tribuna. Daca un orator trebuie sa ia cuvantul, drapelul se va afla in dreapta sa, adica in stanga pentru auditoriu.

Daca se arboreaza mai multe drapele, ele trebuie sa fie de aceeasi dimensiune, nu doar din motive estetice, ci mai ales pentru ca natiunile pe care le reprezinta sunt egale intre ele, deci simbolurile lor trebuie sa fie egale intre ele. Catargele drapelelor vor fi de aceeasi inaltime si vor avea in varf aceeasi terminatie.

Cand sunt arborate doua drapele, asezarea lor se face de la stanga la dreapta observatorului care le priveste. Cand trebuie sa arboram trei drapele, cel mai important va fi asezat in centru, cel
de-al doilea ca importanta in stanga celui ce priveste, iar cel de-al treilea in dreapta lor. Iar cand avem patru drapele sau mai multe, se aplica doua reguli. Prima acorda locul principal in extremitatea stanga, luand ca punct de referinta un spectator instalat in fata, iar celelalte drapele urmeaza in ordine. A doua regula este cea care se aplica in cazul a trei drapele. Daca numarul total este impar, locul de onoare va fi la mijloc. Daca este par, primele doua drapele vor fi grupate, cel de-al treilea va fi plasat la dreapta primului, iar celelalte vor fi dispuse alternativ la stanga si la dreapta.

Cu privire la ordinea de precadere, exista un prim principiu, universal recunoscut, care spune ca, drapelul national ocupa primul loc, pe care nu-l cedeaza in nici o circumstanta. Un alt drapel, de obicei cel al tarii oaspete, va ocupa atunci locul al doilea.

O alta regula precizeaza ca nu se arboreaza niciodata drapelul unei tari straine fara a arbora drapelul national. In acest domeniu, exceptiile sunt rezervate exclusiv ambasadelor si consulatelor, datorita principiului de extrateritorialitate. Daca o misiune diplomatica sau un post consular primeste in mod oficial o personalitate a tarii gazda, sau daca arboreaza drapelul acesteia cu o ocazie oarecare, el va fi plasat la locul de onoare, tinand seama de privilegiul gazduirii permanente de care beneficiaza.

Daca exista trei drapele sau mai multe, stabilirea rangului protocolar variaza. Criteriul este de regula ordinea alfabetica a numelor oficiale ale fiecarei tari, in limba tarii gazda. Exista si alte criterii decat ordinea alfabetica, de pilda, la un eveniment care ii reuneste pe membrii Corpului diplomatic sau Corpului consular, putem alege drept criteriu rangul protocolar ocupat de titularii misiunilor diplomatice sau posturilor consulare prezenti la intalnire.

Discursurile

Invitatia si luarile de cuvant sunt doua mijloace in slujba aceleiasi comunicari. Primul anunta o activitate, al doilea expliciteaza mesajul si il elaboreaza. Discursul ocupa un loc important in activitatile oficiale. Daca motivul activitatii la care sunt invitate anumite persoane, locul si momentul desfasurarii acesteia, lista invitatiilor, organizarea si regia au fost examinate cu grija, daca totul a fost gandit si facut cu un scop anume, discursul nu poate fi lasat la voia intamplarii (sub pretextul ca nu este decat o formalitate). Alegerea oratorilor, subiectele pe care le vor aborda, ordinea in care vor vorbi, momentul in care se va petrece acest lucru - sunt tot atatea elemente ce tin de discurs, ca eveniment integrat in evenimentul principal.

Gazda si grupul ei de organizatori vor programa totul inaintea inceperii evenimentului. Se poate chiar sa fie nevoie sa pregateasca unele alocutiuni ale oratorilor ori pe toate, sau, cel putin, sa faca o coordonare prealabila a lor - mai ales daca trebuie sa ia cuvantul mai multe persoane - pentru a reduce riscurile unor repetari, sau, mai rau, ale unor contraziceri.

Uneori, discursul va fi insotit de o manifestare simbolica de stima sau de respect, de implicare in actiune sau marcand o concluzie fericita -inmanarea unei decoratii, a unui cadou, punerea pietrei de temelie a unui edificiu, taierea unei panglici inaugurale etc. Astfel importanta momentului se va accentua.

Care este ordinea protocolara a luarilor de cuvant? Louis Dussault precizeaza patru principii de baza, a caror aplicare este variabila in functie de situatie:

- primul principiu, cu valoare generala, spune ca personalitatea considerata cea mai putin importanta din punct de vedere ierarhic va vorbi prima, iar cea mai importanta, ultima;

- al doilea principiu spune ca prima va vorba gazda, pentru ca ea este cea care primeste. Persoana invitata sau in onoarea careia are loc evenimentul, va vorbi dupa ea, pentru a-i raspunde;

- al treilea principiu reaminteste ca in numele unei institutii se exprima o singura persoana. Cu cat un anumit grup social este mai organizat, cu o ierarhie precisa si cu responsabilitati corespun-zatoare, cu atat acest principiu este mai fidel respectat. Doi sau mai multi purtatori de cuvant pentru aceeasi institutie reprezinta semnul unei puteri difuze. Daca din motive de ordin intern doi reprezentanti ai aceleiasi institutii trebuie sa ia cuvantul, cel mai putin important va juca rolul de maestru de ceremonii, rol care nu trebuie confundat cu cel de orator.

- de asemenea, se considera drept dialog sau conversatie, ordinea in care iau cuvantul pe parcursul unui eveniment mai multi oratori. Fiecare alocutiune va face parte dintr-un ansamblu a carui coerenta vom incerca sa o asiguram, pentru a sustine mesajul principal.

Ordinea de precadere la salutarea personalitatilor prezente urmeaza ordinea inversa a luarilor de cuvant. Adica se incepe prin a mentiona personalitatea cea mai importanta din punct de vedere ierarhic, continuandu-se in ordine descrescatoare.

De asemenea, trebuie limitat numarul de oratori si stabilit timpul afectat fiecaruia. Pentru a pastra proportia, in cazul unei ceremonii care se desfasoara in picioare, interventiile prezentatorului (maestru de ceremonii) si alocutiunile scurte (numite "de circumstanta"), nu ar trebui sa depaseasca douazeci de minute in total. Dincolo de aceasta durata, participantii nu mai asculta, sunt distrati si predispusi la critica.

Rolul maestrului de ceremonii este, evident, un rol de comunicare: el evoca motivele invitatiei, anunta diferitele etape ale activitatii respective si, prin comportamentul sau, da tonul evenimentului. Tot lui ii revine sarcina de a obtine linistea, pentru ca oratorii sa poata fi auziti cu usurinta.

Incheiem aceasta sumara trecere in revista a catorva reguli presupuse de discurs cu ceea ce afirma Winston Churchill: "Pentru un discurs de zece minute, doua ore de pregatire nu inseamna prea mult. Dar, daca imi veti cere sa vorbesc timp de doua ore, ma pot pregati in zece minute".

Tinuta vestimentara

Care sunt regulile ce trebuie urmate in domeniul vestimentar?

Oare sunt obligatorii?

Modul de a te imbraca este o problema personala (deci orice recomandare in acest sens poate fi interpretata ca o lezare a libertatii de exprimare). Dar sa nu uitam ca hainele sunt totusi un puternic instrument al comunicarii nonverbale si neglijarea consecintelor unei tinute neadecvate ar putea fi in dezavantajul nostru, avand in vedere mesajele ai caror purtatori suntem si tinand seama de circumstantele in care trebuie sa transmitem aceste mesaje.

Participarea la evenimente oficiale sau sociale - precum cele de protocol - este motivata nu numai prin nevoia si placerea convivialitatii, ci si prin urmarirea legitima a unor interese carora ar fi suparator sa le daunam printr-o tinuta deplasata.

In materie de vestimentatie - vis-a-vis de activitatile de protocol amintite mai sus - putem vorbi nu atat de bun gust, cat mai degraba de discretie, in sensul de discernamant. Intai suntem vazuti, abia dupa aceea auziti. Inainte de a deschide gura (daca vom avea ocazia sa o facem), tinuta noastra dovedeste modul nostru de gandire.

Persoana pe care o intalnim pentru prima data, strainul cu care venim accidental in contact isi face despre noi o opinie bazata pe aparenta, pentru ca nu ne poate cunoaste altfel. La fel procedam si noi. Prima impresie este una durabila, greu de modificat. In viata publica, raporturile sunt de obicei scurte si distantate in timp, prin urmare aparenta conteaza mult. Intre intimi insa, fiecare beneficiaza de o relatie mai bine intemeiata, provenita dintr-o legatura interpersonala sustinuta, diversificata. Chiar si in privinta celor cu care ne intalnim mai des - colegi, cunostinte etc. tinuta noastra vestimentara implica un mesaj important. Nu oricine poate sustine public indrazneala pe care o are.

Am putea considera ca avem dreptul sa ne abatem de la regulile traditionale de vestimentatie, care dupa unele pareri sunt de importanta minora. In situatiile ce tin de viata publica, o astfel de atitudine, in cel mai bun caz, va fi luata drept usurinta, iar in cel mai rau, drept insolenta. Si asta cu toate ca am intentionat sa parem seriosi, simtindu-ne insa in largul nostru.

Tocmai pentru ca vesmintele sunt de ordin formal, este mai bine sa nu atragem atentia asupra lor. Louis Dussault ne recomanda sa optam pentru discretie si simplitate, incercand sa ne facem remarcati pentru ideile noastre.

Vestimentatia trebuie subordonata intregului efort de comunicare; este o chestiune de bun simt si, considerata ca atare, trebuie sa ia in calcul obiceiurile unui mediu social sau profesional, varsta si functia fiecaruia, imprejurarile. Ignorand regulile vestimentare, riscam sa cream impresia ca am gresit (ceea ce este scuzabil), sau ca am fost lipsiti de discernamant (ceea ce e mai mult sau mai putin grav), sau ca intentionam sa criticam stilul interlocutorului nostru, din moment ce ne deosebim de el -ceea ce este mult mai grav.

Cadouri si suveniruri

A oferi cadouri nu trebuie sa fie doar un gest conventional acceptat din corectitudine. Daca o imagine valoreaza cat o mie de cuvinte, si un obiect merita un discurs. Cadourile si suvenirurile sunt adesea ultimul mesaj pe care vizitatorul il ia cu el, iar in absenta gazdei, acestea pastreaza amintirea respectivei intalniri.

Inmanarea cadourilor face parte din uzantele tuturor civilizatiilor. Organizarea unui sejur, a unei ceremonii, a unei receptii sau a unui dineu in onoarea unei personalitati cere timp si efort, pe langa resurse financiare importante. Persoanele intalnite, locurile vizitate, felurile de mancare degustate se uita din pacate usor. Or, obiectul pe care invitatul nostru il va lua cu el, daca este bine ales si reuseste sa-i faca placere, va contribui la a face diferenta intre amintirea efemera si cea propice dezvoltarii unei bune relatii. Diferenta va consta intr-o buna alegere, deoarece un obiect realmente apreciat isi va gasi locul in universul celui care l-a primit. Cadoul va deveni astfel o pledoarie permanenta in favoarea celui care l-a oferit.

Cadourile si suvenirurile: doua lucruri diferite

Suvenirul evoca persoana ori institutia care il ofera sau evenimentul pe care trebuie sa-l reaminteasca. Adesea el are aspectul unei reclame explicite; obiectele respective sunt produse de serie, de folosinta curenta si cu un pret rezonabil, de exemplu: stilou, servieta, prespapier, o carte despre orasul sau regiunea respectiva etc.

Spre deosebire de acestea, cadoul are un caracter unic. El este destinat unei persoane anume, careia i se acorda atentie intr-un mod original, cu intentia de a o impresiona in mod placut. Limitate ca numar, cadourile sunt rezervate sefului delegatiei si uneori principalilor sai membrii; ele nu sunt obiecte de serie, au o valoare mai mare decat suvenirul si pot fi produse in mai multe exemplare, de pilda, o carte de arta in tiraj redus.

Oferirea unui cadou necesita o motivatie clara, care sa justifice acest mod de evidentiere a unei persoane care ne viziteaza sau care este vizitata: in joc sunt interese precise, statutul destinatarului este deosebit, ratiunea deplasarii este exceptionala etc.

Chiar daca pentru o institutie publica, solutia ideala in privinta cadoului este in acelasi timp, evidentierea specificului local si satisfacerea unei preferinte a celui caruia darul ii este destinat, este indicat sa abordam prioritate preferintei. Prin urmare, este bine sa oferim un lucru ravnit, ceva care sa i se potriveasca persoanei cu care dorim sa ne imprietenim.

De aceea, pentru a alege cadoul potrivit, este recomandabil sa ne interesam la colaboratorii destinatarului, la seful sau de cabinet, la ministrul adjunct, la secretara sa, sa ne facem cunoscuta intentia si sa cerem un sfat. O modalitate ce se practica consta in consultarea unui curriculum vitae al persoanei vizate, de unde se pot afla detalii utile: studiile, ocupatiile predilecte, gusturile si preferintele. Un cadou se adreseaza unui individ anume, de aceea cu cat ii va reflecta mai fidel personalitatea, cu atat va fi mai impresionat de gestul nostru.

Modul cel mai discret de a oferi un cadou este de a-l trimite in semn de bun venit in camera de hotel sau la locul de resedinta al vizitatorului inainte de venirea sa. Acesta, o data ajuns va face acelasi lucru, trimitand cadoul destinat gazdei sale. La prima intalnire isi vor multumi reciproc si sobru. A oferi cadoul mai degraba la inceput decat la sfarsit are avantajul de a oferi credibilitate gestului.

In anumite cazuri putem opta pentru inmanarea directa a cadoului, pentru ca pana si cel mai modest cadou capata o valoare inestimabila atunci cand, de pilda este oferit de o personalitate de renume mondial. De asemenea, exista cazuri cand schimbul de cadouri trebuie sa se faca in public, pentru ca de fapt acesta este scopul actiunii: cu ocazia pensionarii cuiva, in locul acordarii unei decoratii, drept recunostinta pentru serviciile pe care cineva le-a facut etc.

In viata particulara, scena despachetarii cadoului si efectul surprizei fac parte integranta din gestul de a da si a primi un cadou. Lucrurile difera in viata publica - fiind vorba de un act de comunicare - este mai bine sa fie cat se poate de clar definit. De aceea, e preferabil ca obiectul oferit sa nu fie impachetat, pentru a evita orice gest neindemanatic. Iar daca in pofida recomandarii de mai sus, primim totusi un cadou ambalat, nu facem o greseala daca il deschidem, apoi multumim si adaugam cateva cuvinte de apreciere.

Incheiem aceasta succinta prezentare a catorva activitati protocolare, cu precizarea faptului ca o actiune protocolara reusita este o simbioza. Respectarea regulilor referitoare la modul de tratare a personalitatilor in functie de locul lor in ierarhie, de precaderea fiecareia fata de celelalte sau de reciprocitatea raporturilor lor foloseste scopului protocolar, dar nu este destul pentru reusita unui eveniment oficial. Acestor reguli trebuie sa li se adauge indeplinirea normelor care tin de eticheta, politete si bune maniere, in general. Deferenta ca si respectul nu cuprind doar obligatii, ci si atentii care dezvaluie personalitatea gazdei si exprima stima pe care o acorda interlocutorului sau. O actiune protocolara incununata de succes este rezultatul simbiozei acestor elemente, care concura la punerea in evidenta a sensului pe care trebuie sa-l aiba un eveniment al vietii publice.

Unii dintre noi s-ar putea crede autorizati sa ignore protocolul, eticheta, sau chiar politetea, argumentand ca este vorba de norme perimate, fata de care nu suntem obligati sa ne supunem; preocuparea pentru aceste probleme ar echivala cu aceea de a trezi la viata in mod artificial, niste piese de muzeu, cu incercarea de a perpetua un trecut demult apus. Raspunsul pe care il oferim acestor persoane este ca limbajul protocolului evolueaza la randul sau, iar pe de alta parte, chiar daca formele si mijloacele s-au schimbat, necesitatile au ramas aceleasi.

Cum ne atrage atentia Louis Dussault in lucrarea amintita deja, este totusi semnificativ faptul ca, in timpul razboiului din Golf, seful operatiilor militare, generalul Norman Schwarzkopf, a tinut seama cu multa grija de delicatele probleme religioase specifice liderilor din acea regiune, mai ales in ceea ce-i privea pe sauditi, langa care isi instalase cartierul general. A acordat, de asemenea, cea mai mare grija relatiilor sale cu sefii contingentelor aliate. In fiecare zi trebuia sa se asigure ca aceasta coalitie heteroclita de treizeci de tari nu va exploda pentru ca un anume general a fost vexat sau o anume tara nu a fost consultata.    

Regresand mult in timp, imparatul Bizantului punea atelajul sau la dispozitia ambasadorilor tarilor vecine sau indepartate, prietene sau chiar inamice, de indata ce acestia ajungeau la portile cetatii, pentru a fi condusi la palatul unde ii astepta. Nu era doar un gest protocolar, ci si un mod de a asigura securitatea oaspetelui. Caleasca, escortata de un detasament al Jandarmeriei regale, care duce un nou ambasador sa-si prezinte scrisorile de acreditare guvernatorului general din Ottawa sau limuzina guvernamentala care il asteapta la sosirea sa pe aeroportul Sainte-Foy, pentru a face vizitele de curtoazie autoritatilor din Quebec, toate acestea se inscriu in aceeasi succesiune istorica a consideratiei acordate unei personalitati care isi asuma o responsabilitate a vietii colective, personificand un simbol. Prin urmare, formele si mijloacele se pot schimba, necesitatile raman aceleasi. Respectul pe care il demonstram prin respectarea normelor de protocol, eticheta reflecta de fapt atitudinea pe care o avem fata de institutiile statului si cei care le slujesc, fata de statul de drept, din care facem la randul nostru parte.

Cate piete n-au ramas oare inabordabile unor oameni de afaceri care n-au stiut sa tina seama de obiceiurile unuia sau altuia dintre omologii lor straini? E mai mult ca sigur ca un cumparator nu este solicitat numai de o singura persoana, ci si de alti furnizori de bunuri si servicii. Pentru fiecare industrias care incearca sa convinga, exista cel putin inca doi concurenti care ofera aceleasi lucruri la un pret comparabil. In acest caz, determinanta va fi calitatea relatiei existente.

Cum spuneam la inceput stabilirea unui contact, mentinerea sau intreruperea lui tin de capacitatea de a intelege semnele, de a le decoda si de a le respecta. Limbajul protocolului si al etichetei evolueaza. Ca in orice comunicare, este indicat sa avem grija sa evitam un vocabular depasit sau sa impunem unul nou, al carui sens, prea personal, ar fi ermetic si eventual socant, pentru ca ar fi de neinteles sau, si mai rau, gresit interpretat. Daca trebuie sa stim sa distingem ce este util si ce nu, ce este semnificativ si ce nu, trebuie sa stim si sa propunem formule care sa intruneasca unanimitatea.

Arta de a stapani bunele maniere consta in a trai bine si a profita in liniste de bucuriile pe care ti le ofera relatiile cu ceilalti, sau, cel putin, in a beneficia de acestea pe cat se poate. "Protocol, eticheta, politete fac parte din pretul care trebuie platit pentru a mentine armonia intre noi si mediul in care evoluam. Cu cat sunt mai bine cunoscute si asimilate, cu atat impieteaza mai putin asupra libertatii noastre. Inerente vietii in societate, ele insotesc progresul civilizatiei."[1]