Scrigroup - Documente si articole

     

HomeDocumenteUploadResurseAlte limbi doc
AgriculturaAsigurariComertConfectiiContabilitateContracteEconomie
TransporturiTurismZootehnie


DataLIGHT CONTABIL - Explicarea modului de lucru

Contabilitate



+ Font mai mare | - Font mai mic



LIGHT CONTABIL



Va multumim pentru increderea acordata prin achizitionarea pachetului de programe "DataLight Contabil". Dorim ca acest instrument pus in slujba dumneavoastra sa va usureze munca, sa excluda rutina din activitatea dumneavoastra, sa va creasca performantele. Folosind acest instrument puteti avea satisfactia lucrului facut bine, repede si usor. Pentru a ajunge la aceasta performanta, trebuie sa stapaniti foarte bine modul de lucru cu aceste programe.

Acest manual va explica in mod practic cum se lucreaza cu programele, pe baza exemplului ce se gaseste in lista societatilor. Trebuie sa tineti cont ca este doar un exemplu, dumneavoastra trebuie sa invatati modul de lucru si cateva din secretele utilizarii acestui instrument. Configurarea firmei (sau a firmelor) trebuie facuta dupa stilul dumneavoastra de lucru, dupa necesitatile firmei si mai ales dupa legislatia in vigoare.

Va recomand ca atunci cand cititi acest manual, sa urmariti pe societatea exemplu COMERT TEST toate exemplificarile si puteti face chiar teste.

CONTABILITATE

1. Cum se defineste o firma in contabilitate?

Deschideti modulul "Balanta". Din meniul "Unitate" alegeti comanda "Selectie". Pe monitor va apare lista cu societati definite. Apelati comanda "Nou" care se afla in partea dreapta a listei de societati. Apelarea acestei comenzi deschide pe monitor fereastra prin care se creaza o societate noua pentru care veti tine evidenta contabila. In campul "Nume unitate" introduceti un nume format din maxim opt litere fara spatii. Acesta va fi numele directorului ce se va crea pe hardisk si va contine toate bazele de date ale acestei societati. In campul "Descriere" scrieti numele intreg al societatii. Acesta va fi numele care apare pe toate documentele tiparite pentru aceasta societate.

Pentru societatea COMERT TEST am completat cele doua campuri astfel: in campul "Nume societate" am scris COMTEST, iar in campul "Descriere" COMERT TEST SRL.

Dupa completarea celor doua campuri apasati butonul "OK". Pe monitor apare o fereastra de dialog care va cere sa specificati data in care va fi pozitionata societatea nou creata. Dumneavoastra trebuie sa scrieti data in care veti prelua datele de legatura din evidenta contabila pe care o aveti la acea firma. Apasati butonul "OK". Programul va crea societatea, iar aceasta va fi pozitionata in luna si anul stabilite mai inainte. Pozitionati focusul pe societatea nou creata si dati comanda "Selectie" (sau tasta Eenter"). Societatea curenta de lucru va fi societatea pe care ati creat-o. In bara de stare (aflata in partea de jos a ecranului) sunt specificate societatea, luna si anul selectate in acel moment.

Daca nu ati creat societatea in data pentru care doriti sa incepeti introducerea datelor, trebuie sa schimbati luna si anul. Schimbarea anului se face cu comanda "Selectie an" din meniul "Setari", schimbarea lunii se face cu comanda "Luna curenta" din meniul "Setari".

2. Setarile initiale ale firmei

Dupa crearea si pozitionarea firmei intr-o anumita data, urmatorul pas pe care trebuie sa-l faceti este configurarea firmei. Aceasta inseamna definirea sau modificarea tuturor elementelor necesare, astfel incat tinerea evidentei contabile pentru aceasta firma sa fie cat mai usoara.

2.1. Planul de conturi

Cand creati o noua societate aceasta contine deja planul de conturi general. Dumneavoastra trebuie sa configurati acest plan de conturi prin crearea conturilor analitice de care aveti nevoie, sau sa le modificati pe acelea care nu va convin.

Crearea unui cont nou.

Deschideti modulul "Balanta". Dati comanda "Selectie" din meniul "Conturi". Pe ecran apare lista ce contine planul de conturi. Pentru a defini un cont nou aveti doua variante:

Apelati comanda "Nou" din partea dreapta a listei. Pe monitor apare fereastra de dialog prin care puteti introduce un cont nou.

Completati campul "Cont" cu codul contului pe care vreti sa-l definiti.

Bifati "Tip cont" cu una din variantele: Activ, Pasiv, Bifunctional sau Total. Contul de tip total este un cont care totalizeaza toate conturile de sub el (chiar daca sunt definite sintetic sau analitic. Ex. contul "6 - Cheltuieli" care este definit de tip Total, insumeaza toate conturile din clasa 6). Un cont definit ca sintetic si nu este bifat de total nu va insuma automat analiticele sale. Intr-un cont de total nu puteti introduce sume. Trebuie sa introduceti sume doar in conturile pe care le totalizeaza.

La "Clasa cont" bifati daca contul este sintetic sau analitic. Conturile analitice le puteti defini pe mai multe nivele, de la nivelul 1 la nivelul 99. Cand obtineti balanta analitica puteti selecta nivelul conturilor analitice care sa apara in balanta. Conturile definite automat de program prin utilizarea functiei "PART()" in articolele contabile, sunt create analitic de nivel 2.

In campul "Centru cost" treceti daca este nevoie codul centrului de cost in care va aparea acest cont cand faceti balanta pe centre de cost.

Daca definiti un cont inafara bilantului, bifati campul "Contul este inafara bilantului". Conturile definite inafara bilantului apar doar in balanta si rapoartele inafara bilantului.

In campul "Descriere" scrieti denumirea contului.

Pozitionati-va pe un cont foarte asemanator (de exemplu doriti sa creati un cont analitic 5121.BCR - CONTURI LA BANCI in LEI - B.C.R., pozitionati-va pe contul 5121). Dati comanda "Copie" aflata in partea dreapta a listei. Aceasta comanda va deschide fereastra de definire a unui cont nou, cu campurile completate asemanator contului pe care l-ati copiat. Modificati campurile pentru a defini contul de care aveti nevoie (de exemplu in campul "Cont" la sfarsitul lui 5121 mai treceti ".BCR", in campul "Descriere" la sfarsitul CONTURI LA BANCI in LEI mai trece-ti "- B.C.R."). Dupa ce ati terminat de modificat campurile care trebuiesc modificate apasati butonul "OK" si obtineti un cont nou in planul de conturi, creat dupa modelul unuia existent.

Modificarea unui cont existent.

Pozitionati focusul pe contul pe care doriti sa-l modificati. Dati comanda "Modifica" aflata in partea dreapta a listei de conturi. Pe monitor apare o fereastra ce contine campurile aferente acelui cont. Modificati valorile din campurile care trebuiesc modificate. Apasati butonul "OK" si modificarile realizate de dumneavoastra vor fi salvate.

Parcurgeti intreg planul de conturi si transformati-l in planul de conturi cu care o sa lucrati in aceasta societate. Oricand va dati seama ca mai este necesar un cont pentru societate, puteti defini acel cont.

2.2. Jurnalele contabile

O societate nou creata are definite implicit cateva jurnale. Dumneavoastra puteti sa le folositi pe acelea sau sa definiti altele. Cand definiti un jurnal trebuie sa tineti seama ca intr-un jurnal veti face inregistrarea documentelor de acelasi tip. Centralizarea unui jurnal este transmisa in modulul "Balanta" sub forma unei note contabile.

Pentru a defini jurnalele contabile deschideti modulul "Registre", din meniul "Jurnale" apelati comanda "Selectie jurnal". Pe monitor obtineti lista jurnalelor definite.

Adaugarea unui nou jurnal in aceasta lista se face cu comanda "Nou". In campul "Nume scurt" scrieti un cod pentru acest jurnal, in campul "Nume lung" scrieti numele jurnalului, in campul "Articol" selectati articolul contabil pe care credeti ca o sa-l folositi cel mai des in acest jurnal.

In societatea COMERT TEST am definit urmatoarele jurnale:

CHELTUIELI FIRMA - jurnal in care voi inregistra toate facturile furnizorilor, mai putin cele de marfa.

INTRARE MARFA in GESTIUNE - jurnal in care voi inregistra facturile de marfa.

JURNAL VANZARI - jurnal in care voi inregistra vanzarile, mai putin monetarele.

OPERATIUNI PRIN BANCA - jurnal in care voi inregistra toate documentele de la banca.

OPERATIUNI PRIN CASA - jurnal in care voi inregistra toate documentele de la casa.

Ca exemplu de definire a unui jurnal va prezint definirea jurnalului OPERATIUNI PRIN BANCA. In campul "Nume scurt" am trecut codul jurnalului "OB", in campul "Nume lung" am trecut numele jurnalului "OPERATIUNI PRIN BANCA", in campul "Articol" am trecut articolul contabil care cred eu ca-l voi folosi mai des in acest jurnal: "OBP - PLATI PRIN BANCA". Cand voi face inregistrari de documente in jurnalul de banca, programul o sa-mi propuna implicit articolul contabil prin care se inregistreaza platile prin banca.

2.3. Articolele contabile

Prin definirea articolelor contabile, dumneavoastra stabiliti modul de inregistrare in contabilitate si automatizati foarte mult introducerea datelor. Invatati definirea articolelor contabile si veti avea controlul deplin asupra programului. Veti putea face orice inregistrare contabila, astfel incat culegerea datelor sa fie cat mai usoara si rapida iar din inregistrarile contabile sa obtineti cat mai multe informatii.

Pentru a defini un articol contabil deschideti modulul "Registre", din meniul "Definiri" dati comanda "Articole contabile". Pe monitor apare lista articolelor contabile. Cu butonul "Nou" aflat in partea dreapta a listei definiti un articol contabil nou.

Chiar in momentul introducerii datelor intr-un jurnal contabil, puteti deschide lista de articole contabile prin apasarea butonului "Articol contabil".

Cand definiti o societate noua, ea contine o lista de articole contabile ca exemplu. Dumneavoastra trebuie sa le verificati, sa le modificati sau sa definiti altele. Articolele contabile pe care le folositi trebuie sa fie facute dupa stilul dumneavoastra de a face inregistrarile in contabilitate, dupa specificul societatii respective si sa fie conforme cu legislatia in vigoare.

Va voi prezenta articolele contabile din societatea COMERT TEST si voi explica modul de definire a unui articol contabil.

Articolele contabile le-am grupat in cateva sectiuni: CHELTUIELI FIRMA, DIVERSE, FURNIZORI MARFA, OPERATIUNI BANCA, OPERATIUNI CASA, VANZARI. Ordonarea articolelor contabile se face dupa codul articolului contabil. De aceia codul unui articol contabil propriu-zis incepe cu codul sectiunii din care face parte.

Ex.: sectiunea CHELTUIELI FIRMA are codul "C" iar articolul contabil COMBUSTIBIL - PLATA DIN AVANS TREZORERIE care face parte din aceasta sectiune este "CCA". Toate articolele contabile din aceasta sectiune incep cu "C".

COMBUSTIBIL - PLATA DIN AVANS TREZORERIE - articol prin care se inregistreaza bonul de combustibil. Combustibilul este dat direct pe consum "6012". Furnizorul de combustibil este achitat si totodata i se scade din soldul analiticului contului "Avans de trezorerie" persoanei care a justificat cu acel bon un avans ridicat din casa.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unui bon de combustibil intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor furnizorul de combustibil.

"Partener2" prin selectarea din lista partenerilor persoana care justifica avansul de trezorerie.

"Document" cu numarul bonului.

"Data" cu ziua emiterii bonului.

"VAL. TOTALA" cu totalul bonului.

"TVA" cu valoarea TVA.

Deoarece definirea acestui articol contabil foloseste functii necesare definirii majoritatii articolelor contabile, voi explica in amanunt modul de definire a acestuia.

In campul "Cod" am scris codul articolului: "CCA"- primul "C" este comun codurilor articolelor din sectiunea "CHELTUIELI FIRMA". Ordonarea articolelor contabile in lista se face dupa codul lor. De aceia, toate articolele dintr-o sectiune incep cu aceiasi litera sau grup de litere.

- cu "CA" am codificat "combustibil avans" cuvinte cheie prin care imi dau seama ce face acest articol contabil: cumpararea de combustibil si plata acestuia din avansul de trezorerie.

Am ales modul acesta de codificare din doua motive:

pentru a stabili o ordine in lista articolelor contabile, astfel incat sa le gasesc mai usor.

pentru a tine minte dupa o regula codificarea articolelor contabile. Cand voi introduce date si voi utiliza articolele contabile va trebui sa trec doar codul in campul "Articol contabil" si nu voi mai fi nevoit sa aleg articolele contabile din lista, decat pe acelea la care nu-mi amintesc codul.

In campul "Nume articol contabil" am trecut denumirea pe care vreau sa o poarte acest articol contabil: COMBUSTIBIL - PLATA DIN AVANS TREZORERIE. Aceasta denumire imi spune ce inregistrari face articolul contabil fara sa-l mai deschid cu comanda "Modifica".

Am analizat nota contabila ce se face la inregistrarea unui bon de combustibil in contabilitate si am ajuns la concluzia ca pentru a putea face toate calculele am nevoie ca date de intrare de doua valori: valoarea totala a bonului si valoarea TVA. Ambele valori pot sa le citesc din bonul de combustibil. Din aceste valori pot afla prin calcul matematic toate celelalte valori necesare inregistrarii unui bon de combustibil.

Prima parte a articolului contabil (primele doua linii) fac ca programul sa-mi ceara valorile de care am nevoie sa inregistrez un bon de combustibil:

pe prima linie, in coloana "Cont D" am trecut caracterul ";". Aceasta inseamna ca prima linie este o linie in care nu se fac inregistrari in conturi, ci doar se vor citi valorile introduse de operator.

pe prima linie, in coloana "Formula D" am trecut variabila "VT". Aceasta variabila va prelua valoarea totala a bonului de combustibil. Valoarea din aceasta variabila o voi folosi la inregistrarile contabile si la calculul altor valori de care am nevoie pentru nota contabila.

pe prima linie, in coloana "Nume variabila" am trecut "VAL. TOTALA". Acesta este numele variabilei "VT". Va fi si numele campului ce va aparea la folosirea articolului contabil, camp in care se introduce valoarea totala a bonului.

Dupa acelasi model, pe linia a doua, am definit variabila "TVA", care preia valoarea TVA ce este introdusa din bonul de combustibil.

Urmeaza in definirea articolului contabil, scrierea notei contabile ce o voi folosi la inregistrarea bonurilor de combustibil, achitate din avans de trezorerie.

Am stabilit ca nota cu care inregistrez bonurile de combustibil achitate din avans de trezorerie este urmatoarea:

Valoarea totala a bonului

Valoarea combustibilului cu toate taxele si accizele

Valoarea TVA

Achitarea furnizorului din avans de trezorerie

Deoarece in contabilitate lucrez cu conturi analitice la furnizori si la avansuri de trezorerie, cand am trecut aceasta nota contabila in articolul contabil, am folosit functiile "PART()" si "PART2()". Aceste functii aleg automat analiticul contului care se trece intre paranteze, analitic corespondent partenerului ales in campul "Partener" sau "Partener2" atunci cand se introduc datele. Daca analiticul pentru un anumit partener nu exista in planul de conturi, aceste functii il vor crea. Contul analitic va avea dupa contul de baza codul partenerului respectiv. In functie de tipul contului analitic (activ, pasiv sau bifunctional) ce trebuie creat, se foloseste una din variantele functiei "PART()":

PARTA() - va crea pentru un anumit partener un cont analitic de tip activ.

PARTP() - va crea pentru un anumit partener un cont analitic de tip pasiv.

PART() - va crea pentru un anumit partener un cont analitic de tip bifunctional.

Conturile in care se vor face inregistrarile prin articolul contabil se trec pe coloanele "Cont D" si "Cont C".

Tinand cont de acestea, nota contabila de mai sus am transpus-o astfel in articolul contabil:

=PARTP(401)

=PARTP(401)

=PARTA2(542)

Prin semnul "=" trecut in fata functiei PART(), i se spune programului ca in acel camp are de trecut (atunci cand facem inregistrarile bonurilor de combustibil) rezultatul functiei, adica contul analitic al unui anumit partener.

Valorile ce se vor inregistra in nota contabila pe care am definit-o mai devreme, se trec in coloanele "Formula D" pentru conturile debitoare si "Formula C" pentru conturile creditoare. Aceste valori sunt fie valorile citite prin variabile (la inceputul articolului contabil), fie rezultatul unor calcule aritmetice. Nota contabila impreuna cu formulele necesare calcularii tuturor valorilor ce se inregistreaza in conturi, pentru acest articol contabil va arata astfel:

=PARTP(401)

=VT

In creditul contului analitic al furnizorului de la care s-a cumparat combustibilul se va inregistra valoarea totala a bonului.

V=VT-TVA

In debitul contului de cheltuieli cu combustibilii se va inregistra valoarea fara TVA a bonului (din valoarea totala se scade valoarea TVA). Aceasta valoare contine si toate taxele si acciza care se platesc pentru combustibil.

=TVA

In debitul contului de TVA deductibila se inregistreaza valoarea TVA.

=PARTP(401)

=PARTA2(542)

=VT

=VT

In debitul contului analitic al furnizorului de combustibil si creditul contului analitic al persoanei care justifica avansul de trezorerie (prin plata furnizorului de combustibil) se inregistreaza valoarea totala a bonului de combustibil.

Trebuie folosit semnul "=" pentru ca programul sa calculeze valoarea expresiei aflata in dreapta sa si sa o atribuie acelui camp.

Regula este ca atunci cand intr-un camp se foloseste o functie, o variabila deja stiuta sau se efectueaza un calcul, inainte de acestea se trece semnul "=".

Definirea articolului contabil se putea termina aici. Dar, pentru a ma ajuta la definirea raportului "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI" am definit variabila "FARATVA". Aceasta variabila reprezinta valoarea taxelor si accizei cuprinse in combustibil. Taxele si accizele nu sunt purtatoare de TVA si in raportul amintit trebuiesc trecute pe o coloana separata.

Pentru aceasta, pe ultima linie a articolului contabil am calculat aceste taxe si acciza, iar valoarea acestora am atribuit-o variabilei "FARATVA". Linia incepe cu caracterul ";" trecut in coloana "Cont D" - este necesar pentru ca pe aceasta linie nu se face inregistrarea unor valori in conturi. In campul "Formula D" am calculat valoarea taxelor si a accizei continute in combustibil si valoarea am atribuit-o variabilei "FARATVA":

FARATVA=VT-TVA*119/19

Programul va interpreta aceasta expresie astfel: va evalua valoarea expresiei din dreapta semnului "=" si rezultatul va fi retinut in variabila "FARATVA".

FURNIZOR DIVERSE (TVA 19%) - articol prin care se inregistreaza orice factura de cheltuieli sau servicii (nu se inregistreaza cu el facturile de marfa). Articolul va cere pentru fiecare inregistrare contul de pe debit, cont in care se va inregistra valoarea fara TVA. Acest cont poate fi un cont de cheltuiala sau de materiale.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a furnizorului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VALOARE TOTALA" valoarea cu TVA a facturii.

"CONT CORESP." contul debitor in care se inregistreaza valoarea fara TVA a facturii.

FURNIZOR DIVERSE (TVA 19%), RETUR AVANS - articol prin care se inregistreaza orice factura de cheltuieli sau materiale, la care s-a platit un avans.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a furnizorului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VALOARE TOTALA" valoarea cu TVA a facturii. Aceasta valoare contine deja returul avansului platit.

"CONT CORESP." contul debitor in care se inregistreaza valoarea fara TVA a facturii.

"VAL.AVANS - TVA" valoarea avansului fara TVA care s-a platit.

FURNIZOR IMOBILIZARI - articol contabil prin care se inregistreaza achizitionarea de mijloace fixe.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de mijloace fixe intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" nu este obligatoriu de completat pentru ca in articolul contabil la contul 404 nu s-a folosit functia "PART()", functie care alege automat analiticul contului creat pentru un anumit partener.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VALOARE TOTALA" valoarea cu TVA a facturii.

"CONT CORESP." contul in care se inregistreaza mijlocul fix de pe factura.

FURNIZOR IMOBILIZARI, RETUR AVANS - articol contabil prin care se inregistreaza achizitionarea unui mijloc fix la care s-a platit un avans.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de mijloace fixe intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" nu este obligatoriu de completat pentru ca in articolul contabil la contul 404 nu s-a folosit functia "PART()", functie care alege automat analiticul contului creat pentru un anumit partener.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VALOARE TOTALA" valoarea cu TVA a facturii. Aceasta valoare contine deja returul avansului care a fost achitat.

"CONT CORESP." contul in care se inregistreaza mijlocul fix de pe factura.

FURNIZOR SERVICII fara TVA - articol contabil care se foloseste la inregistrarea facturilor fara TVA pentru cheltuieli sau materiale.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a furnizorului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VALOARE TOTALA" valoarea totala a facturii (factura nu contine TVA).

"CONT CORESP." contul debitor (cheltuiala, material, etc.) in care inregistrati factura.

JUSTIFICARE AVANS TREZORERIE - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de cheltuieli aduse de angajatii care au luat avans de trezorerie. Furnizorul este achitat din avansul de trezorerie ridicat de un angajat. Soldul contului analitic al avansului de trezorerie deschis pentru aceasta persoana va scadea cu valoarea facturii.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a furnizorului de combustibil.

"Partener2" prin selectarea din lista partenerilor persoana care justifica avansul de trezorerie.

"Document" cu numarul facturii.

"Data" cu ziua emiterii facturii.

"VALOARE TOTALA" valoarea totala a facturii.

"CONT CORESP." contul debitor (cheltuiala, material, etc.) in care inregistrati factura.

ACHIZITIE OBIECTE INVENTAR - articol contabil prin care se inregistreaza achizitionarea obiectelor de inventar. Acest articol contabil face intrarea obiectelor de inventar si totodata le da si pe cheltuiala.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de obiecte de inventar intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a furnizorului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VALOARE TOTALA" valoarea totala a facturii.

COMPENSARE CLIENT - FURNIZOR - articol contabil prin care se inregistreaza compensarile intre clienti si furnizori.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei compensari, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a clientului care se compenseaza.

"Partener2" prin selectarea din lista partenerilor furnizorul care se compenseaza.

"Document" numarul documentului de compensare.

"Data" ziua emiterii documentului de compensare.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VALOARE COMPENSARE" valoarea compensarii.

FURNIZOR - FACTURA AVANS - articol contabil prin care se inregistreaza o factura de avans primita de la un furnizor.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de avans, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a furnizorului care emite factura de avans.

"Document" numarul facturii de avans.

"Data" ziua emiterii facturii de avans.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. FACT. AVANS" valoarea cu TVA a facturii de avans.

RECTIFICARE FACTURA CU TVA - articol contabil prin care se inregistreaza rectificarea unei facturi emise unui client.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de rectificare, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, clientul caruia i s-a facut factura de rectificare.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. RECTIFICARE" valoarea cu TVA a facturii de rectificare.

DISCOUNT PRIMIT (realizare venit) - articol contabil prin care se inregistreaza discount-ul primit de la furnizor. Discount-ul se inregistreaza pe contul de venit "767 - Venituri din sconturi obtinute".

Utilizarea acestui articol la inregistrarea discount-ului primit pe o factura de la furnizor, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, furnizorul de la care am primit discount-ul.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. DISCOUNT" valoarea cu TVA a discount-ului.

DISCOUNT PRIMIT (diminuare adaos) - articol contabil prin care se inregistreaza discount-ul primit de la furnizor. Discount-ul diminueaza adaosul comercial cu care se inregistreaza marfa din acea factura.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea discount-ului primit pe o factura de la furnizor, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, furnizorul de la care am primit discount-ul.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. DISCOUNT" valoarea cu TVA a discount-ului.

INTR. MARFA CU TVA (GLOBAL) - articol contabil cu care se inregistreaza facturile de marfa. Articolul realizeaza inregistrarea intrarii marfurilor intr-o gestiune cu amanuntul. Cand se foloseste acest articol contabil, inseamna ca aveti nota de intrare receptie la indemana (nu trebuie sa obtineti NIR-ul cu programul).

Utilizarea acestui articol la inregistrarea facturilor de marfa, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, furnizorul de la care am primit marfa.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"Valoare achizitie" valoarea cu TVA a facturii.

"Valoare vanzare" valoarea cu amanuntul a marfurilor receptionate din aceasta factura (valoarea se citeste din NIR).

INTR. MARFA CU TVA (GLOBAL), RETUR AVANS - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de marfa la care a fost platit un avans si pe factura apare returul avansului.

Articolul realizeaza inregistrarea intrarii marfurilor intr-o gestiune cu amanuntul si returul avansului. Cand se foloseste acest articol contabil, inseamna ca aveti nota de intrare receptie la indemana (nu trebuie sa obtineti NIR-ul cu programul).

Utilizarea acestui articol la inregistrarea facturilor de marfa, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, furnizorul de la care am primit marfa.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. FACTURA" valoarea cu TVA a facturii.

"VAL. VANZARE" valoarea cu amanuntul a marfurilor receptionate din aceasta factura (valoarea se citeste din NIR).

"VAL.AVANS - TVA" valoarea avansului fara TVA.

INTR. MARFA CU TVA 19% (obtinere NIR) - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de marfa primite de la furnizor. Articolul realizeaza inregistrarea intrarii marfurilor intr-o gestiune cu amanuntul. Cand se foloseste acest articol contabil, puteti obtine nota de intrare receptie. Pentru aceasta este necesar sa introduceti fiecare pozitie de marfa din factura.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea facturilor de marfa, intr-un jurnal contabil, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, furnizorul de la care am primit marfa.

"Document" numarul facturii.

"poz" pozitia (numarul curent) marfii in factura.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"denumirea marfii.

"Nr. buc." cantitatea marfii curente.

"Pret furniz-TVA" pretul de cumparare fara TVA pentru marfa curenta.

"TVA deductibil" valoarea TVA deductibila pentru marfa curenta.

"Pret cu amanuntul" pretul de vanzare cu amanuntul care s-a stabilit pentru aceasta marfa.

INCASARI DIVERSE PRIN BANCA - articol contabil prin care se inregistreaza incasarile in banca (mai putin incasarile de la clienti). Considerand ca firma are deschise conturi la mai multe banci, am folosit functia "PART()" pentru contul "Banca in lei" (PART(5121)). Programul selecteaza automat analiticul contului "Banca in lei" in functie de banca ce se selecteaza in campul "Partener" atunci cand se introduc datele.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea incasarilor in banca, in jurnalul de banca, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, banca la care lucram extrasul de banca.

"Document" numarul extrasului de banca.

"poz" pozitia (numarul curent) al inregistrarii din extras.

"Data" ziua extrasului de banca.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA INCASATA" suma care s-a incasat in banca.

"CONT CORESP." contul creditor (viramente interne, venituri din dobanzi, etc.) din care s-a facut incasarea.

INCASARI PRIN BANCA - CLIENTI - articol contabil prin care se inregistreaza incasarile de la clienti prin banca. Am considerat ca firma are deschise conturi la mai multe banci si am folosit functia "PART()" pentru contul "Banca in lei": PART(5121). Utilizarea acestui articol la inregistrarea incasarilor clientilor prin banca, se completeaza campul "Partener" cu banca la care s-au facut incasarile. Programul va selecta automat analiticul contului "Banca in lei" definit pentru acea banca. Deasemenea, pentru contul "Clienti"am folosit functia "PART2()". Programul va selecta automat analiticul contului "Clienti"definit pentru acel client.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea incasarilor in banca, in jurnalul de banca, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, banca la care lucram extrasul de banca.

"Partener2" prin selectarea din lista partenerilor, clientul de la care am incasat.

"Document" numarul extrasului de banca.

"poz" pozitia (numarul curent) al inregistrarii din extras.

"Data" ziua extrasului de banca.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA INCASATA" suma care s-a incasat in banca.

PLATI PRIN BANCA - articol contabil prin care se inregistreaza platile prin banca (mai putin platile la furnizori). Considerand ca firma are deschise conturi la mai multe banci, am folosit functia "PART()" pentru contul "Banca in lei" (PART(5121)). Programul selecteaza automat analiticul contului "Banca in lei" in functie de banca ce se selecteaza in campul "Partener" atunci cand se introduc datele.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea platilor prin banca, in jurnalul de banca, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, banca la care lucram extrasul de banca.

"Document" numarul extrasului de banca.

"poz" pozitia (numarul curent) al inregistrarii din extras.

"Data" ziua extrasului de banca.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA PLATITA" suma care s-a platit prin banca.

"CONT CORESP." contul debitor (cheltuieli cu comisioanele bancare, taxe salarii, etc.) in care s-a facut plata.

PLATI PRIN BANCA - FURNIZORI - articol contabil prin care se inregistreaza platile la furnizori prin banca. Am considerat ca firma are deschise conturi la mai multe banci si am folosit functia "PART()" pentru contul "Banca in lei": PART(5121). Utilizarea acestui articol la inregistrarea platilor furnizorilor prin banca se completeaza campul "Partener" cu banca de la care s-au facut platile. Programul va selecta automat analiticul contului "Banca in lei" definit pentru acea banca. Deasemenea, pentru contul "Furnizori" am folosit functia "PARTP2()". Programul va selecta automat analiticul contului "Furnizori" definit pentru acel furnizor.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea platilor prin banca, in jurnalul de banca, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, banca la care lucram extrasul de banca.

"Partener2" prin selectarea din lista partenerilor, furnizorul la care am facut plata.

"Document" numarul extrasului de banca.

"poz" pozitia (numarul curent) al inregistrarii din extras.

"Data" ziua extrasului de banca.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA PLATITA" suma care s-a platit prin banca.

AVANS TREZORERIE - articol contabil prin care se inregistreaza avansul pentru diverse achizitii ridicat din casa de un angajat al firmei. Am considerat ca sunt mai multi angajati care pot lua avansuri de trezorerie si pentru contul "Avansuri de trezorerie" am folosit functia "PARTA()". Cand se utilizeaza acest articol se completeaza campul "Partener" cu angajatul care a luat avansul si programul va selecta automat analiticul contului "Avansuri de trezorerie" definit pentru acel angajat. Daca analiticul contului nu exista, programul il defineste automat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea platilor prin casa, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, angajatul care a luat avans de trezorerie.

"Document" numarul dispozitiei de plata.

"Data" ziua dispozitiei de plata.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA PLATITA" suma care s-a ridicat din casa.

COMBUSTIBIL - PLATA PRIN CASA - articol prin care se inregistreaza bonul de combustibil. Combustibilul este dat direct pe consum "6012". Furnizorul de combustibil este achitat prin casa.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unui bon de combustibil in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor furnizorul de combustibil.

"Document" cu numarul bonului.

"Data" cu ziua emiterii bonului.

"VAL. TOTALA" cu totalul bonului.

"TVA" cu valoarea TVA.

INCASARI DIVERSE PRIN CASA - articol contabil prin care se inregistreaza incasarile in casa (mai putin incasarile de la clienti).

Utilizarea acestui articol la inregistrarea incasarilor in casa, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Document" numarul documentului prin care s-a facut incasarea.

"Data" ziua in care s-a facut incasarea.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA INCASATA" suma care s-a incasat in casa.

"CONT CORESP." contul creditor (viramente interne, asociati conturi curente, etc.) din care s-a facut incasarea.

INCASARI PRIN CASA - CLIENTI - articol contabil prin care se inregistreaza incasarile de la clienti prin casa. Pentru contul "Clienti"am folosit functia "PARTA()". La utilizarea acestui articol contabil, prin completarea campului "Partener", programul va selecta automat analiticul contului "Clienti"definit pentru acel client. Daca clientul respectiv nu are un analitic in planul de conturi programul il va defini automat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea incasarilor in casa, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, clientul de la care am incasat.

"Document" numarul chitantei cu care s-a facut incasarea.

"Data" ziua chitantei de incasare.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA INCASATA" suma care s-a incasat in casa.

INCASARI in CASA DIN VANZARE MARFURI - articol contabil prin care se inregistreaza valoarea marfurilor vandute si incasate in casa (la vanzarea cu amanuntul unde nu se emite factura). Valoarea totala se incaseaza in casa (debitul contului 5311) valoarea fara TVA este venit din vanzarea marfurilor (creditul contului 707).

Utilizarea acestui articol la inregistrarea incasarilor in casa, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Document" numarul documentului cu care s-a facut incasarea (monetar, raport al casei de marcat pentru vanzare de marfa).

"Data" ziua in care s-a realizat incasarea.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"INCASARI TOTAL" suma care s-a incasat in casa.

INCASARI in CASA DIN SERVICII - articol contabil prin care se inregistreaza valoarea serviciilor vandute si incasate in casa (pentru care nu se emite factura). Valoarea totala se incaseaza in casa (debitul contului 5311) valoarea fara TVA este venit din lucrari executate si servicii (creditul contului 704).

Utilizarea acestui articol la inregistrarea incasarilor in casa, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Document" numarul documentului cu care s-a facut incasarea (monetar, raport al casei de marcat pentru servicii executate).

"Data" ziua in care s-a realizat incasarea.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"INCASARI TOTAL" suma care s-a incasat in casa.

PLATI PRIN CASA - articol contabil prin care se inregistreaza platile realizate prin casa (viramente interne, asociati conturi curente, etc.).

Utilizarea acestui articol la inregistrarea platilor prin casa, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Document" numarul documentului prin care s-a facut plata.

"Data" ziua in care s-a facut plata.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA PLATITA" suma care s-a platit prin casa.

"CONT CORESP." contul debitor (viramente interne, asociati conturi curente, etc.) in care s-a facut plata.

PLATI PRIN CASA - FURNIZORI - articol contabil prin care se inregistreaza platile la furnizori prin casa. Pentru contul "Furnizori" am folosit functia "PARTP()". La utilizarea acestui articol contabil, prin completarea campului "Partener", programul va selecta automat analiticul contului "Furnizori" definit pentru acel furnizor. Daca furnizorul respectiv nu are un analitic in planul de conturi programul il va defini automat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea platilor prin casa, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, furnizorul la care am platit.

"Document" numarul chitantei cu care s-a facut plata.

"Data" ziua chitantei de plata.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA PLATITA" suma care s-a platit din casa.

PLATI PRIN CASA CU TVA (cheltuieli) - articol prin care se inregistreaza orice factura de cheltuieli sau servicii achitate prin casa chiar in momentul facturarii (sunt cuplate doua operatiuni: inregistrarea facturii si inregistrarea platii). Articolul va cere pentru fiecare inregistrare contul de pe debit, cont in care se va inregistra valoarea fara TVA. Acest cont poate fi un cont de cheltuiala sau de materiale.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi platite prin casa in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a furnizorului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA PLATITA" valoarea platita din casa.

"TVA DEDUCT." valoarea TVA din factura.

"CONT CORESP." contul debitor in care se inregistreaza valoarea fara TVA a facturii.

RESTITUIRE AVANS - articol contabil prin care se inregistreaza restituirea avansului pentru diverse achizitii, de un angajat al firmei. Am considerat ca sunt mai multi angajati care pot lua si restitui avansuri de trezorerie si pentru contul "Avansuri de trezorerie" am folosit functia "PARTA()". Cand se utilizeaza acest articol se completeaza campul "Partener" cu angajatul care restitue avansul si programul va selecta automat analiticul contului "Avansuri de trezorerie" definit pentru acel angajat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea restituirilor avansurilor de trezorerie, in jurnalul de casa, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, angajatul care restitue avansul de trezorerie.

"Document" numarul dispozitiei de incasare.

"Data" ziua dispozitiei de incasare.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"SUMA INCASATA" suma care s-a incasat in casa.

VANZARE - FACTURA AVANS - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de avans emise clientilor.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea facturilor de avans emise clientilor, in jurnalul de vanzari, impune completarea campurilor:

"Document" numarul facturii de avans.

"Data" ziua emiterii facturii de avans.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. FACT. AVANS" valoarea cu TVA a facturii de avans.

VANZARE MARFA - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de vanzare marfa. Am folosit functia "PARTA()" pentru contul "Clienti". Cand se foloseste acest articol contabil, se completeaza in campul "Partener" clientul caruia i s-a emis factura, iar programul selecteaza automat analiticul contului "Clienti" definit pentru acesta. Daca clientul respectiv nu are un analitic in planul de conturi, programul il defineste automat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de marfa emise unui client, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a clientului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. TOTALA" valoarea cu TVA a facturii emise.

VANZARE MARFA, RETUR AVANS - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de vanzare marfa care contin si returul avansului platit de client. Am folosit functia "PARTA()" pentru contul "Clienti". Cand se foloseste acest articol contabil, se completeaza in campul "Partener" clientul caruia i s-a emis factura, iar programul selecteaza automat analiticul contului "Clienti" definit pentru acesta. Daca clientul respectiv nu are un analitic in planul de conturi, programul il defineste automat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de marfa (ce contine si returul avansului) emise unui client, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a clientului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. TOTALA" valoarea cu TVA a facturii emise.

"VAL. AVANS - TVA" valoarea fara TVA a avansului din factura.

VANZARE SERVICII - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de vanzare servicii. Am folosit functia "PARTA()" pentru contul "Clienti". Cand se foloseste acest articol contabil, se completeaza in campul "Partener" clientul caruia i s-a emis factura, iar programul selecteaza automat analiticul contului "Clienti" definit pentru acesta. Daca clientul respectiv nu are un analitic in planul de conturi, programul il defineste automat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de servicii emise unui client, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a clientului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. TOTALA" valoarea cu TVA a facturii emise.

VANZARE SERVICII, RETUR AVANS - articol contabil prin care se inregistreaza facturile de vanzare servicii care contin si returul avansului platit de client. Am folosit functia "PARTA()" pentru contul "Clienti". Cand se foloseste acest articol contabil, se completeaza in campul "Partener" clientul caruia i s-a emis factura, iar programul selecteaza automat analiticul contului "Clienti" definit pentru acesta. Daca clientul respectiv nu are un analitic in planul de conturi, programul il defineste automat.

Utilizarea acestui articol la inregistrarea unei facturi de servicii (ce contine si returul avansului) emise unui client, impune completarea campurilor:

"Partener" prin selectarea din lista partenerilor, a clientului din factura.

"Document" numarul facturii.

"Data" ziua emiterii facturii.

"Explicatii"daca doriti sa scrieti ceva pentru aceasta inregistrare, daca nu completati acest camp, programul va scrie automat numele articolului contabil.

"VAL. TOTALA" valoarea cu TVA a facturii emise.

"VAL. AVANS - TVA" valoarea fara TVA a avansului din factura.

2.4. Rapoartele definite de utilizator

Pe langa rapoartele implicite ale programului, puteti definii rapoartele de care aveti nevoie. Cand creati o societate noua, acea societate are definite cateva rapoarte ca exemplu. Am sa va prezint aceste rapoarte si am sa descriu in detaliu modul de definire a unuia dintre ele. Folosind acest model sper ca si dumneavoastra sa puteti modifica rapoartele existente care nu sunt potrivite sau sa definiti altele noi.

In programul "Registre", cu comanda "Rapoarte" din meniul "Definiri" deschideti lista cu rapoartele definite de utilizator. Aceasta lista contine toate rapoartele ce au fost definite suplimentar pentru o societate.

Societatea COMERT TEST contine urmatoarele rapoarte definite suplimentar:

JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI - raport prin care obtineti jurnalul de TVA pentru cumparari. Comanda prin care se obtine acest raport apare in meniul "Rapoarte" cand este selectat unul din jurnalele: "CHELTUIELI FIRMA", "INTRARE MARFA in GESTIUNE" sau "OPERATIUNI PRIN CASA".

Raportul contine urmatoarele coloane: Nr. crt., Document Data, Document numar, Furnizor Denumire, Furnizor Cod Fiscal, Total Document, Neimpozabil, Baza TVA, TVA deductibila.

Cand doriti sa folositi acest raport pentru a obtine jurnalul de TVA pentru cumparari, din meniul "Rapoarte" alegeti comanda "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI". Pe ecran va apare fereastra de dialog prin care configurati raportul pe care il veti obtine. Din toate acele campuri de optiuni trebuie sa bifati sau sa completati:

completati campul "Nr. Crt." cu 1.

bifati campul "Afiseaza partener" pentru ca raportul sa contina furnizorii de la care s-au facut achizitii.

bifati campul "Inregistrare jurnal" pentru ca raportul sa contina fiecare inregistrare ce reprezinta o cumparare de la furnizori.

bifati campul "Total jurnal" pentru a obtine un total la sfarsitul raportului.

bifati campul "Toate jurnalele definite" pentru ca raportul sa culeaga datele din toate jurnalele in care dumneavoastra ati inregistrat cumparari de la furnizori.

Celalalte campuri nu trebuie sa fie completate sau bifate.

Voi da ca exemplu de definire a unui raport, raportul "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI" pentru ca definirea acestuia foloseste majoritatea functiilor si variabilelor necesare definirii oricarui raport. Pe baza acestui exemplu veti putea si dumneavoastra sa definiti rapoartele de care aveti nevoie.

In campul "Titlu" am scris numele raportului: JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI. Acest nume va fi purtat automat si de:

comanda din meniul "Rapoarte" prin care se obtine raportul cu datele, vizualizat pe monitor.

raportul obtinut prin interogarea bazei de date, raport vizualizat pe monitor.

In campul "Cod" am trecut "JCTVA", codul raportului pe care-l definesc. Trebuie sa aveti grija sa nu definiti doua rapoarte care au acelasi cod.

In campul "Jurnal" am selectat jurnalele pentru care vreau sa apara in meniul "Rapoarte" comanda prin care obtin acest raport. Am selectat jurnalele: "CHELTUIELI FIRMA", "INTRARE MARFA in GESTIUNE" si "OPERATIUNI PRIN CASA". Doar cand unul din aceste jurnale este selectat, comanda "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI" se gaseste in meniul "Rapoarte".

In campul "Stanga" se trece numarul de caractere albe din partea stanga a paginii dupa care va fi tiparit raportul (se seteaza alinierea). Pentru acest raport vreau ca in partea stanga a paginii pe care va fi tiparit sa lase opt caractere albe, asa ca in acest camp am trecut cifra 8.

In campul "Rap Ext" se selecteaza fisierul de configurare a capului de tabel pentru raport. Fisierul de configurare se face cu "Notepad" si se salveaza cu extensia "RPT". Pentru acest raport am configurat capul de tabel intr-un fisier pe care l-am denumit "JCUMP.RPT". Daca nu se completeaza acest camp, raportul obtinut va avea capul de tabel exact ce veti scrie in coloana "Descriere".

Coloana "Descriere" am completat-o cu numele coloanelor pe care le va avea raportul "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI". Fiecare rand din aceasta coloana va fi o coloana in raportul ce se va obtine. Coloana "Expresie" am completat-o cu expresiile de calcul ce vor genera valorile din raport. Pentru a completa aceasta coloana apasati cu mouse-ul pe butonul "Expresie" si selectati din lista ce apare, functiile pe care le recunoaste programul. In aceasta coloana mai puteti trece si variabilele pe care le-ati folosit in articolele contabile. In coloana "Lng" am completat latimea, in numar de caractere, a fiecarei coloane din raport. In coloana "Zec" treceti numarul de zecimale pe care sa-l aiba valorile din diferitele coloane ale raportului. In coloana "Total" bifati pentru care coloana doriti sa obtineti un total la sfarsitul raportului. In coloana "Necesar" bifati doar campurile dupa care doriti sa faceti o selectie a inregistrarilor ce vor apare in raport. In raportul ce se va obtine vor fi doar inregistrarile care au valori pe coloana bifata "necesar". Am bifat "Necesar" doar coloana "Tot. factura", deci in raport voi obtine doar inregistrarile care au valori in creditul contului 401 sau creditul contului 404 sau creditul contului 409.

Tinand cont de consideratiile generale prezentate mai sus, va voi prezenta cum am definit fiecare coloana din raportul "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI".

Prima coloana a raportului este Nr. crt. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Nr.

"Expresie" am ales din lista NrCrt, expresie care incrementeaza automat cate o unitate pentru fiecare linie din raport, obtinand astfel numarul curent pentru fiecare inregistrare a raportului.

"Lng" am stabilit o latime de 3 caractere pentru aceasta coloana (pot fi maxim 999 inregistrari).

"Total" nu l-am bifat pentru ca nu vreau un total al numarului curent.

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport inregistrarile care au numar curent.

Urmatoarea coloana a raportului este Document Data. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Data.

"Expresie" am ales din lista Document.Data, expresie care scrie data documentului (data care s-a trecut la inregistrarea documentului) ce apare in raport.

"Lng" am stabilit o latime de 10 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara si data documentului atunci cand configurez raportul sa contina doar totalurile documentelor (debifez "Inregistrare jurnal" si bifez "Total document").

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport inregistrarile care au data.

Urmatoarea coloana a raportului este Document numar. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Nr Doc.

"Expresie" am ales din lista Document.Numarul, expresie care scrie numarul documentului (numarul care s-a trecut la inregistrarea documentului) ce apare in raport.

"Lng" am stabilit o latime de 10 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara si numarul documentului atunci cand configurez raportul sa contina doar totalurile documentelor (debifez "Inregistrare jurnal" si bifez "Total document").

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport inregistrarile care au numar document.

Urmatoarea coloana a raportului este Furnizor Denumire. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Furnizor.

"Expresie" am ales din lista Partener.NumeLung, expresie care scrie numele furnizorului din documentul (numele furnizorului care s-a trecut la inregistrarea documentului) ce apare in raport.

"Lng" am stabilit o latime de 20 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara si numele furnizorului atunci cand configurez raportul sa contina doar totalurile documentelor (debifez "Inregistrare jurnal" si bifez "Total document").

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport inregistrarile care au completat campul partener.

Urmatoarea coloana a raportului este Furnizor Cod Fiscal. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Cod fisc.

"Expresie" am ales din lista Partener.CodFiscal, expresie care scrie codul fiscal al furnizorului din documentul (doar daca s-a completat codul fiscal al partenerului in lista de parteneri) ce apare in raport.

"Lng" am stabilit o latime de 10 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara si numele furnizorului atunci cand configurez raportul sa contina doar totalurile documentelor (debifez "Inregistrare jurnal" si bifez "Total document").

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport inregistrarile care au completat campul cod fiscal.

Urmatoarea coloana a raportului este Total Document. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Tot. Fact.

"Expresie" am ales din lista CC(), expresie care citeste valoarea inregistrata in creditul contului scris intre paranteze. Totalul facturilor care vreau sa apara in raport se gaseste inregistrat in creditul unuia dintre conturile: 401, 404, 409. Deci in campul "Expresie" am scris "CC(401)+CC(404)+CC(409)" ceea ce inseamna ca raportul va contine pe coloana "Total Document" valorile inregistrate in creditul unuia din aceste conturi.

"Lng" am stabilit o latime de 14 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara totalul facturilor de cumparari.

"Necesar" l-am bifat pentru ca vreau sa apara in raport toate inregistrarile care au valori in creditul conturilor 401, 404, 409 (inregistrarile care reprezinta cumparari de la furnizori).

Urmatoarea coloana a raportului este Neimpozabil. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Neimpozabile.

"Expresie" am scris variabila "FARATVA", variabila care o folosesc in articolele contabile pentru a inregistra valorile ce nu sunt purtatoare de TVA (vezi articolul contabil pentru carburanti). Valoarea continuta in aceasta variabila pentru o anumita inregistrare, va fi trecuta in raport la acea inregistrare.

"Lng" am stabilit o latime de 14 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara totalul valorilor neimpozabile (care nu au TVA).

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport doar inregistrarile care au valori nepurtatoare de TVA.

Urmatoarea coloana a raportului este Baza TVA. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": Baz. imp 19%.

"Expresie" am ales din lista CC(), expresie care citeste valoarea inregistrata in creditul contului scris intre paranteze si DC(), expresie care citeste valoarea inregistrata in debitul contului scris intre paranteze. Valoarea fara TVA a facturilor care apar in raport o calculez prin diferenta dintre totalul facturii (acesta este inregistrata in creditul unuia dintre conturile 401, 404, 409) si valoarea TVA-ului (aceasta este inregistrata in debitul contului 4426). Tot pentru a calcula baza de impozitare trebuiesc scazute si valorile care nu sunt purtatoare de TVA (acestea sunt in variabila faraTVA). Formula care am scris-o in campul "Expresie" pentru a calcula in raport valorile fara TVA este: CC(401)+CC(404)+CC(409)-DC(4426)-FARATVA.

"Lng" am stabilit o latime de 14 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara in raport totalul bazei de calcul a TVA-ului.

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport doar inregistrarile care au valori in coloana "Baza TVA".

Urmatoarea coloana a raportului este TVA deductibila. Pentru a defini aceasta coloana a raportului, am completat astfel:

"Descriere": TVAd 19%.

"Expresie" am ales din lista DC(), expresie care citeste valoarea inregistrata in debitul contului scris intre paranteze. Valoarea TVA-ului care vreau sa apara in raport se gaseste inregistrata in debitul contului 4426. Deci in campul "Expresie" am scris "DC(4426)" ceea ce inseamna ca raportul va contine pe coloana "TVA deductibila" valorile inregistrate in debitul acestui cont pentru fiecare pozitie in parte.

"Lng" am stabilit o latime de 14 caractere pentru aceasta coloana.

"Total" l-am bifat ca sa apara totalul TVA.

"Necesar" nu l-am bifat pentru ca nu este necesar sa apara in raport doar inregistrarile care au "TVA".

JURNAL DE TVA PENTRU VANZARI - raport prin care obtineti jurnalul de TVA pentru vanzari. Comanda prin care se obtine acest raport apare in meniul "Rapoarte" cand este selectat unul din jurnalele: "JURNAL VANZARI" sau "OPERATIUNI PRIN CASA".

Raportul contine urmatoarele coloane: Nr. crt., Document Data, Document numar, Client Denumire, Client Cod Fiscal, Total Document, Neimpozabil, Baza TVA, TVA colectata.

Cand doriti sa folositi acest raport pentru a obtine jurnalul de TVA pentru vanzari, din meniul "Rapoarte" alegeti comanda "JURNAL DE TVA PENTRU VANZARI". Pe ecran va apare fereastra de dialog prin care configurati raportul pe care il veti obtine. Din toate acele campuri de optiuni trebuie sa bifati sau sa completati:

completati campul "Nr. Crt" cu 1.

bifati campul "Afiseaza partener" pentru ca raportul sa contina clientii carora le-ati vandut.

bifati campul "Inregistrare jurnal" pentru ca raportul sa contina fiecare inregistrare ce reprezinta o vanzare.

bifati campul "Total jurnal" pentru a obtine un total la sfarsitul raportului.

bifati campul "Toate jurnalele definite" pentru ca raportul sa culeaga datele din toate jurnalele in care dumneavoastra ati inregistrat vanzari.

Celelalte campuri nu trebuie sa fie completate sau bifate.

NOTA DE INTRARE - RECEPTIE - raport prin care obtineti nota de intrare receptie pentru o anumita factura de intrare. Comanda prin care se obtine acest raport apare in meniul "Rapoarte" cand este selectat jurnalul "INTRARE MARFA in GESTIUNE".

Raportul contine urmatoarele coloane: Nr. crt., Specificatie marfuri si ambalaje, Cantitate primita, Pret furnizor fara TVA, Valoare furnizor fara TVA, Pret amanunt fara TVA, TVA 19%, Valoare TVA, Pret amanunt cu TVA, Adaos comercial unitar, Adaos comercial valoare, Valoare amanunt cu TVA.

Cand doriti sa folositi acest raport pentru a obtine nota de intrare receptie, din meniul "Rapoarte" alegeti comanda "NOTA DE INTRARE - RECEPTIE". Pe ecran va apare fereastra de dialog prin care configurati raportul pe care il veti obtine. Din toate acele campuri de optiuni trebuie sa bifati sau sa completati:

completati campul "Document" cu numarul facturii pentru care doriti NIR-ul. Numarul facturii trebuie sa fie asa cum l-ati scris cand a-ti inregistrat factura.

completati campul "Nr. Crt." cu 1.

bifati campul "Afiseaza partener" pentru ca raportul sa contina furnizorul de la care a-ti cumparat marfa.

bifati campul "Inregistrare jurnal" pentru ca raportul sa contina fiecare inregistrare ce reprezinta o vanzare.

bifati campul "Total document" pentru a obtine un total la sfarsitul notei de receptie.

bifati campul "Jurnalul curent (selectat)" pentru ca programul sa nu mai caute factura de intrare prin toate jurnalele, s-o caute doar in jurnalul curent: "INTRARE MARFA in GESTIUNE".

Celelalte campuri nu trebuie sa fie completate sau bifate.

2.5. Note calculate automat

In programul "Balanta" se poate automatiza calculul si obtinerea unor note contabile. Pentru a stabili ce note contabile vor fi calculate automat si care va fi modul lor de calcul, trebuie sa definiti "notele calculate automat".

Trebuie sa clarific urmatoarele notiuni:

note contabile obtinute automat - sunt note contabile (se gasesc in lista notelor contabile). Aceste note sunt calculate automat de program pe baza unor formule de calcul. Programul recalculeaza aceste note de fiecare data cand dati comanda de obtinere a balantei de verificare sau comanda "Actualizare note calculate automat". Generarea si calculul notelor contabile automate se face pe baza tuturor datelor introduse in acea societate pana in momentul respectiv. Modificarea acestor note contabile se face prin modificarea datelor ce stau la baza calculului si generarii lor.

note calculate automat - sunt formule de calcul. Pe baza acestora sunt calculate si generate note contabile (note contabile obtinute automat). Deschiderea listei cu note calculate automat se face din programul "Balanta" cu comanda "Note calculate automat" din meniul "Note". Cand creati o societate noua, aceasta are definite note calculate automat ca exemplu. Dumneavoastra trebuie sa verificati aceste note, sa decideti daca aveti nevoie de ele si sa le adaptati firmei respective. Ordinea din lista a notelor calculate automat este importanta. Programul genereaza notele contabile automate in ordinea notelor calculate automat. Calculul unei note contabile automata tine cont de toate notele contabile existente in acel moment. Astfel nota contabila calculata la un moment dat este influentata de nota contabila calculata anterior.

In exemplul COMERT TEST sunt definite urmatoarele note calculate automat:

Descarcarea gestiunii - formula de calcul pe baza careia se genereaza nota contabila de descarcare a gestiunii cu amanuntul.

Inchidere cont de TVA 1 - formula de calcul care genereaza nota contabila de pregatire a conturilor de TVA. Cand exista mai multe conturi analitice pentru TVA deductibila sau colectata este necesara aceasta nota. Practic suma tuturor soldurilor creditoare a conturilor analitice a TVA colectate este inregistrata intr-un cont temporar (4427.99) si suma tuturor soldurilor debitoare a TVA deductibile se inregistreaza intr-un cont temporar (4426.99). Se face acest lucru pentru a se putea lua decizia daca in luna respectiva este TVA de plata sau de recuperat.

Inchidere cont de TVA 2 - formula de calcul care genereaza nota contabila ce inchide efectiv conturile de TVA.

Deoarece aceasta nota calculata este mai complexa, va voi explica modul in care am definit-o pentru a intelege modul de definire a unei note calculate.

Pentru a defini o nota calculata automat din programul "Balanta" apelati comanda "Note calculate automat" din meniul "Note". Pe monitor apare lista notelor calculate automat definite pana in momentul respectiv. Definirea unei note calculate noi se face prin apelarea comenzii "Nou".

In campul "Cod" am scris codul acestei note calculate. Cand dati un cod unei note calculate acesta trebuie sa fie unic. Prin codul notelor calculate stabiliti si ordinea acestora in lista si implicit ordinea in care se vor genera notele contabile obtinute automat. Pentru aceasta nota am dat codul "22". Primul "2" codifica toate cele trei note calculate necesare inchiderii conturilor de TVA. Al doilea "2" codifica pozitia acestei note calculate in cadrul grupului de note necesar inchiderii conturilor de TVA.

In campul "Nume nota contabila calculata" am scris numele notei calculate. Acest nume il va avea si nota contabila ce va fi generata de aceasta nota calculata automat.

In campul "Centru cost" nu am scris nimic deoarece nota nu se refera doar la un centru de cost.

Campul "Exclude nota contabila din calculul balatei de verificare" nu l-am bifat pentru ca vreau ca nota contabila generata sa fie luata in calcul la balanta de verificare. Daca bifati acest camp programul va genera o nota contabila care nu va fi luata in calculul balantei de verificare (nota nu va face inregistrari in conturi).

In continuare fereastra de definire a unei note calculate contine un tabel cu patru coloane si zece randuri. In coloana "Explicatii" puteti scrie explicatii pentru operatiile pe care le faceti in liniile respective. In coloana "Cont D" scrieti conturile care se vor debita prin nota contabila. In coloana "Cont C" scrieti conturile ce se vor credita prin nota contabila. In coloana "Expresie calcul" scrieti formulele de calcul prin care obtineti valorile necesare generarii notei contabile. Pentru a scrie aceste formule trebuie sa folositi expresiile standard recunoscute de program. Aceste expresii sunt in lista ce se deschide cand apelati comanda "Expresie calcul".

Pe prima linie a notei calculate automat se citeste valoarea din creditul soldului contului "4427.99" si este retinuta in variabila "a". Contul "4427.99" este un cont temporar. In creditul lui au fost cumulate toate soldurile creditoare ale conturilor analitice ale TVA colectata (prin nota contabila calculata automat obtinuta anterior "Inchidere cont de TVA 1"). Cu alte cuvinte, in creditul contului "4427.99" se afla toata valoarea TVA colectata in luna respectiva.

In campul "Explicatii" am inceput cu caracterul ";" ceea ce inseamna ca este o linie in care nu se fac inregistrari in conturi. Tot in acest camp am scris "SCC(4427)" pentru a sti ca valoarea ce apare in campul "Suma" din nota contabila calculata automat reprezinta soldul creditor al contului 4427.

In campul "Expresie calcul" am atribuit variabilei "a" valoarea ce se gaseste in soldul creditor al contului 4427.99: "a=SCC(4427.99)".

Pe urmatoarea linie a notei calculate automat se citeste valoarea din debitul soldului contului "4426.99" si este retinuta in variabila "b". Contul "4426.99" este un cont temporar. In debitul lui au fost cumulate toate soldurile debitoare ale conturilor analitice ale TVA deductibile (prin nota contabila calculata automat obtinuta anterior "Inchidere cont de TVA 1"). Cu alte cuvinte, in debitul contului "4426.99" se afla toata valoarea TVA deductibila din luna respectiva.

In campul "Explicatii" am inceput cu caracterul ";" ceea ce inseamna ca este o linie in care nu se fac inregistrari in conturi. Tot in acest camp am scris "SDC(4426)" pentru a sti ca valoarea ce apare in campul "Suma" din nota contabila calculata automat reprezinta soldul debitor al contului 4426.

In campul "Expresie calcul" am atribuit variabilei "b" valoarea ce se gaseste in soldul debitor al contului 4426.99: "b=SDC(4426.99)".

Pe urmatoarea linie se verifica daca valoarea TVA colectate este mai mare decat valoarea TVA deductibile. Daca este adevarat, se va genera nota contabila ce inchide contul de TVA colectata cu conturile TVA deductibila si TVA de plata.

In campul "Explicatii" am inceput cu caracterul ";" ceea ce inseamna ca este o linie in care nu se fac inregistrari in conturi. Tot in acest camp am scris "De plata". Aceasta va fi explicatia ce o sa apara in nota contabila calculata automat cand este TVA de plata.

In campul "Expresie calcul" am folosit functia "pzt()". Aceasta functie genereaza doar doua valori: 0 sau 1. Genereaza valoarea 0 atunci cand rezultatul expresiei dintre paranteze este negativ. Genereaza valoarea 1 atunci cand rezultatul expresiei dintre paranteze este pozitiv. Variabilei "p" i se atribuie rezultatul functiei "pzt()", adica 0 sau1. Variabila "p" este 1 atunci cand expresia "a-b" este pozitiva adica valoarea TVA colectata este mai mare decat valoarea TVA deductibile (este TVA de plata). Variabila "p" este 0 atunci cand expresia "a-b" este negativa adica valoarea TVA colectata este mai mica decat valoarea TVA deductibile (este TVA de recuperat).

Pe urmatoarele doua linii am scris nota de inchidere a conturilor de TVA cand acesta este de plata. Pe linia

=b*p

se inchide contul TVA colectata cu contul TVA deductibila cu valoarea din debitul soldului contului TVA deductibila (valoare ce este inregistrata in variabila "b").

Pe linia

c23=(a-b)*p

se inchide contul TVA colectata cu contul TVA de plata cu valoarea ramasa neinchisa din creditul soldului contului TVA colectata (valoarea TVA de plata). Aceasta valoare este diferenta "a-b" care reprezinta diferenta dintre TVA colectata si TVA deductibila. Valoarea este inregistrata si in variabila "c23", variabila ce se va folosi mai tarziu in calcule.

Aceste doua inregistrari se vor face doar daca variabila "p" este 1 (valoarea TVA colectata este mai mare decat valoarea TVA deductibile - "este TVA de plata"). Daca variabila "p" este 0, prin inmultirea ei cu celelalte valori rezulta tot 0 si nu se va inregistra nimic in conturi.

Pe urmatoarea linie se verifica daca valoarea TVA deductibile este mai mare decat valoarea TVA colectate. Daca este adevarat, se va genera nota contabila ce inchide contul de TVA deductibila cu conturile TVA colectata si TVA de recuperat.

In campul "Explicatii" am inceput cu caracterul ";" ceea ce inseamna ca este o linie in care nu se fac inregistrari in conturi. Tot in acest camp am scris "De recuperat". Aceasta va fi explicatia ce o sa apara in nota contabila calculata automat cand este TVA de recuperat.

In campul "Expresie calcul" am folosit functia "pzt()". Aceasta functie genereaza doar doua valori: 0 sau 1. Genereaza valoarea 0 atunci cand rezultatul expresiei dintre paranteze este negativ. Genereaza valoarea 1 atunci cand rezultatul expresiei dintre paranteze este pozitiv. Variabilei "r" i se atribuie rezultatul functiei "pzt()", adica 0 sau1. Variabila "r" este 1 atunci cand expresia "b-a" este pozitiva adica valoarea TVA deductibila este mai mare decat valoarea TVA colectata (este TVA de recuperat). Variabila "r" este 0 atunci cand expresia "b-a" este negativa adica valoarea TVA deductibila este mai mica decat valoarea TVA colectata (este TVA de plata).

Pe urmatoarele doua linii am scris nota de inchidere a conturilor de TVA cand acesta este de recuperat. Pe linia

=a*r

se inchide contul TVA colectata cu contul TVA deductibila cu valoarea din creditul soldului contului TVA colectata (valoare ce este inregistrata in variabila "a").

Pe linia

d24=(b-a)*r

se inchide contul TVA de recuperat cu contul TVA deductibila cu valoarea ramasa neinchisa din debitul soldului contului TVA deductibila (valoarea TVA de recuperat). Aceasta valoare este diferenta "b-a" care reprezinta diferenta dintre TVA deductibila si TVA colectata. Valoarea este inregistrata si in variabila "d24", variabila ce se va folosi mai tarziu in calcule.

Aceste doua inregistrari se vor face doar daca variabila "r" este 1 (valoarea TVA deductibila este mai mare decat valoarea TVA colectata - "este TVA de recuperat"). Daca variabila "r" este 0, prin inmultirea ei cu celelalte valori rezulta tot 0 si nu se va inregistra nimic in conturi.

Inchidere cont de TVA 3 - formula de calcul care genereaza nota contabila de anihilare a efectelor notei "Inchidere cont de TVA 1". Rulajele conturilor temporare 4427.99 si 4426.99 devin zero si aceste conturi nu apar niciodata in balanta de verificare.

Inchiderea cheltuielilor - formula de calcul pe baza careia se genereaza nota contabila de inchidere a cheltuielilor.

Inchiderea veniturilor - formula de calcul pe baza careia se genereaza nota contabila de inchidere a veniturilor.

2.6. Note contabile virtuale

Notele contabile virtuale va dau posibilitatea sa aranjati inregistarile contabile sub o alta forma decat cum sunt ele generate de jurnalele contabile si de notele calculate automat. Acest aranjament nu schimba cu nimic inregistrarile contabile. Doar pentru vizualizare si listare inregistrarile contabile vor fi grupate sub forma unor note contabile asa cum doriti dumneavoastra sa apara.

Notele contabile sunt adunate in lista notelor contabile din programul "Balanta". Aceste note contabile sunt generate de program pe baza inregistrarilor pe care le faceti, a articolelor contabile folosite, a notelor calculate automat pe care le-ati definit. Daca acest aranjament al notelor contabile nu va convine, puteti defini note contabile virtuale care sa regrupeze inregistrarile contabile sub forma unor note contabile acceptata de dumneavoastra.

Definirea notelor contabile virtuale se face din programul "Balanta" prin comanda "Note contabile virtuale" aflata in meniul "Note". Cu aceasta comanda deschideti lista notelor contabile definite pana in acel moment. Pentru a adauga o nota contabila virtuala noua apasati butonul "Nou" aflat in dreapta listei.

Cand definiti o societate noua, aceasta contine note contabile virtuale definite ca exemplu. Dumneavoastra trebuie sa verificati definirea acestora si sa aduceti modificarile necesare.

Societatea COMERT TEST are definite urmatoarele note contabile virtuale:

"BANCA", "CASA", "CHELTUIELI", "CLIENTI", "DESCARCAREA GESTIUNII", "INCHIDERE CHELTUIELI", "INTRARE MARFA in GESTIUNE", "INCHIDERE VENITURI".

Am sa dau ca exemplu definirea notei contabile virtuale "BANCA".

In campul "Cod nota" am trecut codul notei "B".

In campul "Nume nota" am scris numele pe care-l va purta aceasta nota: "BANCA".

In campul "Cont" am ales codul contului pentru care voi obtine aceasta nota contabila virtuala: "5121".

In campul "Mod cont" am ales ce inregistrari (din debitul sau din creditul contului 5121) o sa le grupeze aceasta nota contabila virtuala: "DEBIT/CREDIT" (din debitul si creditul contului 5121).

3. Cum pot sa copii la o alta firma nou creata setarile unei firme configurate?

Daca ati configurat o firma puteti copia definirile de la acea firma si la alte firme care au inregistrari asemanatoare. Definirile se pot copia in totalitate sau partial. Aveti la dispozitie un program utilitar cu care puteti copia definirile unei firme si la alte firme. Din programul "Balanta" acesta se lanseaza cu comanda "Intretinere nomenclatoare" din meniul "Optiuni". Din programul "Registre" acesta se lanseaza cu comanda "Intretinere nomenclatoare" din meniul "Definiri".

Cu acest utilitar puteti copia: articolele contabile din societate, note calculate, partenerii, planul de conturi, rapoarte definite de utilizator. Selectati din lista tipul de informatie pe care doriti sa-l copiati. Intr-o fereastra a programului selectati societatea, anul si luna de unde doriti sa copiati informatiile iar in cealalta fereastra selectati societatea, anul si luna in care doriti sa copiati informatiile. Pozitionati cursorul (linia accentuata) pe elementul pe care doriti sa-l copiati si apasati cu mouse-ul butonul ce are sageata orientata in sensul de copiere dorit. Daca doriti sa copiati toate elementele, folositi butoanele ce au sageata dubla.

Inchideti programul apasand pe butonul "Iesire".

4. Introducerea datelor initiale la o firma nou creata.

De obicei firmele carora incepeti sa le tineti evidenta contabila cu programul DATALIGHT CONTABIL au deja activitate si o evidenta contabila. Preluarea acestor date si continuarea lor cu programul DATALIGHT CONTABIL se face in functie de luna pentru care vreti sa obtineti balanta de verificare cu programul "Balanta".

Pentru cazul in care doriti sa obtineti balanta de verificare cu programul "Balanta" pentru luna ianuarie, trebuie sa preluati din evidenta contabila pe care o aveti la acea firma soldurile initiale.

Pentru cazul in care doriti sa obtineti balanta de verificare cu programul "Balanta" pentru oricare alta luna decat luna ianuarie, trebuie sa preluati din evidenta contabila pe care o aveti la acea firma coloana "total sume" din luna precedenta. Aceasta coloana devine in luna pentru care obtineti balanta coloana "rulaj total precedent".

4.1. Solduri initiale

Introducerea soldurilor initiale se face prin programul "Balanta" apeland comanda "Solduri initiale" din meniul "Setari". Dupa ce ati dat aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra prin care se introduc soldurile initiale.

Aceasta fereastra de dialog contine in partea stanga toate conturile pe care le-ati definit in planul de conturi, iar in partea dreapta campuri in care se introduc soldurile conturilor.

Pentru a introduce soldul unui cont, va pozitionati pe unul din campurile de pe coloana "Debit" sau "Credit" (dupa cum este soldul contului respectiv debitor sau creditor) din dreptul contului si scrieti valoarea pe care o are acest cont in sold. Dupa ce ati terminat de introdus soldurile conturilor care se vad in pagina curenta, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare.

Va puteti deplasa in lista soldurilor initiale cu tastele: "Pg Dn" - o pagina in jos, "Pg Up" - o pagina in sus sau apasand cu mouse-ul butoanele ce au desenate niste sageti din partea dreapta a ferestrei de dialog.

In partea de jos a ferestrei de dialog, sub coloanele "Debit" si "Credit" programul calculeaza totalul soldurilor, pentru a putea verifica egalitatea dintre debit si credit.

Daca in momentul introducerii soldurilor nu gasiti in aceasta lista un cont pentru care trebuie sa introduceti soldul, inchideti aceasta fereastra de dialog apasand cu mouse-ul butonul "OK" (este foarte important sa apasati acest buton pentru a salva datele deja introduse), deschideti planul de conturi (comanda "Selectie" din meniul "Conturi") si introduceti contul de care aveti nevoie. Reveniti la fereastra de introducere a soldurilor initiale si pozitionati-va pe contul pe care abia l-ati introdus pentru a continua introducerea soldurilor initiale.

Salvarea datele introduse, cand doriti sa inchideti aceasta fereastra de dialog, se face prin apasarea cu mouse-ul a butonului "OK".

Daca doriti sa inchideti dialogul de introducere a soldurilor initiale fara a salva modificarile facute, apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".

Preluarea manuala a soldurilor se face o singura data, atunci cand incepeti sa lucrati cu programul "Balanta" din luna ianuarie. La trecerea de la un an la altul, programul copie automat soldurile finale din anul precedent, in noul an ca solduri initiale.

ATENTIE !!! Daca ati introdus soldurile initiale pentru un anumit an, nu va intoarceti in anul precedent. Cand veti reveni in anul curent, programul va va intreba daca doriti sa suprascrieti soldurile exitente cu cele calculate in anul precedent. Asta inseamna sa inlocuiasca soldurile pe care le-ati introdus dumneavoastra manual, cu soldurile calculate in anul precedent. Anul precedent neavand date, soldurile sunt zero. Daca raspundeti prin "Yes", veti pierde soldurile introduse manual, acestea vor fi zero. In acest caz trebuie sa dati comanda "No".

Folositi copierea automata a soldurilor finale ale anului precedent in noul an, atunci cand ati lucrat in anul precedent. Dupa ce soldurile lunii decembrie sunt verificate de dumneavoastra si sunteti sigur ca doriti sa le copiati ca solduri initiale in noul an. De cate ori va intoarceti in anul precedent si faceti modificari, pentru a actualiza soldurile initiale ale anului in care intrati, trebuie sa dati comanda "Yes" la optiunea ce apare la schimbarea de an.

4.2. Total sume precedente

Cand doriti sa obtineti balanta de verificare lunara in oricare alta luna decat luna ianuarie, trebuie sa preluati din datele societatii coloana "total rulaje" din luna precedenta lunii in care doriti sa obtineti balanta de verificare lunara. De exemplu: doriti sa obtineti balanta de verificare lunara pentru luna martie, trebuie sa introduceti in luna februarie coloana de rulaje totale a lunii aprilie din datele societatii. Total rulaje introduse in luna februarie, devin in luna martie total rulaj precedent.

Introducerea coloanei de total rulaje pentru o societate in scopul de a obtine in luna urmatoare balanta de verificare folosind programul "Balanta" se face urmand urmatorii pasi:

Verificati in bara de stare daca este selectata societatea pentru care trebuie sa introduceti total rulaje. Daca este selectata o alta societate, prin comanda "Selectie" din meniul "Unitate" deschideti lista cu societati definite. Selectati din aceasta lista societatea pentru care doriti sa introduceti rulaje totale.

Verificati in bara de stare luna in care este pozitionata societatea respectiva. Prin comanda "Luna curenta" din meniul "Setari" alegeti luna pentru care aveti obtinuta balanta din care introduceti total rulaje. Din luna urmatoare veti obtine balanta de verificare cu programul "Balanta".

Verificati in meniul "Note" comanda "Permite conturi vide" sa fie bifata. Daca nu este bifata, dati aceasta comanda.

Dati comanda "Nou." din meniul "Note" pentru a introduce total rulaje. Pe monitor apare fereastra de dialog prin care se introduc notele contabile.

In campul "Nota nr.:" scrieti numarul notei. In campul "Data" scrieti ziua pentru care inregistrati aceasta nota (luna si anul sunt deja selectate). In campul "Descriere" scrieti numele pe care doriti sa-l aiba aceasta nota (de exemplu Total Rulaje 1). Scrieti codul contului pentru care introduceti rulajul total, pe una din coloanele "Debitor" sau "Creditor", in functie de valoarea debitoare sau creditoare a rulajului pe care o introduceti in campul "Suma". Pentru un cont care are rulaj pe debit si pe credit valori diferite, pe o linie preluati valoarea rulajului de pe debit, pe linia urmatoare valoarea rulajului de pe credit. Pentru conturile care au valoarea rulajului din debit egala cu valoarea rulajului din credit (ex.: 581, conturile din clasele 6 si 7), scrieti codul contului respectiv pe coloana "Debitor" si pe coloana "Creditor" iar in campul "Suma" treceti valoarea rulajului.

Deplasarea focusului de la un camp la altul, se face cu tasta "Tab". Deplasarea in sens invers se face cu combinatia de taste "Shift + Tab".

Cand ati completat cele zece linii din prima pagina a acestei ferestre de dialog, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare. In acest moment programul verifica daca codurile conturilor pe care le-ati folosit exista in planul de conturi si va va anunta daca un cont folosit in aceasta pagina nu exista in planul de conturi sau este definit de tip total (in conturile definite de tip total nu se pot face inregistrari). Daca nu vreti sa continuati, apasati cu mouse-ul butonul "Conturi" iar pe ecran apare lista ce contine planul de conturi. Definiti contul care nu exista sau modificati tipul contului daca este de total.

Intr-o nota contabila puteti inregistra o suta de pozitii (o suta de linii). Daca in acest numar de linii nu ati putut prelua rulajul tuturor conturilor din balanta, apasati cu mouse-ul butonul "OK" si programul va salva aceste date in baza de date si va deschide pe monitor o noua nota contabila pentru a continua introducerea datelor.

Intoarcerea la o pagina anterioara se face cu tasta "Pg Up". Puteti derula paginile unei note contabile si cu ajutorul mouse-ului apasand butoanele ce au desenate niste sageti si care se afla in partea dreapta a ferestrei de dialog.

5. Introducerea datelor din luna curenta

In programul LIGHT CONTABIL, introducerea datelor din luna curenta se face in functie de tipul documentelor pe care le inregistrati:

Documentele primare (facturi, bonuri, chitante, extrase cont, etc.) - aceste documente se inregistreaza prin programul "Registre". Este de preferat ca la inregistrarea documentelor primare sa folositi articolele contabile care le-ati definit si configurat pentru aceste tipuri de documente. Documentele primare le puteti inregistra in jurnale contabile diferite, in functie de tipul documentelor.

Pentru a introduce documentele primare, trebuie sa urmati urmatorii pasi:

Verificati in bara de stare a programului societatea selectata, luna si anul in care este pozitionata aceasta societate. Selectarea unei societati se face cu comanda "Selectie unitate" din meniul "Unitate". Din lista societatilor ce apare pe monitor, selectati societatea in care doriti sa introduceti date. Pentru modificarea lunii sau a anului pentru care doriti sa introduceti date la o anumita societate, folositi comenzile "Luna curenta" sau "Selectie an" din meniul "Setari".

Selectati jurnalul in care trebuie introduse documentele primare. Jurnalul selectat la un moment dat este scris in bara de stare a programului. Pentru a selecta alt jurnal dati din programul "Registre" comanda "Selectie jurnal" aflata in meniul "Jurnale". Din lista jurnalelor contabile ce apare pe monitor selectati jurnalul in care doriti sa introduceti date.

Inregistrarea efectiva a documentelor se face prin comanda "Adaugare inregistrari" din meniul "Jurnale". Fereastra de dialog ce apare pe monitor va propune sa introduceti datele folosind articole contabile predefinite. Completati campul "Articol contabil" cu codul articolului contabil definit pentru tipul de document pe care trebuie sa-l inregistrati. Daca nu stiti codul articolului contabil apasati cu mouse-ul butonul aferent acestui camp (sau combinatia de taste "Alt+A") si selectati din lista de articole contabile ce apare pe monitor articolul contabil dorit. Deplasarea focusului de la un camp la altul se face cu tasta "Tab". Parcurgeti si completati campurile in ordinea data de deplasarea focusului folosind tasta "Tab". In campul "Partener" se introduce numele partenerului de tranzactie care apare pe document. Daca partenerul respectiv este introdus in baza de date, prin apasarea butonului aferent acestui camp se selecteaza partenerul din lista ce apare pe ecran. In campul "Document" se scrie numarul documentului pentru aceasta inregistrare. In campul "Explicatii" se trece un scurt comentariu referitor la sumele inscrise in document. In functie de articolul contabil ales, in partea de jos a ferestrei de dialog ("Valori document") apar campurile necesare articolului contabil selectat pentru inregistrarea valorilor din document.

De exemplu cand folositi articolul contabil "INTR. MARFA CU TVA 19% (obtinere NIR)" pentru a inregistra o factura de marfa, trebuiesc completate campurile "Nr. buc.", Pret furniz-TVA", "TVA deductibil", "Pret cu amanuntul".

Dupa ce ati terminat de completat campurile din aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau apasati tasta "Enter". Programul va inscrie in baza de date aceasta inregistrare si automat va deschide o noua fereastra de dialog ce are completate campurile pana la "Valori document" cu informatiile introduse anterior. Parcurgeti campurile folosind tasta "Tab" si modificati informatiile din campuri doar unde este necesar.

Operatia se va repeta pana cand ati introdus toate documentele in jurnalul selectat. Inchideti ultima fereastra de dialog ce apare pe monitor cu tasta "Esc" sau apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".

Pentru a introduce un alt tip de documente in alt jurnal, selectati jurnalul respectiv.

Inregistrari contabile care nu se fac pe baza unor documente primare (reglari, note de corectie, etc.) sau care sunt rare si nu necesita definirea unui articol contabil pentru a automatiza inregistrarea lor. Aceste inregistrari se fac prin programul "Registre".

Pentru a face inregistrari contabile fara a folosi articole contabile, trebuie sa urmati urmatorii pasi:

Debifati comanda "Articole predefinite" din meniul "Jurnale". Din acest moment, comanda de adaugare inregistrari in jurnalul selectat (comanda "Adaugare inregistrari" din meniul "Jurnale" sau cu apasarea tastei "+") duce la aparitia pe monitor a ferestrei de dialog prin care faceti inregistrari contabile fara a folosi articole contabile predefinite. Pentru a reveni la modalitatea de lucru cu articole contabile predefinite, mai dati o data comanda "Articole predefinite" din meniul "Jurnale".

Verificati in bara de stare a programului societatea selectata, luna si anul in care este pozitionata aceasta societate. Selectarea unei societati se face cu comanda "Selectie unitate" din meniul "Unitate". Din lista societatilor ce apare pe monitor, selectati societatea in care doriti sa introduceti date. Pentru modificarea lunii sau a anului pentru care doriti sa introduceti date la o anumita societate, folositi comenzile "Luna curenta" sau "Selectie an" din meniul "Setari".

Selectati jurnalul in care doriti sa faceti inregistrarile. Jurnalul selectat la un moment dat este scris in bara de stare a programului. Pentru a selecta alt jurnal dati din programul "Registre" comanda "Selectie jurnal" aflata in meniul "Jurnale". Din lista jurnalelor contabile ce apare pe monitor selectati jurnalul in care doriti sa introduceti date.

Inregistrarea efectiva se face prin comanda "Adaugare inregistrari" din meniul "Jurnale". Fereastra de dialog ce apare pe monitor va propune sa introduceti datele fara a folosi articole contabile predefinite.

Deplasarea focusului de la un camp la altul se face cu tasta "Tab". Parcurgeti si completati campurile in ordinea data de deplasarea focusului folosind tasta "Tab".

In campul "Partener" se introduce daca este necesar numele partenerului.

In campul "Document" se scrie numarul documentului pentru aceasta inregistrare.

In campul "Explicatii" se trece un scurt comentariu referitor la sumele inscrise in document.

In a doua parte a ferestrei de dialog se scrie inregistrarea contabila pe care doriti sa o inregistrati. Se scriu conturile in care doriti sa faceti inregistrari pe coloanele "Cont D" si "Cont C" in functie de inregistrarea contabila. Pe coloanele "Suma D" si "Suma C" se scriu valorile ce trebuiesc inregistrate in conturile respective.

Dupa ce ati terminat de completat campurile din aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau apasati tasta "Enter". Programul va inscrie in baza de date aceasta inregistrare si automat va deschide o noua fereastra de dialog ce are completate campurile pana la "Inregistrare contabila" cu informatiile introduse anterior. Parcurgeti campurile folosind tasta "Tab" si modificati informatiile din campuri doar unde este necesar.

Operatia se va repeta pana cand ati introdus toate documentele in jurnalul selectat. Inchideti ultima fereastra de dialog ce apare pe monitor cu tasta "Esc" sau apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".

Note contabile. Daca aveti obtinute note contabile pentru o societate si vreti sa le inregistrati, folositi din programul "Balanta" comanda "Note contabile" aflata in meniul "Note". Pe monitor obtineti lista notelor contabile.Trebuie sa tineti cont de faptul ca inregistrarile facute direct in programul "Balanta" prin note contabile nu apar in rapoartele obtinute din programul "Registre". Puteti obtine din programul "Balanta" rapoarte care contin si documentele primare: "Fise de cont (din documentele primare)" si "Registrul jurnal global (din documentele primare)".

Pentru a introduce note contabile in programul "Balanta", trebuie sa urmati urmatorii pasi:

Verificati in bara de stare a programului societatea selectata, luna si anul in care este pozitionata aceasta societate. Selectarea unei societati se face cu comanda "Selectie" din meniul "Unitate". Din lista societatilor ce apare pe monitor, selectati societatea in care doriti sa introduceti notele contabile. Pentru modificarea lunii sau a anului pentru care doriti sa introduceti note contabile la o anumita societate, folositi comenzile "Luna curenta" sau "Selectie an" din meniul "Setari".

Dati comanda "Nou" din meniul "Note". Pe monitor apare fereastra de dialog prin care se introduc note contabile. In campul "Nota nr.:" scrieti numarul notei. In campul "Data" scrieti ziua pentru care inregistrati aceasta nota (luna si anul sunt deja selectate). In campul "Descriere" scrieti numele pe care doriti sa-l aiba aceasta nota. In campul "Explicatii"puteti scrie o explicatie a articolului contabil pe care il inregistrati pe acea linie. Scrieti codul contului ce se va debita in coloana "Debitor" si codul contului ce se va credita in coloana "Creditor". In campul "Suma" scrieti valoarea ce trebuie inregistrata in debitul si creditul conturilor respective.

Deplasarea focusului de la un camp la altul, se face cu tasta "Tab". Deplasarea in sens invers se face cu combinatia de taste "Shift + Tab".

Cand ati completat cele zece linii din prima pagina a acestei ferestre de dialog, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare. In acest moment programul verifica daca codurile conturilor pe care le-ati folosit exista in planul de conturi si va va anunta daca un cont folosit in aceasta pagina nu exista in planul de conturi sau este definit de tip total (in conturile definite de tip total nu se pot face inregistrari). Daca nu vreti sa continuati, apasati cu mouse-ul butonul "Conturi" iar pe ecran apare lista ce contine planul de conturi. Definiti contul care nu exista sau modificati tipul contului daca este de total.

Intr-o nota contabila puteti inregistra o suta de pozitii (o suta de linii), in schimb, puteti defini oricate note contabile.

Intoarcerea la o pagina anterioara se face cu tasta "Pg Up". Derularea paginilor unei note contabile cu ajutorul mouse-ului se face apasand butoanele ce au desenate niste sageti si care se afla in partea dreapta a ferestrei de dialog.

6. Cum pot sa modific inregistrari introduse eronat?

Daca observati (folosind chei de control) o eroare in contabilitatea unei societati, trebuie mai intai sa depistati ce a generat acea eroare. Prin rapoarte ca: "Fisa contului", "Registru jurnal", "Balanta lunara", "Toate notele contabile", etc. sau prin comanda "Cautare date" din meniul "Jurnale" identificati ce inregistrare a fost introdusa eronat. Eroarea poate sa provina din inregistrarea gresita a unui document primar, dintr-o nota contabila introdusa manual, din folosirea unui articol contabil definit gresit sau definirea gresita a unei note calculate automat.

6.1. Folosirea comenzii "Cautare date".

Aceasta comanda va ajuta sa gasiti un document dupa orice informatie pe care v-o mai amintiti despre el. Comanda se gaseste in programul "Registre" in meniul "Jurnale".

Comanda cauta un document dupa informatiile: numarul documentului, numele partenerului, explicatii, o anumita valoare inregistrata prin document. Chiar daca nu va amintiti exact aceste informatii, programul va prezinta in raportul pe care il veti obtine, toate documentele care contin valoarea pe care o cautati.

In fereastra de dialog ce apare pe monitor, completati campurile:

"Valoare cautata" - scrieti in acest camp ceea ce cautati. Puteti scrie in acest camp numarul documentului, numele partenerului, ce credeti ca ati scris la explicatii, o valoare ce s-a inregistrat prin documentul cautat, etc. Chiar daca nu va amintiti exact aceste informatii si scrieti de exemplu numai o parte din numele partenerului sau doar un cuvant pe care credeti ca l-ati scris la explicatii, programul va trece in raport toate documentele care contin ceea ce ati scris in acest camp. Este bine daca veti cauta o anumita valoare, sa treceti exact acea valoare pentru ca este posibil sa obtineti in raport prea multe documente gasite.

Bifati campul "Jurnalul selectat" daca doriti ca programul sa caute doar in jurnalul curent. Bifati campul "Toate jurnalele" daca doriti ca programul sa caute in toate jurnalele.

Selectati in campul "Inceput" luna de inceput a perioadei in care se face cautarea. Selectati in campul "Sfarsit" luna de sfarsit a perioadei in care se face cautarea. Implicit in aceste campuri este selectata luna curenta, pentru a se face cautarea doar in luna curenta.

Dupa ce ati completat optiunile dumneavoastra, dati comanda "OK", iar programul cauta inregistrarile ce respecta aceste optiuni. Rezultatul cautarii va fi scris intr-un raport ce apare pe monitor. In acest raport sunt prezentate in amanunt toate documentele inregistrate in perioada selectata si care contin valoarea completata de dumneavoastra in campul "Valoare cautata".

6.2. Modificarea unui document primar introdus gresit.

Daca ati depistat o eroare ce provine din inregistrarea gresita a unui document primar, trebuie sa identificati acest document (prin numarul sau si data cand a fost inregistrat) si in ce jurnal a fost inregistrat.

Parcurgeti urmatorii pasi pentru a modifica documentul primar introdus eronat:

Din programul "Registre" selectati cu comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" jurnalul contabil in care a fost introdus acel document.

Dati comanda "Inregistrari jurnal" aflata in meniul "Jurnale" pentru a deschide lista cu toate inregistrarile pe care le-ati facut in acel jurnal.

Cu comanda "Cauta" stabiliti campul dupa care cautati inregistrarea eronata.

Tastati elementul de identificare al documentului pentru care ati stabilit criteriul de cautare.

Dupa ce focusul s-a pozitionat pe documentul cautat, apelati comanda "Modifica" aflata in partea dreapta a listei.

Operati modificarile ce trebuiesc efectuate pentru a remedia eroarea.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" pentru a salva modificarile efectuate.

6.3. Modificarea unei note contabile introdusa manual.

Daca ati depistat o eroare ce provine din inregistrarea gresita a unei note contabile, trebuie sa identificati acea nota. Dintre toate notele contabile puteti modifica direct doar notele contabile introduse manual. Notele contabile generate de programul "Registre" se modifica doar pe baza modificarii inregistrarilor primare ce au stat la baza generarii acestor note. Notele contabile generate automat se pot modifica prin modificarea formulelor de calcul sau a datelor ce stau la baza calcularii lor (celelalte note contabile).

Pentru a modifica o nota contabila introdusa manual trebuie sa parcurgeti urmatorii pasi:

Din programul "Balanta" dati comanda "Note contabile" aflata in meniul "Note" pentru a deschide lista cu notele contabile.

Pozitionati focusul pe nota contabila pe care trebuie sa o modificati.

Dati comanda "Modifica" aflata in partea dreapta a listei cu notele contabile.

Operati modificarile necesare pentru a remedia eroarea.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" pentru a salva modificarile efectuate.

6.4. Anularea erorilor introduse de un articol contabil gresit.

Aceste erori pot fi de doua tipuri:

A. Inregistrarea unui document cu un articol contabil care nu era definit pentru inregistrarea acelui tip de document.

Erorile de acest tip le puteti remedia urmand urmatorii pasi:

Din programul "Registre" selectati cu comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" jurnalul contabil in care a fost introdus acel document.

Dati comanda "Inregistrari jurnal" aflata in meniul "Jurnale" pentru a deschide lista cu toate inregistrarile pe care le-ati facut in acel jurnal.

Cu comanda "Cauta" stabiliti campul dupa care cautati inregistrarea eronata.

Tastati elementul de identificare al documentului pentru care ati stabilit criteriul de cautare.

Dupa ce focusul s-a pozitionat pe documentul cautat, apelati comanda "Sterge" aflata in partea dreapta a listei.

Inregistrati documentul folosind articolul contabil pe care l-ati creat pentru acele tipuri de documente.

B. Folosirea unui articol contabil fara a fi verificat, articol contabil care are o eroare in formula de definire.

Erorile de acest tip le puteti remedia urmand urmatorii pasi:

Din programul "Registre" deschideti cu comanda "Articole contabile" aflata in meniul "Definiri" lista cu articole contabile definite.

Pozitionati focusul pe articolul contabil pe care doriti sa-l modificati.

Dati comanda "Modifica" aflata in dreapta listei cu articole contabile.

Operati modificarile necesare asupra formulelor continute in articolul contabil.

Apasati butonul "OK" pentru a salva modificarile facute.

Selectati cu comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" jurnalul contabil in care sunt introduse documentele ce au fost inregistrate cu acel articol contabil.

Dati comanda "Inregistrari jurnal" aflata in meniul "Jurnale" pentru a deschide lista cu toate inregistrarile pe care le-ati facut in acel jurnal.

Pozitionati focusul pe prima inregistrare din jurnal.

Apelati comanda "Modifica" aflata in partea dreapta a listei.

Parcurgeti lista cu inregistrari, tinand apasata tasta "Pg Dn".

Dupa ce ati ajuns la ultima inregistrare din jurnal apasati butonul "OK" pentru a inchide ultima inregistrare.

6.5. Anularea erorilor introduse de o nota calculata automat gresita.

Daca o nota contabila obtinuta automat este gresita, inseamna ca definirea notei calculate automat este defectuoasa sau datele pe care le prelucreaza formulele notei calculate automat sunt eronate.

Pentru a modifica o nota contabila obtinuta automat trebuie sa verificati daca datele pe baza carora a fost generata sunt bune. Daca datele sunt bune, trebuie sa modificati formulele de calcul introduse in nota calculata automat.

Anularea erorilor introduse de o nota calculata automat se face urmand urmatorii pasi:

Din programul "Balanta" apelati comanda "Note calculate automat" aflata in meniul "Note" pentru a deschide lista cu notele calculate automat.

Pozitionati focusul pe nota calculata automat pe care doriti sa o modificati.

Dati comanda "Modifica" aflata in dreapta listei.

Operati modificarile necesare pentru ca nota calculata automat sa functioneze corect.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" pentru a salva modificarile facute.

Inchideti lista cu note calculate automat.

Apelati comanda "Actualizare note calculate automat" care se afla in meniul "Note" sau comanda de obtinere a balantei de verificare. Programul va regenera nota contabila obtinuta automat pe baza noilor formule pe care le-ati modificat.

7. Obtinerea rapoartelor

Rapoartele sunt prezentarea datelor inregistrate in baza de date sub anumite forme. Marea majoritate a rapoartelor sunt obtinute sub forma unor liste pe ecran, liste ce pot fi tiparite la imprimanta.

Inainte de a obtine un raport aveti posibilitatea sa-l configurati, adica sa specificati ce informatii sa contina raportul si sa selectati din baza de date doar informatiile care va intereseaza.

Comenzile prin care obtineti rapoartele sunt grupate in meniul "Rapoarte".

7.1. Registrul jurnal

Raportul "Registrul jurnal" realizeaza afisarea tuturor inregistrarilor contabile care s-au facut intr-un jurnal, afisand totodata si articolele contabile folosite. Obtinerea raportului se face din programul "Registre" cu comanda "Registre - Registru jurnal" aflata in meniul "Rapoarte". Inainte de obtinerea raportului, pe monitor, apare o fereastra de dialog prin care se pot introduce restrictii de selectie si diverse optiuni de configurare a raportului. Astfel se pot introduce urmatoarele restrictii:

Campurile "Din ziua de" si "pana in ziua de" folosesc la delimitarea perioadei pentru care se selecteaza inregistrarile din jurnal. Pentru ca raportul sa contina inregistrarile din toata luna, aceste campuri trebuie sa fie goale.

Daca se completeaza campul "Document", vor fi afisate numai inregistrarile ce apartin documentului cu numarul specificat. Pentru acest raport campul trebuie sa fie gol.

Valoarea trecuta in campul "Nr.Crt" reprezinta valoarea de plecare a numarului curent in jurnalul listat.

Daca doriti ca raportul obtinut sa contina si partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, bifati campul "Afiseaza partener".

Daca campurile urmatoare sunt selectate, entitatile specificate vor fi scrise in raport:

"Inregistrare jurnal" - adica toate pozitiile din document.

"Total inregistrare jurnal" - deoarece articolul contabil folosit poate fi un articol contabil compus, selectarea acestei optiuni va produce o totalizare a inregistrarii.

"Total document" - daca aceasta optiune este selectata, se obtine o totalizare a tuturor inregistrarilor dintr-un document (un document poate avea mai multe inregistrari elementare);

"Total zi" - selectati aceasta optiune pentru a obtine in raport totalul pe zile a inregistrarilor;

"Total jurnal" - selectarea acestei optiuni introduce in raportul obtinut, totalul tuturor inregistrarilor din jurnal. Acest total este centralizatorul jurnalului pentru care obtineti raportul. In programul "Balanta" pentru un jurnal se obtine o nota contabila, care este de fapt totalul jurnalului.

Optiunile "Separator inregistrare jurnal" si "Separator document" vor insera in lista linii de separatie intre inregistrarile elementare, respectiv documente.

Prin selectia optiunii "Conturi sintetice" in raport, vor fi afisate numai conturile definite ca sintetice.

Prin selectia optiunii "Conturi in afara bilantului" in raport, vor fi afisate numai conturile in afara bilantului.

Pentru a selecta informatiile numai din jurnalul selectat (jurnalul selectat este scris in bara de stare) bifati optiunea "Jurnalul curent (selectat)".

Pentru a obtine un raport ce contine informatii din toate jurnalele definite, selectati optiunea "Toate jurnalele definite".

Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter". Veti obtine pe monitor raportul cerut de dumneavoastra, raport ce se poate lista prin comanda "Tipareste" (Ctrl+P) din meniul "Fisiere".

7.2. Registrul jurnal global

Raportul "Registrul jurnal global" realizeaza afisarea tuturor inregistrarilor contabile care s-au facut intr-o societate. Acest raport contine inregistrarile facute cu documentele primare in programul "Registre" si inregistrarile facute prin notele contabile prin programul "Balanta". Obtinerea raportului se face din programul "Balanta" cu comanda "Fise de cont - Registrul jurnal global (din documentele primare)" aflata in meniul "Rapoarte". In fereastra de dialog prin care configurati raportul sunt recomandate urmatoarele setari:

In campurile "Din ziua de" si "pana in ziua de" sa nu introduceti nimic.

In campul "Document", nu introduceti nimic.

Valoarea trecuta in campul "Nr.Crt" treceti "1".

Bifati campul "Afiseaza partener".

Bifati campul "Inregistrare jurnal" - raportul va contine toate pozitiile din document.

Nu bifati campul "Total inregistrare jurnal".

Nu bifati campul "Total document".

Nu bifati campul "Total zi".

Bifati campul "Total jurnal" - selectarea acestei optiuni introduce in raportul obtinut totalul tuturor inregistrarilor din jurnal.

Nu bifati campul "Separator inregistrare jurnal"

Bifati campul"Separator document" - vor fi inserate in lista linii de separatie intre documente.

Nu bifati campul "Conturi sintetice" - in raportul obtinut vor fi afisate toate conturile.

Nu bifati campul "Conturi in afara bilantului".

Selectati optiunea "Toate jurnalele definite".

Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter". Veti obtine pe monitor raportul, care se poate lista prin comanda "Tipareste" (Ctrl+P) din meniul "Fisiere".

7.3. Fisa de cont

Raportul contine toate operatiunile ce s-au efectuat asupra unui cont in luna curenta. Comanda cauta inregistrarile contabile in toate jurnalele definite si in notele contabile.

Acest raport este obtinut din programul "Balanta" prin comanda "Fise de cont - Fisa de cont (din documentele primare)" ce se afla in meniul "Rapoarte".

In fereastra de configurare a raportului ce apare pe monitor completati in campul "Cont" codul contului pentru care doriti raportul. Implicit, pentru perioada este selectata luna curenta.

In partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie fisa contului. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:

Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" insumeaza in raport inregistrarile efectuate pentru acelasi document.

Daca doriti ca in raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".

Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce in raport o coloana ce contine explicatiile ce au fost inregistrate pentru documente.

Pentru a afisa in raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".

Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".

Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter". Veti obtine pe monitor raportul, care se poate lista prin comanda "Tipareste" (Ctrl+P) din meniul "Fisiere".

7.4. Jurnalul de TVA pentru cumparari

Acest raport este definit de dumneavoastra. Comanda cu care obtineti raportul apare in meniul "Rapoarte" din programul "Registre" cand este selectat unul din jurnalele contabile pe care l-ati asociat cand ati definit raportul. Jurnalul de TVA pentru cumparari trebuie sa contina toate documentele prin care s-au facut cumparari la firma respectiva.

In fereastra de configurare a raportului sunt recomandate urmatoarele setari:

In campurile "Din ziua de" si "pana in ziua de" sa nu introduceti nimic.

In campul "Document", nu introduceti nimic.

Valoarea trecuta in campul "Nr.Crt" treceti "1".

Bifati campul "Afiseaza partener".

Nu bifati campul "Inregistrare jurnal".

Nu bifati campul "Total inregistrare jurnal".

Bifati campul "Total document" - raportul va contine doar totalurile documentelor.

Nu bifati campul "Total zi".

Bifati campul "Total jurnal" - selectarea acestei optiuni introduce in raport, totalul tuturor inregistrarilor din jurnal.

Nu bifati campul "Separator inregistrare jurnal"

Bifati campul"Separator document" - vor fi inserate in lista linii de separatie intre documente.

Nu bifati campul "Conturi sintetice" - in raport, vor fi afisate toate conturile.

Nu bifati campul "Conturi in afara bilantului".

Selectati optiunea "Toate jurnalele definite".

Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter". Veti obtine pe monitor raportul, care se poate lista prin comanda "Tipareste" (Ctrl+P) din meniul "Fisiere".

7.5. Balanta contabila

Balanta lunara se obtine din programul "Balanta" cu comanda "Balanta - Balanta lunara" aflata in meniul "Rapoarte". Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog prin care configurati continutul raportului pe care-l veti obtine:

- Balanta lunara de verificare - pentru a obtine acest raport trebuie sa nu completati si nu bifati nici un camp. Veti obtine balanta lunara analitica, cu conturile analitice de un anumit nivel.

Exemplu: Implicit, campul "Nivel analitic" este completat cu "3". Aceasta inseamna ca balanta obtinuta va contine conturile analitice de nivel 3. Daca doriti sa obtineti o balanta analitica care sa nu contina conturile analitice ale clientilor, furnizorilor, avansurilor de trezorerie, etc. (conturi care sunt create automat de program prin folosirea functiei "PART()") completati campul "Nivel analitic" cu "1" (conturile specificate mai sus sunt de nivel 2). In balanta analitica de nivel 1 vor apare conturile sintetice si conturile analitice de nivel 1.

- Balanta lunara pentru un cont - daca doriti sa obtineti balanta de verificare pentru un anumit cont (de exemplu clienti) scrieti acel cont. Daca contul ales de dumneavoastra este definit ca fiind de tip total, veti obtine balanta de verificare pentru toate conturile care apartin de acel cont. Pentru a obtine balanta pentru toate conturile, nu scrieti nimic in acest camp.

- Balanta lunara pentru un centru de cost - se face prin completarea campului "Centru cost" cu numarul centrului de cost pentru care doriti sa obtineti balanta. Balanta obtinuta va contine toate conturile definite (au campul "Centru cost" completat) pentru acel centru de cost.

- Balanta lunara sintetica - bifati campul "Numai conturile sintetice". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.

- Balanta lunara in afara bilantului - bifati campul "Numai conturile din afara bilantului". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare lunara pentru conturile din bilant.

- Balanta doar cu conturile care au sold - bifati campul "Afiseaza numai conturile cu sold".

Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cat mai aproape de dorinta dumneavoastra.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare lunara cu optiunile selectate de dumneavoastra.

Din urmatoarea fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta de verificare lunara ce o veti obtine. Campurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare lunara cu patru egalitati.

Daca bifati campul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care il veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.

Daca bifati campul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.

Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

7.6. Balanta contabila lunara de la contul la contul

Balanta lunara pentru anumite conturi se poate obtine cu comanda "Balanta - Balanta lunara (de la contul la contul)" aflata in meniul "Rapoarte" din programul "Balanta". Prin aceasta comanda puteti obtine balanta pentru un anumit interval de conturi. Dumneavoastra trebuie sa treceti contul de inceput si contul de sfarsit al intervalului de conturi pentru care doriti sa obtineti balanta.

Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog prin care configurati continutul raportului pe care-l veti obtine:

In campul "De la contul" treceti contul de la care doriti sa obtineti balanta. Acesta va fi primul cont in balanta pe care o veti obtine.

In campul "La contul" treceti contul pana la care veti obtine balanta. Acesta va fi ultimul cont din balanta pe care o veti obtine.

In campul "Centru cost" treceti numarul centrului de cost pentru care doriti raportul. Pentru a obtine balanta pe un centru de cost trebuie ca in prealabil sa fi definit conturile pe centre de cost si sa fi facut inregistrari in ele.

In campul "Nivel analitic" treceti nivelul conturilor analitice ce vor fi cuprinse in raport.

Daca bifati campul "Numai conturile sintetice", obtineti balanta sintetica. Daca acest camp este debifat, obtineti balanta analitica.

Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului", obtineti balanta lunara in afara bilantului. Daca acest camp este debifat, obtineti balanta pentru conturile din bilant.

Daca bifati campul "Afiseaza numai conturile cu sold", obtineti balanta doar cu conturile care au sold.

Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cat mai aproape de dorinta dumneavoastra.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta cu optiunile selectate de dumneavoastra.

Din urmatoarea fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta ce o veti obtine. Campurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare lunara cu patru egalitati.

Daca bifati campul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care il veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.

Daca bifati campul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.

Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

7.7. Notele contabile

Acest raport contine toate notele contabile pentru o societate din luna curenta. Din programul "Balanta" lansati comanda "Note contabile - Toate notele contabile" din meniul "Rapoarte". Pe ecran apare o fereastra de dialog prin care puteti configura raportul pe care il veti obtine.

Daca bifati campul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.

Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.

Daca nu bifati nici un camp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.

Dupa ce ati bifat campurile in functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".

7.8. Fisa contului pentru operatiuni diverse

Este un raport ce contine rulajul pe debit si pe credit a unui cont si soldul acestuia. Acest raport se poate obtine pe mai multe luni.

Din programul "Balanta" dati comanda "Fise de cont - Fisa cont pentru operatii diverse" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog prin care configurati raportul pe care il veti obtine:

- In campul "Cont" completati codul contului pentru care doriti sa obtineti raportul.

- In campurile "Inceput" si "Sfarsit" selectati lunile de inceput si de sfarsit pentru care doriti sa obtineti raportul.

Apasati butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a obtine raportul cu optiunile alese.

7.9. Cartea mare sah - (debit + credit)

Este un raport ce prezinta rulajul pentru un cont pe debit si pe credit cu toate conturile corespondente pe care la are. Obtinerea acestui raport se face din programul "Balanta" cu comanda "Cartea mare - Cartea mare sah - (debit + credit)" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii, pe monitor apare fereastra de dialog prin care configurati raportul pe care il veti obtine:

Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" insumeaza in raport inregistrarile efectuate pentru acelasi document.

Daca doriti ca in raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".

Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce in raport o coloana ce contine explicatiile ce au fost inregistrate pentru documente.

Pentru a afisa in raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".

Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".

Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

SALARII CONTABIL

Programul "Salarii" este destinat evidentei personalului unei societati si calculul salariilor ce se cuvin acestora. Programul va furnizeaza toate rapoartele necesare salarizarii: state de plata, fluturasi, centralizatoare, etc. Obtineti automat toate formularele si dischetele pentru raportarile lunare si anuale obligatorii care trebuiesc depuse la diverse institutii ale statului pentru personalul unei firme. Deasemenea, programul transmite in contabilitate nota contabila ce se genereaza pentru plata salariilor intr-o luna.

8. Cum definesc firma pentru salarii.

Definirea unei firme in programul "Salarii" se face cu comanda "Selectie societate" din meniul "Societati". Pe monitor apare lista cu societati definite pana in acel moment. Apelati comanda "Nou" aflata in partea dreapta a listei cu societati definite. In fereastra ce apare pe monitor completati campul "Nume" cu numele societatii pentru care doriti sa obtineti salariile. In campul "Descriere" puteti scrie mai multe informatii despre societatea respectiva. Aceste informatii apar in rapoartele ce le obtineti. Dupa ce ati completat cele doua campuri, apasati cu mouse-ul butonul "OK" pentru a crea societatea.

Pentru societatea "COMERT TEST" am completat campul "Nume" cu numele societatii: COMERT TEST, iar in campul "Descriere" nu am scris nimic.

In lista cu societati definite apare noua societate. Pozitionati focusul pe societate si dati comanda "Selectie" sau tasta "Enter" pentru a selecta societatea. Societatea curenta de lucru va fi societatea nou creata. In bara de stare aflata in partea de jos a programului este scrisa societatea si data in care se lucreaza. Cu comanda "Luna curenta" din meniul "Setari" selectati pentru aceasta societate luna in care doriti sa lucrati. Anul se alege cu comanda "Selectie an" din meniul "Setari".

9. Definiri initiale.

Pentru o societate nou creata, trebuie sa faceti anumite definiri pentru a configura programul dupa modul de salarizare a firmei respective. La toate definirile trebuie sa respectati legislatia in vigoare. Definirile din societatea "COMERT TEST" sunt doar un exemplu pentru a va arata cum sa realizati si dumneavoastra definirile de care aveti nevoie.

Definirile pe care le-ati facut la o firma, puteti sa le copiati si la alte firme in care aveti nevoie de ele.

9.1. Adaugiri.

Adaugirile sunt drepturi cuvenite personalului peste salariul de baza dintr-o luna. Acestea se pot da personalului diferit: in functie de realizari, de contractul de angajare, etc.

Lista adaugirilor pentru o firma se deschide cu comanda "Adaugiri salariu" din meniul "Def.". In aceasta lista sunt toate adaugirile definite pentru o firma. In partea dreapta a listei apare modul de configurare a adaugirii pe care este pozitionat focusul in lista de adaugiri.

Introducerea unei adaugiri noi se face apasand tasta "Insert". Completati campurile din partea dreapta a listei de adaugiri pentru a defini adaugirea de care aveti nevoie.

In societatea COMERT TEST sunt definite urmatoarele adaugiri:

"Ore Sup 100" - adaugire prin care se inregistreaza orele suplimentare platite cu procentul de 100% din valoarea salariului orar.

Am sa va explic in amanunt cum am definit aceasta adaugire si de ce am completat astfel campurile.

In campul "Nume adaugire" am scris cum vreau sa se numeasca adaugirea: "Ore Sup 100". Acest nume il va avea si campul in care am sa trec lunar, la fiecare angajat orele lucrate suplimentar cu procentul de 100% din salariul orar. Tot acest nume il va avea adaugirea in toate listele in care poate sa apara: state de plata, fluturasi, centralizatoare, etc.

Campul "Dezactivata" nu este bifat pentru ca adaugirea trebuie luata in considerare la calculul salariilor. Daca bifati acest camp nu veti mai folosi adaugirea.

In campul "Suma adaugata este" am bifat "Impozabila" pentru ca aceasta adaugire sa fie luata in calcul la impozitul pe venit. Mai aveti urmatoarele variante:

"Impozabila separat" - adaugirea nu va mai fi adunata la brutul din luna pentru impozitare, ea va fi impozitata separat.

"Venit in natura (ptr.impozitare)" - adaugirea va fi adaugata la venitul brut din luna pentru impozitare, dar nu se va regasi in salariul net. Se foloseste la definirea adaugirilor care reprezinta diverse valori in bunuri sau facilitati acordate personalului.

"Neimpozabila (CU TAXE)" - adaugirea nu va fi adunata la venitul brut pentru impozitare, dar celelalte taxe se vor aplica asupra ei.

"Neimpozabila (FARA TAXE)" - adaugirea nu va fi adunata la venitul brut pentru impozitare, iar pe aceasta valoare nu se va aplica nici o taxa.

"Diurna (doar pentru CAS)" - adaugirea nu va fi adunata la venitul brut pentru impozitare, valoarea ei va intra doar in calculul CAS. Se foloseste pentru diurnele a caror valoare depaseste valoarea diurnei deductibile.

In campul "Mod completare" am bifat "Cantitate". Datele de intrare pentru adaugirea pe care o voi obtine vor fi niste cantitati: numarul de ore lucrate suplimentar cu procentul de 100% din salariul orar. Daca bifati "Valoare (Lei)" datele de intrare pentru acea adaugire vor fi niste sume in lei.

In campul "UM pentru cantitate" am scris "ore". In acest camp se scrie unitatea de masura pentru cantitatea ce sta la baza calculului valorii adaugirii.

In campul "Valoarea introdusa este" am bifat "Procent fix". Adaugirea va fi calculata prin inmultirea cantitatii (numarul de ore) cu o anumita valoare pe cantitate (valoarea unei ore suplimentare). In acest caz, valoarea unitara pe cantitate este un procent fix (100%) din salariul orar. In campul "Valoarea introdusa este" se specifica modul de calcul al valorii unitare pentru cantitate. Mai aveti la dispozitie urmatoarele variante:

"Suma fixa" - valoarea unitara pentru cantitate nu va fi calculata de program, o veti introduce dumneavoastra la definirea adaugirii.

"Suma editabila" - valoarea unitara pentru cantitate nu va fi calculata de program, o veti introduce dumneavoastra la fiecare persoana in parte, cand veti folosi adaugirea pentru a obtine salariile.

"Procent editabil" - valoarea unitara pentru cantitate va fi calculata de program prin aplicarea unui procent (care poate varia in diverse cazuri) la variabila aleasa in campul "Se aplica la".

In campul "Val. procent" am scris "100" valoarea procentului care se va aplica la salariul orar pentru a afla valoarea unei ore suplimentare.

In campul "Se aplica la" am ales "Salariul orar" - variabila la care se va aplica procentul de 100% pentru a afla valoarea unei ore suplimentare. In lista ce se deschide cu mouse-ul sunt mai multe variabile pe care le puteti folosi la calculul valorii unitare a unei cantitati.

Din urmatoarele campuri am bifat doar campul "Intra in baza de calcul a CAS" pentru ca la aceasta adaugire trebuie sa se calculeze CAS.

Va voi explica ce inseamna celelalte campuri:

"Intra in calculul salariul de baza" - daca adaugirea este inclusa sau nu in salariul de baza; importanta acestei informatii se poate constata in cazul in care aveti taxe sau alte adaugiri care se aplica la salariul de baza; Bifand aceasta casuta, suma corespunzatoare acestui spor va intra in componenta salariului de baza si deci va intra si in calculul taxelor si altor adaugiri aplicate la salariul de baza;

Observatie: Salariul de baza se compune din salariul tarifar insumat cu toate adaugirile care au bifata aceasta casuta;

"Proportional cu orele lucrate din norma lunara" - atunci cand valoarea acestui spor trebuie sa fie calculata numai pentru perioada in care angajatul a lucrat efectiv;

"Este o adaugire permanenta la salariu" - bifand aceasta casuta precizati ca aceasta adaugire este o adaugire care poate intra in calculul altor adaugiri sau taxe; In anumite liste (ex. lista de la punctul 7 al acestui dialog) veti observa ca o adaugire sau o taxa se poate aplica la "salariul tarifar + adaugiri permanente" sau alte astfel de combinatii;

"Intra in calculul sporului de vechime" - daca acest spor este adaugat la suma din care se calculeaza sporul de vechime;

"Intra in calculul indemnizatiei de concediu" - daca acest spor este calculat si pentru orele de concediu de odihna;

"Intra in baza de calcul a CAS" - daca acest spor este luat in calcul atunci cand se calculeaza baza CAS-ului platit de angajat.

"Platit din fondul de asigurari sociale" - daca acest spor este platit din fondul de asigurari sociale.

"Ore Sup 150" - adaugire prin care se inregistreaza orele suplimentare platite cu procentul de 150% din valoarea salariului orar.

"Prime" - adaugire prin care se inregistreaza primele care se dau intr-o luna.

"Spor Confid" - adaugire prin care se inregistreaza sporul de confidentialitate. Acest spor este definit ca 10% din salariul tarifar si se da conform contractelor de munca incheiate cu fiecare angajat.

"Spor Specialist" - adaugire prin care se inregistreaza un spor care se da angajatilor ce au absolvit anumite trepte de specializare. Acest spor este de 25% din salariul tarifar.

9.2. Retineri.

Retinerile sunt sume care se opresc din salariul net al angajatilor. Acestea se definesc pentru o societate doar daca este nevoie. Definirea retinerilor se face cu comanda "Retineri salariu" din meniul "Def.". Pe ecran apare lista retinerilor definite pana in acel moment. In partea dreapta a listei de retineri apare modul de configurare a retinerii pe care este pozitionat focusul.

Adaugarea unei retineri noi se face cu tasta "Insert". In partea dreapta completati campurile pentru a defini retinerea.

In societatea COMERT TEST sunt definite urmatoarele retineri:

"C.A.R." - retinere pentru angajatii care au rate la CAR.

Va voi prezenta cum am definit retinerea "C.A.R."

In campul "Nume retinere" am scris "C.A.R.", numele pe care il va avea retinerea. Acest nume il va avea si campul in care am sa trec lunar, la angajatii care au de plata CAR, suma care se retine. Tot acest nume il va avea retinerea in toate listele in care poate sa apara: state de plata, fluturasi, centralizatoare, etc.

Campul "Dezactivata" nu este bifat pentru ca retinerea trebuie luata in seama la calculul salariilor. Daca bifati acest camp nu veti mai folosi retinerea.

"Pensie Alim." - retinere pentru angajatii care au de platit pensie alimentara.

"Popriri" - retinere generala, in care se pot inregistra diverse tipuri de retineri.

9.3. Taxe salariat.

Taxele salariat sunt taxele care trebuie sa le plateasca angajatii din salariul brut. Definirea acestor taxe trebuie facuta cu respectarea legilor in vigoare. Lista taxelor definite la un moment dat se deschide cu comanda "Taxe salariat" din meniul "Def.". In partea dreapta a listei cu taxele salariatilor apare modul de configurare a taxei pe care este pozitionat focusul in lista cu taxe salariati.

Adaugarea unei taxe salariat noi se face cu tasta "Insert". In partea dreapta completati campurile pentru a defini taxa respectiva conform cu legislatia in vigoare.

In societatea COMERT TEST am definit ca exemplu urmatoarele taxe salariati:

"Aj Somaj" - este taxa care se opreste pe statul de plata angajatilor cu contract de munca, pentru ajutorul de somaj. Programul va calcula automat aceasta taxa pentru toti angajatii cu carte de munca aplicand un procent de 1% la suma obtinuta din salariul tarifar la care se adauga sporul de vechime si adaugirile permanente.

Va voi explica in amanunt cum am definit taxa "Aj Somaj":

In campul "Nume taxa" am scris numele taxei: Aj Somaj. Acest nume va aparea in toate rapoartele necesare salarizarii.

In campul "Procent" am trecut "1", procentul care se aplica bazei de impozitare pentru a calcula ajutorul de somaj.

In campul "Se aplica la" alegeti din lista baza de impozitare la care se calculeaza ajutorul de somaj.

In campul "Tip angajat" am ales "Baza (cu carte de munca)", tipul de angajat caruia i se aplica aceasta taxa.

In campul "Mod calcul" am ales "Inainte de impozitare", adica taxa calculata este scazuta din valoarea ce se impoziteaza.

In campul "Cont credit" am ales contul "4372 - CONTRIBUTIA ANGAJATULUI LA FOND SOMAJ", cont in creditul caruia se va inregistra aceasta valoare.

"Aj Somaj Colaborator" - este taxa pentru ajutorul de somaj, care se opreste pe statul de plata colaboratorilor care au conventie exclusiva si a caror venit brut pe an calendaristic este echivalent cu 9 salarii de baza minime brute pe tara. Acesti colaboratori i-am pus intr-o grupa de munca speciala "C" pentru a putea aplica aceasta taxa numai lor. Programul va calcula automat aceasta taxa pentru toti colaboratorii care sunt incadrati in grupa de munca "C", aplicand un procent de 1% la suma obtinuta din salariul tarifar la care se adauga sporul de vechime si adaugirile permanente.

"C.A.S.S." - este taxa care se opreste pe statul de plata la tot personalul pentru contributia la sanatate. Programul va calcula automat aceasta taxa pentru tot personalul firmei, prin aplicarea procentului de 7% la diferenta dintre venitul brut si concediile medicale (indiferent daca concediul medical este platit de societate sau din asigurari). Taxa se aplica la concediu pentru cresterea copilului pana la 2 ani.

9.4. Taxe societate.

Taxele societate sunt taxele care trebuie sa le plateasca societatea pentru personalul sau. Definirea acestor taxe trebuie facuta cu respectarea legilor in vigoare. Lista taxelor definite la un moment dat se deschide cu comanda "Taxe societate" din meniul "Def.". In partea dreapta a listei cu taxele societatii apare modul de configurare a taxei pe care este pozitionat focusul in lista cu taxe societate.

Adaugarea unei taxe societate noi se face cu tasta "Insert". In partea dreapta completati campurile pentru a defini taxa respectiva conform cu legislatia in vigoare.

In societatea COMERT TEST am definit ca exemplu urmatoarele taxe societate:

"C.A.S." - contributia la asigurari sociale. Aceasta taxa aici este doar calculata pentru a aparea in raportul "Taxe societate". Calculul ei se face conform setarilor din "Optiuni calcule" din meniul "Setari". Taxa se calculeaza prin aplicarea procentului 23,33 la fondul de salarii. Personalul pentru care se calculeaza aceasta taxa sunt angajatii cu carte de munca si colaboratorii platitori de CAS.

"C.A.S.S. Angajator" - este taxa care se plateste de catre societate pentru fondul de sanatate. Taxa este calculata aplicand procentul de 7% la fondul de salarii. Cei pentru care se calculeaza aceasta taxa sunt doar angajatii cu carte de munca.

Va voi explica in amanunt cum am definit taxa "C.A.S.S. Angajator":

In campul "Nume taxa" am scris numele taxei: C.A.S.S. Angajator. Acest nume va aparea in raportul Taxe societate.

In campul "Procent" am trecut "7", procentul care se aplica bazei de impozitare pentru a calcula contributia asigurarilor sociale de sanatate.

In campul "Se aplica la" alegeti din lista, baza de impozitare la care se calculeaza contributia asigurarilor sociale de sanatate.

In campul "Tip angajat" am ales "Baza (cu carte de munca)", tipul de angajat caruia i se aplica aceasta taxa.

In campul "Mod calcul" nu are importanta ce alegeti.

"C.A.S.S. Conc. Med." - este taxa ce se plateste pentru fondul de sanatate aferenta concediilor medicale ale angajatilor cu carte de munca. Aceasta taxa este aferenta angajatilor, dar am trecut-o pe aceasta pagina pentru ca nu se retine din salariul angajatilor si vreau ca taxa sa-mi apara in raportul "Taxe societate". Taxa se calculeaza prin aplicarea procentului de 7% la doua salarii minime pe economie ponderate cu raportul dintre numarul de ore concediu medical si norma lunara din luna respectiva. Aceasta taxa se calculeaza pentru angajatii cu carte de munca.

"Comision C.M." - comisionul pentru Camera de Munca. Taxa care se plateste de catre societate Camerei de Munca. Ea se calculeaza prin aplicarea procentului de 0,75% asupra total venit brut realizat de angajatii cu carte de munca.

"Fond Risc" - este taxa care se plateste de catre societate pentru fondul de risc si accident. Taxa este calculata aplicand procentul de 2% la fondul de salarii. Taxa se calculeaza pentru tot personalul firmei.

"Fond Somaj" - este taxa care se plateste de catre societate pentru fondul de somaj. Taxa este calculata aplicand procentul de 5% la fondul de salarii. Cei pentru care se calculeaza aceasta taxa sunt doar angajatii cu carte de munca.

9.5. Impozitar lunar, impozitar anual.

Impozitarul lunar se poate schimba de cateva ori intr-un an. Impozitarul anual este mereu altul in fiecare an. De aceea programul va pune la dispozitie posibilitatea de a le modifica. Pentru a defini sau modifica impozitarul lunar dati comanda "Impozitar salariu - lunar" din meniul "Def.". Definirea sau modificarea impozitarului anual se face cu comanda "Impozitar salariu - anual" din meniul "Def.". Definirea sau modificarea impozitarului lunar si impozitarului anual sunt asemanatoare. De aceea va voi explica definirea impozitarului lunar.

Dupa apelarea comenzii "Impozitar salariu - lunar" din meniul "Def." pe ecran apare fereastra de editare a impozitarului lunar.

In campul "Rotunjire salariul impozitat la:" treceti valoarea la care sa se faca rotunjirea salariului impozabil. Eu am completat acest camp cu "1000".

In campurile "De la suma", "Pana la suma", "Impozit" si "Procent" treceti valorile din impozitarul aflat in vigoare pentru luna in care definiti impozitarul. Deplasati focusul prin aceste campuri cu tasta "Tab". Dupa ce ati ajuns in ultima casuta a primului rand, apasati tasta "Tab" si programul deschide automat urmatorul rand din impozitar pe care il completati. Dupa ce ati completat toate randurile impozitarului apasati cu mouse-ul butonul "Inchide" pentru a salva impozitarul si a inchide fereastra.

In luna in care se modifica impozitarul prin legislatie, deschideti impozitarul existent si scrieti in campuri noile transe de impozitare. Dupa ce ati realizat toate modificarile necesare introducerii noului impozitar, apasati cu mouse-ul butonul "Inchide" pentru a salva impozitarul si a inchide fereastra. Impozitarele din lunile anterioare vor ramane cum au fost, iar din luna in care ati schimbat impozitarul, programul il va copia in lunile urmatoare cu noile valori.

Daca intrati intr-o luna noua si gasiti la impozitar un impozitar vechi (cu toate ca in luna precedenta a fost impozitarul bun), apasati tasta "F6" (Ed. Impozitare). Apelati comanda "Actualiz." pentru a copia in luna curenta impozitarul din luna anterioara care era bun.

9.6. State de plata.

Personalul unei firme poate fi grupat dupa statele de plata. Pe un stat de plata vor aparea toti angajatii care au fost trecuti la acel stat de plata. Completarea datelor pentru avans sau lichidare poate fi facuta dupa aceasta grupare. Tot dupa aceasta grupare veti tipari listele cu plata avansurilor, plata lichidarii, fluturasii sau centralizatoarele.

Definirea statelor de plata se face dupa nevoile societatii respective. Pentru a defini statele de plata apelati comanda "Editare state de plata" din meniul "Def.". Introducerea unui stat de plata nou in lista ce apare se face cu tasta "Insert". Dupa ce ati scris statele de plata de care aveti nevoie, apasati cu mouse-ul butonul "Inchide" pentru a salva statele de plata editate si a inchide fereastra.

Pentru societatea COMERT TEST am definit doua state de plata:

"Stat De Plata Angajati" - in care voi grupa personalul cu carte de munca.

"Stat De Plata Colaboratori" - in care voi grupa personalul cu conventie civila.

9.7. Functii.

Definirea functiilor pe care le au angajatii dintr-o societate se face cu comanda "Editare functii" din meniul Def.". In fereastra ce apare puteti introduce functii prin apasarea tastei "Insert". Dupa ce ati scris functiile de care aveti nevoie, apasati cu mouse-ul butonul "Inchide" pentru a salva functiile editate si a inchide fereastra.

Pentru societatea COMERT TEST nu am definit nici o functie.

9.8. Activitati.

Pentru o societate puteti crea si o alta grupare a personalului decat gruparea dupa statele de plata. Puteti grupa personalul si dupa activitati. Aceasta grupare va poate ajuta sa vedeti care sunt cheltuielile cu salariile dupa anumite activitati.

Pentru a defini activitati apelati comanda "Editare activitati" din meniul "Def.". Introducerea unei activitati in lista ce apare se face cu tasta "Insert". Dupa ce ati scris activitatile de care aveti nevoie, apasati cu mouse-ul butonul "Inchide" pentru a salva activitatile editate si a inchide fereastra.

Pentru societatea COMERT TEST nu am definit activitati.

9.9. Optiuni calcule.

Pentru calculul salariilor programul are nevoie de informatii care se schimba in functie de legislatie sau de luna pentru care calculati salariile. Aceste informatii tin de norma lunara a lunii respective, salariul minim pe economie, salariul mediu pe economie, coeficientii CAS, gradele de rudenie si coeficientii acestora de deducere, grade de invaliditate, etc.

Toate aceste informatii trebuiesc verificate in fiecare luna si modificate dupa caz.

Comanda prin care vizualizati si puteti modifica aceste informatii este "Optiuni calcule" din meniul "Setari". Fereastra care apare are mai multe pagini. Pe fiecare pagina sunt grupate informatii care definesc o anumita caracteristica.

Va voi prezenta cele mai importante pagini din acest dialog:

"Caracteristici luna (F5)" - pagina pe care sunt grupate informatii cu privire la luna care este selectata in program.

In campul "Norma lunara medie" trebuie completat numarul de ore mediu pentru o luna. Acest numar de ore sta la baza calculului salariului orar pentru angajatii in acord. Acest numar de ore nu se schimba de la luna la luna, el este conform legislatiei actuale 170 ore (21,25 zile).

In campul "Norma lunara" trebuie sa completati norma lunii (in ore) pentru care vreti sa calculati salariile. Pentru aceasta trebuie sa inmultiti numarul de zile lucratoare din luna respectiva cu numarul de ore lucratoare intr-o zi (ex. pt 21 zile lucratoare: 21 x 8 = 168).

In campul "Salariul min pe economie" trebuie sa treceti salariul minim pe economie care este stabilit prin legislatie.

In campul "Salariul mediu pe economie" trebuie sa treceti salariu mediu pe economie stabilit prin legislatie pentru un an intreg.

In campul "Deducerea personala de baza" trebuie sa treceti deducerea personala de baza care este stabilita prin legislatie.

In campul "Coef. max. ded. personala" trebuie sa treceti coeficientul maxim pentru deducerea personala stabilit prin legislatie.

In campul "Procent ded. profesionala" trebuie sa treceti procentul stabilit prin legislatie pentru deducerea profesionala.

"Coef. CAS (F6)" - este pagina in care stabiliti conform legislatiei modul de calcul al CAS.

In campul "Conditii normale de munca" treceti coeficientul cu care se calculeaza CAS pentru grupa 3 de munca.

In campul "Conditii deosebite de munca" treceti coeficientul cu care se calculeaza CAS pentru grupa 2 de munca.

In campul "Conditii speciale de munca" treceti coeficientul cu care se calculeaza CAS pentru grupa 1 de munca.

In campul "Limitare baza calcul CAS la" treceti la cate salarii medii pe economie se limiteaza baza de calcul a CAS.

In campul "Coeficient CAS platit de angajat" treceti valoarea coeficientului din total CAS pe care il suporta angajatul. Programul va calcula prin diferenta valoarea coeficientului din CAS pe care il suporta angajatorul.

Pentru ca programul sa calculeze valoarea CAS platita de angajat inainte de impozitare, bifati campul "Se aplica inainte de impozitare".

"Grade rudenie (F9)" - este pagina in care scrieti coeficientii pentru diferitele grade de rudenie, necesari calculului deducerii suplimentare. Acesti coeficienti sunt stabiliti prin legislatie pentru diferite grade de rudenie. Cand acestia se schimba, intrati pe aceasta pagina si treceti in dreptul fiecarui grad de rudenie coeficientul stabilit prin legislatie. Daca se schimba prin legislatie si gradele de rudenie, acestea se pot edita in fereastra care apare prin comanda "Nomenclator deduceri personale" din meniul "Def.".

"Grade invaliditate (F10)" - este pagina in care scrieti coeficientii ce se iau in calcul la deducerea suplimentara pentru diferite grade de invaliditate. Acesti coeficienti sunt stabiliti prin legislatie pentru diferite grade de invaliditate. Cand acestia se schimba, intrati pe aceasta pagina si treceti in dreptul fiecarui grad de invaliditate coeficientul stabilit prin legislatie. Daca se schimba prin legislatie si gradele de invaliditate, acestea se pot edita in fereastra care apare prin comanda "Nomenclator deduceri personale" din meniul "Def.".

10. Introducerea personalului.

Dupa ce ati facut toate definirile de care aveti nevoie, trebuie sa introduceti personalul firmei respective. La introducerea personalului sunt necesare date personale si date specifice salarizarii. Deasemenea, trebuiesc introduse date referitoare la persoanele care sunt luate in ingrijire, pentru calculul deducerilor suplimentare.

10.1. Date persoana.

Pentru un angajat, inainte de a introduce informatii legate de salarizare, trebuiesc introduse datele personale ale acestuia. Prin comanda "Editare personal" din meniul "Personal" se deschide fereastra de dialog prin care puteti introduce in baza de date angajati sau puteti modifica datele existente. In aceasta fereastra alegeti pagina "Date persoana (F5)". In aceasta pagina sunt preluate informatiile personale ale angajatilor firmei.

In lista din stanga paginii vor fi toate persoanele care au fost sau mai sunt angajati ai firmei. Din aceasta lista nu trebuie sa stergeti persoanele, chiar daca nu mai sunt angajati ai firmei, pentru ca se pierd legaturile cu perioada in care a fost angajat al firmei. In partea dreapta a paginii sunt prezentate in amanunt datele inregistrate pentru persoana pe care este pozitionat focusul in lista cu persoane.

Introducerea unei persoane noi, se face apasand tasta "Insert". Completati campurile din dreapta paginii. Deplasarea focusului prin aceste campuri se face cu tasta "Tab". Pentru a introduce o persoana noua sunt obligatorii de completat campurile cu numele si prenumele acelei persoane. Este bine sa completati toate campurile pentru ca sunt informatii necesare rapoartelor pe care o sa le obtineti.

In campul "Data angajarii" trebuie sa treceti data la care persoana respectiva s-a angajat la aceasta firma. Aceasta persoana va aparea in lista cu angajati doar in lunile de dupa aceasta data.

In campul "Data plecarii" trebuie sa treceti data de la care persoana nu mai este angajat al firmei. Persoana respectiva nu va mai aparea in listele cu angajati in lunile de dupa aceasta data.

Daca doriti ca programul sa calculeze automat sporul de vechime dupa transele de vechime introduse (prin comanda "Transe vechime" din meniul "Def."), trebuie sa completati campurile "Vechime la angajare ani si luni" cu vechimea in munca pe care o are persoana in momentul angajarii (data pe care ati trecut-o in campul "Data angajarii") in aceasta firma.

10.2. Date angajat.

Introducerea datelor necesare salarizarii pentru angajatii firmei se face cu comanda "Editare personal" din meniul "Personal". Din fereastra de dialog ce apare pe monitor alegeti pagina "Date angajat (F6)".

Aceasta pagina in partea stanga contine lista cu toti angajatii firmei din luna respectiva - toate persoanele pentru care luna selectata in program este intre data angajarii sau data plecarii. Refacerea listei de angajati doar cu persoanele care indeplinesc aceasta conditie se face apasand tasta "F2".

In partea dreapta a paginii sunt informatiile inregistrate pentru angajatul pe care este pozitionat focusul in lista cu angajati. Aceste informatii se pot modifica lunar, in functie de modificarile survenite in luna respectiva asupra angajatilor: schimbarea statului de plata, modificarea functiei, schimbarea salariului tarifar, etc.

Dupa ce ati introdus persoanele in pagina "Date persoana (F5)", si vreti sa completati datele necesare salarizarii, treceti in pagina "Date angajat (F6)", apasati tasta "F2". In lista angajatilor apar toate persoanele pentru care luna curenta este mai mare sau egala decat data angajarii.

In lista cu angajati, pozitionati focusul pe angajatul pentru care doriti sa introduceti datele necesare salarizarii. Completati campurile din partea dreapta a paginii cu datele acelui angajat:

In campul "Stat plata" alegeti statul de plata pe care trebuie sa apara acel angajat.

In campul "Functie" alegeti functia pe care o are acel angajat.

In campurile "Activitate 1" "/2" alegeti activitatile in care va fi grupat acest angajat. Rapoartele privind salarizarea le puteti obtine grupate si dupa activitati. Puteti urmari astfel costurile salariale ale anumitor activitati.

In campul "Tip salariu" puteti bifa una din optiunile:

Regie - pentru angajatii la care salariul orar este calculat prin impartirea salariului de baza la norma lunii respective.

Orar - pentru angajatii la care salariul orar este calculat prin impartirea salariului de baza la norma lunara medie (170 ore).

Acord (adaugiri) - pentru angajatii la care salariul lunar nu este calculat din ore lucrate, este calculat din valorile completate la adaugiri.

In campul "Tip angajat" puteti bifa una din optiunile:

Baza (cu carte de munca) - pentru angajatii care au contract de munca.

Cumul de functie (colaborator) - pentru personalul care are contract conventie.

Cumul de functie (platitor CAS) - pentru personalul care are contract conventie dar sunt platitori de CAS.

Campul "Pensionar" se bifeaza pentru angajatii cu conventie care sunt si pensionari.

Campul "Deducerea pers. a fost calculata de alta firma." se bifeaza pentru angajatii care vin prin transfer de la alta firma si pentru luna respectiva deducerea personala a fost calculata la acea firma.

Campul "Platitor impozit" se bifeaza pentru angajatii care sunt platitori de impozit pe salariu.

In campul "Grila" selectati impozitarul definit pentru calculul impozitului pe venit (In urma, angajatii si colaboratorii aveau grile de impozitare diferite. Acum exista doar o singura grila de impozitare).

In campul "Norma lunara" trebuie sa selectati norma de lucru pentru fiecare angajat. Exista anumite meserii pentru care norma zilnica este mai mica de opt ore. Deasemenea, colaboratorii au de obicei norma zilnica de trei ore.

In societatea COMERT TEST am definit doua norme:

Norma lunara standard - este norma de opt ore pe zi, norma standard pentru toti angajatii.

Colaboratori - norma de trei ore pe zi, norma pentru colaboratori.

In campul "Salariul tarifar" completati valoarea salariului tarifar cu care este angajata persoana respectiva. In partea dreapta a campului aveti un buton care va asista la calcularea salariului tarifar dupa criteriile impuse de dumneavoastra.

In campul "Avans implicit" completati, daca este cazul, valoarea avansului implicit pentru persoana respectiva. Va poate ajuta la completarea avansurilor luna de luna.

In campul "Grupe munca" selectati grupa de munca in care se incadreaza prin legislatie activitatea pe care o desfasoara angajatul respectiv.

In campul "Spor vechime" treceti sporul de vechime al angajatului. Programul poate sa calculeze automat acest procent daca ati definit transele de vechime (comanda "Transe vechime" din meniul "Def." si ati bifat campul "Actualizare automata transe de vechime") si ati completat vechimea in munca a angajatului la incadrare (pe pagina "Date persoana"). Programul va sesiza automat cand un angajat trece in alta transa de vechime si in luna respectiva trece noul procent aferent acelei vechimi in munca.

Tot pe pagina "Date angajat (F6)", in partea dreapta, exista pagina "Venituri precedente (F8)". In aceasta pagina se introduc datele pentru aflarea bazei de calcul a concediului medical pentru angajatul care este in concediu medical. In aceasta pagina se completeaza veniturile precedente din sase luni anterioare cu normele lunare (in zile) ale acelor luni.

10.3. Deduceri suplimentare.

Tot pentru calculul salariilor este necesar sa introduceti pentru angajatii la care este cazul, persoanele avute in intretinere. Prin comanda "Editare deduceri personale" din meniul "Personal" deschideti fereastra de dialog prin care puteti inregistra persoanele avute in intretinere.

Fereastra de dialog are in partea stanga lista cu angajatii, grupati dupa statele de plata. Prin schimbarea statului de plata, in lista apar angajatii care apartin acelui stat de plata. Daca vreti sa vedeti toti angajatii, fara a tine cont de statele de plata, debifati campul "1".

Dupa ce ati selectat un anumit angajat, din lista de angajati, in partea dreapta a listei puteti completa datele caracteristice lui.

Completarea acestor date se vor face de la dreapta la stanga, incepand cu pagina "Indicatori angajat (F7)".

Daca angajatul este invalid, bifati campul "Este invalid". Odata bifata aceasta casuta, se activeaza lista "Grad invaliditate". Din aceasta lista selectati gradul de invaliditate corespunzator.

Bifati campul "Calculeaza regularizarea".

Campul "Are alte surse de venituri" trebuie bifat doar daca angajatul respectiv a declarat ca are alte surse de venituri.

In pagina "Pers. intretinute (F6)" va trebui sa definiti toate persoanele aflate in intretinerea angajatului selectat, cu datele lor, pentru a putea fi completate fisele fiscale aferente.

Pentru a defini o noua persoana intretinuta, apasati tasta "Insert". Programul va completa automat campul "Nume" cu numele de familie al angajatului selectat (bineinteles, daca numele de familie difera, acesta poate fi inlocuit). Completati campurile "Prenume", "CNP" (codul numeric personal).

In campul "Grad rudenie" selectati gradul de rudenie dintre angajat si aceasta persoana. Daca persoana intretinuta a carei date personale tocmai le introduceti este invalida, bifati campul "Este invalid(a)". Odata bifata aceasta casuta, se activeaza lista "Grad invaliditate", de unde selectati gradul de invaliditate al persoanei intretinute.

Pentru a defini o noua persoana aflata in intretinerea acestui angajat apasati tasta "Insert".

Stergerea unei persoane din lista persoanelor aflate in intretinere se face in pagina "Coeficienti (F5)", in momentul in care, din diverse motive, acea persoana nu mai este in intretinerea angajatului. Stergerea acelei persoane de la aceasta pagina "Pers. intretinute (F6)" anuleaza influenta acestei persoane in datele lunilor anterioare (stergeti persoana din istoric). Din aceste motive, la aceasta pagina trebuie sa stergeti numai persoanele introduse din greseala, sau ca test

In pagina "Coeficienti (F5)" se vor gasi, luna de luna, persoanele aflate in intretinerea angajatului selectat. Este posibil ca aceasta lista sa nu fie identica cu cea de la pagina anterioara "Pers. intretinute (F6)", in masura in care anumite persoane nu mai sunt in intretinere si au fost sterse de pe pagina curenta;

Pentru actualizarea listei de persoane aflate in intretinere, apasati butonul "Adauga tot". Pentru actualizarea listei de persoane intretinute cu persoanele intretinute din luna anterioara, apasati butonul "Adauga luna trecuta". In lista vor apare persoanele intretinute, urmand ca dumneavoastra sa faceti micile ajustari lunare:

daca a aparut o noua persoana in intretinere - intrati la pagina "Pers. intretinute (F6), o definiti, dupa care va intoarceti la pagina "Coeficienti (F5)" si apasati butonul "Adauga tot".

daca o persoana nu mai este in intretinere, o veti sterge numai de la pagina "Coeficienti (F5)".

In campul "Coeficient propriu" puteti trece un coeficient propriu pentru o anumita persoana aflata in intretinere, daca coeficientul dat prin legislatie pentru gradul de rudenie din care face parte acea persoana nu corespunde.

10.4. Sume anterioare.

Puteti obtine fisele fiscale pentru angajatii unei societati la care nu ati folosit programul "Salarii" pentru calculul salariilor tot anul. Nu trebuie sa refaceti statele de plata pentru lunile in care nu ati lucrat cu programul "Salarii". Din statele de plata pe care le aveti pentru acele luni, trebuie sa completati informatiile necesare obtinerii fiselor fiscale.

Cu comanda "Editare sume deduceri personale" din meniul "Personal" deschideti fereastra de dialog prin care preluati aceste informatii. In partea stanga a ferestrei este lista personalului. In partea dreapta introduceti datele necesare obtinerii fisei fiscale pentru persoana pe care este pozitionat focusul in lista personalului.

Dupa ce ati pozitionat focusul pe angajatul pentru care completati datele, apasati tasta "Insert" si in tabelul din partea dreapta completati: luna pentru care introduceti datele, venitul net, deducerea de baza, deducerea suplimentara, impozitul retinut si tipul angajatului. Cu tasta "Tab" va deplasati dintr-un camp in altul. Cand ati terminat de completat o luna, apasati tasta "Tab" si programul trece automat la luna urmatoare. Aceste date trebuiesc luate din statele de plata pe care le aveti. Nu trebuie sa introduceti alte sume decat sunt in statele de plata. Trebuie sa aveti grija ca in acest tabel sa nu apara decat lunile in care angajatul a lucrat la firma si nu i s-a calculat salariul prin acest program. Pentru angajatul curent, deasupra listei personalului va sunt prezentate data angajarii si data plecarii a acestui angajat.

Dupa ce ati completat datele pentru un angajat, pozitionati focusul pe urmatorul angajat din lista personalului si repetati operatiile prezentate mai sus.

11. La inceputul fiecarei luni trebuie sa am grija de

La inceputul unei luni noi, inainte de a inregistra realizarile personalului, pentru calculul salariilor, trebuie sa verificati urmatoarele setari:

Optiuni calcule - comanda "Optiuni calcule" din meniul "Setari" - in pagina "Caracteristici luna (F5)" scrieti norma lunara in ore a lunii respective, verificati salariul minim pe economie, salariul mediu pe economie, deducerea personala de baza, coeficientul maxim al deducerii personale, procentul deducerii profesionale.

In pagina "Coef. CAS (F6)" verificati procentele stabilite pentru calculul CAS aferente diferitelor grupe de munca, numarul de salarii medii pe economie la care se limiteaza baza de calcul a CAS, procentul din CAS suportat de angajat.

In pagina "Grade rudenie (F9)" verificati coeficientul de deducere pentru fiecare grad de rudenie.

In pagina "Grade invaliditate (F10)" verificati coeficientul de deducere pentru fiecare grad de invaliditate.

Impozitul lunar - comanda "Impozitar salariu - lunar" din meniul "Def." - verificati ca impozitarul sa fie corect si la cat se face rotunjirea salariului impozitat.

Taxe salariat si taxe societate - comenzile "Taxe salariat" si "Taxe societate" din meniul "Def." - verificati sa fie definite toate taxele care sunt in vigoare la acea data. La fiecare taxa verificati procentul taxei, modul de calcul a bazei de impozitare, carui tip de angajat i se aplica, contul in al carui credit se inregistreaza taxa.

Incadrarea personalului - comanda "Editare personal" din meniul "Personal", pagina "Date angajat (F6)" - verificati daca in lista personalului au aparut angajatii veniti in luna curenta si au disparut angajatii plecati in luna precedenta. Pentru un angajat verificati incadrarea in statul de plata, functia, tipul de salariu (regie, orar, acord), tip angajat (baza, colaborator, colaborator platitor de CAS), salariul tarifar, sporul de vechime, etc.

Persoanele avute in intretinere si calculul coeficientului personal - comanda "Editare deduceri personale" din meniul "Personal" pagina "Coeficienti (F5)" - verificati persoanele avute in intretinere de catre angajati si coeficientul deducerii personale pentru fiecare angajat.

Baza de calcul a concediului medical - comanda "Editare personal" din meniul "Personal", din pagina "Date angajat (F6)" alegeti pagina "Venituri precedente (F8)" - verificati salariile brute din cele sase luni si normele lunare a lunilor respective din care se calculeaza baza de calcul a concediului medical. Aceste verificari le faceti doar pentru angajatii care au concediu medical in luna curenta.

12. Plata avans.

Plata avansului se face prin comanda "Avans" din meniul "Plati". Aceasta comanda deschide fereastra de dialog prin care stabiliti avansul pentru personalul firmei, in luna curenta. In partea stanga a ferestrei este lista personalului. In aceasta lista apare personalul din statul de plata specificat in campul de deasupra listei. Pentru a vedea tot personalul societatii, indiferent de statul de plata, debifati campul "1".

In partea dreapta a listei personalului sunt informatiile aferente angajatului pe care este pozitionat focusul in lista personalului. Campurile care sunt in gri au caracter informativ si nu pot fi modificate. In campul "Suma platita" treceti valoarea avansului din luna curenta, pentru angajatul selectat.

Programul are o optiune prin care puteti calcula si completa avansurile automat. Apasati cu mouse-ul butonul din dreapta campului "Data platii". Pe monitor apare o fereastra de dialog care va ajuta sa completati mai usor avansurile:

In campul "Completeaza cu:" treceti procentul care se va aplica bazei de calcul pentru a calcula avansul.

In campul "din valoarea:" alegeti baza de calcul la care se va aplica procentul pe care l-ati completat anterior, pentru calculul avansului. Puteti calcula avansul ca un procent din:

salariul tarifar

avansul implicit - suma introdusa in campul "Avans implicit" din pagina "Date angajat (F6)" la definirea angajatilor

valoarea din luna trecuta - valoarea avansului din luna trecuta

valoarea completata - pentru modificarea cu un anumit procent a sumelor pe care le-ati introdus

In campul "Rotunjit la:" alegeti cum doriti sa fie rotunjita suma ce reiese din calcul.

In campul "Valorile completate" bifati una din optiunile:

valoarea curenta - calculul avansului dupa optiunile alese mai sus si completarea rezultatului numai la angajatul pe care este pozitionat focusul in lista personalului.

valorile din statul de plata curent - calculul avansului dupa optiunile alese mai sus si completarea rezultatelor numai pentru angajatii din statul de plata curent.

valorile din toate statele de plata - calculul avansului dupa optiunile alese mai sus si completarea rezultatelor pentru toti angajatii.

Exemplu: Dupa completarea campurilor cu urmatoarele valori

"Completeaza cu:" - 40

"din valoarea:" - Salariul tarifar

"Rotunjita la:" - Mii lei

"Valorile completate" - Valorile din statul de plata curent

programul va calcula pentru fiecare angajat din statul de plata curent 40% din salariul tarifar al fiecaruia, iar avansurile completate sunt rotunjite la mii lei.

Dupa completarea optiunilor apasati cu mouse-ul butonul "OK" pentru a efectua calculul si completa valorile avansurilor.

13. Plata lichidare.

Calculul salariilor pe baza realizarii lunare a fiecarui angajat si plata lichidarii se face prin comanda "Lichidare" din meniul "Plati". Comanda deschide o fereastra de dialog prin care completati la fiecare angajat realizarile lunare, iar programul va calcula drepturile salariale si toate taxele aferenta acestora.

In partea stanga a ferestrei este lista personalului, angajatii fiind grupati dupa statele de plata. Pentru a schimba statul de plata si angajatii din lista personalului care apartin acestuia, alegeti cu mouse-ul statul de plata dorit din campul aflat deasupra listei personalului. Pentru ca lista personalului sa contina toti angajatii, indiferent de statul de plata, debifati campul "1".

In partea dreapta a ferestrei sunt patru pagini: "Ore (F5)", "Adaugiri (F6)", "Retineri (F7)" si "Stat plata (F8)", prin care completati realizarile si vizualizati statul de plata pentru angajatul pe care este pozitionat focusul in lista personalului.

In pagina "Ore (F5)" completati pontajul in ore a angajatului curent. Totalul orelor trebuie sa fie egal cu norma lunara a lunii respective.

in campul "Ore lucrate" treceti numarul de ore lucrate de acest angajat in luna curenta.

in campul "Ore concediu" treceti numarul de ore de concediu de odihna avute de acest angajat in luna curenta.

in campul "Ore concediu fara plata" treceti numarul de ore de concediu fara plata avute de acest angajat in luna curenta.

in campurile "Ore concediu medical" trebuie sa treceti numarul de ore de concediu medical platit de societate si procentul aferent acestora, avute de acest angajat in luna curenta.

in campurile "Ore platite din asigurari" treceti numarul de ore de concediu medical platit din asigurari si procentul aferent acestora, avute de acest angajat in luna curenta.

in campurile "Ore sarcina si lauzie" treceti numarul de ore de concediu pentru sarcina si lauzie si procentul aferent acestora, avute de acest angajat in luna curenta.

in campurile "Ore ingrij. copil bolnav" treceti numarul de ore de concediu medical pentru ingrijirea copilului bolnav pana la sase ani si procentul aferent acestora, avute de acest angajat in luna curenta.

in campurile "Ore crestere copil- 2 ani" treceti numarul de ore de concediu pentru cresterea copilului pana la doi ani si procentul aferent acestora, avute de acest angajat in luna curenta.

in campul "Ore nemotivate" treceti numarul de ore nemotivate avute de acest angajat in luna curenta.

in campul "Dif. impozit de platit" puteti trece o diferenta de impozit pe venit aferenta perioadei anterioare si care doriti sa o reglati in luna curenta.

Cu tasta "F2" completati automat totalul orelor in luna. Cand focusul se afla intr-un camp in care se completeaza ore, cu tasta "F2" completati in acel camp un numar de ore, astfel incat totalul orelor sa fie egal cu norma lunara a acelei luni.

In pagina "Adaugiri (F6)" completati adaugirile pe care le-ati definit pentru inregistrarea drepturilor salariale obtinute peste salariul de baza.

In aceasta pagina in partea dreapta, apar toate adaugirile pe care le-ati definit prin comanda "Adaugiri salariu" din meniul "Def.". Pentru fiecare angajat in parte, completati adaugirile care i se cuvin.

In societatea COMERT TEST, pentru angajatul Baciu Bogdan am completat:

"Ore Sup 100" - 131 ore. Acest angajat are pentru aceasta luna 131 ore suplimentare, platite 100%.

"Ore Sup 150 - nimic. Angajatul nu are ore suplimentare platite cu 150% in aceasta luna.

"Prime" - nimic. Angajatul nu are prima in aceasta luna.

"Spor Confid" - 1. Angajatul are spor confidentialitate. Sporul confidentialitate va fi calculat conform definirii acestei adaugiri: 10% din salariul tarifar al angajatului.

"Spor Specialist" - 1. Angajatul are spor pentru specialisti. Sporul pentru specialisti va fi calculat conform definirii acestei adaugiri: 25% din salariul tarifar al angajatului.

Tot din aceasta pagina puteti calcula venitul brut plecand de la un rest plata impus de dumneavoastra. Programul poate calcula o adaugire astfel incat venitul brut obtinut sa genereze dupa ce se opresc toate taxele si dupa impozitare, restul de plata impus de dumneavoastra.

Pentru a realiza acest lucru, pozitionati focusul in lista personalului pe angajatul pentru care doriti sa calculati venitul brut pornind de la restul de plata. In partea dreapta a paginii "Adaugiri (F6)" pozitionati focusul in adaugirea pe care doriti sa o calculeze programul pentru a obtine un anumit rest de plata (Ex: in adaugirea "Prime"). Apasati tasta "F2". Pe monitor apare o fereastra de dialog prin care specificati restul de plata pe care doriti sa-l obtineti.

Aceasta fereastra completati urmatoarele campuri:

"Rest de plata cerut" - in acest camp puteti selecta urmatoarele variante:

"Venitul brut actual" - restul de plata obtinut va fi chiar venitul brut obtinut inainte de completarea acestei adaugiri.

"Valoare oarecare (introdusa)+Rest de plata actual" - restul de plata obtinut va fi restul de plata actual la care doriti sa mai adaugati o suma neta.

"Valoare oarecare (introdusa)" - restul de plata va fi suma pe care o introduce-ti dumneavoastra.

"Valoare ceruta" - acest camp apare doar cand alegeti in campul anterior una din variantele: "Valoare oarecare (introdusa)+Rest de plata actual" sau "Valoare oarecare (introdusa)". In acest camp treceti valoarea cu care se va calcula restul de plata sau in cazul al doilea valoarea restului de plata pe care vreti sa-l obtineti.

"Rotunjit la" - alegeti din lista cum doriti sa fie rotunjit restul de plata obtinut: fara rotunjire, rotunjit la leu, la zeci de lei, la sute de lei, etc. Rotunjirea poate fi facuta matematic (prin adaugare sau diferenta), numai in plus sau numai in minus.

Dupa ce ati completat campurile cu optiunile dumneavoastra, apasati butonul "OK". Programul va calcula si completa in adaugirea respectiva valoarea necesara obtinerii unui venit brut astfel incat sa rezulte din el restul de plata cerut.

In pagina "Retineri (F7)" completati retinerile din salariile nete. In aceasta pagina apar toate retinerile pe care le-ati definit prin comanda "Retineri salariu" din meniul "Def.". Pentru fiecare angajat in parte completati retinerile pe care la are in luna respectiva.

In pagina "Stat plata (F8)" vizualizati statul de plata pentru angajatul pe care este pozitionat focusul in lista personalului. In aceasta pagina verificati sumele obtinute in calculul salariului pentru angajatul curent.

14. Obtinere rapoarte.

Rapoartele sunt prezentarea sub anumite forme a datelor inregistrate in baza de date. Rapoartele sunt obtinute sub forma unor liste pe ecran, liste ce pot fi tiparite la imprimanta.

Aveti posibilitatea sa configurati raportul obtinut, adica sa specificati ce informatii sa contina raportul si sa selectati din baza de date doar informatiile care va intereseaza.

Comenzile prin care obtineti rapoartele sunt grupate in meniul "Rap.".

14.1. State de plata.

Acest raport reprezinta listele cu angajatii, necesare platii avansului sau lichidarii. Statul de plata pentru avansuri se obtine prin comanda "State de plata - Avans" din meniul "Rap.". Statul de plata pentru lichidare se obtine prin comanda "State de plata - Lichidare" din meniul "Rap.". In aceste liste angajatii sunt grupati dupa statele de plata in care au fost incadrati la definirea personalului. Puteti obtine in raport un singur stat de plata sau toate statele de plata. Pentru ca raportul sa contina toate statele de plata debifati campul "1".

Coloanele continute in statul de plata le stabiliti din fereastra de configurare ce apare dupa ce apasati cu mouse-ul butonul "Selectati coloanele ce vor fi afisate in lista". Bifati in aceasta fereastra doar coloanele care vreti sa apara in raport.

Treceti in campul "Coloane pe fila" numarul de coloane pe care o sa-l contina o fila. Numarul maxim de coloane pe care il poate contine o fila este de 21 coloane.

Daca nu puteti trece toate coloanele pe care trebuie sa le contina raportul pe o singura fila si nu doriti ca statul de plata sa contina mai multe file, apasati cu mouse-ul butonul "Afiseaza caseta de optiuni pentru configurarea raportului". In fereastra de optiuni ce apare pe monitor treceti in campul "Numar de linii pentru fiecare angajat" numarul de file pe care l-ati obtinut (bifati si campul "Afiseaza o linie de separatie dupa fiecare angajat"). Statul de plata va contine mai multe linii pentru fiecare angajat si va fi pe o singura fila.

Tiparirea la imprimanta a raportului se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere".

14.2. Fluturasi.

Acest raport contine modul de calcul al venitului brut si a restului de plata pentru fiecare angajat, sub forma unui fluturas. Raportul se obtine prin comanda "Fluturasi - Lichidare" din meniul "Rap.". In raport angajatii sunt grupati dupa statele de plata in care au fost incadrati la definirea personalului. Puteti obtine in raport angajatii dintr-un singur stat de plata sau din toate statele de plata. Pentru ca raportul sa contina toate statele de plata debifati campul "1".

Sumele ce vor fi afisate intr-un fluturas le stabiliti din fereastra de configurare ce apare dupa ce apasati cu mouse-ul butonul "Sume afisate". Bifati in aceasta fereastra doar campurile care vreti sa apara intr-un fluturas.

Treceti in campul "Coloane" numarul de fluturasi ce vor fi pe latimea unei pagini. Pentru formatul de hartie A4 orientat portrait se recomanda doua coloane de fluturasi.

Tiparirea la imprimanta a raportului se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere".

14.3. Centralizator state plata.

Raport ce contine totalul statelor de plata si totalul general pentru intreaga societate. Se obtine cu comanda "Centralizatoare - Lichidare" din meniul "Rap.".

Coloanele continute de centralizatorul statelor de plata le stabiliti din fereastra de configurare ce apare dupa ce apasati cu mouse-ul butonul "Selectati coloanele ce vor fi afisate in lista". Bifati in aceasta fereastra doar coloanele care vreti sa apara in raport.

Treceti in campul "Coloane pe fila" numarul de coloane pe care o sa-l contina o fila. Numarul maxim de coloane pe care il poate contine o fila este de 21 coloane.

Daca nu puteti trece toate coloanele pe care trebuie sa le contina raportul pe o singura fila si nu doriti ca centralizatorul statelor de plata sa contina mai multe file, apasati cu mouse-ul butonul "Afiseaza caseta de optiuni pentru configurarea raportului". In fereastra de optiuni ce apare pe monitor treceti in campul "Numar de linii pentru fiecare angajat" numarul de file pe care l-ati obtinut (bifati si campul "Afiseaza o linie de separatie dupa fiecare angajat"). Centralizatorul statelor de plata va contine mai multe linii pentru fiecare stat de plata si va fi pe o singura fila.

Tiparirea la imprimanta a raportului se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere".

14.4. Taxe societate.

Raport ce contine toate taxele (pe care le-ati definit prin comanda "Taxe societate" din meniul "Def.") pe care la plateste societatea pentru salariile din luna curenta. Raportul se obtine prin comanda "Taxe societate" din meniul "Rap.".

Se pot obtine taxele societatii pentru fiecare stat de plata sau pentru toate statele de plata (prin debifarea campului "1") cu totalul pentru societate. Se recomanda obtinerea raportului pentru toate statele de plata.

In campul "Coloane pe fila" treceti numarul de coloane pe care sa-l contina o fila. Pentru raportul taxe societate obtinut pentru toate statele de plata, se recomanda 11 coloane pe fila.

Tiparirea la imprimanta a raportului se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere".

14.5. CAS.

Conform legislatiei in vigoare pentru salariatii unei firme trebuiesc depuse lunar declaratiile privind evidenta nominala a asiguratilor la Casa de asigurari si protectie sociala, sub forma de raport tiparit si pe suport magnetic.

Obtinerea declaratiilor privind evidenta nominala a asiguratilor pentru a fi tiparite se face cu comanda "Declaratii - Declaratii privind evidenta nominala a asiguratilor" din meniul "Rap.". Dupa ce dati aceasta comanda, scrieti in casuta de dialog ce apare pe monitor data lichidarii si apasati cu mouse-ul butonul "OK". Pe monitor apare raportul "Declaratii privind evidenta nominala a asiguratilor". Este selectat implicit tipul de raport "Anexa 1.1". Apasati cu mouse-ul butonul "Preview" si vizualizati pe monitor "Anexa 1.1". Verificati in acest raport corectitudinea datelor. Pentru a vizualiza "Anexa 1.2" Bifati in campul "Tipul de raport" "Anexa 1.2". Apasati cu mouse-ul butonul "Preview". Verificati in raportul obtinut corectitudinea datelor.

Tiparirea acestor rapoarte se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere".

Inregistrarea anexelor pe suport magnetic se face cu comanda "Export Declaratii C.A.S. - Export Declaratii privind evidenta nominala a asiguratilor" din meniul "Fisiere". Pe monitor apare o fereastra de dialog. Alegeti din lista aflata in partea de jos a ferestrei unitatea floppy in care ati introdus discketa (de obicei este unitatea "a"). Apasati cu mouse-ul butonul "OK".

14.6. Ajutor somaj.

Conform legislatiei in vigoare pentru salariatii unei firme trebuiesc depuse lunar declaratiile privind obligatiile de plata ajutor somaj, sub forma de raport tiparit si pe suport magnetic.

Obtinerea declaratiilor privind obligatiile de plata ajutor somaj pentru a fi tiparite se face cu comanda "Declaratii - Declaratie obligatie plata ajutor somaj" din meniul "Rap.". Fereastra ce apare pe monitor contine mai multe pagini:

Pagina "Editare anexa A1 (F5)" - aceasta pagina are in partea stanga lista cu personalul firmei iar in partea dreapta informatii cu privire la ajutorul de somaj datorat si virat aferent persoanei pe care este pozitionat focusul in lista personalului. Daca "Contributie virata" este zero si "Contributie nevirata" are valoarea campului "Contributie datorata" apasati cu mouse-ul butonul "Repartizeaza contrib. virata". Pe monitor apare o fereastra de dialog prin care veti repartiza pentru intreg personalul contributia virata (bineinteles trebuie sa faceti acest lucru doar daca contributia datorata a fost virata). Treceti in campul "Total contributie virata de asigurati" valoarea din campul "Total contributie datorata de asigurati". Apasati cu mouse-ul butonul "OK". Programul va repartiza automat pentru fiecare angajat contributia virata iar valoarea din campul "Contributie nevirata" va fi zero.

Pagina "Raport anexa A1 (F6)" - pe aceasta pagina vizualizati si verificati datele din raportul Anexa A1. Tiparirea acestui raport se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere". Inainte de a tipari acest raport trebuie sa completati si datele de pe pagina "Editare anexa A2".

Pagina "Editare anexa A2 (F7)" - in aceasta pagina completati campurile care pot fi editate, cu datele necesare obtinerii corecte a raportului "Anexa A2".

Pagina "Raport anexa A2 (F8)" - pe aceasta pagina vizualizati si verificati datele din raportul Anexa A2. Tiparirea acestui raport se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere".

Inregistrarea pe suport magnetic, conform legislatiei, a anexei A1 si anexei A2, se face din una din paginile "Raport anexa A1 (F6)" sau "Raport anexa A2 (F8)". Apasati cu mouse-ul butonul "Exporta fisierele A1, A2". Pe monitor apare o fereastra de dialog. Alegeti din lista aflata in partea de jos a ferestrei unitatea floppy in care ati introdus discketa (de obicei este unitatea "a"). Apasati cu mouse-ul butonul "OK".

14.7. Fisele fiscale FF1, FF2.

Fisele fiscale pentru calculul impozitului pe venitul global trebuiesc facute pentru intreg personalul societatii, dupa incheierea anului fiscal. Cand pleaca un angajat de la societate, trebuiesc listate fisele fiscale FF1 daca a fost angajat cu carte de munca sau FF2 daca era colaborator.

Obtinerea fiselor fiscale se face cu comanda "Fise fiscale" din meniul "Rap.". Dupa ce ati lansat aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog care va avertizeaza ca programul a sesizat erori in datele din care se obtin fisele fiscale. Pentru a vizualiza aceste erori apasati cu mouse-ul butonul "Vizualizare erori". Obtineti pe monitor lista erorilor sesizate de program pentru fisele fiscale. Tiparirea acestei liste se face cu comanda "Print" din meniul "File". Dupa ce ati vizualizat sau tiparit lista erorilor, inchideti aceasta lista. Apasati cu mouse-ul butonul "OK" de pe fereastra de dialog ce va avertizeaza ca exista erori. Pe monitor apare fereastra de dialog prin care verificati corectitudinea fiselor fiscale si le puteti tipari.

Aceasta fereastra are in partea stanga lista personalului pentru care trebuiesc intocmite fisele fiscale FF1 sau FF2. Alegeti din campul "Tipul de fise" tipul de fise FF1 sau FF2 pe care vreti sa-l verificati sau sa-l tipariti. In lista personalului, angajatii sunt grupati dupa statele de plata. Pentru a vedea toti angajatii, fara a mai tine cont de statul de plata din care fac parte, ci doar de tipul de fisa fiscala caruia ii apartin debifati campul "1".

In partea dreapta a ferestrei vizualizati fisa fiscala pentru angajatul pe care este pozitionat focusul in lista personalului. Pentru a vizualiza fisa fiscala apasati cu mouse-ul butonul "Preview". Verificati fisele fiscale FF1 si FF2 obtinute pentru angajatii firmei si remediati toate erorile.

Tiparirea fiselor fiscale se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere". Pe monitor apare o fereastra de optiuni in care bifati campurile conform vointei dumneavoastra. Dupa ce ati facut setarile dorite, apasati cu mouse-ul butonul "OK" pentru a tipari fisele fiscale.

14.8. Tiparire ordine de plata.

Cu programul "Salarii" puteti edita si tiparii ordinele de plata pentru taxele si impozitele aferente fondului de salarii. Pentru aceasta, trebuie sa parcurgeti urmatorii pasi:

Definirea partenerilor - adica a institutiilor statului carora trebuie sa le facem plati. Prin comanda "Ordine de plata - Parteneri" din meniul "Def" deschideti fereastra prin care definiti partenerii. Implicit in aceasta lista sunt definiti cativa parteneri. Dumneavoastra trebuie sa verificati corectitudinea definirii acestora si sa modificati ceea ce nu este corect. In partea stanga a ferestrei, este lista cu toti partenerii definiti pana in acel moment. In partea dreapta a ferestrei sunt prezentate datele partenerului pe care este pozitionat focusul in lista partenerilor. Pentru a modifica anumite date a unui partener, trebuie sa pozitionati focusul in lista partenerilor pe acel partener. Apasati tasta "F9" pentru a putea edita. Faceti modificarile necesare pentru acel partener. Pentru introducerea unui partener nou apasati tasta "Insert". In partea dreapta a ferestrei completati campurile pentru acel partener. Pentru a se putea tipari ordinele de plata trebuiesc completate urmatoarele campuri: "Nume partener", "Cod", "Banca", "Cont". Odata definiti partenerii raman in aceasta lista pana cand intervin modificari.

Definirea tipurilor de plati - prin comanda "Ordine de plata - Tip plata" din meniul "Def." deschideti fereastra prin care definiti tipurile de plati. Implicit in aceasta lista sunt definite cateva tipuri de plati. Dumneavoastra trebuie sa verificati corectitudinea definirii acestora si sa modificati ceea ce nu este corect. In partea stanga a ferestrei, este lista cu toate tipurile de plati definite pana in acel moment. In partea dreapta a ferestrei sunt prezentate datele tipului de plata pe care este pozitionat focusul in lista. Pentru a modifica un tip de plata, trebuie sa pozitionati focusul pe aceasta in lista tipurilor de plata. Apasati tasta "F9" pentru a putea edita. Faceti modificarile necesare pentru acel tip de plata. Pentru introducerea unui tip de plata nou, apasati tasta "Insert". In partea dreapta a ferestrei completati campurile: "Cod" cu codul tipului de plata si "Denumire" cu numele tipului de plata.

Alegerea formularelor pe care vor fi tiparite ordinele de plata - prin comanda "Ordine de plata - Formulare tiparire" din meniul "Def." specificati pe ce tipuri de formulare vor fi tiparite ordinele de plata. In campul "Formular tiparire trezorerie" selectati formularul pentru tiparirea ordinelor de plata pentru trezorerie. Pentru aceasta, apasati cu mouse-ul butonul din dreapta campului (are desenat un dosar). Din fereastra ce apare selectati "TipGraficTrezorerie.ini" daca veti lista ordinele de plata pe imprimanta cu jet de cerneala sau laser. Selectati "TipTextTrezorerie.ini" daca veti tipari ordinele de plata pe imprimanta cu ace.

In campul "Formular tiparire persoana juridica" selectati formularul pentru tiparirea ordinelor de plata pentru persoane juridice. Pentru aceasta, apasati cu mouse-ul butonul din dreapta campului (are desenat un dosar). Din fereastra ce apare selectati "TipGraficPersJuridica.ini" daca veti lista ordinele de plata pe imprimanta cu jet de cerneala sau laser. Selectati "TipTextPersJurid.ini" daca veti tipari ordinele de plata pe imprimanta cu ace.

Cand alegeti formulare grafice (pentru imprimante cu jet de cerneala sau laser) se activeaza butonul de setare a imprimantei (butonul are desenata o cheie albastra). Daca apasati acest buton puteti selecta imprimanta pe care veti tipari, puteti configura aceasta imprimanta si puteti specifica fontul cu care va fi scris ordinul de plata.

Comenzile prezentate mai sus sunt folosite initial, la configurare. Dupa ce ati terminat de configurat, aceste comenzi se mai folosesc doar cand se schimba partenerii, tipurile de plati sau imprimanta pe care doriti sa listati ordinele de plata.

Completarea si tiparirea ordinelor de plata - prin comanda "Ordine de plata - Ordin de plata" deschideti fereastra prin care editati ordinele de plata. In partea stanga a listei este lista cu toate ordinele de plata editate pana in acel moment. In partea de sus a listei sunt campuri de selectie a ordinelor de plata ce apar in lista. Daca bifati campul "Perioada" si alegeti o anumita perioada, in lista vor ramane doar ordinele de plata emise in perioada selectata. Daca bifati campul "Beneficiar" si selectati din lista un anumit beneficiar, in lista vor ramane doar ordinele de plata pentru acel beneficiar. Pentru ca in lista sa ramana doar ordinele de plata care respecta conditiile impuse de dumneavoastra prin campurile de selectie, apasati cu mouse-ul butonul "Aplica filtru cu selectiile facute!" (are desenate doua sageti verzi). Puteti realiza diverse combinatii intre cele doua campuri de selectie, pentru a obtine in lista ordinelor de plata doar acele ordine de plata care va intereseaza. De exemplu doriti sa vedeti indiferent de perioada (campul "Perioada" nu este selectat) toate ordinele de plata pentru un anumit beneficiar (in campul "Beneficiar" selectati acel beneficiar). Dupa ce ati facut setarile dorite, apasati cu mouse-ul butonul "Aplica filtru cu selectiile facute!" si in lista veti vizualiza doar ordinile de plata emise pentru acel beneficiar indiferent de perioada.

In partea dreapta a ferestrei sunt informatiile aferente ordinului de plata pe care este pozitionat focusul in lista ordinelor de plata. Pentru a modifica un ordin de plata, pozitionati focusul pe acel ordin de plata in lista ordinelor de plata si apasati tasta "F9". Realizati modificarile care trebuiesc facute pentru acel ordin de plata.

Introducerea unui ordin de plata nou se face cu tasta "Insert". Completati campurile aferente acelui ordin de plata. Deplasarea focusului de la un camp la altul se face cu tasta "Tab".

In campul "Ordin de plata" scrieti numarul ordinului de plata. Prin apasarea tastei "F2" programul genereaza automat numarul urmator la care s-a ajuns.

In campul "Platiti" scrieti suma care se plateste prin acest ordin de plata.

In campul "De la" selectati banca din care faceti plata. Bancile sunt definite prin comanda "Identificare angajator" din meniul "Setari". Programul va completa automat contul de la banca respectiva.

In campul "Reprezentand" selectati tipul platii pe care o faceti.

In campul "Beneficiar" selectati partenerul carui ii faceti aceasta plata. Automat programul va selecta contul si banca care au fost definite pentru acest partener.

In campurile "La data de " si "Data emiterii" scrieti datele la care se va face plata, respectiv data emiterii ordinului de plata.

Pentru a tipari un ordin de plata, pozitionati-va pe acel ordin de plata si dati comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere". Pe ecran va apare o fereastra de optiuni, in care trebuie sa alegeti pe ce formular se va tipari acest ordin de plata: "Trezorerie" sau "Persoana juridica". Selectati unul din aceste campuri si apasati cu mouse-ul butonul "Tipareste".

14.9. Fisa persoanei.

Acest raport continute toate informatiile referitoare la datele personale, modul de incadrare, pontajul si obtinerea salariului, unui angajat pentru anul curent. Obtinerea raportului se face cu comanda "Personal - Fisa persoanei" din meniul "Rap.".

Din campul "Persoana" alegeti angajatul pentru care doriti sa obtineti raportul.

Selectia coloanelor care apar in raport se face din butonul "Coloane".

Tiparirea raportului se face cu comanda "Tipareste" din meniul "Fisiere".

15. Cum copii setarile facute la o firma la alte firme?

Daca ati configurat o firma prin definirea adaugirilor, retinerilor si taxelor, puteti copia aceste definiri si la alte firme. Definirile se pot copia in totalitate sau partial. Aveti la dispozitie un program utilitar cu care puteti copia definirile unei firme si la alte firme. Acest utilitar se lanseaza cu comanda "Copie adaugiri, retineri si taxe" din meniul "Def.".

Cu acest utilitar puteti copia: adaugirile, retinerile, taxe societate, taxe angajat. Selectati din lista tipul de informatie pe care doriti sa-l copiati. Intr-o fereastra a programului selectati societatea, anul si luna de unde doriti sa copiati informatiile iar in cealalta fereastra selectati societatea, anul si luna in care doriti sa copiati informatiile. Pozitionati cursorul (linia accentuata) pe elementul pe care doriti sa-l copiati si apasati cu mouse-ul butonul ce are sageata orientata in sensul de copiere dorit. Daca doriti sa copiati toate elementele, folositi butoanele ce au sageata dubla.

Inchideti programul apasand pe butonul "Iesire".

MIJLOACE FIXE

Programul "Mijloace fixe" va ofera posibilitatea unei evidente clare a miscarii mijloacelor fixe din cadrul unei unitati, precum si calculul automat a cotelor de amortizare lunara. In plus, ofera o serie de informatii privind fisele mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar de natura mijloacelor fixe, previziuni privind valorile amortismentelor si a valorilor contabile de amortizat. Programul genereaza o nota contabila care este preluata in cadrul modulelor Registre Jurnal si Balanta din cadrul pachetului.

1. Cum definesc firma.

Definirea unei firme in programul "Mijloace Fixe" se face cu comanda "Selectie societate" din meniul "Societati". Pe monitor apare lista cu societati definite pana in acel moment. Apelati comanda "Nou" aflata in partea dreapta a listei cu societati definite. In fereastra ce apare pe monitor completati campul "Nume" cu numele societatii pentru care doriti sa o definiti. In campul "Descriere" puteti scrie mai multe informatii despre societatea respectiva. Aceste informatii apar in rapoartele ce le obtineti. Dupa ce ati completat cele doua campuri, apasati cu mouse-ul butonul "OK" pentru a crea societatea.

Pentru societatea "COMERT TEST" am completat campul "Nume" cu numele societatii: COMERT TEST, iar in campul "Descriere"trecut codul fiscal si adresa : R 1234567 Galati, str. Brailei 999.

In lista cu societati definite apare noua societate. Pozitionati focusul pe societate si dati comanda "Selectie" sau tasta "Enter" pentru a selecta societatea. in acest fel, societatea curenta de lucru va fi societatea nou creata. In bara de stare aflata in partea de jos a programului este scrisa societatea si data in care se lucreaza. Prin comanda "Luna curenta" din meniul "Setari" selectati pentru aceasta societate luna in care doriti sa lucrati. Anul se alege cu comanda "Selectie an" din meniul "Setari".

2. Definiri initiale.

Pentru o societate nou creata trebuie sa faceti anumite definiri pentru a pregati si configura programul pentru lucru. La toate definirile trebuie sa respectati legislatia in vigoare. Definirile din societatea "COMERT TEST" sunt doar un exemplu pentru a va arata cum sa realizati si dumneavoastra definirile de care aveti nevoie.

2.1. Codurile de clasificare.

Codurile de clasificare sunt necesare a fi definite inainte de a incepe inregistrarea miscarilor de mijloace fixe. Codurile de clasificare vor furniza programului atat durata normata de clasificare, cat si informatii despre conturile contabile necesare pentru nota contabila. Lista codurilor de clasificare pentru o firma se deschide cu comanda "Coduri clasificare" din meniul "Def.". In aceasta lista sunt ordonate toate codurile definite pentru o firma. In partea dreapta a listei apare modul de definire a codului pe care este pozitionat focusul din lista.

Introducerea unui cod nou se face apasand tasta "Insert". Completati campurile din partea dreapta a listei de coduri cu datele aferente, asa cum este explicat mai jos:

Sa verificam definirea codului de clasificare 1.1.1.:

In campul "Cod clasificare" am trecut simbolul codului de clasificare pe care tocmai il definiti:1.1.1. Acest cod va fi trebui selectat atunci cand se defineste un nou mijloc fix.

In campul "Denumire" am completat denumirea acestui cod, conform Legii nr. 15/24 Martie 1994 si Hotararii de Guvern nr. 266/10 Iunie 1994.

Campul "Este grupa" permite crearea unei ierarhii a codurilor de clasificare; un cod de clasificare la care ati bifat "Este grupa" nu va avea durata normata de utilizare; puteti in schimb sa precizati la acest cod un cont contabil de amortizari (ex. 2121 sau 2122, etc.). puteti vizualiza aceasta caracteristica la codul de clasificare cu simbolul 1. Daca nu ati bifat campul "Este grupa", puteti in schimb sa selectati la campul "Grupa asociata" simbolul unui cod de clasificare (bifat "Este grupa") de la care codul de clasificare va prelua contul contabil in care sa-si "trimita" sumele, la exportul in contabilitate. La codul de clasificare 1.1.1. veti vedea ca s-a preluat la campul "Cont asociat" contul contabil de la grupa asociata (grupa 1).

Daca doriti ca fiecare cod de clasificare sa aiba propriul cont contabil, si nu unul atribuit de grupa la care este asociat acel cod, va trebui sa mergeti la meniul "Setari", comanda Optiuni mijloace fixe, la pagina Cont asociat [F7], si sa bifati modul de completare a conturilor Pe coduri de clasificare;

Durata normata este completata in ani si luni; Pentru numar de ani intregi, la luna se completeaza 0. (in cazul nostru 50 ani si 0 luni)

Contul asociat a fost deja completat daca ati selectat grupa asociata acestui cod de clasificare;Daca ati optat sa completati aceasta informatie la fiecare cod de mijloc fix, o puteti completa in acest moment.

Grad de utilizare: poate fi completat de catre program in mod automat, daca la comanda Optiuni mijloace fixe de la meniul Setari, la pagina Grad de utilizare [F6] ati optat pentru completarea lui in mod Global, sau pe grupe (caz in care trebuie sa-l completati numai la codurile de clasificare care sunt marcate ca fiind grupe).

Observatie: Daca in aceasta pagina doriti sa gasiti rapid un mijloc fix, este suficient sa va selectati de deasupra listei informatia dupa care vreti sa faceti cautarea (Denumire, Cod, Cod grupa), dupa care coborati pe lista (faceti un clic pe lista), apoi tastati informatia pe care o cautati.

2.2. Gestiuni.

Gestiunile va pot servi pentru o mai buna urmarire a miscarii mijloacelor fixe in cadrul unitatii. Atunci cand se face intrarea unui mijloc fix se precizeaza si gestiunea in care intra mijlocul fix respectiv; deasemenea, programul permite realizarea de miscari de transfer intre gestiuni, astfel incat la rapoartele privind amortizarea sa se poata vizualiza numai mijloacele fixe de la acea gestiune.

La crearea unei societati noi, programul creeaza automat o gestiune, care va avea numele pe care l-ati dat societatii. Pentru a defini alte gestiuni, apelati comanda Gestiuni de la meniul Definiri. Definirea unei gestiuni incepe prin apasarea tastei Insert sau a butonului +. Pe linia nou creata trebuie sa completati in mod obligatoriu denumirea gestiunii. La o noua apasare a tastei Insert, programul va atribui automat un cod gestiunii respective, daca nu ati atribuit dumneavoastra. Stergerea unei gestiuni se face prin pozitionarea pe acea gestiune, apoi apasarea butonului - sau a combinatiei de taste Ctrl si Delete. Pentru a modifica o gestiune (puteti corecta numai denumirea) trebuie sa va pozitionati pe acea gestiune, pe coloana Denumire, dupa care tastati noua denumire.

2.3. Responsabili.

Ca si notiunea de gestiune, notiunea de responsabil a fost introdusa pentru o mai buna urmarire (localizare) a mijloacelor fixe, in functie de persoana care le are in custodie. Atunci cand se face intrarea unui mijloc fix se precizeaza si responsabilul in custodia caruia intra mijlocul fix respectiv; deasemenea, programul permite realizarea de miscari de transfer intre responsabili, astfel incat la rapoartele privind amortizarea sa se poata vizualiza numai mijloacele fixe a unui anumit responsabil.

La crearea unei societati noi, programul creeaza automat un responsabil, care va avea numele pe care l-ati dat societatii. Pentru a defini alti responsabili, apelati comanda Responsabili mijloace fixe de la meniul Definiri. Definirea unui responsabil incepe prin apasarea tastei Insert sau a butonului +. Pe linia nou creata trebuie sa completati in mod obligatoriu Denumirea responsabilului. La o noua apasarea a tastei Insert, programul va atribui automat un cod responsabilului respectiv, daca nu l-ati atribuit dumneavoastra. Stergerea unui responsabil se face prin pozitionarea pe acel responsabil, apoi apasarea butonului - sau a combinatiei de taste Ctrl si Delete. Pentru a modifica un responsabil (puteti corecta numai denumirea) trebuie sa va pozitionati pe acel responsabil, pe coloana Denumire, dupa care tastati noua denumire.

3. Preluarea mijloacelor fixe aflate in unitate la inceperea lucrului cu programul.

In societatea COMERT TEST am definit ca exemplu preluarea unui numar de mijloace fixe. Preluarea consta in realizarea intrarii mijlocului fix. Intrarea poate fi facuta :

la data la care mijlocul fix a intrat efectiv in unitate - in acest caz va trebui sa refaceti si celelalte operatiuni care au fost realizate cu acel mijloc fix : majorari / diminuari de valoare, reclasificari, etc. astfel incat cota lunara de amortizare sa coincida in final cu cea pe care ati avut-o in evidenta manuala (sau pe un alt program);

la o data "convenabila" - ex. luna anterioara sau inceputul anului curent, etc. nu va mai trebui sa refaceti toate operatiunile, insa trebuie sa precizati valoarea de intrare si valoarea uzurii (valoarea deja amortizata), precum si durata amortizata deja.

Indiferent de metoda aleasa, apelati comanda Intrari, de la meniul Miscari. Apasati tasta Insert pentru a incepe definirea noii intrari.

Va voi explica in amanunt cum am definit preluarea evidentei mijlocului fix "Cladire birouri"- inventar 1001:

In campul "Data / Documentul " am trecut data intrarii in unitate, respectiv numarul de document. Am optat pentru a doua varianta respectiv am realizat inregistrarea mijlocului fix la o data din luna anterioara primei luni de lucru (28.02.2002). La numar de document am trecut un numar de proces verbal de inventariere a mijloacelor fixe.

In campul "Explicatii"am trecut "Preluare evidenta mijloace fixe.

In campul "Nr. inventar" am trecut numarul de inventar al mijlocului fix respectiv.

In campul "Cod clasificare" am selectat codul de clasificare aferent mijlocului fix respectiv. Apasand tasta F2, se deruleaza lista de coduri, de unde veti putea selecta codul dorit.

Daca mijlocul fix este de natura obiectelor de inventar, va trebui sa bifati "Obiect de inventar". Urmatoarea informatie care trebuie selectat este metoda de amortizare (implicit metoda de amortizare liniara)

In campul "Valoarea de intrare" am trecut valoarea de intrare (contabila) a mijlocului fix, respectiv valoarea de achizitionare 1.350.000.000 lei

In campul "Valoare uzura" s-a completat valoarea deja amortizata a mijlocului fix: 290.000.000 lei. Aceasta valoare a fost amortizata in timpul trecut la "Durata amortizata" respectiv 10 ani si 8 luni.

Urmatoarele doua campuri completate au fost Gestiunea respectiv Responsabilul unde se afla mijlocul fix la data preluarii datelor.

Ultimul camp care se poate completa este campul "Vanzator", campul in care se trece numele firmei de la care s-a achizitionat mijlocul fix. La preluarea evidentei mijloacelor fixe deja existente in unitate nu se completeaza nimic.

4. Operatiunile cu mijloace fixe

4.1 Intrarea mijloacelor fixe

Intrarea mijloacelor fixe presupune folosirea comenzii Intrari de la meniul Miscari. La apelarea acestei comenzi pe ecran apare dialogul de introducere a datelor, impartit in doua zone: in partea din stanga apare lista operatiunilor din perioada pe care o afiseaza programul in partea de sus a listei (in mod implicit luna curenta). Daca este necesar puteti schimba intervalul, astfel incat sa obtineti miscarile de intrari dintr-o perioada de timp mai mare. Daca doriti sa vizualizati alt tip de miscare decat cele de intrare, puteti selecta un alt tip (sau toate tipurile de Miscari), din lista aflata sub perioada de Selectie.

Observatie: Daca doriti toate miscarile, indiferent de data, cel mai simplu este sa stergeti ultima cifra de la anul datei de inceput; in acest fel data de inceput devine de ex. 01.03.0200 (anul 200) si deci veti vizualiza absolut toate miscarile.

Prezentam modul in care am realizat intrarea mijlocului fix "Notebook - Compaq"- inventar 1007:

In campul "Data / Documentul " am trecut data intrarii in unitate, respectiv numarul de factura.

In campul "Nr. inventar" am trecut numarul de inventar atribuit mijlocului fix respectiv.

In campul "Cod clasificare" am selectat codul de clasificare aferent mijlocului fix respectiv. Apasand tasta F2, se deruleaza lista de coduri, de unde veti putea selecta codul dorit.

Daca mijlocul fix ar fi de natura obiectelor de inventar, va trebui sa bifati "Obiect de inventar". Urmatoarea informatie care trebuie selectata este metoda de amortizare (implicit metoda de amortizare liniara)

In campul "Valoarea de intrare" am trecut valoarea de intrare (contabila) a mijlocului fix, respectiv valoarea de achizitie 78.350.400 lei

In campul "Valoare uzura" nu s-a completat nimic, dat fiind ca mijlocul fix este nou. Din acelasi motiv, in campul "Durata amortizata" nu se completeaza nimic. Daca totusi mijlocul fix se achizitiona fara a fi nou, se puteau completa aceste campuri, ca la exemplul dat la preluarea evidentei mijloacelor fixe.

Urmatoarele doua campuri completate au fost Gestiunea respectiv Responsabilul unde se afla mijlocul fix la data preluarii datelor.

Ultimul camp care se poate completa este campul "Vanzator", campul in care am trecut numele firmei de la care s-a achizitionat mijlocul fix.

Pentru a introduce o noua miscare de intrare, va trebui sa apasati tasta Insert sau butonul +. Datele introduse anterior vor fi salvate automat. Daca doriti sa stergeti o miscare de intrare va trebui sa apasati butonul - sau combinatia Ctrl si Delete, dupa ce in prealabil v-ati pozitionat pe operatiunea respectivǎ, in lista din partea stanga. Daca ati sters o miscare, sau daca ati modificat anumite informatii, cum ar fi data sau valorile de intrare, va trebui sa folositi comanda Efectuare calcul de la meniul Miscari.

4.2 Iesirea mijloacelor fixe

Miscarea de iesire se va apela de la comanda Iesiri, meniul Miscari. Dialogul de lucru este asemanator cu cel de la intrari, cu mentiunea cǎ apar alte campuri de completat:

Prezentam modul in care se poate realiza iesirea unui mijlocul fix:

In campul "Data / Documentul " am trecut data iesirii din unitate, respectiv numarul documentului pe baza caruia s-a facut iesirea din unitate (factura, proces verbal de casare, etc.).

La campul "Nr. inventar" am selectat numarul de inventar al mijlocului fix la care se face iesirea. Apasand tasta F2 sau prin dublu-clic cu mouse-ul se poate vedea lista mijloacelor fixe din unitate.

In campul "Cod clasificare" se selecteaza codul de clasificare aferent mijlocului fix respectiv. Apasand tasta F2, se deruleaza lista de coduri, de unde veti putea selecta codul dorit.

Urmatoarea informatie care trebuie selectatǎ este modul de iesire al mijlocului fix: prin vanzare, prin casare sau prin imputatie.

In campul "Valoarea de iesire" se trece valoarea de iesire a mijlocului fix (valoarea lui contabila)

Ultimul camp care se poate completa este campul "Comparator", campul in care am trecut numele firmei catre care s-a vandut mijlocul fix.

Observatie : Daca doriti sa stergeti o miscare de iesire va trebui sa apasati butonul - sau combinatia Ctrl si Delete, dupa ce in prealabil v-ati pozitionat pe operatiunea respectiva, in lista din partea stanga. Daca ati sters o miscare, sau daca ati modificat anumite informatii, cum ar fi data sau valorile de iesire, va trebui sa folositi comanda Efectuare calcul de la meniul Miscari.

4.3 Transferul intre gestiuni a mijloacelor fixe

Aceste operatiuni va permit trecerea unui mijloc fix din evidenta unei gestiuni in evidenta unei alte gestiuni. Pentru aceasta se apeleaza comanda Transfer de la meniul Miscari, si se completeaza campurile aferente operatiunii de transfer, respectiv data si numarul documentului, explicatii. De la campul "Nr. Inventar" se selecteaza mijlocul fix caruia i se schimba gestiunea, iar de la campul "Gestiunea dest." se selecteaza gestiunea destinatie.

4.4 Transferul intre responsabili a mijloacelor fixe

Operatiunea este identica cu cea prezentatǎ anterior (transferul intre gestiuni). Singura mentiune este cǎ se va selecta un responsabil destinatie.

4.5 Majorarea valorii mijloacelor fixe

Operatiunea este necesara in cazul majorarii valorii mijloacelor fixe, din diverse motive: modernizari, reevaluari impuse de legislatia in vigoare, etc. Comanda este Majorari, de la meniul Miscari. In dialogul care apare pe ecran trebuie completate data si numarul documentului pe baza careia se inregistreaza majorarea mijlocului fix, eventual explicatiile aferente; se selecteaza din lista mijlocul fix asupra caruia se realizeaza majorarea si se completeaza valoarea majorarii.

Observatie: Modificarea cotei de amortizare lunara se va observa incepand cu luna urmatoare operatiunii de majorare, respectiv luna aprilie in exemplul nostru.

4.6 Diminuarea valorii mijlocului fix

Operatiunea este similara celei de majorare a mijloacelor fixe, bineinteles cu mentiunea ca se va diminua valoarea mijlocului fix respectiv, iar cota de amortizare lunara pentru acel mijloc fix se va diminua incepand cu luna imediat urmatoare operatiunii.

4.7 Reclasificarea mijloacelor fixe

Aceasta operatiune presupune ca se realizeaza reclasificarea mijloacelor fixe manual, unul cate unul. Daca doriti sa realizati aceasta operatiune "in bloc", va trebui sa apelati comanda Reclasificare mijloace fixe, de la meniul Setari. Daca totusi doriti sa realizati aceasta comanda manual, pentru cate un mijloc fix, va trebui sa va pregatiti cateva informatii despre acel mijloc fix care va vor fi necesare: noul cod de clasificare - care trebuie sa fie deja definit, durata amortizata (in ani si luni), precum si DURU. Programul va recalcula durata amortizata, tinand cont de duratele amortizate si noile durate de amortizare.

4.8 Conservare

Se refera la posibilitatea de a trece in conservare un mijloc fix, simultan cu "suspendarea" calculelor privind cota lunara de amortizare. Singurele date care trebuie operate sunt data / numarul de document si mijlocul fix care trece in conservare.

Observatie: Daca apar amortizari ale mijlocului fix respectiv dupa operatiunea de conservare, folositi comanda Recalculeaza amortizarile, din meniul Setari. Aceasta comanda forteaza stergerea vechilor amortizari si recalcularea amortizarilor.

4.9 Repuneri in functiune

Este comanda inversa conservarii mijlocului fix, operatiune prin care se reia procesul de amortizare al mijlocului fix, cu mentiunea ca reinceperea calcului pentru cota lunara de amortizare se face incepand din luna urmatoare operatiunii de repunere in functiune. Ca si la conservare, la aceasta operatiune trebuie precizate data / numarul documentului de clasificare, precum si mijlocul fix care se repune in functiune.

4.10 Corectie amortizare

Aceasta comanda permite inregistrarea unei sume, similare din punct de vedere contabil cu cota lunara de amortizare (apare pe creditul operatiunilor). Aceste sume nu modifica cota lunara de amortizare, diminuand numai soldul de amortizat al mijlocului fix respectiv.



Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare



DISTRIBUIE DOCUMENTUL

Comentarii


Vizualizari: 2193
Importanta: rank

Comenteaza documentul:

Te rugam sa te autentifici sau sa iti faci cont pentru a putea comenta

Creaza cont nou

Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved