ANALIZA SI DESCRIEREA POSTURILOR

Analiza posturilor este activitatea manageriala de evaluare permanenta a obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor aferente posturilor, fara a tine cont de caracteristicile profesionale si comportamentale ale persoanelor care le ocupa. Prin analiza posturilor se stabilesc deci cerintele acestora si criteriile care vor sta la baza selectiei de personal corespunzator.

Analizand interdependentele de proces schematizate in fig. 5.5 se observa ca analiza posturilor de conducere este activitatea preliminara care succede direct adoptarii obiectivelor organizatiei (1); prin asumarea de noi obiective sau prin reevaluarea obiectivelor anterioare se poate declansa procedura de analiza a posturilor parcurgand traseul definirii acestora (2) - (3). Pe aceeasi cale sunt definite si supuse analizei si posturile de conducere in forma operationala. Pe baza analizei posturilor pot fi adoptate poltiticile adecvate: stabilirea necesitatilor de pregatire profesionala (perfectionare/reciclare) pentru personalul existent la data analizei, recompensarea acestuia (5) si cuantificarea simultana a performantelor firmei. Pe de alta parte, analiza posturilor conduce la o posibila declansare a campaniei de recrutare si de selectie (4) si/sau de recrutare preliminara (6). Este posibil ca prin selectie sa fie incluse in organizatie persoane cu valente profesionale si atitudinale deosebite, ceea ce poate determina modificarea unor obiective (7).

7

Figura 5.5

Analiza posturilor presupune identificarea tuturor informatiilor legate de caracteristicile acestora: activitatile zilnice, activitatile aleatoare, conexiunile cu alte posturi, mijloacele de comunicare, competentele cerute personalului aferent, calificarile necesare, salarizarea si alte facilitati, responsabilitatile, conditiile de lucru, etc. Informatiile privind posturile se refera si la: durata activitatilor caracteristice, aparitia posibilelor erori, discontinuitati si interferente in activitate, cauzele care ar putea conduce la aparitia bolilor profesionale, poluarea mediului, aparitia tensiunilor patronat - sindicate s.a.

Aceste date sunt supuse permanent schimbarilor, astfel incat analiza posturilor se constituie ca activitate permanenta sau, cel putin, periodica. Firmele nu isi pot permite sa isi continue activitatea, fara a face evaluari permanente asupra obiectivelor, posturilor si performantelor organizatiei - axa cheie a evolutiei acestora.

Postul trebuie analizat la momentul si in imprejurarile date; pe de alta parte, nu este relevanta evaluarea postului prin prisma persoanei care il ocupa ci doar in ceea ce priveste continutului acestuia. Pentru a fi decelate caracteristicile intrinseci ale postului de calificarile si competentele persoanei care il ocupa este necesara utilizarea mai multor mijloace de analiza, in paralel; se poate ajunge astfel la obtinerea informatiilor obiective. In acelasi scop, este necesar ca titularii posturilor evaluate sa fie reprezentativi, sa aiba experienta, competenta si autoritate in functia respectiva. Acestora trebuie sa li se explice ca analiza este facuta in scopul optimizarii activitatilor caracteristice; altfel, salariatii vor fi stingheriti in activitatile lor si vor compromite sau denatura evaluarea.

Analiza postului trebuie sa fie suficient de complexa pentru a pune in evidenta caracteristicile si cerintele sale; postul trebuie sa fie descris in termeni fara echivoc, avand in vedere si faptul ca acesta va fi ocupat de o persoana care are propria pesonalitate.

Scopul analizei posturilor este complex: simplificarea muncii, studiul metodelor de munca (in perspectiva evolutiei), stabilirea standardelor de munca si sustinerea altor activitati de personal (recrutarea, selectia, motivarea, realizarea profesionala a salariatilor).

Planificarea si organizarea sunt activitati care revin departamentului de resurse umane; in proces sunt implicati si sefii celorlalte departamente, sectii, servicii, ateliere etc.

Analiza postului stabileste elementele (standardele) caracteristice:

denumirea postului si a functiei aferente;

denumirea postului ierarhic superior si a functiei aferente;

obiectivele directe;

obiectivele indirecte;

activitatile principale (descriere calitativa si cantitativa: ce, cum, de ce, unde, cat);

activitatile secundare (descriere calitativa si cantitativa: ce, cum, de ce, unde, cat);

calendarul activitatilor;

tehnologiile si echipamentele utilizate;

relatiile cu alte posturi;

mijloacele de comunicare cu alte posturi;

gradul de cofidentialitate cerut pentru activitatile si informatiile aferente postului;

mijloacele de autoevaluare a rezultatelor activitatilor planificate pentru post;

mijloacele de evaluare a rezultatelor activitatilor planificate pentru post de catre alti salariatii abilitati in acest scop;

resursele care contribuie la finalizarea sarcinilor postului;

conditiile de munca;

cerintele postului: pregatirea, aptitudinile, experienta anterioara;

limitele de competenta;

responsabilitatile;

marja de eroare acceptata;

salarizarea si bonificatiile acordate, corelate cu rezultatele obtinute.

Analiza postului este efectuata de un grup de analisti, specialisti in managementul organizatiei, in managementul prin obiective si in managementul proiectelor; echipa este completata cu seful departamentului in care este integrat postul, cu un specialist in psihologia muncii si cu un specialist in ergonomie. Mentionam ca ergonomia reprezinta domeniul interdisciplinar (sociologie, psihologie, fiziologie,    medicina muncii - inclusiv antropometria, stiinte tehnice - inclusiv protectia muncii si stiintele economice) care studiaza conditiile de solicitare a omului in procesul muncii. Ergonomia permite asocierea caracteristicilor/standardelor postului cu specificatiile postului (trasaturi si caracteristici umane adecvate postului) adica permite personalizarea acestuia.

Metodele folosite in analiza posturilor sunt prezentate in Tabelul 5.3.

Tabelul 5.3

Aplicarea metodelor prezentate conduce la o evaluare obiectiva, daca este realizata de profesionisti. Nu exista retete unice de evaluare a posturilor, data fiind diversitatea acestora; aplicarea intregului set de metode de investigare se face obligatoriu inaintea restructurarii firmei dar si atunci cand, desi firma are asigurat segmentul de piata pentru desfacerea produselor si serviciilor sale, cantitatea sau calitatea acestora este nesatisfacatoare. Analiza posturilor pune in evidenta aspectele critice pentru organizatie si cauzele care conduc la nerespectarea sarcinilor la termenele stabilite.

Observarea este metoda directa prin care sunt puse in evidenta: activitatile care se desfasoara, modul de desfasurare, participanti, cine/ce impiedica derularea activitatilor, care sunt sursele de disconfort fizic sau psihic, de pericol, de stagnare, de suprapunere de activitati, cine/ce produce/induce stari confuze etc. Pentru a fi eficienta, metoda observarii trebuie sa fie aplicata sistematic; in urma fiecarei sesiuni de observare se intocmeste un raport care se constituie ca piesa in dosarul de analiza a postului. Avand avantaje evidente dar si dezavantaje (interferenta analist - lucrator, stresul sporit al lucratorului, timpul limitat al observarii, faptul ca activitatile mentale nu pot fi observate etc.), metoda trebuie dublata de alte mijloace de investigare.

Interviul individual are avantajul ca, fiind condus de analisti, pune in evidenta aspecte care nu au fost inregistrate in documente, care au scapat observatorului sau care au fost prezentate denaturat prin autoevaluare. Analistul trebuie sa prezinte salariatului intervievat ca scopul acestuia nu se refera la verificarea activitatii persoanei ci la simplificarea si la siguranta muncii. Daca analiza postului vizeaza si specificitatea postului (conformitatea post - individ), acest aspect va fi adus salariatului la cunostinta. Titularul postului supus interviului trebuie informat ca interviul reprezinta o activitate de rutina in managementul resurselor umane. Pentru departamentul de resurse umane, elaborarea structurii de interviu este o problema dificila dar importanta, cu atat mai mult cu cat acestea sunt aplicatii diferite pentru posturi extrem de diversificate. Dezavantajul major al interviului este dat de subiectivismul salariatului si de teama acestuia de a-si pierde locul de munca.

Chestionarul de analiza/evaluare a postului este varianta scrisa a interviurilor. Foarte concis, chestionarul corecteaza dezavantajele interviului, asigurand mai multa acuratete datelor. Aceasta metoda de investigare si obtinere de informatii despre postul vizat    este rapida, necostisitoare dar sumara; ca urmare, datele din chestionar trebuie coroborate cu cele obtinute cu ocazia interviurilor.

Chestionarul de analiza a postului trebuie sa cuprinda informatiile complete privind conditiile psiho-ergonomice ale locului de munca, pentru a permite ameliorarea acestuia si pentru asigurarea securitatii muncii. In Tabelul 5.4 sunt prezentati, ca exemplu, posibilii factori de evaluare (A - H) si criteriile cantitative si calitative care descriu conditiile de lucru. Fiecare criteriu este evaluat dupa o scara avand 5 niveluri ergonomice de apreciere: nivel 1 este cel mai favorabil iar nivelul 5 cel mai defavorabil.

Tabelul 5.4

Profilul locului de munca se realizeaza prin evaluarea punctajului pentru fiecare criteriu de analiza. Procesul de analiza a postului se finalizeaza prin descrierea postului.

Procedeele grafice analizeaza eficienta activitatilor in raport cu variabila timp. Un exemplu simplu este cel al unui muncitor care deserveste 3 aparate identice (A 1, A 2 si A 3, succesiv (fig. 5.6). T1 este timpul de lucru la aparatul A 1; T2 reprezinta durata deplasarii la aparatul A 2 s.a.m.d. Cu TA s-a notat timpul de lucru activ iar cu T2 timpul indirect productiv. Pe scara timpului apare, prin insumare, durata totala de lucru activ TA si durata totala de transfer TN.

0

minute

Figura 5.6

Metoda Delphi se aplica la organizatiile de mari dimensiuni la care specificul activitatii face dificila cuantificarea eficientei acestora. Un grup de 10 - 20 experti analizeaza posturile supuse analizei prin metode clasice; coordonatorul grupului este singurul care cunoaste numele fiecarui expert/specialist/analist care participa la evaluarea posturilor. Dupa evaluarea efectuata independent, analistilor li se cere sa completeze cate un chestionar care se refera la sarcinile, activitatile, conexiunile, competentele, responsabilitatile si performantele inregistrate la posturilor analizate. Comparand raspunsurile din fiecare chestionar, coordonatorul constata diferente de opinie; pentru clarificarea aspectelor aflate in divergenta, se recurge la o noua runda de investigare a opiniilor analistilor. Noul chestionar are un caracter mai aplicativ, fiind centrat pe aspectele care nu au intrunit consensul specialistilor. Analiza noului set de raspunsuri conduce la diminuarea divergentelor de opinie si la clarificarea problemelor care caracterizeaza posturile respective. Iteratia continua pana la eliminarea incertitudinilor; in acelasi scop, coordonatorul poate decide daca este necesara confruntarea analistilor. Metoda Delphi este utila atunci cand se decide ca este necesara restructurarea organizatiei sau cand se previzioneaza redimensionari importante de personal.

Descrierea postului consta in :

identificarea postului (pozitie, rol, atributii);

specificarea postului (cerintele privind educatia, trasaturile comportamentale, experienta si aptitudinile).

Descrierea postului se concretizeaza printr-un document standardizat denumit fisa postului. Documentul este elaborat de analistii care au evaluat rezultatele obtinute la analiza postului. Nu este admis ca fisa postului sa contina elemente vagi, activitati si termene nedefinite; fisa postului are, pe langa aspectele formale, rolul de a stimula creativitatea salariatului, de a permite obtinerea de catre acesta a recompenselor morale si material - financiare la care aspira. Daca fisa postului este judicios intocmita, acest instrument de lucru permite aprecierea performantelor, diminuarea cheltuielilor de personal, evitarea fluctuatiei de personal si contribuie la asigurarea sanatatii salariatilor. Fisa postului este documentul care formalizeaza angajarea si salarizarea personalului. Ceea ce nu poate fi cuprins sintetic in fisa postului se regaseste in materialele analitice ale managerilor care procedeaza la instruirea vechilor salariati si, evident, a celor nou angajati. Fisa postului este documentul asumat si semnat de salariat; instructajul la angajare si cel efectuat periodic se face, de asemenea, sub semnatura.

Se considera ca descrierea postului este finalizata optim daca acestuia i se poate asocia titularul care corespunde cel mai bine caracteristicilor postului; conformitatea post - persoana este o tinta de atins pentru departamentul de resurse umane si pentru managerii companiei. Pentru ca aceasta permite utilizarea talentului, energiei, aptitudinilor si abilitatilor individului, ofera oportunitati de realizare profesionala, permite dezvoltarea personalitatii umane, faciliteaza realizarea relatiilor interumane, garanteaza motivarea s.a.