Corespondenta comerciala

1. Generalitati privind corespondenta comerciala.

In mod obisnuit corespondenta comerciala intervine intre firme sau oameni de afaceri ori intre acestia si terti necomercianti cu ocazia variantelor tranzactii sau a altor fapte comerciale. Orice documente privind comertul, atasate scrisorilor comerciale, fac parte din sfera larga a corespondentei comerciale, fiecare document pastrandu-si insa nealterate identitatea si caracterul sau juridic.

Prosperitatea pietelor, tratativele comerciale, ofertele in general, vastele operatiuni bancare si de asigurari, contractele de transport, de constructii-navale, de vanzare sau de diverse prestari, tratarea diferitelor probleme litigioase, sunt efectuate de regula prin folosirea corespondentei comerciale.

In sfera larga si foarte variata a comertului international, corespondenta comerciala se inscrie ca o disciplina aparte, atat prin implicatiile juridice pe care le antreneaza, cat si prin tehnica inlocuirii diferitelor tipuri de scrisoare si prezentarii lor in conditiile cerute de uzantele comerciale, de exigente gramaticale si estetice, prin formularea clara si precisa a ideii, a folosirii termenilor comerciali specifici cei mai potriviti scopului.

Indosariata metodic si pastrata cu ingrijire corespondenta primita si copia celei expediate constituie o oglinda fidela a vietii firmei, a tranzactiilor efectuate si a solutionarii diverselor fapte de comert. In cazuri speciale, corespondenta comerciala poate constitui probe in justitie.

In comertul maritim si, prin excelenta in expeditiile internationale si transporturile maritime, corespondenta comerciala, ca si documentele referitoare la aceste expeditii si transporturi se redacteaza cu precadere in limba engleza, ca urmare a traditiilor inscrise de Anglia in aceasta sfera de activitate comerciala.

Corespondentul comercial, intelegand prin aceasta si expeditorul international, este un lucrator de inalta calificare si rolul sau in cadrul unei firme comerciale este considerabil.

Ca pregatire el trebuie sa cunoasca temeinic:

- limba in care scrie, cu subtilitatile si particularitatile ei gramaticale;

- specificul firmei pentru care lucreaza;

- insemnatatea, valoarea, functia si caracterul juridic al documentelor ce intervin in specificul comercial a firmei respective (cec, scrisoare de credit, ordine de plata, factura, oferta, contract de vanzare, contract de transport, conosament, certificat de expertiza, specificatii, etc.);

- folosirea si interpretarea justa a termenilor comerciali;

- principiile generale ale dreptului comercial si civil.

Corespondentul comercial trebuie sa aiba clar in minte ceea ce va scrie, altfel va folosi cuvinte fara inteles precis si se va pierde in generalitati vagi. Fara un sistem de gandire comercial bine organizat nu se poate asterne clar in scris ideea conducatoare.

Este semnificativa parerea unor autori de seama in materie de corespondenta comerciala, potrivit careia nu ar exista o limba comerciala. Insa, este demn de retinut faptul ca se poate vorbi de un limbaj comercial creat de-a lungul istoriei comerciale, precum si de o terminologie bogata, cu intelesuri specifice, proprie diferitelor categorii de activitate comerciala (comert exterior, expeditii internationale, comert si transport maritim, transport pe uscat si aerian, asigurari, comert bancar si finante, marketing, etc.) cu care corespondentul comercial trebuie sa fie bine familiarizat. In acest context, corespondenta comerciala implica o tehnica si reguli consacrate, a caror cunoastere si aplicare justa fac parte din sfera larga a disciplinei comerciale.

Ca regula generala, corespondentul comercial este lucratorul din cadrul unei firme, anume calificat in aceasta specialitate, si a carui atributie de serviciu este redactarea corespondentei.

Corespondentul comercial insa, este - sau trebuie sa fie - si oricare dintre lucratorii firmei, si cu deosebire, cadrele de conducere, care, prin activitatea lor, poarta corespondenta comerciala, indiferent de calificarea pe care o au.

In practica, corespondenta comerciala are forma si continut aproximativ identice care la unele mari firme au caracter curent (la banci, scrisorile de debitare sau creditare, avizarea scadentelor; la societatile de asigurare avizarea scadentei asigurarii sau a ratelor de plata, la societatile de exploatare portuara listele de incarcare, ordinele de imbarcare, protestele, listele de receptie a marfurilor), consta intr-o scrisoare-formular pe care sunt imprimate antetul, frazele tipice ce intervin invariabil in specificul acestui fel de scrisoare, si prevazute cu spatii libere pentru scrierea datelor care variaza dupa caz.

2. Stilul in corespondenta comerciala.

Raporturile comerciale, oricare ar fi natura lor, dintre diversi parteneri, chiar cand privesc intelegeri dintre cela mai neplacute, trebuie tratate in cadrul strict al etichetei comerciale. Aceasta inseamna respect fata de faptul comercial in sine, care, printre altele, implica cu necesitate decenta in exprimare. Expresiile ofensatoare trebuie evitate in mod absolut, in orice imprejurare. In acest context se inscrie unul din principiile calauzitoare ale stilului scrisorii comerciale.

Modul de exprimare in scrisoarea comerciala trebuie sa fie clar, concis si politicos. O nuanta de subtila sobrietate sugereaza nota de tinuta serioasa a expeditorului. Forma familiara, ca si politetea exagerata sunt contraindicate, chiar intre firmele inrudite (asociatii de firme, centrale si sucursale, etc.).

Neobservarea si nerespectarea regulilor gramaticale, a ortografiei corecte si a punctuatiei, folosirea unui vocabular nepotrivit, invechit, banal sau pompos, ca si folosirea barbarismelor, sunt defecte inadmisibile.

In scrisoarea comerciala ideile trebuie expuse in forma cea mai simpla. Frazele prea lungi, cu cuvinte prea cautate , figurile de stil, exprimarea complicata prin folosirea de cuvinte inutile sau cu inteles confuz ori interpretari diferite, rapesc cititorului timp pretios, obosesc si indispun.

Intrebuintarea termenilor comerciali, in sensul lor cel mai exact este de o importanta considerabila; folosirea lor improprie, pe langa faptul ca lasa o unda de indoiala asupra seriozitatii si competentei firmei de la care emana, poate cauza confuzii, neintelegeri, pierderi de timp, litigii si prejudicii materiale.

O elementara dar indispensabila conditie a scrisorii este, folosirea termenilor concreti si observarea cu atentie a formei gramaticale corecte, chiar daca scrierea incorecta nu lipseste textul de inteles clar. Astfel, daca s-ar scrie 'he don't pay' in loc de 'he does not pay' sau 'oportunity' in loc de 'opportunity', intelesul este clar, insa fraza este incorecta din punct de vedere gramatical.

Asemenea erori, pe langa faptul ca fac impresie nefavorabila destinatarului, distrag atentia acestuia, pe care o doreste semnatarul concentrata asupra subiectului scrisorii, obligand-ul sa urmareasca erorile si terminand adesea prin a nu-i mai acorda interesul cuvenit.

Repetitia, sub formele sale cele mai diverse, admisa in literatura sau in scrisorile personale constituie un 'balast' inutil in corespondenta comerciala. Evitarea 'balastului' se recomanda cu insistenta.

O calitate principala a scrisorii comerciale este sa faca impresie si sa poata fixa atentia cititorului atat prin forma, cat si prin fondul ei, chiar de la primul paragraf. In acest sens trebuie conceputa astfel incat sa poata fi citita cu placere si usurinta.

Tratarea problemelor, in ordinea lor logica, in fraze scurte si clare este una din conditiile care fac naturaletea stilului comercial.

3. Aranjarea in pagina a scrisorii comerciale.

Forma cea mai corecta de scrisoare comerciala a constituit si constituie obiect de preocupare continua a diverselor institutii de specialitate, precum si a sectiilor de studii ale firmelor comerciale. Si daca o forma sau alta e sustinuta sau controversata, este unanim admis ca modul de prezentare a scrisorii, aspectul ei interior au un important efect psihologic in crearea impresiei, de la prima vedere, impresie care poate influenta in mod favorabil sau nu intelegerea.

Aranjarea in pagina, stilul si acuratetea sunt conditii esentiale ale scrisorii comerciale moderne. Elementele scrisorii trebuie dispuse in pagina bine centrat, armonios si echilibrat. Fiecare idee principala a obiectului scrisorii comerciale, indiferent de numarul frazelor prin care se exprima se scrie intr-un singur paragraf. Paragraful, constituit din una sau mai multe fraze, se scrie in randuri succesive neintrerupte, fara spatii libere intre ele (la un rand). Intre paragrafe se lasa doua randuri libere.

Textul scrisorii, centrat simetric, trebuie sa aiba margine libera atat la stanga, cat si la dreapta. Scrisul inghesuit pana la marginea din dreapta a scrisorii sau pana la marginea de jos, spatiul inegal dintre randuri, creeaza impresie nefavorabila asupra seriozitatii expeditorului. In partea stanga se lasa un spatiu liber de 4-6 cm, necesar indosarierii scrisorii si pentru ca aceasta sa poata fi citita cu usurinta chiar prinsa la dosar. Acest spatiu serveste si pentru scrierea diverselor indicatii date de destinatar cu privire la modul de tratare a problemei.

Spatiul liber din dreapta trebuie sa fie de aproximativ 2 cm. Este cu totul contraindicat ca randurile sa fie scrise chiar pana la marginea scrisorii si la fel de contraindicata este despartirea cuvintelor la sfarsitul randului. Terminarea randurilor este inevitabil neregulata astfel incat spatiul liber din dreapta nu poate fi strict linear. El capata o forma asimetrica care, insa, in planul scrisorii este armonioasa.

La scrisorile de forma dantelata si semibloc, fraza de introducere, orice paragraf nou., ca si incheierea incep de regula, cu 1 cm (4 semne) spre dreapta fata de celelalte randuri ale textului scrisorii. Unele firme folosesc insa spatiul de 1,5 cm (6 semne) si chiar mai mare.

La scrisorile de tip bloc toate randurile incep de pe aceeasi verticala, asa cum se va arata mai departe (vezi Forma scrisorii comerciale).

Intre adresa destinatarului (inside adress) si 'modul de adresare' (salutation) se lasa doua-trei randuri libere.

Textul propriu-zis al scrisorii (brody of the letter) incepe cu doua sau trei randuri sub modul de adresare.

Cand textul nu poate fi cuprins intr-o pagina continuarea nu se face pe verso ci pe o alta pagina, de obicei fara antet, sau cu un 'antet de report' prescurtat, scris in stanga paginii de sus.

In linie cu antetul de report sau imediat sub acesta se scrie numele adresantului si data scrisorii, urmate de cifra 2 pentru pagina a II-a, 3 pentru a III-a s.a.m.d.

Exemplu:

SOCEP S.A.: M. Alexandru, Constanta, 7th July. 1994,2

Continuarea textului se scrie cu aproximativ 4-5 cm sub linia antetului.

La marginea de jos a primei pagini, spre dreapta, se scrie: 'to be continued' (se continua) sau simplu -/2 sau -/Over. Daca totusi scrisoarea este continuata contraindicat, si pe verso, la marginea primei pagini se scrie P.T.O. adica 'please turn over' (rugam intoarceti pagina). In acest caz spatiul se lasa la marginea din dreapta pentru ca, in dosar, sa se suprapuna spatiului liber de pe fata scrisorii.

In ceea ce priveste alegerea formei de scrisoare (bloc, semibloc, dantelata, etc.) si modul ei de intocmire, ca si stilul folosit, acestea sunt la libera alegere a firmei respective in functie de practica sa in materie de corespondenta de rutina si traditie (vezi 'Forma scrisorii comerciale').

Desi orice inovare, incalcand reguli bine statornicite prin rutina, intalneste opozitia ferma a traditiei, teoria corespondentei moderne gaseste un camp de aplicare practica tot mai larg.

4. Hartia si antetul (stationery and letter head).

Impresia placuta pe care scrisoarea comerciala o poate face cititorului, la prima vedere, este determinata in buna masura si de forma si caracterul antetului, de calitatea hartiei, de forma si calitatea plicului.

Folosirea papetariei ieftine este un indiciu de zgarcenie si lipsa de consideratie pentru adresant.

Hartia de scrisoare, denumita curent hartie cu antet sau formular de scrisoare, variaza ca dimensiuni in functie de uzanta firmelor in materie de corespondenta. In practica comerciala se foloseste, in general, formatul de 20 x 29 cm sau 20 x 25 cm pentru scrisori normale (mari) si 20 x 15 cm pentru scrisori mici.

Cea mai indicata culoare pentru hartia de scrisoare este albul deoarece contrastul alb-negru permite o citire mai putin obositoare. Unele firme folosesc insa prin traditie si alte culori. Copiile scrisorilor sunt in mod frecvent de alta culoare (galben, vernil, roz, etc.) spre a se deosebi cu usurinta de scrisoarea originala, si sunt confectionate din hartie subtire (foita).

Antetul exprima intr-o anumita forma grafica denumirea firmei, obiectul ei de comert si, eventual marca de fabrica sau o sigla reprezentate uneori prin simboluri. De asemenea, adresa completa a sediului principal, a sucursalelor si agentiilor. El face parte din fondul de comert al firmei si reprezinta insasi firma.

In forma si continut nu este guvernat de anumite reguli de standardizare. Orice firma are libertate deplina de a-si alege antetul dorit ca si forma de scrisoare, potrivit specificului activitatii ei, a conceptiei sale despre comert si reclama. In aceasta privinta un rol important il are influenta puternica a traditionalului si practica comerciala. Totusi in conceptia, comertului modern, exista tendinta ferma catre bun gust prin simplitate. Antetul, in acest spirit, trebuie sa aiba un aspect placut, imprimat cu ingrijire - de preferinta in relief -usor vizibil, sa nu fie prea incarcat, inghesuit sau inzorzonat. Unele firme obisnuiesc, si nu este contraindicat, sa arate in antet data infiintarii firmei (data of founding), numele directorilor ei si, eventual, un simbol. Este in general admis ca un antet bine conceput trebuie sa permita cititorului de a lua cunostinta cu usurinta, dintr-o simpla privire, urmatoarele elemente:

- care este firma de la care primeste scrisoarea;

- care este obiectul ei de comert;

- unde isi are sediul principal, sucursalele si agentiile;

- adresa postala si telegrafica;

- numerele de telefon, telex, fax si codurile folosite.

Marile firme comerciale sunt organizate in mai multe departamente sau servicii pe specific de activitate. Aceste departamente sau servicii au libertatea, potrivit regulamentului lor de organizare, de a trata direct diversele probleme ale firmei. In asemenea cazuri antetul poarta si denumirea departamentului sau serviciului de unde emana corespondenta.

Raspunsurile date unei firme pe al carei antet s-a specificat si un departament sau un serviciu anume, trebuie, in

mod necesar, sa indice aceste compartimente pentru ca scrisoarea sa ajunga cu usurinta si fara intarziere la locul cuvenit (vezi 'Referinta - reference line' si 'Obiectul scrisorii - subject line').

5. Plicul (envelope).

Plicurile din corespondenta comerciala variaza ca dimensiune, pentru scrisorile constand dintr-o singura pagina se folosesc plicuri mici,.obisnuit de 16 x 11 cm. Pentru scrisorile formate din mai multe pagini, insotite eventual si de cateva anexe, se folosesc de obicei plicuri mijlocii, de exemplu de 23 x 16 cm. La corespondenta constituita din pagini multe, avand si anexe numeroase se folosesc plicuri mari confectionate din hartie durabila, de buna calitate.

Plicurile mici pot fi simple, asa cum se afla de regula in comert, sau cu fereastra (window envelope), prin care sa se poata citi cu usurinta adresa destinatarului, incat introdusa in plic, adresa destinatarului sa apara exact in spatiul ferestrei. Uneori, pentru folosirea mai lesnicioasa a plicurilor cu fereastra., adresa destinatarului (in side adress) este scrisa in partea de jos, spre stanga., a hartiei cu antet, sub linia semnaturii.

Culoarea plicului este in general alba. Totusi, unele firme prefera o culoare distincta ca un semn al individualitatii. Bunul gust in materie de corespondenta comerciala exclude culorile tari si cere ca hartia cu antet sa se armonizeze in culoare cu plicul. Totusi, in ciuda acestei reguli, se obisnuieste ca, din considerente de organizare a arhivei, corespondenta catre si de la sucursalele unei firme sa fie de culori diferite, in dezacord cu culoarea plicului. Plicurile confectionate din hartie de calitate inferioara fac impresia de zgarcenie si saracie si trebuie evitate.

Adresa pe plic (envelope adress) . Numele si titlurile adresantului ca si intreaga sa adresa, scrise pe plic, trebuie sa nu difere cu nimic de cele scrise pe hartia cu antet. Regulile postelor, in general, limiteaza la 5 linii scrierea adresei destinatarului. Daca insa este necesar ca adresa destinatarului sa fie insotita de unele informatii suplimentare ca 'Personal' sau 'Attention of Mr.- - -', care ar necesita folosirea a 6 linii, aceste notatii se vor inscrie in partea de jos, spre stanga, a plicului, cu conditia insa, ca in aceasta parte sa nu mai fie alte mentiuni.

Scrisoarea recomandata va purta pe plic mentiunea REGISTRED (recomandat), iar expedierea ei prin posta aeriana se indica prin cuvantul BY AIR MAIL (prin avion) aceste notatii facandu‑se in partea dreapta de sus a plicului.

6. Folosirea majusculelor (capitalization)

In scrisorile comerciale engleze se scriu cu initiale majuscule:

a. Primul cuvant al unei propozitii sau fraze.

b. Numele proprii si abrevierile lor. In general, prescurtarea numelor proprii - de obicei prenumele - se abreviaza numai prin literara initiala a numelui si numai daca firma sau persoana respectiva foloseste abrevierea. Astfel Gheorghe se abreviaza prin G. si nu Gh. Nu se admit abrevieri cand firma sau antetul este scris cu numele intreg. De pilda Robert, Hogg and Company Ltd. nu se poate abrevia in R. Hogg and Company Ltd. deoarece majuscula R poate fi initiala mai multor nume (Richard, Rand, Raymond, etc.).

c. Toate cuvintele, inclusiv prescurtarile din denumirile firmelor, sucursalelor si agentiilor sau ale serviciilor, cu exceptia prepozitiilor, conjunctiilor si articolelor. De asemenea the se scrie cu initiala majuscula cand este primul cuvant al denumirii firmei.

Hull Branch sucursala Hull

Chartering Departament    serviciul navlosiri

Export Departament serviciul export

P.O.B.; P.O.Box (Post Office box)    casuta postala

d. Cuvintele si prescurtarile pe care autorul le considera importante din punct de vedere tematic: the Owners - armatorii; the Charterers - navlositorii; the Waster - comandantul; F.O.B. - liber pe nava.

e. Denumirea marfurilor, navelor, a documentelor aferente unei tranzactii si prescurtarile lor:

All Wire and Steel Plates are loaded on m/s 'TURDA'

B/L (Bill of Lading) - conosament

f. Functia sau pozitia si titlurile unor persoane si abrevierile lor, cu exceptia conjunctiilor, prepozitiilor si articolelor: Chairman of the nord of Directors - presedinte al Consiliului de administratie; Director, Manager - director.

g. In modul de adresare (salutation) si adresa destinatarului (inside adress) prima litera a cuvintelor prescurtate se scrie cu initiala majuscula: Mr. (mister) - domnul; domnule, Mrs. (mistress) - doamna, doamnei.

h. Primul cuvant din 'formula de incheiere'Yours faithfully; Sincerely.

i. Toate cuvintele inclusiv prescurtarile, in denumirea statelor, oraselor, strazilor, bulevardelor si denumirilor, pietelor, sectoarelor, edificiilor, hotelurilor, precum si indicarea etajelor si apartamentelor sau a camerelor.

j. Zilele saptamanii si lunile anului.

k. Numele de tari, popoare si adjectivele corespunzatoare, precum si numele limbilor.

l. Toate cuvintele care se refera la obiectivul scrisorii, cu exceptia conjunctiilor, prepozitiilor si articolelor: Re: M/T 'PETROSENI' - General Avarage - Put into Constantza 1.7.93.

m. Cuvintele care indica modul de expediere al scrisorii: Air Mail, Registered.

n. Sectorul postal (post code): Use the post code; London EC 3A lAB

7. Forma scrisorii comerciale.

In mod curent se folosesc 6 forme: Intented (dantelata sau identata), Block (bloc), Semiblock (semibloc), Complete Block sau full block (bloc complet), Handing Intendation (dantelare suspendata) si simplified (simplificata).

Forma Intented. Scrisoarea dantelata este caracterizata prin scrierea variat retrasa, fata de marginea din stanga a randurilor care indica adresa destinatarului si prin inceperea retrasa a fiecarui inceput de paragraf, cu aproximativ 2 - 3 cm fata de celelalte randuri ale scrisorii. In prezent aceasta forma de scrisoare este considerata demodata, folosita din ce in ce mai rar, aproape scoasa din uz, totusi ea se mai practica de unele firme in virtutea puternica a traditiei. Forma dantelata implica un timp mai indelungat pentru stenografiere si dactilografiere, precum si dificultatea unui efort suplimentar in citirea rapida.

Forma Block. Daca considerentul estetic, apreciat in corespondenta comerciala, nu poate fi atribuit cu suficienta autoritate unei anumite forme de scrisoare comerciala, avantajul economic si de citire mai lesnicioasa au influentat utilizarea pe scara tot mai larga a formei bloc, fiind universal acceptata ca moderna, corecta si economica. Aceasta forma este frecvent folosita in S.U.A.

Denumirea bloc se datoreaza faptului ca adresa (inside adress), forma de adresare sau salutare (salutation), obiectul scrisorii (the subject line) si paragrafele (the paragraphs of the letter) sunt aranjate in bloc, adica toate incep de la margine. Data, incheierea si semnatura se scriu in partea din dreapta a scrisorii. Intre adresa destinatarului si forma de adresare se lasa un spatiu liber de doua sau trei randuri. Intre paragrafele textului se lasa cate un spatiu liber de doua randuri. Scrierea aceluiasi paragraf se face 'la un rand'.

Forma Semiblock. Este o combinatie intre forma bloc si forma dantelata. Pastreaza in total forma bloc pentru referinta, data, adresa destinatarului si modul de adresare. Obiectul scrisorii si a paragrafelor din corpul scrisorii se scriu dantelat, inceputul fiecarui paragraf fiind mai retras fata de linia verticala formata de referinta, adresa destinatarului si modul de adresare.

Forma Complete Block on Full Block. Este o varianta a formei bloc in care toate elementele scrisorii, inclusiv data, incheierea si semnatura incep de la marginea din stanga.

Este o forma atractiva care raspunde si cerintelor economice, folosita cu precadere in S.U.A., si tinde sa fie adoptata pe scara tot mai larga in Anglia si continentul european.

Forma Handing Intendation. In aceasta forma de scrisoare, primul rand al fiecarui paragraf incepe de la marginea din stanga, in timp ce randurile urmatoare sunt mai retrase, incepand la o distanta de 1,5 - 2 cm (6 - 8 semne) de la linia verticala in raport de referinta, adresa si modul de adresare. Scopul urmarit prin acest mod de intocmire a scrisorii este de a spori atentia cititorului asupra fiecarei fraze in parte. Este o forma rar intalnita. Se foloseste in special in scrisorile referitoare la vanzari.

Forma Simplified Letter. In aceasta forma, scrisoarea se remarca prin simplitate excesiva in modul de aranjare a partilor ei componente. Toate elementele scrisorii, incepand cu data si terminand cu semnatura pornesc de la marginea din stanga. Partile componente ale scrisorii simplificate sunt mai reduse, prin eliminarea formei de adresare si a incheierii in general, este lipsita de formulele traditionale de politete.

Comunicarea prin acest fel de scrisoare este rece, lipsita de orice nuanta afectiva.

8. Elementele principale ale scrisorii comerciale si ordinea lor.

Scrisoarea comerciala cuprinde, in genere, urmatoarele 9 elemente principale:

1. antetul sau adresa firmei expeditoare (heading, letter head);

2. referinta (reference line);

3. data (date);

4. adresa destinatarului (inside adress);

5. modul de adresare sau salutarea (salutation);

6. obiectul scrisorii (subject line);

7. corpul scrisorii (body of the letter);

8. formula de incheiere sau formula de politete (complimeraty close);

semnatura (signature).

Corpul scrisorii, la randul sau, se poate divide in trei parti:

a. fraza de introducere (opening/ first paragraph);

b. tratarea obiectului (wording of the subject mater, the body proper);

c. fraza finala sau de incheiere (final paragraph).

Referinta (reference line) folosita prescurtat ref. este o indicatie care, asemenea unui cod international, ajuta la identificarea imediata a persoanei care se ocupa de problema tratata prin corespondenta respectiva, sau a dosarului cauzei. Ref. este urmat de punct. In corespondenta engleza ref, completat cu initiale majuscule care constituie referinta propriu-zisa, primeste doua puncte (Ref:) sau doua puncte si liniuta (ref:-). Cand se foloseste punctuatia facultativa (open punctuation) se foloseste sau numai punctul la prescurtare (ref.) sau numai doua puncte (ref:).

In general referinta este plasata in cadrul scrisorii, sus, in dreapta imediat sub data, sau in stanga antetului, sub linia telefonului. Mai rar, se scrie jos, in partea stanga a scrisorii, sub nivelul semnaturii.

In mod urgent, scrisorile comerciale poarta atat referinta firmei expeditoare(Our ref. - our reference) cat si a destinatarului (Your ref. - Your reference).

Our ref. indica adresantului ce referinta sa mentioneze in raspunsul sau.

Your ref. transpusa in scrisoarea expediata, exact ca in cea primita, ajuta firma destinatara sa repartizeze corespondenta la locul potrivit fara nici o dificultate.

Raporturile intre doua firme sunt, in cele mai multe cazuri, foarte variate in cadrul aceluiasi obiect de comert. Intre doua firme comerciale pot exista concomitent un mare numar de tranzactii sau prestari servicii, fiecare din acestea constituind un contract sau un anumit caz.

Fiecare caz sau contract are o identitate proprie si o identificare, materializata sub forma unui cod, care in cazul firmei respective poate fi denumit pozitie sau - cu deosebire in cadrul contractelor - numar etc.

Diversitatea cazurilor comerciale si a modului lor de tratare implica o corelare precisa intre caz (dosar) si corespondenta respectiva. Corelarea se asigura prin referinta.

Intotdeauna scrisorile schimbate intre diversele firme trebuie, in mod reciproc, sa foloseasca cu strictete referinta scrisorii primite de la partenerul sau.

Asemenea oricarui act comercial scrisoarea comerciala trebuie sa cuprinda in mod necesar data intocmirii ei si localitatea in care a fost intocmita. Importanta inscrierii datei consta in consemnarea in timp a comunicarii, cu multiple consecinte juridice, data fiind si un element de referinta in circuitul corespondentei.

Se presupune in genere data inscrisa in scrisoare coincide cu aceea a expedierii ei. In practica insa, se intampla ca intre acestea sa fie diferente de timp apreciabile, care uneori pot cauza daune considerabile uneia din parti, cu deosebire cand data scrisorii are rol determinant ca, de pilda, in notificari sub semnatura privata (vezi 'Notice of readiness'), insemnarea de conosamente sau in imprejurari in care scrisoarea are ca scop o punere in intarziere sau crearea de obligatii sau o instituire de drepturi.

Data reala a scrisorii - data care, obliga - este data expedierii, adica data postei, dovedita prin stampila oficiului postal aplicata pe plicul scrisorii respective sau pe cartea postala, ori pe borderoul scrisorilor expediate, in cazu1 expedierilor colective.

In mod obisnuit, data se scrie in partea de sus din partea dreapta a scrisorii, cu minimum doua randuri mai sus de randul pe care se scrie adresa destinatarului. Uneori se scrie imediat dupa localitate (Constantza 31st May 1994).

Totusi, potrivit, practicii firmei, data poate fi plasata si direct sub antetul firmei in scrisoare, sau, la forma de scrisoare simplificata, in partea stanga, sub referinta.

In sistemul englez, data se scrie prin folosirea numerelor ordinale (ordinal numbers) cu terminatiile lor.

Modul de adresare este formula de politete conventionala cu ajutorul caruia se face introducerea in corpul scrisorii. Se scrie cu doua-trei randuri sub linia adresei si cu tot atatea randuri deasupra liniei de referinta si incepe intotdeauna de le marginea stanga a scrisorii.

Practic, modul de adresare este doar o formula de curtoazie; el nu transmite nici un mesaj personal. Unii corespondenti, cu deosebire in S.U.A., il omit derogand de la o frumoasa traditie in materie de corespondenta comerciala.

In modul de adresare se folosesc urmatoarele titluri de curtoazie:

Dear Sire. My dear Sire (stimati domni) si Sire (Domnilor); Gentleman (domnilor);

Dear Sir, My dear Sir (stimate domn) si Sir (domnule) ;

Dear Mr. . (Stimate domnule. . . ) ;

Dear Miss.( Stimata domnisoara);

Dear Madam (Stimata doamna);

Mesdames sau Ladies (doamnelor).

Sunt imprejurari in care este de dorit ca o scrisoare privind anumite relatii speciale dintre parteneri sa fie adresata unei anumite persoane din cadrul firmei destinatare, cu care eventual s-au purtat discutii prealabile sau care se ocupa anume de problema care formeaza obiectul scrisorii. In aceste cazuri adresarea se face la singular, daca vizeaza 'direct' persoana respectiva si la plural, cand scrisoarea este in 'atentia ' persoanei dorite.

Sunt imprejurari in care scrisoarea trebuie adresata unei anumite persoane cu functie importanta in firma destinatara, dar al carei nume nu este cunoscut de catre corespondent.

Indicarea functiei fara numele persoanei este admisa numai in cazurile in care aceasta functie este unica in cadrul firmei respective ca, de exemplu: Chairman/President (presedinte), General Manager (director general), Secretary (secretar), Chief Accountant (contabil sef), etc. In aceste cazuri denumirea functiei este precedata de articolul hotarat the.

Scrisorile adresate unei terte persoane prin intermediul unui partener cu care acesta are diverse relatii sau caruia ii este cunoscut, cuprind formula C/o, prescurtare de la care of (prin grija).

Obiectul scrisorii este anuntarea succinta a problemei ce se trateaza prin corespondenta respectiva. Scopul acestui element in scrisoarea comerciala este ca destinatarul sa ia cunostinta, de la prima privire, despre ce se trateaza in scrisoarea respectiva si ca el sa poata identifica cu usurinta dosarul cauzei, asa cum referinta ajuta la identificarea persoanei. Se recomanda ca in scrisorile de raspuns 'obiectul scrisorii' sa aiba o redactare identica cu aceea din scrisoarea primita. Obiectul scrisorii nu se redacteaza in virtutea unor norme, stabilite, insa, din practica lucrurilor, s-au impus principii pe baza carora trebuie sa arate succint si clar problema tratata si localizarea ei in timp.

La problemele de navlosire si de expeditii si transporturi maritime in general, se arata contractul C/P sau caricul si relatia de transport despre care se trateaza si, eventual, numele navei, locul si data la care se refera tranzactia sau alt element de natura comerciala.

Asa cum am mai aratat, corpul scrisorii comerciale, oricum ar fi ea redactata, si oricare ar fi obiectul ei, este constituit din trei parti:

fraza de introducere sau introducerea;

tratarea subiectului;

fraza de incheiere.

De cele mai multe ori constrans de timp, cititorul isi formeaza parerea despre continutul unor scrisori doar dintr-o sumara privire, de obicei numai asupra inceputului frazelor, si, poate citeste ceva mai atent fraza finala care, in general, comporta concluzia. Daca aceasta citire superficiala atrage interesul, el va reciti scrisoarea in intregime cu atentia cuvenita.

Spre a fi eficienta, spre a-si atinge imediat scopul urmarit, si anume de a atrage atentia si interesul cititorului, scrisoarea comerciala trebuie sa fie astfel conceputa si prezentata incat, chiar de la fraza de introducere, sa indeplineasca urmatoarele patru conditii:

1. sa faca impresie favorabila;

2. sa evidentieze clar problema la care se refera;

3. sa dea scrisorii un ton amical si prietenos;

4. sa faca legatura cu corespondenta precedenta.

Fraza de introducere este elementul psihologic cel mai important al scrisorii comerciale. Daca este atractiva si interesanta, scrisoarea va fi citita in intregime cu atentie si are sansa de a primi o solutionare favorabila. Pentru atingerea acestui tel, fraza de introducere trebuie sa fie scurta spre a conduce pe cititor in mod treptat spre fondul problemei si sa spuna ceva esential, spre a atrage interesul cititorului. In aceasta fraza se face referite la scrisoarea careia i se raspunde si la obiectul problemei.

Cu observarea indicatiilor de mai sus, tratarea obiectului se face in jurul unei idei centrale precise. Frazele sunt folosite separat si in totalitate spre a usura intelegerea comunicarii. In acest sens, este cu totul contraindicat ca, in aceeasi scrisoare sa se trateze mai multe obiecte distincte. Orice problema trebuie tratata cu scrisoare separata, si pentru fiecare dintre ele sa se deschida un dosar anume.

Ideea conducatoare in fraza finala a scrisorii comerciale este aceea de a ajuta sau determina pe cititor sa accepte punctul de vedere al semnatarului ei.

Fraza de incheiere este elementul care lasa cititorului ultima impresie si este deci determinanta in obtinerea deciziei sale. Oricare ar fi obiectul corespondentei, tonul politetii din aceasta fraza nu trebuie sa fie in disonanta cu tonul general al scrisorii, chiar cand este vorba de contradictii sau litigii importante si dupa caz, in masura posibilului sa aiba o nota concilianta. Ca principiu general, in materie de corespondenta comerciala, fraza de incheiere trebuie sa dea o nota de sinceritate si buna credinta reala in toate raporturile, cu orice corespondent.

Formula de politete (complimentary close) este elementul de scrisoare comerciala care precede semnatura. Asemenea 'modului de adresare', 'formula de politete' are o gradatie de folosire potrivit raporturilor mai mult sau mai putin formale sau de amicitie intre partile corespondente. Intre aceste doua elemente ale scrisorii comerciale trebuie sa existe o stricta corelare de ton.

Este nepotrivit si neindicat de a folosi un mod de adresare foarte formal si a se termina cu o forma de politete mai putin formala sau amicala. In toate cazurile, aceste elemente trebuie sa fie in ton cu intregul text al scrisorii si in mod deosebit cu fraza de incheiere.

In teoria si practica corespondentei comerciale formula de politete este variata si in forma si in gradatia de ton. Totusi in majoritatea cazurilor se poate folosi 'Yours faithfully'.

Folosirea formulei 'cordially yours' implica cunoasterea personala a partilor corespondente sau existenta de relatii comerciale indelungate intre aceste persoane. ' Respectfully yours' se foloseste in general in scrisorile adresate persoanelor mai in varsta sau mai mari in rang decat cel ce semneaza scrisoarea.

Spre a face proba deplina, scrisoarea trebuie iscalita (semnata). Daca nu este iscalita, scrisoarea comerciala poate servi numai ca inceput de proba scrisa, cu conditia sa fie scrisa de mana celui caruia i se atribuie.

Scrisoarea iscalita de un mandatar obliga pe mandant in limita mandatului expres sau tacit. Nu este necesar ca semnatarul sa iscaleasca cu numele sau intreg, asa cum este inregistrat la oficiul de stare civila. Semnatura care angajeaza este acea cu care partea semneaza in mod obisnuit.

Semnaturile, in general, fiind indescifrabile, este necesar ca numele semnatarului sa fie dactilografiat imediat sub semnatura, pentru ca primitorul sa cunoasca persoana anume cu care trateaza cazul respectiv.

Se recomanda ca semnatura, sa fie precedata (sau urmata) de indicarea calitatii sau functiei pe care semnatarul o are in cadrul firmei in numele careia semneaza.

Semnatura se aplica, de regula, in partea dreapta a scrisorii sub formula de incheiere, cu exceptie pentru scrisorile in forma Full Block (bloc complet) si Simplified (Simplificata) unde semnatura se aplica la marginea stanga.

Este contraindicat a se semna peste numele dactilografiat al semnatarului sau firmei.