Sistem - sistem informational -sistem informatic

SISTEMUL INFORMATIC

Sistem - sistem informational -sistem informatic

Sistemul reprezinta o colectie de obiecte aflate intr-o interactiune neintamplatoare. Obiectele acestuia pot fi de acelasi tip sau eterogene si ele pot fi inclusiv sisteme.

Sistemele pot fi:

naturale, ex. omul ca fiinta aflata in interactiune cu mediul in care traieste

artificiale, ex. calculatorul

mixte, adica combinatia dintre sistemele naturale + artificiale; ex. om + calculator.

Intr-un scenariu simplificat, un sistem genereaza informatii atunci cand isi modifica starea si cand modificarea este perceputa din exterior.

Studiul unui sistem presupune stabilirea:

legaturilor colectiei cu mediul,

relatiilor dintre obiectele colectiei,

evolutiei sau a evolutiilor posibile in timp (traiectoria acestora), evolutii urmarite in conditionarea lor externa (comportamentala) si interna (structurala).

Orice sistem interactioneaza cu mediul pe trei paliere:

substantial,

energetic

informational.

Un sistem real vazut numai prin intermediul schimburilor de informatii devine un sistem informational .

Sistemul informational reprezinta ansamblul de elemente implicate in procesul de colectare, de prelucrare, de stocare si de transmitere a informatiilor specificandu-se mijloacele de tratare si modelele utilizate.

Sistemul informational poate fi caracterizat prin:

canalele de comunicare a sistemului cu mediu;

componentele sistemului

interactiunea dintre componente

Intr-un astfel de sistem:

componentele au o interactiune minima unele cu altele, numai prin intermediul unor interfete bine definite care realizeaza un control riguros al transferului de informatii

sistemul are o structura ierarhica a componentelor; fiecare componenta poate fi la randul ei un sistem.

Abordarea sistemica ajuta la depasirea obstacolului creat de complexitatea sistemului.

Sistemul informatic este ansamblul de elemente implicate in tot acest proces de culegere, de prelucrare, de stocare si de transmitere a datelor pe cale electronica.

Un sistem informatic poate contine: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, softwere-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateaza tehnica de calcul , teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.

Se poate spune deci, ca sistemul informatic este inclus in sistemul informational, acesta din urma fiind o componenta esentiala a primului.

Sisteme informationale

Sistemul informational ofera materia prima (informatia) necesara in stabilirea si indeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor atat manageriale, cat si de executie in cadrul organizatiilor socio-economice.

Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei.

Pentru a intelege definitia enuntata mai sus vom explicita componentele sistemului informational.

Datele si informatiile

Datele si informatiile reprezinta componentele primare ale sistemului informational.

In ultimii ani s-a constientizat pe deplin importanta informatiilor necesare unui management eficient. Termenii de 'date' si 'informatii' sunt adesea interschimbati in vorbirea curenta ca si cum ar insemna acelasi lucru. Pentru manageri si specialistii informaticieni, termenii respectivi au intelesuri diferite:

datele sunt fapte, evenimente, tranzactii si asa mai departe, care au fost inregistrate; datele sunt insiruiri de caractere numerice si alfanumerice cu o anumita semnificatie; datele economice descriu actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la organizatie.

informatiile sunt date care au fost transformate (procesate) intr-un mod care sa fie util receptorului din materiale de intrare brute (neprelucrate).

In concluzie, informatiile validate devin cunostinte utilizabile de receptor. Trebuie spus receptorului ceva ce nu ii este cunoscut si care nu poate fi prevazut. Daca un mesaj sau raport nu are aceste atribute, receptorul va primi date nu informatii. Fara un mediu eficient de filtrare si agregare a datelor, managerul poate fi ' bogat in date insa sarac in informatii' [Finlay si Mitchell, 1994 citati de Targett,1996].

Din punct de vedere al teoriei comunicatiilor, informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului un spor de cunoastere. Informatia economica, prin datele furnizate, aduce un spor de cunoastere relativ la aspectele economice ale organizatiei oferind elemente noi care vor fi utilizate in cadrul acesteia.Informatiile se obtin in urma prelucrarii datelor.

Putem spune ca orice informatie este o data, in schimb nu orice data este o informatie, ci numai aceea care are pentru receptor valoare.

Informatiile relevante sunt informatiile care :

e         sporesc cunostintele,

e         reduc incertitudinile,

e         sunt utilizabile pentru scopul propus.

Valoarea informatiei

Informatia nu are valoare ea insasi, valoarea deriva din valoarea schimbata in comportamentul decizional cauzate de informatia disponibila minus costul producerii informatiei.

Clasificarea informatiilor

O clasificare a informatiilor este facuta de Lucey[1995] in functie de:

sursa    : interne, externe, primare, secundare, guvernamentale;

natura    : cantitative, calitative, formale, informale;

nivel : strategic, tactic, operativ;

timp : istorice, prezent, viitor;

frecventa : continue (timp real), orare, zilnice, lunare, anuale;

utilizator : planificare, control, luarea deciziilor;

forma    : scrise, orale, vizuale, senzoriale;

eveniment : la intervale planificate, ocazionale, la cerere;

tip    : detaliat, sumare, totale, abstracte;

Functii realizate de informatii

In afara de functia generala de imbunatatire a cunostintelor, informatiile asista managerul in mai multe moduri , incluzand:

e     reducerea incertitudinii: informatiile relevante ajuta in reducerea necunoasterii;

e     ca un ajutor in monitorizare si control: informatiile produse despre performanta, extinderea planificarii nivelurilor de performanta, vor ajuta managerul sa controleze mai bine operarea;

e     ca mediu de comunicare: managerul are nevoie sa stie despre dezvoltare, planuri, schimbari stanjenitoare si asa mai departe;

e     ca o memorie suplimentara: prin existenta informatiilor istorice despre performanta, tranzitii, rezultatele actiunilor trecute si deciziile disponibile prin referiri;

e     ca ajutor in simplificare: prin reducerea incertitudinilor si sporirea intelegerii, problemele si situatiile sunt simplificate si devin mai controlabile.

2. Procese informationale

In functie de natura lor, modul de procesare al informatiei este diferit drept pentru care apar mai multe tipuri de procese informationale.

a)        Procesarea datelor este utilizata in activitatile care necesita un volum mare de calcule cum ar fi situatiile si rapoartele economice. In functie de modul de organizare al acestor date putem avea mai multe tipuri de procesari, cum ar fi:

procesarea datelor prin intermediul limbajelor de programare; aceste limbaje pot fi specializate pe probleme economice cum este COBOL, pe probleme stiintifice ca FORTRAN sau sunt limbaje de programare generale cum sunt PASCAL, C, VISUAL BASIC; organizarea datelor prin intermediul acestor limbaje este realizata sub forma fisierelor de date;

procesarea datelor prin intermediul sistemelor de gestiune a bazelor de date ca FOXPRO, MS ACCESS; organizarea acestor datelor se realizeaza in baze de dat;

procesarea datelor prin intermediul procesoarelor de tabele cum este LOTUS 1-2-3, EXCEL sau prin functiile de procesare a tabelelor oferite de pachetele de programe integrate: FRAMEWORKS, OPEN ACCESS; in astfel de procesarii organizarea datelor este sub forma foilor de calcul electronic; acest mod de procesare este foarte raspandit in activitatile economice cu precadere in cele de marketing datorita usurintei cu care pot fi utilizate de nespecialisti in domeniul informatic.

b)       Procesarea textelor se realieaza prin intermediul editoarelor de text cum ar fi WORD. Aceste procesoare de text ofera facilitati pentru lucrul cu texte cum sunt: operatii pentru definirea marimii si formei caracterelor, a structurii paginilor si a paragrafelor sau operatii lingvistice cum sunt: despartirea automata a cuvintelor in silabe, controlul gramatical,lexical si ortografic al textului analizat.

c)        Procesarea documentelor vizeaza prelucrarea informatiei vizuale care se realizeaza cu ajutorul programelor specializate pentru procesarea documentelor: VENTURA, PAGE MAKER; COREL DRAW sau de functiile specializate ale editoarelor de ext sau tabele: WORD; LOTUS 1-2-3 sau EXCEL.

d)       Procesarea sunetelor se realizeaza digital prin intermediul unor echipamente si programe specializate cum este sistemul SOUND BLASTER care poate functiona cuplat la calculator personal. Sistemul informatic poate fi cuplat la sisteme audio analogice casetofon, magnetofon, compact-disck dar si la dispozitive de comunicatie acustice telefon sau interfon. Forma digitala este obtinuta prin convertirea din forma analogica in care sunetele sunt percepute.

e)        Procesarea imaginilor inclusiv a celor in miscare reprezinta cele mai moderne realizarii ale electronicii si informaticii. Imaginea vizuala dinamica este rezultatul afisarii unui numar de minim 25 de imagini pe secunda prin care se creaza senzatia vizuala de miscare. Sursa acestor imagini vizuale dinamice poate fi diversa: realitatea surprinsa prin tehnica de filmat (cu camere de luat vederi), imagini transmise analogic sau digital prin sisteme de comunicatie video sau animatie realizata pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice si logice.

De obicei, prelucrarea informatiei vizuale este insotita de prelucrarea informatiei sonore, daca imaginea este insotita de sunet sau voce umana.

3. Circuite si fluxuri informationale

Informatiile care circula intre compartimentele organizatiilor socio-economice sau intre persoanele acestora formeaza adevarate circuite informationale.

Circuitul informational reprezinta drumul pe care il parcurge informatia intre emitor si receptor. O sectiune prin acest circuit informational formeaza un flux informational.

Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii care circula intre emitator si receptor. El este caracterizat prin: continut, sens, frecventa, lungime, viteza, fiabilitate, cost.

Circuitele si fluxurile informationale pot fi clasificate dupa mai multe criterii, astfel:

a)      dupa directie: verticale, orizontale, oblice;

b)      dupa frecventa: periodice, ocazionale

c)      dupa locul de formare: interne, externe.

4. Proceduri informationale

Aceasta componenta capata o importanta din ce in ce mai mare in firmele actuale.

Procedura informationala reprezinta ansamblul de elemente prin intermediul carora se indica modalitatile de culegere, de inregistrare, de transmitere si de prelucrare a informatiilor specificandu-se operatiile ce urmeaza sa se efectueze si succesiunea acestora, precum si a modelelor si a mijloacelor de tratare.

Actual, procedurile informationale au cateva caracteristici:

au un caracter detaliat;

au un grad mare de standardizare;

au caracter operational.

5. Mijloacele de tratare a informatiilor

Aceste mijloace pot fi de trei feluri:

a)            manuale: masini de dactilografiat, masini de calcul manual, masini de contabilizat si facturat;

b)            mecanizate: masini cu cartele perforate;

c)            automate: calculatoare.

6. Functiile sistemului informational

Sistemul informational poate avea trei functii:

a)      Decizionala - se refera la acele elemente necesare in cadrul procesului de luare al deciziilor;

b)      Operationala - are ca scop realizarea actiunilor care conduc la indeplinirea obiectivelor organizatiei

c)      Documentara - se refera la perfectionarea personalului prin sporirea cunostintelor.

7. Deficientele sistemului informational

Un sistem informational poate avea patru tipuri de deficiente:

a) distorsiunea, consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului mesajului unei informatii;

b) filtrajul, consta in modificarea partiala sau totala a mesajului in mod intentionat;

c) redundanta, consta in culegerea, in prelucrarea si in transmiterea repetata a unor informatii;

d) supraincarcarea circuitelor informationale, consta in depasirea capacitatii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la intarzierea ajungerii mesajului la receptor.

8. Parametrii calitativi ai informatiilor

Informatia ca materie prima a sistemului informational trebuie sa indeplineasca o serie de conditii: sa fie reala, sigura si precisa, sintetica si concisa, sa aiba un caracter dinamic, sa ajunga la receptor in timp util si sa fie adaptata nivelului de intelegere a personalului implicat.

9. Principiile sistemului informational

Aceste principii sunt:

a) conceperea si functionarea sistemului informational este subordonata cerintelor impuse de managementul organizatiei;

b) necesitatea corelarii sistemului informational, cu cel decizional si operational;

c) metodologia de tratare a informatiilor trebbuie sa fie unitara;

d) surprinderea abaterilor esentiale;

e) asigurarea timpului de reactie necesar sistemului decizional;

f) extragerea maximului de informatii finale din baza de informatii primare;

g) flexibilitate

h) eficienta si eficacitatea

10. Tendinte in conceperea si in functionarea sistemelor informationale

Actual, cateva aspecte au o importanta din ce in ce mai mare cand vorbim de conceperea si functionarea sistemelor informationale:

a)      perfectionarea mijloacelor de tratare a informatiilor;

b)      utilizarea bazelor de date si in special a bazelor de date specializate;

c)      utilizarea retelelor de calculatoare.

1.3. Sisteme informationale in linii generale

Facand diferentierea intre date si informatii si recunoscand rolul cheie al utilizatorului, putem descrie acum, in linii generale, un model care este aplicat la toate sistemele informationale, manuale sau computerizate, conform figura 1.1.

Figura 1.1. Sistemul informational in linii generale

1.4. Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational si este cuprins in acesta. Sistemul informatic este o parte a sistemului informational in care operatiile de culegere, de prelucrare, de stocare si de transmitere a datelor se realizeaza cu ajutorul calculatorului. Componentele sistemului informatic sunt:

Componenta hardware (fizica) cuprinde ansamblul de echipamente utilizate in culegerea, prelucrarea, stocarea si transmiterea datelor si a informatiilor.

Componenta software contine sistemul de operare si programele de aplicatie.

Baza informationala cuprinde:

a)      un ansamblu de colectii de date (baze de date) care contin si descrierea legaturilordintre aceste colectii;

b)      baza de modele formata din algoritmi, formule, modele matematice, precum si din metodele si tehnicile de realizare a sistemelor informatice.

Resursele umane formate di personalul de specialitate: operatori, programatori, analisti, administratori de baze de date si retele;

cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal de functionare a sistemului informatic.

Cu ajutorul acestor componente, sistemul informatic realizeaza procesul de prelucrare automata a datelor cu scopul obtinerii de informatii in vederea fundamentarii deciziilor sau realizarii productiei.

Obiectivele sistemelor informatice

Obiectivul principal al unui sistem informatic il constituie asigurarea sistemului de conducere cu informatiile necesare fundamentǎrii deciziilor. Aceste informatii trebuie sǎ fie reale si sǎ fie furnizate sistemului de conducere in timp util.

Sistemul informatic are de asemenea un numǎr de obiective secundare, privite ca si conditii ale realizǎrii obiectivului principal.

Obiectivele secundare sunt compatibile intre ele si compatibile cu obiectivul principal.

Din punct de vedere al domeniului de activitǎti, obiectivele sistemelor informatice se clasificǎ in:

1. Obiective care afecteazǎ activitǎtile de bazǎ ale unitǎtii economice ( aprovizionare, productie, desfacere ).Aceste activitǎti pot fi:

reducerea ciclului de fabricatie

cresterea gradului de incǎrcare al capacitǎtilor existente

cresterea volumului productiei

reducerea consumurilor specifice de materii prime

cresterea productivitǎtii muncii

reducerea personalului administrativ

cresterea rentabilitǎtii si implicit a profitului

2. Obiective referitoare la functionarea sistemului informational.Acestea sunt:

cresterea exactitǎtii si a preciziei in prelucrarea datelor si informarea conducerii

cresterea vitezei de rǎspuns la solicitǎrile beneficiarului

reducerea costului informatiei

rationalizarea fluxurilor informationale

rationalizarea circuitelor informationale

Realizarea obiectivelor referitoare la functionarea sistemelor informationale influenteazǎ realizarea obiectivelor legate de activitǎtile de baza ale unitǎtii economice.

Din punct de vedere al posibilitǎtilor de cuantificare, obiectivele sistemelor informatice sunt:

1. Obiective cuantificabile.Acestea pot fi:

reducerea cheltuielilor indirecte

cresterea volumului productiei

reducerea cheltuielilor de transport

2. Obiective necuantificabile.Aceste obiective nu se pot "mǎsura" direct si exprima in cifre.Obiectivele necuantificabile pot fi:

reducerea muncii in asalt

imbunǎtǎtirea imaginii unitǎtii economice

cresterea calitǎtii informatiilor

Clasificarea sistemelor informatice

Sistemele informatice acopera cele mai diverse domenii. In functie de specializare, avem:

Sisteme specializate (dedicate), adica sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problema dintr-un anume domeniu;

Sisteme de uz general, cu ajutorul carora se poate rezolva o gama larga de probleme din mai multe domenii;

O clasificare in functie de aria de cuprindere va cuprinde:

Sisteme locale, programele necesare prelucrarilor de date si datele se afla pe un singur sistem de calcul;

Sisteme pe retea, sistemul functioneaza intr-o retea de calculatoare, caz in care, datele si programele pot fi distribuite mai multor statii de lucru ce fac parte din acea retea.

In ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru in retea, avantajele fiind evidente : transfer de date intre statii foarte rapid, costuri minime, etc.

In functie de localizarea datelor si de locul in care sunt efectuate prelucrarile, putem avea sisteme informatice cu:

date centralizate, datele se afla pe un singur sistem de calcul;

date distribuite, datele se afla distribuite pe mai multe calculatoare in retea;

prelucrari centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singura statie de lucru, indiferent de numarul statiilor pe care sunt informatiile de prelucrat;

prelucrari distribuite, mai multe calculatoare prelucreaza datele provenite de la unul sau mai multe calculatoare din retea;

Sistemele pot fi clasificate dupa domeniul in care functioneaza in :

Sisteme pentru prelucrari economice, utilizind baze de date, specializate in gestiunea unor cantitati mari de date;

Sisteme pentru prelucrari stiintifice, specializate pe anumite domenii stiintifice;

Sisteme de conducere a proceselor tehnologice, pentru conducerea unor masini, scule, unelte computerizate;

Dupa nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice in structura organizatorica a societatii, putem avea:

Sisteme informatice pentru conducerea activitatilor la nivelul unitatilor economice;

Sisteme informatice la nivelul organizatiilor cu structura de grup;

Sisteme informatice teritoriale;

Sisteme informatice la nivel de ramura si subramura si la nivel economic national;

Sisteme de uz general.

Dupa activitatea ce o automatizeaza, sistemele pot fi pentru:

conducerea productiei;

activitatea comerciala;

evidenta contabila;

evidenta materialelor si marfurilor;

evidenta personalului si salarizare;

evidenta mijloacelor fixe.

Acete sisteme au o aplicare imediata in cadrul rezolvarii unor probleme de natura economica. Deci una dintre ramurile cele mai informatizate.

1.5. Sistemele de informare a conducerii

Sistemele de informare a conducerii se regasesc la nivelul conducerii tactice a unei organizatii. La acest nivel, sistemele informationale trebuie sa asigure informatiile necesare stabilirii planurilor si bugetelor de desfasurare a activitatilor, care in majoritatea cazurilor sunt decizii ce privesc gestionarea resurselor intreprinderii, supravegherea si controlul.

Din punctul de vedere al informatiilor, sistemele de informare a conducerii sunt caracterizate prin urmatoarele trasaturi:

• periodicitate - informatiile se obtin in mod periodic, cunoscandu-se aproape cu exactitate momentele in care ele sunt necesare;
• caracter permanent - fiind cunoscute perioadele de timp la care informatiile se vor obtine, continutul rapoartelor de iesire este, de cele mai multe ori, acelasi. Dar, pot sa apara si informatii cu caracter surpriza, care sa nu fi fost prevazute de catre manageri;
• caracter comparativ - informatiile se refera atat la trecut (pentru a controla modul in care s-au utilizat resursele), la prezent (pentru a sti ce s-a realizat comparativ cu ceea ce se prevazuse in planuri), cat si la viitor (pentru obtinerea planurilor de actiuni). Informatiile urmaresc sa scoata in relief, in primul rand, abaterile de la normalitate;
• forma sintetica - informatiile nu abunda in detalii, ci iau forma unor rapoarte cat mai concise;
• provenienta interna si externa a datelor - informatiile se obtin pe baza datelor oferite de sistemele de prelucrare a tranzactiilor , dar si pe baza celor oferite de mediul in care organizatia isi desfasoara activitatea (concurenta, legislatie s.a.);
• caracterul structurat si semistructurat al datelor si informatiilor;
• exactitate relativ mare - informatiile preluate de la sistemele de prelucrare a tranzactiilor, prin structura lor, au un grad foarte mare de exactitate, dar nu acelasi lucru se poate spune despre informatiile provenite din exterior.

Categoriile de informatii solicitate de aceste sisteme sunt:

• informatii privind nivelul de performanta al activitatii (standard, previzionata, bugetara);
• informatii despre abaterile de la rezultatele prevazute;
• informatii privind cauzele care au determinat abaterile;
• informatii privind posibilele decizii sau actiuni de urmat.

Instrumentele utilizate de sistemele de informare a conducerii sunt:

• modele de planuri si bugete pentru a asista managerii in depistarea problemelor, pregatirea si revizuirea planurilor si bugetelor, care includ proiectii ale posibilelor rezultate obtinute din activitatile curente;
• programe de raportare a abaterilor pentru pregatirea rapoartelor privind performantele si abaterile de la ceea ce s-a planificat sau de la alte standarde de analiza a activitatii (indicatorii de performanta);
• modele de analiza a problemelor necesare pentru luarea deciziilor;
• modele de decizii pentru a se asigura evaluarea situatiilor existente si pentru a oferi posibile solutii;
• modele operationale.

Iesirile sistemelor de informare a conducerii sunt planurile si bugetele, rapoartele planificate, rapoartele cu titlu de exceptie, analizele, rapoartele neplanificate.

Caracterul deciziilor la acest nivel al conducerii este partial structurat deoarece presupune interventii si judecati subiective, in cuplaj cu date certe si modele formalizabile.

Sistemele de informare a conducerii trebuie sa fie analizate prin prisma urmatoarelor elemente:

legatura cu sistemele de prelucrare a tranzactiilor, pentru ca acestea sunt sursa principala a datelor de care au nevoie. Totusi, chiar daca legatura este foarte stransa cu SPT (sisteme de prelucrare a tranzactiilor), nu trebuie sa se traga concluzia ca daca la nivelul organizatiei exista SPT, implicit, va fi si sistemul de informare a conducerii;

reprezinta suportul pentru luarea deciziilor structurate, fiind considerate instrumente pentru realizarea functiilor conducerii, de planificare si control. Ele vin in sprijinul proceselor decizionale si, indeosebi, a celor foarte bine intelese, repetitive si structurate;

apeleaza la diverse modele de prezentare a informatiilor pentru factorii de decizie (ca cele prezentate anterior).

O imagine generala asupra intrarilor, prelucrarilor si iesirilor din sistemele de informare a conducerii este prezentata in figura 1.2.

Seria sistemelor de informare a conducerii poate continua cu alte componente, cum sunt:

planificarea necesarului de materiale;

planificarea necesarului de aprovizionat;

sistem pentru personal:

date de identificare (generala);

date despre locurile de munca;

date specifice persoanelor.

Figura 1.2. Intrarile, prelucrarile si iesirile unui sistem de informare a conducerii

In concluzie, sistemele de informare a conducerii au urmatoarele caracteristici principale:

e     sprijina luarea deciziilor structurate si semistructurate atat la nivel operational, cat si la nivel tactic;

e     sunt, in general, orientate catre raportare si control. Aceste sisteme sunt proiectate pentru a evalua, pe de o parte, activitatile desfasurate, iar pe de alta parte pentru a oferi informatii necesare efectuarii controlului si planificarii;

e     se bazeaza, in cea mai mare parte, pe date si fluxuri de date interne;

e     sunt orientate, cu precadere, spre trecut si prezent, dar asigura si realizarea previziunilor pe perioade scurte de timp;

e     au caracter relativ inflexibil, datorita cunoasterii aproape cu exactitate a tipurilor de rapoarte si a continutului acestora, acre raman neschimbate perioade mai mari de timp;

e     deciziile luate la acest nivel fac trimitere mai mult la tranzactiile care au loc in interiorul organizatiei, decat in exteriorul ei;

e     datele necesare sunt cunoscute si relativ stabile;

e     presupun o perioada relativ mare de timp pentru analiza si realizarea lor (de la unul la doi ani).

1.6. Sistemul de marketing

Un exemplu de sistem de informare a conducerii il reprezinta sistemul informational de marketing. Componentele sistemului informational de marketing (SIM) rezulta din obiectivele acestui sistem:

• managementul intregului proces de marketing:
• sprijin direct al activitatilor de vanzare si al personalului din domeniul desfacerii;
• identificarea timpurie a noilor produse sau tipuri de servicii solicitate pe piata;
• stabilirea unor preturi competitive, fara sa afecteze nivelul prevazut al profitului;
• controlul costurilor de marketing;
• analiza eficientei marketingului.

Sistemul informational de marketing este o parte a sistemului de informare a conducerii unei organizatii care integraza nucleul informatic necesar activitatilor de marketing. Acest nucleu informatic contine instrumentele hardware si software necesare pentru stocarea si transmiterea informatiilor sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date,texte, sunete si imagini) specifice acestor tipuri de activitati.

Incadrarea sistemului informational de marketing in mediul economico-social si evidentierea rolului si locului in cadrul organizatiei, precum si fluxurile informationale existente intre el si celelalte sisteme ale organizatiei sunt prezentate in figura 1.3.

Sistemul de marketing din cadrul sistemului de informare a conducerii are un dublu rol:

de a prelua si transmite deciziile sistemului de conducere prin intermeduiul sistemului informatic operational tuturor compartimentelor de executie care formeaza sistemul operational.

in sens invers, sistemului de conducere poate solicita:

o       informatiile referitoare la modul de executie a deciziilor si a celorlalte aspecte privind functionarea sistemului operational sunt preluate de sistemul informatic operational, selectate, analizate, realizate rapoartele care vor fi transmise sistemului de conducere;

o       prezentarea unor alternative de solutionare a unor probleme, pentru care sistemul de informare a conducerii consulta sistemul de decizie, inainte de a raspunde unor astfel de cereri.

Figura 1.3. Locul sistemului de marketing in cadrul organizatiei

Toate acestea reprezinta fluxuri informational-decizionale interne ale sistemului organizational al intreprinderii.

Sistemul informational realizeaza si legatura cu mediul social-economic prin organizatiile ierarhic superioare dar si cele subordonate, partenerii de afaceri, furnizori, clienti, sistemul financiar-bancar. Aceste functii externe actual sunt realizate de sisteme de telecomunicatii asistate de calculator.

Sistemul de informare a conducerii care include sistemul de marketing are rolul de interfata intre:

sistemul condus si cel de conducere;

sistemul informatic operational si sistemul de comunicatii;

sistemul operational si cel decizional;

Principalele componente ale sistemului informational de marketing, des intalnite si in organizatiile noastre, sunt: sistemul informational al desfacerii (SID), sistemul informational al produselor si sistemul activitatii propriu-zise de marketing (SAM) sau de analiza a pietei.

1. Sistemul informational privind desfacerile se refera la:

Analiza vanzarilor: se urmaresc desfacerile de produse pe localitati, orientandu-se activitatea spre cunoasterea datelor care s-au cules de catre biroul de vanzari sau la departamentul de studiere a vanzarilor dintr-o regiune. Exceptiile sunt luate sub control.

Analiza produselor vandute: se studiaza produsele pe zone de desfacere. Foarte utila pentru produsele noi, pentru cele sezoniere s.a.m.d.

Analiza pe vanzatori: se stabileste eficienta activitatii personalului antrenat in desfacerea produselor.

Analiza costului vanzarii: se determina cat costa activitatea de vanzare a produselor, combinandu-se datele despre vanzatori, produse s.a.

Prognoze vanzari: se stabilesc vanzarile viitoare.

2. Sistemul informational al produselor

Un astfel de sistem depinde de alte sisteme de prelucrare a tranzactiilor, cum sunt cele de:

e     gestiune a stocurilor;

e     contabilitate generala;

e     managementul trezoreriei;

e     conturile de datorii.

In interiorul sistemului sunt aplicatii ce urmaresc:

Preturile: pentru determinarea pretului de vanzare al produselor de achizitie sau de productie ale elementelor supuse vanzarii. Se folosesc datele din proiectare sau din aplicatiile de gestiune a stocurilor (partea de consumuri materiale), iar in cazul articolelor primite din afara se vor folosi datele oferite de furnizori.

Specificatii tehnice ale produselor: sunt cuprinse performantele si caracteristicile produselor.

Planificarea/estimarea profitului: luandu-se in calcul costul produselor, pretul de vanzare, cererea posibila, se poate stabili profitul planificat.

Managementul financiar: rolul esential al acestuia este de a se cunoaste in ce masura poate fi lansat un nou produs sau este posibila mentinerea unei linii de productie veche.

Estimari de piata stabileste marimea pietei, precum si schimbarile de optiuni privind produsele vandute.

Aplicatiile anterioare se bazeaza pe informatii cantitative. Insa pot fi solicitate si informatii narative (descriptive) prin aplicatii de genul:

Idei de realizare a noi produse: prin descrieri ale preferintelor clientilor sau prin solicitari de noi produse sau servicii.

Evaluarea produselor: comentarii si sugestii venite de la beneficiarii din trecut, prezent si viitor - de regula, se refera la imbunatatiri ale produselor sau la schimbarea lor.

Planificarea productiei: se folosesc datele din aplicatiile anterioare (idei de noi produse si evaluare produse).

3. Sistemul informational de analiza a pietei (marketing propriu-zis)

Sistemul informational despre piata este orientat spre surprinderea mediului de afaceri in care se lanseaza organizatia.

Informatiile oferite de sistem se refera la:

Strategiile de marketing ale concurentilor:

t        descrierea lor (pentru produse similare);

t        cum sustin produsele prin preturi mici?

t        cum sunt accesate pietele de ei?

t        cum se promoveaza performantele produselor?

t        cum se ofera o diversificare a produselor?

t        cum se limiteaza unele produse la un grup de clienti?

Profilul financiar al concurentilor:

t        stabilitatea lor financiara;

t        intregul domeniu de activitate din punct de vedere financiar;

t        cum pot rezista financiar, prin purtarea razboaielor preturilor?

t        cum pot sustine campanii de promovare foarte scumpe?

t        cum pot avea programe de cercetare puternice?

Profilul produselor:

t        slabiciunile si punctele tari ale produselor/serviciilor concurentilor;

t        strategii de vanzare sau de piata orientate impotriva altor produse concurente, determinand clientii sa-si orienteze preferintele spre produsele firmei.

Cercetari de marketing:

t        detalii despre caracteristicile produselor (marime, culoare, ambalaj, firma) culese de la sursa;

t        orientare spre intreaga piata sau spre un produs, sau o marca de produse, sau spre o anumita zona geografica.

Un astfel de sistem de studiu al pietei contine deseori detalii utile in promovare:

planificarea convingerii unor clienti: prin reclama si vanzari promotionale se poate cuceri un anumit segment de piata sau un grup de consumatori )se vor lua in calcul costurile si beneficiile actiunii);

planificarea promovarii vanzatorilor.

1.7. Sistemul decizional

Putem spune ca sistemul decizional reprezinta "sistemul nervos" al unei organizatii in timp ce sistemul informational poate fi privit ca "sistemul circulator".

Informatia , dupa cum a rezultat din paragrafele anterioare si in special din figura -sistemul de marketing, are un rol fundamental in procesul de fundamentare a deciziilor.

Decizia poate fi definita ca o informatie de comanda pentru sistemul condus, care are caracter obligatoriu. Sistemul informational este subordonat procesului decizional, prin urmare, calitatea deciziilor depind de calitatea informatiilor.

Decizia ca si informatia, pentru a-si indeplinii multiplele functii ce-i revin trebuie sa indeplineasca cateva cerinte:

sa fie fundamentata stiintific;

sa fie asumata;

sa fie integrata in cadrul deciziilor ce trebuiesc adoptate;

Deciziile pot fi clasificate dupa mai multe criterii, dintre care amintim:

1. dupa orizont: strategic, tactic, operational;
2. dupa frecventa: periodice, aleatoare, unice;
3. dupa posibilitatea anticiparii: anticipate, imprevizibile;
4. dupa sfera de cuprindere: participative, individuale.

Datorita complexitatii mediului decizional, adoptarea deciziilor devine din ce in ce mai dificila si managerii apeleaza tot mai mult la utilizarea calculatoarelor. In prezent, pentru adoptarea acestor decizii sunt utilizate programe specializate pe baza unor modele, metode si tehnici decizionale care au la baza calculatorul.

Actual, exista o preocupare permanenta a factorilor de conducere pentru perfectionarea sistemelor informationale si a celor decizionale. Modul prin care se realizeaza aceste obiective este utilizarea calculatoarelor in cadrul procesului de luare a deciziilor.

Sistemele decizionale ofera informatii in mod interactiv pentru a sprijini managerii in luarea deciziilor. Acestea vizeza in special probleme care se afla intr-o continua modificare, datorita unor schimbari survenite in cadrul proceselor economice sau datorate experientei diferite a managerilor. Sistemele decizionale apeleaza la:

modele analitice;

baze de date si baze de date specializate;

judecatile si ipotezele ale celor care iau deciziile;

programe de modelare interactive care sprijina managerul in luarea deciziilor cu caracter semistructurat sau nestructurat.

Caracterul neprogramabil al deciziilor rezulta din faptul ca, deseori, in timp ce unele date sunt supuse analizei, situatia se poate schimba radical, ceea ce face imposibila incadrarea proceselor de prelucrare a datelor intr-un anumit tipar si solicita o mare flexibilitate a sistemului. Deciziile luate se pot baza sau nu pe rutina.

Sistemele decizionale au ca obiectiv oferirea informatiilor pentru sprijinirea unor tipuri de decizii specifice nivelurilor tactic si strategic ale conducerii unei organizatii. Intrucat in cadrul acestor sisteme informatiile au un caracter semistructura sau nestructurat necesita alte tipuri de intrari si procese de prelucrare decat cele specifice nivelului operativ in care informatiile au un caracter structurat

Cadrul de lucru al sistemelor decizionale nu poate fi usor anticipat, intrucat solicitarile managerilor sunt de cele mai multe ori spontane. Fata de aceste sisteme, sistemele de informare a conducerii ofera rapoarte dupa o consultare prealabila a managerilor.

Managerii au nevoie de informatii relevante pentru a realiza planificarea, controlul si luarea deciziilor. Informatiile relevante sunt informatiile prin care se sporesc cunostintele, se reduc incertitudinile, se surprinde valoarea si sunt utilizabile pentru scopul propus. Informatia nu are valoare ea insasi, valoarea ei deriva din valoarea schimbata in comportamentul decizional si ea este cauzata de informatia disponibila minus costul producerii informatiei. Acest lucru reiese clar din definitia sistemelor informationale manageriale data de Lucey[1995] ca: 'Un sistem care transforma datele din surse interne si externe in informatii, si comunica aceste informatii intr-o forma inteligibila managerilor de la toate nivelurile si din toate serviciile functionale pentru a le permite sa ia decizii in timp real si eficace in planificarea, conducerea si controlul activitatilor pentru care sunt responsabili.'

Transformarea informatiilor in decizii este realizata de manageri asistati de DSS sau IDSS. Relatia date-informatii-decizii este redata in figura 1.4.

Figura 1.4. Accentul pus pe decizii

Informatia destinata managementului a intrat in criza din doua motive:

• ritmul schimbarilor impune un flux continuu de informatii. Cantitatea totala de informatii din fiecare domeniu creste cu o asemenea viteza incat toata lumea se confrunta cu perimarea tehnologica. Schimbarile se petrec pe doua fronturi: al tehnologiei si al pietei.
• tehnologia moderna face ca informatiile sa fie foarte usor de adunat. Majoritatea managerilor stiu sa lucreze cu calculatorul, ei fiind asistati de DSS si KBS; in viitor, succesul va apartine celor care vor sti sa foloseasca puterea mereu in crestere a tehnologiei informatiei.

Lucey[1995] prezinta caracteristicile informatiilor si ale deciziilor in cadrul celor trei niveluri manageriale (tabelul din figura 1.5).

Figura 1.4. Caracteristicile deciziilor si informatiilor pe niveluri manageriale

Corelarea deciziilor cu nivelurile manageriale, cu gradul de structurare al problemei si tipul informatiilor este prezentata in figura 1.5.

Figura1.5. Corelarea deciziilor cu nivelurile manageriale

Decizile strategice sunt in general nestructurate. Intrarile in sistemul de decizie si impactul asupra luarii deciziilor este in general neclar. Planificarea este procesul prin care se decide in avans ce trebuie facut si cum. Procesul de planificare este descris pe baza planurilor realizate prin actiuni predeterminate care reflecta obiectivele organizatiei. Planurile sunt implementate prin decizii si actiuni.

Problemele cu caracter de planificare de la nivelul tactic, care vizeaza mai mult viitorul, nu difera in esenta de problemele axate mai mult pe control de la nivelul operativ, care vizeaza starea curenta si cel mult orizonturi restranse de timp

Studiul si analiza sistemului existent

Studiul sistemului existent cuprinde activitati care urmaresc peformantele sistemului informational.

Se parcurg urmatoarele etape:

Definirea caracteristicilor generale ale sistemului

Cunoasterea profilului

Cunoasterea obiectivelor agentului economic

Apartenenta la sfera serviciilor sau la sfera productiei

Relatiile cu alti agenti economici

Principalii indicatori economici si evolutia lor

Studiul activitatilor desfasurate in sistemul economic

Studiul functiilor unitatii constand in cercetarea statutului de functionare al societatii ( activitatile,sacinile si atributiile ce revin compartimentelor)

Studiul functiei de baza a unitatii economice.

Studiul fluxului de productie

Amplasarea locurilor de munca

Amplasarea depozitelor

Studierea tipurilor de produse si a structurii acestora

Studierea ciclurilor de realizare

Studierea organizarii productiei

Studierea modului de stocare

Controlul de calitate

Asigurarea cu materiale necesare

Sistemul existent de programare a productiei

Studiul sistemului de conducere Se identifica caracteristicile sistemului de conducere existent:

Sistemul de indicatori cantitativi

Sistemul de indicatori valorici

Organizarea conducerii

Precizarea tipurilor de decizii

Cercetarea modului de luare a deciziilor.

Studiul sistemului informational Acest studiu presupune:

Elaborarea schemei fluxului informational global

Estimarea cantitativa si calitativa a informatiilor de intrare

Estimarea cantitativa si calitativa a informatiilor de iesire

Cercetarea modului de culegere si prelucrare a datelor

Identificarea algoritmilor si a regulilor de calcul

Precizarea regulilor de control

Identificarea restrictiilor si performantelor sistemului informational existent

Cercetarea sistemului de coduri folosit

Identificarea metodelor si mijloacelor tehnice utilizate in prelucrarea datelor .Se pun in evidenta:

Mijloacele tehnice existente in dotare

Modul de utilizare al acestor mijloace

Cheltuielile de exploatare si performantele acestora

Se tine cont de existenta unor aplicatii existente

Analiza sistemului existent consta in evaluarea performantelor sistemului existent. Se evalueaza gradul de pregatire al unitatii pentru introducerea unui sistem informatic. Evaluarea sistemului existent se face pe baza urmatoarelor criterii

Masura in care sunt realizate obiectivele si sarcinile de baza ale unitatii

Gradul de asigurare cu informatii necesare si suficiente a conducerii

Operativitatea in culegerea si transmiterea datelor si informatiilor

Calitatea informatiilor obtinute prin prelucrare

Calitatea si siguranta legaturilor si fluxurilor informationale

Posibilitatea sistemului informational de a sesiza tendintele de evolutie ale unitatii respective

Posibilitatile de control si de efectuare a corectiilor

Gradul de automatizare a operatiilor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor.

De asemenea este evaluat gradul de pregatire a unitatii economice.Aceasta evaluare presupune:

Stabilirea nivelului de pregatire al personalului

Existenta unei discipline tehnologice

Existenta fondului de date necesar realizarii sistemului informatic.

Existenta unui cadru organizatoric adecvat

Pentru a studia si a analiza sistemul existent se utilizeaza tehnici precum observarea directa, realizarea unor interviuri, completarea unor chestionare, analiza concordantei dintre intrari si iesiri etc.

Directiile de perfectionare a sistemului existent

In urma activitatilor de evaluare si analiza sunt identificate neajunsurile sistemului actual si se propun solutii de inlaturare a acestora.

Sunt identificate variantele de solutii si in cadrul acestor variante se definesc cerintele si restrictiile de realizare a sistemului informatic

Definirea directiilor de perfectionare presupune:

Specificarea obiectivelor si performantelor sistemului informatic

Stabilirea domeniilor de probleme

Stabilirea principalelor functii ale sistemului informatic

Definirea cerintelor si restrictiilor informationale, fapt care consta in:

o definirea principalelor intrari

o definirea principalelor iesiri

o definirea solutiilor de organizare a datelor

o definirea variantelor tehnologice de prelucrare a datelor

o definirea restrictiilor informationale

o definirea modului de control

Formularea conditiilor de realizare a sistemului informatic:

o specificarea termenelor si duratelor solicitate

o proiectarea prioritatilor in realizarea obiectivelor sistemului

o specificarea cerintelor speciale; acestea se refera la gradul de flexibilitate cerut, la compatibilitatea cu alte sisteme si la gradul de generalizare al sistemului

Pentru fiecare varianta de solutie informatica se procedeaza la:

Evaluarea resurselor necesare

Evaluarea efectelor economice directe

Evaluarea efectelor economice indirecte

Calculul indicatorilor de eficienta economica

Varianta de sistem se avizeaza si se alege de beneficiar pe baza indicatorilor de eficienta economica.

Proiectarea de ansamblu a sistemelor informatice

Proiectarea de ansamblu a sistemelor informatice presupune parcurgerea urmatorilor pasi:

• Sunt definite obiectivele sistemului informatic
• Se realizeaza structurarea sistemului informatic
• Se definesc intrarile informationale, precum si colectiile de date.
• Se definesc tehnologiile de prelucrare a datelor
• Se alege tipul de model matematic care se va utiliza
• Se elaboreaza schema de ansamblu a sistemului informatic
• Se estimeaza necesarul de resurse

Proiectarea de detaliu a sistemelor informatice

Proiectarea de detaliu a sistemelor informatice consta in realizarea urmatoarelor etape:

Structurarea detaliata a sistemului

Proiectarea logica si fizica a situatiilor cu rezultate finale.

Proiectarea codurilor

Proiectarea logica si fizica a intrarilor sistemului informatic.

Proiectarea logica si fizica a fisierelor si a bazelor de date.

Proiectarea prelucrarilor si a interfetelor cu utilizatorii.

Indicati care dintre definitiile de mai jos reprezinta definitia datelor:

a) numere (in diferite formate) sau simboluri (alfanumerice) considerate necorelate intre ele si care nu au o anumita semnificatie sau structura precizata;

b) colectie de date corelate intre ele printr-o relatie sau structura sintactica

c) colectie de date corelate intre ele printr-o relatie sau structura semantica

d) corelatii de informatie la care se adauga un inteles sintactica;

e) corelatii de informatie la care se adauga un inteles semantic

f) corelatii de cunostinte.

Raspuns corect: a.

Indicati in care concept, dintre cele prezentate mai jos, exista o corelatie bazata pe o structura sintactica:

a) date;

b) informatie;

c) cunostinte;

d) inteligenta;

Raspuns corect: b.

BAZE DE DATE

Access este un program de baze de date relational, inclus in produsul Microsoft Office, ce permite partajarea datelor cum ar fi lista de clienti, de produse, de servicii sau orice alta colectie de date. 

Access ofera facilitati pentru crearea si utilizarea acestor baze de date punand la dispozitie mai multe instrumente pentru a lucra usor cu aceste date. Astfel, exita posibilitatea de a crea formulare pentru simplificarea introducerii datelor, se poate crea o interogare pentru a selecta anumite inregistrarii cum ar fi produsele promotionale disponiile intr-o anumita perioada sau se poate realize un raport. Toate aceste instrumente sunt obiecte Access si sunt stocate impreuna in baza de date. Bazele de date Access se realizeaza cu ajutorul a patru obiecte ce sunt vizualizate in bara de obiecte ale fereastrei principale. Butoanele prin care se acceseaza aceste obiecte sunt asezate in ordinea de utilizare: Tabele (Tables), Interogari (Queries), Formulare (Forms) si Rapoarte (Reports).

Aceasta parte din curs face o descriere succinta a bazelor de date (BD) avand drept scop principal descrierea celor mai des intalnite notiuni legate de definirea si utilizarea bazelor de date. Pentru aceasta se va studia sistemul de gestiune a bazelor de date FoxPro sub Windows si MS Access, intrucat acestea constituie nucleul celor mai multe produse de baze de date relationale folosite in present.

Definitii si caracteristici ale bazelor de date

Termenul "Baza de Date", la fel ca datele si informatiile, desi este foarte utilizat, este inteles prost de cele mai multe ori.

Multe din definitiile bazelor de date se refera la o "colectie", dar cu intelesuri diferite, iata cateva exemple:

Colectii de date organizate pentru a fi utilizate de mai multe aplicatii;

Colectie de fisiere corelate;

Colectie integrata de date dintr-un calculator;

Colectie (simpla) de fisiere:

Un super-set de fisiere corelate.

Definitii mai cuprinzatoare si destul de generale definesc baza de date ca o::

colectie de informatii pe care o organizam si accesam in acord cu structura logica a acestor informatii (Neagu);

colectie de date aflata in interdependenta, impreuna cu descrierea datelor si a relatiilor dintre ele(Codasyl 1969);

colectie de date utilizata intr-o organizatie, colectie care este automatizata, partajata, formalizata (definita riguros) si controlata la nivel central (Everest 1986).

Continutul bazei de date este format din multimea informatiilor stocate la un moment dat. Organizarea unei baze de date este redata prin structura sau schema sa, reprezentata de ansamblul de instrumente utilizat in descrierea datelor, a relatiilor, a semanticii si a restrictiilor la care sunt supuse.

2. Arhitectura sistemelor de baze de date

Scopul oricarei arhitecturi a sistemelor de baze de date este sa furnizeze un cadru pentru a descrie conceptele generale si a explica structura specifica a acestor sisteme. Dar nu toate sistemele de BD pot fi asociate unui astfel de cadru general, in special cele mici nu vor cuprinde toate aspectele arhitecturii.

Arhitectura ANSI SPARC (Date1994) are trei niveluri: intern, conceptual si extern. Putem spune ca:

1. Nivelul intern este cel mai apropriat de memorarea fizica. La acest nivel structura datelor este foarte detaliata si se concretizeaza in schema interna si este memorata pe diferite suporturi de stocare (ex. hard disc, disc magnetic sau optic, banda magnetica).

BD are doua parti principale:

a) un set de programe care interactioneaza cu sistemul de operare pentru o mai buna administrare a BD;

b) fisiere stocate in memoria externa a calculatorului. Fisierele ce contin datele propriu-zise sunt alcatuite din inregistrari.

Nivelul extern este cel mai apropriat de utilizator, de modul in care sunt vazute datele de un utilizator individual. Aceste date sunt prezentate sub forma unor machete numite si sub-scheme, scheme externe sau imagini, in functie de cerintele utilizatorilor. Acesta este ultimul nivel de abstractizare la care este descrisa o baza de date. La acest nivel se urmareste cresterea securitatii BD si incercarea de a simplifica interactiunea utilizator-BD.

Nivelul conceptual este un nivel de legatura intre celelalte doua. Structura BD este concretizata in schema conceptuala. Acest nivel reprezinta primul nivel de abstractizare a lumii in care datele sunt privite prin prizma semanticii lor, specificandu-se continutul si relatiile existente intre aceste date. La nivel conceptual structurile BD sunt relativ simple insa contin un volum mare de date. Daca la nivel conceptual BD este abordata in ansamblul ei, la nivelul extern este accesata de utilizatori individuali pe anumite zone de interes, in special in functie de departamentul in care lucreaza si de atributiile avute.

Accesul utilizatorului la informatiile bazei de date se realizeaza prin intermediul sistemului de gestiune a bazei de date (SGBD).

3. Sisteme de gestiune a bazei de date

Un SGBD este un software specializat prin care se poate defini interactiv organizarea logica a unei BD precum si modurile de acces la aceasta. Aceste sisteme sunt de tip tranzactional. O tranzactie este o operatie sau activitate executata in cadrul SO si care se reflecta intr-o BD. BD in care sunt reflectate informational activitatile SO este o Baza de Date Tranzactionala/Operativa. O baza de date care are asociat un SGBD este tranzactionala sau operativa.

Sistemele de gestiune a bazelor de date sunt definite ca un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor sa interactioneze cu o baza de date, in vederea crearii, actualizarii si interogarii acesteia.(Fotache 2001)

Obiectivul unui SGBD este furnizarea unui cadru adecvat utilizatorului care sa-i permita consultarea si actualizarea informatiilor din baza. Deoarece BD vehiculeaza volume mari de date, pentru gestiunea acestora trebuie prevazute proceduri adecvate de acces si prelucrare.

Un SGBD asigura si supervizeaza (Dodescu s.a.1987):

a) introducerea informatiilor in BD;

b) actualizarea si extragerea datelor din baza;

c) autorizarea si controlul accesului la date;

d) pastrarea independentei dintre structura bazei si programele de exploatare

Cateva din functiile principale pe care trebuie sa le prevada un SGBD sunt:

a) descrierea datelor de la nivelul fizic si conceptual:

b) crearea (initializarea) si exploatarea (consultarea si actualizarea) bazei de date;

c) controlul integritatii bazei;

d) accesul simultan a mai multor utilizatori la informatii;

e) securitatea in functionare;

f) revizia si restructurarea bazei;

Un SGBD este format din urmatoarele componente:

Gestiunea bazei de date face legatura datelor fizice din baza cu programele de exploatare (consultare si actualizare). Aici sunt acceptate cerintele logice ale diverselor module SGBD, pe care le converteste in echivalente fizice (la nivel hardware), pentru a putea fi stocate si accesate ulterior. Acest modul permite utilizatorului sa lucreze in mod transparent fara a fi nevoie sa cunoasca structura fizica. De aceea putem spune ca acest modul este singurul concret, celelalte fiind abstracte.

Gestiunea fisierelor se ocupa cu alocarea spatiilor de memorie pe hard disc si cu structurile fizice de reprezentare a datelor.

Modulul de consultare (procesorul de consultare) traduce instructiunile limbajului de consultare in instructiuni elementare utilizate de modulul de gestiune a bazei de date.

Modulele limbajului de manipulare a datelor DML realizeaza conversia instructiunilor acestui limbaj din programele de aplicatie in proceduri ale limbajului-gazda, interactionand cu procesorul de consultare pentru realizarea secventelor de cod adecvate. Acest modul ajuta la adaugarea, modificarea si stergerea informatiilor intr-o baza de date, precum si la interogarea acesteia.. Instrumentele software asociate acestui modul ajuta la crearea interfetelor intre utilizatorul final si baza de date. Un instrument folosit de aproape toate BD este Limbajul de interogare (SQL - Structured Query Language), motiv pentru care a fost standardizat. Prin standardizare se intelege faptul ca exista o serie de norme care arata modul in care SQL trebuie sa lucreze indiferent de suportul hardware si SGBD-ul care il include. De exemplu, ORACLE, Microsoft Acces, FoxPro, Paradox, Progress etc., au propriile limbaje de programare asociate unui SGBD cu conditia minimala de a include in astfel de limbaje instructiuni SQL.;

Modulele Limbajului de definire a datelor DDL sunt utilizate la crearea si mentinerea dictionarului datelor. Functia de baza a DDL este de a permite sa se defineasca structura si proprietatile informatiilor atunci cand se creeaza o BD. Aceste module traduc (prin compilare sau interpretare) si executa instructiunile DDL, obtinandu-se ansamblul de tabele ce reprezinta metadatele stocate in dictionarul de date. Metadate adica date relative la alte date.

Accesul utilizatorilor la informatii este posibila doar prin intermediul SGBD-ului, pe baza unei interfete care poate fi realizata in doua moduri:

a) prin mecanisme de apel, de tip CALL , existente in limbajele de nivel inalt (C, COBOL) folosite de SGBD-urile cu limbaj-gazda.

b) Prin comenzi speciale utilizate de SGBD-urile autonome.

Autonomia se refera la posibilitatea modificarii structurii la un anumit nivel, fara insa a afecta structura nivelurilor superioare. Ea poate fi de doua tipuri:

a) Autonomie fizica ofera posibilitatea modificarii structurii la nivel intern, fara a afecta schema conceptuala si programele de exploatare. Ea permite portabilitatea BD de pe un sistem pe altul fara a modifica schema conceptuala si programele de exploatare.

b) Autonomia logica presupune posibilitatea modificarii schemei conceptuale fara a rescrie programele de exploatare. Ea este mai greu de realizat decat autonomia fizica, deoarece programele de exploatare sunt dependente intr-o mare masura de structura logica a datelor pe care le consulta si le actualizeaza, in ciuda existentei dictionarului de date.

4. Modelul relational

Modelul datelor relational definit de Codd, se refera la:

serie de structuri de date,

operatii aplicate acestor structuri de date,

reguli de integritate care sa asigure consistenta datelor (chei primare, restrictii).

Modelarea realitatii se concretizeaza in tabele de valori numite relatii, avandu-se in vedere ca (Fotache 2001):

a) relatia are un nume;

b) coloana reprezinta un atribut;

c) linia reprezinta o inregistrare a valorilor atributelor din relatie;

d) ordinea liniilor si coloanelor in cadrul tabelei nu este relevanta pentru continutul informasional.

Fiecare linie a tabelei reprezinta o entitate sau un fapt al realitatii, in timp ce o coloana reprezinta o proprietate a acesteia. Unele dintre coloane, pot avea unul din urmatoarele doua scopuri:

identificarea liniilor (cheia primara);

referinta catre coloane din alte tabele (coloane de referinta sau chei straine).

Totalitatea valorilor stocate in tabele reprezinta continutul BD, care poate fi modificat prin operatii de actualizare: introducerea unor linii noi, stergerea unor linii, modificarea valorii unor atribute.

Dintre avantajele oferite de modelul relational, fata de cel ierarhic si retea, amintim:

a) propune structuri de date usor de utilizat;

b) imbunatateste independenta logica si fizica;

c) optimizeaza accesul la date;

d) abordeaza metodologic definirea structurii bazei de date.

5. DATAWAREHOUSE

Lumea doreste astazi sa afle raspunsuri la diverse intrebari, unele extrem de complexe. Pentru ca o intreprindere sa mearga bine utilizatorul trebuie sa aiba:

(1) un mijloc pentru a dezvolta usor o structura logica a unor astfel de intrebari (2) sa le obtina cat mai rapid. O Datawarehouse este destinata acestui scop.

Ea reprezinta urmatorul pas, dupa baza de date, pentru prezentarea informatiilor in mod logic iar instrumentele de investigare a datelor (analog cu "instrumentele" de cautare si exploatare a unor substante utile in masive de roci) constituie mijloacele necesare.

O Datawarehouse este o colectie de date - culese si prelucrate din mai multe baze de date operative - care permit diverse analize pentru fundamentarea de decizii

O astfel de definitie pare usor de inteles la prima vedere. Dar acest mod de a privi lucrurile reprezinta o cale fundamental noua de a privi informatiile in cadrul unei intreprinderi.

Datawarehouse combina informatii - prin insumare si agregare - din diferite baze de date clasice (operative). Astfel de informatii sunt selectate prin prisma fundamentarii deciziilor. Ele sunt fixate de utilizator in acord cu necesitatea logica de a lua decizii.

Datawarehouse este multidimensionala

In bazele de date obisnuite informatiile sunt reprezentate printr-o serie de tabele bi-dimensionale. Nu acelasi lucru se intampla intr-o datawarehouse. Aici, in majoritatea cazurilor, informatiile sunt prezentate multidimensional. Cel mai simplu caz este cel in trei dimensiuni cum se arata in figura 3. Aici se ofera informatii referitoare la creditul acordat clientilor pentru cumpararea produselor Produs 1, Produs 2, Produs 3 repartizate in teritoriu (Nord, Est, Vest) in diferiti ani.

Dar o astfel de reprezentare care poarta numele de "hipercub", poate prezenta si mai mult de 3 dimensiuni, o astfel de imagine fiind greu de redat grafic.

O datawarehouse este un tip particular de baza de date. Sa ne reamintim ca o baza de date este o colectie de informatii care este organizata si accesata in acord cu structura logica a acestor informatii. Acelasi lucru este valabil si pentru datawarehouse. Utilizatorii unei datawarehouse exprima necesitatile lor de informare in mod logic si nu trebuie sa se concentreze asupra modului intern in care acestea sunt reprezentate (hipercubic). O datawarehouse, ca si o baza de date obisnuita trebuie sa aiba un dictionar de date care sa mentina structura logica a informatiilor. Dar un astfel de dictionar de date trebuie sa mai prezinte inca doua functiuni importante: sa indice originea si metoda de obtinere a informatiilor stocate. Aceasta inseamna ca in dictionarul de date se mai indica baza de date operativa din care se extrag datele precum si procedura prin care acestea sunt prelucrate pentru a obtine informatii agregate in diverse moduri (totaluri, procente, medii etc.).

Datawarehouse este destinata pentru fundamentarea deciziilor si nu pentru procesarea tranzactiilor. Intr-o organizatie, majoritatea bazelor de date sunt orientate pe tranzactii. Asta inseamna ca majoritatea bazelor de date suporta procesare online de tranzactii (Online Transactions Processing - OLTP) si, prin urmare, sunt baze de date operative. O datawarehouse nu este orientata spre tranzactii - ea este destinata sa furnizeze informatii pentru fundamentarea deciziilor. Prin urmare, ea va suporta o procesare de analiza online a informatiilor (Online Analitytical Processing - OLAP)

Instrumentele pentru investigarea datelor (Data mining)

Instrumentele pentru investigarea datelor (Data mining) sunt instrumente software utilizate pentru interogari intr-o datawarehouse.

Aceste instrumente sunt o implementare a conceptului OLAP - analiza pentru fundamentare de decizii. Ele includ:

instrumente de interogari si raportari, In majoritatea cazurilor, instrumentele de interogare si raportare realizeaza interogari simple si raportari asociate pe baza de informatii existente in datawarehouse.

instrumente de analiza multidimensionala Instrumentele de analiza multidimensionala realizeaza serii temporale de evolutie a indicatorilor precum si reprezentarea acestor serii in mod grafic.

genti inteligenti. Agentii Inteligenti utilizeaza diverse tehnici de inteligenta artificiala cum ar fi logica fuzzy, retelele neuronale si algoritmi genetici pentru a "descoperi cunostinte noi" intr-o datawarehouse. Tehnicile si metodele folosite de agenti vor fi detaliate ulterior.