VIDINĖ KONTROLĖ

VIDINĖ KONTROLĖ

1. Kontrolės esmė

Kontrolė - tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjim¹ reikiama kryptimi, bet kuriuo momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji nukreipta siekti tikslų. Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog nekontroliuojamos veiklos nuostoliai esti didesni, nei tie, kurių būna pažeidus kitas valdymo funkcijas. Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir organizacijų veiklos sritys. Kontrolė apima buvusi¹, esam¹ ir būsim¹ veikl¹.

Ūkyje taikoma trijų lygių kontrolės sistema:

Vidinė kontrolė. J¹ atlieka vadovai, o didesnėse įmonėse įkuriamos
vidinės kontrolės tarnybos, kurios savo veikl¹ organizuoja pagal įmonės
vadovybės patvirtintus nuostatus.

Išorinė kontrolė. J¹ atlieka nepriklausomoj audito įmonės pagal su
organizacijomis sudarytas sutartis. Visos audito įmonės ir nepriklausomi
auditoriai savo darbe turi vadovautis tarptautiniais ir nacionaliniais audito
standartais.

Valstybės kontrolė. Tai Seimo, Vyriausybės, ministerijų, valstybinių
įstaigų ir organizacijų finansinės ūkinės veiklos kontrolė. Lietuvoje j¹ vykdo
Valstybinė mokesčių inspekcija, Finansų ministerijos Revizijos
departamentas bei Valstybės kontrolės departamentas. Pastarasis yra
Seimui atskaitinga kontrolės institucija, kuri prižiūri, ar teisėtai valdomas ir
naudojamas valstybės turtas ir kaip vykdomas valstybės biudžetas1.

Čia bus nagrinėjama tik vidinė kontrolė, jos proceso etapai. Vidinės kontrolės efektyvum¹ nulemia kiekvienas darbuotojas, dirbantis organizacijoje, o kontrolė savo ruožtu padeda pasiekti efektyvių veiklos rezultatų. Taigi informacij¹ apie kontrolź - kokia ji, kaip vyksta ir kas j¹ turi ir gali atlikti ir kodėl, turi žinoti kiekvienas darbuotojas, o ypač aukštesnio ar žemesnio lygio vadovas.

Taigi kontrolė - būtina ir natūrali kiekvienos visuomenės funkcionavimo s¹lyga, nes ji padeda efektyviai siekti rezultatų. J.Mackevičius kontrolės s¹vok¹ aiškina dviem aspektais: iš kibernetikos ir kalbos pozicijų.

Kibernetikoje kontrolė yra susijusi su veiklos reguliavimu ir tikrinimu ir apima veiksmus, kurie įgalina siekti norimų tikslų, todėl ji susijusi su tikslo s¹voka.

Kontroliuojama situacija kalboje suprantama kaip teigiamas dalykas, nekontroliuojama situacija - bloga ir nepageidautina; kontroliuojamas - tai tinkamas, pageidautinas elgesys. Šiais aspektais kontrolė apibrėžiama kaip įmonės veiklos reguliavimo ir tikrinimo procesas. Kontrolė - tai savotiška garantija, kad įmonė veikia ir kad tai leis jai pasiekti savo tikslus. Jei įmonė nesilaiko strategijos, kuri atitinka numatyt¹ kurs¹, tai galima teigti, kad ji nekontroliuojama. Taigi organizacija be efektyvaus kontrolės proceso negalės pasiekti savo tikslų, o jei ir pasieks, negalės to sužinoti.

Kontrolės tikslas - padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus s¹lygoms, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir minimizuoti s¹naudas. Tikslų schema pateikta 5.1 pav.

5.1 pav. Kontrolės tikslai

Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo nustatymo ir rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti - ir veiklos kryptis ir netgi pats tikslas. Gerai organizuota kontrolės sistema padeda vadovams numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias s¹lygas. Kita vertus, nelanksti sistema gali veikl¹ nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos gali tapti labai rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių, neleidžia kartotis toms pačioms klaidoms. Kai įmonė gamina tik vien¹ produkt¹ iš vienos medžiagos, turi paprast¹ organizacijos struktūr¹ ir tenkinasi vienodais reikalavimais produktui, vadovams užtenka paprasčiausios kontrolės sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi. Tačiau organizacijoms, kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir turi didelź rinkos dalį, sudėtinź organizacijos struktūr¹ ir daug konkurentu, reikia taikyti sudėting¹ kontrolės sistem¹, kurti atskirus skyrius tam darbui atlikti. Dar viena kontrolės užduotis - mažinti išlaidas. Taigi kai kontrolė efektyvi, ji gali padėti sumažinti s¹naudas ir padidinti produktyvum¹.

Visuose literatūros šaltiniuose, kur aptariami valdymo ciklo etapai, kontrolė minima kaip vienas iš jų. Dažniausiai skiriami planavimo, organizavimo, kadrų parinkimo ir kontrolės etapai.

Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai tarpusavyje susijusios, o kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymo hierarchijos lygį organizacijoje (5.2 pav.).

5.2 pav. Kontrolės lygiai organizacijoje

Žemiausiajame lygyje operacijų kontrolė apima gamybos proces¹, kur organizacijos ištekliai paverčiami produktais ar paslaugomis (kokybės kontrolė yra viena iš operacijų kontrolės tipų).

Elgesio kontrolė - tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimas gerai atlikti savo pareigas, o finansų kontrolė siejasi su organizacijos finansiniais ištekliais.

Aukštesniajame lygyje struktūros kontrolė siejasi su tuo, kaip organizacijos struktūros elementai (padaliniai) atlieka savo funkcijas.

Strategijos kontrolė seka, kaip efektyviai organizacijos veiklos strategijos padeda jai siekti tikslų. Pavyzdžiui, jeigu įmonės strategija, susijusi su investavimu bus nesėkminga, vadovai turi išsiaiškinti tikslus ir pakeisti strategij¹ arba atnaujinti pastangas pritaikyti strategij¹.

Skirtingi lygiai lemia specifinius kontrolės proceso etapų ypatumus, todėl toliau analizuosime visus kontrolės proceso etapus ir su jais susijusias problemas bei kontrolės proces¹ visuose lygiuose, pateiksime pavyzdžių.

2. Kontrolės procesų tipai

Apibendrintai galima pateikti dvi kontrolės proceso sistemas.

Pirmoji - tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės sistema. Visose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo laikotarpiai.

Profilaktinė kontrolė - tai aktualių problemų numatymas ir išankstinis pasiruošimas jų išvengti. Svarbu pažymėti, jog planavimas ir profilaktinė kontrolė yra tarpusavyje susijź, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako į klausim¹: 'K¹ ir kaip mes ketiname padaryti?'. Profilaktinė kontrolė atsako į klausim¹: ''K¹ mes galime padaryti iš anksto, kad pasiektume savo tikslus?'

Lyginamoji kontrolė apima esamu veiksmų ir procesų Įvertinim¹. Ji gali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi su dabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veikl¹ kiekvienu momentu bei sprźsti kylančias problemas, kol jos dar nepaveikė galutinio produkto.

Grįžtamoji (baigiamoji) kontrolė - tai informacijos apie užbaigt¹ veikl¹ rinkimas, jos vertinimas ir veiksnių, kaip tobulinti panaši¹ veikl¹ ateityje, parengimas. Šios kontrolės trūkumas : reikiamų veiksmų imamasi jau po laiko (kitu veiklos periodu). Teigiamas šios kontrolės bruožas: ji testuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanoma pasiekti arba kurie yra per daug lengvi, gali būti koreguojami.

Praktiškai vadovas turėtų taikyti kompleksinź kontrolź. Profilaktinė kontrolė padeda jam nuspėti problemas, lyginamoji - sustabdyti ir ištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje, grįžtamoji - apdraudžia nuo tų klaidų pakartojimo (5.3 pav.). Iš šios bendros kontrolės schemos matyti, kaip profilaktinė, lyginamoji ir grįžtamoji kontrolė susijusi su veiklos procesu. Šioje schemoje įdėjimai - tai visa, kas paruošiama bei toliau naudojama perdirbimo procese, t.y. darbuotojai, kapitalas, įrengimai ir įranga, medžiagos. Rezultatas - tai efektyviai realizavus įdėjimus pagamintos

prekės ar suteiktos paslaugos. Ši tipinė kontrolės schema gali būti taikoma kiekviename kontrolės lygyje (žr. 5.2 pav.).

Antroji kontrolės sistema - tai konkretus veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais, {vairūs autoriai nurodo skirting¹ etapų skaičių. Edgaras F.Huse skiria tris etapus : standartų nustatym¹, rezultatų įvertinim¹ ir nukrypimų nuo standartų atitaisym¹1. Leonas C.Megginsonas, Donaldas C.Mosley, Paulas H.Pietris - penkis : veiklos standartų nustatym¹, veiklos įvertinimo apibrėžim¹, veiklos įvertinim¹, veiklos palyginim¹ su standartais, būtino veiksmo priėmim¹⁴. Ricky W. Griffinas', Robertas Albanese6 skiria keturis pagrindinius kontrolės proceso etapus (5.4 pav.).

Grįžtamasis ryšys

5.4 pav. Kontrolės proceso etapai

Richardas A.Johnsonas, Fremontas E.Kastas ir Jamesas E.Rosenzvveigas siūlo geriau pritaikyt¹ praktikai kontrolės proceso etapų interpretacij¹ . Jie skiria keturis pagrindinius kontrolės proceso elementus:

Charakteristika arba s¹lyga, pagal kuri¹ turi vykti kontrolė;

Jutimas, t.y. būdas pajusti ir įvertinti esam¹ situacij¹;

Lygintojas, t.y. asmuo, grupė ar mechanizmas, kurie lygina
įvertinimus su standartais ir planais;

Aktyvatorius, t.y. asmuo, grupė ar mechanizmas, kurių veiksmais
šalinami nukrypimai.

Šie elementai pateikiami 5.5 pav. Jie atitinka kontrolės proceso etapus, tačiau yra geriau pritaikyti technikai šiandieniniame automatizuotame bei kompiuterizuotame kontrolės procese.

5.5 pav. Kontrolės proceso elementai