Contabilitatea in gestiunea proiectelor

Contabilitatea in gestiunea proiectelor

In perioada ce a trecut de la evenimentele din decembrie 1989, ca si in anii ce urmeaza pana la integrarea Romaniei in UE si chiar dupa aceasta, agentii economici, institutii publice, precum si alte organizatii au fost si vor fi in situatia ca, pentru a justifica o anumita cerere, indeosebi financiara, sa elaboreze proiecte. Desigur elaborarea de proiecte nu trebuie restransa numai la situatiile cand este pusa in discutie obtinerea unei finantari, indeosebi de la o sursa externa, pe cat posibil, nerambursabila[1].

Un proiect poate interveni oricand se are in vedere coordonarea unui ansamblu de activitati de natura diferita, a carei realizare urmareste indeplinirea cu succes a unei misiuni complexe si specifice.

Managementul pe baza de proiecte reprezinta o forma de organizare a conducerii limitata in timp, pentru solutionarea problemelor complicate, dar clar precizate.

Astfel de proiecte au facut si fac in continuare obiectul unor finantari din fonduri alocate de Uniunea Europeana, in efortul acesteia de a sprijini tarile din Europa Centrala si de Rasarit in evolutia lor catre o societate democratica si o economie de piata.

Instrumentele financiare prin care Uniunea Europeana sprijina tarile foste comuniste in procesul de preaderare sunt finantarile nerambursabile in cadrul celor trei programe: PHARE, ISPA si SAPARD.

Initial PHARE a fost creat pentru sprijinirea primelor doua tari din regiune care au renuntat la regimul comunist si economia centralizata, respectiv Ungaria si Polonia (de aici si numele sau: Poland Hungary Aid for Reconstruction of the Economy Polonia Ungaria Ajutor pentru Reconstructia Economicei).

Pe masura ce si alte state din centrul si estul Europei au trecut la un regim democratic, acestea au fost incluse, de asemenea, in program.

PHARE s-a concentrat pe trei domenii:

sprijinirea tarilor candidate sa creeze bazele institutionale necesare aderarii (pregatirea unui numar mare de functionari publici, oficiali si experti, de la judecatori si inspectori financiari pana la inspectori pentru protectia mediului, statisticieni, etc).

investitii pentru sprijinirea aplicarii legislatiei comunitare, respectiv in infrastructura necesara aplicarii legislatiei similare Uniunii Europene. Cateva exemple de astfel de investitii vizeaza: achizitionarea de echipamente si software pentru dezvoltarea sistemelor informatice din ministere, agentii guvernamentale sau alte institutii publice; achizitionarea de echipamente necesare pentru organizarea de campanii publice de informare; alte activitati de relatii publice; echiparea laboratoarelor de control; achizitionarea de echipamente de supraveghere a traficului rutier si asigurare a securitatii acestuia; achizitionarea de echipament pentru supravegherea si controlul frontierelor, etc.

investitii pentru coeziune economica si sociala, vizand dezvoltarea zonelor mai putin avansate. In cadrul acestui program sunt finantate proiecte de investitii in domenii cheie, precum: sustinerea sectorului privat; dezvoltarea resurselor umane; eficienta energetica; dezvoltarea infrastructurii locale si/sau regionale; servicii sociale, etc. Scopul acestor investitii este crearea de locuri de munca, cresterea nivelului competitivitatii si in general o mai buna calitate a vietii pentru locuitorii acestor regiuni.

ISPA este cel de-al doilea instrument financiar nerambursabil, conceput pentru sprijinirea tarilor candidate in procesul de preaderare la Uniunea Europeana. Acest program ofera sprijin financiar in vederea alinierii standardelor de mediu la cele ale Uniunii Europene, extinderea si conectarea retelelor de transport ale tarilor candidate cu cele    trans-europene.

SAPARD ca cel de-al treilea instrument de asistenta financiara al Uniunii Europene, are drept scop sprijinirea tarilor candidate la aderare in procesul de pregatire pentru participare la Politica Agricola Comuna si Piata Interna, in rezolvarea problemelor specifice legate de agricultura si o dezvoltare rurala durabila.

Aceste trei categorii de probleme vizeaza sprijinirea, asa cum    s-a aratat, a tarilor candidate, in perioada de preaderare, adica pana in 2006. Uniunea Europeana are, insa, programe de sprijin financiar pentru tarile devenite membre ale Uniunii Europene, si dupa 2007, care vizeaza domenii tematice bine definite, cum ar fi :

Fondul Social European (F.S.E.), destinat promovarii locurilor de munca si favorizarii mobilitatii lucratorilor pe teritoriul comunitar;

Fondul European pentru Orientare si Garantare in Agricultura (F.E.O.G.A. referitor la finantarea politicii agricole comune) Sectiunea Orientare, care contribuie la dezvoltarea si ajustarea structurala a zonelor rurale cu intarzieri in dezvoltare, prin imbunatatirea eficientei structurilor de productie, de prelucrare si de comercializare a produselor agricole si silvicole;

Fondul European de Dezvoltare Regionala (F.E.D.R.), care constituie pilonul politicii regionale si ale carui ajutoare privesc in mod specific regiunile ramase in urma din punctul de vedere al dezvoltarii, precum si cele care cunosc dificultati structurale si de reconversie economica;

Instrumentul Financiar de Orientare a Pescuitului (I.F.O.P.), care este un instrument structural financiar destinat sectorului de pescuit.

Alaturi de aceste Fonduri structurale, exista din 1993 si un Fond de Coeziune. Acest fond finanteaza infrastructurile de transport si de mediu inconjurator in statele membre al caror PIB pe locuitor este inferior valorii de 90% din media comunitara. In prezent, pot beneficia de Fondul de Coeziune urmatoarele tari: Grecia, Spania, Irlanda si Portugalia.

Implicarea contabilitatii in gestiunea unor astfel de proiecte este necesara ca in orice proces decizional, evident adecvata conditiilor specifice acestor metode de management. La aceste din urma aspecte ne referim in continuare.

Obiectivele contabilitatii in gestiunea proiectelor, consideram a fi, cel putin, urmatoarele:

asigurarea informatiei necesare fundamentarii bugetului si proiectiilor financiare;

elaborarea bugetului proiectului si proiectiilor financiare;

evidentierea operatiunilor privind primirea subventiei;

evidentierea operatiunilor necesare realizarii investitiei subventionate pe baza proiectului, si anume:

achizitia publica a bunurilor necesare realizarii proiectului;

realizarea amenajarilor, dotarilor conexe si pregatirea amplasamentelor pentru utilaje;

angajarea si instruirea personalului;

punerea in functiune si efectuarea probelor tehnologice;

lansarea si vanzarea productiei;

promovarea pe piata a produselor;

diseminarea rezultatelor implementarii proiectului;

evaluarea proiectului.

controlul operativ al costurilor;

calculul unor indicatori economico-financiari;

urmarirea si informarea privitoare la indeplinirea conditiilor (clauzelor, pe tipuri) prevazute la aprobarea subventionarii proiectului;

lichidarea proiectului.

Pentru edificare vom prezenta in continuare metodologia gestionarii proiectelor finantate din fonduri nerambursabile in cadrul Programului de restructurare a intreprinderilor si de reconversie profesionala (RICOP).

Reflectarea contabila a operatiunilor

privind derularea fondurilor nerambursabile

Beneficiarii de fonduri nerambursabile trebuie sa tina evidente contabile separate si transparente privind gestionarea fondurilor primite, precum si reflectarea tuturor operatiunilor privitoare la implementarea proiectului.

In continuare, vom prezenta, cu caracter didactic, inregistrarile contabile aferente reflectarii operatiunilor de implementare a unui proiect finantat din fonduri nerambursabile in cadrul programului RICOP.

In anexa nr. 2.8/I, Bugetul proiectului sunt prezentate cheltuielile ce fac obiectul unui proiect finantat in proportie de 43,16% din fonduri nerambursabile si 56,84% din fonduri proprii.

Sintetic, cheltuielile din Bugetul proiectului, sistematizate pe linii bugetare, se prezinta astfel:

In exemplul nostru, vom prezenta operatiunile specifice implementarii proiectului, sistematizate pe trei paliere, care privesc:

Operatiunile privind alocarea unor sume in avans din grant si utilizarea lor in procesul implementarii proiectului;

Operatiunile privind justificarea utilizarii fondurilor nerambursabile si a contributiei proprii utilizate in procesul implementarii proiectului;

Inchiderea finantarii si virarea la venituri a subventiile.

1) Inregistrarea incasarii avansului reprezentand 80% din grant, respectiv suma de 80.000 . Operatiunea de incasare are la baza cererea beneficiarului de grant intocmita si prezentata finantatorului.

Reflectare contabila:

2) Se platesc avansuri furnizorilor externi pe baza facturilor proforme, astfel:

- furnizorul A pentru utilajele aferente

ce fac obiectul linie bugetare 3.4.1.

1.236.000.000 lei

- 30.000 x 41.200 lei

- furnizorul B pentru echipamentele

ce fac obiectul liniei bugetare 3.4.2.

- 824.000.000 lei

- 20.000 x 41.200 lei

Reflectare contabila:

3) Se inregistreaza plata avansurilor catre furnizorii interni, respectiv:

- furnizorului C pentru contractul privind achizitia de bunuri (materii prime) conform liniei bugetare 3.4.5 echivalentul sumei de 8.000 .

- furnizorului D pentru executarea lucrarilor de amenajare a halei industriale, conform liniei bugetare 6 echivalentul sumei de 10.000 .

Reflectare contabila:

4) Se inregistreaza cheltuielile privind drepturile salariale si contributiile privind asigurarile sociale de sanatate si protectie sociala, pentru personalul incadrat, conform proiectului, astfel:

salarii brute:

contributia unitatii la asigurarile sociale:

contributia unitatii pentru ajutorul de somaj:

contributia angajatorului privind asigurarile sociale de sanatate:

Reflectare contabila:

5) Se inregistreaza receptia provizorie a utilajelor si echipamentelor din import conform facturilor externe si Declaratiilor Vamale de Import, astfel:

Factura Furnizorului A pentru utilaje in suma totala de 147.300 (linia bugetara 4.3.1)

Factura Furnizorului B pentru echipament in suma totala de 43.000 (linia bugetara 4.3.2)

Reflectare contabila:

6) Se inregistreaza TVA, exonerata la plata, aferenta importurilor de utilaje si echipamente finantate din fondurile UE, conform certificatului de exonerare de la plata taxei pe valoarea adaugata in vama[3].

Reflectare contabila:

7) Se inregistreaza procesul verbal de receptie al materiilor prime livrate de furnizorul intern C, conform factura nr. 112/15.06.2004, in valoare de 620.287.500 lei (linie bugetara 3.4.5)

8) Se receptioneaza lucrarile de reamenajare a halei de productie, conform factura si deviz lucrari intocmit de catre Antreprenorul D in suma totala de 812.743.000 lei (linia bugetara nr. 6.3.).

9) Se inregistreaza plata politei de asigurare a bunurilor ce fac obiectul finantarii nerambursabile (utilaje si echipamente) in suma de 24.900.000 lei (linia bugetara nr. 5.8.).

10) Se inregistreaza plata facturilor privind publicarea anunturilor in presa centrala privind organizarea licitatiilor de atribuire a contractelor de achizitionare bunuri / servicii / lucrari in suma de 10.500.000 lei (linia bugetara nr. 5.1.).

11) Se inregistreaza receptia finala a utilajelor si echipamentelor, ca urmare a instalarii si efectuarii probelor tehnologice de functionare, conform proces verbal receptie finala (liniile bugetare nr. 3.4.1. si 3.4.2.).

12) Se inregistreaza plata finala a furnizorilor externi pentru bunurile livrate conform documentelor justificative, enuntate la operatiunile precedente.

13) Se inregistreaza diferentele de curs nefavorabile aferente obligatiilor in valuta, dintre data inregistrarii si data platii, astfel:

- pentru furnizorul A 49.650.000 lei

- pentru furnizorul B 5.500.000 lei

14) Se inregistreaza plata obligatiilor restante fata de furnizorii interni de bunuri si lucrari, astfel:

- furnizorul C (materii prime) 620.287.500 lei

- furnizorul D (lucrari executate) 812.743.000 lei

Din valoarea facturilor se retin platile in avans.

15) Se inregistreaza amortizarea aferenta primei luni de functionare a mijloacelor fixe achizitionate prin cofinantare, astfel:

16) Se inregistreaza consumul materiilor prime:

Pentru efectuarea platii finale a diferentei reprezentand maximum 20% din valoarea contractului de grant, Autoritatea Finantatoare face o verificare financiara asupra corectitudinii cheltuielilor efectuate si respectarii prevederilor bugetului de proiect. Beneficiarul de grant intocmeste un raport financiar final, care pe langa alte detalii, contine si o situatie privind Evidentierea cheltuielilor efectuate in cursul perioadei de raportare (vezi anexa nr. 2.8/III).

Prezentam in sinteza continutul Situatiei privind evidentierea cheltuielilor pentru perioada de implementare a proiectului 1.05.2004 30.06.2004 (vezi tabel nr. 1).

Avand in vedere ca cheltuielile efectuate pentru implementarea bugetului sunt eligibile in proportie de 98,45%, Autoritatea financiara reduce plafonul grantului aprobat la acest nivel, respectiv la 98.450 fata de suma initiala de 100.000 .

Diferenta reprezentand plata finala catre beneficiarul de grant se va efectua in baza cererii de plata finala insotita de raportul financiar, si reprezinta suma de 98.540 - 80.000 = 18.540 .