Administratie

Drept

ROLUL SI RESPONSABILITATILE AUDITORULUI - TEHNICI DE AUDITARE

Drept

+ Font mai mare | - Font mai mic

DOCUMENTE SIMILARE
MODIFICARILE LEGII CONTENCIOSULUI ADMINISTRATIV INTRODUSE PRIN LEGEA NR. 554/2004 DREPT PENAL - LEGEA PENALA SI LIMITELE EI DE ALPLICARE Raportul dintre dreptul comunitar si dreptul intern al statelor membre SOCIOLOGIE JURIDICA CAZUL FORTUIT LIMITELE DREPTULUI DE AUTOR - SOLUTIILE DE PRINCIPIU PROPUSE IN DREPTUL ROMAN CONSIDERATII GENERALE PRIVIND PROCESUL CIVIL Dezvoltarea constitutionala a statului roman DREPT CIVIL SI DREPT PROCESUAL CIVIL Relatia - stat -drept - morala si politica

ROLUL SI RESPONSABILITATILE AUDITORULUI

Alocarea activitatilor in cadrul echipei de audit

Conducatorul echipei de audit, consultandu-se cu echipa de audit, ar trebui sa aloce fiecarui membru responsabilitatea pentru auditarea anumitor procese, functii, locuri, zone sau activitati. Astfel de alocari ar trebui sa ia in considerare necesitatea de independenta si competenta a auditorilor precum si utilizarea eficace a resurselor, ca si rolurile si responsabilitatile diferite ale auditorilor, auditorilor in curs de formare si ale expertilor tehnici. Schimbari ale alocarii activitatilor pot fi facute pe masura desfasurarii auditului pentru a se asigura realizarea obiectivelor auditului.

RESPONSABILITATILE AUDITORULUI

RESPONSABILITATILE AUDITORULUI SEF

q       Ghiduri de buna practica pentru sectorul de activitate al organizatiei

q       Cerinte legale si informatii ecologice actualizate

q       Detalii despre activitatile, produsele, serviciile organizatiei, amplasament

q       Detalii despre auditurile anterioare

Asigurarea comunicarii in cadrul echipei de audit

 

RELATIILE AUDITORI - AUDITATI

CE ESTE COMUNICAREA ?

Comunicarea este un ansamblu de procese fizice si psihice prin care un "emitent/ emitator" E transmite un mesaj M (reprezentand o anumita informatie), codat sub forma unui semnal S - printr-un canal - unui "receptor/ destinatar" R , in scopul realizarii unuia sau mai multor obiective/ efecte

Comunicarea poate fi unidirectionala sau bidirectionala (cu reactie)

Esenta comunicarii: CINE si CE spune ? PRIN CE canal spune ? CUI si CU CE efect spune ?" (modelul Laswell)

Comunicarea implica, in principiu, transmiterea semnificatiei unei informatii (si nu numai transmiterea informatiei propriu-zise).

Functiile generale ale comunicarii sunt: informarea, interpretarea, stabilirea/ mentinerea relatiei, culturalizarea, divertismentul (Mihai Coman).

Codarea reprezinta transpunerea mesajului intr-un semnal (adaptat la proprietatile canalului si facilitand transmisia prin canal), iar decodarea - operatia inversa. De remarcat suprapunerea zgomotului Z peste semnalul S, in canal si peste mesajul M, la receptie.

Un model de proces de comunicare :

Orice comunicare decurge pe doua planuri :

A)    planul continutului si

B)    planul relatiei

ultimul definindu-l pe cel dintai.

Cand planul continutului este serios perturbat nu incercati sa " faceti loc " informatiei .

In locul acestuia , adresati-va prin planul relatiei , sens in care limbajul trupului (prin mimica ,gestica , intonatie ) este deosebit de important.

-

COMUNICARE EFICIENTA

Comunicarea trebuie sa deserveasca o functie. Obiectivele sunt de a crea o corecta intelegere si o clarificare a problemelor intr-o directie specificata.

Deoarece functia unui mesaj este aceea de a obtine un raspuns si de a determina o actiune, putem spune ca: "Scopul este mesajul". De aici, pasii pentru a formula un mesaj eficient sunt:

selectarea si dezvoltarea unui obiectiv (care este scopul?);

analiza auditoriului (considerat receptor);

organizarea si structurarea ideii (ca secventa logica);

alegerea mediului transmiterii (procesul de transmisie);

generarea unui raspuns (indeplinirea obiectivului).

Deoarece scopul celui care comunica o informatie este de a obtine acceparea unei idei, eficienta unei comunicari creste odata cu dezvoltarea perspectivelor transmitatorului.

Primul pas in proiectarea unei comunicari poate fi descris ca o iesire din sfera subiectului si o privire de ansamblu, neemotionala (subiectiva) a operatiei. Prezentatorul trebuie sa devina o a treia persoana capabila sa vada:

propria persoana;

propriile atitudini si comportamente;

audienta;

atitudinile si comportamentul audientei;

interactiunile intre toate acestea.

Planificarea unei comunicari vorbite

Cerinte:

Selectarea si dezvoltarea unui obiectiv:

de ce trebuie sa vorbesti?

vrei ca ceva sa fie facut?

vrei sa influentezi atitudinea unei persoane?

vrei sa subliniezi un mesaj?

vrei ca persoana sa-ti furnizeze o informatie?

Analizarea audientei

Indiferent de numarul persoanelor care asculta, o comunicare buna se stabileste prin cunoasterea ascultatorilor. Trebuie luate in considerare varsta, cunostintele experienta, factorii sociali, religiosi, politici pentru ca acestia pot avea un impact determinant.

Analizati circumstantele fizice si psihologice:

ascultatorii asteapta mesajul?

cum afecteaza timpul Dvs. responsabilitatile, ideile si sentimentele auditoriului?

este auditoriul subordonat Dvs?

Organizati-va mesajul

De luat in considerare la construirea mesajului:

atentia

interesul

discutiile

actiunea

apoi structura inglobeaza:

aduceti mesajul la nivelul auditoriului;

nu vorbiti "de sus" oamenilor;

de cate ori este posibil dati un exemplu;

constientizati cunostintele si experienta auditoriului;

fiti politicos;

retineti, in majoritatea cazurilor Dvs. cereti ca o actiune sa fie luata.

Pregatirea prezentarii

Ganditi inainte de a vorbi. Inteligenta, capacitatea de perceptie si de interpretare a situatiilor aparute sunt atuurile Dvs. in discutiile cu alte persoane. Fiind in permanenta activi din p.d.v. mental si dozand corespunzator timpul interventiilor, puteti controla si directiona discutia.

Ascultarea

Un proces deseori neglijat in procesul comunicarii este ascultarea. Aceasta nu consta numai in ascultarea propriu-zisa ci si in "citirea" semnelor non-verbale ale mainilor, ochilor, tonului folosit, sentimentelor. "Limbajul trupului" poate furniza informatii pretioase si permite auditorului sa puna intrebari fara cuvinte. Trebuie sa fiti avizati ca, in diferite culturi, anumite gesturi sunt interpretate total diferit.

Comunicarea orala este un element important in auditarea sistemelor de asigurare a calitatii. Orice persoana cu un anumit nivel de discernamant trebuie sa admita, chiar daca numai in interior, ca trebuie sa-si imbunatateasca aptitudinile in domeniul comunicarii verbale. Imbunatatirea situatiei se poate face doar cunoscand propriile puncte tari si slabe.

Importanta ascultarii

Ascultarea este un "ingredient" esential intr-o gama larga de activitati: ascultarea problemelor, colectarea informatiilor, sedintele, stabilirea nevoilor. Majoritatea oamenilor petrec 40-60 % din timpul lor ascultand. Aceasta calitate este importanta pentru un bun

auditor. Oamenii nu vorbesc deschis celor care nu-i asculta; este lipsit de sens sa adresezi o intrebare daca esti neatent sau preocupat de altceva atunci cand primesti raspunsul.

Un auditor care este un bun ascultator beneficiaza de urmatoarele avantaje:

o relatie mai buna din p.d.v. al mai bunei intelegeri a punctului de vedere si

problemelor auditatului, demonstrand in acelasi timp ca ceea ce spune

acesta este important;

decizii luate pe o baza completa si folosind informatii precise;

probleme si neintelegeri rezolvate mai repede si mai usor.

Sfaturi pentru obtinerea unei ascultari active

Eliminarea distragerilor

Zgomot de fond, disturbatii, vocea scazuta, pauze, cuvinte nefamiliare sau

ambigue - toate acestea pot crea bariere pentru o buna ascultare si intelegere.

Incercati sa faceti ceva cu aceste lucruri in loc de a le tolera.

Ascultarea continutului

Ascultati continutul a ceea ce se spune. Daca ceea ce se spune este sarac in

continut, incercati sa ascultati mai atent in loc sa fiti distrat.

Suspendarea aprecierilor

Asteptati pana ati primit si inteles toata cantitatea de informatii, abia apoi

evaluati-o. Nu trageti concluzii pripite. Pastrati-va mintea deschisa.

Ascultarea temelor

Incercati sa extrageti idei principale din ceea ce se spune; incercati sa faceti

legaturi cu ceea ce va intereseaza pe Dvs., cu cunostintele si experienta pe

care le detineti. Nu este suficient doar sa ascultati faptele.

Folosirea timpilor "de rezerva".

Gandim de patru ori mai repede decat vorbim. Incercati sa folositi acest timp

"de rezerva" pentru a intelege ceea ce este spus, in loc sa va puneti intrebari.

Cautarea clarificarilor

Cereti repetarea sau alte detalii daca nu intelegeti ceva. Folositi momentele de pauza pentru a recapitula. Aceasta va va mentine concentrati si lamureste neintelegerile.

Cateva elemente de evitat

Simularea atentiei in timp ce mintea "zboara".

Preocuparea cu alte probleme.

Ascultarea fara a privi interlocutorul.

Intreruperea vorbitorului.

Semi-ascultarea lucrurilor pe care dorim sa le auzim si eliminarea celor pe care nu dorim sa le auzim.

Folosirea ascultarii pentru adunarea gandurilor pentru urmatoarea interventie in discutie.

TEHNICI DE AUDITARE

			FACTORI CHEIE DE PERFORMANTA Planifica fiecare actiune in timp si spatiu. Pune intrebarile potrivite. Observa si intelege sistemul in functiune. Verifica inregistrarile. Asigura-te ca ceea ce ar trebui facut se face. Esantioneaza si aprofundeaza. Urmareste firul logic prin mai multe compartimente. Tine ochii larg deschisi. Intotdeauna sa iei notite. Nu te baza pe memorie. Intotdeauna verifica conformitatea. Intotdeauna verifica ceea ce pare evident.

Desfasurarea interviurilor

Interviurile sunt unul dintre mijloacele importante ale colectarii informatiilor si ar trebui realizate intr-o maniera adaptata situatiei si persoanei intervievate. Totusi, auditorul ar trebui sa ia in considerare urmatoarele:

a)      Interviurile ar trebui desfasurate cu persoanele de la niveluri si functii corespunzatoare care efectueaza activitati sau sarcini din domeniul auditului;

b)      Interviurile ar trebui desfasurate in cadrul programului normal de lucru si atunci cand este posibil, la locul de munca al persoanei;

c)      Ar trebui depus orice efort pentru ca persoana intervievata sa se simta in largul sau inainte si pe durata interviului.

d)      Motivul interviului si orice notite care se iau ar trebui explicate;

e)      Interviurile pot fi initiate solicitand persoanelor sa-si descrie activitatea;

f)       Intrebarile care induc raspunsul (ex. intrebarile conducatoare) ar trebui evitate;

g)      Rezultatele interviului ar trebui sintetizate si analizate cu persoana intervievata;

h)      Persoanelor intervievate ar trebui sa li se multumeasca pentru participare si cooperare.

TEHNICA INTEROGARII

CEI 7 PRIETENI AI AUDITORULUI

Metodele de colectare a informatiilor includ:

interviuri;

observarea activitatilor si

analiza documentelor.

Surse de informare

Sursele de informare alese pot varia in functie de domeniul si complexitatea auditului si pot include urmatoarele:

a)      Interviuri cu angajati si alte persoane;

b)      Observarea activitatilor si a mediului de lucru iconjurator si a conditiilor de lucru;

c)      Documente, cum sunt politica, obiective, planuri, proceduri, standarde, instructiuni, licente si permise, specificatii, desene, contracte si comenzi;

d)      Inregistrari, cum sunt inregistrarile de la inspectie, minute ale sedintelor, rapoarte de audit, inregistrari ale programelor de monitorizare si rezultate ale masurarilor;

e)      Sinteze ale datelor, analize si indicatori de performanta;

f)       Informatii despre programele de esantionare ale auditatului si despre procedurile pentru controlul proceselor de esantionare si de masurare;

g)      Rapoarte din alte surse, de exemplu, feedback de la client, alte informatii relevante de la parti externe si clasificarea furnizorilor;

h)      Baze de date computerizate si web site-uri.

Prezentare de ansamblu a procesului de la colectarea informatiilor pana la stabilirea concluziilor auditului

 

- TIPURI DE AUDIT

AUDITUL INTERN

Auditul SMC este un proces ( intern pentru organizatie , chiar daca este efectuat de auditori externi) prin care organizatia determina in ce masura SMC este conform cu cerintele stabilite de organizatie , inclusiv cerintele SR EN ISO 9001 si in ce masura SMC este implementat si mentinut .

Scopul auditului intern este de a identifica daca ceea ce s-a planificat si documentat se aplica sau altfel spus SMC este implementat si eficace.

Desi SR EN ISO 90001 nu cere evaluarea eficientei SMC, este de dorit sa se ia in considerare acest aspect si sa se furnizeze cat mai multe informatii utile managementului in analiza periodica a SMC.

AUDITUL DE SECUNDA PARTE

Deseori grupurile mari, multinationale, impun o serie de elemente de politica filialelor lor. In acest caz, unei organizatii i se poate solicita sa trimita rapoarte scrise sau sa se supuna unor audituri din partea firmei mama, pentru a demonstra ca indeplineste acele elemente ale politicii stabilite la nivelul grupului.

In cazul auditurilor de secunda parte exista posibilitatea ca numai un singur element al sistemului sa fie auditat, de exemplu conformarea cu un anumit set de cerinte ale clientului referitor la specificatia de produs sau de ambalaj.

Unele organizatii pot efectua, ele insele, audituri de secunda parte asupra furnizorilor sau contractorilor lor.

AUDITUL DE TERTA PARTE

Auditul de terta parte are loc atunci cand organismul de certificare evalueaza conformitatea Sistemului de Management al Calitatii in vederea certificarii acestuia.

Raportul auditorului de terta parte se refera numai la neconformitatile sistemului si nu include recomandari - aceasta pentru a pastra caracterul de independenta al auditului de terta parte si pentru a preveni ca acest audit sa devina un audit de consultanta.

Auditul de terta parte evalueaza criteriile de performanta , conformarea cu aceste criterii , imbunatatirea continua a sistemului si eficacitatea acestuia.

In timpul auditului de terta parte auditorii vor intervieva toate nivelurile de management in scopul de a determina implementarea SMC asa cum a fost documentat in procedurile de sistem si Manualul de Management al Calitatii.

COMPETENTA AUDITORILOR

Increderea in procesul de audit depinde de competenta celor care desfasoara auditul. Aceasta competenta se bazeaza pe demonstrarea:

aptitudinilor personale descrise la punctul 7.2 si

capabilitatii de a aplica cunostintele si abilitati descrise in 7.3 acumulate prin studii,

experienta profesionala

instruire ca auditor si

experienta de audit descrise in 7.4.

Conceptul de competenta a auditorilor este ilustrat in figura 11. Unele dintre cunostintele si abilitatile descrise in 7.3 sunt comune auditorilor sistemelor de management al calitatii si de mediu iar unele sunt specifice auditorilor unei discipline individuale.

Auditorii isi dezvolta, mentin si imbunatatesc competenta prin dezvoltare profesionala continua si prin participari regulate la audituri ( a se vedea 7.5).

Un proces de evaluare al auditorilor si a conducatorilor echipei de audit este descris in 7.6

Aptitudini personale

Auditorii ar trebui sa aiba aptitudini personale care sa le permita sa actioneze in concordanta cu principiile de audit descrise in capitolul 4.

Un auditor ar trebui :

a)      sa se comporte etic, de exemplu: sa fie cinstit, de incredere, sincer, onest si discret;

b)      sa fie receptiv, de ex. dornic sa ia in considerare idei sau puncte de vedere alternative;

c)      sa fie diplomat, de ex. sa aiba tact in lucrul cu oameni;

d)      sa aiba spirit de observatie, de ex. stare activa de constientizare a ambientului fizic si a activitatilor practice;

e)      sa fie perceptiv, de ex. stare de constientizare instinctiva a situatiilor si capabil sa inteleaga situatiile;

f)       sa fie flexibil, de ex. se adapteaza prompt la situatii diferite;

g)      sa fie tenace, de ex. perseverent, concentrat pe indeplinirea obiectivelor;

h)      sa fie hotarat de ex. ajunge la concluzii in timp util bazandu-se pe analize si rationamente logice si

i)        sa aiba siguranta de sine, de ex. actioneaza si se manifesta independent in timp ce interactioneaza eficace cu ceilalti

COMPETENTA

Fig.11 - Conceptul de competenta

Cunostinte si abilitati

Cunostinte si abilitati specifice ale auditorilor sistemului de management al calitatii

Auditorii sistemului de management al calitatii ar trebui sa aiba cunostinte si abilitati in urmatoarele domenii:

a)      tehnici si metode din domeniul calitatii: pentru a permite auditorului sa examineze sistemele de management al calitatii si sa genereze constatarile si concluziile de audit corespunzatoare. Cunostintele si abilitatile in acest domeniu ar trebui sa cuprinda:

terminologia in domeniul calitatii;

principiile managementului calitatii si aplicarea acestora si

instrumentele managementului calitatii si aplicarea acestora (de exemplu controlul statistic al proceselor, analiza modurilor de defectare si a efectelor acestora etc.)

b)      procese si produse, inclusiv servicii: pentru a permite auditorului sa inteleaga contextul tehnologic in care se efectueaza auditul. Cunostintele si abilitatile in acest domeniu ar trebui sa cuprinda:

terminologia specifica sectorului;

caracteristicile tehnice ale produselor si proceselor, inclusiv ale serviciilor si

procesele si practicile specifice sectorului.

Cunostinte si abilitati generale ale conducatorilor echipei de audit

Conducatorii echipei de audit ar trebui sa aiba cunostinte si abilitati suplimentare de leadership al auditului pentru a facilita desfasurarea eficace si eficienta a auditului. Un conducator al unei echipe de audit ar trebui sa fie capabil sa:

planifice auditul si sa utilizeze eficace resursele pe durata unui audit;

reprezinte echipa de audit in comunicarea cu clientul auditului si auditatul;

organizeze si sa orienteze membrii echipei de audit,

asigure orientarea si indrumarea auditorilor in curs de formare;

conduca echipa de audit pentru a obtine concluziile auditului;

previna si sa rezolve conflictele si

pregateasca si sa finalizeze raportul de audit.

Studii, experienta profesionala, instruire ca auditor si experienta de audit

Auditor

Un auditor ar trebui sa aiba urmatoarele studii, experienta profesionala, instruire ca auditor si experienta de audit:

a)      Ei ar trebui sa absolve studii suficiente pentru a dobandi cunostintele si abilitatile descrise la 7.3.

b)      Ei ar trebui sa aiba experienta profesionala care sa contribuie la dezvoltarea cunostintelor si abilitatilor descrise in 7.3.3 si 7.3.4. Aceasta experienta profesionala ar trebui sa fie intr-o functie tehnica, manageriala sau profesionala care implica rationamente, rezolvarea problemelor si comunicarea cu alti specialisti sau manageri, persoane cu functii similare, clienti si/ sau alte parti interesate.

Parte din experienta profesionala ar trebui sa fie intr-o functie in care activitatile intreprinse contribuie la dezvoltarea cunostintelor si a abilitatilor in:

domeniul managementului calitatii pentru auditorii sistemelor de management al calitatii si

domeniul managementului de mediu pentru auditorii sistemelor de management de mediu,

c)      Ei ar trebui sa fi finalizat instruirea ca auditor care contribuie la dezvoltarea cunostintelor si abilitatilor descrise in 7.3.1, ca si in 7.3.3 si 7.3.4. Aceasta instruire poate fi furnizata de propria organizatie sau de o organizatie externa;

d)      Ei ar trebui sa aiba experienta de audit in activitatile descrise in capitolul 6. Aceasta experienta ar trebui acumulata sub orientarea si indrumarea unui auditor care este competent in calitate de conducator al unei echipe de audit in aceeasi disciplina.

NOTA: Amploarea orientarii si indrumarii (aici si in 7.4.2, 7.4.3 si Tabelul 1) necesara pe parcursul unui audit ar trebui sa fie la latitudinea celor care au responsabilitatea conducerii programelor de audit si a conducatorului echipei de audit. Asigurarea directionarii si a indrumarii nu implica supervizarea constanta si nu necesita ca cineva sa fie nominalizat numai pentru aceasta sarcina.

Conducatorul echipei de audit

Un conducator al echipei de audit ar trebui sa fi acumulat experienta de audit suplimentara pentru a dezvolta cunostintele si abilitatile descrise in 7.3.2. Aceasta experienta suplimentara ar fi trebuit acumulata actionand in calitate de conducator al echipei de audit sub directionarea si indrumarea unui alt auditor care este competent in calitate de conducator al echipei de audit.

Auditori care auditeaza atat sisteme de management al calitatii cat si de mediu

Auditorii sistemelor de management al calitatii sau auditorii sistemelor de management de mediu care doresc sa devina auditori in cea de-a doua disciplina ar trebui:

a)      sa aiba instruirea si experienta profesionala necesare pentru a acumula cunostintele si abilitatile pentru cea de-a doua disciplina si

b)      sa fi efectuat audituri in cel de-al doilea sistem de management sub directionarea sau indrumarea unui auditor care este competent in calitate de conducator al echipei de audit in cea de-a doua disciplina.

Un conducator al echipei de audit intr-una dintre discipline ar trebui sa indeplineasca recomandarile mentionate mai sus pentru a deveni conducator al echipei de audit in cea de-a doua disciplina.

Mentinerea si imbunatatirea competentei

Dezvoltarea profesionala continua

Dezvoltarea profesionala continua se refera la mentinerea si imbunatatirea cunostintelor, a abilitatilor si a aptitudinilor personale. Aceasta poate fi realizata prin mijloace ca experienta de munca suplimentara, , instruire, studiu individual, studiu asistat, participarea la intalniri, seminarii si conferinte sau alte activitati relevante. Auditorii ar trebui sa demonstreze dezvoltarea profesionala continua.

Activitatile pentru dezvoltarea profesionala continua ar trebui sa ia in considerare schimbarile nevoilor individuale si celor ale organizatiei, ale practicii de audit, standardelor si altor cerinte.

SECTIUNEA 18 - SISTEMUL NATIONAL DE ACREDITARE / CERTIFICARE

Sistemul national de acreditare/certificare din Romania a fost instituit prin Ordonanta nr. 38 /1998 privind " acreditarea si infrastructura pentru evaluarea conformitatii" si are ca scop promovarea acreditarii organismelor si laboratoarelor , in conformitate cu practica europeana si de a crea conditiile pentru participarea Romaniei la Acordul European privind evaluarea conformitatii.

In baza acestei ordonante pot fi acreditate :

laboratoare de incercari

laboratoare de etalonare

organisme de certificare a produselor

organisme de certificare a sistemelor calitatii

organisme de certificare a personalului

organisme de certificare a sistemelor de management de mediu

organisme de inspectie,

atat in domeniul reglementat cat si in domeniul nereglementat.

In 1998 s-a constituit Reteaua Nationala de Acreditare din Romania - RENAR - ca persoana juridica de drept privat, de interes public, fara scop lucrativ si care are ca scop acreditarea laboratoarelor si organismelor.

Conform Ordonantei 38/1998 RENAR reprezinta organismul national de acreditare.