| CATEGORII DOCUMENTE |
Deschiderea aplicatiei Word sub Windows
Programul Word poate fi deschis prin efectuarea unor pasi care pot fi usor pusi in aplicare din meniul Start, din Windows: Start>Programs>Microsoft Word. Acelasi lucru se face prin mai multe posibilitati prin deschiderea meniului Start si executarea de clic pe New Office Document; in cazul in care la marginea din dreapta a ecranului de lucru este afisata o bara de comenzi rapide pentru Office care poarta denumirea generica de Office Shortcut Bar, executam clic pe New Office Document. In cazul in care una dintre aceste metode a fost aplicata pe ecran va aparea caseta de dialog New Office Document. Aici va trebui sa efectuam clic pe eticheta General, iar apoi dublu clic pe pictograma Blank Document.
Dupa ce am intrat in aplicatia Word putem observa un document gol care este pregatit pentru introducerea textului. In continuare voi prezenta citeva lucruri despre ecranul din Word si alcatuirea acestuia:
bara de titlu unde sunt afisate denumirea programului, numele
utilizatorului, si denumirea documentului curent. La capatul din dreapta al acestei bare exista butoanele pentru minimizare, restaurare precum si cel de inchidere a programului
butonul de minimizare, cu ajutorul acestuia putem ascunde
temporar documentul pentru a-l transforma intr-o pictograma pe bara de sarcini. Pentru a reveni in Word se executa clic pe butonul Microsoft Word de pe bara din partea inferioara a ecranului.
butonul de restaurare sau de maximizare foloseste pentru marirea
ferestrei programului Word pe intregul ecran sau pentru a o readuce la dimensiunile initiale
butonul close foloseste pentru a parasi programul Word
bara de derulare verticala este acea bara cu ajutorul careia ne
putem deplasa in cadrul documentului pe verticala
bara de stare unde Word afiseaza informatii despre document si
starea tastelor de blocare de pe tastatura
bara de derulare orizontala este acea bara cu ajutorul careia ne
putem deplasa in cadrul documentului pe orizontala
spatiul de lucru unde este afisat documentul propriu zis unde
putem introduce si prelucra textul
bara de formatare
bara standard
bara de meniuri unde sunt prezentate titlurile meniurilor care
permit accesul la comenzile meniurilor din Word
In Word pentru a comunica programului actiunile ce dorim sa fie executate trebuiesc date comenzi. Majoritatea comenzilor din Word pot fi emise fie folosind meniurile, fie barele de instrumente.
Pentru a selecta o comanda din meniuri:
trebuie deschis un meniu executind clic pe titlul lui de pe bara cu meniuri. Putem deschide un nou meniu si apasind simultan tastele ALT si tasta corespunzatoare literei subliniate din titlul meniului. Un exemplu simplu ar fi ALT+F care deschide meniul File
dupa deschiderea meniului, executam clic pe comanda dorita, sau apasam litera subliniata din numele comenzii
In cazul in care ne razgindim in executarea unei comenzi din meniu se
apasa tasta ESC de doua ori sau se executa clic undeva in afara meniului pentru a-l inchide, fara sa facem nici un fel de selectie.
Partile componente ale unui meniu sunt:
butonul, in cazul in care comanda din meniu are un buton care este
corespondent pe bara cu instrumente, acesta este afisat in dreptul comenzii respective din meniu
elipsa arata ca respectiva comanda duce la o caseta de dialog
sageata de subdomeniu arata ca respectiva comanda duce la un alt
meniu care poarta denumirea de submeniu
tasta de comanda rapida indica tastele pe care le putem folosi
pentru a selecta comanda din meniu cu ajutorul tastaturii.
In acelasi timp se pot folosi tastele de comenzi rapide pentru a selecta anumite comenzi fara sa folosim meniurile. Tastele de comenzi rapide sunt afisate in meniu in dreptul comenzii corespunzatoare. Un exemplu ar fi CTRL+O care este comanda prescurtata a Open, un alt exemplu ar mai fi CTRL+C care este echivalentul tastei Copy sau CTRL+V care este cel pentru Paste. Astfel se obtin aceleasi comezi fara apasarea butonului Open, Copy, Paste etc.
In cazul in care dorim sa folosim barele cu instrumente, executam clic cu mouse-ul pe butonul dorit. Acestea au simboluri care ajuta utilizatorul la o indentificare mai usoara a functiei fiecaruia. In cazul in care utilizatorul uita ce reprezinta un buton trebuie doar sa plaseze mouse-ul pe unul dintre simboluri si sa-l mentina deasupra acestuia timp de citeva secunde fara a executa clic. Word va afisa o caseta de tipul Screen Tip in dreptul butonului indicind functia acestuia.
Multe dintre comezile programului Word au ca rezultat deschiderea unei casete de dialog. Word foloseste casetele de dialog pentru a obtine informatii suplimentare necesare pentru executarea unei comenzi. Fiecare caseta de dialog este diferita, dar ele folosesc aceleasi elemente de baza.
Intr-o caseta de dialog prin apasarea tastei TAB ne putem deplasa de la un element la altul, iar pentru a ne muta inapoi apasam tasta Shift+Tab. Pentru a-l selecta, executam clic pe un element, sau putem apasa tasta ALT plus litera subliniata. In cazul in care nu dorim sa executam nimic din caseta de dialog apasam tasta Enter sau executam clic pe butonul Ok pentru a accepta datele introduse si a executa comanda. Prin executarea de clic pe butonul Cancel sau prin apasarea tastei Esc se paraseste caseta de dialog fara a executa nici o comanda.
Aplicatia Word afiseaza o liniuta care clipeste in spatiul de lucru, acesta reprezinta cursorul sau mai bine spus punctul de inserare care indica locul in care va fi introdus textul in document si in locul in care vor fi executate anumite operatiuni de editare. Pentru a putea introduce un text se foloseste tastatura. La sfirsitul rindului nu trebuie apasata tasta Enter - Word va imparti in mod automat textul pe rinduri, atunci cind acesta ajunge la marginea din dreapta. Nu vom apasa pe tasta Enter decit in cazul in care dorim inceperea unui nou paragraf.
In cazul in care facem greseli de scriere acestea pot fi corectate prin apasarea tastei Backspace pentru caracterele care se afla in stinga cursorului si prin apasarea tastei Del pentru caracterele care se afla in dreapta cursorului. De asemenea putem misca cursorul pentru a adauga si edita texte in diferite locuri din document. In acest mod pentru a deplasa cursorul in orice loc vizibil executam un clic in locul respectiv; pentru a deplasa cursorul un caracter la dreapta sau la stinga apasam tasta corespunzatoare cu sageata spre dreapta sau spre stinga; pentru a deplasa un rind in sus sau in jos apasam cu sageata in sus sau in jos; pentru a-l misca la inceputul sau la sfirsitul unui rind se apasa tastele Home sau End; iar pentru a-l deplasa la sfirsitul documentului se apasa tastele Ctrl si Home sau End.
Pentru a iesi din programul Word avem mai multe posibilitati de inchidere a acestuia, chiar daca toate acestea au acelasi rezultat:
se executa clic pe File si Exit
se apasa tastele Alt+F4
se executa clic pe butonul Close( x-ul din dreapta sus a programului) chiar pe bara de titlu.
In cazul in care salvam pentru prima data un document Word ne va
cere sa il salvam inainte de a iesi din program.
Crearea unui nou document
Pentru ca lucrul cu Word sa fie eficient trebuie stiut ca orice document creat cu ajutorul acestei aplicatii se bazeaza pe un sablon sau template. Asa cum arata si denumirea sablonul este un model de document.
Unele sabloane nu contin text si ca atare vom avea la dispozitie un document gol cu citeva elemente generale de formatare, in care utilizatorul poate introduce documentul, textul pe care il doreste. Alte sabloane contin text si/sau elemente detaliate de formatare. Un exemplu ar fi daca scriem mai multe scrisori de afaceri putem folosi un sablon care contine data, adresa si formula de incheiere. Atunci cind este creat un nou document pe baza aceluiasi sablon toate elementele vor fi introduse in mod automat in document - tot ce trebuie facut este sa introducem celelalte parti ale documentului care se bazeaza pe documentul respectiv si vor avea un aspect asemanator cum ar fi acelasi font si aceleasi margini.
Word contine o multitudine de sabloane care sunt predefinite pe care le putem folosi direct. Aceste sabloane acopera o paleta larga de tipuri de document cum ar fi formulare de fax, note informative, scrisori de afaceri, sau pagini Web. Putem crea propriile noastre sabloane.
Cele mai multe din documentele create se vor baza pe
sablonul
Pentru a putea incepe un document nou pornind de la alt sablon care contine unele elemente putem efectua pasii urmatori:
executam clic pe File, New iar pe ecran va aparea caseta de dialog New
etichetele din partea de sus a casetei de dialog contin liste cu diferite categorii de sabloane. Dupa ce executam clic pe eticheta corespunzatoare categoriei in care se incadreaza documentul pe care dorim sa-l cream.
Executam clic pe pictorgrama care corespunde sablonului dorit. Daca exista si o imagine a sablonului aceasta va aparea in caseta Preview
Executam clic pe Ok iar Word va crea documentul si-l va afisa pe ecran pregatit pentru a fi editat
Atunci cind cream un document pe baza unui sablon, textul si modul
de formatare a sablonului vor fi incluse in noul document. Textul care provine dintr-un sablon nu are nici o caracteristica deosebita si il putem edita ca pe orice sablon propriu zis.
Unele sabloane contin un text care are rol de marcaj de rezervare, pe care trebuie sa il inlocuim. Un exemplu ar fi sabloanele pentru curriculum vitae care contin un nume si o biografie fictiva care trebuie bineinteles stearsa si trecuta cea corecta cu datele personale. Acest document contine indicatii care sunt de genul Click here and type your name.
Anumite sabloane care se gasesc in editorul Word sunt mai speciale iar acestea se numesc vrajitori. In timp ce sabloanele standard sunt o combinatie statica de text si elemente de formatare, un vrajitor este un instrument activ care poate pune intrebari despre documentul respectiv pe care dorim sa-l cream, iar apoi acesta foloseste raspunsurile pentru a crea noul document. Atunci cind utilizatorul doreste crearea unui nou document putem identifica un vrajitor in caseta de dialog New pe baza titlului sau si a pictogramei.
Fiecare dintre vrajitori este unic desi se respecta acelasi sistem general, iar utilizarea lor presupune parcurgerea unor pasi, la fiecare pas I se cer utilizatorului informatii despre documentul pe care dorim sa-l cream. In continuare voi prezenta compoente ale casetei de dialog care intra in componenta unui vrajotor:
bara de titlu care indica numele vrajotorului afisat pe ecran
diagrama structurala care reprezinta grafic pasii din sablon, pasul curent fiind evidentiat. Putem sari la oricare dintre pasi doar efectind clic pe acesta
zona de informatii unde I se solicita utilizatorului informatii in legatura cu documentul
butonul Cancel care anuleaza sablonul fara sa creeze un nou document
butonul Back care executa salt la pasul anterior
butonul Next care executa salt la pasul urmator din sablon
butonul Finish care inchide sablonul si creaza noul document pe baza informatiilor introduse deja
butonul Help care prin executarea unui clic pe acesta se pot obtine informatii cu privire la vrajitor
Pentru a crea un nou document prin folosirea unui vrajitor vom executa urmatorii pasi:
executam clic pe File, New pentru a deschide caseta de dialog New
executam clic pe eticheta corespunzatoare categoriei care cuprinde
documentul pe care dorim sa-l cream
executam clic pe pictograma vrajitorului pe care dorim sa-l folosim
si apasam Ok
in caseta de dialog a vrajitorului inroducem informatiile necesare
pentru Word, in functie de modul in care dorim sa fie creat documentul apoi executam Next
repetam pasul anterior pentru toti pasii cuprinsi in vrajitor. In cazul
in care este nevoie executam clic pe Back o data sau de mai multe ori, pentru a reveni la un pas anterior si a modifica informatiile introduse
la ultimul pas se executa clic pe Finish pentru a parasi vrajitorul si a crea noul document.
Introducerea textului
Atunci cind incepem un nou document in Word pornind de la
sablonul
o liniuta verticala care clipeste, aceasta reprezentind cursorul sau punctul de inserare, care indica locul din document in care va aparea textul introdus de la tastatura si unde vor fi efectuate anumite operatii de editare
o linie orizontala care marcheaza sfirsitul documentului
Intr-un nou document gol, cele doua indicatoare ocupa aceeasi pozitie.
Pentru a introduce un text, nu trebuie decit scris folosind tastatura. Pe masura ce scriem pe ecran va aparea textul introdus, iar punctul de inserare asa cum era de asteptat se deplaseaza spre dreapta. Daca linia de text ajunge la marginea din dreapta a ecranului, este inceput automat un nou rind, aceasta operatiune se numeste alinierea automata a cuvintelor. Nu se va apasa tasta Enter pentru a trece la un nou rind, aeasta efectuindu-se automat ci se va apasa doar in cazul in care dorim inceperea unui nou paragraf. Daca introducem mai multe rinduri decit incap pe ecran Word deruleaza in sus textul introdus anterior, pentru a mentine cursorul in zona vizibila.
Conceptul de paragraf este deosebit de important in Word deoarece anumite tipuri de formatare pot fi aplicate paragrafelor individuale. In Word incheiem si incepem un nou paragraf asa cum am mai mentionat prin apasarea tastei Enter. Word insereaza un nou rind si plaseaza cursorul la inceputul acestuia.
Pe ecran, rezultatul poate fi asemanator ca in cazul inceperii unui nou rind in urma alinierii automate a cuvintelor, dar deosebirea consta in faptul ca Word insereaza un marcaj de paragraf. Aceste marcaje sunt invizibile, in mod normal dar le putem vizualiza executind clic pe Show/Hidep de pe bara cu instrumente standard. Bineinteles ca in cazul in care executam clic pe acelasi buton marcajele de paragraf vor fi ascunse. Acest instrument este foarte folositor in cazul in care vrem sa stim exact de unde incepe si unde se termina un paragraf din documentul pe care il cream.
In cazul in care dorim unirea a doua paragrafe in unul singur, efectuam pasii urmatori:
deplasam cursorul la inceputul de rind al celui de-al doilea paragraf
apasam tasta Backspace pentru a sterge marcajul de paragraf
Pe masura ce lucrul in Word avanseaza, adesea trebuie sa deplasam
curosorul pentru a vedea sau a lucra in alte zone ale textului. In majoritatea cazurilor, vom folosi tastatura in modul urmator: pentru a deplasa un caracter la stinga sau la dreapta se folosesc sagetile stinga sau dreapta, pentru a deplasa un cuvint la stinga sau la dreapta se apasa Ctrl+sageata stinga sau Ctrl+sageata dreapta, pentru a deplasa un rind in sus sau in jos se apasa sagetile sus sau jos; pentru a deplasa un paragraf in sus sau in jos se apasa Ctrl+sageata sus sau Ctrl+sageata jos; pentru a ne deplasa la inceputul sau la sfirsitul unui rind se apasa tastele Home sau End; pentru a ne deplasa inapoi sau inainte cu un ecran se folosesc tastele Page Up sau Page Down; pentru a ne deplasa in extrema de sus sau cea de jos a ecranului se folosesc tastele Ctrl+Page Up sau Ctrl+Page Down iar pentru a ne deplasa la inceputul sau la sfirsitul documentului se folosesc tastele Ctrl+Home sau Ctrl+End.
De asemenea pentru a derula cu ajutorul mouse-ului un rind in sus sau in jos executam clic pe sageata in sus sau in jos de pe bara de derulare verticala. Pentru a deplasa un ecran in sus sau in jos se executa clic pe bara de derulare verticala intre caseta de derulare si sageata in sus sau in jos.
Pentru a deplasa un numar arbitrar de rinduri in sus sau in jos tragem caseta de derulare cu ajutorul mouse-ului in sus sau in jos; iar pentru a derula o pagina in sus sau in jos se executa clic pe butonul preview page sau next page de pe bara de derulare verticala.
Numeroase operatii care vor fi efectuate in Word presupun mai intii selectarea textului pe care dorim sa-l modificam. Un exemplu ar fi pentru sublinierea unei propozitii trebuie intii selectate si apoi se executa clic pe butonul Underline. Un text se poate selecta fie cu mouse-ul, fie cu tastatura. In cazul in care se foloseste mouse-ul, putem apela la bara de selectare, care este o coloana fara marcaj care se afla la marginea din stinga a documentului. Cind indicatorul mouse-ului se muta din document pe bara de selectare, aceasta ia forma unei sageti care este orientata oblic in sus si spre dreapta.
Diferite metode prin care se poate face o selectie de text:
pentru a selecta mai multe cuvinte plasam indicatorul mouse-ului la inceput de text, tinem apasat butonul din stinga si tragem banda de slelectare peste text
pentru a selecta un cuvint executam dublu clic pe cuvint
pentru a selecta o propozitie se apasa tasta Ctrl si se executa clic pe propozitie
pentru a selecta un rind executam clic pe bara de selectare din dreptul rindului
pentru a selecta mai multe rinduri tragem bara de selectare prin dreptul rindurilor
pentru a selecta un paragraf executam dublu clic pe bara de selectare in dreptul paragrafului
pentru a selecta intregul document tinem apasata tasta Ctrl si executam clic pe in orice loc de pe bara de selectare sau apasam Ctrl+A
pentru a selecta oricite pagini se plaseaza punctul de inserare la inceputul textului, tinem apasata tasta Shift si deplasam punctul de inserare la sfirsitul textului de selectat
Pentru a anula o selectie se executa clic undeva pe ecran, sau folosim
tastatura pentru a deplasa punctul de inserare. De asemenea putem selecta un cuvint prin executarea unui dublu clic pe acesta. Tinind apasata tasta Ctrl si executarea unui dublu clic pentru a selecta o propozitie.
Cind selectam un text prin deplasarea mouse-ului, programul selecteaza automat cuvinte intregi. In cazul in care dorim sa selectam anumite parti dintr-un cuvint putem dezactiva sau reactiva aceasta optiune astfel:
se executa clic pe Tools, Options pentru a deschi caseta de dialog
se executa clic pe Edit
clic pe caseta de validare pentru When Selecting, Automatically Select Entire Word
clic pe Ok
De asemenea putem sterge zone mai mari de text si muta sau copia
text dintr-un loc in altul, in cadrul unui document. Pentru a sterge un bloc de text, intii se va selecta acesta apoi se apasa tasta Backspace sau tasta Delete. Pentru a-l sterge si a-l inlocui cu alt text se introduce direct noul text.
Pentru a muta sau copia un text, se selecteaza acesta apoi se efectueaza mai multi pasi: se executa clic pe Edit, Copy sau pe butonul Copy de pe bara cu instrumente sau prin apasarea butoanelor Ctrl+C; in cazul in care dorim mutarea textului se executa clic pe Edit, Cut sau pe butonul Cut de pe bara cu instrumente sau prin apasarea tastelor Ctrl+X; se muta cursorul in zona in care trebuie mutat sau copiat textul; se executa clic pe Edit, Paste sau se apasa pe butonul din bara de instrumente sau pe combinatia de taste Ctrl+V.
De asemenea se poate folosi si mouse-ul pentru a muta sau copia un text. Aceasta metoda se numeste trage si plaseaza este una dintre cele mai comode in cazul unui text de dimensiuni reduse si atunci cind pozitia de la si pozitia in sunt vizibile pe ecran. In primul rind se selecteaza textul, se plaseaza indicatorul mouse-ului pe text care se va transforma din bara in sageata. Pentru a copia textul se tine apasata tasta Ctrl. Pentru a muta textul nu se mai apasa pe nici o tasta. Aceasta se trage efectiv in noua pozitie, pe masura ce tragem va apare o linie verticala punctata care indica noua pozitie a textului. Eliberarea butonului mouse-ului se face imediat dupa aceasta iar daca se efectueaza o copiere se apasa tasta Ctrl.
In cazul in care s-a efectuat vreo greseala in timpul folosirii editarii sau modificarii textului aceasta se poate repara prin folosirea butonului Undo sau combinatia de taste Ctrl+Z.
Salvarea unui document nou
Odata cu crearea unui nou document in Word, acesta este salvat temporar, in memoria calculatorului, sub forma de Documentn unde n este un numar care creste cu 1 odata cu fiecare document nedenumit. Word nu tine minte documentul decit pina inchidem programul sau calculatorul. Pentru a salva un document, in asa fel incit il putem redeschide ulterior trebuie sa ii atribuim o denumire si sa-l salvam pe disc. In continuare voi prezenta citiva dintre pasii care trebui sa stea la baza salvarii unui document:
clic pe File, Save sau pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea caseta de dialog Save As
in caseta de text File Name se va scrie numele pe care trebuie sa-l atribuim fisierului cu documentul respectiv. Acest nume poate avea pina la 255 de caractere si este de recomandat sa fie ales un nume sugestiv care poate fi retinuta cu usurinta analogia
daca dorim sa salvam documentul in alt dosar sau pe alta unitate de disc trebuie executat clic pe sageata orientata in jos Save In unde selectam un alt dosar si/sau o alta unitate de disc
executam clic pe Save. Documentul va fi salvat pe disc, iar denumirea pe care I-am atribuit-o acestuia va aparea pe bara de titlu.
Dupa ce documentul a fost salvat, acesta trebuie salvat periodic pe
masura ce se inainteaza cu lucrul, pentru a minimiza riscul pierderii datelor in cazul unei intreruperi a alimentarii cu energie sau a unei alte probleme de sistem. Dupa ce documentul a fost denumit, putem foarte simplu sa salvam versiunea curenta prin apasarea File, Save sau prin executarea de clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard sau prin apasarea tastelor Ctrl+S.
Word va salva automat documentul cu denumirea curenta, fara sa mai fie deschisa vreo caseta de dialog.
Dupa ce un document a fost denumit putem dupa caz sa pastram vechea versiune a documentului intr-un mod usor, simplu si elegant prin schimbarea denumirii. Pentru a schimba denumirea unui document se efectueaza urmatorii pasi:
clic pe File, Save As. Pe ecran apare caseta de dialog Save As, care prezinta denumirea curenta a documentului in caseta de text File Name
in caseta File Name se schimba denumirea fisierului introducindu-se noua denumire
optional se selecteaza un alt dosar in caseta cu lista Save In pentru a salva documentul in alt dosar
se executa clic pe Save, iar Word va salva documentul sub noua sa denumire.
De asemenea se poate schimba formatul in care a fost salvat fisierul,
selectind un alt format din lista derulanta Save As Type. Acest lucru se face in cazul in care fisierul trebuie dat cuiva care lucreaza cu o alta versiune a aplicatiei Word sau alt program de procesare de texte.
Orice document Word are un set de caracteristici care ofera informatii despre acesta. Anumite caracteristici contin informatii de sinteza care sunt introduse de catre utilizator, in timp ce altele sunt informatii generate in mod automat de Word. Pentru ca aceste informatii sa fie vizualizate, sau pentru a se putea introduce alte noi se fac urmatorii pasi:
clic pe File Proprieties pentru a deschide caseta de dialog Proprieties
clic pe eticheta Summary pentru a vedea optiunile
se introduce sau se modifica informatiile de sinteza dorite. Dintre caracteristicile pentru aceste informatii folosite in mod frecvent mentionez:
o Title unde se introduce titlul documentului care nu este similar cu denumirea fisierului care cuprinde documentul respectiv
o Subject unde se scrie o propozitie de unde sa rezulte subiectul documentului
o Author unde Word introduce automat numele de utilizator pe care l-am furnizat programului la instalarea acestuia, daca este cazul acesta poate fi schimbat
o Manager unde se introduce numele administratorului daca este cazul
o Company unde se introduce numele companiei unde se lucreaza. Acesta poate fi introdus si automat pe baza datelor furnizate la instalarea Windows
o Category unde se introduce un nume sau o propozitie care sa descrie tipul documentului
o Keywords unde se introduc unul sau mai multe cuvinte sugestive care descriu continutul documentului
o Comments unde se introduc informatii suplimentare care dorim sa fie salvate odata cu documentul.
se face clic pe Ok pentru a salva caracteristicile documentului impreuna cu documentul propriu zis.
Aplicatia Word genereaza automat date statistice utile pentru fiecare
document, cum ar fi cel de numarul de cuvinte continute, data sau ora crearii documentului. Pentru a obtine diverse date statistice referitoare la un anumit document se selecteaza comanda File, Proprieties si se executa clic pe eticheta Statistics.
Pentru a numara rapid cuvintele dintr-un document se executa clic pe Tools, Word Count.
Deschiderea unui document din Word sub Windows poate fi facuta oricind in timpul lucrului. Se pot deschide documente care au fost create cu alte procesoare de text cum ar fi Word Perfect.
Pentru a deschide un fisier deja existent se executa File, Open sau se executa clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Open care are in componenta mai multe elemente printre care: lista derulanta, butonul up one level, butonul preview, caseta preview, lista derulanta files of type, caseta de text file name, lista fisierelor.
Lista fisierelor prezinta toate documentele si dosarele Word care sunt cuprinse in dosarul curent. Fiecare document este reprezentat printr-o mica pictograma a unei pagini, care apare in dreptul denumirii lui; dosarele au in dreptul lor o pictograma ce reprezinta un dosar. Caseta cu lista Look In prezinta denumirea dosarului curent. In fereastra de dialog Open se pot face urmatoarele operatiuni:
pentru a deschide un fisier, se excuta clic pe denumirea lui din lista fisierelor sau ii scriem numele in caseta cu lista File Name; apoi apasam tasta Enter sau executam clic pe butonul Open, sau putem executa clic dublu pe numele fisierului
pentru a vizualiza continutul unui fisier fara sa-l deschidem se executa clic pe denumirea acestuia si apoi pe butonul Preview. Se executa din nou clic pe butonul Preview pentru a dezactiva afisarea imaginii
pentru a vedea si alte fisiere in afara documentelor Word se executa clic pe sageata de derulare Files of Type si se selecteaza tipul dorit de documente
pentru a trece in dosarul superior se executa clic pe butonul Up one Level
pentru a trece pe un nivel inferior in alt dosar, se executa dublu clic pe denumirea dosarului respectiv in lista fisierelor
pentru a intra in alt dosar, se executa clic pe sageata de derulare Look in si se selecteaza dosarul dorit
Pentru a deschide rapid un document la care am lucrat recent putem
folosi optiunea Recently Used File List in locul casetei de dialog Open. Pentru a vedea aceasta lista deschidem meniul File iar lista va fi afisara la sfirsitul meniului, imediat peste comanda Exit. Pentru a deschide un fisier din lista se apasa tasta cu numarul corespunzator sau se executa clic pe denumirea fisierului folosind mouse-ul. Aceasta lista afiseaza fisierele document pe care le-am salvat cel mai recent. Daca tocmai a fost instalata aplicatia Word desigur ca nu va fi afisat nici un fisier.
Se poate controla modul in care apar mai multe fisiere in lista
fisierelor utilizate recent si se poate controla chiar si aparitia listei. Se executa clic pe Tools, Options pentru a deschide caseta de dialog Options. Se face clic pe eticheta General daca este cazul, clic pe caseta de validare Recently Used File List pentru a activa sau dezactiva aceasta optiune care determina afisarea listei. Pentru a schimba numarul de fisiere afisate in lista se introduce un numar in caseta de text Entries sau se executa clic pe sageti pentru a schimba intrarea existenta. Se executa clic pe Ok atunci cind sunt terminate toate operatiunile.
De asemenea se poate deschide un fisier care contine un document din
Explorer sau My Computer prin simplul dublu clic pe pictograma documentului.
Cautarea unui text
Word poate efectua o cautare in intreg documentul pentru a localiza un anumit text. In configuratia prestabilita, Word cauta in intregul document; daca selectam un pasaj de text, cautarea nu va fi efectuata decit in textul selectat.
Pentru a cauta un anumit text, selectam un bloc de text, doar daca este cazul si vom efectua urmatorii pasi:
clic pe Edit, Find sau combinatia de taste Ctrl+F iar pe ecran va aparea caseta de dialog Find
in caseta de text Find What se va scrie textul pe care dorim sa-l gasim. Textul pe care il introducem se va numi sablon de cautare
clic pe Find Next. Word va cauta in document un text care corespunde sablonului de cautare. In cazul in care gaseste acest text il selecteaza in document si se opreste, caseta de dialog Find raminind pe ecran
se executa clic pe Find Next pentru a continua cautarea dupa alte aparitii ale sablonului de cautare in document, sau se apasa tasta Esc pentru a inchide caseta de dialog si a reveni in document. Textul gasit va ramine selectat.
Atunci cind operatia de cautare a fost efectuata in intregul document,
va fi afisat un mesaj. Acesta ne informeaza ca sablonul de cautare nu a putut fi gasit in text, sau ca operatia de cautare a fost terminata.
Atunci cind deschidem caseta de dialog Find, sablonul de cautare anterior, in cazul in care a mai existat unul, va fi afisat in continuare in caseta de text Find What. In acest fel este mult mai usor sa repetam o cautare anterioara.
Operatia de cautare localizeaza in configuratia prestabilita, sablonul de cautare specificat de catre utilizator, fara sa ia in considerare daca literele sunt scrise cu majuscula sau minuscula, ori daca este vorba de un cuvint intreg sau numai o parte a unui cuvint.
Putem alege mai multe optiuni:
Match Case care impune gasirea unei identitati numai cu litera mare sau cu litera mica. Prin selectarea acestei optiuni atunci cind cautam cuvintul:"The" nu vom obtine ca rezultat decit "The" nu si "the" sau "THE"
Find Whole Words Only, in acest caz nu vor fi gasite decit cuvinte intregi
Use Wildcards permite utilizarea caracterelor de inlocuire ? si * in sablonul de cautare. Caracterul de cautare * substituie orice cuvint cu 0 sau mai multe caractere necunoscute; caracterul de inlocuire ? substituie orice caracter individual necunoscut
Sounds Like pentru gasirea cuvintelor care se pronunta similar cu sablonul
Find All Word Forms localizeaza toate formele care fac parte din paradigna sablonului de cautare
Pentru a controla nivelul cautarii, se executa clic pe sageata de
derulare Search si se selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:
All pentru a cauta in intregul document
Down pentru cautarea incepind de la cursor pina la sfirsitul documentului
Up pentru cautarea de la cursor pina la inceputul documentului.
Dupa ce se configureaza optiunile avansate de cautare, este
recomandat sa executam clic pe butonul Less pentru a micsora dimensiunea casetei de dialog Find and Replace, inainte de a incepe cautarea. In acest fel caseta de dialog va ocupa mai putin spatiu si nu va mai fi nevoie sa tragem deoparte caseta de dialog pentru a vedea textul gasit.
Comanda Replace din Word permite cautarea unui anumit text si inlocuirea acestuia cu altul. Aceasta operatie poate fi utila daca de exemplu am scris gresit acelasi cuvint de mai multe ori in acelasi document. Pentru a inlocui textul se vor efectua urmatorii pasi:
clic pe Edit, Replace sau se apasa combinatia de taste Ctrl+H iar pe ecran va aparea caseta de dialog Replace
in casteta de text Find What, se introduce textul pe care dorim sa-l inlocuim
in caseta de text Replace With se introduce textul de inlocuire
optional se executa clic pe More si se specifica optiunile de cautare conform explicatiilor din sectiunea anterioara
clic pe Find Next pentru a localiza si selecta prima aparitie a textului cautat
pentru fiecare aparitie pe care programul o gaseste se raspunde folosind butoanele:
o clic pe Replace pentru a inlocui textul selectat in document si pentru a localiza urmatoarea aparitie
o clic pe Find Next pentru a lasa nemodificat textul gasit in document si pentru a localiza urmatoarea aparitie
o clic pe Replace All pentru a inlocui toate aparitiile textului cautat in intregul document
Optiuni de afisare pe ecran
Word ofera mai multe modalitati de afisare a documentului. Fiecare este conceputa pentru a usura executarea anumitor operatii de editare. Modurile de afisare disponibile sunt:
normal - care este ideal pentru operatiile generale de editare
page layout - care este ideal pentru lucrul cu diferitele formatari si formate de pagina
online layout - care este optimizat pentru afisarea pe ecran
outline - care este conceput pentru lucrul cu structuri
master document care este conceput pentru lucrul cu documente de marime considerabila din mai multe parti
Modul de afisare care este folosit de catre utilizator nu are nici o
influenta asupra continutului documentului sau asupra modului in care acesta va arata dupa tiparire. El nu afecteaza decit modul in care este afisat documentul pe ecran.
Modul
de afisare
operatiilor de editare, acesta fiind modul de afisare prestabilit de Word; utilizatorul il poate folosi probabil cel mai des. Toate tipurile de formatari speciale sunt vizibile pe ecran, inclusiv diferitele dimensiuni ale fonturilor, scrierea cursiva, aldinele si alte elemente de formatare. Modul de afisare pe ecran a documentului este in principiu identic cu modul in care va aparea documentul la tiparire. Word nu afiseaza insa anumite aspecte ale machetei paginii, ceea ce ajuta in operatiile de editare. Pentru a selecta modul de afisare Normal se executa clic pe View, Normal sau pe Normal View, care se afla la capatul din stinga al barei de derulare orizontala.
Modul de afisare Page Layout are ca rezultat afisarea documentului exact cum va aparea la tiparire. Anteturile, subsolurile si toate celelalte detalii legate de asezarea in pagina sunt vizibile pe ecran. In modul de afisare Page Layout putem face operatii de editare, el este ideal pentru lucrul la detaliile legate de asezarea in pagina.
Modul de afisare Online Layout este optim pentru citirea si editarea pe ecran a unui document. Lizibilitatea este sporita prin utilizarea unor fonturi mai mari, prin afisarea unor rinduri mai scurte de text, prin ascunderea antetelor, subsolurilor si a elementelor similare, ca si prezentarea machetei paginii in functie de ecran, nu ca pagina tiparita. De asemenea in partea stinga a ecarnului este prezenta o "harta" a documentului. Aspectul imaginii de pe eran nu corespunde aspectului final, tiparit. Modul de afisare Online Layout este ideal pentru editarea textului documentului, dar nu este recomandat atunci cind se lucreaza la macheta paginii sau la imagini.
Atunci cind ne aflam in modul de afisare Online Layout, bara de derulare verticala si butoanele View ale acesteia sunt ascunse. Trebuie folosita in acest caz comenzile din meniul View pentru a intra in alt mod de afisare.
Modul de afisare Outline View se foloseste indeosebi pentru crearea de structuri. In acest mod se poate opta pentru a se putea vedea numai anteturile documentului, ascunzind textul din pagina. Se poate deplasa inainte sau inapoi sau sa mutam textul din anteturi impreuna cu textul din pagina, in alt loc.
Modul de afisare Draft Font este o optiune de afisare pe
care utilizatorul o poate folosi atit in modul
Pentru a activa sau dezactiva modul de afisare Draft Font se efectueaza urmatorii pasi:
clic pe Tools, Options pentru a deschide caseta de dialog Options
daca este cazul se executa clic pe eticheta View pentru a afisa optiunile View
se face clic pe validare Draft Font pentru a o activa sau dezactiva
se face clic pe Ok.
Modul de afisare Full Screen sau pe intregul ecran pune la dispozitie
intreaga suprafata a
ecranului pentru afisarea continutului documentului. In modul de afisare Full
Screen, bara de titlu, bara de meniuri, barele cu instrumente, bara de stare si
toate celelalte elemente sunt ascunse iar documentul ocupa intregul ecran. Se
poate folosi modul de afisare Full Screen impreuna cu alte moduri de afisare
Pentru a activa modul de afisare Full Screen se face clic pe View, Full Screen, iar pentru a dezactiva se selecteaza din nou View, Full Screen sau se executa clic pe caseta Close Full Screen care va apare in coltul din dreapta a ecranului.
Comanda Zoom permite controlul de catre utilizator a dimensiunii documentului afisat pe ecran. Acesta se poate mari pentru a se putea citi cu mai multa usurinta caracterele mici si se poate micsora pentru a avea o imagine de ansamblu a documentului. In continuare voi prezenta citeva dintre optiunile disponibile din caseta de dialog Zoom. Pe masura ce se fac selectarile in caseta Preview se poate vedea ce rezultat are optiunea aleasa asupra modului de afisare:
selectam 200%, 100% sau 75% pentru a obtine gradul respectiv de marire. 200% este dublul dimensiunii normale, iar 75% reprezinta trei sferturi din marimea normala documentului
se introduce un procentaj de marire propriu intre 10 si 200%, in caseta de text percent
se selecteaza Page Width pentru a mari pagina cit sa acopere cu latimea intregul ecran
se selecteaza Whole Page pentru ca pe ecran sa fie afisata intreaga pagina
se selectaeaza Many Pages pentru a vedea doua sau mai multe pagini simultan. Se executa clic pe Monitor de sub optiunea Many Pages, apoi se foloseste mouse-ul pentru a stabili numarul de pagini care trebuie afisate
Harta documentului este un panou separat in care sunt afisate titlurile
documentului. Nu se pot face operatii de editare in harta documentului, insa se poate folosi pentru a ne deplasa rapid prin document. Harta documentului este afisata in mod automat atunci cind se alege modul de afisare Online Layout.
Word permite sa impartim spatiul de lucru, pe verticala in doua panouri, astfel incit sa se poata vedea concomitent diferitele parti ale aceluiasi document. Fiecare panou deruleaza docuemtul independent si are propriile sale bare de derulare. Pentru a imparti ecranul se executa urmatoarele operatiuni:
clic pe Window, Split sau se apasa combinatia de taste Ctrl+Alt+S in acest mod Word va afisa o linie orizontala de divizare pe la mijlocul suprafetei de lucru
pentru a realiza doua panouri cu dimensiuni egale se executa clic pe butonul din stinga al mouse-ului sau se apasa Enter. Pentru a obtine panouri cu dimensiuni diferite, se deplaseaza mouse-ul pina cind linia de divizare ajunge in pozitia dorita, apoi se executa clic pe tasta Enter
Pentru a elimina bara de divizare si pentru a se reveni la modul initial de afisare normal se trege in partea superioara sau inferioara a suprafetei de lucur sau se selecteaza Windows, Remove Split.
Tiparirea, transmiterea prin e-mail si prin fax a unui document.
Operatia de tiparire in conditiile configuratiei prestabilite este foarte simpla si presupune tiparirea unui singur exemplar din intregul unui document la imprimanta prestabilita de Windows.
Folosind optiunile din caseta de dialog Prin putem tipari un document in mai multe exemplare si se poate indica o colationare a copiilor. Pentru a face una din aceste operatii se efectueaza pasii urmatori:
clic pe File, Print sau pe butonul Print de pe bara cu instrumente standard. Pe ecan va aparea caseta de dialog Print.
In caseta Number of Copies se introduce numarul dorit de exemplare, sau se executa clic sagetile de incrementare pentru a selecta valoarea dorita
Se executa clic pe caseta de validare Collate pentru a aciva sau dezactiva aceasta facilitate
Se executa clic pe Ok.
Cel mai frecvent utilizatorul va tipari documentul in intregime. Se poate insa tipari si numai o parte din document, adica un singur rind, sau mai multe pagini. Pentru a tipari un fragment dintr-un document se efectueaza urmatorii pasi:
se selecteaza textul iar pentru a tipari o singura pagina se executa clic pe acea pagina, se plaseaza cursorul pe pagina respectiva
se executa clic pe File, Print sau pe butonul Print de pe bara de instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Print
in sectiunea
o Selection pentru a tipari textul selectat
o Current page pentru a tipari pagina in care se afla cursorul
o Pages pentru a tipari paginile specificate apoi se introduc numerele paginilor in caseta de text
clic pe Ok
Aplicatia Word ofera o serie de optiuni la tiparire, pe care le va putea
folosi. Putem tipari numai paginile cu numerele impare, sau pe cele cu numere pare. Aceasta optiune este utila pentru a crea o iesire fata verso pe o imprimanta standard: se tiparesc paginile cu numerele impare iar dupa aceasta se tiparesc paginile cu numere pare. Se selecteaza All Pages in Range pentru a tipari toate paginile din document in ordine.
In caseta de dialog Prin Options se pot selecta si alte optiuni de tiparire. Pentru a deschide aceasta caseta de dialog, se deschide caseta de dialog Print si se executa clic pe butonul Options. Din aceasta caseta de dialog cele mai frecvent folosite optiuni sunt:
draft output care genereaza tiparirea in modul draft, cu o viteza mai mare dar cu riscul de a pierde anumite elemente de grafica si de formatare.
Reverse print order care tipareste paginile in ordine inversa
Background printing are ca efect tiparirea in timp ce utilizatorul poate edita in continuare documentul. Aceasta operatiune foloseste mai multa memorie si are ca rezultat o operatiune de tiparire mult mai lenta
In cazul in care avem de configurat un sistem si pentru transmiterea faxurilor putem transmite un document direct catre unul sau mai multi utilizatori fara sa fim nevoiti sa scoatem un exemplar pe hirtie, pe care apoi sa-l introducem intr-un aparat fax. Aceasta facilitate economiseste asa cum era de asteptat timp si hirtie. Pentru a transmite un fax este necesara parcurgerea urmatorilor pasi:
clic pe File, Send to, Fax Recipient iar dupa aceasta Word va deschide fereastra Fax Wizard
Fax Wizard conduce utilizatorul prin citeva meniuri unde utilizatorul trebuie sa selecteze pagina de titlu precum si cea a destinatarilor. Dupa fiecare pas se executa clic pe Next
Dupa efectuarea ultimului pas se face clic pe Finish.
De asemenea Word poate trimite documente si prin e-mail in cazul in care Microsoft Messaging este instalat sau un alt program de e-mail.
Fonturi, chenare si umbre
Se poate schimba fontul unui text care a fost deja introdus, selectind mai intii textul respectiv. Pentru a alege fontul pentru un text pe care urmeaza sa-l introducem se plaseaza cursorul pe pozitia dorita. Pentru a alege un font pentru textul selectat sau pentru textul pe care urmeaza sa-l introducem se vor efectua urmatorii pasi:
clic pe Format, Font pentru a deschide fereastra de dialog Font
in caseta de text Font este afisata denumirea fontului curent. Se parcurge lista din caseta Font si se alege dupa preferinta alt font.
In caseta de text Size este indicata marimea textului. In caseta Preview se poate vedea aspectul fontului selectat
Se executa clic pe Ok pentru ca selectiile facute sa devina active
Se pot aplica caractere de formatare cum sunt scrierea cu caractere aldine, cursive, sau sublinierea sub orice font din Word. Se poate folosi de asemenea o combinatie dintre doua sau mai multe caractere. La fel se procedeaza si in cazul altor elemente de formatare se poate aplica si textului deja scris.
Cel mai rapid mod de a atribui efecte pentru scrierea cu caractere aldine, cursive sau pentru subliniere este utilizarea butoanelor de pe bara cu instrumente de formatare. Se executa clic pe buton pentru a activa respectivul atribut si se executa din nou clic pe acesta pentru a dezactiva caracterul. In cazul in care cursorul se afla in cadrul unui text in care unul dintre aceste caractere este activat atunci butonul respectiv de pe bara de instrumente ramine apasat.
Se pot atribui elemente de formatare pentru fonturi si folosind caseta de dialog Font. Aceasta se poate folosi in modul urmator:
clic pe Format, Font pentru a deschide caseta de dialog Font
se selecteaza Bold, Italic, sau bold italic sau regular pentru a reveni la fontul normal
clic pe sageata de derulare Underline si se selecteaza stilul dorit de subliniere din lista respectiva sau se selecteaza None pentru a elimina sublinierea
se executa clic pe Ok.
Comanda Borders din Word permite imbunatatirea aspectului documentelor prin aplicarea de chenare in jurul textului selectat.
De asemenea utilizatorul poate folosi culor de fundal pentru a aplica alta culoare sub un text. Se poate aplica o culoare unui text selectat sau unor paragrafe individuale. Culoarea de fundal poate fi creata dintr-o culoare compacta, o culoare cu model, sau o combinatie a acestora.
In continuare voi prezenta felul in care se realizeaza aceasta:
se selecteaza textul care trebuie sa I se aplice o culoare de fundal sau se plaseaza cursorul pe paragraful in cauza pentru a-I aplica o culoare de fundal pe intreaga suprafata
clic pe Format, Borders and Shading pentru a deschide caseta de dialog Borders and Shading
pentru folosirea unei culori compacte se selecteaza paleta din caseta Fill a casetei de dialog. Pentru a folosi doar un model, se face clic pe butonul None
pentru a folosi un model se selecteaza textul dorit si culoarea din listele incluse in sectiunea Patterns din caseta de dialog
in cazul in care inainte de a deschide caseta de dialog a fost selectat un text se foloseste lista Apply To pentru a specifica daca selectiile vor fi aplicate textului selectat sau paragrafului curent
se face clic pe Ok.
Identarea si alinierea textului
Intentarea este distanta dintre textul unui paragraf si marginile documentului. Cel mai simplu indentarile pot fi stabilite prin intermediul riglei Ruler si al mouse-ului. Pentru a afisa sau ascunde rigla se apasa pe View, Ruler. Indentarea poate fi aplicata si paragrafelor individuale. Spre a stabili indentarea pentru un paragraf se plaseaza cursorul in interiorul sau. In cazul in care avem de-a face cu mai multe paragrafe acestea se selecteaza. Se trag marcajele de indentare de pe rigla pina pe pozitia dorita. Pe masura ce le tragem apare o linie verticala intrerupta care se intinde pe tot documentul pentru a indica noua pozitie de indentare. Pentru ca utilizatorul sa poate stabili indentari unui paragraf se pot folosi urmatoarele:
pentru a schimba indentarea primului rind dintr-un paragraf se trage marcajul First Line Indent
pentru a schimba indentarea unui intreg paragraf mai putin a primului rind se trage marcajul Other Lines Indent in pozitia dorita
pentru a schimba indentarea in partea din dreapta a paragrafului se trage marcajul Right Indent in pozitia dorita
Totodata se poate mari sau micsora rapid indentitatea la stinga sau la dreapta pentru paragraful curent cu cite ½ inci, executind clic pe butoanele Increase Indent sau Decrease Indent, de pe bara cu instrumente de formatare.
Desigur, cel mai rapid mod de a indenta primul rind al unui paragraf
este plasarea cursorului la inceputul rindului si apasarea tastei Tab.
Word ofera posibilitatea de a stabili identarile si cu ajutorul casetei de dialog Paragraph. In continuare voi prezenta pasii care sunt necesari pentru a realiza acest lucru:
se face clic pe Format, Paragraph pentru a deschide fereastra de dialog Paragraph. Apoi se face clic pe Indents and Spacing daca este cazul pentru a vedea optiunile pentru indentare si spatiere
in sectiunea Indentation se face clic pe sagetile de incrementare ale casetelor Left si Right pentru a mari sau a micsora indentarea la stinga respectiv la dreapta. Pentru a obtine o identare pentru primul rind sau o indentare suspendata, se selecteaza tipul dorit in lista derulanta Special si se introduce valoarea indentarii in caseta de text By
se face clic pe Ok iar noile satari vor fi aplicate paragrafelor sau textului pe care il vom introduce
Ainierea textului se refera la modul in care sunt aliniate rindurile fata de cele doua margini laterale. Word ofera patru variante de aliniere:
aliniere la stinga pentru a alinia rindurile la marginea din stinga a paginii
aliniere la dreapta pentru a alinia rindurile la marginea din dreapta a paginii
aliniere completa care face alinierea rindurilor la ambele margini laterale
aliniere la centru care centreaza rindurile fata de marginile din dreapta si din stinga
Aunci cind se efectueaza alinierea se poate folosi si caseta de dialog pentru a modifica alinierea, se selecteaza paragrafele apoi se fac urmatorii pasi:
se face clic pe Font, Paragraph pentru a deschide caseta de dialog Paragraph, apoi se face clic pe eticheta Indents and Spacing daca este cazul
se face clic pe sageata de la Alignment si se selecteaza tipul de aliniere dorit
se face clic pe Ok pentru a aplica modificarile facute
Margini, pagini si sectiuni
Word ofera posibilitea de a diviza documentul in doua sau mai multe sectiuni, fiecare putind sa aiba un mod propriu de formatare. Avem nevoie de sectiuni mai ales atunci cind dorim ca un anumit element al machetei paginii sa fie aplicate numai unui fragment de document; in configuratia stabilita, aceste atribute se aplica intregului document.
Word are trei tipuri de intreruperi de sectiune. Ele au acelasi efect asupra machetei paginii, dar difera in ceea ce priveste pozitia textului raportat la aceasta intrerupere:
next page Noua sectiune apare la inceputul paginii urmatoare. Acest lucru este util pentru intreruperile de sectiune care coincid cu diviziunile mari ale documentului, cum ar fi capitolul
Continuous noua sectiune incepe de pe aceeasi pagina cu sectiunea precedenta. Acest lucru este util in cazul unei sectiuni care are un numar diferit de coloane fata de cea anterioara, dar care face parte din aceeasi pagina. De exemplu un astfel de caz este un raport: titlul este plasat intr-o singura coloana in partea superioara a paginii, iar dupa intreruperea de sectiune, sub titlu, corpul raportului apare pe trei coloane
Odd Page or Even Page Noua sectiune incepe pe urmatoarea pagina cu numar par sau impar. Aceasta optiune este utila in cazul in care intreruperea de sectiune coincide cu o diviziune importanta, asa cum ar fi inceputul unui nou capitol, intr-un document in care fiecare capitol trebuie sa inceapa pe o pagina cu numar impar, sau pe una cu numar par
In
modul de afisare
sectiune prin afisarea unei linii duble orizontale cu eticheta Section Break urmata de tipul de diviziune. Aceste marcaje nu apar in modul de afisare Page Layout, sau pe paginile tiparite.
Pentru a insera o intrerupere de sectiune se vor efectua urmatorii pasi:
clic pe insert, break pentru a deschide fereastra de dialog Break
se selecteaza tipul de intrerupere dorit
se face clic pe Ok
In momentul in care textul ajunge in partea de jos a paginii, Word
incepe in mod automat o pagina noua si continua textul la inceputul paginii respective. Putem totusi sa inseram manual un marcaj pentru saltul la sectiune noua pentru a incepe o noua pagina in pozitia pe care o dorim in modul urmator:
clic pe Insert, Break pentru a deschide caseta de dialog Break
se selecteaza Break Page
se face clic pe Ok
Un salt la o pagina noua este reprezentat in document ca o linie
orizontala continua. La fel ca marcajele pentru saltul la sectiune noua, marcajele saltului la pagina noua nu apare in modul de afisare Page Layout sau in documentul tiparit. Pentru a sterge un salt la pagin noua se plaseaza cursorul pe rindul care contine marcajul si se apasa tasta Delete.
Marginile paginii determina spatiul alb dintre text si marginile paginii. Fiecare pagina are patru margini: stinga, dreapta, sus, jos. Cind se modifica marginile paginii, noii parametri vor afecta intregul document sau daca am insera unul sau mai multe marcaje de intrerupere de sectiune, vor afecta sectiunea curenta.
Ca mai simplu mod de a stabili marginile paginii este utilizarea mouse-ului si a riglei. In loc sa folosim valori in inci sau centimetri, putem lucra vizual. Pentru a putea afisa rigla se va face clic pe View, Ruler sau se plaseaza indicatorul mouse-ului in partea de sus a paginii sau a suprafetei de lucru.
Se poate folosi rigla pentru a modifica marginile doar atunci cind cind se lucreaza cu modul de afisare Page Layout. In acest caz Word afiseaza rigla orizontala si rigla verticala la marginea din stinga a paginii. Acest lucru permite sa stabilim marginile stinga/dreapta si superioara/inferioara folosind riglele.
Putem stabili marginile paginilor folosind o caseta de dialog. Se utilizeaza aceasta metoda atunci cind nu dorim sa folosim mouse-ul, sau trebuie sa introducem valori exacte pentru margini. In acest mod controlul asupra locului mult mai mare, in care vor fi aplicate marginile in document. In continuare voi prezenta modul in care se realizeaza aceasta:
se face clic pe File, Page Setup pentru a deschide caseta de dialog Page Setup
daca este cazul se face clic pe eticheta Margins pentru a vedea optiunile pentru margini
in casetele de text Top, Bottom, Left si Right se introduc valorile dorite pentru margini sau se face clic pe sagetile de incrementare pentru a obtine valorile dorite. In sectiunea Preview se poate vedea efectul modificarii asupra marginilor
daca documentul trebuie legat si in cazul in care utilizatorul doreste un spatiu suplimentar pentru legare se introduce valoarea dorita pentru latime in caseta Glutter. Acest spatiu suplimentar va fi adaugat la marginea din stinga a fiecarei pagini sau daca selectam caseta de validare Mirror Margins va fi adaugat in marginea din stinga a paginilor cu numar impar si la cea din dreapta la paginile cu numar par
se face clic pe Apply to si se selecteaza din lista locul unde utilizatorul doreste sa apara noile margini. Voi prezenta in continuare citeva dintre optiunile pe care utilizatorul le are la dispozitie:
o Whole Document unde noile valori ale paginilor se aplica intregului document
o This point Forward Word va insera un salt la sectiune noua in locul unde se afla cursorul si va aplica noii sectiuni noile margini
o This section in care marginile vor fi aplicate sectiunii curente din document. Aceasta optiune nu este disponibila daca nu am impartit documentul in sectiuni.
o Se face clic pe Ok.
Anumite documete trebuie tiparite pe mai mult tipuri de hirtie. De
exemplu in cadrul unei scrisori de afaceri cu mai multe pagini, prima pagina ar fi normal sa fie tiparita cu antetul firmei, iar celelalte pagini pe hirtie obisnuita. In functie de capacitatea imprimantei pe care o folosim se poate indica de unde se incarce hirtia pentru fiecare sectiune a documentului. Pentru a specifica sursa de alimentare se vor face urmatorii pasi:
se face clic pe File, Page Setup pentru a deschide caseta de dialog Page Setup
daca nu este deja deschisa se face clic pe Paper Source
in caseta cu lista First Page se specifica sursa de alimentare pentru prima pagina. Optiunile disponibile in acest caz depind in mare masura de tipul de imprimanta folosit
in caseta cu lista Other Pages se specifica sursa de hirtie pentru a doua si urmatoarele pagini
se face clic pe Apply To si se selecteaza partea din document careaia in va fi aplicata configurarea stabilita pentru sursa de alimentare
se face clic pe Ok
Utilizarea stilurilor
Stilurile care sunt oferite de Word au o mare putere de flexibilitate din punct de vedere al formatarii unui document. Un stil este o colectie de atribute de formatare, care a fost salvata sub o anumita denumire. De exemplu un stil poate contine specificatiile de formatare: font Arial de 16 puncte, indentare de 2 inci, centrarea textului in pagina.
Aplicarea unui stil realizeaza o formatare mult mai rapida decit selectarea manuala a fiecarui atribut de formatare, avind in plus avantajul asigurarii unei continuitati. Daca se schimba ulterior un atribut de stil, intregul text caruia I-a fost atribuit textul respectiv se va modifica automat in mod corespunzator, pentru a reflecta formatarea inclusa in noul stil. Word are multe stiluri predefinite dar se pot crea de asemenea si stiluri proprii.
Pentru a atribui un stil de paragraf mai multor paragrafe, mai intii aceastea trebuie selectate. Pentru a atribui un stil de paragraf unui singur paragraf se plaseaza cursorul in interiorul acestuia. Pentru a atribui un stil de caracter, se selecteaza textul caruia trebuie sa I se aplice stilul.
In caseta cu lista Style sunt afisate denumirile stilurilor atribuite textului in care se afla punctul de inserare. Daca exista un text selectat, sau daca punctul de inserare se afla intr-un text caruia I s-a aplicat un stil de caractere, in caseta Style este afisata denumirea stilului de caractere. In caz contrar este afisata denumirea stilului de paragraf aplicat paragrafului curent.
Word poate afisa si denumirile stilurilor de paragraf si de caractere atribuite unui text din cadrul documentului. Aceasta se realizeaza astfel:
se apasa Shift+F1sau se face clic pe Help, What's This pentru a activa functia What's This? Indicatorul mouse-ului va lua forma unui semn de intrebare
se face clic pe textul de care suntem interesati, iar Word va afisa intr-o caseta informatii despre stilul atribuit textului respectiv
se apasa tasta Esc cind terminam
In cazul in care utilizatorul doreste sa foloseasca alte stiluri decit cele
care I le ofera programul Word aceasta poate sa creeze practic alte stiluri proprii. In acest mod se pot obtine multe alte stiluri in modul urmator:
se plaseaza punctul de inserare pe un paragraf caruia utilizatorul doreste sa ii aplice noul stil
se formateaza paragraful respectiv asa cum dorim. Cu alte cuvinte se aplica atributele de formatare care dorim sa fie incluse in noul stil
avind punctul de inserare undeva in cadrul paragrafului, se face clic pe caseta cu lista Style, sau se apasa combinatia de taste: Ctrl+Shift+S
se introduce o noua denumire noului stil si se apasa tasta Enter
Se poate crea un nou stil prin introducerea de atribuite de formatare in
casetele de dialog. Va trebui sa folosim aceasta metoda pentru crearea de stiluri pentru caractere, in cazul stilurilor de paragrafe, metoda este cea dorita de catre utilizator. De asemenea se poate crea un nou stil pronind de la zero, sau se poate crea pornind de la un stil deja creat. Daca utilizatorul doreste sa foloseasca ultima metoda, adica sa modifice un stil deja creat atunci acesta va avea toate atributele stilului de baza plus cele introduse sau modificate de catre utilizator. Voi prezenta in continuare modul in care se poate face acest lucru:
se face clic pe Format, Style pentru a deschide fereastra de dialog Style
se face clic pe butonul New iar pe ecran va aparea caseta de dialog New Style
se face clic pe sageata de derulare Style Type si se selecteaza din lista Character sau Paragraph pentru a indica tipul de stil pe care dorim sa-l cream
se face clic pe caseta cu text Name si se introduce o denumire pentru noul stil
daca dorim sa cream un stil pornind de la un stil existent se face clic pe sageata de derulare Based on se se slecteaza din lista stilul dorit
daca dorim ca noul stil sa faca parte din sablonul de baza caruia I-au fost creat noul stil, se selecteaza caseta de validare Add to Template. Daca nu selectam aceasta caseta de validare, noul stil va fi disponibil decit in documentul curent
se face clic pe butonul Format si se selecteaza Font sau Border pentru a specifica fontul si/sau chenarul pentru noul stil. Atunci cind se fac modificari in caseta Preview este afisata o imagine care reda rezultatul stilului, iar in sectiunea Description este prezentata o descriere a elementelor stilului
numai in cazul stilurilor de paragraf se face clic pe butonul Format si se selecteaza Paragraph pentru a stabili indentarile si spatierea rindurilor in stilul respectiv. Apoi se selecteaza Tabs pentru a configura dimensiunea tabulatorului in noul stil
se face clic pe Ok pentru a reveni in caseta de dialog Style
se face clic pe Apply pentru a atribui noul stil textului sau paragrafului curent. Se face clic pe Close pentru a salva noul stil fara a-l atribui vreunui text.
Utilizarea sabloanelor
Asa cum am mai spus orice document Word se bazeaza pe un sablon si aplicatia contine o serie de sabloane predefinite. In acest mod, utilizatorul poate folosi propriile sale sabloane sau sa modifice sabloanele deja existente.
Se poate crea un nou sablon poate crea un nou sablon pornind de la unul deja existent, cel nou va contine toate elementele celui vechi plus cele nou atribuite de catre utilizator. Pentru a crea un nou sablon pornind de la zero se foloseste sablonul Blank Document. In continuare voi arata pasii care trebuie facuti pentru a realiza aceasta:
se face clic pe File, New pentru a deschide caseta de dialog New
se face clic pe Template
in cazul in care se doreste ca noul sablon sa fie facut pornind de la un sablon deja creat se selecteaza pictograma sa din caseta de dialog. In caz contrar se selecteaza Blank Document din eticheta General
se face clic pe Ok, iar pe ecran va aparea un ecran de editare cu o denumire prestabilita cum ar fi Template
se introduce textul tipizat si alte elemente pe care dorim sa fie incluse in noul sablon, apoi se aplica textului introdus atributele de formatare dorite. Trebuie create stilurile care dorim sa apara in sablon
se selecteaza File, Save sau se face clic pe butonul Save pe de bara cu instrumente standard, iar pe ecran va aparea caseta de dialog Save As
daca este cazul se selecteaza dosarul in care dorim sa fie salvat noul sablon
in caseta de dialog File Name, se introduce numele care va fi de regula sugestiv pentru sablon folosind cel mult 256 de caractere
se selecteaza Save.
Se presupune ca dupa creerea noului sablon trebuie sa modificam
putin textul tipizat. Avem posibilitatea sa incarcam de pe disc orice sablon si sa-l modificam in modul urmator:
se selecteaza File, Open pentru a deschide fereastra de dialog Open
se deschide lista derulanta Files of Type si se selecteaza Document
se selecteaza sablonul pe care dorim sa-l modificam si se deschide cu butonul Open
se fac modificari in sablon
se selecteaza File, Save sau se face clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard
Uneori utilizatorul doreste sa creeze de la zero propriul sau sablon
fara a interveni asupra celor care au fost create anterior. Voi prezenta in continuare modul in care aceast lucru este posibil:
se deschide documentul pe baza caruia vrem sa creem noul sablon
se folosesc comenzile de editare din Word pentru a sterge textul si atributele de formatare din document pe care nu dorim sa le includem in sablon
se selecteaza File, Save As pentru a deschide fereastra de dialog Save As
se face clic pe sageata de derulare Save As Type si se selecteaza Document Template din aceasta lista. Caseta Save In va afisa imediat dosarul Templates
daca este cazul se face dublu clic pe denumirea dosarului in care dorim sa salvam sablonul
se introduce un nume sugestiv pentru sablon in caseta de text File Name si se face cic pe Ok.
Daca modificam un sablon, numai noile documente create pe baza lui
vor reflecta modificarile operate. Documentele deja create pornind de la vechea versiune a sablonului nu vor fi afectate. Putem importa insa noile stiluri din sablonul modificat intr-un document existen in felul urmator:
se deschide documentul
se selecteaza Tool, Templates and Add-ins
se selecteaza caseta de validare Automatically Update Document Styles
se face clic pe Ok.
Daca aceasta caseta de validare este selectata, stilurile documentului
vor fi actualizate in mod automat de fiecare data cind va fi deschis, in functie de stilurile sablonului care I-a stat la baza. Alte elemente ale acestui sablon cum ar fi textul tipizat, nu vor fi afectate.
Numerotarea paginilor, anteturi si subsoluri
Multe documente in special cele lungi impun asa cum era de asteptat numerotarea paginilor. Word ofera numeroase optiuni pentru plasarea si tipul cifrelor de pagina; acestea fac mereu parte din antet sau din subsol.
Pentru a numerota paginile din documet se fac urmatorii pasi:
se selecteaza Insert, Page Numebers iar pe ecran va aparea caseta de dialog Page Numbers
se face clic pe sageata de derulare Position si se selecteaza pozitia dorita in pagina: Top of Page care este in partea superioara a acesteia ca antet sau Bottom of Page care este in partea inferioara ca subsol
se face clic pe sageata de derulare Alignment si se selecteaza Left, Center sau Right. De asemenea se poate selecta si Inside sau Outside daca se tipareste pe fata verso si dorim ca numerele paginilor sa fie plasate spre interior sau spre exterior
formatul prestabilit pentru numerotare este cel cu cifre arabe. Pentru a selecta un alt format se apasa pe Format si se selecteaza stilul dorit
se face clic pe Ok.
Atunci cind se numeroteaza paginile, Word include numarul paginii in
document ca antet sau ca subsol.
Antetul si subsolul reprezinta textele tiparite in partea superioara ca
antet sau in cea inferioara ca subsol a fiecarei pagini de document. Anteturile si subsolurile pot include si numarul paginii. Aici se pot include si titlurile capitolelor, numele autorului si alte iformatii similare.
Word are mai multe optiuni pentru anteturi si subsoluri care sunt:
acelasi antet/subsol pe fiecare pagina
un antet/subsol pe prima pagina a documentului si alt antet/subsol pe restul paginilor
un antet/subsol pe paginile cu numar impar si alt antet/subsol pe paginile cu numar par
daca documentul este impartit in sectiuni se poate avea un alt ante/subsol in fiecare sectiune
Pentru a adauga un antet sau un subsol in document sau pentru a edita
antet sau un subsol deja existent se fac urmatorii pasi:
daca documentul este impartit pe mai multe sectiuni, se muta cursorul pe suprafata sectiunii in care dorim sa fie plasat antetul sau subsolul
se selecteaza View, Header and Foloter. Word va comuta in modul de afisare Page Layout si va afisa antetul paginii curente incadrat de o linie intrerupta, care nu va fi tiparita. Textul obisnuit al documentului va aparea estompat, iar bara cu instrumente Header and Footer va fi afisata pe ecran.
Se face clic pe butonul Switch Between Header and Footer de pe bara de instrumente, pentru a trece din antet in subsolul paginii si invers dupa caz
Se introduce textul si atributele de formatare pentru antet sau subsol folosind metodele normale de ediare din Word. Utilizatorul poate folosi butoanele Alignment de pe bara cu instrumente de formatare, pentru a controla elementele de antet subsol.
Cind utilizatorul termina se face clic pe butonul Close de pe bara cu instrumente Header and Footer pentru a reveni in document.
In configuratia prestabilita, Word afiseaza acealasi antet/subsol pe
toate paginile dintr-o sectiune dintr-un document. O modalitate de includere a unor anteturi/subsoluri diferite in diverse parti ale unui document este impartirea documentului in doua sau mai multe sectiuni. Pe urma se pot folosi procedurile prezentate mai sus pentru a introduce anteturi/subsoluri diferite in fiecare sectiune.
Pe linga utilizarea sectiunilor avem urmatoarele optiuni:
un antet/subsol pe prima pagina cu alt antet/subsol pe urmatoarele pagini
un antet/subsol pe paginile impare si alt antet/subsol pe paginile pare
Pentru a activa una sau ambele optiuni se efectueaza urmatorii pasi:
se face clic pe View, Header and Footer
se face clic pe butonul Page Setup de pe bara de instrumente Header and Footer. Word va afisa eticheta Layout din caseta de dialog Page Setup
se selecteaza caseta de validare Different Odd and Even si/sau caseta de validare Different First Page
se face clic pe Ok pentru a inchide caseta de dialog Page Setup
Dupa ce se selecteaza optiunile pentru antet/subsol, se folosesc procedeele prezentate anterior pentru a adauga si a edita textul antetului/subsolului. De exemplu presupunind ca am ales Different Odd and Even. In cazul in care cursorul se afla pe o pagina para si se selecteaza comanda View, Headers and Footer, Word va afisa textul antetului/subsolului care va aparea in paginile pare pentru a-l putea prelucra. Daca se face clic pe butonul Show Next de pe bara cu instrumente Header and Footer, Word va afisa antetul/subsolul din paginile impare.
Liste numerotate si liste marcate
Listele numerotate si cele marcate sunt instrumente de formatare utile pentru anumite informatii incluse intr-un document. Word poate crea automat ambele tipuri de liste. Se pot folosi liste marcate pentru obiecte care constituie date inrudite si care nu trebuie dispuse intr-o anumita ordine. Cind utilizatorul doreste sa creeze o lista numerotata sau marcata, fiecare paragraf este considerat un articol separat al listei si primeste un numar de ordine sau un marcaj propriu.
Se poate crea o lista pornind de la un text deja introdus sau chiar in timp ce il editam. Pentru a crea o lista numerotata sau una marcata pornind de la un text deja existent se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza paragrafele care dorim sa fie incluse in lista
se selecteaza Format, Bullets and Numbering pentru a deschide caseta de dialog Bullets and Numbering
in functie de tipul de lista dorit se face clic pe eticheta Bulleted sau pe eticheta Numbered
se face clic pe stilul marcajului sau al numerelor pe care le dorim
se face clic pe Ok
Pentru a crea o lista numerotata sau una marcata in timp ce introducem textul se efectueaza urmatorii pasi:
se plaseaza punctul de inserare acolo unde vrem sa apara lista apoi se apasa tasta Enter daca este cazul pentru a incepe un nou paragraf
se selecteaza Format, Bullets and Numbering pentru a deschide caseta de dialog Bullets and Numbering
in functie de tipul de lista dorit, se face clic pe eticheta Bulleted sau pe eticheta Numbered
se face clic pe stilul de marcaj sau de cifre dorit
se face clic pe Ok
se introduc elementele listei apasind tasta Enter la sfirsitul fiecarui paragraf, Word va introduce automat un marcaj sau o cifra la inceputul fiecarui paragraf
la sfirsitul ultimului paragraf se apasa tasta Enter de doua ori
o lista cu mai multe niveluri contine doua sau mai multe niveluri de marcaje sau de numerotare. De exemplu, o lista numerotata poate contine o subnumerotare cu litere sub fiecare obiect numerotat, sau fiecare nivel poate avea o numerotare separata, ca in cazul unei structuri. In continuare voi prezenta cum poate fi creata o lista cu mai multe niveluri:
se selecteaza Format, Bullets and Numbering pentru a deschide caseta de dialog Bullets and Numbering
se face clic pe eticheta Outline Numbered pentru a vedea optiunile pentru mai multe niveluri
se face clic pe stilul de lista dorit
se face clic pe Ok
lista incepe sa se scrie odata cu apasarea tastei Enter dupa fiecare element
dupa apasarea tastei Enter se apasa tasta Tab pentru a declara noul articol cu un nivel, sau se apasa Shift+Tab pentru a devansa articolul respectiv; in cazul in care nu sunt folosite nici una dintre aceste combinatii, urmatorul articol va fi plasat pe acelasi nivel ca si cel anterior
dupa ce se introduce ultimul articol din lista si am apasat tasta Enter, se face clic pe butonul Numbering de pe bara cu instrumente de formatare pentru a incheia lista
Se poate converti un text obisnuit sau o lista numerotata ori una marcata pe un singur nivel, intr-o lista cu mai multe niveluri. Se pot schimba si stilul unei liste cu mai multe niveluri. In continuare voi prezenta acest lucru:
se selecteaza toate paragrafele care dorim sa fie incluse in noua lista sau al caror format dorim sa-l modificam
se selecteaza Format, Bullets and Numbering apoi se face clic pe eticheta Outline Numbered
se face clic pe stilul de inserare dorit si se apasa Ok
se plaseaza punctul de inserare pe un articol din lista al carui nivel dorim sa-l schimbam
se face clic pe butonul Decrease Indent sau pe optiunea Increase Indent de pe bara cu instrumente de formatare, pentru a schimba nivelul articolului respectiv
Pentru a elimina marcarea sau numerotarea dintr-o lista, pastrind insa textul convenit intr-un paragraf normal, se parcurg urmatorii pasi:
se selecteaza paragrafele din care dorim sa fie eliminate aliniatele sau numerotarea. Poate fi vorba de intreaga lista, sau doar de o parte a ei. Butonul corespunzator de pe bara de instrumente de formatare va aparea ca apasat
se face clic pe butoanele Bullets sau Numbering pentru a dezactiva stilul de formatare
De asemenea utilizatorul poate schimba si formatul unei liste marcate
sau numerotate deja existente, pentru a schimba simbolul folosit pentru marcare, sau stilul de numerotare. Voi prezenta in continuare modalitatea prin care se realizeaza acest lucru:
se selecteaza paragrafele din care dorim sa eliminam marcajele sau numerotarea
se selecteaza Format, Bullets and Numbering pentru a deschide caseta de dialog Bullets and Numbering
in cazul unei liste marcate, se face clic pe eticheta Bulleted si se selecteaza stilul dorit. Selectam None pentru a elimina marcajele
in cazul unei liste numerotate se executa clic pe eticheta Numbered si se selecteaza stilul dorit de numerotare, sau se executa clic pe None pentru a elimina numerotarea din lista
se face clic pe Ok pentru ca modificarile sa devina efective
De asemenea se pot adauga articole intr-o lista numerotata sau intr-una marcata efectuind pasii urmatori:
se plaseaza punctul de inserare in pozitia din lista unde dorim sa fie introdus noul articol
se apasa tasta Enter pentru a incepe un nou paragraf. Word va insera automat un nou marcaj sau numar si va renumerota articolele daca este cazul
se introduce noul text
daca este o lista cu mai multe niveluri, se face clic pe butoanele Decrease Indent sau pe Increase Indent de pe bara cu instrumente de formatare, pentru a schimba nivelul articolului
se repeta acesti pasi de ori cite ori este necesar.
Utilizarea simbolurilor si caracterelor speciale
Simbolurile si caracterele speciale nu fac parte din setul standard de
caractere si ca atare nu pot fi gasite pe tastatura. Literele grecesti precum si simbolurile cum ar fi cel de la copyright sunt doar citeva exemple dintre caracterele care nu se gasesc pe tastatura.
Pentru a insera un simbol intr-un document, se plaseaza punctul de inserare acolo unde dorim sa apara simbolul apoi se efectueaza urmatorii pasi:
se selecteaza Insert, Symbol pentru a deschide caseta de dialog Symbol, se face clic pe eticheta Symbols daca nu este deja deschisa
se face clic pe sageata de derulare Font si se selecteaza setul de simboluri dorite din lista; cele care vor fi folosite in mod mai des sunt:
o Symbol care reprezinta litere grecesti, simbluri matematice, sageti, simboluri pentru marci de inregistrare si copyright
o Normal text litere si accente si alte semne speciale, simboluri ale valutelor, simbolul pentru paragraf
o WingDings pictograme de ceasuri, plicuri, telefoane
se cauta in tabela simbolul dorit; pentru a vedea o imagine marita a simbolului se face clic pe aceasta
pentru a insera simbolul selectat se face clic pe Insert; pentru a insera un simbol oarecare se face dublu clic pe el
se face clic pe Close pentru a inchide fereastra de dialog, dupa ce se insereaza unul sau mai multe simboluri
Diferenta intre un caracter special si un simbol nu este destul de clara. De fapt cele doua se suprapun oarecum. Printre simboluri sunt incluse si litere cu accente si alte semne diacritice folosite in anumite limbi, litere grecesti, sageti si simboluri matemarice. Caracterele speciale sunt simboluri de copyright, elipsa si simbolurile tipografice cum ar fi spatiile em.
Pentru a insera un caracter special in document, se plaseaza punctul de inserare in locul unde dorim sa apara caracterul apoi se efectueaza urmatorii pasi:
se selecteaza Insert, Symbol pentru a deshide fereastra de dialog Symbol
se face clic pe Special Characters pentru a vedea lista cu caractere speciale disponibile
se parcurge lista de caractere speciale pentru a gasit caracterul dorit
pentru a insera caracterul selectat se face dublu clic pe el sau se selecteaza si apoi si apasa Insert
se face clic pe Close pentru a inchide caseta de dialog dupa ce se insereaza un caracter sau se face clic pe butonul Cancel pentru a inchide caseta de dialog fara sa inseram nici un caracter
De asemenea pentru utilizatori poate fi util sa se aloce o comanda
rapida unui simbol pe care il folosesc frecvent. Apoi acesta se poate insera rapid apasind combinatia respectiva de taste. Majoritatea caracterelor speciale au deja alocate comenzi rapide; acestea sunt listate in eticheta Special Characters din caseta de dialog Symbol.
Pentru a atribui o comanda rapida unui simbol se vor efectua
urmatorii pasi:
se selecteaza Insert, Symbol si se face clic pe eticheta Symbols
se face clic pe simbolul dorit
daca simbolul selectat are deja alocata o comanda rapida, combinatia de taste va aparea in coltul din dreapta jos a casetei de dialog
se apasa Alt+N pentru a intra in caseta cu text Press New Shortcut Key
se apasa combinatia de taste pentru comanda rapida pe care dorim sa o alocam acesteia; in caseta cu text Press New Shortcut Key va aparea descrierea ei; dupa acesti pasi este prezentata o lista cu combinatiile permise
in cazul in care combinatia de taste specificata nu este deja alocata se va putea observa textul Unassigned sub caseta cu text Press New Shortcut Key. Daca ea a fost deja alocata, Word va afisa denumirea simbolului si comanda macro careia ii este atribuita combinatia de taste
in cazul in care combinatia de taste nu este alocata, se face clic pe Assign pentru a o aloca simbolului. Daca este deja alocata se apasa Backspace pentru a sterge comanda rapida afisata si se revine la pasul anterior pentru a incerca o alta combinatie de taste
se terminam se face clic pe Close pentru a reveni la caseta de dialog Symbol, apoi se face clic pe Close pentru a reveni in document
Unele caractere speciale din Word I se pot parea utilizatorului necunoscute, dar ele sunt utile in anumite documente. In continuare voi prezenta o scurta descriere a celor mai putin cunoscute:
liniuta en care este o liniuta ceva mai luga decit o cratima; care are o multime de utilizari dintre care cea mai frecventa este marcarea unei pauze in vorbire
liniuta em care este la rindul ei putin mai lunga decit liniuta en si care este folosita in special ca liniuta de dialog
spatiul en care este un spatiu ceva mai lung decit spatiul standard
spatiul em care este asa cum e de la sine inteles un spatiu mai lung decit spatiul en
spatiul continuu care este un spatiu ca nu va fi intrerupt la sfirsitul rindului. Cuvintele despartite de un spatiu continuu vor ramine mereu pe acelasi rind
liniuta de unire pentru fixare care este similara spatiului continuu, aceasta inseamna ca doua cuvinte separate de o liniuta de unire pentru fixare vor ramine mereu pe acelasi rind
liniuta de unire optionala care este o liniuta de unire care nu va fi afisata decit daca cuvintul trebuie despartit la capat de rind
Verificarea ortografica a documentelor
Facilitatea oferita de catre programul Word de verificare a ortografiei
permite utilizatorului sa verifice si sa corecteze din punct de vedere gramatical si ortografic textele cuprinse in documente. Cuvintele sunt verificare pe baza unui dictionar standard iar cele neincluse in dictionar si suspectate a fi incorecte sunt semnalate. Utilizatorul poate ignora cuvintul necunoscut, il poate corecta sau il poate include in dictionar.
Pentru a verifica ortografic un fragment dintr-un document, se
selecteaza textul care trebuie verificat. In caz contrar Word va verifica intregul document, incepind de la pozitia cursorului. Dca dorim sa fie verificat textul de la inceputul documentului se plaseaza punctul de inserare la inceput folosind comanda Ctrl+Home apoi se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza Tools, Spelling and Grammar sau se apasa tasta F7 sau se face clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Spelling and Grammar. In cazul in care utilizatorul doreste verificarea doar a ortografiei se deselecteaza caseta de validare Chek Grammar.
Cind programul gaseste in document un cuvint care nu exista in dictionar, il afiseaza impreuna cu textul care il inconjoara in caseta cu lista Not in Dictionary, cuvintul in cauza fiind evidentiat cu rosu. In caseta cu lista Suggestions apar sugestii pentru inlocuirea cuvintului daca Word nu are sugestii, aceasta caseta ramine goala. In cazul fiecarui cuvint pe care ni-l semnaleaza programul putem actiona in felul urmator:
o Pentru a corecta manual cuvintul il editam in caseta cu lista Not in Dictionary si se executa clic pe Change
o Pentru a folosi una din alternativele sugerate, se selecteaza cuvintul propun in caseta cu lista Suggestions si se face clic pe Change
o Pentru a inlocui toate aparitiile cuvintului in document fie cu varianta corecta din manual fie cu cea selectata din caseta Suggestions, se face clic pe Change All.
o Pentru a ignora aceasta aparitie a cuvintului se face clic pe Ignore
o Pentru a ignora aceasta aparitie a cuvintului precum si cele care vor urma in document se face clic pe Ignore All
o Pentru a adauga cuvintul in dictionar se face clic pe Add
se repeta operatia daca este cazul, dupa verificarea intregului document, Word va afisa un mesaj in acest sens
Word poate verifica si din punct de vedere gramatical textul din documentul, semnalind eventualele probleme, pentru ca utilizatorul sa le poate corecta, daca este cazul. In continuare voi prezenta pasii care trebuie facuti pentru aceasta:
se selecteaza Tools, Spelling and Grammar sau se apasa tasta F7 sau se face clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Spelling and Grammar, caseta Check Grammar va fi cea selectata
in cazul in care gaseste un cuvint sau o propozitie suspectate a fi gresite din punct de vedere gramatical, programul le afiseaza in caseta de dialog impreuna cu textul inconjurator, cuvintul fiind evidentiat cu verde, deasupra textului se ofera utilizatorului o descriere a posibilei probleme. Solutiile sugerate, daca exista sunt afisate, in caseta cu lista Suggestions. La fiecare greseala semnalata de Word putem sa procedam in felul urmator:
o pentru a corecta manual greseala, se editeaza textul si se face clic pe Change
o pentru a folosi una din alternativele sugerate, se selecteaza din caseta cu lista Suggestions si se face clic pe Change
o pentru a ignora situatia semnalata se face clic pe Ignore
o pentru a ignora aceasta si urmatoarele aparitii ale problemei in document se face clic pe Ignore All.
Word va face verificarea ortografica simultan cu cea gramaticala; pentru corectarea greselilor de ortografie se procedeaza ca in cazul de mai inainte
Se repeta operatiunea daca este cazul; dupa verificarea intregului document, Word afiseaza un mesaj in acest sens.
Word poate verifica textul in timp ce il scriem. Cuvintele care nu sunt regasite in dictionar vor fi subliniate cu o linie rosie odulata, iar posibilele greseli gramaticale vor fi marcate cu o linie verde ondulata. Utilizatorul poate corecta greselile pe loc, sau intr-un moment ulterior. Pentru a activa sau a dezactiva functia de verificare automata se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza Tools, Options pentru a deschide caseta de dialog Options
daca este cazul se face clic pe eticheta Spelling and Grammar
se selecteaza sau se deselecteaza casetele de validare Check Spelling as you Type si Check Grammar as you Type
se face clic pe Ok.
Pentru a un cuvint care a fost subliniat ca gresit, se face clic cu butonul din dreapta pe cuvintul respectiv. Pe ecran va aparea un meniu continind sugestii pentru inlocuirea sa si citeva comenzi. In cazul in care exista o greseala ortografica se vor avea in vedere urmatoarele optiuni:
pentru a inlocui cuvintul folosind una dintre variantele sugerate, se face clic pe alternativa aleasa
pentru a ignora toate aparitiile cuvintului in document, se face clic pe Ignore All
pentru a adauga cuvintul in dictionar se face clic pe Add
pentru a adauga forma gresita a cuvintului in lista AutoCorrect, se selecteaza AutoCorrect apoi se scrie forma scrisa corect
In cazul in care se face clic cu butonul din dreapta pe o greseala gramaticala, utilizatorului ii sunt oferite urmatoarele optiuni:
se selecteaza alternativa sugerata, pentru a o introduce in context
se selecteaza Ignore Sentence pentru a ignora posibila greseala
se selecteaza Grammar pentru a incepe verificarea gramatica obisnuita
Lexiconul ofera utilizatorului sinonime si antonime pentru cuvintele din document. El poate ajuta utilizatorul sa evite repetarea cuvintelor din text.
In cazul in care se doreste utilizarea lexiconului se va proceda in modul urmator:
se plaseaza pe punctul de inserare pe cuvintul vizat din document
se apasa tasta Shift+F7 sau se selecteaza Tools, Thesaurus. Pe ecran va aparea caseta de dialog Thesaurus care are mai multe componente:
o in caseta cu lista Looked Up sunt incluse cuvintele gasite in lexicon
o in caseta cu lista Meanings sunt afisate diferite semnificatii ale cuvintului; in cazul in care cuvintul nu este gasit, Word va afisa caseta Alphabetical List; aceasta contine o lista cu cuvinte avind o pronuntie apropiata de cuvintul selectat
o daca lexiconul cuprinde una sau mai multe semnificatii ale cuvintului, caseta de dialog va afisa lista Replace with Synonym prezentind sinonime pentru sensul ales al cuvintului; daca nu sunt gasite sensuri ale cuvintului, caseta de dialog va afisa lista Replace with Related Word
cind pe ecran este deschisa caseta de dialog Thesaurus, se pot efectua urmatoarele actiuni:
o pentru a gasi sinonime pentru cuvintul selectat, in listele Replace with Synonym sau Replace with Word se face clic pe Look Up
o pentru a gasi sinonimele unui cuvint in lista Meanings, se selecteaza cuvintul, apoi se face clic pe Look Up
o pentru anumite cuvinte, lexiconul afiseaza in lista Meanings cuvintul Anthonymus. Pentru a vedea antonime ale cuvintului respectiv, se selecteaza Anthonimus, apoi se face clic pe Look Up
pentru a inlocui cuvintul din document cu cuvintul selectat in lista Replace with Synonym sau in lista Replace with Related Word se face clic pe Replace
pentru a inchide dictionarul de sinonime fara sa facem modificari in document se face clic pe Cancel
In fereastra Print Preview putem vedea documentul afisat pe ecran exact asa cum va fi tiparit. Modul de afisare Page Layout permite vizualizarea documentului in forma sa finala, dar Print Preview ofera citeva facilitati suplimentare care ar putea fi utile utilizatorului. Pentru a putea folosi fereastra Print Preview, se selecteaza File, Print Preview sau se face clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard. In fereastra Print Preview de pe bara cu instrumente standard. In fereastra Preview va aparea pagina curenta.
Voi prezenta in continuare ce optiuni avem in fereastra Preview:
se apasa tastele Page Up si Page Down sau se foloseste bara de derulare verticala pentru a vedea si alte pagini
se face clic pe Multiple Pages si se trag pictogramele paginilor pentru a vedea concomitent mai multe pagini. Se face clic pe butonul One Page pentru a vedea o singura pagina
se face clic pe sageata de derulare Zoom Control si se selecteaza gradul de marire pentru a vedea documentul in diverse marimi
se face clic pe View Ruler pentru a afisa rigla; aceasta se poate folosi pentru a stabili marginile paginii si identarile
se face clic pe Magnifier si apoi in document pentru a mari acea parte a documentului
se face clic pe Shrink to Fit daca dorim sa restringem textul din document, pentru a evita izolarea citorva cuvinte din text pe ultima pagina a documentului. Word va incerca sa adapteze formatarea in asa fel incit sa reduca numarul paginilor cu una
se face clic pe butonul Print pentru a tipari documentul; se face din nou clic pentru a reveni in fereastra initiala
se face clic pe Close sau se apasa tasta Esc pentru a inchide fereastra Print Preview
Utilizarea tabelelor
Un tabel este o structura in care putem organiza datele pe rinduri si pe coloane. Fiecare intrare intr-un tabel este numita celula care este independenta de celelalte intrari. Tabelul poate avea un numar aproape oricit de mare de rinduri si coloane; el ofera de asemenea si un foarte bun control asupra dimensiunii si atributelor de formatare a celulelor. Celula dintr-un astfel de tabel poate contine text, elemente grafice si aproape orice element care poate fi inclus intr-un document din Word. Singura exceptie este faptul ca un tabel nu poate contine alt tabel.
Pentru a crea un nou tabel gol intr-un loc oarecare din document se vor face urmatorii pasi:
se plaseaza cursorul in locul dorit din document unde dorim sa apara tabelul
se selecteaza Table, Insert Table. Pe ecran va aparea caseta de dialog Inset Table
in casetele de text Number of Columns si Number of Rows, se face clic pe sageti sau se introduce numarul de rinduri sau de linii care trebuie sa le contina tabelul
pentru a aplica una din formatarile automate pentru tabele oferite de Word, se face clic pe AutoFormat, se selecteaza formatul dorit, apoi se face clic pe Ok
in caseta de text Column Width se selecteaza marimea dorita pentru coloane. Se selecteaza Auto in aceasta caseta in cazul in care utilizatorul doreste impartirea egala a paginii intre numarul de coloane specificat
se face clic pe Ok, Word va crea un tabel gol avind cursorul plasat in prima celula
Pentru a crea rapid un tabel se face clic pe butonul Inset Table de pe bara cu instrumente standard si se trag in document numarul de rinduri si de coloane dorit
Atunci cind cursorul se afla intr-o celula a tabelului, putem sa introducem si sa editam textul la fel ca in orice document. Textul introdus intr-o celula este aliniat automat cind depaseste latimea celulei. Putem muta cursorul in orice celula facind clic pe aceasta.
In cazul in care cursorul se afla la marginea unei celule, putem folosi si tastele cu sageata pentru a deplasa dintr-o celula in alta. Pentru a insera un tabulator intr-o celula din tabel se apasa combinatia de taste Ctrl+Tab.
Dupa ce utilizatorul creaza tabelul se se introduc date in acesta, acesta ii poate edita continutul si le poate formata dupa caz. In continuare voi prezenta citeva operatii uzuale de editare si formatare pe care le putem efectua.
Putem obtine celule goale intr-un tabel stergindu-le continutul. Pentru a elimina continutul unei celule se selecteaza celula respectiva si se apasa tasta Delete.
De asemenea utilizatorul are posibilitatea de a elimina rinduri si coloane intregi. Intr-un astfel de caz, coloanele din dreapta sau coloanele superioare se vor deplasa pentru a ocupa spatiul lasat liber de coloana sau de rindul eliminat. Pentru a elimina complet un rind sau o coloana dintr-un tabel se vor efectua urmatorii pasi:
se muta cursorul in orice celula din rindul sau coloana care trebuie sterse
se selecteaza Table, Delete Cells iar pe ecran va aparea caseta de dialog Delete Cells
se selecteaza Delete Entire Row sau Delete Entire Column
se face clic pe Ok, iar Word va sterge rindul sau coloana
In cazul in care utilizatorul doreste sa insereze un singur rind sau o singura coloana intr-un tabel se vor efectua urmatorii pasi:
se plaseaza cursorul intr-o celula la dreapta fata de pozitia inc are dorim sa apara noua coloana sau sub locul unde vrem sa fie introdus noul rind
se selecteaza Table, Inset Column pentru a insera o coloana goala la stinga coloanei selectate. Se selecteaza Table, Insert Rows pentru a insera un rind deasupra celui selectat.
Pentru a insera mai multe rinduri sau coloane dintr-un tabel se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza numarul de celule egal cu numarul de rinduri sau de coloane pe care dorim sa le introducem. Pentru a selecta mai multe celule se deplaseaza mouse-ul peste ele tinind apasat butonul din stinga, sau se selecteaza una dintre ele si tindind apasata tasta Shift, se folosesc tastele cu sageata pentru a extinde selectia
se selecteaza Table, Select Row sau Table, Select Column
se selecteaza Table, Insert Row sau Table, Inset Columns in functie de caz.
In cazul in care se doreste inserarea unui rind la sfirsit de tabel se plaseaza cursorul pe ultima celula si se apasa tasta Tab.
Pentru a insera o noua coloana la dreapta tabelului se vor efectua urmatorii pasi:
se face clic in dreapta chenarului din dreapta tabelului
se selecteaza Table, Select Column
se selecteaza Table, Insert Columns
In continuare voi prezenta cum se poate copia sau muta o coloana sau un intreg rind dintr-o propozitie in alta in tabel:
se selecteaza coloana sau rindul prin tragerea mouse-ului peste celule sau executind clic pe coloana sau rindul respectiv si selectind Table, Select Row sau Table, Select Column
pentru a copia se apasa Ctrl+C sau se face clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard; pentru a muta se apasa tastele Ctrl+X sau se face clic pe butonul Cut
se muta cursorul in noua pozitie aleasa pentru coloana sau rind
se apasa Ctrl+V sau se face clic pe butonul Paste de pe bara cu instrumente standard
Se poate modifica rapid latimea coloanei folosind mouse-ul:
se plaseaza indicatorul mouse-ului pe chenarul din dreapta coloanei careia vrem sa ii modificam latimea. Aceasta va lua forma unei perechi de sageti verticale cu doua virfuri
se deplaseaza prin tragere chenarul coloanei pina obtinerea latimii dorite
Putem folosi si o caseta de dialog pentru a schimba latimea unei coloane. Pentru a vedea cum se vor efectua urmatorii pasi:
se muta cursorul cursorul intr-o celula din coloana pe care dorim sa o modificam
se selecteaza Table, Cell Height and Width. Pe ecran va aparea caseta de dialog Cell Height and Width. Daca nu este selectata se face clic pe eticheta Column pentru a vedea optiunile pentru coloane
in caseta de text Width of Column se introduce latimea dorita pentru o coloana sau se executa clic pe sagetile de incrementare, pentru a schimba valoarea afisata. Se observa ca in eticheta coloana pe care o modificam este indicata prin numarul ei. Se poate modifica automat latimea coloanei pentru a corespunde celei mai lungi intrari executind clic pe butonul AutoFit
se schimba valoarea din caseta de text Space Between Columns pentru a modifica spatiul dintre coloane. Prin schimbarea acestei valori putem mari sau micsora spatiul dintre textul din fiecare celula si chenarele din stinga si dreapta celulei
se face clic pe Next Column sau pe Previous Column pentru a modifica valorile pentru alte coloane din tabel
se face clic pe Ok. Tabelul va fi modificat conform noilor valori selectate intre coloane.
In configuratia prestabilita, Word aplica un chenar subtire, unic in jurul fiecarei celule din tabel. Cu toate acestea putem modifica chenarele sau le putem elimina complet. Metodele pentru lucrul cu chenarele sunt in esenta similare cu cele pentru aplicarea chenarelor la un text obisnuit. Voi prezenta pe scurt pasii ce trebuie facuti pentru aceasta:
se selecteaza celulele din tabel ale caror chenare vrem sa le modificam
se selecteaza Format, Borders and Shading pentru a deschide caseta de dialog Borders and Shading. Se face clic pe eticheta Borders daca este cazul
se selecteaza optiunile dorite pentru chenar, folosind caseta Preview pentru a vedea cum vor arata acestea in final
se face clic pe Ok
Intr-un tabel fara chenare, putem folosi o retea care nu va fi tiparita pentru a putea usura munca. Se selecteaza Table, Show Gridlines pentru a vedea liniile retelei. Cind terminam de lucrat in tabel se selecteaza Table, Hide, Gridlines pentru a le ascunde din nou.
Word ofera o multitudine de formate predefinite pentru tabele. Folosind aceste formatari, este mai usor sa aplicam o formatare atractiva in orice tabel. In continuare voi prezenta care sunt pasii care trebuie facuti pentru a folosi un format predefinit de tabel:
se plaseaza cusorul in interiorul tabelului
se selecteaza Table, Table AutoFormat iar pe ecran va aparea caseta de dialog Table AutoFormat. Aceasta este aceeasi caseta de dialog pe care o putem vedea daca selectam AutoFormat din caseta de dialog Inset Table, pentru a crea un tabel
in lista Formats sunt incluse toate formatele de tabel existente, cind parcurgem obiectele din lista, in caseta Preview putem vedea cum arata tabelul selectat
se selecteaza si se deselecteaza casetele de validare pentru atributele de formatare, pina cind in Preview se realizeaza aspectul dorit pentru tabel
in cazul in care rezultatul este cel dorit se valideaza cu Ok, iar programul va aplica tabelului atributele de formatare selectate
Aranjarea pe coloane a textelor din documente
Coloanele sunt folosite frecvent pentru rapoarte de prezentare, brosuri si alte documente similare. Cu cit sunt mai scurte, rindurile de text sunt mai usor de citit si ofera o mai mare flexibilitate in formatarea unui document cu elemente grafice, tabele etc. In Word, folosirea coloanelor in documente este foarte simpla.
Coloanele create in Word sunt coloane de ziar, in care textul curge pina la sfirsitul unei coloane, si continua de la inceputul urmatoarei coloane, pe aceeasi pagina. Pentru paragrafele alaturate, de care putem avea nevoie intr-un C.V. sau intr-un scenariu se foloseste functia Table.
Atunci cind se definesc coloane avind un text selectat, optiunea va fi aplicata intregului text selectat. Daca nu se selecteaza mai intii textul, definitiile pentru coloane vor fi aplicate intregului document, daca nu am impartit in prealabil documentul in doua sau mai multe sectiuni, caz in care configuratia cu doua coloane ar fi aplicata numai sectiunii curente.
Word are predefinite patru tipuri de machete pe coloane:
doua coloane cu latime egala
trei coloane cu latime egala
doua coloane cu latimi diferite, coloana mai lata in stinga
doua coloane cu latimi diferite, coloana mai lata in dreapta
Putem aplica unul dintre aceste formate de coloana intregului document, unei sectiuni a documentului, unui text selectat sau incepind de la punctul de inserare pina la sfirsitul documentului. In acest mod se vor aplica urmatorii pasi:
daca dorim ca numai o parte a documentului sa fie formatata pe coloane, se selecteaza textul respectiv, sau se muta punctul de inserare in locul unde dorim sa incepem coloanele. Word va insera intreruperi de sectiune inainte si/sau dupa text.
Se selecteaza Format, Columns pentru a deschide caseta de dialog Columns
In sectiunea Presets, se executa clic pe formatul de coloana dorit
Se face clic pe sageata de derulare Apply To si se specifica pentru ce parte din document dorim sa fie folosite coloanele. Utilizatorul are la indemina urmatoarele optiuni:
o Whole Document adica intregului document; aceasta este disponibila numai daca documentul nu a fost impartit in sectiuni
o This Section adica aceasta sectiune, disponibila numai daca utilizatorul a impartit documentul in sectiuni
o This point forward adica de aici inainte cind Word va insera o intrerupere de sectiune dupa pozitia curenta a cursorului si va aplica noul format de coloane in cea de-a doua sectiune creata.
selectarea casetei de validare Line Between care afiseaza o linie vertica intre coloane
se face clic pe Ok
Pentru dispunerea textului selectat, a sectiunii curente sau a intregului document pe una pina la patru coloane de latime egala, se face clic pe Columns de pe bara cu instrumente standard, apoi se trage textul in cite coloane dorim.
In caz ca doreste utilizatorul poate modifica coloanele existente si poate schimba numarul de coloane, latimea lor si spatiul dintre ele. Voi prezenta in continuare modul in care se poate realiza aceasta:
se plaseaza cusorul in coloanele pe care dorim sa le modificam
se selecteaza Format, Columns pentru a deschide caseta de dialog Columns; optiunile de pe caseta de dialog vor reflecta configuratia curenta pentru coloanele selectate
pentru a aplica un format de coloana predefinit, se face clic pe formatul dorit in sectiunea Presets a casetei de dialog
pentru a modifica latimea unei anumite coloane sau spatiul dintre ea si coloana alaturata, se introduc valorile dorite in casetele de text Width si Spacing pentru coloana respectiva. In caseta Preview putem vedea care va fi rezultatul modificarii
in cazul in care rezultataul este cel scontat se apasa pe Ok
In
cazul in care se doreste intreruperea unei coloane inainte de sfirsitul paginii
se plaseaza punctul de inserare acolo unde dorim sa se termine coloana si se
apasa combinatia de taste Ctrl+Shift+Enter. In modul de afisare Page Layout se
va vedea ca textul incepe in coloana urmatoare in modul
Pentru a elimina o intrerupere de coloana, se selecteaza aceasta si se apasa tasta Delete sau se plaseaza pe punctul de inserare imediat dupa intrerupere si se apasa tasta Backspace.
Pentru a converti un text pe coloane inapoi in text normal se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza textul pe care dorim sa-l convertim
se selecteaza Format, Column pentru a deschide caseta de dialog Columns
la preset se da optiunea One
se face clic pe Ok
Pentru a converti rapid un text pe coloane in text pe o singura coloana se selecteaza acesta si se face clic pe butonul Columns de pe bara cu instrumente standard si se trage cu mouse-ul pentru a selecta o singura coloana.
Includerea elementelor grafice in documente
O imagine grafica este un desen stocat pe disc intr-un fisier grafic. Word poate folosi fisierele grafice create de o multitudine de aplicatii, inclusiv PC Paintbrush, programul Paint din Windows, Lotus 1-2-3, Micrografx Designer si AutoCAD. In plus la instalarea programului Word este inclusa si o biblioteca de imagini Clip Art care le putem folosi in documente.
Pentru a integra o imagine grafica, care nu este o imagine Clip Art din Word intr-un document creat in Word se vor efectua urmatorii pasi:
se plaseaza punctul de inserare in pozitia dorita pentru imaginea grafica
se selecteaza Insert, Picture, From File iar pe ecran va aparea caseta de dialog Inset Picture
daca este cazul se va apasa pe sageata de derulare Look In pentru a selecta dosarul in care se afla fisierul grafic
caseta mare din centrul casetei de dialog afiseaza de regula toate graficele din directorul specificat; pentru ca in lista sa nu fie incluse decit anumite tipuri de fisiere grafice se face clic pe sageata de derulare Files of Type si se selecteaza tipul de fisier dorit din lista
se selecteaza in caseta de text File Name denumirea fisierului care trebuie inserat sau se selecteaza denumirea sa din lista
pentru a vedea imaginea din caseta Preview, se face clic pe butonul Preview
se aleg in continuare una dintre optiunile:
o se selecteaza Link to File daca dorim ca imaginea grafica din document sa fie actualizata in cazul modificarii fisierului grafic de pe disc
o daca am selectat Link to File putem selecta Save with Document pentru a salva o copie a imaginii impreuna cu documentul; desi in acest fel se mareste dimensiunea fisierului cu documentul respectiv, devine posibila afisarea imaginii chiar in cazul disparitiei de pe disc a fisierului original
o se selecteaza Float over Text pentru a permite afisarea imaginii "in spatele" sau "peste" text sau alte obiecte
o se face clic pe Ok iar Word va insera imaginea in document
Clip reprezinta o categorie absoluta de imagini, ce constau, in general din imagini mici si simple pe care utilizatorul le poate folosi pentru a face textul mai interesat si mai atractiv. Word ofera o bogata galerie de imagini clip art pe care le putem folosi asa cum dorim. In continuare voi prezenta modalitatea de a include o astfel de imagine clip art in document:
se plaseaza cusorul in document acolo unde dorim sa apara imaginea
se selecteaza Insert, Picture, Clip Art pentru a deschide caseta de dialog Microsoft Clip Gallery
in lista din stinga se selecteaza categoria de imagini dorita sau se selecteaza All Categories pentru a vedea toate imaginile clip art
se parcurge lista cu imagini pina cind se gaseste imaginea dorita apoi se face clic pe aceasta pentru a fi selectata
se face clic pe Insert pentru a include imaginea in document
Afisarea pe ecran a imaginilor grafice poate conduce la micsorarea vitezei de derulare a documentului. Daca utilizatorul lucreaza la textul documentului in modul de afisare Page Layout sau in modul Online Layout si nu trebuie sa vedem imaginile putem mari viteza de derulare pe ecran prin folosirea unor casete goale care poarta denumirea de marcaje de substitutie, in modul imaginilor propriu zise, imaginile sunt ascunse in modurile Normal si Outline. In plus daca utilizatorul a selectat optiunea Link to File cind am inserat fisierul grafic, Word insereaza un cod de cimp in document. Pe ecran va fi afisat aceast cod in locul imaginii propriu zise atunci cind sunt afisate codurile de cimp.
In continuare voi prezenta cum putem controla afisarea elementelor grafice:
se selecteaza Tools, Options pentru a deschide fereastra de dialog Options
daca este cazul se face clic pe eticheta View pentru a vedea optiunile View
in sectiunea Show se selecteaza sau se deselecteaza casetele de validare Picture Placeholders si Field Codes dupa caz
se face clic pe Ok
Afisarea pe ecran a marcajelor de substitutie sau a codurilor de cimp nu afecteaza modul in care va fi tiparit documentul - imaginile grafice propriu zise vor fi cele care vor aparea la tiparire.
Pentru a putea lucra cu un obiect grafic din document, mai intii trebuie sa il selectam. In continuare voi prezenta doua moduri in care putem face acest lucru:
se face clic pe obiectul grafic
daca se foloseste tastatura se plaseaza punctul de inserare imediat in stinga obiectului grafic si apoi se apasa Shift+
Un obiect grafic selectat va fi inconjurat de opt mici patrate albe care se mai numesc si marcaje de dimensionare. Putem redimensiona un obiect grafic dintr-un document astfel incit intreaga imagine sa fie afisata in alte dimensiuni. Utilizatorul poate taia un obiect grafic pentru a ascunde portiuni care nu vrem sa fie afisate. Pentru a redimensiona sau a taia un obiect grafic, se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza obiectul grafic
se plaseaza indicatorul mouse-ului pe unul dintre marcajele de dimensionare; indicatorul mouse-ului va lua forma unei sageti cu doua virfuri
in functie de modificare pe care utilizatorul doreste sa o faca, acesta va efectua una dintre urmatoarele operatii sau pe amindoua:
o pentru redimensionarea obiectului grafic, se apasa butonul din stinga al mouse-ului si se trage marcajul de dimensionare pina cind conturul lui atinge dimensiunile doite; utilizatorul poate fie sa mareasca fie sa micsoreze obiectul grafic
o pentru a taia obiectul grafic se tine apasata tasta Shift, apoi se apasa cu butonul din stinga al mouse-ului si se trage marcajul de dimensionare inspre centrul imaginii
Pentru a sterge un obiect grafic se selecteaza acesta si se apasa tasta Delete. Pentru a muta sau a copia un obiect grafic in alt loc se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza obiectul grafic
pentru a-l copia se apasa combinatia de taste Ctrl+C sau se selecteaza Edit, Copy sau se face clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard; pentru a muta obiectul grafic se apasa Ctrl+X sau se selecteaza Edit, Cut ori se executa clic pe butonul Cut de pe bara cu instrumente standard
se plaseaza cursorul in noua pozitie a obiectului grafic
se apasa combinatia de taste Ctrl+V sau se selecteaza Edit, Paste ori se face clic pe butonul Paste de pe bara cu instrumente standard
In afara de posibilitatea includerii in document a unor imagini grafice existente, Word permite utilizatorului sa creeze propriile sale desene. Instrumentele de desen puse la dispozitie ii pemit oricui sa deseneze cu usurinta. Pentru a desena utilizatorul trebuie sa aduca pe ecran bara cu instrumente de desen. Se selecteaza View, Toolbars, Drawing.
Desenul consta in urmatoarele operatii cu caracter special:
introducerea de obiecte deja desenate in document; obiectele pe care utilizatorul le are deja la dispozitie sunt linii, sageti, diverse forme geometrice si text; majoritatea obiectelor desenate din Word sunt denumite AutoShapes
mutarea obiectelor desenate in alte locuri si schimbarea dimensiunilor a proportiilor lor
modificarea obiectelor desenate; de exemplu se poate modifica grosimea liniei, culoarea textului sau tipul de virf de sageata al unei sageti
Pe bara cu instrumente de desen exista butoane pentru cele mai frecvent folosite obiecte de desen: linii, sageti, forme tridimensionale; in continuare voi prezenta metodele de desen cele mai frecvent folosite:
pentru a desena un obiect, se face clic pe butonul corespunzator de pe bara cu instrumente de desen; sau se selecteaza AutoShapes si se selecteaza forma dorita de pe lista; apoi se deseneaza in document obiectul care dorim sa-l inseram; se tine apasata tasta Shift in timp ce desenam pentru ca obiectul desenat sa fie afisata la scara 1:1
pentru a selecta un obiect deja desenat se face clic pe acesta, obiectul selectat va fi inconjurat de mici dreptunghiuri numite puncte de redimensionare; pentru a selecta mai multe obiecte, se tine apasata tasta Shift si se face clic pe acestea; se apasa tasta Delete pentru a sterge obiectul sau obiectele selectate
pentru a muta obiectul selectat, se plaseaza indicatorul mouse-ului pe el si se trage in noua locatie
pentru a modifica forma sau dimensiunea unui obiect selectat se plaseaza indicatorul mouse-ului pe unul dintre marcajele de redimensionare si se trage cu mouse-ul pina se obtine dimensiunea sau forma dorita
pentru a schimba culoarea liniei de contur a unui obiect se face clic pe butonul Line Color de pe bara cu instrumente de desen si se selecteaza culoarea dorita
pentru a schimba culoarea de umplere a unui desen compact se face clic pe butonul Fill Color si se selecteaza culoarea dorita
pentru a schimba grosimea sau tipul liniilor folosite la desenarea unui obiect, se selecteaza obiectul si se face clic pe Line Style sau pe Dash Style
pentru a adauga o eticheta cu text, se face clic pe butonul Text Box se trage in document pentru a include o caseta de text, apoi se introduce textul; cind se termina se face clic in afara casetei de text.
Lucrul cu mai multe documente
In general este suficient sa se editeze un singur document, dar in unele situatii posibilitatea de a lucra simultan cu mai multe documente poate fi foarte utila. De exemplu putem consulta un document in timp ce lucram in altul si putem copia sau transfera text dintr-un document in altul. Aplicatia Word permite utilizatorului sa deschida simultan oricte documente doreste.
In timp ce lucram intr-un document putem oricind sa deshidem unul nou sau unul deja existent in memorie. Pentru aceasta voi arata citeva metode practice:
pentru a crea un nou document pornind de la sablonul Normal se face clic pe butonul New de pe bara cu instrumente standard
pentru a crea un document pornind de la un alt sablon, sau folosind unul dintre vrajitori din Word se va selecta File, New
pentru a deschide un document existent se selecteaza File, Open sau se face clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard
In cazul in care avem mai multe documente deschise in acelasi timp, numai unul dintre acestea poate fi activ la un moment dat. Documentul activ va fi afisat pe ecran. Bara de titlu a documentului activ va fi mai inchisa la culoare iar daca documentele se suprapun cel activ se va afla in prim plan. Pentru a trece dintr-un document in altul, se vor efectua pasii urmatori:
se deschide meniul Window; ultimele rinduri din meniu sunt ocupate de o lista a tuturor documentelor deschise, cel activ in momentul respectiv avind in dreptul lui un marcaj de validare
se selecteaza denumirea documentului pe care dorim sa-l activam
pentru a trece la urmatorul document deschis, se apasa Ctrl+F6
Word asigura o flexibilitate destul de mare in afisarea mai multor documente simultan. Putem decide ca documentul activ sa ocupe intregul ecran, celelalte documente fiind ascuse temporar. Este posibil de asemenea sa fie afisate mai multe documente, fiecare in propria sa fereastra. O fereastra apartinind unui document poate fi intr-una din urmatoarele stari:
maximized (maximizata) fereastra ocupa intreaga suprafata de lucru, nici un alt document deschis nemaifiind vizibil; cind documentul activ nu este maximizat titlul sau apare pe bara de titlu a programului Word in partea de sus a ecranului
minimized (minimizat) fereastra este redusa la o mica pictograma afisata in partea de jos a ecranului Word; titlul documentului este afisat pe pictograma
restored (restaurata) adica fereastra documentului are dimensiuni intermediare, iar titlul documentului va fi afisat pe bara de titlu a propriei ferestre, nu pe cea a programului Word
In cazul in care dorim sa terminam cu editarea documentului putem inchide documentul deschis in modul urmator:
se activeaza documentul
se selecteaza File, Close sau se executa clic pe butonul Close care se afla in capatul din dreapta al barei de titlu a documentului
daca documentul contine modificari nesalvate Word va cere sa salvam documentul. Se face clic pe Yes pentru a salva fisierul sau pe No. In ambele cazuri, Word va inchide documentul.
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 1542
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
