Folosirea programului Word ca editor E-mail si instrument de colaborare

Folosirea programului Word ca editor E-mail si instrument de colaborare

Word ofera un set de instrumente de colaborare on-line, acre faciliteaza comunicarea si partajarea documentelor cu alti utilizatori de Word si Office.

Expedierea mesajelor E-mail la care sunt anexate documente Word, salvarea fisierelor in dosare Web on line, discutii in line, toate pot fi apelate din interiorul ferestrei Word si utilizeaza o aplicatie de ajutor cum ar fi un client E-mail sau Microsoft NetMeeting, care se ocupa cu trimiterea mesajelor E-mail sau ofera locul pentru o intalnire on line.

a)      Editor E-mail

Pentru a trimite documente Word ca anexe la mesaje E-mail este necesar un client E-mail (un pachet software care permite expedierea si primirea de posta electronica) instalat pe calculatorul dumneavoastra.

Pentru anexarea unui document Word la un mesaj E-mail se deschide documentul, se selecteaza File apoi Send to; din submeniul ce apare se selecteaza Mail Recipient as Attachement; clientul dumneavoastra va deschide o fereastra de mesaj noua (figura 27.2 pag.369);

Documentul Word va aparea fie ca o pictograma in antetul mesajului E-mail (sub randul Subject), fie in zona textului mesajului; se introduce adresa destinatarului mesajului in caseta To;

Cand mesajul se poate expedia se executa clic pe Send; cand mesajul e citit de destinatar, acesta va putea deschide documentul executand dublu clic pe pictograma lui; acest lucru va lansa Microsoft Word si il va deschide intr-o fereastra Word.

b)      Crearea discutiilor on line in Word

O alta caracteristica eytrem de utila este instrumentul Web Discussion. Aceasta facilitate este noua in Word 2000 si ofera o cale de a adauga mesaje intr-o discutie direct intr-un document Word. Lucrul important referitor la instrumentul Web Discussion este ca apartine documentului care trebuie utilizat in colaborare cu un anumit grup de persoane, de exemplu echipa unui proiect. E necesar insa accesul la un site Web Discussion din World Wide Web care ofera support extensiilor Microsoft Office Discussion.

Iata cum se adauga mesaje intr-un document Word cu ajutorul instrumentelor Web Discussion:

Se deschide documentul Word in care se doresc mesajele de discutie. Trebuie asigurata conectarea la Internet;

Se selecteaza Tools On line Colaboration Web Discussion. Bara de instrumente Web Discussion va aparea deasupra barei de stare Word. Pentru a introduce in document o pictograma de discutii se executa clic pe butonul Insert in the Document;

Va aparea caseta de dialog Discussion Text, se introduce textul discutiei si se executa clic pe OK;

Mesajul apare intr-o fereastra, in partea de jos a ferestrei Word, iar cu ajutorul barei de derulare din fereastra discutiei, mesajul va putea fi citit;

Se poate raspunde la mesaj executand clic pe pictograma mesajului de la sfarsitul textului. Va aparea meniul derulant de unde se alege Reply.

Se introduce textul mesajului raspuns si se executa clic pe OK pentru expedierea lui.

Pentru dezactivarea caracteristicii Discussion se executa clic pe Close din bara de instrumente Discussion.

c)      Colaborarea cu ceilalti folosind Netmeeting

In timpul lucrului cu programul Word se pot tine intalniri prin intermediul Microsoft Netmeeting, care asigura comunicatia audio si video prin Internet. Chiar daca nu sunt instalate capabilitati audio si video, acest lucru e valabil si in cadrul Universitatii 1 Decembrie 1918, Netmeeting ofera o fereastra Chat ce poate fi folosita de utilizatori pentru a comunica cu ajutorul tastaturii.

O conferinta on line Netmeeting incepe astfel:

Se selecteaza Tools, On line Colaboration si apoi Meet Now. In ferestra Word va aparea o caseta Place a Call ce contine lista utilizatorilor Netmeeting conectati in acel moment;

Se selecteaza numele persoanei dorite si apoi se executa clic pe Call. Odata realizata conexiunea va aparea o fereastra Netmeeting Current Call unde se poate beneficia de facilitati audio, video.

In cazul neinstalarii acestor capabilitati audio si video, se poate comunica prin fereastra Chat unde se introduce text prin intermediul tastaturii.

Pentru utilizarea acestei caracteristici, asa cum se vede in figura 27.10, pag.375, se executa clic pe butonul Chat din bara de instrumente Netmeeting.

Cand intalnirea ia sfarsit se executa clic pe butonul Hang Up din bara Netmeeting dupa ce toti colaboratorii au fost anuntati de parasirea conferintei on line.[5,6,8]