Derularea proiectului unei afaceri la client

CE SE INTAMPLA LA CLIENT

ACTIUNILE INTREPRINZATORULUI

1. MANIFESTAREA NEVOII

O persoana din cadrul "organizatiei - client" sesizeaza o anumita problema in legatura cu "dezvoltarea" si/sau cresterea rezultatelor intreprinderii, problema a carei rezolvare necesita cheltuieli de investitii si/sau de exploatare.

Persoana comunica punctul sau de vedere decidentului

a)      evita sa porneasca pe o pista falsa, raspunzand la intrebarile:

ce doreste clientul ?

clientul are o idee sau intrezareste o solutie ?

pot gasi chiar eu o solutie viabila pe care sa i-o propun?

b)      in vederea formularii raspunsurilor se informeaza asupra:

originii problemei (a indivizilor si motivatiilor acestora);

sursei de inspiratie in formularea problemei;

criteriilor care il vor determina pe decident sa avanseze proiectul

Rezultatul va fi favorabil numai daca:

problema corespunde unei posibilitati de actiune; solutia este realizabila; "produsul" este furnizat operativ de intreprinzator

2. DETERMINAREA SOLUTIILOR POSIBILE

Decidentul s-a convins de marele interes al respectivei idei si va desemna una sau mai multe persoane pentru a o rezolva. In acest context, se va incepe prin analiza tuturor datelor disponibile, apelandu-se la ajutoare interne si externe (specialisti, consultanti, furnizori etc.).

Scopuri urmarite:

determinarea fezabilitatii proiectului;

schitarea celor mai eficiente solutii;

evaluarea primelor rezultate scontate.

c)      raspunde la intrebarile:

de ce sa fac ? (idei, plan, buget);

care sunt mijloacele utilizate de client pentru a se informa ?

cum sunt perceput eu de client ?

ce obiceiuri are clientul ?

de ce resurse (capacitati) dispune clientul ?

care este valoarea preconizata a fiecarei functii a produsului si/ sau a serviciului, comparativ cu costul sau ? (analiza valorii);

cum si in ce sens va fi necesar sa orientam tehnica pentru a limita concurenta ?

Rezultatul: Descrierea problemei reale si a solutiilor alese.

Se definesc caracteristicile si performantele produsului si/sau serviciului. Este cu adevarat ideal ca intreprinzatorul sa intocmeasca, pentru client, lista dificultatilor cu care acesta se va confrunta si modalitatile concrete in care el il va putea ajuta in demersul comun al depasirii obstacolelor aparute

3. FEZABILITATEA FINANCIARA

Persoanele desemnate sa elaboreze studiul vor face cunoscute decidentului:

rezultatul posibil de realizat, precum si costul global al proiectului;

costul proiectului, comparativ cu cel al concurentei;

persoanele responsabile de rambursarea unor eventuale credite angajate.

d)      raspunde la intrebarile:

care sunt formulele posibile de finantare a proiectului ?

ce proiecte are concurenta ?

de ce fonduri financiare dispune clientul ?

ce amortizari vor fi necesare ?

Rezultatul

Angajarea psihologica a responsabililor de proiect, precum si a intreprinzatorului    fata de client

4. EVALUAREA SI ALEGEREA RESURSELOR NECESARE

Decidentul incredinteaza proiectul unui sef de proiect, acesta urmand a evidentia procedurile de solutionare. Alegerea consultantilor externi se va face in functie de competenta si reputatia lor in domeniul tehnic, al operativitatii, al aptitudinilor de cooperare si al costurilor

e)      raspunde la intrebarile:

care sunt criteriile de alegere ale clientului ?

cum vor trebui protejate aceste criterii ?

ce imagine am in fata clientului, comparativ cu cea a actualilor si/sau potentialilor concurenti ?

care sunt factorii decidenti?

asupra caror "parghii" de decizie pot actiona ?

Rezultatul

Stabilirea executantilor (furnizorilor) la care se va putea apela pentru solutionarea proiectului

5. ELABORAREA APELULUI LA OFERTE SI CONSULTANTA

Conducatorul (seful) proiectului se afla in fata a doua riscuri:

lasand ofertantilor o mare libertate in elaborarea solutiilor si variantelor posibile, risca atat aparitia unor divergente, cat si amanarea ofertelor;

constrangand ofertantii printr-un caiet de sarcini extrem de precis, risca atat sa impiedice inovatiile, cat si sa impuna solutii deficitar adaptate sau eronate.

Pe de alta parte, seful de proiect stie ca actiunea sa este evaluata cu unii ochi critici (chiar cu invidie ! .).

Drept urmare, pentru a-si putea "vinde" ideile din interior, va trebui sa actioneze intr-o maniera care sa ii atraga nu numai intelegerea, ci si sprijinul colaboratorilor.

f)        raspunde la intrebarile:

cine conduce afacerea ?

m-a indrumat clientul pe calea cea buna ?

cum sa particip, impreuna cu clientul, la elaborarea caietului de sarcini ?

cum sa protejez si sa "reliefez" calitatile elaboratorului ?

cine va fi vizat de propuneri si cum va reactiona ?

ce obstacole potentiale voi avea de intampinat si ce resurse imi vor fi necesare pentru a le putea depasi ?

Rezultatul

Obtinerea catorva raspunsuri eficace sau o alegere deschisa a prioritatilor. Daca apelul la oferte este lansat prin enuntarea tuturor problemelor de rezolvat, intreprinzatorul are toate sansele sa realizeze contacte favorabile. In situatiile in care clientul se manifesta ca "atotcunoscator", intreprinzatorul are sanse considerabil diminuate de a reusi

6. STUDIUL PROPUNERILOR

Seful de proiect primeste ofertele (uneori impacientandu-se) si incepe sa cerceteze in ce masura ofertantii i-au inteles toate doleantele. Analizeaza pretul solutiei alese.

g)      solutioneaza probleme generate de:

sprijinul de care va avea nevoie clientul pentru a putea intelege intregul substrat al ofertei;

modalitatile concrete in care va fi continuat dialogul cu clientul;

necesitatea de a putea identifica un interlocutor privilegiat, care sa furnizeze informatii exterioare si sa le vanda in interior

Rezultatul

Ierarhizarea ofertelor in functie de criteriile adoptate

7. AJUSTAREA SI MODIFICAREA PROPUNERILOR

Propunerea facuta de ofertant circula . Fiecare vrea mai mult, pentru acelasi pret, iar seful de proiect este "presat" de exigente cel putin contradictorii, uneori chiar critice. Pe de alta parte, el cauta sa profite de toate siretlicurile la care nu se sfiieste sa apeleze concurenta. In ultima instanta, va compara, in urma ajustarii si modificarii ofertelor, acele oferte care ii permit sa efectueze alegerea in cele mai rentabile conditii.

h)      raspunde la intrebarile:

ce propun altii si cum le pot eu devansa propunerile ?

suntem sau nu avantajati in urma cererilor de modificari formulate de client ?

va trebui sa arbitrez punctele de vedere ale decidentilor ?

pot armoniza, realmente, toate interesele, astfel incat sa pastrez initiativa ?

amanarea influenteaza costurile ? Daca da, cu cat?

Rezultatul

Alegerea unei oferte sigure, precise, fara factori de risc

8. ADOPTAREA DECIZIEI DE REALIZARE A PROIECTULUI

In acest stadiu, seful de proiect aduce la cunostinta decidentului ansamblul tuturor elementelor necesare adoptarii deciziei.

Dar, de regula, apar alte urgente si multe proiecte se opresc in acest stadiu sau sunt reprogramate.

i)        raspunde la intrebarile:

este posibil un contact de afaceri la cel mai inalt nivel decizional al clientului?

ce informatii trebuie sa detin pentru a putea influenta, cat mai favorabil, decizia clientului?

Aportul intreprinzatorului se poate concretiza in garantii suplimentare cu privire la aspectele economice ale afacerii, inclusiv in relevarea unor castiguri obtinute de alti clienti in acelasi gen de afaceri.

Rezultatul

Oprirea, momentana sau definitiva, a afacerii. Redemararea afacerii pe noi baze se face pornind de la faza a 5-a. Este posibila continuarea afacerii prin negocieri si/sau colaborari.

9. NEGOCIEREA SI REALIZAREA CONTRACTELOR CU COLABORATORII

Seful de proiect va cauta sa fie ajutat de un specialist in aprovizionare si unul in contracte. Scopul sau nu va fi acela de a "strica" pretul, ci de a putea obtine toate facilitatile pentru realizarea proiectului, fapt in functie de care va fi apreciat de sefii sai ierarhic superiori.

j)        solutioneaza urmatoarele probleme:

dupa ce m-a adus pe drumul cel bun, cum ma apreciaza clientul, comparativ cu concurenta ?

castigarea si mentinerea increderii clientului;

atentie la piedicile ascunse ! .

compenseaza eventualele costuri suplimentare nevoia de rapiditate in actiune?

stapanirea tehnicii negocierilor

Rezultatul

Comanda este, aproape intotdeauna, un compromis intre dorinte si interese diferite. Cel care aduce comanda apare ca partener si nu ca adversar

10. DEFINIREA MAI EXACTA A PROBLEMELOR NECESITATE DE REZOLVAREA PROIECTULUI

Marea majoritate a decidentilor se simt din ce in ce mai implicati si doresc mai mult, pentru acelasi pret.

De asemenea, sunt mai nelinistiti, deoarece acum incepe . "marea aventura" !

k)      raspunde la intrebarile:

cum sa calmez nelinistea?

cum sa rezolv nemultumirile?

cum sa depasesc unele eventuale "curse" intinse ? Deoarece stiu ca, niciodata, in afaceri nu este loc pentru sentimente ! .

Are in vedere faptul ca:

solutiile trebuie imaginate !;

toate "cadourile" se negociaza !;

nimic nu se da, totul se vinde!

Rezultatul

Depistarea tuturor factorilor aleatori care pot influenta realizarea proiectului,    precum si a consecintelor acestora asupra deciziilor. Relatia contractuala nu este suficienta ! Ea trebuie completata printr-o relatie umana permanenta, care sa creeze un spirit de parteneriat in fata unui scop comun !

11. ACTE ADITIONALE, LEGATURI COMPLEMENTARE

Seful de proiect nu este pe deplin constient de imprevizibilul unor situatii.

In acest caz, poate fi mai mult sau mai putin "deschis" in relatiile cu intreprinzatorul.

In general, urmareste sa:

nu aiba neplaceri;

avanseze proiectul, incadrandu-se strict in termenele promise

previna si sa inlature eventualele erori;

evite surprizele financiare (neplacute).

l)        solutioneaza urmatoarele probleme:

consolideaza legatura cu clientul

sesizeaza starea de spirit a celor desemnati sa realizeze proiectul;

observa, cu rigurozitate, regulile si precautilie impuse de realizarea proiectului

Rezultatul

Receptarea unor lucrari complexe si a bilantului acestora,    din punct de vedere investitional

12. EVALUAREA REZULTATELOR

La ora bilantului , persoanele implicate atat in elaborarea, cat si in derularea proiectului afacerii confrunta aprecierile lor cantitative si calitative.

Daca rezultatele sunt favorabile, se uita relativ repede eventualele neintelegeri aparute pe parcurs.

Dar fiecare se intreaba ce profit va avea de pe urma proiectului ?! .

In functie de raspuns, il va"judeca atat pe seful de proiect, cat si pe toti ceilalti parteneri.

Intreprinzatorul isi va mentine sau isi va amplifica imaginea favorabila fata de client, in functie de reusita afacerii.

De asemenea, isi va putea crea, impreuna cu clientul sau, premise favorabile pentru viitoare afaceri rentabile.

Rezultatul

Intrarea intr-o situatie de rutina, pana la demararea viitorului proiect

DECIDENT

COMANDITAR

INITIATOR

7

ORGANIZATIE EXTERNA

SURSE EXTERIOARE (PRESCRIPTORI)

RESPONSABILI OPERATIONALI

7, 11

7

12

CUMPARATOR

BENEFICIARI VIITORI

SURSE PRERSTATARE CONSULTATE