Vidinė organizacijos aplinka

Vidinė organizacijos aplinka

Organizacijos veiklos sėkmė priklauso nuo to, kokie yra jos tikslai, kaip racionaliai koordinuojama veikla ir vykdomos užduotys, kokie dirba žmonės, ar jie yra skatinami dirbti, ar optimaliai parinkta organizacijos struktūra, kokia yra technologija, t.y. nuo to, kokia yra organizacijos vidinė aplinka. Taigi organizacijos vidinź aplink¹ apibūdina šie veiksmai: tikslai, užduotys, technologija, struktūra ir žmonės.

Tikslai. Organizacija yra priemonė pasiekti tikslams, kurių vienas individas Įgyvendinti negali, todėl tikslai yra pirmoji universali organizacijos charakteristika. Organizacijos vadovybė tikslus nustato planavimo proceso metu ir išdėsto jų esmź darbuotojams. Kai tikslai yra aiškiai apibrėžti, žmonių grupė gali racionaliai sukoncentruoti savo fizines ir intelektualines jėgas. Labai dažnai teigiama, kad svarbiausias organizacijos tikslas yra gauti peln¹. Be abejonės, gauti peln¹ verslo organizacijoms yra vienas iš svarbiausių tikslų, tačiau jį gauti organizacija gali tuomet, kai pagamina produkt¹, kurį vartotojas perka, norėdamas patenkinti vien¹ ar kit¹ savo poreikį. Todėl teisingiau būtų pasakyti, kad svarbiausias organizacijos tikslas pagaminti paklaus¹ turintį produkt¹ ar teikti paslaugas, efektyviausiai panaudojant ribotus gamybos išteklius. Be to, yra daugybė organizacijų, kurios nesiekia pelno, pavyzdžiui, mokymo įstaigos, valstybinės, savivaldybių (neprivačios) gydymo įstaigos, politinės didesnė organizacija, tuo daugiau ir įvairesnių tikslų ji turi. Kiekvienoje organizacijoje kuriasi sava filosofija ir vertybių sistema. Tikslai numatomi ne tik visai organizacijai, bet ir jos atskiroms tarnyboms, pavyzdžiui, personalo tarnybos tikslas - sukomplektuoti reikalingų specialybių ir atitinkamos kvalifikacijos darbuotojų kolektyv¹, marketingo tarnybos -ištirti rink¹ ir paruošti produkto realizavimo priemones. Kiekvienas padalinys turi specifinius, tik jam būdingus tikslus (skirtingų organizacijų vienodų padalinių tikslai dažnai yra panašesni negu tos pačios organizacijos įvairių padalinių tikslai), todėl organizacijos vadovybė privalo koordinuoti padalinių veikl¹, kad jų tikslų Įgyvendinimas būtų konkretus indėlis įgyvendinant organizacijos tikslus.

Užduotys. Organizacijos tikslus konkretizuoja užduotys. Užduotis - tai darbas, kurį reikia atlikti numatytu laiku ir nustatytu būdu. Dažniausiai užduotys skirstomos į tris kategorijas:

darbo su žmonėmis,

darbo su objektais (mašinomis, žaliavomis),

darbo su informacija.

Pavyzdžiui, meistro darbas daugiausiai susijźs su žmonėmis, o organizacijos finansininko - su informacija.

Užduotys yra skiriamos pareigybėms, o ne darbuotojams. Labai svarbu, ar užduotys yra tipiškos ir kokia jų trukmė. Vienai užduočiai atlikti gali prireikti vienos valandos, o kitai - kelių dienų ar mėnesių. Užduotys glaudžiai susijusios su specializacija. Specializuodama užduotis, organizacija patiria kur kas mažiau išlaidų, bet vadovui reikia daugiau kompetencijos, kad galėtų racionaliai paskirstyti ir koordinuoti užduotis, kurios dažnai dar yra skaidomos į operacijas.

Technologija. Kai norime įvykdyti užduotis, visada kyla klausimas, koki¹ konkreči¹ technologij¹ pasirinkti. Daugelis technologij¹ siejame su išradimais, mašinomis ir kita technika. Tačiau sociologas Čarlzas Perrou technologij¹ apibūdina kaip priemonź ištekliams (nesvarbu ar tai būtų žmonės, ar informacija, ar medžiagos) paversti į produktus arba paslaugas.

Pasirenkant technologij¹, negalima pamiršti, jog jos kopijavimas, neatsižvelgiant į konkrečias taikymo s¹lygas, aplink¹ ir žmones, gali būti nuostolingas. Kiekvienos konkrečios technologijos tinkamum¹ nustato žmonės. Pati technologija be žmonių nieko nereiškia. Dabar nuo mechanizavimo pereinama prie automatizavimo ir robotizavimo.

Žmonės. Žmonės - tai organizacijos pagrindas. Daugiausia įtakos žmogaus veikiai turi jo sugebėjimai, talentas, poreikiai, lūkesčiai, vertybės ir požiūris į darb¹. Vadovas turi gerai pažinti savo darbuotojus ir juos motyvuoti. Vadybos moksle nagrinėjami trys žmogaus elgesio organizacijoje aspektai : darbuotojo elgesys, darbo grupės elgesys, vadovo elgesys ir jo įtaka darbuotojams.

Struktūra. Organizacijos struktūra - tai ryšiai tarp padalinių, valdymo lygių ir funkcinių sričių. Tikslai ir struktūra yra glaudžiai susijź ir veikia vienas kit¹: koki¹ struktūr¹ kurti, lemia organizacijos veiklos ypatumai, geografinė padėtis, darbuotojų profesionalumas, patyrimas ir kiti veiksniai.

Kiekvienoje organizacijoje egzistuoja vertikalusis ir horizontalusis darbo pasidalijimas. Esant horizontaliam pasidalijimui, sukuriami padaliniai specializuotoms užduotims atlikti, pavyzdžiui, apskaitos, marketingo, personalo. Pagrindinė šios struktūros idėja - maksimaliai panaudoti specializacijos privalumus ir sumažinti vadovų apkrovim¹. Vertikalaus darbo pasidalijimo esmė - atskirti koordinavimo veikl¹ nuo tiesioginio funkcijų vykdymo.