Stocuri si contracte pe termen lung

Stocuri si contracte pe termen lung

Obiective primare

Stocurile de produse finite si stocurile de produse in curs de executie trebuie sa existe si sa apartina societatii

Asigurati-va ca stocul este evaluat la valoarea cea mai mica dintre cost si valoarea neta realizabila

Inainte de a incepe activitatea detailata asigurati-va ca intelegeti implicatiile revizuirii cu caracter general a situatiilor financiare (sectiunea B) si modelul auditului (sectiunea F).

Pentru aceasta sectiune, metoda recomandata de selectie a esantioanelor este metoda proportionala de selectie. Aceasta metoda consta in alegerea unui esantion de dimensiunea indicata in sectiunea F3, dar acest esantion va fi impartit proportional, astfel incat sa includa elementele mari, dar si o selectie din elementele mai mici. Aceasta metoda presupune impartirea esantionului in proportia 80:20. Astfel, 80% din marimea esantionului va fi aleasa din randul celor mai mari elemente in ordine descrescatoare, iar 20% vor fi alese aleatoriu din restul populatiei.

Exemplu: Sa presupunem ca avem 420 de tipuri de produse in stoc, iar marimea esantionului nostru trebuie sa fie de 40 de elemente. Esantionul va cuprinde primele 32 de linii de stoc ca marime (80% x 40) si 8 care vor fi selectate aleatoriu din restul de 388.

PROBE DE AUDIT CERUTE

Obtinerea unui tabel sintetic al stocurilor si contractelor pe termen lung

O parte esentiala a procesului de audit este de a inregistra cum au fost compilate situatiile si de a obtine probe despre cifrele individuale.

Un tabel care sa prezinte categoriile diferite de stocuri ce sunt clasificate in functie de tip, dupa caz. cu cifre comparative, este important ca tabel principal si in mod special ca baza pentru revizuirea analitica a stocurilor,

Revizuirea preturilor finale ale stocurilor

a)    Aritmetica sau calculele din fisele de stoc trebuie intotdeauna testate.

b)   Scanare dupa elemente extraordinare care inseamna cautarea acelor elemente ce nu sunt in mod normal detinute de societate, a elementelor in exces, a elementelor ce apar supraevaluate (sau subevaluate).

c)    Acolo unde fisele cu preturile stocurilor nu sunt la fel ca fisele utilizate pentru numararea acestora, transferul informatiilor trebuie verificat.

Atunci cand se planifica inventarierea, este util a se utiliza formate prestabilite ale fiselor de inventariere.

Acestea pot fi apoi folosite ca liste finale ale stocurilor, acestea evitand transferul de date.

Asigurati-va ca in lista in care se enumera contractele se face distinctie intre contractele pe termen lung si cele pe termen scurt

IAS 2, "Stocuri", si IAS 11, "Contractele de constructii", definesc si stabilesc cerintele de prezentare atat pentru contractele ne termen lung, cat si pentru cele pe termen scurt.

Exista multe inregistrari contabile in ceea ce priveste contractele si este important a se stabili daci acestea sunt in mod corect clasificate si prezentate in situatiile financiare finale.

Distinctia dintre contractele pe termen lung fi cele pe termen scurt este semnificativa prin faptul ca, in cazul contractelor pe termen lung, profitul poate fi recunoscut ca activitate (profitabila) realizata. Un contract pe termen lung se va desfasura in mod normal pe o perioada ce depaseste un an.

Cu toate acestea unele contracte ce dureaza mai putin de un an trebuie contabilizate drept contracte pe termen lung. Acest lucru este necesar daca acestea sunt suficient de semnificative pentru activitatea desfasurata intr-o perioada contabila, caci neinregistrarea cifrei de afaceri si a profitului atribuibil ar duce la o distorsionare a cifrei de afaceri si a rezultatelor, astfel incat situatiile financiare nu ar mai prezenta o imagine fidela.

Contractele pe termen scurt trebuie evaluate tinand cont de costul muncii, al materialelor si, in plus, de alocarea procentului normal al cheltuielilor de regie.

Revizuirea analitica

Revizuirea analitica este intotdeauna o procedura importanta si are o utilizare particulara atunci cand se verifica cifrele stocurilor. Standardul de audit 520, "Proceduri analitice", ofera instructiuni in acest sens.

Utilizand cifrele corespunzatoare stocului final/stocurilor de produse in curs de executie, se compara rulajul stocului cu cel din anii trecuti. Scopul acestui exercitiu este de a identifica erorile aparute in evaluarea stocului. Acestea pot fi erori cantitative, de cost sau de separare a exercitiilor.

MUNCA DE AUDIT

Verificarea stocurilor

Participarea Ia inventariere

Un aspect important al audit ului stocurilor de produse finite/stocurilor de produse in curs de executie este participarea efectiva a auditorului la inventariere.

(a) Notarea procedurii de inventariere

Planificarea reprezinta o faza vitala in executarea unei inventarieri corecte. Auditorul trebuie sa se asigure ca sunt utilizate proceduri si instructiuni in vigoare - vezi anexa instructiunilor tipice de inventariere pentru personalul implicat in audit.

Auditorul trebuie sa discute cu clientul cum si cand trebuie urmeaza sa se efectueze inventarierea inainte de sfarsitul anului. Adesea, auditorul trebuie sa sfatuiasca clientul in legatura cu procedurile ce trebuie urmate pentru a se asigura ca se efectueaza o inventariere completa. Vezi anexa 1.

Este important ca personalul care participa la o inventariere sa fie bine pregatit.

(b) Urmarirea fiselor de inventar intermediare

Acuratetea stocurilor inregistrate depinde initial de intrarile din fisele de inventar intermediare. Aceste cifre vor fi verificate prin numararea elementelor de stoc si prin urmarirea de esantioane din fisele de inventar in magazie si invers.

Acolo unde este posibil, fisele de inventar utilizate la inventariere trebuie sa fie fisele finale utilizate pentru costare.

(c)     Identificarea stocurilor de la terti

Asigurati-va ca nu exista stocuri care nu apartin clientului si care sunt in mod gresit incluse ca active ale societatii, ceea ce duce la supraevaluarea activelor.

Identificarea stocurilor ce sunt pastrate pentru terti poate fi dificila. O intelegere a naturii activitatii si a procesului poate fi utila; de exemplu, o tipografie poate pastra adesea un stoc de hartie pentru tiparit ce apartine unor clienti.

(d) Verificarea bunurilor aflate in tranzit

Acolo unde exista elemente semnificative ale stocurilor aflate in tranzit, trebuie efectuata o verificare independenta a faptelor, de exemplu confirmarea ce se primeste din partea unui curier.

Acolo unde este posibil, este bine sa nu existe stocuri aflate in tranzit la data inventarului.

(e) Pastrati o copie a fiselor de inventar intermediare - acestea reprezinta singura proba a existentei stocului

(f)   Luati detalii pentru verificarea separarii exercitiilor

Separarea incorecta a exercitiilor este o cauza obisnuita pentru obtinerea de conturi incorecte.

Circulatia elementelor din stoc, atat cele care intra, cat si cele care ies, trebuie interzisa in timpul inventarului.

Trebuie intocmita o nota a bunurilor ce au intrat ori au iesit din stoc inainte si dupa inventar, iar aceste bunuri trebuie confirmate ca fiind achizitionate sau vandute in perioada contabila corespunzatoare. Se fac trimiteri la sectiunea J, "Debitori", si la sectiunea L, "Creditori".

Revizuirea fiselor de inventar costate finale

(a) Urmarirea numaratori lor-test

Cantitatile clementelor din stoc numarate ca test trebuie regasite in fisele de inventar finale.

(b) Urmarirea elementelor in fisele de inventar costate finale

Acolo unde sunt utilizate fisele de inventar intermediare, cantitatile din fisele finale trebuie regasite in fisele intermediare.

Obtinerea de probe privind existenta cantitatilor de elemente din stoc este fundamentala pentru audit.

(c) Testarea preturilor

Stocul trebuie evaluat la minimul dintre cost si valoarea neta realizabila (VNR), conform IAS 2, "Stocuri". Preturile utilizate trebuie determinate prin referire la listele de preturi/ facturi adecvate.

Pentru elementele produse de societate, un element a! costului va fi dat de manopera - aceasta trebuie evaluata prin referire la inregistrarile relevante in ceea ce priveste salariile platite, pentru a confirma ca orele lucrate si plata acestora au fost inregistrate in mod corect si sunt rezonabile pentru tipul de activitate desfasurata.

(d) Revizuirea alocarii cheltuielilor de regie

Pentru elementele de stoc produse de societate, IAS 2, "Stocuri", stipuleaza ca un procent din cheltuielile de regie efectuate in mod normal trebuie inclus in cost. Auditorul trebuie sa confirme ca procentul din cheltuielile de regie inclus este rezonabil - nu este subevaluat prin omiterea unui, procent din ele sau, mai probabil, supraevaluat prin includerea unui procent in exces al cheltuielile t de regie, in asa fel incat activul este supraevaluat si costurile pe perioada respectiva sunt subevaluate.

(e) Sa se testeze daca costul nu depaseste VNR (valoarea neta realizabila)

Stocul trebuie evaluat la cost sau la VNR, daca este mai mica, conform IAS 2, "Stocuri". Aceasta inseamna ca trebuie sa se compare costul elementelor din stoc cu preturile lor de vanzare, pentru a se confirma ca acestea sunt mai mari decat costul. Va trebui desfasurata o activitate suplimentara pentru a se determina daca este probabil sau nu ca stocurile sa fie vandute la cost sau la un pret mai mare in perioadele viitoare.

Identificati stocurile cu circulatie lenta sau care sunt uzate

Acolo unde elementele stocului sunt uzate, s-au deteriorat sau este putin probabil ca sa fie vandute, stocul nu trebuie inregistrat la cost, ci Ia o valoare mai mica, valoarea realizabila (care poate fi nula).

La inventar, auditorul trebuie sa caute elementele de stoc ce sunt in exces - el trebuie sa caute elementele "prafuite si ruginite".

O cercetare atenta afiselor cu miscarea stocurilor (acolo unde exista) poate sa ajute la identificarea nivelurilor inalte ale elementelor stocului si/sau a elementelor ce nu sunt vandute in mod frecvent.

In mod ideal, clientul trebuie sa efectueze activitatea de mai sus, iar auditorul sa obtina probe cu privire la exhaustivitatea listei de elemente ce trebuie provizionate si ta valoarea lor.

Indiferent de modul de constituire a provizioanelor pentru stocuri, motivele pentru care s-au constituit si valorile acestora trebuie discutate cu clientul.

Testul de separare a exercitiilor

Efectuarea incorecta a testului de separare este o cauza obisnuita a obtinerii unor conturi incorecte. Auditorul trebuie sa fie sigur ca separarea exercitiilor intre achizitionari - materii prime/componente ale stocului si stocuri ale produselor finite - vanzari sunt operate in mod corect.

Trimiteri la sectiunea J, "Debitori", si la sectiunea L, "Creditori".

Testarea trebuie directionala pe receptii si livrari imediat inainte si imediat dupa sfarsitul anului, asigurand-se ca acestea suni in mod corect tratate in ceea ce priveste debitorii/vanzarile si creditorii: achizitiile.

Considerarea clauzelor privind furnizorul - retinerea titlului

Stocurile numarate la inventar se presupun a apartine societatii. Acestea pot fi stocate cu "rezerva asupra dreptului de proprietate", adica furnizorul are dreptul sa reintre in posesia bunurilor daca acestea nu sunt platite in intregime la data stabilita. Daca astfel de stocuri exista si daca valorile din stoc si soldurile creditoare conexe sunt semnificative, trebuie acordata atentie notarii acestui fapt in notele la conturi.

Identificarea de mai sus poate fi dificil de realizat. Multe dintre conditiile de vanzare impuse de furnizori vor include clauza "dreptului de posesie". Este probabil ca aceste clauze sa genereze probleme acolo unde societatea care face achizitii are dificultati in a-si plati furnizorii - aceasta poate fi o problema in ce priveste "continuitatea activitatii".

Contracte pe termen scurt

Analizati stadiul contractului

Daca exista indoieli in legatura cu profitabilitatea finala a unui contract, costurile la sfarsitul anului in chestiune trebuie reduse la valoarea neta realizabila si constituite provizioane pentru costurile de finalizare ce nu vor fi acoperite de venituri.

In aceasta situatie, preocuparea este de a determina in ce masura contractul este probabil sa fie finalizat la cost (si la timp). Adica, va avea contractul in cele din urma un profit (chiar mic) ?

Verificati costurile efectuate cu documente primare

Trebuie efectuate teste detaliate pentru a obtine probe de audit pentru costurile materialelor si ale manoperei.

Costurile trebuie sa fie corecte, complete si valide, adica asociate contractului ce este auditat.

Revizuirea alocarii cheltuielilor de regie

IAS 2, "Stocuri", stabileste ca un procent din cheltuielile de regie normale trebuie inclus in costuri. Cheltuielile de regie trebuie aplicate contractelor intr-o maniera logica si consecventa.

Cheltuielile de regie totale ale contractului sau cele de productie trebuie alocate contractelor in curs de desfasurare intr-o maniera echilibrata Volumul activitatii trebuie luat in considerare - un volum scazut poate insemna ca au fost alocate contractelor cheltuieli de regie excesive si ca astfel productia in curs este supraevaluata, iar totalul cheltuielilor de regie ale perioadei subevaluate si profitul supraevaluat.

Revizuirea nivelului provizioanelor

Contractele pe termen scurt trebuie evaluate la cost sau la VNR, daca aceasta este mai mica, conform IAS 2, "Stocuri".

Trebuie pusa intrebarea daca exista contracte supraevaluate. Costurile la zi plus costurile pentru finalizarea activitatii trebuie comparate cu valorile finale rezultate din vanzari, pentru a se confirma daca este probabil sa rezulte un profit. Daca exista dubii, trebuie constituit un provizion pentru reducerea costului produselor aflate in curs de executie Ia valoarea neta realizabila Dupa revizuirea ce se realizeaza la punctul 10 si prin testele de detaliu vor fi identificate contractele cu probleme.

Contracte pe termen lung

Analizati stadiul desfasurarii contractelor

Evaluarea corecta a contractelor si recunoasterea profitului, asa cum este definita in IAS 11. "Contracte de constructie", pot fi determinate doar daca stadiul de progres al contractelor este cunoscut.

Va aduce contractul in cele din urma un profit (chiar mic)? Daca exista dubii in legatura cu profitabilitatea contractului, costuri/e la sfarsitul anului in chestiune trebuie reduse la VNR si constituite provizioane pentru orice costuri viitoare de finalizare ce nu vor fi acoperite de venituri.

Probati cifra de afaceri a contractului cu documente justificative

Cifra de afaceri a unui contractor este rareori data de valoarea numerarului incasat in timpul anului (ajustata pentru soldurile debitoare de inchidere si de deschidere), ci este mai degraba data de valoarea muncii finalizate in mod satisfacator in timpul anului.

Pentru multe firme de constructii, aceasta poate fi suma rezultata din vanzari certificata de arhitect/ dirigintele de santier sau de ingineri. In care caz cifra de afaceri poate fi cu usurinta evaluata si reconciliata cu incasarile in numerar (ajustate pentru soldurile debitoare si garantiile de buna executie).

In multe situatii complexe, cifra de afaceri poate fi calculata din datele de baza ale activitatii desfasurate, in care caz veridicitatea acestor calcule trebuie probata. Preocuparea speciala a auditorului trebuie sa fie aceea de a verifica daca societatea nu a supraevaluat cifra de afaceri si in acest fel profitul.

Probati costurile efectuate cu documente justificative

Costurile materialelor si manoperei trebuie probate in detaliu. Costurile asociate contractului ce se auditeaza trebuie sa fie complete si valide.

Aceasta distinctie intre costurile la zi (costurile suferite) si costurile pentru finalizare este importanta atunci cand se iau in consideratie calculele pentru determinarea profitului atribuibil si, implicit, a cifrei de afaceri (vezi punctul 15 de mai sus).

Revizuirea alocarii cheltuielilor de regie

IAS II, "Contractele de constructii", stabileste ca toate costurile trebuie sa includa un procent din cheltuielile de regie.

Este foarte important ca acele costuri cu cheltuielile de regie sa fie aplicate contractelor intr-o maniera logica si consecventa. Adica totalitatea cheltuielilor de regie asociate contractelor de constructie trebuie .sa fie alocate contractelor in curs de desfasurare intr-un mod" echilibrat. Trebuie considerat volumul activitatilor desfasurate, deoarece un volum scazut poate insemna ca sunt alocate cheltuieli de regie excesive si astfel activele din activitatile in curs de desfasurare sunt supraevaluate, in timp ce costurile anului curent sunt subevaluate.

Creante

Sumele facturate se vor referi Ia munca executata atestata sau la date/stadii prestabilite ale contractelor in curs de desfasurare. Trebuie sa existe probe independente pentru a sustine solicitarea de plati.

Platile in cont sunt inregistrate drept creante in contul de debitori si drept datorii in contul de creditori, pana cand valoarea cifrei de afaceri obtinute este determinata, in care caz tot sau doar o parte din soldul creditor devine venit Daca sumele primite sau de primit sunt in exces fata de activitatea desfasurata, in contul de creditori trebuie sa ramana un sold de datorii si sa fie prezentat separat la capitolul " Creditori - sume scadente sub un an " ca "plati in cont".

Gradul de adecvare si tratamentul provizioanelor/preliminarilor

Asa cum s-a specificat in paragraful 14 de mai sus, se poate impune reducerea valorii productiei in cura de executie la valoarea neta realizabila. Costurile viitoare de finalizare ce nu vor fi corelate cu un venit in viitor trebuie de asemenea provizionate. Costurile ce nu vor fi corelate cu venitul prezent sau viitor trebuie trecute pe cheltuieli sau, acolo unde exista dubii, trebuie constituit un provizion cu o valoare

adecvata.

Este necesara o revizuire generala a costurilor de finalizare din contracte, consultand un expert daca este necesar, daca trebuie certificat gradul de adecvare a provizioanelor pentru fiecare contract. Daca se utilizeaza un expert, se face referire la standardul de audit 620, "Utilizarea unui expert".

Concluzie

Asigurati-va de citirea si intelegerea concluziilor si de faptul ca acestea sunt semnate ca proba ca s-a indeplinit angajamentul de audit.

Nu cititi doar concluziile si semnati. Studiati stocurile si contractele pe termen lung.

EXISTA STOCUL CU ADEVARAT, ESTE IN PROPRIETATEA SOCIETATII SI ARE VALOARE?

ANEXA: INSTRUCTIUNI PENTRU INVENTARIERE

Firma trebuie sa fie foarte atenta pentru a se asigura ca la inventariere participa un numar adecvat de persoane, care sunt la curent cu activitatile societatii si care cunosc situatia stocului pentru a fi in masura sa ia decizii corecte.

Clientul trebuie sa intocmeasca instructiuni scrise, iar acestea trebuie revizuite de client si de auditor inainte de inventariere.

Locul, data si durata inventarului trebuie convenite cu clientul si notate.

Aspecte ce trebuie considerate

Separarea indatoririlor

Acolo unde este posibil, persoanele care gestioneaza in mod normal stocul nu trebuie sa participe la inventariere.

Persoanele care efectueaza inventarierea

Cei ce efectueaza inventarierea trebuie sa fie instruiti in mod adecvat si sa fie independenti.

Zona in care se afla stocul

Stocurile trebuie sa fie aranjate in ordine, usor de identificat, iar stocurile uzate sau cele care au o circulatie

lenta trebuie identificate.

Stocurile de la "terti" trebuie identificate.

Numararea stocului

Acolo unde este posibil, cei ce realizeaza inventarierea trebuie sa lucreze cate doi.

Stocurile care sunt numarate trebuie marcate intr-un anumit mod pentru a impiedica numararea de doua ori.

Fisele de inventar

Acestea trebuie sa aiba un format standard, iar emiterea lor trebuie controlata in mod strict (de exemplu prin prenumararea si inregistrarea lor).

Fisele de inventar trebuie completate cu stiloul sau cu pixul.

Separarea exercitiilor

Trebuie sa existe proceduri adecvate de probare a separarii exercitiilor. In mod ideal, nu trebuie sa existe miscari ale stocului in timpul inventarierii, dar daca intra si ies produse din stoc, acestea trebuie identificate

in mod clar.

Activitatea auditorului

Se vor testa clementele numarate.

Se vor lua in considerare atat calitatea, cat si cantitatea.

Se va festa separarea exercitiilor

Se vor face comparatii cu inregistrarile contabile (acolo unde exista).

Se vor identifica discrepantele cat de repede posibil.

Se va efectua o revizuire analitica a nivelurilor stocului, a marjei brute etc. cat de repede posibil.