UNIV. AL. I CUZA IASI

FACULTATEA DE ECONOMIE SI ADMINISTRARE A AFACERILOR

CONTABILIATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

STUDIU DE CAZ

ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL PRIVIND GESTIUNEA MARFURILOR

LA S.C. COMPLEX HOTELIER UNIREA IASI

Cap.1 IDENTIFICAREA PROIECTULUI

DATE GENERALE

Situata exact in Piata Unirii, considerata punctul zero al Iasilor, societatea ofera un pachet complet de servicii hoteliere, la nivel european, asigurat de cei care deservesc complexul. Cotata la categoria de doua stele, unitatea isi propune o abordare net superioara standardelor de calitate

Forma juridica: Societate pe actiuni

Anul infiintarii: 1998, prin desprindere de societatea mama, S.C. Turism Moldova S.A

Numar de inregistrare la Registrul Comertului: J22/89/1998

Cod fiscal: R.10164493

Domeniu de activitate: hoteluri si moteluri cu restaurant ( cod CAEN 5511)

Sediul firmei: str. St. Piata Unirii, nr. 5 Iasi,

Numarul total de salariati: persoane cu urmatoarea structura:

Personal de conducere : 4 persoane

Personal direct productiv: 56 persoane

Personal indirect productiv: 46 persoane

Angajati absolventi universitari : 50 persoane

Angajati absolventi de liceu : 56 persoane

Angajati absolventi de scoala primara : --

Societatea are scop lucrativ, desfasurandu-si activitatea in scopul obtinerii de profit.

Societatea are conturi bancare deschise la urmatoarele banci:

Evolutia cifrei de afaceri (lei):

Tab. Nr. 3-Evolutia cifrei de afaceri

Clientii:

Serviciile oferite de catre societate se adreseaza in principal delegatilor firmelor producatoare si importatoare din tara si din strainatate, care urmaresc sa-si extinda afacerile in aceasta zona, precum si turistilor autohtoni si straini care doresc sa viziteze zonele pitoresti din nordul Moldovei. Ponderea clientelei de afaceri este de cca. 70% din total, iar clientii turisti reprezinta 30% din total. Tara de unde provin cei mai multi turisti straini este Israel, datorita numarului mare de romani stabiliti acolo, iar acestia vin periodic sa viziteze Romania. Intr-un procent mai mic sunt prezente si alte state, atat din Europa, cat si de pe celelalte continente.

De asemenea, o buna parte din turisti externi vin prin intermediul unor agentii de turism, unitati cu traditie in domeniu turistic, care cunosc necesitatile si particularitatile diferitelor categorii de clienti. Astfel, printr-o colaborare cu agentiile de turism, societatea asigura servicii de calitate, adaptate solicitarilor clientilor nostri. Acestea si modernizarile care au loc in prezent , vor determina o crestere a numarului de turisti straini in urmatorul an cu 20%.

Principalii concurenti:

1. Hotel Traian: 2 stele ( 137 camere )

2. Hotel Orizont: 2 stele ( 60 camere)

3. Hotel Astoria: 3 stele

4. Hotel Moldova: 3 stele ( 142 camere )

5. Hotel Europa: 4 stele ( 70 camere)

OBIECT DE ACTIVITATE

Obiectul principal de activitate il reprezinta serviciile hoteliere, menite sa satisfaca exigentele clientilor prin pachetul complet de servicii, care cuprinde:

Servicii de cazare in camere single, duble si apartamente;

Servicii de alimentatie publica - mic dejun servit bufet suedez, restaurant cu o capacitate de 220 de locuri;

Organizare de actiuni - simpozioane, congrese, prezentari expozitii, receptii, mese festive, cocktail-uri, in cele trei sali elegante care formeaza Centrul de Conferinte Unirea ( sala cuza-210 locuri, sala musique-60 locuri, sala cocktail-40 locuri);

Organizare de excursii - de la turul Iasului pana la cele mai pitoresti si inedite trasee din taaa si din strainatate, de catre cel mai nou sector al unitatii, respectiv Agentia de Turism.

SC Complex Hotelier Unirea SA Iasi isi desfasoara activitatea in domeniul prestarilor de servicii hoteliere si de alimentatie publica. Activitatea turistiaa este axata pe turismul de afaceri si de tranzit spre zonele pitoresti din nordul Moldovei, asa incat piata tinta a serviciilor este formata din reprezentanti ai firmelor careisi extind afacerile in zona de nord - est, organizatori si participanti la diverse evenimente sociale, culturale, educationale sau caritabile, precum si turisti autohtoni si straini care doresc sa viziteze zona Moldovei.

Activitatea de alimentatie publica - a doua ca importanta in totalul cifrei de afaceri, reprezinta o completare a serviciilor oferite clientilor din hotel si din exterior, urmarindu-se cresterea veniturilor realizate printr-o politica de preturi avantajoasa sub raportul pret - calitate, prin servicii profesionale si o diversificare continua a acestora in functie de evolutia standardelor in domeniu.

Pentru desfasurarea activitatii, unitatea dispune de o infrastructura formata din urmatoarele corpuri:

1. corpul A - cladire hotel, cu o capacitate totaaa de cazare de 183 de camere, din care in prezent sunt disponibile 100 de camere, dispuse pe 12 nivele;

2. corpul B - sala de conferinte, cu o capacitate de 220 de locuri, spatiu modernizat recent si dotat cu toate accesoriile necesare desfasurarii de conferinte, seminarii, expozitii si alte actiuni care necesiia un ambient special;

3. corpul C - restaurant, cu o capacitate de 220 de locuri si bucatarie corespunzatoare, unde se prepara de la traditionalele retete moldovenesti, pana la menu-uri care satisfac cele mai distinse gusturi.

Toate actiunile societatii, prin personalul acesteea, au drept scop pastrarea si imbunatatirea prestigiului firmei, dezvoltarea traditiei deja existente, de importanta unitate hoteliera si de alimentatie publica in Iasi si in zona de nord - est.

O imagine de ansamblu asupra modului in care produsele hoteliere compun cifra de afaceri a S.C. CH UNIREA IASI, este redata in tabelul ce urmeaza:

Tab. Nr. 4 - Pondere produs hotelier in cifra de afaceri

1.3 MISIUNE, OBIECTIVE, STRATEGII

Misiunea societatii este oferirea de servicii hoteliere la standarde in continua perfectionare.

Obiectivele pe termen scurt ale unitatii sunt:

Formarea unei echipe tinere si stabile de personal;

Perfectionarea personalului prin cursuri de calificare in tara si in exterior;

Cresterea cifrei de afaceri in anul care a inceput fata de anul 2003 cu cel putin 20%, in conditiile in care preturile pe o noapte de cazare vor ramane constante;

Atragerea de surse de finantare europene (prin proiect PHARE) pentrul a spori ritmul de modernizare (2004);

Obiectivele pe termen lung ale SC CH UNIREA sunt:

Finalizrea procesului de modernizare a intregului complex panA in anul 2007;

Trecerea de la clasificatia de doua stele la cea cu trei stele odata cu finalizarea procesului de modernizare in anul 2007;

Mai trebuie adaugat ca dupa incheierea procesului de privatizare in anul 2001, au fost achizitionate si puse in functiune echipamente de stricta necesitate pentru limitarea consumurilor de utilitati si pentru crestrea calitatii serviciilor prestate clientilor (centrala termica, spalatorie, lifturi ), precum si alte dotari specifice, investitii care se ridicau la data de 30.09.2003 la valoarea de 22.508.760 mii lei.

In prezent este in plina desfasurare procesul de modernizare a unui numar de 48 de camere de cazare, lucrare care se va finaliza in lunile urmatoare si va avea drept rezultat servicii turistice comparabile cu cele ale unitatilor de cazare cu clasificare de trei stele. Dupa darea in folosinta a celor 48 de camere modernizate, se va continua proiectul de reamenajare si modernizare a intregului complex hotelier, lucrare ce se va derula pe parcursul urmatorilor ani. Rezultatul final al proiectului de reamenajare va fi o unitate de servicii turistice complete, la standarde care sa corespunda clasificarii de trei stele.

Strategiile pe care societatea le va folosi pentru a se mentine pe piata in aceasta perioada de transformare sunt:

Preturile mici, ospitalitatea si calitatea serviciilor oferite de personalul societatii sa compenseze pe moment lipsa dotarilor moderne din spatiile de cazare;

Schimbarea imaginii si gasirea unei noi identitati a unitatii, printr-o ampla campanie care deja a inceput, al carei scop final este informarea opiniei publice despre ceea ce se intampla in cadrul societatii.

Pe langa produsele hoteliere clasice, trebuie concentrata atentia asupra unui nou produs - evenimentul - cel care va propulsa hotelul intr-o campanie de promovare indirecta. Evenimentul va plasa hotelul in centrul comunitatii locale si va fi un mijloc de implicare la nivel social. Aceasta campanie este deja inceputa ( Festivalul " Petale de Martisor " - expozitie de flori si produse cofetarie - 1 martie; " Ecouri Crestine" - expozitie de carte religioasa veche si icoane, expozitie inchinata sarbatorii pascale; " De-a copilaria.. " - concurs de pictura organizat cu ocazia zilei de 1 iunie; etc ) si va fi optimizata pe parcursul procesului de modernizare si schimbare de identitate , astfel incat efectul sa fie foarte puternic cand procesul de modernizare va fi finalizat.

Promovarea evenimentul este si va fi facuta prin adresabilitate directa, mass-media si internet. Vor fi facute cunoscute clientilor potentiali serviciile de permanenta, cele de lux sau cele sezoniere.

Preturi de doua stele, servicii de trei stele va fi strategia pe care societatea o va folosi la incheierea procesului de modernizare.

FUNCTIILE INTREPRINDERII SI COMPARTIMENTELE CARE LE REALIZEAZA

In cadrul S.C. CH UNIREA IASI se regasesc doar 4 din functiile de baza ale intreprinderii, respectiv: funtia de productie, functia comerciala, functia financiar- contabila si functia de personal.

Multe din activitatile ce se desfasoara in cadrul firmei sunt cuprinse in una sau mai multe functii neputand exista o delimitare clara intre functii si activitatile desfasurate.

Functia de productie(prestari de servicii) grupeaza toate activitatile care asigura realizarea obiectului de activitate al firmei si anume servicii cazare, servicii de alimentatie publica, organizare de actiuni, organizare de excursii (lansarea, primirea si realizarea rezervarilor la camere, la spatiile de inchiriat, urmarirea desfasurarii actiunilor, controlul de calitate in timpul desfasurarii actiunilor, intretinerea si refacerea locatiilor dupa ce are loc actiunea, etc).

Obiectivele functiei sunt:

Utilizarea eficienta a resurselor firmei;

Asigurarea unei capacitati optime de productie;

Obtinerea de produse hoteliere de calitate;

Satisfacerea clientilor prin oferirea de produse la timp si la costuri cat mai mici;

Respectarea graficului de rezervari si programari;

La realizarea acestei functii concura mai multe sectoare, departamente si anume:

Receptia - care are rolul de a prelua rezervarile de camere, prin fax, telefon sau email, direct de la clienti sau de la agentiile de turism din toata tara; de a realiza un grafic al acestora si de a-l respecta; de a primi clientii si de a le repartiza camerele conform graficului intocmit; de a tine permanent legatura cu clientii ;

Houskeeping-este departamentul care are rolul de a intretine spatiile de cazare si celelalte locatii care se inchiriaza;

Restaurantul- colaboreaza cu receptia, sala de conferinte, agentia de turism pentru a oferi serviciile de alimentatie publica cerute de clienti in cadrul unor actiuni complexe (cazare, masa, centru de conferinte, tur al Iasului), intampina clientii veniti din exterior si le onoreaza comenzile;

Sala de conferinte - la fel ca si receptia realizeaza pe baza comenzilor primite un grafic al actiunilor din centrul de conferinte, colaboreaza cu celelalte compartimente pentru a respecta acel grafic;

Agentia de turism- lanseaza oferte turistice si duce la indeplinire actiunile contractate;

Spalatoria- este sectorul care contribuie la metinerea spatiilor de cazare si a locatiilor de inchiriat;

Atelierul de intretinere- intervine in timp util pentru a remedia defectiunile tehnice care impiedica desfasurarea in mod normal a actiunilor.

Functia comerciala implica activitati complexe legate de aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare bazei de productie, dar si pentru celelalte activitati desfasurate in cadrul unitatii, cercetarea pietei si a concurentilor, activitatea de promovare, publicitate si reclama, participarea la licitatii, targuri si expozitii.

Obiectivele functiei sunt:

Asigurarea ritmicitatii in aprovizionarea cu materii prime si materiale;

Gasirea celor mai bune oferte de aprovizionare, in ceea ce priveste raportul pret calitate;

Cresterea segmentului de piata;

Lansarea de noi produse turistice;

Depistarea noilor cerinte de pe piata;

Pastrarea unor bune relatii cu clientii, furnizorii si ceilalti parteneri de afaceri;

Functia comerciala este realizata in cadrul compartimentului aprovizionare care desfasoara toate activitatile necesare asigurarii complete si la timp a bazei de productie cu resursele materiale necesare realizarii continue a activitatii.

Principalele activitati sunt intocmirea planului de aprovizionare pe baza cererilor de la departamentele productive si asigurarea receptionarii materialelor primite de la furnizori.

De asemenea, la realizarea acestei functii contribuie si asistentul manager al unitatii, care a preluat toate atributiile biroului de marketing, si ale carei atributii principale sunt promovarea imaginii societatii, promovarea produselor hoteliere, prospectarea pietei, sondarea opiniei clientilor, informarea opiniei publice referitor la transformarile care au loc in cadrul societatii.

Functia financiar- contabila asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico- financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinatii a profitului, onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarii creantelor, elaborarea documentelor de sinteza, organizarea contabilitatii, a fluxului informational, inventarierea mijloacelor fixe, calculul amortizarilor etc.

Obiectivele functiei sunt:

Cresterea profitabilitatii;

Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei;

Asigurarea capacitatii de plata a firmei;

Cresterea patrimoniului.

Aceasta functie este realizata in cadrul compartimentului financiar- contabil si a biroului aferent acestuia. Aici se realizeaza urmatoarele activitati: inregistrarea si evidenta elementelor patrimoniale ale firmei, intocmirea lunara a Balantei de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice, inregistrarea, evidenta si urmarirea operatiilor cu furnizorii.

Functia de personal urmareste determinarea necesarului de forta de munca , acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare posturilor, selectia, angajarea personalului, stabilirea responsabilitatilor specifice fiecarui post (fisa posturilor) stabilirea modului de salarizare si cointeresare materiala, rezolvarea problemelor sociale ale salariatilor etc.

Obiectivele functiei sunt:

Crearea conditiilor optime de munca pentru toti salariatii;

Prevenirea accidentelor de munca;

Asigurarea unui nivel superior de pregatire a personalului prin cursuri de instruire;

Stimularea fortei de munca prin sistemul de salarizare si cointeresare materiala;

Sanctionarea drastica a celor care-si insusesc bunuri din gestiunea unitatii.

In cadrul societatii, nu exista un departament distinct de resurse umane, evidenta salariatilor si a tuturor documantatiilor legate de personal fiind tinuta de juristul unitatii, iar calculul efectiv al drepturilor salariale este facut de o persoana din contabilitate, pe baza datelor primite de la jurist si de la celelalte sectoare.

1.5 ORGANIZAREA FIRMEI

Forma de organizare a societatii este structura organizatorica functionala, avand la baza o structura ierarhica piramidala cu activitatea impartita in compartimente distincte. Exercitarea conducerii se face in mod descentralizat, iar sistemul de comunicare functioneaza atat pe verticala cat si pe orizontala. (vezi organigrama-anexa 1)

Conducerea societatii este structurata pe urmatoarele niveluri ierarhice:

Nivelul I: Adunarea Generala a actionarilor;

Nivelul II: Consiliul de Administratie, Director General;

Nivelul III: Conducerea Executiva ( Director Economic, Director Executiv, Director InvestitiiTehnic);

Nivelul IV: sefi dedepartamente/ birouri

S.C. CH UNIREA S.A. este organizata ca o societate pe actiuni, condusa de Consiliul de Administratie, a carui componenta este stabilita de AGA, si in subordinea caruia se afla directorul general.

Adunarea Generala a Actionarilor (AGA) este organul de conducere al societatii care decide asupra activitatii si asigura politica economica si comerciala a acesteia. AGA aproba structura organizatorica a societatii si numarul de posturi precum si normativul de constituire a compartimentelor functionale si de productie, alege membrii Comisiei de Cenzori si le stabileste remunerarea; numeste directorul general si adjunctii acestora si le stabileste salarizarea.

De asemenea, AGA hotaraste marirea sau micsorarea capitalului social, modificarea numarului de actiuni sau a valorii nominale a acestora, modificarea statutului precum si transformarea formei juridice a societatii; hotaraste cu privire la comasarea, divizarea, dizolvarea si lichidarea societatii.

Un rol important ii revine AGA in examinarea, aprobarea sau modificarea bilantului si a contului de profit si pierdere dupa analizarea raportului conducerii si Comisiei de Cenzori precum si in repartizarea beneficiilor intre actionari.

In cazul unor pagube pricinuite societatii de cenzori sau directori, AGA hotaraste actionarea in justitie a acestora si recuperarea pagubelor.

AGA hotaraste si cu privire contractarea de imprumuturi bancare pe termen lung, inclusiv cele externe precum si in orice alte probleme ce privesc societatea.

Comisia de Cenzori este aleasa de AGA pe o perioada de 3 ani si are urmatoarele atributii: in cursul exercitiului financiar verifica gospodarirea fondurilor fixe si a mijloacelor circulante, a portofoliului de efecte, casa si registrele de evidenta contabila si prezinta rapoarte de activitate; la incheierea exercitiului financiar controleaza activitatea, exactitatea inventarului, a documentelor si informatiilor asupra conturilor societatii, a bilantului si a contului de profit si pierderi, prezentand AGA un raport scris prin care se propune aprobarea sau modificarea bilantului si a contului de profit si pierdere; la lichidarea societatii controleaza operatiile de lichidare si prezinta AGA punctul de vedere privind propunerile de reducere a capitalului social sau de modificare a statului si a obiectului societatii.

Directorul General este numit de AGA si subordonat acestuia. Aceasta asigura conducerea curenta a societatii ducand la indeplinire toate hotararile AGA si ale Comisiei de Cenzori.

.Directorul general coordoneaza activitatea directorilor pe functiuni precum si a compartimentelor de program director, delegand autoritatea sa cadrelor de conducere aflate pe nivelele ierarhice imediat inferioare pentru decizii de rutina.

Trimestrial, directorul general raspunde prin rezultatele obtinute de societate in fata AGA si a Comisiei de Cenzori, de activitatea manageriala si de marketing. Impreuna cu toti factorii decizionali raspunde asupra derularii in bune conditii a tuturor activitatilor, lucrarilor, operatiilor pe nivelele ierarhice, functionale si operationale.

Directorul general primeste informatii pertinente asupra derularii programului director si ia decizii strategice si tactice. De asemenea, asigura realizarea de produse fiabile, conform cerintelor si normelor internationale, in functie de restrictiile contractuale; conlucreaza ierarhic cu oficiul juridic pentru rezolvarea problemelor si lucrarilor curente din acest domeniu, luand deciziile care se impun; negociaza cu sindicatele ori de cate ori este nevoie si semneaza in numele societatii contractul colectiv de munca.

Tot in legatura cu personalul societatii, directorul general acorda recompense si stabileste sanctiuni disciplinare, dupa caz; face propuneri privind incadrarea si eliberarea din functie a personalului de conducere; urmareste derularea programului de asigurare, pregatire si perfectionare a fortei de munca corelat cu cerintele.

Directorului general ii revine si sarcina de a adopta masuri corespunzatoare pentru derularea logica a activitatilor de cercetare, productie, personal - salarizare, comercial si financiar - contabil prin directorii acestor compartimente, asigurand conditii corespunzatoare de munca pentru prevenirea accidentelor si a imbolnavirilor profesionale precum si de a indeplini orice hotarare luata de AGA si Comisia de Cenzori.

Directorul Economic se subordoneaza directorului general al societatii si are rolul de a conduce activitatile economice. Acesteia i se subordoneaza trei servicii: Serviciul Financiar-Contabil, Casieria si Serviciul Aprovizionare.

Directorul economic ii revine sarcina de a sigura, in conformitate cu dispozitiile legale, intocmirea lucrarilor de planificare financiara si urmarirea beneficiului obtinut de societate, de a analiza evolutia situatiei din contul curent, din conturile de imprumut, comparativ cu limitele de creditare stabilite; de a organiza analiza lunara a utilizarii mijloacelor circulante si de a dispune masuri pentru readucerea in circuitul economic a stocurilor disponibile, fara miscare sau cu miscare lenta; de a organiza analiza periodica a utilizarii si starii mijloacelor fixe.

De asemenea, directorul economic analizeaza si ia masuri pentru cresterea rentabilitatii atat pe total, cat si pe fiecare produs, activitate sau serviciu prestat; analizeaza cheltuielile de productie si ia masuri concrete pentru reducerea acestora; urmareste constituirea fondurilor si utilizarea acestora cu respectarea dispozitiilor legale; asigura efectuarea inventarierii patrimoniului, participa la organizarea sistemului informational, solicita bancii credite suplimentare si decide asupra metodologiei de intocmire a lucrarilor contabile si financiare.

Directorul Economic raspunde de intreaga activitate financiar-contabila a societatii; raspunde de mentinerea in permanenta a capacitatii de plata a societatii si de indeplinirea la termen in conformitate cu dispozitiile legale a obligatiilor fata de banci; raspunde de intocmirea anuala si in mod corect a bilantului contabil; raspunde de modul de stabilire a preturilor si tarifelor.

Directorul Executiv este subordonat Directorului General si are rolul de a conduce activitatile productive ale societatii comerciale. Acesta organizeaza, indruma si controleaza intreaga activitate de productie a societatii; decide organizarea procesului de productie in concordanta cu contractele incheiate; stabileste masuri pentru indeplinirea obligatiilor contractuale esalonate trimestrial sau anual; raspunde de functionarea la parametrii proiectati a capacitatilor de productie si de folosirea rationala a bazei tehnice si materiale puse la dispozitie pentru procesul productiv. Are in subordine urmaroarele departamente si raspunde pentru ele : agentie de turism, departament alimentatie publica, receptie, houskeeping, centru de conferinte, serviciu paza, spalatorie.

Directorul Tehnic-Investitii este subordonat Directorului General si coordoneaza activitatea de mentenanta (intretinere, reparatii, modernizari) la toate cladirile, instalatiile tehnologice de tip mecanic, electric si de automatizari. Lui ii revine sarcina de a coordona si raspunde prin delegarea de autoritate de intocmirea planului de reparatii, revizii si realizarea lor in conformitate cu termenele stabilite precum si de a raspunde de alimentarea cu energie electrica, termica, apa, aer conditionat, gaze etc., necesare desfasurarii normale a proceselor de productie.

Juristul unitatii este subordonat directorului general si are rolul de a asigura legalitatea asupra tranzactiilor economice desfasurate in cadrul unitatii, apararea drepturilor firmei in caz de litigii, asigurarea fondului legislativ pe baza caruia se poate desfasura activitatea societatii, precum si atributii de resurse umane.

Din organigrama societatii se poate vedea foarte usor ca societatea nu are un departament de informatica, ea apeland la serviciile unei firme autorizate.

SISTEMUL INFORMATIONAL AL INTREPRINDERII

Una dintre resursele hotaratoare ale activitatii rentabile a intreprinderii o constituie informatiile. Intregul univers al activitatii eficiente, profitabile este patruns de o cantitate imensa de diverse si variate informatii. Succesul agentilor economici pe piata depinde de capacitatea managementului competitiv de a culege, selecta si prelucra date despre comportamentul propriu, despre evolutia relatiilor cu mediul, despre dinamica raportului intrari / iesiri, a indicatorilor de performanta si de a elabora, pe baza lor, informatiile de decizie rationala, optima. O astfel de vehiculare a informatiilor economice, sociale, politice, tehnice, stiintifice asigura supravietuirea si ascendenta firmei, adaptabilitatea ei la noile provocari ale pietei si la conditiile mereu schimbate ale luptei concurentiale .

Sistemul informational economic este sistemul care utilizeaza tehnologia informationala pentru a culege, prelucra, stoca, regasi, transmite sau afisa informatiile utilizate in cadrul proceselor economice din intreprindere[2]. Prin procese economice intelegem un ansamblu de pasi sau activitati ce folosesc diferite resurse (materiale, umane, financiare, informatii) pentru a crea valoare, destinata clientilor interni si externi. Un proces economic consta din mai multi pasi, ancorati in timp si spatiu, are un inceput si un sfarsit, primeste intrari si genereaza iesiri.

Se apreciaza ca rolul sistemului informational este esential pentru succesul unei intreprinderii deoarece:

ofera informatiile necesare pentru eficienta operationala;

sprijina conducerea;

asigura avantajul competitiv.

Practic, orice sistem informational se bazeaza pe tehnologia informationala, sub diferite forme pe care la imbraca aceasta, ea fiind cea care sprijina procesul de transformare a datelor in informatii si asigura circulatia acestora in cadrul organizatiei, ca si intre organizatii. Delimitarea intre un sistem informational care se bazeaza pe tehnologiile informationale si un sistem informational traditional s-a facut din notiunea de sistem informatic.

Sistemul informatic este definit ca fiind un ansamblu tehnico-organizatoric de metode, procedee, echipamente si personal de specialitate care asigura culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea si prelucrarea informatiilor destinate conducerii pentru sustinerea procesului decizitional[3] . Obiectivul principal al unui sistem informatic este asigurarea conducerii la toate nivelurile cu informatii reale, exacte si oportune, pentru fundamentarea si elaborarea operativa a deciziilor.

In literatura de specialitate se considera ca stramosul indiscutabil al sistemului informational este sistemul contabilitatii.

Sistemul informational contabil este conceput ca un ansamblu organizat si integrat constituit din totalitatea metodelor, procedeelor, mijloacelor folosite pentru prelucrarea si colectarea datelor, transmiterea, sistematizarea, pastrarea, difuzarea si valorificarea informatiilor necesare desfasurarii proceselor de conducere din intreprindere. Intr-o definire mai completa, sistemul informational contabil reprezinta un set de resurse umane si de capital dintr-o organizatie care se ocupa cu pregatirea informatiilor contabile si, de asemenea, de informatiile obtinute prin colectarea si prelucrarea tranzactiilor economice.

Calculul contabilitatii constituie baza intregului sistem informational al intreprinderii, iar informatiile de natura contabila au ponderea cea mai ridicata, reprezentand fondul de date din care celelalte parti componente isi alimenteaza propriile lucrari.

Sistemul informational financiar contabil ocupa pozitia centrala in sistemul informational al intreprinderii, din faptul ca furnizeaza informatii tuturor celorlalte subsisteme, fiind cel care reflecta cel mai fidel activitatea intreprinderii si situatia economico-financiara[4]. Contabilitatea este fundamentul edificiului financiar-contabil, deoarece asigura observarea si controlul activitatii economice din inregistrarea neintrerupta si sistematica a ansamblului de fluxuri financiare interne si externe ale intreprinderii .

Sistemul informatic al unitatii cuprinde resurse umane, resurse hardware si resurse software.

1.6.1 RESURSE UMANE

S.C. CH UNIREA nu dispune de un compartiment specializat de informatica. In acest caz responsabilitatile atribuite acestui compartiment sunt indeplinite de o firma specializata, cu care societatea are incheiat un contract de prestari servicii. Sarcinile sale sunt orientate pe doua directii:

Proiectare sisteme informatice- avand sarcini si raspunderi in proiectarea, implementarea, utilizarea, intretinerea si integrarea pachetelor de programe aplicative. Colaboratorul societatii este specializat in analiza de sistem si programarea calculatoarelor.

Intretinerea si configurarea calculatoarelor- cu atributii, sarcini si raspunderi in achizitionarea, instalarea, configurarea, utilizarea si intretinerea sistemelor de calcul si in administrarea resurselor de calcul ale societatii, inclusiv a drepturilor de acces la informatiile din sistem.

1.6.2 RESURSE HARDWARE

In prezent, majoritatea componentelor sistemului informatic al S.C.CH UNIREA S.A. sunt realizate astfel incat sa asigure atingerea obiectivelor firmei.

Resursele hardware ale firmei sunt prezentate in tabelul urmator:

Tab. Nr. 5-Resursele hardware ale sistemului informatic

O imagine de ansamblu asupra repartizarii geografice a acestor componente, precum si legaturile dintre ele este redata grafic in anexa 2.

1.6.2 RESURSE SOFTWARE

Aplicatiile economice care se folosesc in cadrul S.C. CH UNIREA sunt urmatoarele:

PGMENU si PGEST. Prima aplicatie, PGMENU, este o aplicatie economica care se foloseste pentru efectuarea notelor de plata catre clienti, pentru marfurile alimentare consumate de acestia in cadrul restaurantului, a barului de zi si a salii de conferinta. Ea este legata de a doua aplicatie, PGEST, aplicatie care permite obtinerea de rapoarte cu vanzarile de marfuri pe gestiuni, pe zile, pe ospatari, pe o anumita perioada, atat valoric cat si cantitativ. Pe baza acestor rapoarte se predau a doua zi in contabilitate incasarile din alimentatia publica, pe baza de monetar si rapoartele finale de la casele de marcat.

LANMARK, este o aplicatie economica care se foloseste de catre receptie pentru realizarea rezervarilor pe camere; pentru evidenta cazarilor pe zile, luni, ani; pentru evidenta clientilor pe sexe, apartenenta statala, grup de interes; pentru realizarea de statistici; pentru evidentierea realizarilor si incasarilor dintr-o zi, luna, an, perioada la cerere; pe forme de plata (cash, virament, card, cec), pentru emiterea notei de plata finale cu serviciile de cazare si/sau alte servicii de care a beneficiat clientul pe timpul cazarii si a facturii si bonuului fiscal (in cazul in care plateste cash). Pe baza rapoartelor obtinute, la incheierea unei zile hoteliere se predau banii incasati de receptie in contabilitate.

WINMENTOR - este o aplicatie economica folosita de catre compartimentul contabilitate si serviciul aprovizionare. Este o aplicatie integrata, care contine mai multe module, legate intre ele: casa, banca, deconturi, furnizori, clienti, salarii, mijloace fixe, stocuri, analize economice pe centre de profit. In acest program se introduc toate informatiile primite din celelalte aplicatii economice, acestea se prelucreaza si se pot obtine, pe baza de interogare si filtrare orice fel de rapoarte, de la liste de stocuri pe gestiuni si tipuri contabile, pana la realizari pe centre de profit, fise fiscale, decont de tva, declaratie de impozit pe profit, balanta contabila, registrul jurnal, cartea mare, bilant si orice alte rapoarte la cerere.

Avantajul cel mai mare al acestui program il constituie transparenta totala. Din orice raport generat, cu exceptia rapoartelor de sinteza, printr-un simplu clic dreapta realizat cu mouse-ul, se poate deschide documentul primar de unde provine acea informatie. Este un pachet de programe cu o interfata prietenoasa, usor de utilizat, si nu necesita utilizatori strict specializati.

1.7 FACTORI SI RESTRICTII CARE INFLUENTEAZA REALIZAREA PROIECTULUI

Desfasurarea activitatii firmei este insotita de prezenta unui flux informational cu toate functiile specifice culegerii, transportului, stocarii si prelucrarii informatiei generale .

Acest flux informational are caracteristici specifice unitatilor mici de productie , fiind in prezent asigurat de catre operatori manuali prin completare, transport si prelucrari intensive prin suport de hartie prin documente si evidente . La randul sau, fluxul documentelor este insotit de un volum mare de comenzi verbale care nu pot fi verificate .

Societatea comerciala se confrunta in prezent cu folosirea a trei aplicatii economice, PGMENU/PGEST, LANMARK, WINMENTOR, aplicatii care nu sunt legate intre ele, ceea ce face ca foarte multe date sa fie introduse de mai multe ori in mai multe programe, de catre persoane diferite, ceea ce duce la folosirea irationala a timpului, a fortei de munca si intarzieri in obtinerea informatiilor.

Restrictiile de natura economica care pot fi identificate in realizarea proiectului sunt:

lipsa lichiditatilor, generata de faptul ca societate ase afla intr-un amplu proces de modernizare, ceea ce face dificila gasirea fondurilor necesare realizarii proiectului;

lipsa resurselor financiare pentru investitii;

Societatea nu mai are ca prioritate in acest moment investirea intr-un nou proiect de aceasta natura, deoarece aceasta a fost o prioritate in momentul privatizarii firmei, achizitionandu-se cele 3 programe in urma unui proces indelungat de analiza, varianta existenta potrivindu-se cel mai bine la necesitatile si prioritatile firmei in momentul de fata.

Toate cele trei aplicatii achizitionate au costat bani, implicarea mai multor oameni din firma si din exterior pentru a se lua aceasta decizie, folosirea in paralel a mai multor variante de program, instruirea repetata a utilizatorilor .

In cadrul firmei nu au fost identificate restrictii de natura tehnologica, ea dispunand de echipamentele necesare implementarii si utilizarii noii aplicatii de catre salariatii firmei .

Restrictiile de personal pot aparea ca urmare a atitudinii personalului fata de noul sistem si a capacitatii acestuia de a utiliza eficient noua aplicatie. Acest lucru este de asteptat dearece de la privatizarea societatii s-au schimbat mai multe programe informatice, iar schimbarea unui program informatic presupune un efort foarte mare din partea celor care-l utilizeaza Desi salariatii au experienta in lucrul cu calculatorul, pot aparea dificultati de adaptare la sistem. Aceste dificultati pot fi depasite cu ajutorul conducerii, prin sprijin moral si financiar .

Din punct de vedere juridic pot aparea numeroase complicatii datorate mediului politic instabil, care genereaza numeroase schimbari in cadrul legislativ referitor la evidenta stocurilor de marfuri . Din aceasta cauza membrul echipei de realizarea a proiectului care raspunde de partea juridica trebuie sa fie in premanenta la curent cu schimbarile intervenite in plan legislativ .

Un factor de risc foarte mare este faptul ca unitatea nu dispune de un compartiment specializat de informatica propriu, ea incheind contracte pentru service-ul programelor utilizate cu firmele producatoare, iar pentru intretinerea retelei de ansamblu apeland la o firma specializata.

Cap.2 INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 STABILIREA ECHIPEI DE REALIZARE A PROIECTULUI

Pricipala problema depistata in sistemul informational al gestiunii marfurilor priveste modul de prelucrare a datelor.

De la bun inceput trebuie precizat ca o caracteristica in sistemul de alimentatie publica este lucrarea pe baza de retete. Aceasta consta in faptul ca unitatea se aprovizioneaza cu materii prime (sare, piper, carne, rosii, castraveti, etc.) si vinde ciorba de burta, cotlet de porc la gratar, etc., dar si materii prime in stare naturala, cum ar fi de ex: rosii natur, castraveti natur, etc. Aceasta delimitare intre materii prime vandute ca atare si materii prime utilizate pentru obtinerea de produse finite ( ciorba de burta, cotlet de porc la gratar, etc) este imposibil de realizat in acest moment si pe piata nu exista nici un program care sa poata face asa ceva. Din acest motiv, toate materiile prime achizitionate, indiferent daca se vand ca atare sau sunt transformate in procesul de productie sunt incadrate din punct de vedere contabil ca marfuri (contul 371-Marfuri). Nu se folosesc nici conturi de materii prime nici de produse finite din ratiuni bine intemeiate.

Intrarile de marfuri se realizeaza de persoana de la aprovizionare in programul Winmentor, pe baza facturilor de la furnizori. Evidenta vanzarilor de marfuri se tine in programul Pgest/Pmenu, pe baza comenzilor primite de la clienti si prin intocmirea notelor de plata. Intre aceste doua programe nu exista nici o legatura, si nici o echivalenta intre intrari si iesiri ( societatea se achizitioneaza cu rosii, castraveti, smantana, carne, sare, piper, etc si vinde ciorba de burta, cotlet de porc la gratar, etc).

Din Pgest se obtine o lista cu vanzarile cantitative si valorice pe gestiuni si perioade (lista ce cuprinde gestiunea care vinde, denumirea produsului vandut, cantitatea, data, valoarea). Winmentor cuprinde intr-un nomenclator toate marfurile care se pot vinde de departamentul de alimentatie publica, iar in spatele fiecarei pozitii din nomeclator se afla o reteta ce cuprinde marfurile care s-au transformat pentru obtinerea acelui produs. Lista de vanzari se introduce manual in Winmentor de catre o persoana din departamentul contabilitate, iar pe baza retetelor se scade gestiunea cu marfurile intrate de la furnizori si consumate.

In acest sens trebuie mentionat ca, in prezent, activitatea de prelucrare a datelor referitoare la sistemul de gestionare a marfurilor (intrari, iesiri) se realizeaza manual implicand:

&  un volum foarte mare de munca din partea membrilor compartimentului financiar-contabil;

&  intocmirea si verificarea unui numar mare de documente;

&  ierarhizarea, ordonarea, clasificarea si structurarea dificila a documentelor;

&  circuitul anevoios al documentelor in cadrul firmei;

&  indosarierea si arhivarea dificila a acestora;

&  controlul greoi al datelor;

&  posibilitatea aparitiei erorilor de calcul generate de factorul uman.

Plecand de la toate aceste dificultati sesizate de-a lungul timpului, directorul economic al S.C CH UNIREA SA. a considerat necesara initierea unui proiect care sa faciliteze centralizarea si prelucrarea mai rapida a datelor privind intrarile/iesirile de marfuri.

Cu acordul Directorului General, s-a propus o echipa de realizare a proiectului care cuprinde urmatoarele persoane:

Manager de proiect;

Economist;

Proiectant;

Programator;

Jurist.

Managerul de proiect indeplineste si functia de analist de sistem. Ca manager de proiect, acesta se va ocupa de :

conducerea si administrarea proiectului;

rezolvarea problemelor tehnice;

diverse activitati ce tin de managementul conflictelor, managementul echipei si mangementul riscului si al schimbarii.

El este cel care va raspunde de :

elaborarea planurilor detaliate ela proiectului;

elaborarea studiilor de fezabilitate;

gasirea celor mai buni membri ai echipei.

De asemenea, ii sunt necesare cunostinte ce tin de:

ciclul de viata al sistemului;

contractori si furnizori;

restrictii de timp si resurse;

documentare si comunicare;

schimbari tehnologice.

Ca analist de sistem, el are rolul de a converti modelele economice ale unitatii in sisteme informationale, de a analiza cerintele de informatii ale utilizatorilor si de a rezolva o mare varietate de probleme referitoare la elaborarea si exloatarea sistemului informational.

Ca o concluzie, el trebuie sa detina cunostinte atat in domeniul tehnologic (pentru a putea comunica cu colegii de echipa) , cat si in cel economic (pentru a putea comunica cu utilizatorii finali ) .

Proiectantul concepe modelele sistemului informational, transformand sarcinile care se asteapta sa fie executate de catre noul sistem in componente efective ale acestuia .

Programatorul este cel care elaboreaza, codifica si testeaza programele care sa satisfaca cerintele sistemului apeland la specificatiile stabilite in faza de proiectare in calitatea sa de proiectant de sistem . De asemenea, el este cel care evalueaza fezabilitatea tehnica. In atributiile sale intra proiectarea ecranelor, rapoartelor si a structurii bazei de date , dupa care se va trece la programarea si testarea acestor cmponente . Pentru aceasta , trebuie sa aiba cunostinte tehnice privind software-ul de sistem pentru a asigura intretinerea acestuia .

Economistul pune la dispozitia celorlalti membri ai echipei cunostintele sale economice , oferindu-le date cu privire la circulatia documentelor in cadrul firmei , modul lor de inregistrare contabila, colaboreaza cu ceilati membri ai echipei la evaluarea fezabilitatii proiectului , formuleaza punctele tari si slabe ale sistemului .

Juristul sprijina procesul decizional din cadrul proiectului cu informatii din domeniul juridic , solicitate pe parcursul realizarii proiectului .

In afara de economist si jurist care sunt angajati ai firmei cu contract de munca, toti ceilalti membri ai echipei nu sunt angajati in intreprindere, managerul de proiect, programatorul si proiectantul vor fi angajati din exterior cu contracte de munca cu timp partial.

DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A PROIECTULUI

Avand in vedere ca S.C. CH UNIREA S.A. nu este o firma foarte mare, putem considera ca sistemul de gestiune a marfurilor se confunda cu sistemul de evidenta a marfurilor . Considerand un singur sistem, cel al gestiunii marfurilor, putem delimita responsabilitatile componentelor organizatorice ale firmei in raport cu sistemul analizat:.

Directorul economic

Semneaza contractele economice cu furnizorii ;

Asigura coordonarea raportarilor statistice si a evidentelor sintetice necesare elaborarii prognozelor pentru activitatea de alimentatie publica, consumuri si a luarii deciziilor;

Juristul:

Avizeaza si incheie contracte cu furnizorii de marfuri;

Incheie contracte comerciale cu clientii beneficiari ai unor actiuni de amploare;

Emite decizii de imputare in cazul lipsurilor de marfuri la inventar;

Rezolva litigiile in caz de nerespectare a contractelor comerciale.

Magazie centrala (birou aprovizionare):

Primeste necesarul de aprovizionare de la departamentul de alimentatie publica;

Intocmeste referat de aprovizionare si-l prezinta conducerii spre avizare;

Lanseaza comenzi de aprovizionare catre furnizori, dupa ce referatul de aprovizionare a fost aprobat;

Primeste pe baza de factura fiscala marfa de la furnizori, efectueaza receptia acesteia;

Introduce facturile de la furnizori in programul winmentor, pe articole de stoc, dupa care le preda la contabilitate;

Distribuie marfurile achizitionate catre gestiunile din sectorul de alimentatie publica, pe baza de nota de transfer ( operata in programul winmentor);

Asigura un stoc de siguranta cu marfuri, pentru a se desfasura continuitatea procesului de desfacere cu marfuri;

Asigura conditiile de pastrare si depozitare a marfurilor;

Inregistreaza in fisele de magazie intrarile de marfuri (facturi) si iesirile de marfuri (note de transfer);

Prospecteaza piata pentru a gasi ofertele de marfuri cele mai bune, sub raportul pret calitate;

Urmareste respectarea prevederilor cuprinse in contractele comerciale.

Revizorul de gestiune:

Intocmeste deciziile de inventariere pe gestiuni;

Realizeaza lunar, si ori de cate ori este nevoie inventarierea gestiunilor de marfuri;

Stabileste plusurile/minusurile din gestiunile de marfuri, efectueaza compensari conform legii, acorda perisabilitati si intocmeste proces verbal de inventar.

Compartimentul financiar-contabil

Organizarea contabilitatii sintetice si analitice a marfurilor;

Primeste documentele primare de la magazia centrala (facturile de la furnizori), de la departamentul de alimentatie publica (facturi si note de plata emise catre clienti);

Urmareste incasarea creantelor de la clienti;

Efectueaza programarile la plata catre furnizorii de marfuri, conform contractelor incheiate cu acestia, si efectueaza plata ;

Actualizeaza nomenclatorul de retete pe baza modificarilor primite de la departamentul de alimentatie publica;

Opereaza scaderea din gestiune a marfurilor vandute clientilor, pe baza de reteta si pe baza listei de vanzari cantitative din programul PGEST;

Elibereaza gestionarilor liste de stocuri pentru verificari;

Opereaza in programul winmentor toate documentele prin care au loc modificari de stocuri la marfuri, cu conditia ca acestea sa fie vizate de seful de compartiment;

Verifica realitatea, legalitatea si economicitatea operatiunilor economice care au drept rezultat modificari in stocurile de marfuri;

Elibereaza liste cu pret de cost la toate marfurile care se desfac prin departamentul de alimentatie publica;

Verifica modul in care s-a facut receptia marfurilor, inventarierea gestiunilor de marfuri, intocmirea si circulatia documentelor primare;

Departamentul de alimentatie publica. La randul sau acesta cuprinde mai multe gestiuni de marfuri alimentare si totodata puncte de vanzare de marfuri: bucatarie, bar de zi, sala de conferinta, mezanin, cu urmatoarele atributii:

Stabilire necesar de aprovizionare in functie de comenzile de la clienti si de actiunile planificate;

Receptionare marfa de la magazia centrala pe baza de nota de transfer si operarea in registrul de stocuri fizic;

Onorarea comenzilor primite de la clienti;

Intocmirea notelor de plata cu marfurile eliberate, a bonului fiscal iar la cerere a facturilor catre clienti;

Predarea unui exemplar din nota de plata, a facturilor si a rapoartelor de vanzari cantitative in contabilitate, dupa inchiderea unei zile;

Intocmirea si modificarea de retete si predarea lor in contabilitate pentru a fi operate;

Stabilirea pretului de vanzare cu amanuntul pentru fiecare marfa, in functie de costul de productie al componentelor din reteta;

Contractarea de actiuni cu clientii (mese organizate).

Conducerea unitatii:

Primeste raportari periodice cu actiunile care au avut loc in sectorul de alimentatie publica sau cele programate pe perioada urmatoare;

Primeste zilnic rapoarte cu incasarile si realizarile zilei anterioare, realizate de gestiunile productive, valoarea totala a platilor efectuate catre furnizorii de marfuri;

Cere si primeste orice alte informatii legate de sistemul de gestiune al marfurilor.

In afara de componentele organizatorice interne care au un rol important in gestionarea marfurilor, la realizarea acestui lucru mai concura si entitati externe si anume:

Furnizorii, care au urmatoarele atributii:

Primesc comenzile de marfuri de la persoana responsabila cu aprovizionarea;

Daca nu pot onora comanda raspund in timp util;

Onoreaza comenzile primite si intocmesc facturi fiscale;

Alaturi de persoana de la magazia centrala, asista la receptia fizica a marfii.

Clientul, care au ca atributii:

Realizeaza comanda verbala ospatarului de serviciu, cu marfa pe care doreste sa o consume in cadrul restaurantului, barului de zi, salii de conferinta, mezaninului;

Consuma marfa adusa de ospatar;

Primeste pentru orice consumatie si pentru orice forma de plata, nota de plata si bon fiscal iar la cerere si factura fiscala.

Pe baza celor enuntate mai sus s-a obtinut diagrama de context a sistemului de gestiune a marfurilor din cadrul SC CH UNIREA SA, diagrama care se poate vedea in aneexa nr. 3.

2.3 FUNCTIILE SISTEMULUI DE GESTIUNE A MARFURILOR

La nivelul sistemului de gestiune a marfurilor au fost identificate urmatoarele functii :

v     Asigurarea procesului de aprovizionare cuprinde urmatoarele procese :

stabilirea necesarului de marfuri de catre fiecare gestiune ;

lansarea comenzilor catre furnizori ;

receptia marfurilor de la furnizori .

v     Transferul marfurilor de la magazia centrala la celelalte gestiuni, cand articolele de stoc transferate se inregistreaza , pe baza notelor de transfer, in evidenta gestiunilor participante la operatiune (scadere la gestiunea predatoare si crestere de stoc la gestiunea primitoare).

v     Consumul de marfuri (transformarea lor pentru a obtine produsele cerute de clienti, conform retetelor aprobate) si intocmirea documentelor de vanzare catre clienti (note de plata, facturi fiscale).

v     Scaderea din gestiune a marfurilor vandute pe baza listelor de vanzari cantitative pe fiecare gestiune in parte, si tinand cont de componenta retetelor.

v     Inventarierea marfurilor, care cuprinde efectuarea efectiva a inventarului, operarea acestuia, stabilire diferente plus/minus la inventar, intocmire proces verbal de inventar si inregistrarea notei contabile privind diferentele la inventar.

v     Restituirea de marfuri de la gestiunile productive la magazia centrala si casarea marfurilor expirate.

Pe baza acestor operatii, la nivelul sistemului de gestiune a marfurilor, au fost identificate urmatoarele procese de prelucrare:

Aprovizionare cu marfuri care cuprinde la randul sau urmatoarele subprocese:

Stabilire necesar marfuri;

Lansare comenzi aprovizionare catre furnizori;

Receptie marfuri.

Etapa incepe cu intocmirea unui necesar de marfuri de catre fiecare gestiune, in functie de comenzile pe care le anticipeaza. Persoana responsabila cu aprovizionarea centralizeaza aceste necesaruri si intocmeste un referat de aprovizionare, pe care il prezinta spre aprobare conducerii unitatii. Referatele aprobate se intorc inapoi la compartimentul de aprovizionare care face analiza ofertelor furnizorilor si in functie de acestea efectuiaza comanda .

Pe baza comenzilor efectuate, persoana de la magazia centrala face receptia cantitativa a marfurilor.

Evidenta operativa a tranzactiilor cu marfuri care cuprinde urmatoarele subprocese:

Inregistrarea operatiilor cu marfuri ( intrari de marfuri si transferuri intre gestiuni);

Intocmirea de rapoarte ;

Generarea de note contabile.

Persoana de la magazia centrala, dupa ce a efectuat receptia cantitativa a marfurilor, introduce articolele de stoc achizitionate de la furnizori in programul de contabilitate Winmentor, in gestiuneaa magaziei centrale. Odata cu intoducerea facturilor in acest program se actualizeaza si datoriile catre furnizori, generandu-se automat si notele contabile si rapoartele ce se pot obtine pe baza intrarilor. Pe baza de nota de transfer, marfurile trec de la magazia centrala la celelalte gestiuni, operandu-se automat scaderea din gestiunea magaziei si cresterea stocului la gestiunile primitoare.

Productie sau procesul de transformare al marfurilor care are ca subprocese:

Prelucrarea marfurilor;

Generarea de rapoarte;

Descarcarea de gestiune;

Genererarea notei contabile.

In aceasta etapa marfurile sunt supuse procesului de transformare pentru a se obtine produsul cerut de client (o parte dintre ele), sau se vand ca atare (de exemplu bauturile, racoritoarele care intra ca atare si sunt vandute ca atare). Dupa ce comenzile se onoreaza i se intocmeste clientului o nota de plata care cuprinde produsele consumate, gestiunea care le-a eliberat, cantitatea in care s-au eliberat, valoare de vanzare a acestora, data si ora eliberarii, forma de plata (cash, card, virament). Daca clientul solicita, i se intocmeste la cerere factura fiscala. Pe baza notelor de plata emise intr-o zi, se generaza de programul PGEST un raport cu vanzarile cantitative si valorice pe fiecare marfa vanduta, si pe fiecare gestiune in parte.

Pe baza acestui raport de vanzari, persoana din contabilitate procedeaza la scaderea din gestiunile care au vandut marfa, a marfurilor respective, fie direct (de exemplu, daca o gestiune a vandut 300 g vodca stalinskaya, se scade direct pe baza de bon de consum 300 g vodca stalinskaya, deoarece intrarea marfii s-a facut direct pe articolul vodca stalinskaya), fie pe baza de reteta (de exemplu, gestiunea bucatarie a vandut 4 portii de cartofi prajiti, dar ea a fost incarcata cu cartofi congelati, ulei, cascaval, sare, piper, verdeata, etc iar pe baza retetei se scad acestea din urma).

Pentru fiecare produs descarcat se genereaza un bon de consum si o nota contabila de scadere din gestiune a marfurilor transformate sau vandute ca atare, si se actualizeaza stocurile de marfuri.

Inventarierea stocurilor de marfuri la sfarsitul unei perioade de gestiune (de obicei luna calendaristica) si are ca subprocese:

Operarea inventarului ;

Stabilire diferente plus/minus

Generare note contabile.

Dupa ce are loc inventarierea fizica a marfurilor din diferite gestiuni, se compara ceea ce s-a gasit la fata locului, cu stocurile scriptice generate de programul winmentor dupa ce a avut loc scaderea din gestiune a marfurilor vandute. Prin comparatie se stabilesc automat de catre program diferentele plus/minus pe fiecare gestiune si fiecare marfa si are loc actualizarea automata a stocurilor cu datele de pe teren. In acest moment se genereaza automat un document de marire de stoc pentru plusurile de marfuri si un document de diminuare de stoc cu minusurile aferente precum si doua note contabile aferente celor doua documente.

Evidenta furnizorilor care are ca subprocese :

Actualizarea soldului pe fiecare partener;

Obtinerea de fise pe fiecare furnizor.

Acest proces se refera la evidenta analitica pe fiecare furnizor a sumelor pe care le datoreaza unitatea pentru marfurile livrate pe baza de comanda. Facturile si notele de intrare receptie de la magazia centrala ajung la contabilitate. Ele sunt deja inoduse in programul de contabilitate winmentor de catre persoana care face receptia, dar pentru ca casa si banca nu sunt operate la zi, nu se poate avea in orice moment o situatie cu facturile de platit catre orice furnizor de marfuri. Din acest motiv, se tine o evidenta separata, in Excel, de catre o persoana de la serviciul contabilitate, a facturilor de plata catre fiecare furnizor in parte, cu data scadentei pentru fiecare factura, scadenta care este stabilita prin contractele incheiate cu acestia sau este scrisa pe factura. Zilnic se fac plati catre furnizori, fie cash, pe baza de chitanta si dispozitie de plata, fie prin banca, pe baza ordinului de plata. Dupa efectuarea efectiva a platilor se procedeaza la actualizarea soldului fiecarui partener. La sfarsitul unei luni calendaristice, facturile in sold pentru fiecare furnizor de marfuri din evidenta manuala trebuie sa coincida cu lista generata de programul winmentor. In caz contrar, s-a strecurat o eroare de operare care trebuie identificata si corectata.

2.4 PLANIFICAREA CALENDARISTICA A ACTIVITATILOR

In cazul proiectului initiat de S.C. CH UNIREA S.A., planificarea calendaristica a activitatilor nu include etapa de identificare si selectie deoarece pentru aceasta perioada firma nu si-a propus sa realizeze mai multe proiecte.

Pentru fiecare membru al echipei ( analist, programator, proiectant, economist, jurist) au fost identificate urmatoarele responsabilitati:

Tabel nr.6 Planificarea calendaristica

Nr. crt

Activitatea/ Perioada

Luna I

Luna a II a

Luna a III a

Luna a IV a

Realizator

Initierea si planificarea proiectului

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

Definirea ariei de intindere

analist economist

Planificarea calendaristica si stabilirea responsabilitatilor

analist

Elaborarea bugetului de cheltuieli

economist

Evaluarea fezabilitati proiectului: -economica -tehnica -juridica

economist

analist programator

jurist

Analiza sistemului informational

Identificarea tranzactiilor

analist economist

Descrierea orientata pe tranzactii a intrarilor, prelucrarilor, iesirilor

analist economist proiectant

Codificarea datelor

analist proiectant

Formularea punctelor tari si punctelor slabe ale sistemului

analist economist

Modelarea sistemului informational existent: -modelarea proceselor -modelarea datelor

analist economist proiectant

Concererea, realizarea si interpretarea  chestionarelor

analist economist

Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem

analist

Diagrama Gantt Efectuat

Diagrama Gantt

in lucru

Diagrama Gantt

Efectuat

In lucru

2.5 ESTIMAREA BUGETULUI PENTRU PROIECT

Veniturile totale estimate pentru anul 2003 se ridica la suma de 29.000.000.000 lei . La aceasta suma s-a ajuns pornind de la evolutia cifrei de afaceri din anii precedenti ( tinand cont de rata inflatiei ) si de la faptul ca nu exista factori care sa influenteze semnificativ nivelul veniturilor obtinute pana la acest moment .

75% din aceste venituri sunt afectate cheltuielilor cu proiectarea, constructia, intretinerea cladirilor, efectuarea de reparatii capitale, cheltuielililor aferente bazei de productie . Restul de 25% reprezinta profitul brut inainte de impozitare, respectiv 7.250.000.000 lei . Din aceasta suma se scade impozitul pe profit ( 25% ) , adica 1.812.500.000 lei.   Ramane un profit net de 5.437.500.000 lei din care pentru, din care pentru realizarea acestui proiect se aloca suma de 185.000.000 lei.

Tabel nr.7 Estimarea cheltuielilor proiectului

2.6 EVALUAREA FEZABILITATII PROIECTULUI

Implementarea noului sistem informational implica numeroase cheltuieli; din acesta cauza un nou proiect va fi selectat doar dupa realizarea unor studii de fezabilitate. Acestea au drept scop furnizarea informatiilor necesare fundamentarii procesului decizional . Prin studiul realizat trebuie sa se urmareasca evaluarea urmatoarelor fezabilitati :

Fezabilitatea tehnica stabileste daca resursele tehnice si logice ale firmei sunt suficiente sau trebuie cumparate . In cazul SC CH UNIREA IASI. se considera ca resursele de care dispune firma permit implementarea noii aplicatii privind gestiunea marfurilor , nemaifiind necesara achizitionarea de noi echipamente sau componente software .

Fezabilitatea exploatarii stabileste daca personalul existent in intreprindere este capabil sa utilizeze noul sistem . Dat fiind ca personalul angajat are experienta in lucrul cu calculatorul putem considera ca nu sunt necesare cheltuieli suplimentare cu instruirea personalului si ca nu vor exista dificultati in exploatarea noului sistem .

Fezabilitatea programarii in timp determina daca sistemul poate fi proiectat si implementat in timp real . S-a constatat ca societatea dispune de toate resursele necesare in acest sens, deci nu ar trebui sa apara intirzieri in realizarea noului sistem .

Fezabilitatea juridica se refera la faptul   daca se pot inregistra conflicte intre sistemul propus si obligatiile legale ale firmei. In urma analizarii acestor aspecte, s-a stabilit ca sistemul respecta toate statutele, deciziile, regualmentele, legile si alte acte normative si juridice care sunt : Legea Contabilitatii 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare; OMFP publicat in monitorul oficial al Romaniei, nr. 279 bis din 25 aprilie 2002 privind reglementarile contabile simplificate, amonizate cu directivele euripene; HG nr 1569/18.12.2002 privind limitele legale de perisabilitate la marfuri in procesul de comercializare; Ordinul 2388/15.12.1995 privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului. Primele doua acte normative se refera la metodele de evaluare a marfurilor la intrarea in patrimoniu, la inventarierea acestora, la iesirea din patrimoniu, la data incheierii exercitiului, la principiile contabile si regulile generale ce trebuie respectate cu privire la inregistrarea in contabilitate a marfurilor. Ultimile doua acte se refera la modul in care se acorda perisabilitatiile in procesul de comercializare, la conditiile ce trebuiesc indeplinite pentru a se acorda perisabilitati, la pasii ce trebuie respectati atunci cand are loc inventarierea si la modul in care se fac compensarile intre marfuri atunci cand sunt plusuri/minusuri in gestiuni.

Fezabilitatea economica presupune estimarea costurilor si a beneficiilor sistemului propus a fi realizat . Cheltuielile estimate pentru realizarea proiectului sunt :

cheltuieli cu inchirierea echipamentelor ;

cheltuieli cu salariile ;

cheltuieli generale de administratie ;

cheltuieli neprevazute ;

cheltuieli de consulultanta pe o perioada limitata de timp in vederea exploatarii optime a sistemului.

Suma alocata pentru realizarea proiectului este, dupa cum am stabilit anterior de 185 milioane lei . Aceasta suma provine din profitul estimat a se realiza in anul 2003.

Cel mai greu de stabilit in aceasta faza sunt veniturile aduse de noul sistem . Acestea pot avea ca sursa:

cresterea eficientei muncii salariatilor ;

cresterea productivitatii muncii compartimentului financiar - contabil;

economii de timp;

imbunatatirea procesului de luare a deciziilor;

un control mai bun ca urmare a utilizarii aplicatiei ;

cresterea performantelor de prelucrare a datelor .

Economiile nete sunt determinate ca diferenta intre totalul economiilor si totalul costurilor .

Impozitul pe venituri se calculeaza dupa formula :

, unde :

I - impozitul pe venituri

En - economii nete

Daca din economiile nete se scade impozitul pe profit se obtin economiile nete fara impozit . Suma acestora este egala cu 349.785.936 lei , suma care este mai mare decat 183.718.750, prin urmare poiectul este fezabil .

Tabelul nr. 8 Elemente de calcul pentru determinarea fezabilitatii economice

Cap.3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL

3.1 DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

In urma studierii documentatiei firmei s-au obtinut informatii suplimentare privind procesele de prelucrare care au loc in cadrul sistemului de gestiune al marfurilor, grupate in functie de principalele operatiuni economice si transformari:

• Aprovizionarea cu marfuri, care urmareste prelucrarea datelor privind comenzile de marfuri primite de la departamentul de alimentatie publica, facturile si receptiile, plecand de la urmatoarele tranzactii:

Stabilire necesar de marfuri;

Lansare comenzi de aprovizionare catre furnizori;

Efectuarea receptiilor, atat fizice cat si operarea facturilor si listarea nirului din programul de contabilitate winmentor.

• Evidenta tranzactii cu marfuri, prin care se culeg, verifica si prelucreaza datele generate de urmatoarele operatiuni economice:

Transferul marfurilor de la o gestiune la alta;

Intrari de marfuri prin returnare de la gestiunile productive;

Intrari/iesiri de marfuri prin transformare;

Iesiri de marfuri prin casare;

Iesiri de marfuri prin retur la furnizor;

Iesiri de marfuri prin vanzare la clienti diversi (marfuri in stare naturala, nu transformata).

• Productie sau transformarea marfurilor in forma dorita de client, care prelucreaza datele furnizate de urmatoarele operatii economice:

Iesirea de marfuri prin vanzarea catre clienti;

Consum de marfuri pe baza de reteta;

• Inventarierea marfurilor, avand in vedere prelucrarea datelor obtinute in urma desfasurarii inventarului fizic, cu doua aspecte:

Intrari de marfuri prin plus la inventar;

Iesiri de marfuri prin minus la inventar;

• Evidenta furnizori de marfuri, prin corelarea datelor din procesul de aprovizionare cu marfuri cu cele din sistemul de plati prin casa/banca.

In cadrul fiecarui proces de mai sus se pot genera rapoarte in functie de cerinte, pe baza interogarilor si a filtrarilor pornind de la listele standard.

3.2 DESCRIEREA ORIENTATA PE TRANZACTII A

INTRARILOR-PRELUCRARILOR-IESIRILOR

Intrari de marfuri prin achizitie de la furnizori

a)      Descrierea documentelor primare

In cazul cumpararii de marfuri intervin urmatoarele documente:

Factura fiscala

Borderou de achizitie (pentru achizitiile de marfuri din piata, cand borderoul tine loc si de dovada a platii, neexistand chitanta)

Bon fiscal (in cazul in care nu exista factura si plata furnizorului se face cash)

Nota de receptie si constatare diferente

Marfa achizitionata de la furnizori poate avea la baza fie factura fiscala, fie bon fiscal, fie borderou de achizitie. In toate cazurile se trece la receptia fizica a marfii si apoi la introducerea documenteloe de intrare in programul de contabilitate winmentor, listandu-se nota de receptie si constatare diferente. Toata marfa achizitionata intra in magazia centrala a unitatii si de aici, pe baza de nota de transfer, este repartizata catre gestiunile de alimentatie publica.

Nota de receptie si constatare diferente este intocmita de gestionarul de la magazia centrala pornind de la documentele de intrare (factura fiscala/bon fiscal/borderou de achizitie), in doua exemplare:

Un exemplar ramane la magazia centrala ca dovada a intrarii marfii in gestiune;

Un exemplar se anexeaza la factura originala de la furnizor/ bon fiscal/ borderou de achizitie si este trimis la contabilitate, in vederea platii furnizorului ( doar in cazul facturilor) si inregistrarii in evidenta furnizorilor, dupa care aceste documente se arhiveaza.

In momentul in care se opereaza documentele de intrare in programul de contabilitate winmentor, se genereaza urmatoarele note contabile:

o       Intrare pe baza de factura: %=401

371

4426

o       Intrare pe baza de borderou de achizitie/bon fiscal: 371=5311 sau 371=542, cand borderoul de achizitie/bonul fiscal este document justificativ la avansul de trezorerie luat de persoana de la aprovizionare.

b)     Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare

In urma analizei efectuate s-a constatat ca nu exista cazuri in care marfa achizitionata sa fie doar cu aviz de insotire, urmand ca factura sa soseasca mai tarziu, nu exita nici o problema la inregistrarea in contabilitate, daca pe un document de intrare sunt si marfuri si materiale consumabile, de exemplu. In acest caz se intocmeste tot un singur nir, chiar daca din punct de vedere contabil, marfurile si materialele consumabile au incadrari diferite. Pentru fiecare articol de pe factura se specifica tipul contabil (marfa in magazie care are in spate contul 371 sau materiale consumabile care are in spate contul 302, nota contabila generandu-se automat la salvarea nirului). Toate marfurile achizitionate se introduc mai intai in gestiunea de marfuri de la magazia centrala, neexistand cazul in care, pentru o factura sa se intocmeasca mai multe niruri, cate unul pentru fiecare gestiune.

c)      Descrierea rapoartelor

Cu ajutorul programului de contabilitate winmentor se pot obtine orice fel de rapoarte generate pe baza intrarilor, prin interogare si filtrare (punctul forte al acestui program).

Intrari /iesiri de marfuri prin retur sau prin transfer de la o gestiune la alta

a)      Descrierea documentelor primare

In cazul transferului de marfuri de la o gestiune la alta intervine un singur document, nota de transfer. Aceasta se intocmeste in trei exemplare, unul ramane la gestiunea care a primit marfa, unul la gestiunea care a predat marfa si unul se arhiveaza in contabilitate. Aceste documente se semneaza de gestionarul care preda si de gestionarul care primeste si constituie pentru acestia documente de iesire din gestiune/intrare in gestiune. Automat iesirea dintr-o gestiune are echivalenta in intrarea de marfuri in alta gestiune. Din punct de vedere contabil, pentru aceasta operatiune nu se genereaza de programul de contabilitate winmentor nici o inregistrare contabila, ci doar se actualizeaza listele de stocuri pe gestiuni, fisele de magazie pentru fiecare produs transferat. Aceste documente sunt operate in programul de contabilitate de persoana de la magazia centrala.

b)     Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare

Daca o marfa este transferata fizic, in acelasi moment la mai multe gestiuni, se va intocmi cite o nota de transfer de la magazia care preda catre fiecare gestiune primitoare, neexistind posibilitatea de a intocmi o singura nota de transfer cu beneficiari diferiti. Acest lucru nici nu este de dorit, deoarece ar ingreuna evidenta proprie tinuta de gestionari. In ceea ce priveste returul de marfa de la gestiunile productive la magazia centrala, acesta are acelasi regim ca un simplu transfer intre gestiuni.

c)      Descrierea rapoartelor

In momentul in care aceste documente de transfer se introduc de gestionar in programul de contabilitate, se actualizeaza automat fisele de magazie pe fiecare produs si gestiune, listele de stocuri, balantele de miscari si toate rapoartele care se pot genera pe baza stocurilor.

Intrarea/iesirea de marfuri prin transformare

a)      Descrierea documentelor primare

Aceste transformari de marfuri in alte marfuri sunt specifice sectorului de alimentatie publica. De exemplu, societatea se aprovizioneaza cu castraveti, otet, sare, verdeata, condimente, etc, marfuri pe care le foloseste pentru obtinerea de castraveti in otet pe care-i va folosi pe timp de iarna pentru satisfacerea cererii de la clienti. Pentru a se rezolva aceasta situatie se intocmesc doua documente:

Proces verbal de diminuare de stoc

Proces verbal de marire de stoc

Procesul verbal de diminuare de stoc este documentul prin care gestiunea care utilizeaza marfurile intrate pentru a se obtine alte marfuri, este descarcata de primele, din punct de vedere contabil generandu-se nota contabila urmatoare: 607=371. Procesul verbal de diminuare de stoc se intocmeste in doua exemplare, unul ramane la gestionarul care a eliberat marfa care se va transforma si unul se arhiveaza la contabilitate.

Procesul verbal de marire de stoc este documentul prin care gestiunea care a eliberat marfa care s-a transformat este incarcata cu noua marfa obtinuta, marfa care indiferent de cantitatea obtinuta, per total va avea aceeasi valoare cu marfa care s-a folosit la obtnerea ei. Din punct de vedere contabil, se genereaza prin operarea acestui document de catre persoana din contabilitate, in programul winmentor, urmatoarea nota contabila: 371=707. Se intocmeste in doua exemplare, unul ramane la gestionarul care primeste noua marfa, iar celalalt se arhiveaza de contabilitate.

b)     Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare

Aceste transformari sunt operate in programul de contabilitate winmentor de persoana din contabilitate care se ocupa de gestiunea marfurilor din sectorul de alimentatie publica. Valoarea contabila a marfurilor scazute prin procesul verbal de diminuare de stoc trebuie sa fie aceeasi cu valoarea contabila a marfii rezultate prin transformare.

d)     Descrierea rapoartelor

In momentul in care aceste de transformare se introduc in programul de contabilitate, se actualizeaza automat fisele de magazie pe fiecare produs implicat in transformare si gestiune, listele de stocuri, balantele de miscari si toate rapoartele care se pot genera pe baza stocurilor.

Iesirea de marfuri prin vanzare la clienti

a)      Descrierea documentelor primare

Este partea din sistemul de gestiune a stocurilor care necesita cel mai mare volum de munca, un timp indelungat de prelucrare si un numar mare de persoane implicate. Este compusa din doua parti: prima parte se refera la eliberarea de marfuri din gestiunile productive pe baza cererilor primite de la clienti si intocmirea de catre ospatari a notelor de plata in programul PGMENU iar partea a doua se refera la scaderea efectiva a marfurilor vandute din gestiunile care le-au eliberat, pe baza listei de vanzari cantitative pe fiecare marfa vanduta, generata pe baza continutului notelor de plata de catre programul PGEST, operatie care se efectueaza de catre persoana din contabilitate.

Documentele primare care intervin sunt:

Notele de plata

Bonurile de consum

Nota de plata este un document care se intocmeste dupa ce clientul a facut consumatie, in trei exemplare: primul exemplar ramane la client, al doilea se preda in contabilitate iar al treilea se arhiveaza la gestiunea care a eliberat marfa.

Nota de plata contine urmatoarele date: gestiunea care a eliberat marfa, data, ora, marfurile eliberate cantitativ si valoric, forma de plata ( cash, virament). In cazul in care nota de plata are forma de plata cash, clientului i se emite bon fiscal, iar in cazul in care forma de plata este virament, i se intocmeste factura fiscala avand ca anexa nota de plata, urmand ca incasarea sa se faca ulterior. Din punct de vedere contabil, prin emiterea notei de plata nu se genereaza nici o nota contabila, deoarece programul in care se obtin aceste note nu are nici o legatura cu programul de contabilitate. In momentul in care notele de plata se predau a doua zi in contabilitate, cele incasate cash se inregistreaza pe baza de monetar, prin inregistrarea contabila 5311=707 si 5311=4427, iar cele virament se inregistreaza odata cu introducerea facturilor in programul de contabilitate, prin inregistrarea contabila 411=707 si 411=4427.

Bonul de consum este documentul primar prin care are loc scaderea din gestiune a marfurilor vandute de gestiunile din departamentul de alimetatie publica. Se intocmeste in doua exemplare de persoana din contabilitate, unul ramane la gestionarul care a eliberat marfa si unul se arhiveaza in contabilitate. Nota contabila generata de programul de contabilitate este 607=307.

b)     Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare

Notele de plata sunt intocmite in programul PGMENU care este in legatura cu programul PGEST. Pe baza tuturor notelor de plata dintr-o zi si a continutului acestora, din PGEST se obtine o lista cu toate vanzarile cantitative si valorice pe fiecare gestiune in parte si pe fiecare marfa vanduta. De aceasta lista se foloseste persoana din contabilitate care va scadea gestiunile de marfurile vandute.

De exemplu, sa luam o gestiune oarecare, bucataria, care pe data de 13.01.04 a vandut urmatoarele marfuri, conform raportului de vanzari:

Rosii natur 3 kg

Castraveti natur 1 kg

Masline natur 2 kg

Ciuperci sote 4 portii a 100 g

Mazare sote 4 portii a 100 g

Cotlet de porc la gratar 8 portii a 100 g

Persoana din contabilitate procedeaza in felul urmator:

v     Pentru rosiile natur, castravetii natur, maslinele natur va intocmi un singur bon de consum in programul de contabilitate, deoarece intrarea marfurilor in gestiunea bucatarie s-a facut tot ca rosii, castraveti si masline.

v     Pentru ciupercile sote, mazarea sote si cotletul de porc la gratar va intocmi in programul de contabilitate winmentor un aviz de expeditie cu toate aceste marfuri, iar in spatele pozitiilor de pe aviz, programul face legatura cu retetele deja introduse. Prin salvarea acestui document, din punct de vedere conntabil nu se genereaza nici o nota contabila, ci doar se face legatura dintre marfa vanduta si reteta proprie. Dupa intocmirea avizului, persoana din contabilitate trece la intocmirea unui bon de consum pentru fiecare pozitie din aviz, bon de consum care va cuprinde conponentele din reteta de ciuperci sote, de exemplu, inmultite cu numarul de portii. Se va scadea in acest moment, conform retetei pentru ciupercile sote, pentru 4 portii, 4*120g ciuperci conserva, 4*10 ml ulei,4*2g sare, 4*1g piper macinat. Dezavantajul cel mai mare este ca scaderea din gestiune a marfurilor se face o singura data pe luna, de catre persoana din contabilitate, neexistand un control asupra stocurilor de marfuri in timpul lunii si nici liste de stocuri actuale. Notele de plata si eliberarea din gestiune se face zilnic, pe cand scaderea din gestiune se face o singura data pe luna, incheindu-se cumva cam pe 25 ale lunii urmatoare pentru luna in curs. (cerinta prntru noul sistem).

c)      Descrierea rapoartelor

Principalul raport care se foloseste in aceasta etapa este raportul de vanzari cantitative si valorice pe fiecare gestiune din alimentatia publica, care se poate scoate lunar, zilnic sau pe orice perioada dintr-o luna. Dupa ce are loc descarcarea de gestiune dupa modelul descris mai sus, se actualizeaza automat fisele de magaze pentru fiecare marfa in parte, listele de stocuri, balantele de miscari a stocurilor in timpul lunii.

Iesirea/intrarea de marfuri prin minus/plus la inventar

a)      Descrierea documentelor primare

In acest caz intervin doua documente : proces verbal de diminuare de stoc in cazul in care se constata minus la inventar si proces verbal de marire de stoc pentru plusul la inventar. Descrierea acestor documente a fost facuta la intrarea/iesirea de marfuri prin transformare.

b)     Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare

Dupa ce persoana care a fost desemnata in comisia de inventariere a efectuat inventarul fizic al marfurilor, aceasta lista cu stocurile gasite pe teren este adusa la contabilitate. Persoana care se ocupa de marfurile din alimentatia publica, dupa ce a operat la zi toate documentele de intrari/iesiri dintr-o luna calendaristica, genereaza cu ajutorul programului de contabilitate winmentor o lista de inventar cu stocurie scriptice. Pe o alta potizitie din lista de stocuri scriptice introduce stocurile faptice gasite la inventarierea lunara pe fiecare gestiune in parte. Prin salvarea acestui document se stabileste automat plusul/minusul de marfuri pe fiecare gestiune in parte si se genereaza un proces verbal de diminuare de stoc (pentru minus) si un proces verbal de marire de stoc (pentru plus). Aceasta este ultima operatie care se face dupa care se trece la inchiderea unei luni calendaristice si se trece la urmatoarea.

c)      Descrierea rapoartelor

Prin generarea procesului verbal de marire de stoc/diminuare de stoc se actualizeaza automat fisele de magazie pentru fiecare marfa, listele de stocuri si balantele de miscari in timpul unei luni calendaristice.

Iesirea de marfuri prin casare

In acest caz, pe baza procesului verbal de casare intocmit de comisia de casare si semnat de catre gestionar, sef departament alimentatie publica si comisie de casare, se intocmeste de catre persoana de la contabilitate un proces verbal de diminuare de stoc prin care produsele expirate s-au alterate sunt scazute din gestiune.

Iesirea de marfuri prin vanzare ca atare catre diversi clienti.

Este vorba in acest caz de produsele achizitionate dar greu vanzabile, pentru care s-a gasit un cumparator din acelasi domeniu de activitate sau din domenii similare. Se intocmeste in acest caz o factura fiscala si un proces verbal de diminuare de stoc.

Iesirea de marfuri prin retur la furnizor

In acest caz, furnizorul de la care a fost achizitionata marfa intocmeste o factura in rosu (de stornare) pentru cantitatea care se va returna. Gestionarul de la magazia centrala opereaza aceasta factura in programul de contabilitate ca si cum ar fi o factura de intrare, dar de data aceasta cu minus. Pe baza inregistrarii facturii cu minus se actualizeaza automat stocurile de marfuri si toate rapoartele generate pe baza stocurilor.

Cap. 4 MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

Pentru modelarea sistemului informational existent, cu privire la gestionarea marfurilor, s-au folosit doua modele de baza:

Modelul descompunerii functionale;

Modelul proceselor.

4.1 MODELUL DESCOMPUNERII FUNCTIONALE

Descompunerea functionala a sistemului de gestiune a marfurilor s-a realizat cu ajutorul diagramei de descompunere functionala, care urmareste scoaterea in evidenta a modului de structurare a sistemului, prin prezentarea ierarhiei sistemului, descompus in procese de prelucrare si subprocese.

Sistemul de gestiune a marfurilor se descompune in urmatoarele procese si subprocese de prelucrare:

Aprovizionarea cu marfuri care cuprinde la randul sau urmatoarele subprocese:

Stabilire necesar marfuri;

Lansare comenzi aprovizionare catre furnizori;

Receptie marfuri.

• Evidenta operativa a tranzactiilor cu marfuri care cuprinde urmatoarele subprocese:

Inregistrarea operatiilor cu marfuri ( intrari de marfuri si transferuri intre gestiuni);

Intocmirea de rapoarte ;

Generarea de note contabile.

• Productie sau procesul de transformare al marfurilor  care are ca subprocese:

Prelucrarea marfurilor;

Generarea de rapoarte;

Descarcarea de gestiune;

Genererarea notei contabile.

• Inventarierea stocurilor de marfuri la sfarsitul unei perioade de gestiune (de obicei luna calendaristica) si are ca subprocese:

Operarea inventarului ;

Stabilire diferente plus/minus

Generare note contabile.

• Evidenta furnizorilor care are ca subprocese :

Actualizarea soldului pe fiecare partener;

Obtinerea de fise pe fiecare furnizor.

Diagrama descompunerii functionale este prezentata in anexa nr 4.

4.2 MODELUL PROCESELOR

Modelarea proceselor s-a realizat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date(DFD), care redau sub forma grafica modul in care fluxurile de date intra in procesele de prelucrare din diferite surse (entitati externe sau locuri de stocare a datelor) si iesirea fluxurilor de date catre diferite destinatii (entitati externe sau locuri de stocare a datelor).

In procesul de modelare a proceselor s-a plecat de la diagrama descompunerii functionale si de la descrierea orientata pe tranzactii a intrarilor-prelucrarilor-iesirilor a sistemului existent, identificandu-se pentru fiecare proces de prelucrare fluxurile de date de intrare si de iesire.

Prima diagrama obtinuta este diagrama de context (anexa 3), care nu contine procesele de prelucrare ci doar sistemul care se modeleaza, cel de gestiune a marfurilor, precum si sursele/destinatiile principalelor fluxuri de date, fara a se prezenta locurile de stocare a datelor.

Urmeaza diagrama de nivel 0 (anexa 5), in care se pot vedea procesele de prelucrare ale sistemului de gestiune a marfurilor precum si locurile de stocare a datelor (baze de date, nomenclatoare, fisiere, dosare). S-a continuat cu diagrama fluxului de date de nivel 1 pentru procesul productie, cu subprocesele de prelucrare pe care le contine (anexa 6).

Cap. 5 DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE PENTRU NOUL SISTEM

In urma analizarii sistemului actual de gestiune a marfurilor din cadrul SC CH UNIREA SA, se constata ca sunt implicate foarte multe persoane, din mai toate sectoarele de activitate, pentru realizarea evidentei analitice si sintetice a marfurilor : ospatari (intocmire note de plata), gestionari, persoanele din contabilitate, etc. Modul de lucru in forma actuala, respectiv utilizarea a trei programe informatice pentru evidenta analitica si sintetica a marfurilor (PGMENU-pentru intocmire note de plata, PGEST-pentru obtinere de rapoarte, WINMENTOR-pentru intrari/iesiri de marfuri cu reflectare in contabilitate), prezinta si avantaje si dezavantaje.

Avantajele acestui mod de lucru sunt:

Interfata prietenoasa;

Nu necesita utilizatori strict specializati;

Generare si constructie de rapoarte la cerere, foarte usor, prin interogare si filtrare;

Winmentor este singurul program la cheie de pe piata care a putut fi adaptat pentru scaderea din gestiune pe baza de reteta, lucru specific pentru alimentasia publica;

Transparenta totala in utilizare;

Dezavantajele acestui mod de lucru sunt:

costul ridicat al programelor informatice;

costul ridicat al intretinerii acestor programe (societatea are incheiate contracte de asigurare service pentru aceste programe cu fiecare producator, plus cel de intretinere de ansamblu a retelei informatice);

descarcarea de gestiune cu marfurile vandute se face o singura data pe luna , pe baza centralizatorului de vanzari, pentru fiecare gestiune in parte, si se incheie de obicei cam pe 25 ale lunii urmatoare pentru luna in curs;

in cursul lunii nu se pot obtine liste de stocuri actuale si toate rapoartele generate pe baza stocurilor de marfuri sunt denaturate deoarece contin numai intrari;

gestionarii isi pot controla foarte greu gestiunile, nu au cum sa se verifice in timp real;

informatiile reale nu se mai pot obtine in timp util;

munca pe care o face un ospatar intocmind note de plata se suprapune cumva cu munca pe care o face si persoana din contabilitate, deoarece aceasta din urma introduce lista de vanzari cantitative, generata de PGEST pe baza notelor de plata, in programul WINMENTOR, pentru a se putea face scaderea din gestiune, deoarece cele doua programe nu au nici o legatura intre ele;

fiind vorba de factorul uman si de prelucrari manuale de date, greselile sunt inevitabile, iar o greseala de preluare dintr-o parte in alta are drept consecinta crearea unor plusuri/minusuri fictive in gestiuni;

volumul foarte mare de documente (pentru fiecare produs vandut se intocmeste pentru a se scadea din gestiune cate un bon de consum, pentru fiecare gestiune).

Noua aplicatie care se va dezvolta prin acest proiect va trebui sa pastreze macar aceleasi avantaje si sa gaseasca o solutie pentru dezavantaje.