PRODUSELE SOFTWARE ACTUALE UTILIZATE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

PRODUSELE SOFTWARE ACTUALE UTILIZATE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Activitatea managerilor de proiecte este in mod curent sprijinita de instrumente software specializate, denumite generic software pentru managementul proiectelor. Acestea sunt definite ca software pentru planificarea si controlul proiectelor (SW-MP). Produse software din aceasta categorie sunt: Microsoft Project, Primavera Project Planner, Pacific Edge, PNS, Planview, PRINCE2 si altele.

La un nivel superior de integrare cu alte aplicatii sau sisteme software de intreprindere se situeaza sistemele informatice pentru managementul proiectelor (SI-MP).

Principalul beneficiu al integrarii este dat de accesul direct la date din domenii conexe managementului proiectelor, cum ar fi managementul resurselor umane, compartimentul financiar-contabil, gestiunea contractelor etc. si implicit reflectarea automata a activitatii corespunzatoare proiectelor in ansamblul intreprinderii. Astfel de sisteme se regasesc de obicei ca subsisteme in oferta de software din categoria ERP (Enterprise Resource Planning), precum SAP R/3 - Project System, Oracle eBusiness Suite - Oracle Projects, SAS - PM. [INT 01]

Argumentul principal in favoarea utilizarii de astfel de pachete software este reflectarea exacta a datelor proiectelor, care sunt usor de gestionat chiar pentru proiecte complexe, cu numar mare de activitati, dependente si resurse, in conditii de eficienta.

Domeniile tipice in care SW-MP ofera sprijin managerilor de proiecte sunt:

     Tehnicile de tip retea pentru reprezentarea proiectelor, cu facilitati de calcul al termenelor, gestiune si alocare a resurselor si urmarire a desfasurarii proiectelor.

     Estimarea costurilor si fluxurilor banesti.

     Facilitati de comunicare in cadrul echipei de proiect si cu celelalte parti implicate, in special prin integrare cu modalitatile actuale reprezentate de mesageria electronica si tehnologiile internet - intranet. [INT 01]

Studii efectuate privind atitudinea managerilor de proiect referitoare la beneficiile utilizarii instrumentelor software specializate au pus in evidenta o serie de aspecte semnificative:

     Criteriile considerate cele mai importante pentru introducerea asistarii cu produse software a activitatii de management de proiect au fost: posibilitatea de derulare mai buna a proiectelor de mari dimensiuni, numarul crescand de proiecte, necesitatea descompunerii proiectelor de dimensiuni mari, utilizarea rationala a resurselor la nivel de proiect si la nivel de intreprindere.

     In cadrul utilizarii propriu-zise s-a apreciat ca cele mai importante beneficii au constat in: respectarea termenelor de livrare, conducerea mai buna a lucrarilor, respectarea obiectivelor de cost, imbunatatirea gradului de realizare a planurilor, imbunatatirea folosirii resurselor umane. [INT 01]

Din punct de vedere al atitudinilor in cadrul organizatiilor fata de utilizarea produselor software de management al proiectelor s-au apreciat cu precadere urmatoarele: mai buna informare a celor implicati, cresterea disciplinei la planificarea si derularea proiectelor, punerea in valoare a gandirii metodice si sistematice, imbunatatirea organizarii proiectelor.

Ca aspecte negative sunt mentionate: complicarea proceselor decizionale, dificultatea de a forma o vedere de ansamblu asupra proiectelor, subestimarea necesitatilor de instruire in utilizare.

Evident, aceste instrumente software pun la dispozitie si tehnici de realizare, urmarire si actualizare a planului calendaristic.

Produsele aflate in categoria sistemelor informatice pentru managementul proiectelor (SI-MP) cunosc o raspandire mai limitata, fiind folosite in special in cadrul unor firme de mari dimensiuni (concerne), din cauza investitiilor foarte mari de implementare a unui sistem ERP, partea de management al proiectelor fiind un modul al acestor sisteme.

Pentru o caracterizare cat mai actuala s-au avut in vedere versiuni pe cat posibil noi la momentul studiului:

   Microsoft Project in versiunea Standard 2003 (11).

   Primavera Project Planner (P3) ver. 3.0 - versiune de incercare, cu limitarea dimensiunilor proiectului.

Microsoft Project reprezinta un instrument deosebit de util in managementul proiectelor, care permite gestionarea proiectelor mici si medii (pana la 1.000.000 de activitati). Acesta poate fi folosit in proiectarea, planificarea si urmarirea proiectelor, punand la dispozitie o gama larga de posibilitati de reprezentare grafica a informatiilor. In afara de planificarea duratelor si termenelor de realizare a activitatilor, acesta da si posibilitatea planificarii costurilor si resurselor (oameni si echipamente). Suplimentar, se poate realiza si un proiect de control a acestora, prin care se poate compara planificarea initiala cu cea actualizata si se pot elabora rapoarte de stare comparative intre situatia reala existenta si cea corespunzatoare planificarii initiale.

Rezolvarea problemelor de ordonantare se face prin utilizarea metodei potentialelor M.P.M. (Metra Potential Method). Din acest motiv, utilizatorul trebuie sa posede cunostinte minime privind analiza drumului critic si modul de aplicare a conceptelor de baza.

Un avantaj evident al utilizarii acestui produs consta si in faptul ca, datorita vitezei mari de calcul, se pot introduce mai multe variante de simulare a desfasurarii proiectelor, in vederea alegerii variantei optime, cu efectele economice cele mai favorabile. Astfel, pot fi modificate situatiile privind disponibilitatile, costurile si planificarea termenelor de realizare a activitatilor si se poate stabili desfasurarea optima a acestora. [PUR 97]

Un alt avantaj important al utilizarii produsului este strans legat de comunicare. Pentru multi manageri de proiect, comunicarea detaliilor unui proiect este una dintre activitatile cele mai importante si consumatoare de timp pe care le indeplinesc. Exista doua solutii majore de comunicare a informatiilor din proiect intre managerul de proiect, resurse si alte persoane implicate: [CHA 02]

a)      Utilizarea produsului Microsoft Project impreuna cu un sistem de comunicare bazat pe posta electonica. Aceasta abordare este limitata la raportarea modului de alocare a activitatilor, a stadiilor si actualizarilor.

Acesta functie de comunicare bazata pe e-mail a produsului urmareste, in principal, doua obiective:

      de a permite managerului de proiect sa transmita activitati alocate, actualizari si cereri de informatii privind stadiul lucrarii catre resursele implicate;

      de a permite resurselor alocate sa accepte activitatile si sa transmita rapoarte de stare catre managerul proiectului.

Principalul avantaj oferit managerului de proiect de comunicarea bazata pe e-mail este faptul ca resursele furnizeaza detaliile de lucru reale, care sunt salvate in proiect, dupa aprobarea acestuia. Acest mod de lucru este foarte util, din doua motive. In primul rand, ii ofera informatii detaliate si, se presupune, corecte, despre starea lucrarilor in curs de executie, desi poate fi necesara evaluarea corectitudinii informatiilor primite de la resurse, in functie de situatie. In al doilea rand, introduce in fisier informatii detaliate care pot fi actualizate ulterior pentru a deduce sabloanele de lucru si pentru a elabora metode de evaluare a duratei lucrarilor sau in alte scopuri.

b)      Utilizarea colaborarii bazate pe Web, printr-un program companion, Microsoft Project Central. Acesta ofera o mare varietate de functii colaborative de planificare si urmarire pentru toate persoanele implicate in proiect.

Printre cele mai importante activitati pe care le faciliteaza se numara:

      Managerii de proiect pot publica starea proiectelor si a portofoliilor intr-un loc central.

      Resursele pot sa vada activitatile la care sunt alocate si diagramele Gantt Chart, sa raporteze starea curenta si alte informatii si, daca managerul de proiect le-a acordat acest drept, sa creeze noi activitati si sa delege activitati altor resurse.

      Alte persoane implicate, cum ar fi managerii de resurse, conducerea si clientii, pot vedea detaliile care ii intereseaza din proiect, daca acestea au fost publicate de manager.

      Toate persoanele implicate intr-un proiect sau portofoliu de proiecte pot folosi un instrument standard pentru comunicarea informatiilor din proiect.

Microsoft Project Central poate sa inlocuiasca sau sa suplimenteze o varietate de metode de comunicare, cum ar fi posta electronica, rapoartele de stare pe hartie, foile de pontaj si omniprezentele diagrame Gantt afisate pe pereti.

Un lucru pe care il au in comun cele doua solutii pentru grupuri de lucru este faptul ca managerul de proiect poate pastra controlul deplin asupra fisierelor de date Microsoft Project. El este cel care controleaza informatiile care intra si ies din fisierele de date ale proiectului.

Microsoft Project constituie propunerea firmei Microsoft pentru sprijinirea managementului proiectelor. Produsul a ajuns actualmente la versiunea 11, denumita comercial 2003, evoluand de la un set de facilitati specific produselor considerate lowend catre un pachet complex de asistare a managerilor de proiecte. In acest sens, noua versiune cuprinde si o varianta server, care faciliteaza gestiunea proiectelor la nivel de intreprindere. Printre altele sunt tratate aspectele de comunicare intre participantii la proiect, gestiune a resurselor partajate la nivel de intreprindere, posibilitati extinse de raportare catre diferite nivele de decizie.

In domeniul realizarii si urmaririi planului calendaristic al proiectelor au fost incluse treptat facilitati de finete, precum profilarea (distribuirea inegala in timp a) lucrului resurselor umane in proiecte, salvarea de nivele de referinta multiple etc.

In ultima perioada este din ce in ce mai pronuntata integrarea dintre Microsoft Project si celelalte aplicatii ale suitei Office, precum Access pentru gestiunea bazelor de date si Outlook pentru comunicatie si gestiunea sarcinilor de lucru. [INT 01]

La nivel remarcabil se situeaza posibilitatile oferite utilizatorilor si dezvoltatorilor terti de adaptare si extindere a functionalitatii produsului. Mijloacele aflate la indemana utilizatorilor neinformaticieni cuprind adaptarea interfetei, rapoartelor si automatizarea operatiilor repetitive prin macroinstructiuni.

Primavera Project Planner (P3) este o indelungata prezenta in domeniul produselor software pentru managementul proiectelor, si reprezinta elementul central al ofertei producatorului Primavera Inc. Din S.U.A.

Pozitia sa traditionala apartine sectorului high-end, vizand segmentul utilizatorilor specializati si experimentati, pachetul de functiuni oferite fiind vast. Totusi distanta fata de produsele competitoare se reduce, fapt cauzat in parte si de o frecventa mai scazuta a lansarii de versiuni noi (versiunea anterioara, 3.0, dateaza din 1999).

Sectorul de piata mai restrans decat al Microsoft Project se datoreaza atat complexitatii produsului, care determina cresterea efortului de instruire a utilizatorilor, cat si unei politici de licentiere ce impune preturi mai ridicate, toate acestea fiind consecinte ale alegerii unui public-tinta mai specializat.

De asemenea, interfata-utilizator este relativ incarcata si mai greu de folosit in mod intuitiv sau prin analogie cu interfetele standard Windows. Totusi, odata depasita faza de invatare, P3 are o mare flexibilitate a reprezentarii informatiei despre proiecte. [INT 01]

Ca elemente pozitive se pot mentiona varietatea larga de sisteme pe care produsul ruleaza, incluzand aici diverse servere de baze de date. De asemenea, utilizatorii licentiati beneficiaza de posibilitatea unor adaptari si integrari cu aplicatiile sau sistemele deja existente, cel mai adesea cu interventia specialistilor firmei distribuitoare.

Pe de alta parte posibilitatile utilizatorilor de a efectua adaptari sau extensii sunt limitate, in lipsa unor limbaje de tip macro si a unor interfete cu obiectele interne ale programului.