Managementul Calitatii Proiectelor

Managementul Calitatii Proiectelor ,asa cum am precizat, presupune acele metode si tehnici care sa asigure satisfacerea cerintelor clientilor. Pentru aceasta insa este nevoie ca managerul de proiect sa cunoasca asteptarile clientului in privinta calitatii rezultatului proiectului astfel incat el sa poata decida impreuna cu echipa de proiect asupra unui plan care sa asigure calitatea proiectului. In aceasta situatie managerul de proiect impreuna cu echipa de proiect trebuie sa identifice care sunt cerintele ce trebuie indeplinite pentru realizarea planificarii, sa determine cum pot fi indeplinite toate aceste cerinte, sa identifice care sunt costurile si timpul necesar indeplinirii acestor conditii.

Managementul Calitatii Proiectelor include ,,acele functii ale managementului general din care trebuie sa se desprinda acele elemente relevante din punct de vededre calitativ, si anume: politica, obiectivele si responsabilitatile privind calitatea si sa le implementeze prin planificarea calitatii, asigurarea calitatii si controlul calitatii intr-un sistem al calitatii."

Planificarea calitatii presupune identificarea standardelor de calitate relevante proiectului si de asemenea determinarea modului in care se pot realiza acestea.

Asigurarea calitatii presupune evaluarea proiectului in mod regulat care sa ofere siguranta ca ca proiectul respecta standardele de calitate.

Controlul calitatii presupune un control asupra rezultatelor specifice proiectului care sa determine daca acestea sunt la nivel standardelor de calitate specifice, si de asemenea indentifica cai care sa elimine cauzele care au produs performante nesatisfacatoare.

Aceste procese interactioneaza intre ele si implica munca mai multor persoane in functie de cerintele proiectului. Fiecare dintre aceste procese sunt executate in fiecare dintre etapele proiectului.Daca la prima vedere aceste procese par bine definite si cu un loc bine specificat, in realitate ele se suprapun si interactioneaza.

Managementul calitatii il voi analiza in aceasta lucrare din punctul de vedere si in concordanta cu prevederile Organizatiei Internationale pentru Standardizare(ISO) asa cum sunt detaliate in seria ISO 9000-10000. Aceasta abordare generalizata este in conformitate si cu conceptiile brevetate in ceea ce priveste managementul calitatii precum cele exprimate Juran, Deming sau Crosby, sau cu cele nebrevetate exprimate prin Managementul Total al Calitatii sau Imbunatatirea Continua a Calitatii si altele.

Managementul Calitatii Proiectul se adreseaza atat managementului proiectului cat si rezultatului proiectului. Termenul generic de rezultat este utilizat ocazional, cu referire la calitate, prin acesta intelegandu-se un produs sau un serviciu.

Un aspect important al managementului calitatii in cadrul unui proiect il reprezinta necesitatea transformarii unor nevoi exprimate in conditie de realizare a scopului proiectului. Echipa manageriala a proiectului trebuie sa aiba in vedere a nu confunda calitatea cu clasa. Prin calitate se intelege totalitatea caracteristicilor unui produs care prin abilitatile sale poate satisface o nevoie exprimata. Clasa reprezinta o treapta sau un grad dat unor entitati care au functionalitati (utilizari) comune dar au caracteristici tehnice diferite. Calitatea slaba este intotdeauna o problema. Clasa inferioara poate sa nu fie. Determinarea si obtinerea calitatii dar si a clasei sunt responsabilitati ale managerului de proiect, precum si ale echipei de proiect.

1. Planificarea calitatii

Planificarea calitatii presupune identificarea acelor standarde de calitate relevante proiectului si a modului cum acestea vor fi obtinute. Este unul din elementele din cadrul planificarii proiectului si se deruleaza in paralel si cu regularitate cu celelalte procese din cadrul etapei de planificare a proiectului.

Realizarea activitatilor care dezvolta cu prioritate seria de standarde ISO 9000 sunt detaliate in procesul de asigurare a calitatii.

Tehnicile de planificare a calitatii sunt, in cea mai mare parte, cele utilizate in planificare a proiectului.

Echipa de proiect trebuie sa respecte una din axiomele fundamentale ale managementului modern al calitatii - calitatea se planifica, nu se controleaza.

In continuare voi prezenta cateva din tehnicile cele mai folosite in realizarea planifiicarii calitatii.

Intrarile folosite in cadrul planificarii calitatii:

a.           Politica organizatiei privind calitatea. Prin politica privind calitatea se intelege totalitatea intentiilor si directiilor unei organizatii pe care le urmareste in ceea ce priveste calitatea. Politica organizatiei privind calitatea poate fi adoptata si pentru un proiect anume. Daca exista o situatie de genul unei asocieri a mai multor organizatii in realizarea unui proiect atunci echipa manageriala de proiect va trebui sa adopte o politica a calitatii privind proiectul pe care il vor realiza.

b.          Declararea scopului proiectului. Declararea scopului proiectului reprezinta o informatie importanta in realizarea planifiicarii calitatii, deoarece ofera documentatia asupra ceea ce se doreste a se obtine de pe urma proiectului, precum si care sunt obiectivele proiectului astfel incat sa indeplineasca cerintele factorilor de interes.

c.           Descrierea produsului sau serviciului. Chiar daca elemente din descrierea produsului sunt prezentate si in cadrul descrierii scopului proiectului, descrierea efectiva a produsuluii este necesara deoarece ofera informatii tehnice precum si alte informatii care ar putea afecta calitatea planificarii.

d.          Standarde si Reglementari. Echipa manageriala a proiectului trebuie sa ia in considerare toate standardele si regulamentele privind calitatea referitoare la proiectul la care lucreaza.

e.            Iesirile altor procese. Alaturi de obiectivele proiectului si de descrierea produsului si iesirile altor procese pot fi integrate in planificarea calitatii. De exmplu, planificarea aprovizionarii poate identifica cerintele de calitate impuse furnizorului, cerinte ce sunt reflectate in planificarea calitatii.

Metode si tehinci folosite in planificare calitatii:

a.           Analiza Beneficii-Costuri. Analizele beneficiu / cost presupun estimarile costurilor si beneficiilor tangibile si intangibile ale diferitelor variante de proiect, utilizand instrumente financiare cum ar fi: durata de recuperare a investitiei, valoarea neta actualizata a investitiei, rata interna de rentabilitate.Beneficiul principal, ca urmare a respectarii cerintelor calitatii, este acela ca presupune mai putine lucrari de rectificare a greselilor, ceea ce inseamna productivitate superioara, costuri reduse si o satisfactie crescuta din partea factorilor de interes.

b.          Testarea. Testarea implica compararea planului proiectului si a activitatilor sale cu alte proiecte si astfel sa ofere noi idei de imbunatire si de asemenea sa stabileasca un standard prin care sa se masoare performanta. Proiectele viitoare, care vor beneficia de noi standarde, pot fi atat in cadrul aceleiasi organizatii sau din afara ei, precum si faptul ca pot fi atat in aria proiectului care a stabilitit noi standarde de performanta, dar si din afara acesteia.

c.           Alcatuirea unei Diagrame. Diagramele ofera informatii despre cum variaza elementele din cadrul unui sistem. Tehnicile care folosesc diagrama sunt utilizate cu regularitate in managementul calitatii si include urmatoarele elemente:

Diagramele Cauza - Efect numite si Diagrama Ishikawa ilustreaza cum variaza diversi factori care ar putea fi legati de potentiale probleme sau care ar putea avea efecte negative asupra proiectului.

Diagramele de sistem ilustreaza cum diverse elemente ale sistemului interactioneaza.

Diagramele ofera informatii echipei de proiect ajutandu-le sa anticipeze unde si cand pot aparea probleme privind calitatea si astfel sa poata preintampina aceste probleme.

d.          Simularea este o metoda statistica care ajuta sa identifice care dintre factori ar putea influenta variabile specifice. Aceasta metoda este frecvent utilizata asupra produsului final al proiectului. Poate fi folosita si in cadrul proceselor implicate in managementul proiectului astfel incat sa se poata determina o solutie optima dintr-un numar relative limtat de optiuni.

e.           Costul calitatii. Presupune totalitatea costurilor necesare obtinerii calitatii produsului sau serviciului, de asemenea include toate costurile care asigura indeplinirii tuturor cerintelor, precum si celelalte activitati care nu ating cerintele privind calitatea. Aceste costuri se impart in costuri de prevenire, costuri de evaluare si costuri de omisiune a standardelor, acestea din urma impartindu-se in costuri interne si externe.

Rezultatele procesului de planificare calitatii

a.           Planul managementului calitatii. Descrie modul in care echipa de proiect va implementa politica privind calitatea. Terminologia oferita de ISO 9000 defineste sistemul calitatii proiectului ca fiind ,, totalitatea structurilor organizationale, responsabilitatilor, procedurilor, proceselor si resurselor necesare implementarii managementului calitatii."

Planul managementului calitatii ofera informatii planului general al proiectului si trebuie sa se adreseze controlului calitatii, asigurarii calitatii si imbunatatirii calitatii proiectului.

Planul managementului calitatii poate fi formal sau informal, poate sa prezinte un grad mare de detaliere sau doar schematizate bazandu-se pe cerintele proiectului.

b.          Definirea specificatiilor de calitate descriu, in termini specifici, cum se prezinta o anumita etapa a proiectului si cum este masurata printr-un proces al controlului calitatii. De exemplu, echipa manageriala de proiect trebuie sa precizeze daca o anumita activitate trebuie sa inceapa la un moment fixat in prealabil sau trebuie doar sa se termine la un anumit moment de asemenea fixat, sau daca anumite activitati trebuie supuse controlului sau numai anumite rezultate, si in acest caz trebuie precizate exact dintre acestea.

c.            Listele de verificare. Listele de verificare reprezinta o tehnica structurata care verifica o serie de pasi necesari care au fost realizati. Aceste liste pot fi simple sau complexe, iar unele organizatii au standardizat aceste liste care sa asigure consistenta sarcinilor executate cu regularitate. In unele arii de aplicare listele de verificare provin de la asociatii profesionale sau de la furnizori de servicii specialitate.

d.           Intrari pentru alte procese. Procesul de management al calitatii poate identifica necesitatile pentru realizarea altor activitati cuprinse in celelalte procese de management.

2. Asigurarea calitatii

Asigurarea calitatii reprezinta totalitatea activitatilor planificate si sistematizate implementate in cadrul unui sistem al calitatii care sa ofere increderea ca proiectul va satisface standarde de calitatea relevante. Actiunea de asigurare a calitatii se desfasoara de-a lungul intregului proces de realizare a proiectului. Asigurarea calitatii este realizata de catre un department specializat din cadrul organizatiei sau poate fi oferita de catre o alta organizatie specializata catre echipa manageriala de proiect realizandu-se astfel externalizarea acestui serviciu.

Intrarile in cadrul asigurarii calitatii

a.       Planul managementului calitatii despre care am discutat mai sus

b.      Rezultatele controlului calitatii sunt inregistrari ale testelor controlului calitatii intr-un format care sa permita comparare si analiza informatiilor obtinute astfel.

c.       Definirea operationala este cea prezentata anterior

Metode si tehnici folosite in asiguarea calitatii

a.       Metode si tehnici ale planificarii calitatii descries mai sus

b.      Auditul calitatii reprezinta o verificare structurata a activitatilor managementului calitatii. Obiectivul auditului calitatii este sa identifice acele elemente care au sporit performantele proiectului sau a ale altor proiecte din cadrul organizatiei care realizeaza proiectul respective. Auditul calitatii poate fi planificat sau poate interveni aleatoriu si poate fi realizat de catre controlori financiari specializati sau de catre agentii externe specializata in sistemul calitatii.

Rezultatele asigurarii calitatii

a.       Imbunatatirea calitatii presupune luarea de actiuni care sa sporeasca eficacitatea si eficienta proiectului care sa ofere beneficiile scontate de catre detinatorii de interese din cadrul proiectului.

3. Controlul Calitatii

Controlul calitatii presupune monitorizarea rezultatelor specifice ale proiectului pentru a determina daca acestea sunt in concordanta cu standardele de calitate si sa identifice acele solutii care sa inlature cauzele ce au generat rezultate nesatisfacatoare. Controlul calitatii trebuie sa fie desfasurat de catre un department specializat din cadrul organizatiei care poate fi denumit similar Departament pentru Controlul Calitatii, sau nu.

Echipa manageriala de proiect trebuie sa aiba cunostinte statistice anterioare despre controlul calitatii pentru a putea evalua cat mai correct rezultatele controlului calitatii.

Intrarile in cadrul controlului calitatii.

a.       Rezultatele activitatilor includ aici atat rezultatele proceselor cat si rezultatele produsului. Informatiile privitoare la rezultatele planificate sau rezultatele asteptate ar trebuie sa sa oata fi confruntate si comparate cu rezultatele efectiv obtinute.

b.      Planul managementului calitatii asa cum este prezentat mai sus.

c.       Definitii operationale au fost de asemenea prezentate anterior.

d.      Listele de verificare au fost la prezentate mai sus.

Metode si tehinici utilizate in cadrul controlului calitatii.

a.       Inspectia include activitati precum masurarea, examinarea si testarea derulate pentru a determina daca rezultatele sunt conform cerintelor. Inspectiile se pot desfasura la orice moment din cadrul proiectului si se mai numesc si revizie sau audit.

b.      Graficele de control sunt o dispunere grafica a rezultatelor de-a lungul unei perioade de timp din cadrul unui proces. Acestea determina daca procesul de desfasurare a unui proces se afla sub control iar daca acesta sufera modificari se poate ajusta astfel incat sa aduca imbunatatiri procesului de desfasurare a proiectului,dar aceasta doar daca procesul de executie nu se afla sub control.

Graficele de control sunt folosite pentru amonitoriza orice tip de rezultat variabil, dar este folosit in mod special pentru a determina activitati cu caracter repetititv. De asemenea mai este utilizat si pentru a determina variatiile costurilor, volumul si frecventa cu care se schimba scopul, erorile din cadrul documentelor ce se alcatuiesc in timpul desfasurarii proiectului sau alte rezultate manageriale pentru a determina daca procesul managementului proiectelor este sub control.

c.       Diagrama lui Pareto este o histograma care in functie de frecventa cu care se produc arata o serie de rezultate ce au fost determinate o anumita categorie au tip de cauza determinate in prealabil. Clasificarea acestora se face pentru a indruma actiunile corective asupra problemelor care au cauzat cel mai mare numar de defecte. Evident diagrama lui Paretto are la baza legea care ii poarta numele si care spune ca un numar relativ mic de cause poate produce o serie mare de probleme sau defecte.

d.      Exemplificarea statistica presupune implicarea unui numar de personae care sa se dedice activitatii de inspectie. O exemplificare potrivita poate deseori sa reduca costurile privind controlul calitatii. Este recomandat ca echipa manageriala de proiect sa cunoasca o serie tehnici de exemplificare statistica

e.       Diagramele de flux au fost descrise anterior si sunt utilizate de catre controlul calitatii pentru a analiza modul in care probleme apar.

f.        Analiza tendintelor implica tehnici matematice pentru a prognoza rezultate viitoare bazandu-se pe rezultate anterioare. Analiza tendintelor este de folosita pentru a monitoriza:

Performante tehnice - cate erori sau defecte au fost identificate si indrepate si cate au ramas necorectate

Costul si programul performantei - mai multe activitati desfasurate intr-o anumita perioada de timp au fost indeplinite cu variante semnificante.

Rezultatele controlului calitatii

a.       Imbunatatirea calitatii a fost descrisa anterior.

b.       Elaborarea deciziilor. Tot ce va fi verificat va primi sau nu aprobare pentru continuare procesului. Ce nu va primi aprobare va trebuie refacut.

c.        Corectii. Corectiile sunt actiuni de eliminare a neconformitatilor. Ele intra in categoria activitatilor neprevazute si reprezinta una din cauzele cele mai frecvente de nerespectare a termenilor proiectului. Echipa de proiect trebuie sa depuna eforturi pentru minimizarea acestor tipuri de activitati.

d.      Listele de verificare complete vor deveni parte din inregistrarile proiectului final.

e.       Ajustarile procesului implica actiuni immediate de corectie sau prevenire ca rezultat al masuratorilor controlului calitatii. In unele cazuri, ajustarile procesului necesita a fi executate conform cu procedurile pentru controlul schimbarii.