COMUNICAREA ORGANIZATIONALA

COMUNICAREA

INTRODUCERE

De ce modulul de Comunicare?

Schimbarile din zilele noastre sunt din ce in ce mai rapide si mai imprevizibile. Companiile, pentru a concura si a supravetui trebuie sa se orienteze permanent asupra cerintelor clientilor . Compania satisface clientul cand ii ofera produse sau servicii de care acesta are nevoie. Produsele trebuie sa aiba o calitate in conformitate cu exigentele impuse, puse la dispozitia clientului in termenul stabilit si la un pret convenabil.

Apare astfel conceptul de calitate totala. Calitatea totala este un proces permanent, prin intermediul caruia companiile ofera toate mijloacele pentru satisfacerea clientilor in calitate, cost si timp.Toate acestea prin capacitatea si implicarea oamenilor, prin punerea in practica a principiilor de imbunatatire continua.

Calitatea totala se bazeaza pe implicarea oamenilor la acest proiect. Implicarea presupune participare si comunicare. Toate se fac prin oameni; oameni care gandesc, rationeaza, care au imaginatie, oameni obisnuiti, care comunica, care evolueaza, care se schimba.

DEFINITIA COMUNICARII

Comunicarea este procesul prin care doua sau mai multe persoane relationeaza intre ele cu scopul de a schimba informatii (cunostinte, idei, sentimente, impresii).

Comunicam pentru ca traim in colectivitate.

Nu poate exista colectiv daca nu exista relatii intre persoane si nimeni nu si-ar putea imagina o relatie intre persoane fara comunicarea de orice tip.

COMPONENTELE COMUNICARII

emitator (E), receptor (R), mesaj (M) folosind un canal de comunicare (C). Acest sistem se poate oricand autoregla datorita existentei unei conexiuni inverse (feedback - raspuns F.B.), prin care informatia poate fi oricand verificata daca a ajuns la receptor. .

PROCESUL COMUNICARII

Elementele acestui proces sunt urmatoarele:

n      Emitator - emitentul mesajului

n      Codificarea - simbolurile orale sau scrise utilizate pentru a transmite mesajul. Codurile pot lua forma limbajului natural sau nonverbal (gesturi, expresii faciale, intonatii.)‏

n      Mesajul - ceea ce emitentul doreste sa comunice

n      Canalul - mediul utilizat pentru a transmite (aerul, telefonul, scrisoarea, e-mailul)

n      Decodificarea - interpretarea mesajului de catre receptor

n      Receptor - destinatarul mesajului

n      Feedback -mai este numit si informatia inversa. Feed-back-ul este actiunea de a verifica ca receptorul primeste mesajul si ca l-a inteles asa cum a vrut sa-l transmita emitatorul.

n      Zgomot - orice element care distorsioneaza procesul comunicarii (cauzele zgomotului in comunicare se gasesc in prejudecati, atitudini, ideologie, semantica, sloganuri, necesitati).

1. Emitatorul mesajului

Comunicarea incepe cu o idee sau un sentiment pe care il are emitatorul.

Emitatorul va simti nevoia de a comunica celorlalti si se afla in fata primei dificultati, aceea ca o idee, un sentiment sau o dorinta nu se poate transmite de la o persoana la alta. Este necesar ca ambele parti sa aiba ceva in comun: CODUL.

Codul este un set de simboluri, care cunoscute de emitator si receptor, permite elaborarea de mesaje inteligibile.

Emitatorul codeaza mesajul sau intr-un limbaj (romana, spaniola, engleza, etc.) cand se doreste comunicarea verbala cu ceilalti, prin intermediul cuvintelor vorbite sau scrise.

Exista alte coduri, de semne non-verbale prestabilite. De exemplu, codul de semnale utilizate in companiile siderurgice pentru a comunica cu macaragii.

Codul de semne in trafic, cel folosit de marinari, etc. sunt exemple de coduri non-verbale ale comunicarii.

Limbajul surdomutilor sau sistemul de scris Braille al nevazatorilor ilustreaza ceea ce vrem sa spunem.

Emitatorul mesajului se confrunta cu prima responsabilitate a unui proces de comunicare: codificarea mesajului astfel incat sa poata fi inteles de destinatarii mesajului sau.

Greseli frecvente ale emitatorului:

Nu alege momentul potrivit si mijlocul adecvat

Nu isi pune in ordine gandurile inainte de a vorbi

Nu utilizeaza limbajul adecvat

Introduce prea multe idei intr-un enunt

Nu se asigura ca s-a facut inteles

Emite informatii neverificate (zvonuri)

Neglijeaza sau nu solicita feed-back

˝ Cel care stie sa gandeasca dar nu stie sa exprime ceea ce gandeste, se afla la nivelul celui care nu stie sa gandeasca. ˝ Pericles

2. Receptorul mesajului

Receptorul trebuie sa fie pregatit pentru a primi mesajul, sub o forma care poate sa-l decodifice sau traduce, transformandu-l in gandire.

O persoana care se gandeste la un meci de fotbal de duminica poate sa nu dea atentie la ce se spune la un moment dat, sporind posibilitatea unei lipse de comunicare.

Mesajul este decodificat si transformat in gandire; a comunica eficient, necesita ca sensul dat de catre receptor mesajului sa fie acelasi cu cel dat de catre emitator.

De aceea, vedem importanta folosirii unui cod impartasit de Emitator si de Receptor, adica, un limbaj comun si adecvat la nivelul celui care primeste mesajul.

Greselile cele mai frecvente ale receptorului sunt:

nu acorda destula atentie emitatorului

se gandeste la raspuns, in loc sa asculte cu atentie

tinde sa se fixeze pe detalii in loc sa capteze intregul sens al mesajului

analizeaza mesajul doar prin prisma propriei scheme de valori

nu face eforturi sa se puna in locul interlocutorului

nu asimileaza ceea ce este impotriva propriilor convingeri

˝Majoritatea dintre noi dam propriilor experiente o structura si o evaluare preconcepute si niciodata nu renuntam la ele, si chiar distorsionam experienta ajustand-o la propriile concepte. ˝ C. Rogers

3. Folosirea unui canal sau mijloc pentru transmiterea unui mesaj

Informatia se transmite prin intermediul unui canal care leaga emitatorul de receptor. Mesajul se codifica normal prin intermediul simbolurilor scrise sau orale (el vorbeste).

Cand vorbim o facem in prezenta celorlalti, separati de aer. Aerul este canalul in acest caz.

Cand vorbim la telefon, acesta este mijlocul.

Cand vorbim la megafon, mijlocul este megafonul.

Cand folosim simboluri scrise, alegem alte mijloace: o scrisoare, o carte, e-mailul prin intermediul computerului . sunt exemple de canale sau mijloace angajate in comunicarea scrisa.

4. Zgomotul

Spunem ca canalele fizice de comunicare sunt afectate de zgomote, care sunt orice lucru care impiedica comunicarea: zgomote ale instalatiilor, interferente ale canalului in comunicarile prin radio, etc.

Deasemenea numim zgomot, sub o forma mai subtila, tot ceea ce este in plus intr-un mesaj si care ingreuneaza intelegerea sa; acea parte a mesajului care nu este necesar sa se transmita, pentru a asigura o buna intelegere a acestuia si poate distorsiona informatia.

In momentul transmiterii eficiente a unui mesaj trebuie selectionata informatia, astfel incat sa transmitem doar ceea ce este important pentru a ne face intelesi.

Cauzele zgomotului in comunicare se gasesc in PREJUDECATI, ATITUDINI, IDEOLOGIE, SEMANTICA, SLOGANURI, NECESITATI.

5. Mesajul

Putem afirma ca mesajul are un dublu continut:

INFORMATIA OBIECTIVA sau a mesajului explicit transmis de emitator,

CONTINUTUL EMOTIONAL: transmitand informatia sub o forma sau alta transmitem interlocutorului nostru si cum ne simtim sau opinia noastra despre tema respectiva. Continutul emotional sau componenta afectiva a mesajului o transmitem prin intermediul urmatoarelor elemente ale comunicarii:

tonul vocii: acelasi mesaj poate sa insemne lucruri complet diferite, in functie de tonul vocii cu care se transmite. Se poate transforma o afirmatie intr-o critica, doar schimband tonul vocii.

privirea: prin intermediul contactului vizual putem sa exprimam la ce suntem atenti sau nu (gandeste-te la cat de dificil este sa-i vorbesti cuiva care nu te priveste). Exista studii care au demonstrat ca oamenii comunica cu atat mai mult cu cat este mentinuta privirea interlocutorilor.

De asemenea emitatorul mesajului capteaza mai bine atentia receptorului daca incearca sa mentina contactul vizual cu el.

Prin intermediul privirii exprimam afectiunea sau respingerea (ne referim la diferenta dintre a privi in fata, peste umar sau piezis).

gesturile faciale si corporale: sunt unele dintre modurile principale de exprimare a afectiunii. Latinii "vorbesc" cu mainile. Acest tip de gest insoteste mesajul, il intareste si faciliteaza intelegerea acestuia (sa facem un mic experiment cerand cuiva sa ne explice ce este o scara si sa ne uitam la mainile lui).

A spune ceva cu un zambet sau cu o fata crispata, face ca mesajul sa varieze, ne da informatii despre starea de spirit al emitatorului.

Chiar cand nu se spune nimic, cu fata se poate spune multe.

ACESTE ELEMTE FAC PARTE DIN COMUNICAREA NONVERBALA. In mod normal sunt insotite unele de altele, dar exista ocazii in care folosim canale care ne permit sa intelegem cateva dintre aceste elemente, cum ar fi telefonul sau statiile de emisie - receptie.

In aceste comunicari avem obstacolul distantei fizice intre emitator si receptor, este mai dificil sa captam continutul emotional al mesajului si exista riscul de a interpreta gresit pe celalalt. Pentru a evita acesta, trebuie folosit adecvat feed-back-ul.

6. Feed-back-ul

Feed-back-ul mai este numit si informatia inversa.

Feed-back-ul este actiunea de a verifica ca receptorul primeste mesajul si ca l-a inteles asa cum a vrut sa-l transmita emitatorul.

Ne indica sub ce forma este primit si interpretat mesajul de catre receptor.

Feed-back-ul poate fi:

Verbal : raspunsul dat de interlocutor mesajului.

Non-verbal : reactia cauzata de mesaj celui care il primeste.

Cel non-verbal este practic involuntar; intelegerea lui depinde de capacitatea emitatorului de a interpreta semnele non-verbale din reactia receptorului in fata mesajului.

Feed-back-ul permite adecvarea mesajului in functie de raspunsul si reactiile receptorului.

Din punct de vedere al emitatorului, feed-back-ul indeplineste functia de a verifica cum sunt intelese de catre ceilalti, atat mesajele emise cat si comportamentele noastre.

Este un element important al procesului de comunicare si putem spune ca este ceea ce diferentiaza informarea de comunicare. Asa ca, atunci cand nu primesc feed-back, informez, iar atunci cand il primesc in legatura cu mesajele mele, sau comportamentele mele, comunic.

Este un mesaj invers care completeaza circuitul procesului de comunicare. Face ca comunicarea sa fie bidirectionala.

Folosirea adecvata a feed-back-ului este cheia unei comunicari eficiente.

TIPURI DE COMUNICARE

Comunicarea si informarea

Este acelasi lucru a comunica cu a informa? Care este diferenta

Pentru a exista comunicare trebuie sa existe schimb de informatii, interactiune.

Prin intermediul feed-back-ului obtinem informarea din partea receptorului, sub ce forma acesta primeste si interpreteaza mesajul sau comportamentul nostru.

Comunicarea este interactiune, pentru ca comportamentul meu este influentat de interlocutor si viceversa.

Obiectivul comunicarii este de a trezi unul in celalalt un raspuns sau un comportament, iar acestea pot la randul lor sa faca ca eu sa raspund sau sa ma comport sub o forma determinata.

Nu in ultimul rand, in functie de prezenta sau absenta feed-back-ului se pot face urmatoarele diferentieri:

Comunicarea unidirectionala

Este atunci cand nu exista feed-back, cand nu exista posibilitatea de a verifica daca receptorul primeste mesajul si il interpreteaza asa cum il gandeste emtatorul, adica aceasta forma de a comunica ar fi informarea (mesajul se duce de la emitator la receptor, dar nu exista un mesaj de intoarcere de la receptor la emitator).

Comunicarea bidirectionala

Este forma de comunicare in care emitatorul si receptorul au posibilitatea de a se asigura ca unul "se explica" iar celalalt "il intelege"; se intampla atunci cand exista feed-back.

Exemple:

O expunere, de tipul unei conferite, ar fi comunicare unidirectionala, in care unul emite (conferentiarul) si alti/i receptioneaza informatiile (publicul), dar nu exista o cale de intoarcere a informatiei.

Un interviu este o comunicare biderctionala, care presupune ca doua sau mai multe persoane isi pun in comun mesajele si opiniile lor. Exista feed-back.

Exista un al treilea tip de comunicare:

Comunicarea multidirectionala

In care exista diferite cai de comunicare cu dus - intors intre diferite persoane. Exemple de comunicare multidirectionala sunt reuniunile.

Comunicarea verbala si non-verbala

Tu, noi, toti relationam. Toti comunicam, sub o forma sau alta, dar comunicam. Experienta si sensul comun ne spun ca este practic imposibil sa supravetuim intr-o izolare totala, fara a relationa. In general avem ideea ca a comunica inseamna a vorbi. Totusi, chiar si in liniste poate fi comunicare.

Plecand de la ideea ca comunicarea este necesara pentru a lucra cu ceilalti, problema este daca comunicam si relationam adecvat, si daca nu se face asa, sa analizam care ar fi formele de a reusi.

O forma buna de analiza este observarea comportamentului nostru si raspunsul care il obtinem de la cei din jur, pentru a sti daca suntem capabili sa exprimam ceea ce gandim, daca stim sa il ascultam pe celalalt cand ne vorbeste, daca ii respectam tacerea. Daca nu folosim agresiunea pentru a ne face intelesi, daca ramanem pasivi in fata exigentelor irationale ale celorlalti.

Comunicarea se realizeaza la diferite nivele. Unul de tip intentionat, care se produce sub o forma voluntara si deliberata, mesajul, si alta de tip neintentionat, cand se transmit fapte determinate, situatii sau experiente sub o forma involuntara, fara cunostinta de ele.

Deasemenea, in functie de aceste doua nivele, constient si inconstient, se pot clasifica alte doua tipuri de canale de comunicare: verbal si non-verbal.

In mod normal, comunicarea verbala poate fi doar complementara celei non-verbale. Astfel, de exemplu, cand comunic facand o cerere intr-o anumita probema (verbal), o fac cu o fata de preocupare (non-verbala); sau cand am o privire suparata (non-verbala), este urmata de un discurs agresiv (verbal).

Cateodata, mesajul verbal este contradictoriu celui non-verbal. De exemplu, o persoana care verbal se manifesta a fi linistita, totusi miscarea continua a picioarelor (comunicare non-verbala) o da de gol ca fiind nervoasa.

Pregatirea emiterii mesajului

Pe langa responsabilitatea de solicitare a feed-back-ului, o comunicare eficienta presupune, din partea emitatorului, o buna pregatire a mesajului. Aceasta este necesara atat pentru comunicarea orala cat si pentru comunicarea scrisa.

In comunicarea scrisa este importanta o buna pregatire anterioara a ceea ce se va transmite, deoarece feed-back-ul este dat de receptor dupa o perioada de timp, in care emitatorul nu are posibilitatea de a sti cum este primit si interpretat mesajul.

In comunicarea orala, feed-bach-ul este , sau ar trebui sa fie imediat, dar chiar si asa, pregatirea mesajului aduce ordine, rapiditate si eficienta in comunicare.

Primul pas, (stiind clar ce voi spune), ne va permite sa fim clari si concisi, "fara a ne ascunde dupa deget".

De ce o voi spune, marcheaza obiectivul sau sfarsitul comunicarii si ne face sa reflectam daca este necesara acea comunicare.

Cui o voi spune, conditioneaza cum o voi spune, ne face sa cautam un limbaj adecvat la nivelul receptorului si la forma cea mai adecvata de a spune.

In ultimul rand, o conditie de eficienta in comunicare este sa se realizeze la momentul oportun. A spune lucrurile la momentul potrivit, inseamna sa cautam sa o facem cu suficient timp inainte, in functie de obiectivul comunicarii, si cand starea de spirit a receptorului este adecvata pentru acea comunicare.

Comunicarea orala

Comunicarea orala este cea care se produce prin intermediul cuvintelor rostite.

Comunicarea verbala se realizeaza prin intermediul cuvintelor. Cuvantul este mijlocul cel mai folosit in transmiterea ideilor, gandurilor si experientelor.

In comunicarea verbala trebuie observate regulile comune comunicarii.

Claritatea implica selectarea corecta a cuvintelor. Trebuie utilizati termeni pe care receptorul sa-i poata intelege cu usurinta.

Emitatorul trebuie sa incerce sa capteze atentia receptorului. Este inutil sa vorbesti daca receptorul nu acorda atentia cuvenita.

Comunicarea prin itermediul cuvintelor presupune a sti sa asculti.

Acest tip de comunicare permite obtinerea unui raspuns imediat si adaptarea mesajului instantaneu, in functie de reactiile receptorului.

"Diferenta dintre a vorbi si a vorbi bine este a sti cum sa o spui"

5. Comunicarea scrisa

Cand comunicarea se realizeaza oral, emitatorul poate observa reactiile receptorului si poate sa modifice mesajul in functie de impresiile primite. Acest proces de schimb reciproc de informatii se numeste comunicare interactiva.

Dar in comunicarea scrisa acesta nu se realizeaza simultan, ci in functie de spatiu si timp. Emitatorul nu poate cunoste imediat cum a asimilat receptorul comunicarea. De aceea, exprimarea in scris devine o forma de comunicare cu reguli determinate, care delimiteaza in mare masura codul, limbajul cu care se elaboreaza mesajul.

Nu putem sa redactam ideile asa cum ne trece prin minte.

Proces mental :

Crearea de idei : delimitarea a ceea ce dorim sa comunicam,.

Punerea in ordine a ideilor : inainte de a scrie, selectionarea si ordonarea ideilor, a informatiei oferite, in functie de finalitatea sau utilitatea celor scrise. Adica alegerea si organizarea materialelor celor mai favorabile pentru atingerea scopurilor.

Cum trebuie relatate ideile:

Scrisul trebuie sa fie lizibil si usor de inteles

Scrisul trebuie sa fie clar, concret si concis

Nu trebuie extins, este de preferat obtinerea informatiei complete, dar sub forma cea mai concreta si directa posibila.

6. Directia si sensul comunicarii

Comunicarea se poate diferentia in functie de directia pe care o ia in cadrul companiei :

Orizontal

Vertical : ascendent si descendent

Orizontal : schimb de mesaje intre membrii de acelasi nivel ierarhic. Comunicarea pe orizontala se poate realiza :

- intre colegii aceleiasi echipe

- intre membrii diferitelor echipe sau din departamente diferite

Comunicarea in cadrul unei echipe este indispensabila in coordonarea muncii. O buna comunicare in echipa favorizeaza coeziunea si satisfacerea membrilor echipei.

Comunicarea cu alta echipa necesita un efort ( "Cand termin tura, vreau doar sa plec acasa cat mai repede posibil") dar faciliteaza munca, doarece pune la curent pe inlocuitorul in tura cu incidentele si functionarea instalatiilor.

Comunicarea intre diferite departamente este vitala, daca adoptam orientarea catre client ca fiind esenta muncii noastre. Comunicam cu clientul pentru a-i oferi ce doreste.

Vertical descendent : este comunicarea sefului cu colaboratorii. Continuturile acestui tip de comunicare se refera la :

Instructiuni despre cum sa indeplinesti anumite sarcini.

Informatii pentru o mai buna intelegere a unei sarcini, si relatii cu alte sarcini ale companiei.

Informarea angajatului despre performanta si munca sa.

Informarea despre obiectivele si planurile companiei.

Vertical ascendent : este comunicarea colaboratorilor cu sefii lor.

Permite asigurarea ca au primit si inteles mesajele emise de sus.

Permite directiunii sa obtina feed-back pentru corectarea obiectivelor si planurilor.

Permite comunicarea catre directiune de noi initiative despre proceduri si imbunatatiri ale mediului de lucru.

ASCULTAREA IN COMUNICARE

In general se asculta putin si prost. Cateodata din dorinta fiecaruia de a iesi in evidenta, care face sa nu lasam interlocutorul sa termine propozitia, aleteori, din contra, pentru ca suntem plictisiti de vorbaria celorlalti si ni se pare ca ne fura valorosul timp.

Astfel rezulta ca in orice conversatie, fiecare din partile implicate incearca sa-si apere ideile si cauta sa contracareze punctele de vedere ale celuilalt, in loc sa le reconcilieze. Dialogul devine insuportabil si se reduce la doua monologuri, in care fiecare parte isi consuma timpul vorbind sau pregatind argumentele in loc sa-l asculte pe celalalt.

Cand dialogul nu este posibil pierdem informatii si avem mai putine posibilitati sa luam decizii in conformitate cu problemele.

"Cine judeca fara a asculta pe ceilalti are o viziune unica asupra problemelor, mai putine date, deci mai putine posibilitati de a lua o decizie inteligenta si exacta."

Avantajele unei bune ascultari

Ascultarea corecta si cu interes are anumite avantaje. Nu este multumitor doar pentru cel care vorbeste (emitator), care se simte luat in considerare, ci deasemenea poate fi agreabil pentru cel care asculta (receptor), daca a invatat sa se bucure de ea.

Deasemenea are si alte avantaje : stimuleaza interlocutorul, imbunatateste relatiile cu ceilalti, ajuta la o cunostere mai buna a celorlalte persoane si furnizeaza toate informatiile. Ascultand ii ajutam pe ceilalti oameni sa-si rezolve problemele.

Lista de avantaje sugerata in continuare nu este completa.

"Cu cat suntem mai tacuti, cu atat ascultam mai bine. Daca vorbim in acelasi timp cu ceilalti, pierdem capacitatea de a auzi."

Comunicarea este un proces care necesita mai multe persoane. Monologul nu este comunicare : noi comunicam in cadrul grupului si in grupuri comunicarea capata sens.

Noi lucram in grup ; mai exact in echipa.

A lucra in echipa este mai mult decat a lucra impreuna. A profita de echipa necesita un mare efort de coordonare si o buna intelegere ca este imposibil fara o buna comunicare.

LUCRUL IN ECHIPA

Conceptul de grup

Un grup este mai mult decat o suma de persoane : este o grupare de persoane cu interese comune.

Oamenii care formeaza un grup relationeaza intre ei si comunica si se influenteaza reciproc. In plus se inteleg ca membrii unui tot comun, sunt constienti ca impreuna formeaza un grup.

Noi ne grupam pentru a atinge anumite obiective : membrii unui grup trebuie sa aiba anumite obiective comune, care trebuie cunoscute bine de toti membrii.

Membrii unui grup nu actioneaza sub o forma anarhica. Pentru a functiona corespunzator, grupul trebuie sa fie bine organizat si sa reglementeze comportamentul membrilor sai prin intermediul regulilor (normelor).

Conceptul de echipa

O echipa este un tip de grup cu unele caracteristici esentiale care o diferentiaza de alte grupuri :

Echipele sunt grupuri orientate strict pe o sarcina si pe realizarea unor obiective

Intr-o echipa obiectivele sunt foarte concrete, sunt definite anterior si se afla pe aceiasi linie cu obiectivele companiei din care face parte.

Membrii componenti ai echipei au fost alesi si desemnati anterior de companie si fiecare are atribuite unele functii si sarcini, integrate in atingerea obiectivului comun echipei.

Marimea grupului este in functie de necesitatile companiei si aceasta este cea care il determina.

Toata echipa este un grup, dar nu tot grupul este o echipa. In comparatie cu grupurile, echipele sunt orientate catre eficienta, catre sarcini. Ratiunea de a fi a echipelor este atingerea obiectivelor companiei. Aceasta face ca obiectivul echipei sa fie bine cunoscut chiar inainte de a se forma echipa.

Asa ceva nu se intampla la alte grupuri, in care obiectivele sunt planificate chiar de grup si de multe ori nici macar nu sunt clare si concrete.

In alte grupuri chiar membrii decid daca vor sa apatina grupului sau sa accepte pe altii.

In echipe, apartenenta este desemnata de catre companie, in functie de criterii mai operative si mai complexe (formare, nivel de calificare, etc.) cautand sa asigure succesul sarcinilor.

In cadrul echipelor, functiile sunt anterior definite si orientate unor obiective foarte concrete, ceea ce face sa fie mai organizate fata de alte categorii de grupuri si sa fie mai eficiente.

O echipa nu este "deconectata" de companie ; interactioneaza cu alte echipe si impreuna, au interese comune. Astfel se justifica faptul ca structura echipei trebuie sa fie determinata de compania de care apartine.

4. Cheia lucrului in echipa : colaborarea

Intr-o echipa de lucru fiecare are anumite functii si sarcini bine definite. Daca ma limitez exclusiv la indeplinirea sarcinilor mele, in felul meu lucrez in echipa ?

Daca obiectivele mele de lucru nu sunt in concordanta cu ale echipei, sau nu au legatura cu compania la care apartine echipa mea, nu lucrez in echipa, desi apartin unei echipe de lucru.

Deasemenea nu lucrez in echipa daca pastrez pentru mine opiniile mele, daca ascund sau neg conflictele, daca trag singur concluzii, daca nu sunt preocupat sa le verific. Adica, daca nu angajez o buna comunicare.

Daca comportamentul meu este neclar pentru colegii mei, daca este imprevizibil, deasemenea nu lucrez in echipa.

A lucra in echipa inseamna a colabora, iar colaborarea implica ghidarea dupa obiective comune, dialogarea, ascultarea, creareea unui climat de incredere in care sa ne putem exprima, sa avem strategii de lucru comune, cunoscute de echipa si clare, a ne pune de acord, a merge toti ca unu.

Daca concurez cu pertenerii    mei, daca caut succesul meu inaintea succesului echipei, daca nu aduc nimic in echipa si daca ma limitez la ce stiu sau la ce gandesc, nu lucrez in echipa.

5. Motive pentru a lucra in echipa

Lucrind in echipa se insumeaza fortele individuale. Rezultatul obtinut, mai mult decit o suma, este unul multiplicat.

Acesta este motivul principal pentru care companiile formeaza si utilizeaza echipe de lucru.

Lucrul in echipa permite distribuirea mai buna a lucrului. Se usureaza organizarea si repartizarea de functii si sarcini.

Deasemenea este mai usoara supravegherea lucrului realizat si dirijarea mai eficienta.

Echipele usureaza fluxul de informatii, idei si sugestii: promoveaza comunicarea.

Sentimentul de apartenenta la o echipa concreta ne face sa ne simtim mai indatorati de obiectivele echipei.

6. Profitarea de oportunitati si abordarea problemelor in echipa

In munca, ca in orice aspect al vietii, exista situatii foarte diverse. Cand aceste situatii devin deranjante sau problematice, tindem sa le lasam sa treaca. Cu toate acestea, pot fi oportunitati, care se cuvine sa le analizam si sa profitam pentru a le exploata la maxim.

Alte ori apar probleme. O problema este ceva care nu functioneaza cum ar trebui, care are un efect nedorit. In fata acestora, cateodata cautam o solutie care se dovedeste a fi provizorie: asa se intampla cand actionam in functie de efect in loc sa actionam in functie de cauza. Alte ori ne conformam sa cautam vinovati sau responsabili , dar de fapt nu facem nimic util pentru a indrepta situatia.

Atat in fata problemelor cat si in fata oportunitatilor trebuie sa actionam sub o forma structurata. Este necesar:

OBSERVAREA: sa vedem in mod obiectiv ce se intampla.

INTELEGERERA: sa intelegem de ce se intampla, care este motivul pentru care se intampla asa.

ACTIONAREA: sa facem ceva ca sa nu se mai intample asta, pentru a schimba situatia.

Frecvent sarim peste vreo unul din acesti trei pasi: cand observ ce se intampla si actionez, dar fara a fi inteles ce se intampla, ma grabesc (a face, a face fara a sti de ce, nici pentru ce),

Cand inteleg de ce si pentru ce si actionez, dar nu observ situatiile concrete, posibile schimbarii, ma comport ca un birocrat,

Cand observ si inteleg dar nu actionez, raman in contemplare.

7. Analizarea problemelor si oportunitatilor

Atat intr-o situatie nedorita (problema), cat si in acele situatii profitabile (oportunitati) trebuie sa actionam sub o forma adecvata pentru a obtine intotdeauna cele mai bune rezultate posibile, sub toate aspectele.

Pentru a aborda orice oportunitate sau orice situatie problematica, de orice tip (profesionala, interpersonala, familiala) trebuie sa observam, sa intelegem si sa actionam. Adica trebuie organizate ideile, pentru a vedea sub o forma clara situatia si a o rezolva cu succes.

Primul lucru pe care trebuie sa-l facem este sa cunoastem fondul situatiei, sa vedem care este problema, sau situatia concreta.

Apoi propunem solutii: ce s-ar pute face?

De obicei, cand suntem in fata unei probleme ne gandim la putine alternative, iar acestea au o multime de inconveniente. Pentru a evita acestea este de preferat sa parcurgem doi pasi diferiti:

Unul este sa propunem solutii (orice ne trece prin cap) fara a analiza si judeca, apoi, un altul independent va analiza fiecare solutie, una cate una, pentru a vedea avantajele si dezavantajele.

Celalalt, este sa alegem situatia cea mai adecvata, care nu neaparat va fi cea mai buna dintre toate, ci cea mai echilibrata, avand in vedere toate circumstantele care permit succesul cu cea mai mare probabilitate.

Dupa acestea, mai ramane sa trecem la actiune si sa le ducem la bun sfarsit.

In ultimul rand evaluam rezultatul. Daca nu este satisfacator, daca problema nu s-a rezolvat, trebuie sa cautam urmatoarea alternativa, mai buna si sa continuam procesul.

8. Conflictul

Un conflict este o discrepanta, un dezacord. Aceasta discrepanta poate fi mai mare sau mai mica. Exista anumite grade de conflict, de la o discrepanta minima pana la un nivel foarte mare de dezacord.

O echipa este formata din persoane. Si unde exista persoane care relationeaza, exista conflicte. Nu se poate fugi de conflicte.

Un conflict nu este ceva negativ care trebuie ascuns ; este ceva ce trebuie rezolvat. Este o oportunitate de imbunatatire a calitatii relatiilor dintre oameni si pentru a pune la incercare abilitatile noastre de comunicare.

Conflictele trebuiesc infruntate, cautand solutii constructive pentru echipa si membrii acesteia. Nu se cauta "sa castig doar eu" ci se cauta sa cistige deasemenea si celalalt (colaborarea inaintea competitiei). Convine infruntarea de la inceput cand discrepanta este minima, deoarece in acel moment este mai usor de rezolvat si cand provoaca mai putina tensiune. Convine actionarea cat mai rapida.

Pentru a reusi este necesara comunicarea adecvata : sa exprim ceea ce vreau, ce gandesc, fara inhibitie, fara a ataca sau rani pe celalalt ; a sti sa-l ascult pe celalalt si sa-i inteleg punctul de vedere si a ajunge cu el la un acord, la o rezolvare a conflictului acceptata de toti.

9. Ce este de facut in caz de conflict interpersonal ?

Cind avem un conflict cu unul dintre parteneri este important sa-l rezolvam si sa actionam adecvat.

In mod obiectiv, in situatia in care colegul meu are dreptate, cel mai bun lucru pe care pot sa-l fac este sa imi cer scuze, fara a da vina pe altii (a-mi asuma responsabilitatea pentru greselile mele), sa vad ceea ce pot rezolva imediat cit mai repede posibil si mai ales sa fiu atent sa nu mai fac aceiasi greseala.

Daca dimpotriva, partenerul meu nu are dreptate, trebuie sa evit sa discut, mentinand seninatatea.

Trebuie sa mentin interesul de a afla care este problema, care este aspectul de discrepanta si de ce colegul meu a luat-o in alt mod ; ce l-a deranjat, concret.

Trebuie incercata clarificarea    oricarei neintelegeri si nu adoptarea de atitudini de superioritate, daca el isi recunoaste greseala.

Daca ne aflam intr-o situatie fara iesire, cel mai bine este impartasirea problemei unui superior.

10. Folosirea comunicarii pentru aplanarea conflictelor

Abilitatea de a comunica nu este usoara.

Cateodata credem ca a comunica adecvat este a spune lucrurile asa cum le simtim, asa cum ne trec prin cap, spontan, fara a reflecta.

Dar aceasta este de fapt a nu avea control sau a nu-l exercita si poate avea consecinte devastatoare asupra comunicarii si relationarii : ceilalti (celalalt) se simt ofensati, atacati sau raniti ; inchidem usa unei posibile rezolvari.

In realitate a comunica eficient are de a face cu ceea ce gandesc si simt, dar de asemenea are mult de a face cu forma in care ma exprim si cu modul cum il tratez pe celalalt si cum primesc ceea ce imi spune.

Cind nu sunt de acord trebuie sa spun, dar respectand opinia celuilalt.

O buna forma de a face aceasta poate fi ceea ce este prezentat in exemplul urmator :

1. INTELEG CA . sarcina lui R. nu este sarcina noastra.

2. TOTUSI, EU CRED CA, daca ne-am terminat partea noastra, iar un coleg a avut mai multa de munca, putem colabora cu el.

3. DE ACEEA , SUGEREZ sa-i dam o mana de ajutor.

11. Modalitatea de a schimba ceea ce nu imi place   

Indiferent de modalitatea noastra de comunicare, intotdeauna vom avea posibilitatea de a modifica acele lucruri care nu ne plac. Oricat de agresiva sau pasiva ar fi forma noastra de comunicare, intotdeauna este posibila gasirea unui mod de actionare mai adecvat.

SA AVEM MEREU IN VEDERE:

1. Schimbarea cere o adevarata si intensa dorinta de schimbare.
2. Sa ne apreciem pe noi insine asa cum ii apreciem pe ceilalti.
3. Sa ne propunem mijloace si obiective rezonabile.
4. Invatarea de noi conduite sociale necesita efort si practica continua.

INCHEIERE

Tot ce am vazut ne-a permis achizitionarea de cunostinte despre ce este comunicarea, ce sunt grupurile si care sunt principalele lor caracteristici. Ce este o echipa si care sunt trasaturile care definesc o echipa de lucru eficienta.

Deasemenea am achizitionat abilitati de comunicare adecvata si utilizand aceasta buna comunicare, sa muncim eficient in echipa, aplanand problemele si conflictele si profitand de posibilele oportunitati.

Abilitatile se achizitioneaza practicandu-le. Cu cat mai mult se exerseaza ceva, cu atat se face mai bine si cu mai putine eforturi. De aici si necesitatea de a pune in practica tot ce s-a invatat.

Aceasta poate fi un impuls pentru imbunatatirea continua si permanenta a muncii noastre. Ca profesionisti ne intereseaza munca noastra, la ce dedicam cea mai mare parte din viata noastra. Orice invatatura care ne permite imbunatatirea conditiilor de munca (relatiile cu echipa, comunicarea in cadrul companiei, etc.) poate fi foarte fructuoasa.