Baze de date Access 97

GENERALITATI

Microsoft Office 97 este un pachet de aplicatii care sunt disponibile si ca programe independente. Microsoft Office este mult mai puternic decît suma aplicatiilor componente deoarece le combina în asa fel încât nu mai trebuie sa le gândim ca aplicatii în sine. Putem în schimb sa ne concentram asupra documentelor (fisierelor) cu care lucram.

Exista mai multe editii de Microsoft Office care cuprind diverse combinatii de aplicatii primare si secundare. Aplicatiile primare include urmatoarele :

-Microsoft Word – procesor de texte deosebit de apreciat care permite scrierea, editarea si tiparirea documentelor de text;

-Microsoft Excel – aplicatie de calcul tabelar care permite folosirea unor functii încorporate pe post de comenzi rapide pentru efectuarea calculelor matematice, financiare, statistice;

-Miscrosoft PowerPoint – program de prezentare ce permite combinarea prezentarilor de diapozitive sau a prezentarilor electronice cu efecte grafice profesionale;

-Microsoft Acces – aplicatie de baze de date ce permite memorarea si organiyarea informatiilor în seturi de tabele. Dupa crearea unei baze de date, putem afisa informatiile sub forma unei liste (pe rânduri si coloane) sau putem studia fiecare articol într-un formular, ca si cum ar fi înregistrat pe o cartela. Putem efectua operatii cu valori statistice, calculând totaluri si medii. Putem sa sortam informatiile, sa gasim anumite articole sau sa cream rapoarte.

-Microsoft Outlook – program de gestionare a informatiilor pe suprafata de lucru care asigura un loc în care ne putem organiza mesajele de posta electronica, agenda, calendarul si listele de lucrari.

În afara de aplicatiile primare, versiunea de Office poate contine câteva sau toate aplicatiile secundare prezentate în continuare:

-Microsoft Graph, pe care o folosim pentru a transpune tabelele în grafice sau diagrame;

-ClipArt Gallery, o colectie de fisiere grafice pe care le putem importa în oricare dintre aplicatiile primare;

-Microsoft Organization Chart, care ofera instrumente pentru crearea de diagrame, cum ar fi diagramele de organizare;

-WordArt, care ne ofera posibilitatea sa modelam textul în diverse forme pentru embleme si anteturi;

-Equation Editor, care ne permite sa formatam corect ecuatii complexe;

-Microsoft Map, care afiseaza rapid anumite date, precum o foaie de calcul ce prezinta vînzarile pe yone geografice, sub forma unei harti.

Ocazional, Microsoft lanseaza alte mici aplicatii proiectate pentru a îmbunatati pachetul Office.

Microsoft Acces este o puternica aplicatie de baze de date.

Componenta principala a unei baze de date din Acces este tabelul – o colectie de informatii dispuse pe înregistrari (linii) si câmpuri (coloane). O baza de date poate contine mai multe tabele de date corelate. De exemplu, o baza de date cu clienti ar putea sa aloce fiecarui client câte un numar si sa listeze numele si adresele clientilor într-un tabel, apoi numerele acestora si referintele de credit în altul. Un al treilea tabel ar putea sa centralizeze tranzactiile prin conturi pe ultimii trei ani, dupa numarul atribuit clientului. Toate tabelele contin informatii despre clienti, dar fiecare tabel are informatii diferite, care sunt corelate prin numarul clientului. Aceste informatii ar putea fi pastrate într-un sindur tabel, dar daca doar câtiva clienti ar avea conturi active, partea din tabel dedicata tranzactiilor prin conturi ar avea numai câteva intrari. Prin urmare este mai eficient sa fragmentam baza de date în tabele separate, dar corelate.

Tabelele sunt blocuri constitutive fundamentale ale unei baze de date. Pe lânga tabele, o baza de date poate include interogari, formulare, rapoarte, si alte componente, toate acestea permitându-ne sa vizualizam si sa manipulam informatiile din baza de date în diverse moduri.

MICROSOFT ACCES ’97 – NOTIUNI DE BAZA

1 . LANSAREA PROGRAMULUI ACCES `97

Pentru lansarea în executie a lui Acces `97 se intra pe “Start”- “Programs”- “Microsoft Acces” acesta din urma identificat printr-o cheie.

Dupa lansarea în executie se afiseaza o fereastra de dialog în care :

-cream o baza de date noua ;

-deschidem o baza de date existenta.

Validarea optiunii se face cu “OK”.

O baza de date noua poate fi construita manual daca alegem “Blank Database”, sau automat cu ajutorul programului vrajitor WIZARD, daca alegem “Database Wizard”.

Dupa “OK” apare fereastra “File New Database” în care se propune crearea unei baze de date noi. Implicit aceste baze de date noi sunt denumite : db1.mdb, db2.mdb, etc.

Se poate propune un alt nume în caseta “File name:”, de exemplu candidati.mdb.

Daca se alege “Create” atunci apare o noua fereastra numita “candidati : Database” care este frecvent folosita si este punct de pornire al tuturor operatiilor executate asupra bazelor de date.

Pe toata deschiderea ferestrei, în partea superioara a acesteia, sunt dispuse etichete pentru fiecare tip de componenta a bazei de date.

Observatie Orice operatie pe care o putem efectua executând clic pe un buton de pe bara de instrumente poate fi executata prin doua sau mai multe selectii din meniu.

Acces ‘97 are 19 bare cu instrumente standard. Una din cele sase posibilitati se deschide cu click de mouse.

Dupa ce activitatea Acces ’97 a fost terminata el trebuie parasit, prin aceasta memoria calculatorului se elibereaza pentru alte sarcini.

Pentru parasirea Acces  97 poate fi utilizata una din urmatoarele metode:

-“File- Exit”

-“Alt + F4”

-“Close x “ cu mouse-ul.

Posibil ca înainte de închidere sa fim întrebati daca salvam sau nu.

II . 2 . OBIECTELE PROGRAMULUI ACCES ’97

Programul Acces 97 accepta 6 tipuri principale de obiecte:

1.   Tabele (tables) – toate datele pe care le stocam în Acces se vor pastra în tabele. Fiecare coloana a tabelului se numeste câmp, iar fiecare rând al tabelei se numeste înregistrare. Fiecarui câmp îi este asociat un tip de date si o dimensiune exprimata în octeti.

Se pot adauga câmpuri noi si înregistrari noi, iar alte câmpuri pot fi sterse. Structura tabelului poate fi modificata. Daca însa s-au creat interogari si rapoarte care folosesc datele din tabel s-ar putea sa reproiectam tabelul.

Pentru a crea rapid tabele Acces pune la dispozitie un program expert “Table Wizard” care defineste nume de câmpuri si tipuri de baze de date.

Exemplu. Fie tabelul cu numele “tabel candidati:Table”. Pentru gestionarea înscrierii candidatilor la examenul de admitere, el contine urmatoarele câmpuri:

-nr leg ID – identifica unic înregistrarea;

-nume – denumeste numele candidatului si este de tip text;

-initiala candidatului;

-prenumele candidatului;

-op 1 – reprezinta optiunea 1 a candidatului; etc.

O baza de date contine în general mai multe tabele. Aceste tabele sunt asociate (au o relatie între ele).

Exemplu. În aplicatia noastra avem 16 tabele printre care “tabel. admisi”, “tabel. admisi automatica”, “tabel. respinsi”, etc..

Observatie. De obicei numele tabelelor se dau în forma “tabel. Nume”.

2. Interogari (Queries), servesc la selectarea, pe baza unor anumitor criterii, a anumitor înregistrari din tabele.Înregistrarile pot fi asezate într-o ordine stabilita de utilizator. Exista posibilitatea combinarii datelor provenite din mai multe tabele asociate. Rezultatele interogarii pot fi asociate într-o singura fereastra.

Exemplu. Query “qmedii” selecteaza inregistrarile din tabelul “tabel.medii”, sortate crescator dupa numarul de legitimatie. Putem introduce un câmp suplimentar denumit “media” = ([proba1]+[proba2])/2

Observatie. O interogare nu are date proprii, ea operând cu date din tabele. În general Query. Nume.

3. Formulare (Forms). Un formular este o fereastra pentru introducerea datelor într-un tabel pentru afisarea si editarea datelor pe ecran. Datele pot fi afisate câte o înregistrare o data. Înregistrarile pot fi afisate în orice ordine.Putem sa afisam o înregistrare care stabileste criteriile impuse de utilizator. În plus, formularele pot contine subformulare pentru a afisa date asociate.

Exemplu. Pentru a introduce o înregistrare în tabelul “tabel.medii” poate fi folosit urmatorul formular:

Acces 97 permite îmbunatatirea înfatisarii formularelor (fundalul).

4.Rapoarte (Reports) servesc la extragerea datelor din tabele sau interogari fiind dirijate catre o imprimanta. Orice dorim sa tiparim va trebui sa ia forma unui raport indiferent daca este o statistica financiara sau eticheta postala. Acces ’97 pune la dispozitie mai multe programe “Wizard” pentru a ajuta la crearea de rapoarte uzuale. Rapoartele pot contine antete si subsol de rapoarte. Numele unui raport este de forma “rept.Nume”.

Raportul corespondent tabelului “tabel.medii” arata astfel:

5.Macroinstructinile (Macros). Sunt secvente de comenzi, executate de Acces ’97 pentru a produce un anumit rezultat, de exemplu rularea unei interogari. Macroinstructiunile sunt folosite pentru a crea meniuri personalizate si a executa comenzi simple în situatia în care programarea poate fi prea complicata.

6. Modul (Modules). Contin una sau mai multe subrutine scrise în Visual Basic for Aplications, limbaj de programare folosit în cadrul aplicatiilor Microsoft Office.Codul VBA poate fi utilizat pentru a cere baze de date pentru efectuarea operatiilor de care este capabil.

Pentru a crea sau afisa un obiect din oricare aceste tipuri se da click pe numele obiectului din fereastra DataBase. Pe ecran apare o lista cu toate obiectele de tipul respectiv. În continuare se poate selecta oricare dintre aceste obiecte si se pot folosi butoanele laterale din aceste ferestre:

Open pentru deschiderea obiectului adica:

-vizualizare sau afisare pentru formulare, tabele, rapoarte;

-rulare pentru interogari sau macroinstructiuni.

Design pentru editarea obiectului selectat – proiectarea sa.

New – pentru crearea unui obiect nou.

În plus exista câteva comenzi rapide ce ajuta la economisirea timpului:

-se executa dublu click pe orice obiect pentru a-l deschide;

-se executa click dreapta pe orice obiect pentru a avea acces la meniurile de comenzi rapide.