MONITORIZAREA PROIECTELOR

1. Procesul de monitorizare

Procesele de monitorizare (ca si cele de evaluare a proiectelor) sunt strans legate de notiunea de ciclu de viata a proiectului (capitolul 4). Monitorizarea este caracteristica celui de-al cincelea stadiu al PCM (implementarea).

Monitorizarea este urmarirea (continua sau periodica, dupa un ritm prestabilit) a modului de implementare a proiectului. Se monitorizeaza (urmaresc) nu numai modul de realizare a activitatilor si de obtinere a rezultatelor - respectiv de atingere a obiectivelor, conform indicatorilor - ci si interactiunea dintre proiect si mediu, adica:

evolutia factorilor externi care influenteaza proiectul;

impactul proiectului asupra mediului.

Pe langa monitorizare, procesul de implementare se bucura si de asistenta tehnica. Rolul asistentei tehnice este de a sprijini in mod operativ implementarea, de a raspunde rapid la eventualele intrebari sau de a rezolva problemele aparute.

2. Raportarea in cadrul proiectelor

In functie de momentul in care redactate si supuse spre aprobare de catre managementul proiectului autoritatilor respective, rapoartele se pot clasifica in:

Raport Preliminar ("Inception Report") la putin timp (1-3 luni) de la lansarea proiectului

Rapoarte Regulate ("Regular Reports") in timpul implementarii proiectului, de obicei rapoarte trimestriale si semestriale

Rapoarte Anuale

Raport Final la sfarsitul proiectului

Acordul financiar sau contractul stipuleaza destinatarul rapoartelor si momentele in care urmeaza a fi prezentate. Ca regula generala, rapoartele ar trebui sa fi prezentate nu mai tarziu de o luna dupa perioada la care se refera continutul acestora. Acest lucru va permite corectii ale proiectului in timp util, cu intarzieri rezonabila.

Rapoartele creeaza baza pentru Abordarea Integrata. Principiul cheie al raportarii este acla ca atentia trebuie acordara acelorasi importante elemente critice de la primele faze ale pregatirii proiectului pana la sfarsitul acestuia.

In general raportarea ar trebui sa se concentreze asupra urmatoarelor elemente cheie:

Mediul proiectului ("Project Environment")

Performanta proiectului vis--vis de obiective si planuri

Riscuri si Prezumtii

Sustenabilitatea

Recomandari si plan de lucru detaliat pentru urmatoarea perioada de implementare

Principii similare celor ale planurilor de lucru se aplica continutului capitolelor.

In continuare sunt prezentate structura si cerintele cu privire la continutul diverselor tipuri de rapoarte. Acestea sunt orientative care necesita ajustari in functie de specificul fiecarui proiect. Continutul deriva din formatul de baza al documentului si formatul sugerat pentru propuneri financiare, formand astfel un set coerent de documente ce urmeaza a fi redactate in timpul ciclului proiectului. Se solicita urmarea unor structuri similare pentru raportare pentru a permite incorporarea experientelor precedente in procesul de luare a deciziilor si in activitatile viitoare.

Raportarea, ca de altfel si monitorizarea nu ar trebui sa fie percepute ca un exercitiu birocratic. Raportarea este adesea neglijata si legitimizata prin concentrarea asupra "aspectelor concrete" de pe teren. In orice caz, un sistem bun de raportare si monitorizare creaza o baza solida pentru evaluare, luarea deciziilor si planificare. In sfarsit, raportarea analitica si transparenta justifica deasemenea folosirea fondurilor publice.

Textul esential al rapoartelor nu ar trebui sa depaseasca 15 pagini.

2.1. Sumarul Executiv

Sumarul Executiv ar trebui sa descrie in forma narativa cum s-a implementat proiextul in timpul perioadei la care face referire raportul. Ar trebui sa ofere o scurta trecere in revista asupra urmatoarelor apecte:

Mediul de implementare, inclusiv contextul proiectului, situatia institutionala si orice schimbari majore

Activitati Majore derulate si resurse folosite in timpul perioadei de raportare, inclusiv comparatia cu planificarea

Constrangeri si esecuri si cum au fost rezolvate, sau de ce nu au fost rezolvate

Evolutia generala catre obiectivele propuse, inclusiv intarzieri daca este cazul

Evolutia generala catre sustenabilitate si masurile luate

Concluziile si perspectivele pentru urmatoarea perioada (focalizare, cele mai importante aspecte, resurse necesare, etc.) si lectii ce trebuie luate in considerare

Observatii cheie, actiuni necesare si responsabilitati

Sumarul nu ar trebui sa depaseasca doua pagini. Ar putea fi folosit ca o baza pentru raportare de la nivelul Delegatiei la cel al Comisiei Europene.

2.2. Tipuri si formate de rapoarte

Raportul Preliminar ("Inception Report") este recomandat tuturor proiectelor, indiferent de de marime si durata, deoarece in primul rand poate da posibilitatea managementului proiectului sa revizuiasca proiectul impreuna cu grupurile reprezentand partile interesate si sa se asigure ca logica proiectului este inteleasa, intarind angajamentul acestora. In al doilea rand, Raportul Preliminar permite proiectului sa analizeze mediul acestuia si sa aloce resursele disponibile in acest context. Acesta este in mod necesar in mod uzual chiar daca pregatirea proiectului include studii de fond detaliate ("background studies"). In plus. Aceasta este o oportunitate buna pentru a rectifica si ajusta, daca este necesar, matricea initiala.

Rapoartele Anuale sunt obligatorii pentru fiecare proiect. Perioada acoperita poate fi diferita de anul calendaristic. Orice deviatii de la planul de lucru trebuie mentionate. Scopul principal este de a sumariza principalele realizari si schimbari in planul de lucru din timpul anului. Raportul in primul rand compara rezultatele actuale cu obiectivele planificate. In plus, orice schimbari in conditii, evenimente neasteptate sau decizii de a modifica planul de lucru trebuie raportate. Raportul ar trebui sa fie deci, cuprinzator.

Raportul anual ar trebui sa includa deasemenea informatii de fond relevante aduse la zi asupra mediului economic ca si asupra oricaror schimbari in politicile sectorului in cauza. Ar trebui sa ofere deasemene, o trecere in revista a perspectivelor de sustenabilitate. Un Sumar Executiv scurt adresandu-se deciziilor si actiunilor necesare din partea partilor interesate ar trebui prezentat la inceputul fiecarui Raport Annual. Rapoartele Anuale trebuie distribuite precum se stipuleaza in contract, de obicei in cursul celei de-a doua luni a anului urmator.

Rapoartele Trimestriale ("Quarterly Reports") sunt similare Raporturilor Anuale, dar ar trebui sa fie mai scurte. Ele ar trebui distribuite in cursul lunii urmatoare.

Rapoarte Finale ("Final Reports") ar trebui sa reflecteze retrospectiv intreaga perioada de implementare si sa analizeze critic succesul proiectului. In plus, lectiile insusite ar trebui formulate astfel incat sa poata fi folosite pentru orientarea proiectelor si programarii viitoare.