ETAPELE ASIGURARII CU RESURSE UMANE

1. Gestiunea previzionala

Conceptul de gestiune previzionala a resurselor umane defineste un proces prin care o organizatie isi asigura numarul de personal necesar pentru a-si realiza obiectivele propuse si pentru a obtine un beneficiu cat mai mare la nivel de organizatie si fiecare salariat.

Poate sa vizeze intreg personalul sau anumite categorii de persoane, grupate pe tipuri de activitati si categorii profesionale (specializari, varsta, experienta, functii) si presupune urmatoarele etape: culegerea informatiilor, identificarea ofertei si cererii interne de munca, precum si determinarea nevoilor viitoare de munca ale organizatiei.

2. Recrutarea

Prin recrutare se intelege procesul de identificare si atragere intr-o organizatie a persoanelor care dovedesc pregatirea si abilitatile necesare sa candideze la un post vacant sau ce urmeaza a fi creat.

Gasirea unui mod adecvat de a incuraja persoanele calificate sa candideze pentru un post este un factor foarte important atunci cand o institutie are nevoie de personal. Recrutarea implica, asadar, cautarea si atragerea unui numar de candidati calificati pentru un post, astfel incat organizatia sa poata selecta apoi cea mai potrivita persoana care sa satisfaca cerintele postului respectiv.[11] In plus, activitatea de recrutare trebuie sa aiba in vedere si nevoile candidatilor la post.

Recrutarea nu reprezinta doar un proces de atragere a candidatilor pentru ocuparea unui loc intr-o organizatie, ci si un proces de crestere a sanselor de a-i pastra odata ce i-a angajat. Activitatea de recrutare a resurselor umane trebuie facuta in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Recrutarea presupune un set de activitati realizate cu scopul general de a obtine un numar semnificativ de candidati calificati pentru un post. Ea atrage in organizatie resursele umane, recunoscute astazi ca fiind cele mai importante pentru supravietuirea si competitivitatea organizatiei.

Obiectivele specifice ale recrutarii sunt: [12]

- determinarea nevoilor de recrutare actuale si viitoare ale organizatiei in colaborare cu planificarea resurselor umane si analiza posturilor;

- contributia la cresterea ratei de reusita a procesului de selectie prin reducerea numarului de candidati necalificati sau supracalificati;

- micsorarea numarului de candidati, care, odata recrutati si selectati, parasesc organizatia dupa o scurta perioada de timp;

- dezvoltarea eficientei individuale si organizationale pe termen scurt, mediu si lung;

- evaluarea eficientei diverselor tehnici si surse de recrutare pentru toate tipurile de candidati.

Corelate cu obiectivele, activitatile de recrutare presupun:

determinarea nevoilor organizatiei pe termen scurt, mediu si lung in functie de profilul postului si nivelul pe care il ocupa in ierarhia organizationala;

- strangerea de informatii despre candidatii de pe piata muncii;

realizarea materialelor necesare recrutarii;

dezvoltarea programelor de recrutare in colaborare cu conducerea organizatiei;

atragerea candidatilor calificati pentru posturi vacante sau ce urmeaza a fi create prin apelul la diverse surse si metode de recrutare;

evaluarea eficientei efortului de recrutare;

indeplinirea tuturor acestor activitati in conditiile respectarii legalitatii.

Toate aceste activitati au ca rezultat identificarea persoanelor calificate in vederea selectiei si plasarii ulterioare.

Conform ultimelor studii, recrutarea si selectia se plaseaza in prioritatile organizatiei.[13] Intr-adevar, resursa cea mai importanta a unei organizatii este reprezentata de oamenii sai.

Surse si metode de recrutare

Organizatia trebuie sa utilizeze cele mai eficiente surse si metode de recrutare disponibile, datorita costurilor mari ale recrutarii. Sursele de recrutare reprezinta locurile in care pot fi gasiti candidatii calificati pentru un post. Metodele de recrutare sunt mijloacele specifice prin care potentialii angajati pot fi atrasi in organizatie. Sursele si metodele de recrutare pot fi interne si externe. Pentru atingerea obiectivelor recrutarii trebuie utilizate surse si metode ce se coleaza pe nevoile specifice ale organizatiei.

Metodele interne de recrutare reprezinta mijloacele specifice prin care sunt identificati angajatii actuali, capabili sa ocupe posturile disponibile dintr-o institutie. Instrumentele specifice pentru recrutarea interna include: bazele de date cu angajatii, anunturile despre posturile disponibile si ofertele de candidatura. Anunturile reprezinta o procedura de informare a angajatilor asupra existentei unor posturi disponibile. Ofertele de candidatura reprezinta o tehnica ce permite angajatilor care cred ca poseda calificarile necesare sa candideze la un post anuntat.

Responsabilitatea recrutarii interne revine departamentului de resurse umane care, odata ce a identificat posturile disponibile, va trimite o informare sefilor departamentelor unde sunt localizate posturile respective. Acestia, la randul lor, ii vor anunta pe subordonati despre activitatile legate de recrutarea interna.

Aceste proceduri au urmatoarele avantaje:

- previn suspiciunile angajatilor legate de faptul ca nu ai niciodata informatii de existenta unui post disponibil;

- evidentiaza transparenta organizatiei fata de angajati;

- este incurajata libertatea de alegere si dezvoltarea carierei;

- se salveaza timp si bani.

Din categoria dezavantajelor acestor tehnici fac parte urmatoarele situatii:

- daca solicitantii nu reusesc sa obtina postul, atunci trebuie sa li se explice de ce nu au fost alesi;

- daca se face o alegere nepotrivita, atunci aceasta echivaleaza cu diminuarea credibilitatii conducatorilor;

- chiar daca procedurile ar fi implementate cu succes, nu se pot preintampina nemultumirile celor ce nu au fost selectati.

Metodele externe de recrutare se refera la mijloacele de atragere intr-o organizatie a candidatilor localizati prin sursele externe de recrutare. Metoda externa conventionala de recrutare este publicitatea. Dar acest proces poate decurge cu succes apeland si la sprijinul agentiilor de recrutare si al asociatiilor profesionale. In plus, organizatiile pot face recrutare externa Cu ocazia evenimentelor speciale sau pe perioada desfasurarii stagiilor de practica a studentiilor.

Publicitatea este o modalitate prin care se comunica publicului nevoile de angajare ale unei organizatii. Cei care fac recrutarea trebuie sa aiba in vedere:

- mijloacele de publicitate- alegerea celui mai bun medium (presa scrisa, televiziune, radio, internet) depinde de natura posturilor pentru care se face recrutarea;

- modul de construire a anunturilor.

In construirea anunturilor, specialistii recomanda folosirea ghidului AIDA ( Atentie, Interes, Dorinta, Actiune).[14] Anuntul trebuie sa atraga atentia, sa dezvolte interesul si dorinta pentru post (sa contina cuvinte-cheie de genul "provocare", "avansare", "calatorii") si nevoia de a actiona (prezenta unor formulari precum "suna astazi", "suna pentru mai multe detalii"). Prin publicitate se ofera o imagine a organizatiei.

Stagiul de practica reprezinta o forma speciala de recrutare ce implica plasarea unui student/ elev intr-un post temporar, cu lipsa obligativitatii institutiei de a-l angaja ori a studentului/ elevului de a accepta postul permanent. Practica se poate desfasura fie in timpul anului scolar, fie pe perioada verii. Avantajele acestei metode sunt:

- se poate evalua daruirea fata de cariera a celui care efectueaza practica;

- in perioada practicii se pot evalua performantele si se pot aprecia calificarile, abilitatile aplicantilor.

Avantajele promovarii din interior rezida in faptul ca:

- angajatii pot fi mai bine calificati;

- angajatii sunt deja familiarizati cu colegii, procedurile si politicile institutiei;

- angajatii isi identifica interesele pe termen lung cu cele ale institutiei;

- disponibilitatea pentru promovarea organizationala ii motiveaza mai mult in munca pe angajati;

este mai putin costisitoare ca timp si bani.

Printre dezavantajele promovarii interne putem nota:

inconvenientul de a nu gasi cea mai calificata persoana;

- chiar daca este gasita persoana potrivita, aceasta poate refuza promovarea.

Transferul este un alt mod de recrutare interna important pentru o organizatie din perspectiva promovarii ulterioare a angajatului. Criteriile transferului sunt vechimea si meritele.

Rotatia pe posturi este folosita pentru a-i pune pe candidati in situatia de a lua contact cu diferite aspecte ale vietii institutiei. Rotatia are un caracter temporar. Ea presupune avantajul eliminarii stresului, da oportunitatea de a testa functionalitatea unor noi posturi fara teama de esec, iar conducerea are sansa de a verifica angajamentul pe termen lung al salariatului.

Reangajarile/ rechemarile reprezinta o sursa de recrutare relativ necostisitoare. Institutia are informatii despre performantele si asteptarile candidatilor. Acestia sunt familiarizati cu valorile organizatiei si tind sa munceasca mai bine si sa fie mai loiali.

Sursele externe de recrutare pot fi: liceele si scolile vocationale, universitatile, competitorii dar si somerii, pensionarii si liber profesionistii.

Liceele si scolile vocationale au programe de pregatire ce vizeaza dezvoltarea anumitor abilitati si deprinderi specifice in functie de profilul acestora. Universitatile reprezinta o sursa de recrutare importanta pentru multe organizatii. Potentialii profesionisti sunt gasiti in aceste institutii. Competitorii din aceeasi arie geografica si de interes pot fi surse importante de recrutare pentru posturi in care se cere experienta. Somerii si pensionarii sunt adesea o sursa foarte pretioasa de recrutare. De exemplu, pensionarii muncesc mai bine decat tinerii, nivelul absenteismului este mai mic, se implica mai mult si sunt mai fideli institutiei.

Sursele si metodele de recrutare trebuie sa se coreleze cu natura postului ce urmeaza a fi ocupat. Fiecare organizatie trebuie sa determine metodele si sursele adecvate unor circumstante diferite.

4. Recrutarea prin Internet

Chiar daca filosofia procesului de recrutare nu a suferit schimbari majore totusi, din perspectiva noilor achizitii tehnologice, ne confruntam cu un set de resemnificari ce nu poate fi neglijat. Astfel, putem spune ca recrutarea este influentata progresiv de aparitia Internetului. Intr-un studiu de specialitate[15] se estima existenta a peste 35.000 site-uri specializate recrutare. Tot mai multe organizatii apeleaza la aceasta sursa de recrutare din mai multe motive:

- costurile scazute in raport cu alte surse de recrutare;

- rapiditatea- de cele mai multe ori, candidatii sunt identificati in aceeasi zi in care s-a facut anuntul;

- schimbul de informatii suplimentar si relevant atat despre organizatie, cat si despre candidat, in timp real.

In continuare vom enumera cateva dezavantaje:

- media de varsta a celor care utilizeaza Internetul se plaseaza in zona sub 40 de ani, barbati in special. Pericolul rezida in reducerea indeplinirii obiectivelor institutiei legate de recrutarea unei forte de munca cu potential diversificat;

- prezenta unor solicitari pentru alte posturi decat cele disponibile;

- un numar foarte mare de CV-uri ce solicita mult timp de analiza;

- violarea confidentialitatii in cazul in care nu exista sisteme de protectie.

Internetul ofera organizatiei trei cai de recrutare:

site-uri generale si specializate in recrutare;

crearea propriei pagini de Internet care sa ofere sectiuni dedicate posturilor vacante, sa puna la dispozitie mijloacele prin care solicitantii pot sa-si construiasca si sa-si trimita CV-ul;

participarea la forumuri de discutii on-line despre cariera.

Foarte multe institutii au obtinut rezultate impresionante utilizand recrutarea prin Internet, in special prin apelul la propria pagina web. Numarul site-urilor specializate in recrutarea de personal a crescut uimitor in ultimii ani. Majoritatea profesionistilor in resurse umane prefera sa primeasca CV-urile si sa utilizeze o serie de teste prin Internet. Foarte multe pagini de web ale organizatiilor pun la dispozitie solicitantilor sectiuni speciale care afiseaza formate de CV-uri ce pot fi completate on-line.

Alte aspecte ale recrutarii pe Internet vizeaza redefinirea rolului recrutorilor si a surselor si metodelor externe si interne de recrutare.

5. Selectia si incadrarea

Asigurarea resurselor umane necesare reprezinta una din componentele majore ale functiunii de personal si se realizeaza in mod nemijlocit sau cu participarea cadrelor de management si ale compartimentului de personal, prin procedurile de selectie si de incadrare.

Selectia consta in alegerea, empirica sau stiintifica, a persoanelor care corespund cel mai bine cerintelor posturilor vacante. Se realizeaza pe baza de: scrisori de intentie, curriculum vitae, chestionare, interviu de angajare, teste de selectie (de inteligenta, personalitate, cunostinte, abilitati, deprinderi, talent), si prin concurs, forma obligatorie pentru selectia si angajarea personalului in institutiile publice. Decizia finala privind angajarea trebuie sa o adopte seful ierarhic al postului vacant.

Potrivit lui Lawrence A. Klatt, selectia personalului este o activitate de previziune care incearca sa acomodeze nepotrivirile dintre caracteristicile indivizilor si cerintele posturilor nou create sau vacante.[17]

Incadrarea presupune atribuirea efectiva catre persoanele selectionate, a posturilor prevazute in structura organizatorica, inclusiv tuturor formalitatilor de angajare, transfer sau promovare conform metodologiilor in vigoare la data respectiva.

Activitatile de selectie si de incadrare conditioneaza calitatea resurselor umane care lucreaza in cadrul organizatiei si se bazeaza pe urmatoarele coordonate de evaluare: studii, atestate de certificate sau diplome, vechimea in munca, posturile ocupate anterior si experienta pe care o au in domeniul respectiv, trasaturile de personalitate individualizate prin anumite calitati si abilitati personale, talent, cunostinte de specialitate, deprinderi, aptitudini si comportament.

Procesul de selectie are in vedere nu numai angajarea, ci si rotirea indivizilor in interiorul organizatiei, iar timpul, resursele si importanta pe care managerii le dedica acestei actiuni demonstreaza daca ei considera sau nu cu adevarat ca oamenii sunt cel mai important activ al organizatiei.   

a) Pentru selectia muncitorilor, se utilizeaza testele si probele practice. Cu ajutorul unor teste se determina calitatile, aptitudinile si deprinderile psihomotorii de baza ale candidatilor, apoi acestia trebuie sa sustina si o proba practica. Persoana care solicita ocuparea postului respectiv, dupa ce a facut dovada formala a pregatirii sale prin certificate sau diplome de studii, poate fi angajata pentru o anumita perioada de proba, de la cateva zeci de minute la cateva zile, in functie de complexitatea si natura sarcinilor aferente postului respectiv.

b) Pentru selectia personalului de specialitate se pune accentul pe evaluarea cunostintelor pe care le poseda candidatii in specialitatea respectiva si daca este concordanta intre acestea si cerintele specifice postului. Modalitatea cea mai frecvent utilizata in acest scop o constituie supunerea candidatilor la probe de examinare scrise si orale pentru evaluarea nivelului de cunostinte pe care le detin privind domeniul de activitate vizat. Forma organizatorica cea mai utilizata, in cadrul careia se folosesc aceste tehnici, este concursul. Pentru organizarea si desfasurarea concursului exista prevederi legale generale referitoare la publicarea posturilor vacante scoase la concurs, a conditiilor de participare si a termenelor limita de inscriere, in cel putin un ziar de mare circulatie, precum si privind afisarea posturilor la avizierele unitatilor organizatoare, in unele cazuri, este obligatorie si publicarea acestora si in Monitorul Oficial al Romaniei.

c) Pentru evaluarea calitatilor intelectuale ale candidatilor la posturile de management se pot aplica unele teste de personalitate, de comportament si de aptitudini manageriale. Dintre acestea se mentioneaza: spiritul antreprenorial, puterea de decizie, determinarea capacitatii de memorare, nivelul de inteligenta, potentialul de comunicare, abilitatea de a negocia, predispozitia la risc, rezistenta la stres. Determinarea aptitudinilor pe care le poseda un candidat la un post managerial este mai dificila, deoarece numai confruntarea cu situatii reale de conducere, ofera elemente semnificative de evaluare a potentialului managerului.

Succesul recrutarii are un impact semnificativ asupra calitatii procesului de sectie. Procesul de selectie a personalului reprezinta una dintre cele mai dificile si mai importante decizii ale unei organizatii. Daca o organizatie angajeaza mai multe <mere stricate>, nu poate avea succes pe termen lung, chiar daca are planuri perfecte, o solida cultura organizationala si sisteme de control adecvate.[19] Aceasta afirmatie intareste ideea ca obiectivele si scopurile organizatiei nu pot fi atinse in absenta oamenilor competenti.

6. Angajarea in munca

Potrivit Codului muncii, incadrarea in munca a unei personae se realizeaza pe baza unui contract individual de munca (anexa nr. 1) sau a unui contract special ori de tip particular, ce se incheie intre persoana care presteaza munca si persoana fizica sau juridica in beneficiul careia este prestata munca, denumita angajator.

Persoana incadrata in munca dobandeste calitatea de salariat si are drepturile si obligatiile prevazute de Codul muncii, legislatia muncii, contractele colective de munca si contractul individual de munca. Contractul individual de munca se incheie in scris si cuprinde clauze privind obligatia persoanei incadrate in munca de a-si indeplini sarcinile ce-i revin, cu respectarea ordinii, disciplinei si a legilor. Totodata se prevede si indatorirea unitatii care angajeaza, de a asigura salariatilor conditii corespunzatoare pentru buna desfasurare a activitatii, pentru sanatatea si securitatea muncii, prevenirea riscurilor profesionale, medicina si protectia muncii, de a li se asigura salariul minim garantat in plata, de a-i remunera in raport cu munca prestata si de a le acorda concediile de odihna, zilele libere in timpul sarbatorilor legale, precum si celelalte drepturi ce li se cuvin, conform legislatiei muncii si clauzelor contractuale stabilite de ambele parti la angajare.

Dovada executarii contractului individual de munca se face prin prezentarea, de catre angajator, a documentelor de plata a salariilor.