PROCEDURA STANDARD - CIRCUITUL DOCUMENTELOR IN CADRUL AGENTIILOR PENTRU OCUPAREA FORTEI DE MUNCA

PROCEDURA STANDARD - CIRCUITUL DOCUMENTELOR IN CADRUL AGENTIILOR PENTRU OCUPAREA FORTEI DE MUNCA

a)     Scopul si definitia activitatii

Scop:

Pentru asigurarea circulatiei rationale si unitare a documentelor care stau la baza desfasurarii activitatii agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de munca si a municipiului Bucuresti.

Definitie:

Circuitul documentelor reprezinta drumul parcurs de catre acestea in cadrul agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de munca si a municipiului Bucuresti, la intocmirea caruia trebuie sa se tina seama de normele de utilizare a formularelor.

b)     Caracteristici

b1) Principalele sub-activitati

b1.1)     completarea corecta, la timp si conform reglementarilor legale a documentelor;

predarea documentelor la termenele stabilite;

b1.2) verificarea completarii corecte a documentelor de catre persoanele care au aceasta raspundere;

b1.3) arhivarea si pastrarea documentelor in spatiile corespunzatoare din incinta agentiilor pentru ocuparea fortei de munca.

b2) Principiile care stau la baza elaborarii circuitului documentelor in cadrul agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de munca

legalitate

unitate metodologica

rigurozitate

profesionalism

operativitate

eficacitate

regularitate

flexibilitate

b3) Rezultatele urmarite

asigurarea consemnarii complete si corecte a informatiilor in documente;

asigurarea unei circulatii rationale si unitare a documentelor ;

tinerea la zi a contabilitatii agentiilor pentru ocuparea fortei de munca;

urmarirea mai usoara a traseului parcurs de fiecare document si locul de arhivare a acestora;

c)     Locul de desfasurare si dotarea necesara

c1) Locul de desfasurare:

Spatiul corespunzator desfasurarii activitati - sediile agentiilor iudetene, locale si a municipiului Bucuresti.

c2) Dotarea necesara:

Mese de lucru

Linii telefonice directe

PC -uri, retea, acces e-mail

Imprimante

Rechizite curente

Posibilitati de stocare a informatilor

Climat adecvat (temperatura, umiditate, nivel de zgomot acceptabil)

d)     Personalul implicat in realizarea activitatii:

La intocmirea si aprobarea acestor documente participa tot personalul agentiei pentru ocuparea fortei de munca pe fiecare compartiment in parte, fiecare respectandu-si atributiile stabilite in fisa postului.

e)     Modul de lucru

Intocmirea graficului de circulatie a documentelor de catre directorul de buget sau o alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;

Aprobarea circuitului informational de catre conducerea agentiei pentru ocuparea fortei de munca;

Transmiterea graficului de circulatie a documentelor la compartimentele implicate.

f)       Sarcini ce trebuie realizate in cadrul activitatii

Fiecare serviciu in parte, in functie de atributiile sale si de documentele care circula in cadrul acestuia trebuie sa respecte urmatoarele sarcini:

Graficul de circulatie a documentelor, la intocmirea carora trebuie sa se tina seama de normele de utilizare a formularelor, trebuie sa contina:

denumirea documentelor;

persoanele care poarta raspunderea intocmirii lor;

data intocmirii si termenul stabilit pentru predarea documentelor;

numarul de exemplare si destinatia acestora;

alte documente care se apreciaza a fi necesare;

Documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp;

Utilizarea documentelor in stricta concordanta cu destinatia acestora si completarea ordonata a acestora, astfel incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiilor economice, financiare si de alta natura efectuate;

Concentrarea personalului agentiei asupra informatiilor necesare completarii documentelor care se regasesc in graficul circulatiei documentelor;

Asigurarea unui timp corespunzator de reactie in completarea documentelor;

Asigurarea unui maxim de informatii finale dintr-un fond limitat de informatii initiale care sa rezulte din documentele completate;

Verificarea de catre persoanele desemnate si de catre conducatorii agentiilor a corectitudinii operatiilor economice, financiare sau de alta natura consemnate in documente;

Intocmirea si circulatia documentelor trebuie astfel organizata, incat sa asigure respectarea riguroasa a normelor legale cu privire la controlul financiar preventiv, efectuarea incasarilor si platilor in numerar si prin banca, calculul drepturilor de personal, a reglementarilor privind gospodarirea mijloacelor materiale si banesti, precum si a celorlalte prevederi legale privind efectuarea operatiilor patrimoniale;

Intocmirea corecta si la termenele stabilite prin graficul de circulatie a tuturor documentelor care stau la baza desfasurarii activitatii agentiilor pentru ocuparea fortei de munca, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica a operatiunilor economice si financiare efectuate, potrivit dispozitiilor legale;

Arhivarea documentelor cronologic si sistematic in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii.