Scrigroup - Documente si articole

Username / Parola inexistente      

Home Documente Upload Resurse Alte limbi doc  

AnimaleArta culturaDivertismentFilmJurnalismMuzica
PescuitPicturaVersuri

SOLUTIE INTEGRATA PENTRU CAPTURA SI ARHIVAREA ELECTRONICA A CARTILOR DE MUNCA SCANAREA CARTILOR DE MUNCA - Manual de Instalare si Utilizare

diverse

+ Font mai mare | - Font mai mic




DOCUMENTE SIMILARE

Trimite pe Messenger
CURRICULUM IN DEZVOLTARE LOCALA
KARL MARX
Legea tolerantei
Viadrus G 100L
Aranjamente mese si secrete de servire
TE IUBESC pe alte limbi
UTILAJE SI INSTALATII DE PRELUCRAT MOBILA
Proiectare De Produs
Prezentarea procesorului β -banda de asamblare cu 5 etaje
STRATEGIE DE CREATIE



Solutie integrata pentru





captura si arhivarea electronica

a cartilor de munca

SCANAREA CARTILOR DE MUNCA

Manual de Instalare si Utilizare

1. Introducere

Scopul proiectului este de a oferi o solutie integrata pentru captura cartilor de munca in tara (Case Teritoriale de Pensii) si arhivarea lor electronica la nivel central (CNPAS – Casa Nationala de Pensii si alte Asigurari Sociale). Prin captura se intelege scanarea cartilor de munca si recunoasterea automata prin OCR a unor atribute ale cartilor de munca (de ex. Serie si numar carte de munca, sau numele si prenumele posesorului). Astfel, arhiva electronica de la nivel central va contine inregistrari formate din imagini scanate ale cartilor de munca si fisiere XML cu atribute ale cartilor de munca respective. Continutul arhivei electronice va fi disponibil pe intranetul CNPAS printr-o aplicatie web.

Scopul acestui document este de a prezenta instructiuni de instalare in locatiile teritoriale ale Casei Nationale de Pensii, precum si de a descrie modul de utilizare al celulelor de lucru. Vor fi definite lista de livrabile, precum si instructiuni de punere in functiune a ceea ce se livreaza in fiecare locatie. Prin locatie se intelege o casa teritoriala de pensii – cele din resedintele de judet, plus CTP Lugoj (singura CTP in care facem livrari si nu e resedinta de judet).

O parte importanta din procesul de livrare a echipamentelor este instruirea reprezentantilor Caselor Teritoriale de Pensii – responsabili IT si operatori implicati in procesul de captura. Acestia vor trebui instruiti asupra procedurilor de pornire a unei celule de lucru, si asupra fluxului de lucru si a responsabilitatilor ce revin fiecarui operator. De asemenea, trebuie comunicate si datele de contact pentru suportul tehnic de dupa livrare.

Diagrama de mai jos arata simplificat fluxul de carti de munca din cadrul acestui proiect.

2. Livrarea echipamentelor

2.1. Lista de livrabile

Fiecare locatie va primi un numar de celule de lucru. O celula de lucru este formata din:

  • 1 statie de lucru pentru OCR-izare – numita in oferta si WK1
    • 2 dongle-uri USB, care permit folosirea licentiata a software-ului RecoStar (OCR) si ZyIMAGE
    • Pentru identificare vizuala usoara, se va observa ca aceste statii au doua unitati DVD-Writer
    • Configuratia acestor statii include doua HDD-uri de 250GB, configurate in RAID1 (mirroring)
    • IP-ul acestor masini va fi intotdeauna 10.10.10.10/24, preconfigurat
  • 1 sau 2 statii de lucru pentru scanare, numite in oferta si WK2
    • Pentru identificare vizuala usoara, aceste statii au o singura unitate DVD-ROM
    • Configuratia acestor statii include un HDD de 80GB
    • IP-ul statiilor WK2-1 va fi intotdeauna 10.10.10.20/24, preconfigurat
    • IP-ul statiilor WK2-2 va fi intotdeauna 10.10.10.30/24, preconfigurat
  • Pentru fiecare statie de lucru de scanare vor fi livrate 2 sau 3 scanner-e, impreuna cu cablurile USB pentru conectarea lor la statia de scanare
  • 1 switch Gigabit cu 8 porturi
  • Cabluri de retea pentru conectarea statiilor de lucru
  • Suport de date (CD-uri, DVD-uri) – cele standard care vin cu sistemele sau cu scanner-ele

2.2. Despachetarea echipamentelor

Exista 4 tipuri de celule de lucru:

  1. WK1 (OCR)  – WK2-1 (Scan) – 2 x Scanner
  2. WK1 (OCR) – WK2-1 (Scan) – 3 x Scanner
  3. WK1 (OCR)
    1. WK2-1 (Scan) – 2 x Scanner
    2. WK2-2 (Scan) – 2 x Scanner
  4. WK1 (OCR)
    1. WK2-1 (Scan) – 3 x Scanner
    2. WK2-2 (Scan) – 2 x Scanner

Pentru celulele in care sunt statii de tip WK2-1 la care sunt conectate 3 scanner-e (intotdeauna vor fi doar statii de tip WK2-1 in aceasta situatie), se va face un schimb de memorie RAM cu statia de tip WK1. Astfel, cele doua DIMM-uri din WK1 trec in WK2-1, iar cele doua DIMM-uri din WK2-1 trec in WK1. La final statiile WK2-1 la care trebuie conectate 3 scanner-e trebuie sa aiba 2GB RAM, iar in aceste celule statiile WK1 vor avea doar 1GB RAM.

Sistemele vor fi preinstalate cu tot software-ul necesar. La instalare (despachetare) vor fi necesare urmatoarele configurari:

  • Statia de tip WK1 (OCR)
    • Se schimba litera volumului numit „Data” din E: in S:, folosind unealta Computer Management (click dreapta pe My Computer -> Manage) -> Disk Manager
    • Se partajeaza in retea discul S: obtinut astfel, cu numele „S”, folosind click-dreapta -> Sharing and Security.
      • Permisiunile (butonul Permissions) pentru acest folder partajat trebuie sa fie „Full Control” pentru grupul de utilizatori „Everyone”.
      • In fereastra de sharing, se apasa butonul Caching, apoi se debifeaza „Allow caching of files in this shared folder”.
      • Atentie! Initial discul S e partajat cu numele S$, ceea ce e incorect. Intai trebui anulat vechiul share, apoi refacut cu numele „S”
  • Statia (statiile) de tip WK2 (scanare)
    • Se schimba litera volumului numit „Data” din E: in F:, ca mai sus
    • Se partajeaza in retea discul F: obtinut astfel, cu numele „F”. Permisiunile pentru acest folder partajat trebuie sa fie „Full Control”. In fereastra de sharing, se apasa butonul Caching, apoi se debifeaza „Allow caching of files in this shared folder”.
    • La statiile de tip WK2-1
      • Se redenumeste Test.JBD din F:ForteWorkHF32 in Plustek.JBD
      • Se copiaza (atentie, copiere, nu mutare!) acest fisier Plustek.JBD din F:ForteWorkHF32 in F:ForteWorkHF62

Pentru transportul scanner-elor, acestea sunt asigurate cu o piedica ce nu permite „jocul” lampii de scanare. Inainte de pornirea scanner-elor e important ca aceasta pidica sa fie scoasa. Piedica se afla sub scanner, in dreptul butoanelor de pe fata scanner-ului. Daca piedica nu e trasa corect, scanner-ul nu sta corect pe masa.

2.3. Conectarea cablurilor

Pe langa conectarea obisnuita a cablurilor de alimentare electrica si a celor de retea, conectarea corecta a cablurilor USB ale scanner-elor este esentiala pentru functionarea celulei de lucru. Astfel, la statia de scanare e important ca tastatura si mouse-ul sa fie conectate la porturile USB din „fata” calculatorului.

Scanner-ele vor fi conectate la porturile USB din spatele statiilor de scanare. Aceste cabluri USB trebuie sa nu imparta acelasi hub USB. In acest scop ele vor fi conectate astfel:

in „spatele” calculatorului sunt 3 perechi de cate 2 porturi USB; un astfel de cablu USB trebuie sa fie singur intr-o astfel de pereche

cablurile USB vor fi conectate la portul din dreapta al fiecarei perechi de porturi

la statiile de tip WK2-1 (scanare) la care sunt conectate 3 scanner-e, ordinea conectarii scanner-elor va fi dupa cum urmeaza: 1-sus, 3-mijloc, 2-jos

Odata conectate aceste scanner-e, e important ca ele sa nu fie re-conectate in alta configuratie. In acest scop recomandarea Forte Business Services este sa nu fie deconectate inutil.

IMPORTANT: Daca sunt 3 scanner-e conectate la statia de scanare, scanner-ul 3 va fi atasat la sistemul gazda de pe statia de scanare. Daca sunt doua scanner-e, cel de-al doilea scanner va fi conectat la sistemul gazda. Acest scanner va fi folosit pentru corectiile necesare in urma validarii initiale (validarea scanarii).

Forte Business Services impune ca fiecare celula sa fie izolata de accesul in reteaua locala si/sau accesul la Internet. Acest lucru va simplifica mententanta si securitatea acestor celule de lucru. Odata terminat efortul de scanare la nivel local (in 18-24 luni, conform estimarilor), statiile de lucru pot fi „eliberate” de aceasta constrangere, dupa ce datele cu regim special (date de identificare personala a posesorilor cartilor de munca, incluzand imagini ale cartilor de munca) au fost sterse.

Pentru functionarea corecta si completa a software-ului de pe statia de OCR-izare, e important ca acele doua dongle-uri USB sa fie conectate permanent la sistem.

Asa cum sunt pre-configurate, statiile de lucru au urmatoarele IP-uri:

  • WK1 (OCR-izare) – 10.10.10.10/24
  • WK2 (scanare) – 10.10.10.20/24, 10.10.10.30/24
  • Masina virtuala 1 (scanare) – 192.168.6.1/24
  • Masina virtuala 2 (scanare) – 192.168.220.1/24

3. Punerea in lucru a unei celule de lucru

Asa cum sunt livrate si configurate statiile, urmatoarele conturi Windows sunt pre-definite:

  • Statia de OCR-izare
    • Administrator cu parola „f0rt3”
    • ValidatorOCR1, cu parola „1234” – validatorul OCR de pe schimbul de lucru 1
    • ValidatorOCR2, cu parola „1234”– validatorul OCR de pe schimbul de lucru 2
    • Validator, cu parola „1234” – acest cont va fi folosit intotdeauna pentru autentificarea in sistem
  • Statia de scanare
    • Administrator cu parola „f0rt3”
    • ValidatorScanare1, cu parola „1234” – pentru schimbul 1
    • ValidatorScanare2, cu parola „1234” – pentru schimbul 2
    • OperatorScanare31, cu parola „1234” – pentru schimbul 1
    • OperatorScanare32, cu parola „1234” – pentru schimbul 2
    • Validator, cu parola „1234” – acest cont va fi folosit intotdeauna pentru autentificarea in sistem
  • Masina virtuala 1, pe statiile WK2-1
    • OperatorScanare11, cu parola „1234” – pentru schimbul 1
    • OperatorScanare12, cu parola „1234” – pentru schimbul 2
  • Masina virtuala 2, pe statiile WK2-1
    • OperatorScanare21, cu parola „1234” – pentru schimbul 1
    • OperatorScanare22, cu parola „1234” – pentru schimbul 2
  • Masina virtuala 1 pe statiile WK2-2
    • OperatorScanare41, cu parola „1234” – pentru schimbul 1
    • OperatorScanare42, cu parola „1234” – pentru schimbul 2

Pe statiile de tip WK2-1 la care sunt conectate doar doua scanner-e, la prima punere in functiune trebuie stearsa manual masina virtuala 2, impreuna cu toate fisierele si shortcut-urile aferente. Astfel, trebuie sters shortcut-ul „Masina Virtuala 2” de pe desktop, iar apoi trebuie sters directorul „VMWare Scan2” din „F:ForteVM”.

Autentificarea la pornirea statiilor dintr-o celula de lucru se va face cu conturile „Validator”. Conturile „OperatorScanareXX” sau „ValidatorOCRX” sunt doar pentru a porni software-ul aferent fluxului de lucru pe un cont de utilizator potrivit. In masinile virtuale, autentificarea se face cu „OperatorScanareYY”, conform schimului de lucru. Conventia de conturi Windows pentru operatori este dupa cum urmeaza:

  • OperatorScanare11 = scaneaza pe scanner-ul 1 (masina virtuala 1) la statia WK2-1 pe tura 1
  • OperatorScanare12 = scaneaza pe scanner-ul 1 (masina virtuala 1) la statia WK2-1 pe tura 2
  • OperatorScanare21 = scaneaza pe scanner-ul 2 (masina virtuala 2) la statia WK2-1 pe tura 1
  • OperatorScanare22 = scaneaza pe scanner-ul 2 (masina virtuala 2) la statia WK2-1 pe tura 2
  • OperatorScanare31 = scaneaza pe scanner-ul 3 (host) la statia WK2-1 pe tura 1
  • OperatorScanare32 = scaneaza pe scanner-ul 3 (host) la statia WK2-1 pe tura 2
  • OperatorScanare41 = scaneaza pe scanner-ul 1 (masina virtuala 1) la statia WK2-2 pe tura 1
  • OperatorScanare42 = scaneaza pe scanner-ul 1 (masina virtuala 1) la statia WK2-2 pe tura 2
  • OperatorScanare51 = scaneaza pe scanner-ul 2 (host) la statia WK2-1 pe tura 1
  • OperatorScanare52 = scaneaza pe scanner-ul 2 (host) la statia WK2-1 pe tura 2


3.1 Definirea operatorilor dintr-o celula de lucru

Aceasta operatie trebuie efectuata imediat dupa instalarea echipamentelor, si ori de cate ori se schimba setul de operatori alocati unei celule de lucru. Definirea operatorilor se traduce prin asocierea numelor persoanelor cu conturi locale de Windows. Definirea corecta a operatorilor duce la o pontare corecta a produsului muncii lor. ATENTIE! Orice greseala din configuratia setului de operatori din cadrul unei celule, sau de la nivelul unei locatii poate duce la pontari necorespunzatoare.

Definirea operatorilor se face prin aplicatia „Configurare”, disponibila pe statia de lucru de OCR-izare. Accesul la aceasta aplicatia este securizat cu parola „cnpas” (case sensitive), care poate fi modificata ulterior. Se recomanda ca aceasta aplicatie sa fie folosita doar de responsabilul IT al locatiei.

IMPORTANT: Fiecare operator trebuie identitficat intr-o locatie unic printr-un cod de 2 caractere si prin numele sau. Orice abatere de la aceasta regula poate duce la rapoarte de activitate pentru doua sau mai multe persoane alocate unui singur nume!

3.2 Definirea setarilor celulei de lucru

Imaginea de mai jos reprezinta setarile celulei de lucru. Aceste setari trebuie definite corespunzator inainte de prima punere in lucru a celulei.

3.3 Pornirea celulei de lucru

IMPORTANT: Procedura de mai jos trebuie urmata cu strictete la fiecare pornire a celulei de scanare! Daca oricare din pasii de mai jos esueaza, nu mergeti mai departe! E de preferat sa sunati la numarul de telefon pentru suport tehnic inainte de a agrava problema.

Ordinea de pornire a statiilor de lucru trebuie sa fie urmatoarea:

  1. Se porneste statia de OCR-izare, cu „Validator”/”1234”
  2. Se porneste statia de scanare, cu „Validator”/”1234”
  3. Trebuie verificate conexiunile discurilor mapate in retea
    1. Pe statia de OCR-izare (WK1) – click pe discurile X: si Y: in Windows Explorer. Pentru a porni Windows Explorer puteti folosi combinatia de taste Windows (tasta cu steguletul fluturat, intre Alt si Ctrl) + E. Atentie! In celulele cu o singura statie de scanare, conexiunea catre discul Y nu functioneaza, si acest fapt nu e motiv de ingrijorare. Discul Y: e mapat la statiile WK2-2.
    2. Pe statiile de scanare (WK2-1, WK2-2) – click pe discul S: in Windows Explorer.
  4. Pe statia de OCR-izare se pornesc procesele de OCR-izare cu shortcut-urile RunProject_n (cu n de I la X, cifre romane)
    1. Daca imediat dupa pornire in fereastra procesului apare un mesaj de genul „Press any key to continue”, e semn ca procesul nu e pornit corect. Cea mai probabila cauza e faptul ca nu s-a verificat in prealabil conexiunea discurilor mapate in retea.
    2. In celulele cu o singura statie de scanare (WK2-1) e normal ca doua astfel de procese sa nu porneasca bine, dat fiind ca ele ar cauta discul Y:, nedisponibil.
  5. Pe statia de OCR-izare Se porneste aplicatia de procesare imagini cu shortcut-ul „Procesare Imagini”

Dupa prima pornire (imediat dupa livrare) a statiilor de lucru trebuie verificate data si ora. Aceste informatii sunt importante pentru pontarea operatorilor.

3.3.1 Pornirea scanner-elor

Data fiind o limitare a sistemului de operare Windows XP (nu poate lucra decat cu un singur scanner la un moment dat), solutia pentru a putea conecta mai multe scanner-e la un calculator a fost de a folosi masini virtuale VMWare pe statia de scanare. Astfel, pe statia de scanare un scanner va fi controlat de sistemul gazda (scanner-ul 3), iar celelalte doua scanner-e vor fi controlate de sisteme de operare din doua masini virtuale

Scanner 1

  • Intai se va porni Masina Virtuala 1 prin shortcut-ul asociat de pe desktop. Pornirea masinii virtuale se termina atunci cand desktop-ul obisnuit Windows XP apare in fereastra masinii virtuale.
    • La prima pornire a masinii virtuale, WMWare Player va intreba utilizatorul care este provenienta masinii virtuale. Se da raspunsul (se bifeaza) „I copied it”, apoi se apasa butonul OK.
  • Se verifica setarea Shared Folders in Masina Virtuala 1 – trebuie sa fie „Always enabled”.
    • In bara de titlu a masinii virtuale, click pe WMware Player -> Shared Folders
  • Masina virtuala 1 trebuie sa aiba focusul (sa fie activa)
  • Se verifica discul Z: in masina virtuala (dublu click pe shortcut-ul Shortcut to Scan1 de pe desktop-ul masinii virtuale)
  • Se porneste scanner-ul „1”.
  • Pentru a verifica aceasta conexiune se va folosi aplicatia BookPilot, disponibila prin meniul de click-dreapta in ActionExpress (iconul „carticica” langa ceasul din taskbar, in dreapta jos). In aplicatia BookPilot se va folosi comanda Preview pentru a verifica faptul ca scanner-ul poate fi controlat prin aceasta aplicatie. Scanner-ul nu este recunoscut corect de catre sistem atat timp cat aceasta comanda nu functioneaza.
      • Daca la pornirea BookPilot apare un mesaj cum ca nu poate gasi un director, e semn ca nu s-a verificat conexiunea discurilor mapate in retea. In acest caz inchideti masina virtuala (Start -> Turn Off), si reluati procedura de pornire de la pasul pentru verificarea conexiunii discurilor mapate in retea.
      • La comanda Preview scanner-ul ar trebui sa inceapa sa scaneze in maxim 2-3 secunde. Daca nu se intampla asta, inseamna ca scanner-ul nu e corect recunoscut de sistem. Pentru a remedia problema opriti si reporniti scanner-ul, pastrand masina virtuala activa. Apoi repetati procedura de verificare a acestei conectari (pasii de mai sus).

Imaginile de mai jos arata meniul aplicatiei ActionExpress, precum si indicatorii starii de conectare a scanner-ului

 

Scanner 2

  • Acest pas e valabil doar pentru statiile de tip WK2-1 la care sunt conectate 3 scanner-e
  • Fereastra masinii virtuale 1 trebuie sa fie minimizata
  • Se va porni masina virtuala 2, prin shortcut-ul asociat de pe desktop. Pornirea masinii virtuale se termina atunci cand desktop-ul obisnuit Windows XP apare in fereastra masinii virtuale.
  • Masina virtuala 2 trebuie sa aiba focusul (sa fie activa)
  • Se verifica discul Z: in masina virtuala (dublu-click pe Shortcut to Scan1).
  • Se porneste scanner-ul „2”. Aceasta masina virtuala 2 trebuie sa aiba focus pana la detectarea de catre acest sistem Windows a scanner-ului pornit si conectat. Verificarea conectarii scanner-ului se face ca si pentru scanner-ul „1”.

Scanner 3

  • Se minimizeaza ferestrele masinilor virtuale.
  • Se porneste Action Express folosind shortcut-ul „Plustek Operator Scanare 1.cmd”. Apoi se porneste BookPilot (click dreapta pe iconul de langa ceas).
  • Daca in BookPilot, in dreapta sus nu apare „F:ForteWorkHF32Plustek.JBD”, se urmeaza pasii de mai jos.
    • Se navigheaza (cu ajutorul Windows Explorer) in „F:ForteWorkHF32”, se redenumeste “Test.JBD” in “Plustek.JBD
    • Din BookPilot, in dreapta sus se alege Open, se navigheaza pana la „F:ForteWorkHF32”, si se selecteaza “Plustek.JBD”.
  • In BookPilot se verifca in dreapta jos, langa butonul Browse ca este indicata calea „F:ForteWorkHF32”.
  • Pentru tura 2 pasii de mai sus raman similari cu diferenta ca directorul „F:ForteWorkHF32” e inlocuit cu „F:ForteWorkHF62”
  • Si in acest caz verificarea conectarii scanner-ului se face ca si pentru scanner-ul „1”.

Imaginea de mai jos arata fereastra Book Pilot, care contine comenzile Preview (verifica faptul ca scanner-ul e corect conectat, adica scanner-ul poate fi controlat din BookPilot) si Close (inchide/termina o sesiune de lucru asociata unei cutii cu carti de munca).

3.4 Oprirea unei celule de lucru

  1. Se opresc scanner-ele cu butoanele din lateral dreapta.
  2. Se opresc masinile virtuale prin butonul Start – Turn off, din fereastra masinii virtuale
  3. Se opreste statiile de lucru (WK2-X si WK1) prin butonul Start – Turn off, din sistemul gazda.

3.6 Cand lucrurile nu merg normal (Troubleshooting)

  • Aplicatia Action Express a scanner-ului poate fi oprita din meniul de click-dreapta cu comanda Exit. Apoi poate fi repornita prin Start -> Programs -> Plustek OpticBook 3600 -> Action Express.
  • In cazul in care o masina virtuala a fost oprita incorect, la repornirea ei ar putea aparea un mesaj care intreaba utilizatorul care e provenienta masinii virtuale. Raspunsul trebuie sa fie „I copied it”.
  • Daca la pornirea BookPilot apare mesajul de ma jos, se va deschide Windows Explorer, se va deschide My Network Places -> Entire Network -> VMWare Shared Folders -> .host -> ScanX (unde X este numarul masinii virtuale). Dupa aceasta operatiune se va reporni Book Pilot.

  • Daca in secventa de pornire, un scanner nu raspunde conform asteptarilor (de exemplu la fiecare comanda Preview apare un mesaj ca „Please wait while the scanner warms up”), inseamna ca legatura USB a scanner-ului nu functioneaza corect. Pentru a corecta aceasta problema, se inchide scanner-ul, apoi se reporneste, pastrand masina virtuala activa, si apoi se repeta procedura de verificare a conexiunii scanner-ului.
  • Daca in timpul procedurii de pornire scanner-ul nu este recunoscut corect de catre masina virtuala asociata, aceasta conexiune va putea fi „capturata” folosind o comanda a masinii virutale. In marginea ferestrei masinii virtuale, in dreapta jos exista incon-uri care reprezinta scanner-e, in ordinea crescatoare a pornirii lor, de la dreapta la stanga. Imaginea de mai jos arata un exemplu.

4. Operarea solutiei de scanare CM din locatii

4.1 Pontarea operatorilor unei celule de lucru

E important sa se retina ca fiecare operatiune din celula de lucru (scanare, validare, corectare, verificare) este inregistrata. Aceste inregistrari insotesc imaginile finale ale cartilor de munca pana in arhiva electronica de la nivel central. Astfel, prin aplicatia de la nivel central, disponibila in intranet-ul CNPAS, se poate afla cine a scanat fiecare carte de munca, cine a verificat scanarea, si cine a verificat OCR-izarea. Mai mult, la nivel central vor ajunge informatii legate de cate expuneri de pagini ale unei carti de munca au fost corecte pe fiecare carte de munca, si cate expuneri au trebuit corectate.

Rapoartele de activitate pe baza carora se va face plata operatorilor vor fi generate din aplicatia de la nivel central, care asa cum s-a scris si mai sus, va fi accesibila si din locatiile din teritoriu prin intranet-ul CNPAS. Astfel, spre exemplu, vor putea fi generate rapoarte privind numarul de expuneri corecte ale fiecarui operator intr-un interval de timp dat (de ex. o luna calendaristica).

4.2 Operarea statiilor de lucru si a scanner-elor

Operatia de scanare se face folosind butonul mare albastru al scanner-ului. Fiecare actionare a acestui buton va duce la o expunere (scanare, sau click) a ceea ce se afla pe platanul scanner-ului. Terminarea scanarii unei carti de munca se va face folosind butonul mare negru, aflat sub butonul albastru.

4.3 Fluxul de lucru de scanare

Diagrama de mai jos descrie fluxul de lucru din locatii.

Pasii fluxului de lucru de captura sunt urmatorii:

  1. Operatorul de scanare primeste/receptioneaza o cutie cu carti de munca. Cutia trebuie verificata, conform responsabilitatilor operatorului de scanare descrise mai jos.
  2. Operatorul de scanare notifica validatorul scanarii pentru inceperea unei noi sesiuni asociate noii cutii. Acest fapt se traduce printr-o operatiune la statia de scanare pentru crearea unui „folder” asociat cutiei respective.
  3. Operatorul de scanare scaneaza cartile de munca in ordinea data de opisul cutiei cu carti de munca, pagina cu pagina. Terminarea scanarii unei carti de munca se va semnala prin apasarea butonului negru. Fiecare expunere merge catre statia de scanare WK2.
  4. La terminarea cutiei, operatorul de scanare va notifica din nou validatorul scanarii de la statia de scanare la care e conectat scanner-ul sau. In acest moment validatorul scanarii trebuie sa incheie sesiunea de lucru asociata cutiei respective.
  5. Dupa „inchiderii” cutiei, soft-ul OCR de pe statia de OCR-izare observa automat fisierele scanate si efectueaza OCR-izarea (recunoasterea optica de caractere). Acest proces duce la generarea xml-ului cu metadate extrase („recunoscute”) de pe cartea de munca – de pe eticheta cu cod de bare, si de pe prima pagina a cartii de munca.
  6. Dupa terminarea procesului de OCR-izare (care dureaza ~40 secunde per CM), cutia devine disponibila pentru validarea scanarii.
  7. Validatorul de scanare valideaza cartile de munca din fiecare cutie astfel disponibila asa cum ii sunt descrise responsabilitatile mai jos. Procesul de validare a scanarii presupune doar marcarea paginilor din CM ca fiind corecte sau nu.
    1. In cazul in care o carte de munca este gasita cu cel putin 4 greseli de scanare (pagini lipsa, pagini dublate, etc), ea va fi evidentiata, iar cutia se va intoarce catre operatorul de scanare, pentru a fi rescanata acele CM-uri cu cel putin 4 greseli
  8. Etapa urmatoare presupune corectarea expunerilor incorecte. Operatorul de la statia de scanare va efectua cel mult 3 corectii per CM. La terminarea corectiilor necesare unei cutii, aceasta va trece mai departe in fluxul de lucru catre validarea din punct de vedere al OCR-izarii (recunoasterii optice de caractere)
  9. Validatorul de OCR-izare valideaza corectitudinea recunoasterii automate a atributelor unei carti de munca.
    1. Efectueaza corectii minore ale atributelor text, daca e cazul
  10. Odata validata d.p.d.v. OCR o „cutie” cu carti de munca, ea devine disponibila pentru integrarea intr-o imagine a unui DVD (fisier .iso).
    1. De mentionat ca un DVD va contine doar „cutii” integrale
  11. Atunci cand volumul in GB al „cutiilor” cu carti de munca depaseste un anumit prag (4GB), software-ul de pe statia de OCR-izare porneste automat generarea unui fisier ISO (imagine DVD). Odata terminata generarea acestui ISO, acest software solicita operatorului acestui calculator sa introduca in DVD-Writer un DVD blanc. Dupa scrierea primului DVD, software-ul va solicita si al doilea DVD blanc. Aceste copii identice vor fi gestionate astfel:
    1. Un DVD trebuie trimis catre sediul central, insotit de un raport de expediere.
    2. Al doilea DVD este pastrat in siguranta la nivel local, ca backup.


4.4 Recomandari pentru optimizarea fluxului de lucru

  1. La predarea/primirea cutiilor cu carti de munca, trebuie verificat ca acestea sunt conforme cu opisul, atat ca si continut, cat si ca ordine a cartilor de munca. Fara respectarea acestei recomandari, validarea scanarii, operatiile de corectie si validarea OCR-izarii vor fi mult mai lente.
  2. E de preferat sa se inceapa ziua de lucru cu acea cutie care contine cel mai mic numar de carti de munca. Acest fapt va grabi momentul in care validatorul de scanare primeste cutii cu carti de munca spre validare.
  3. Pentru comfortul operatorilor, fiecare post de lucru trebuie sa aiba scaun. Ar fi bine ca fiecare operator sa aiba la indemana pentru referinta o fisa cu responsabilitatile postului pe care-l ocupa.
  4. In etapa de corectie ar fi bine ca operatorul statiei de scanare (validatorul de scanare) sa lucreze alaturi de operatorul de scanare ale carui carti le corecteaza. Acest lucru ar grabi procesul de invatare a rutinei de scanare, astfel incat sa se elimine cat mai curand greselile frecvente de scanare.
  5. Atunci cand exista dubii daca o pagina a fost scanata, sau daca a fost scanata corect, e de preferat sa fie scanata de doua ori, decat sa lipseasca. De asemenea, daca la un moment dat exista dubii daca a fost apasat sau nu butonul negru, e de preferat sa fie apasat consecutiv de doua ori, decat sa nu fie apasat niciodata, bineinteles, la terminarea unei carti de munca.

4.5 Responsabilitatile operatorilor

  1. Operatorul de scanare
    1. Receptioneaza de la CREDI o cutie cu carti de munca.

i. Cutia trebuie sa fie identificata prin: cod locatie (3 cifre), cod cutie (5 cifre – unic la nivelul locatiei) si sursa (ITM, angajator, persoana fizica).

ii. Cutia trebuie sa contina un opis al cartilor de munca din interior. Acest opis trebuie sa indice CNP-ul si numele posesorilor cartilor de munca din cutie.

iii. Cartile de munca trebuie sa fie ordonate conform opisului.

iv. Toate cartile de munca trebuie sa fie etichetate cu cod de bare prezent pe interiorul primei coperti. Aceasta eticheta trebuie sa corespunda cu prima pagina a cartii de munca (sa fie vorba de aceeasi persoana).

v. Toate cartile de munca trebuie sa nu fi fost scanate anterior in cadrul acestui proiect. In acest sens se va verifica marcajul lor (stampila pe interiorul ultimei coperti) ca fiind scanate.

vi. Orice abatere de la regulile de mai sus duce la neacceptarea cutiei pentru scanare si la returnarea ei catre CREDI.

vii. Receptia cutiei trebuie facuta cu responsabilitate, inainte de inceperea scanarii cartilor din cutie.

    1. Notifica operatorul de la statia de scanare (validatorul scanarii) ca o noua cutie cu carti de munca trebuie procesata (scanata). Validatorul de scanare initializeaza o noua sesiune de scanare asociata cutiei. In acest sens trebuie „inchisa” cutia precedenta. „Inchiderea” unei cutii se realizeaza prin redenumirea celei curente, inchiderea aplicatiei BookPilot prin butonul Close si repornirea acesteia.
    2. Scaneaza cartile de munca din cutie in ordinea opisului.

i. Unitatea de masura pentru operatorul de scanare este expunerea (click-ul) corecta (corect). O expunere are doua pagini ale cartii de munca, sau o pagina si interiorul unei coperti. Se considera o expunere corecta o expunere care include lizibil toate informatiile relevante de pe paginile CM scanate, incluzand marginile paginilor.

ii. Se va scana doar interiorul cartii de munca (partea interioara a copertilor si paginile), nu si exteriorul copertilor.

iii. Va fi scanat intreg continutul cartii de munca, chiar si paginile goale, in secventa naturala, de la inceputul cartii pana la sfarsit.

    1. Fiecare carte de munca va fi scanata astfel

i. Pentru scanare, dupa asezarea corespunzatoare a cartii de munca (a paginilor ce urmeaza a fi scanate), se va folosi butonul albastru.

ii. Prima scanare din cartea de munca trebuie sa expuna clar vizibil eticheta cu cod de bare si prima pagina a cartii de munca. In acest sens, daca e necesar se va indoi copia actului de identitate atasata in cartea de munca.

iii. Cartile de munca vor fi scanate orientate catre marginea din dreapta sus a suprafetei de scanare, ca in imaginea simplificata de mai jos.

iv. Se recomanda ca suprafata platanului scanner-ului neacoperita de cartea de munca sa fie acoperita de cadrul de plastic (asemanator unui mouse pad) care insoteste scanner-ul.

v. Scanarea se face in ordinea paginilor din cartea de munca. Atunci cand exista dubii daca o pagina a fost scanata sau nu, e de preferat sa fie scanata de doua ori. La corectarea scanarii, stergerea unei expuneri duplicate e mult mai facila decat scanarea unei expuneri lipsa si inserarea ei la locul potrivit.

vi. La terminarea cartii de munca se va apasa butonul mare negru. Acest fapt va permite aplicatiei (software-ului) de scanare sa delimiteze cartile de munca. Daca operatorul de scanare nu e sigur ca a apasat corect butonul negru la terminarea unei carti, e important ca acest buton sa nu fie apasat in timpul scanarii cartii urmatoare, ci la sfarsitul scanarii acesteia. Aplicatia de corectie permite delimitarea facila a acestor carti nedelimitate prin butonul negru.

vii. Daca din greseala se da click negru in mijlocul unei carti de munca, acea carte trebuie sa fie scanata in intregime din nou.

viii. In vederea prelungirii duratei de viata a scanner-ului, paginile capsate ce urmeaza a fi scanate vor fi manipulate cu o grija suplimentara, pentru a evita deteriorarea (zgarierea) suprafetei de scanare.

    1. La terminarea unei cutii, trebuie apasat butonul negru. Apoi, validatorul de scanare va fi notificat. In urma notificarii i se va transmite cutia cu carti de munca integral. Acest lucru este necesar pentru validarea scanarii acestei cutii.
  1. Validatorul de scanare
    1. Operatia de validare a scanarii incepe odata cu primirea/receptia unei cutii cu carti de munca de la un operator de scanare. Receptia cutiei presupune urmatoarea responsabilitate:

i. Verificarea continutului cutiei, folosind opisul din cutie. Se va verifica atat faptul ca in cutie sunt toate cartile de munca, cat si faptul ca aceste carti sunt in ordinea data de opis.

ii. Daca aceste verificari esueaza, operatorul de scanare va trebui sa remedieze problemele cutiei.

    1. Se va folosi aplicatia Validare Initiala, ce poate fi pornita prin shortcut-ul existent pe desktop-ul sistemului gazda (nu pe masini virtuale). Prin aceasta aplicatie se poate naviga printre „cutiile” inchise ale tuturor operatorilor de scanare din celula de scanare respectiva. Pentru asta e necesar sa se selecteze intai operatorul de scanare ale carui cutii urmeaza sa fie validate.
    2. Odata selectat un operator de scanare, in aplicatia de validare se vor putea vedea „cutiile” complet scanate, dar nevalidate inca. Selectarea unei cutii populeaza o lista cu cartile de munca din acea cutie. Selectarea unei carti de munca populeaza o a treia lista cu paginile din acea carte.
    3. Validarea scanarii

i. Inspectarea paginilor se face prin selectarea lor in lista dedicata. Marcarea unei pagini ca fiind corecta se face prin apasarea tastei <Enter>. Marcarea unei pagini ca fiind eronata se face prin apasarea tastei <Esc>. Atunci cand se constata ca lipseste o pagina, se va marca pagina ulterioara (sau cea anterioara) ca fiind incorecta. Etapa de validare nu presupune si corectia paginilor eronate, ci doar marcarea lor. Corectia se va face ulterior intr-o sesiune de lucru dedicata.

ii. Inspectarea paginilor presupune urmatoarele verificari:

1. trebuie comparate imaginile afisate de aplicatia de validare cu paginile cartii de munca

2. paginile color sunt lizibile (suficient de luminoase, contrast suficient de bun)

3. paginile alb-negru sunt lizibile; pentru orice imagine alb-negru gasita necorespunzatoare, aceasta va fi retinuta (notita pe hartie) pentru a fi corectata in etapa de corectie.

4. paginile sunt in secventa corecta (se poate verifica numarul paginii din imaginea scanata, sau se poate compara imaginea cu cartea de munca)

5. nu exista pagini duplicate

6. sunt scanate toate paginile din cartea de munca

7. orientarea paginilor este corecta

8. gruparea paginilor intr-o carte de munca este corecta

9. continutul imaginilor nu scapa informatii esentiale (de ex. indexul inregistrarilor de munca)

iii. Orice carte de munca gasita cu cel putin 4 greseli la verificarile de la punctul anterior va fi returnata impreuna cu cutia catre operatorul de scanare pentru re-scanare a cartii respective.

iv. La terminarea validarii, pentru ca a se avansa in fluxul de lucru trebuie data comanda „Procesare” pe cutia curenta, comanda disponibila pe click-dreapta pe cutie (in lista din stanga).

    1. Corectura scanarii

i. Corecturile efectuate de validatorul scanarii se vor petrece doar intr-o sesiune dedicata, astfel incat sa nu fie afectata productivitatea operatorilor de scanare.



ii. Pentru aceste corecturi se va folosi doar scanner-ul conectat la sistemul gazda al statiei de scanare (de ex. scanner-ul 3 intr-o celula cu 3 scanner-e).

iii. Vor fi disponibile pentru corectie doar cutiile ce contin carti de munca scanate „gresit” (cu pagini gresite). Aceste cutii trebuie sa fi fost date in prealabil spre „procesare” in faza de validare a scanarii.

iv. Ca si la Validarea initiala, corectia unei cutii incepe cu selectarea operatorului de scanare (folosind butonul Navigare), apoi prin selectarea cutiei ce urmeaza a fi corectata si apoi prin selectarea cartilor de munca ce trebuie corectate (marcate cu rosu). Paginile ce necesita corectare vor aparea marcate cu rosu.

v. Lista de pagini ale unei carti de munca ofera urmatoarele comenzi de corectare disponibile prin click-dreapta pe pagina care necesita corectie:

1. Inserare pagina

2. Inlocuire pagina

a.       Operatiunile de mai sus (1 si 2) vor duce la un ecran de comanda a scanner-ului. Aici bifati optiunea Custom Settings, apoi folositi comanda Preview. Daca imaginea obtinuta e multumitoare, puteti folosi comanda Scan pentru a scana (adauga/inlocui) imaginea respectiva

3. Stergere pagina

4. Muta mai sus

5. Muta mai jos

6. Rotire 180

7. Rotire 90

8. Impartire CM – se foloseste cand nu s-a apasat butonul negru intre carti.

vi. In plus fata de corectiile ce pot fi aplicate imaginii color a cartilor, se mai poate ajusta si calitatea imaginilor alb-negru. Pentru asta, in dreapta listei de imagini scanate (click-uri) se gasesc 3 potentiometre pentru cele 3 culori fundamentale (R=Red, G=Green, B=Blue). Pentru a observa efectul noilor setari de culoare folositi butonul „Salveaza imaginea”. Odata gasita o imagine alb-negru multumitoare, trebuie actionat butonul Salvare Imagine.

vii. Odata terminata corectarea tuturor cartilor de munca dintr-o cutie, procesarea aceastei cutie poate fi lansata – printr-o comanda disponibila prin click-dreapta pe cutie. Aceasta procesare inseamna gruparea paginilor unei carti de munca intr-un singur fisier, si marcarea cartilor ca fiind validate de catre operatorul curent de validare a scanarii. Terminarea acestei procesari are ca rezultat automat trecerea cutiilor catre validarea OCR.

  1. Validatorul OCR
    1. Operatia de validare a OCR-izarii se efectueaza folosind aplicatia dedicata de pe statia de OCR-izare – shortcut-ul „Validare OCR1” (pentru tura 1) sau „Validare OCR 2” (pentru tura 2). Validarea si corectarea OCR-izarii unei cutii cu carti de munca se poate face doar dupa ce aceasta a fost validata d.p.d.v. al scanarii.
    2. Validarea OCR-izarii unei cutii incepe dupa validarea si corectarea scanarii, si dupa receptia cutiei cu carti de munca ce trebuie validata d.p.d.v. OCR. De asemenea, este necesara o procesare a imaginilor (gruparea paginilor unei CM), operatiune automata care poate dura zeci de minute, in functie de numarul de CM din cutie.
    3. Pentru validarea cutiilor scanate de un operator, acesta va fi selectat folosind comanda Navigare (butonul din stanga jos in aplicatia de validare OCR).
    4. Operatiunile de validare si corectare OCR:

i. Trebuie verificate campurile CNP si Serie+numar CM OCR-izate de pe eticheta cu cod de bare.

ii. Trebuie verificate si seria+numarul CM recunoscut (OCR-izat) de pe prima pagina a CM

iii. Trebuie verificata despartirea numelui de prenume

iv. Odata verificate/corectate aceste campuri, cartea se marcheaza ca fiind corecta prin actionarea butonului „Corecta”

    1. O cutie cu carti de munca verificate complet poate fi „procesata” (comanda pe meniul de click-dreapta pe cutie) pentru a fi trimisa automat catre un volum DVD.
    2. Generarea si scrierea DVD-urilor

i. Odata adunata o cantitate de date (cutii cu carti de munca) de minim 4GB, aplicatia de validare OCR va porni automat un proces de scriere a unui DVD in dublu exemplar.

ii. Se poate forta scrierea unui DVD in dublu exemplar prin butonul „Scriere fortata DVD”.

iii. Orice scriere de DVD in dublu exemplar va fi urmata de generarea automata a unui raport de insotire DVD aferent.

    1. Gestiunea DVD-urilor

i. Odata scrisa o pereche de DVD-uri identice, unul dintre ele va fi trimis cu Posta Secreta catre sediul central al CNPAS, impreuna cu un raport de insotire a DVD-ului. Acest raport trebuie sa arate identificatorul DVD-ului, numele validatorului de OCR-izare, data si ora crearii DVD-ului.

ii. A doua copie a DVD-ului trebuie depozitata intr-un loc securizat, reprezentand un backup.

iii. Receptia si importul DVD-ului la nivel central rezulta in rapoarte de receptie si import.

1. daca aceste rapoarte indica succesul operatiunii, validatorul OCR poate sterge imaginea ISO asociata acestui DVD folosind aplicatia dedicata de pe statia de OCR-izare. Totodata cutiile continute pe acel DVD (a se vedea directoarele asociate de pe DVD, sau raportul de insotire generat la scrierea DVD-ului) pot fi returnate catre C.R.E.D.I.

2. daca cel putin unul dintre aceste rapoarte indica erori, acestea vor fi tratate astfel:

a.       daca raportul de receptie indica un suport de date corupt (suprafata utila a DVD-ului e invalida), se va produce o copie a DVD-ului salvat anterior ca backup, sau folosind imaginea ISO corespunzatoare.

b. Alte tipuri de erori vor putea fi gestionate intorcand cutii din arhiva pe fluxul de lucru. Aceasta operatie poate fi efectuata folosind aplicatia de Configurare, disponibila pe desktop-ul statiilor de OCR-izare.

    1. Gestiunea cutiilor cu carti de munca

i. Fiecare DVD rezultat la nivel central va contine un numar de cutii integrale.

ii. Odata primit un raport de import cu succes la nivel central a DVD-ului, toate cutiile reprezentate pe acel DVD pot fi returnate catre CREDI. Aceasta reprezinta singura situatie in care pot fi returnate aceste cutii catre CREDI.

4.6 Gestiunea Cutiilor cu Carti de Munca si a DVD-urilor

  1. Cutiile cu carti de munca intra la procesare (scanare) intr-o celula de lucru prin intermediul operatorilor de scanare.
  2. In urma procesului de receptie al cutiei incepe procesul de scanare al cartilor de munca din cutie.
  3. Dupa terminarea scanarii tuturor cartilor de munca, cutia e predata validatorului de scanare (operatorul de la statia de lucru de scanare).
  4. Odata validata cutia d.p.d.v. scanare, cutia e predata validatorului de OCR-izare.
  5. Validatorul de OCR-izare e responsabil de gesiunea cutiilor receptionate astfel pana in momentul in care poate returna catre CREDI aceste cutii. Acest lucru se poate intampla doar dupa receptia unui raport de import cu succes de la nivel central.

5. Diverse

5.1 Curatarea datelor de test

Dupa terminarea perioadei de testare si acomodare cu fluxul de lucru, datele generate pe timpul testelor pot fi curatate dupa cum urmeaza:

  1. Pe statiile de scanare
    1. Din sub-folder-ele folder-ului F:ForteWork vor fi sterse fisierele imagine (*.tif, *.jpg), si fisierele cu metadate (*.xml)
    2. Atentie! A nu se sterge fisierele necesare scanner-elor (*.JBD)
    3. Structura de sub-foder-e trebuie sa ramana intacta
  2. Pe statiile de OCR-izare
    1. Din sub-folder-ele folder-ului S:ForteWork vor fi sterse fisierele imagine (*.tif, *.jpg), si fisierele cu metadate (*.xml)
    2. Atentie! A nu se sterge fisierele necesare scanner-elor (*.JBD)
    3. Structura de sub-foder-e trebuie sa ramana intacta
    4. Va fi sters continutul folder-ului S:ForteExport
    5. Va fi sters continutul folder-ului S:ForteCatalog
    6. In aplicatia Configurare trebuie resetat indexul DVD-ului urmator. Atentie! Trebuie tinut cont ca fiecare celula dintr-o anumita locatie trebuie sa aiba o plaja unica de astfel de indecsi. Recomandarea Forte Business Services este ca aceasta plaja sa contina cel putin 1000 de valori.

5.2 Asocierea dintre operatorii de scanare si locatiile imaginilor

Imaginile scanate de fiecare operator de scanare trebuie sa ajunga in folder-e bine determinate pentru succesul fluxului de lucru. Pentru a verifica acest lucru, se va tine cont de asocierea de mai jos, unde prima coloana cu folder-e reprezinta locul in care se tin imaginile pe parcursul fluxului de lucru, iar cea de-a doua reprezinta destinatia imaginilor imediat dupa scanare. Cea de-a doua coloana trebuie verificata

5.3 Date de contact pentru suportul tehnic

Biroul de suport tehnic: 021 3038998 si 021 3038999.







Politica de confidentialitate

DISTRIBUIE DOCUMENTUL

Comentarii


Vizualizari: 1309
Importanta: rank

Comenteaza documentul:

Te rugam sa te autentifici sau sa iti faci cont pentru a putea comenta

Creaza cont nou

Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2020 . All rights reserved

Distribuie URL

Adauga cod HTML in site