CONTROLUL SI EVALUAREA PROIECTULUI

CONTROLUL SI EVALUAREA PROIECTULUI

1. Procedura controlului si evaluarea proiectului

1.1 Tipuri de analize ale unui proiect

1.2 Evaluarea proiectului

1.3 Controlul proiectului

1.4 Caracteristicile unui sistem de control al proiectului

2. Masurarea performantelor

2.1 Realizarea sistemului de masurare

2.2 Tipuri de sisteme de masurare

2.3 Sistemul de raportare a proiectului

Procedura controlului si evaluarea proiectului

Pentru a putea atinge obiectivele fixate trebuie sa acordam atentie controlului si evaluarii proiectului. Sistemul de control al proiectului si metodele de evaluare permit managerului sa urmareasca daca activitatile proiectului se desfasoara conform programului de executie aprobat. Inainte de a prezenta sistemul de control, este nevoie sa cunoastem care este procedura de baza a controlului si evaluarii.

Tipuri de analize ale unui proiect

Exista trei tipuri de analiza a proiectului in curs de executie:

a)      Analiza de stare

b)      Analiza tehnica

c)      Analiza de proces

Fiecare dintre aceste tipuri de analiza vizeaza un obiectiv propriu.

a) Analiza de stare urmareste indeplinirea criteriilor P, C, T, S.

- Este respectat programul si bugetele alocate?

- Amploarea activitatilor este cea stabilita?

- Criteriile de performanta au fost respectate?

b) Analiza tehnica se aplica acelor proiecte care implica elaborarea schitelor si implicatiile tehnice pentru un produs, serviciu, program informatic.

- Se respecta specificatiile tehnice?

- Produsul este usor de utilizat?

- Putem sa-l fabricam?

- Clientii asteapta lansarea produsului nostru?

- Rentabilitatea economica a investitiei se incadreaza in limite?

c)      Analiza de proces se concentreaza asupra manierei in care se desfasoara procesele de

munca.

- Ce anume realizam bine?

- Ce anume trebuie sa imbunatatim?

Pe baza rezultatelor celor trei analize se stabileste daca proiectul poate fi continuat sau se propune incetarea lui. Argumentele care justifica efectuarea periodica a acestor analize:

imbunatatirea performantelor proiectului si ale managementului acestuia

verificarea calitatii muncii prestate

depistarea din timp a problemelor

identificarea din vreme a elementelor care ar putea fi abordate diferit (curente sau viitoare)

informarea clientilor cu privire la situatia proiectului

reafirmarea interesului firmei in realizarea proiectului

1.2 Evaluarea proiectului

Evaluarea proiectului trebuie concentrata asupra determinarii progresului si performantelor obtinute comparativ cu planul initial. Evaluarea trebuie sa fie credibila pentru ca toti cei implicati in proiect sa considere valabile deciziile adoptate pe baza evaluarii.

Principalul instrument utilizat pentru evaluarea proiectului este auditul ce se realizeaza in principalele etape ale proiectului. Auditul proiectului combina analiza de stare cu analiza tehnica a proiectului. Principalele aspecte ce trebuie studiate:

respectarea criteriilor P, C, T, S

masura in care obiectivele proiectului au fost indeplinite

Trebuie sa atragem atentia asupra unor probleme:

- persoanele care efectueaza auditul tind sa cerceteze numai aspectele negative. Din acest motiv se prefera utilizarea termenului de evaluare in loc de audit. Evaluarea nu urmareste doar analiza laturilor negative a activitatilor de proiect, insa trebuie sa recunoastem ca uneori in urma evaluarii se poate ajunge la decizia de renuntare la proiect. Renuntarea la proiect este o masura traumatica pe care o ia un manager de proiect. Este o decizie care supara oamenii, poate da nastere la proteste, mai ales din partea membrilor echipei de proiect. Acestia prezinta argumentul: "Este un proiect bun. De ce sa renuntam?" Totusi renuntarea la proiect poate fi o masura benefica pentru ca evita pierderile (costurile) care pot fi uriase in caz de esec. Adesea proiectele la care nu se renunta duc la obtinerea unui produs (produse) care nu se vinde sau se vinde la preturi sub costul ocazionat determinand pierderi in momentul tranzactiei, dar si pierderi la exploatare.

1.3 Controlul proiectului

Controlul este reprezentat de activitatile zilnice de a mentine activitatile de proiect in limitele prestabilite. Controlul consta in masurarea realizarilor reale, compararea acestora cu performantele asteptate si aplicarea masurilor corective in cazul abaterilor. Controlul are doua semnificatii:

sugereaza ideea de putere, comanda

reprezinta o verificare cu scopul de ghidare a cursului unei actiuni in vederea atingerii obiectivelor prestabilite

Principiile controlului eficient:

a)      Activitatea trebuie controlata si nu angajatii. Scopul controlului este acela ca lucrarile din

cadrul proiectului sa fie dinamizate si nu sa obtinem obedienta din partea subordonatilor. Managementul autoritar duce la crearea unei atmosfere tensionate in cadrul echipei proiectului care genereaza resentimente, diminueaza creativitatea.

b)      Controlul unei activitati complexe trebuie sa se bazeze pe motivare si autocontrol. Daca

controlul nu este realizat chiar de catre executant, atunci el poate fi exercitat de alta persoana. In acest din urma caz se pot ivi diferite probleme:

controlul poate degenera intr-un control al executantilor si nu un control al procesului de munca. In plus, se poate intampla ca nici comunicarea dintre controlor si controlat sa nu fie buna.

se poate ca cel care controleaza sa nu cunoasca procesul de munca la fel de bine ca executantul si nici nu va putea stabili criteriile de control adecvate.

In concluzie, este nevoie de autocontrol. Executantul trebuie sa fie in masura sa stabileasca cursul de actiune si sa urmareasca progresul. Autocontrolul trebuie sa intre in constiinta fiecarui angajat. Nici cele mai bune procese de autocontrol nu au succes daca angajatii nu sunt motivati corespunzator.

c)      Controlul trebuie exercitat asupra unei sarcini unitare. Procesul de control trebuie divizat in

sarcini si activitati mai simple. Realizarea oricarei sarcini trebuie sa duca la obtinerea unui rezultat. Trebuie sa stabileasca si standardele de evaluare a rezultatului fiecarei sarcini.

d)      Datele de control trebuie sa constituie repere ale procesului de munca. Cel care realizeaza

sarcina trebuie sa urmareasca singur procesul. Ex.: cand sofam folosim bornele kilometrice pentru a afla distanta parcursa si pentru a ne identifica pozitia pe harta.

e) Datele de control trebuie sa fie transmise direct executantului. Trebuie sa fie cunoscute de executanti intrucat ei au nevoie de ele. Trebuie sa stie clar ce au de realizat (cantitativ si calitativ)

a)      Controlul unui proces complex se realizeaza prin stabilirea unor niveluri de control. O abatere

pentru un anumit nivel de control poate fi o situatie de rutina pentru un nivel de control superior. Numai abaterile exceptionale trebuie transmise pana la nivelul superior.

1.4 Caracteristicile unui sistem de control al proiectului

Un sistem de control eficient trebuie sa cuprinda desfasurarea a patru activitati de baza:

- planificarea performantelor

- urmarirea performantelor planificate

- compararea performantelor efective cu standardele

- adoptarea masurilor necesare

Orice deviatie de la indicatorii planificati reprezinta o abatere. Daca rezultatele in munca nu pot fi cuantificate atunci compararea performantelor in raport cu indicatorii planificati este diferita. Modalitatile de evaluare a performantelor trebuie sa aiba un caracter unitar pentru toate proiectele. Concluziile obtinute in urma evaluarii trebuie sa fie clar prezentate pentru ca utilitatea lor sa fie maxima. Se va gasi un echilibru intre furnizarea unui volum prea mic sau prea mare de informatii.

Caracteristicile unui sistem de control:

a)      utilitatea - elaborarea unui sistem de control trebuie sa aiba in vedere o maximizare a

utilitatilor sale. Pentru aceasta, sistemul de control trebuie sa raspunda la cateva intrebari:

Care sunt aspectele importante ale proiectului pentru firma?

Care aspecte ale procesului de munca trebuie urmarite si controlate cu mare atentie?

Care sunt punctele critice ale procesului de munca asupra carora trebuie sa se exercite controlul?

b)      concentrarea controlului asupra aspectelor importante

Controlul trebuie exercitat asupra aspectelor importante ale procesului de munca. De regula, situatia este inversa, ceea ce este controlat devine important. De exemplu, daca in exercitarea controlului se pune un accent puternic pe respectarea programului de executie al bugetelor decat pe respectarea normelor de calitate, atunci executantii vor pune accent pe respectarea termenelor si respectarea bugetelor decat pe calitate.

c)      determinarea unor actiuni corective - sistemul de control trebuie sa fie concentrat asupra

reactiei sale concretizate in adoptarea masurilor impuse de concluziile evaluarii. Daca datele nu declanseaza o reactie atunci sistemul este ineficient. Sistemul de control trebuie ca pe baza datelor de control sa initieze actiuni de corectie. In caz contrar sistemul de control devine un simplu sistem de monitorizare.

d)      viteza de reactie rapida - timpul de raspuns al sistemulu de control trebuie sa fie cat mai mic.

Daca reactiile sunt intarziate, controlul este ineficient.

e)      controlul trebuie sa fie inteligibil si usor de aplicat pentru ca el sa fie protejat astfel incat sa

fie usor de inteles si de aplicat.

f)       flexibilitate - nu exista sisteme de control general valabile pentru toate proiectele. Fiecare

sistem de control trebuie adaptat in functie de amploarea, de natura proiectului.

g)      economicitatea - sistemul de control trebuie sa obtina rezultatele dorite cu minim de efort.

Datele de control care nu sunt necesare trebuie eliminate. Trebuie sa evitam greseala de a controla proiecte complexe folosind sisteme de control simple.

2. Masurarea performantelor

Daca dorim sa mentinem proiectul in limitele planului de executie stabilit, a sferei de activitati stabilite si a criteriilor stabilite, trebuie sa stabilim o procedura de masurare a parametrilor de interes. Daca rezultatele activitatilor prestate sunt masurabile, progresul in realizarea activitatii e masurabil mai usor. Atunci cand procesul de munca are un caracter intelectual, masurarea devine imposibila.

2.1 Realizarea sistemului de masurare

In realizarea sistemului de masurare trebuie urmate anumite linii directoare pentru ca rezultatele sa fie cele dorite. Sistemele de masurare determina oamenii sa se comporte intr-un mod ce le permite ca indicatorii sa fie favorabili. Din acest motiv sistemele de masurare trebuie sa determine acele comportamente dezirabile (dorite si asteptate de catre firma). Acest sistem de masurare realizat pentu a fi eficient trebuie sa indeplineasca anumite criterii:

a)      relevanta - sistemul de masurare sa furnizeze informatii despre firmele care influenteaza

desfasurarea proiectului. Colectarea unor date nerelevante reprezinta pierdere de timp. De exemplu nu are importanta cate modificari aduce proiectantul schitelor inainte de lansarea in fabricatie, insa dupa lansare orice modificare devine importanta.

b)      complexitate - sistemul de masurare trebuie sa fie complex, adica sa includa toti factorii

importanti pentru realizarea proiectului. Desi tendinta generala este sa reduca parametrii modificati, nu trebuie sa cadem in extrema de a ajunge sa omitem probleme importante.

c)      rapiditatea - rapiditatea unui sistem de masura trebuie interpretata in raport cu viteza

schimbarilor. Masuratorile trebuie sa fie foarte precise pentru a fi utile si rapide, pentru ca deciziile adoptate in baza lor sa fie oportune.

d)      simplitatea - sistemul de masurare poate mari costurile totale ale proiectului. Din acest motiv

sistemul de masurare trebuie sa fie astfel proiectat incat sa asigure capacitatea maxima a unui volum minim de date.

2.2 Tipuri de sisteme de masurare

Exista trei tipuri de masurare a proiectelor:

a)      Sistemul de masurare a procesului- se concentreaza asupra elementelor de stare ale proiectelor.

Principalii parametrii ai acestui sistem:

volumul activitatii

viteza de lucru

calitatea activitatii prestate

satisfacerea consumatorilor 

Trebuie sa precizam :

- In utilizarea acestor parametrii trebuie sa manifestam precautie. De ex.: cand solicitam oamenilor sa lucreze mai repede, acestia pot realiza o munca de proasta calitate.

Satisfacerea consumatorului este un indicativ util cu conditia sa dispunem de informatiile

necesare pentru a-l determina. Succesul unui proiect depinde de satisfactia consumatorului cu privire la rezultatele proiectului. Este un factor subiectiv.

b)      Sistemul de masurare al performantelor angajatilor 

c)      Sistemul de masurare al performantelor manageriale  urmaresc tehnici de masurare a

performantelor angajatilor. Pentru executanti: norme de munca, de timp, cantitatea si calitatea productiei obtinute. Pentru manageri: indicatori de performanta ai firmei: cifra de afaceri, nivelul calitativ al productiei, rentabilitatea, starea de satisfacere a salariatilor, costuri.

2.3 Sistemul de raportare a situatiei proiectului

Se concretizeaza intr-un ansamblu de activitati prin care se urmareste starea fiecarui proiect intr-un anumit moment. Cunoasterea si raportarea starii proiectului se face in sedinte de analiza a situatiei proiectului. Principalele probleme care se dezbat:

-care este situatia proiectului la momentul de fata? Daca situatia este buna se analizeaza activitatile ce trebuie intreprinse. Daca situatia este proasta problema care se pune este ce trebuie sa intreprindem, care sunt masurile urgente pentru a remedia greselile.