DOCUMENTAREA - SECRETARIAT

DOCUMENTAREA - SECRETARIAT

Daca termenul de clasare - arhivare se refera la documente a caror problemea a fost tratata, documentarea se refera la adunarea de documente inainte ca probleme sa fie tratata.

Firmele mari au departamente speciale care se ocipa de documentare. Intr-o organizatie mica vi se poate cere sa va ocupati dv. In acest caz trebuie sa cereti sa vi se indice problemele si sursele de documentare.

E bine sa va dezvoltati capacitatea de a organiza materialele de documentare. Ceea ce vi se cere este sa:

- aveti capacitatea de a gasi si aduna materialele necesare,

- organizati dosarele continand aceste materiale.

Vi se poate cere sa conduceti un mic centru de documentare al organizatiei.

Acesta poate fi o camera sau un raft, care contin documentele adunate in timp.

Documentele sa aranjeaza dupa criterii bine stabilite (vezi metode de clasare). Toate materialele existente se inregistreaza intr-un catalog. Indexarea in catalog se poate face dupa: autor, titlu, tematica. Puteti avea toate trei tipurile de indexare pentru a facilita gasirea materialelor. In plus puteti avea un catalog al periodicelor: ziare si reviste, pentru o mai usoara cautare a articolelor la fiecare numar al revistei se trece in catalog si cuprinsul.

Trebuie sa stabiliti si sa respectati regulile de circulatie ale materialelor: cine poate imprumuta, pentru cat timp, fisele de imprumut.

Daca este vorba despre carti, reviste sau dosare acestea au o fisa de evidenta in dublu exemplar pe care in afara datelor cartii din catalog se noteaza cui a fost imprumutata si pe ce perioada de timp . Un exemplar merge cu cartea celalalt ramane intr-un suport special pentru fisele de imprumut.

Ziarele se consulta de obicei in ziua aparitiei lor. Asa ca secretara care primeste posta va alcatui o fisa cu numele persoanelor care vor primi ziarul respectiv, in ordinea in care il vor primi si cu mentiunea ca fiecare trebuie sa-l transmita persoanei urmatoare. Pe fisa fiecare dintre cei care citesc ziarul pot nota ce articol ii intereseaza, pentru ca la sfarsitulo zilei sa li se poata decupa , sau si mai bine, copia. Ziarul se intoarce la centrul de documentare unde se pastreaza intr-un compartiment special pentru a putea fi regasit si consultat. Ziarele se pastreaza in colectii pe anul respectiv. Daca exista spatiu se pot pastra colectiile pe anii anteriori