MANAGEMENTUL CALITATII PROIECTULUI

MANAGEMENTUL CALITATII PROIECTULUI

Managementul calitatii proiectului include procesele necesare pentru asigurarea faptului ca proiectul va satisface necesitatile pentru care a fost intreprins. Managementul calitatii proiectului include atat procesul (managementul proiectului) cat si produsul (obiectivul de constructii), deoarece esecul in realizarea cerintelor de performanta in ambele domenii poate avea consecinte negative pentru toti stakeholderii.

Calitatea este ansamblul caracteristicilor unei entitati (produs sau serviciu) referitoare la masura in care aceasta este capabila sa satisfaca nevoile explicite si implicite ale beneficiarului . Una dintre problemele esentiale ale managementului proiectelor este tocmai transformarea nevoilor implicite ale beneficiarului in nevoi explicite cat mai devreme pe parcursul realizarii proiectului (inca din faza de conceptie). Prin satisfacerea nevoilor beneficiarului se intelege realizarea acestora conform asteptarilor (specificatiilor) - proiectul trebuie sa produca ceea ce s-a spus ca va produce - si chiar depasirea acestora - rezultatul proiectului trebuie sa satisfaca nevoile reale ale clientului.

Problematica calitatii este reglementata de standarde internationale elaborate de Organizatia Internationala de Standardizare (ISO) prin seriile de standarde ISO 9000 si 10000, care au fost adoptate si de Institutul Roman de Standardizare.

Calitatea in domeniul constructiilor, in Romania, este reglementata prin Legea nr. 10/1995 "privind calitatea in constructii". Pentru a obtine o constructie de calitate corespunzatoare sunt obligatorii realizarea si mentinerea, pe intreaga durata de existenta a constructiilor, a urmatoarelor cerinte:

Rezistenta si stabilitate;

Siguranta in exploatare;

Siguranta la foc;

Igiena, sanatatea oamenilor, refacerea si protectia mediului;

Izolatie termica, hidrofuga, fonica si economie de energie;

Una dintre particularitatile asigurarii calitatii in constructii este aceea ca aceste obligatii revin unor organizatii diverse implicate in conceperea, realizarea, exploatarea si postutilizarea constructiilor: investitorilor, cercetatorilor, proiectantilor, verificatorilor de proiecte, fabricantilor si furnizorilor de produse pentru constructii, executantilor, proprietarilor, utilizatorilor, expertilor tehnici, autoritatilor publice si asociatiilor profesionale de profil.

Managementul calitatii proiectului consta din urmatoarele trei procese, care se interconditioneaza si se suprapun:

Planificarea calitatii - identificarea standardelor de calitate relevante pentru proiect si stabilirea modalitatilor de a le satisface.

Asigurarea calitatii - evaluarea pe baze regulate a performantelor inregistrate in realizarea proiectului pentru asigurarea satisfacerii standardelor de calitate considerate relevante.

Controlul calitatii - monitorizarea rezultatelor proiectului pentru a verifica daca acestea corespund standardelor considerate relevante si identificarea modalitatilor de a elimina cauzele generatoare de abateri negative.

1. Planificarea calitatii

Planificarea calitatii consta in identificarea standardelor de calitate relevante pentru proiect si stabilirea modalitatilor de a le satisface. Ea trebuie realizata in paralel si corelata cu celelalte componente ale planificarii proiectului. De exemplu, realizarea calitatii dorite poate solicita modificari la nivelul costurilor sau al programului de executie, sau poate necesita o analiza de risc detaliata a unei anumite probleme care a fost identificata.

Pentru planificarea calitatii se utilizeaza urmatoarele surse de informatii:

Politica in domeniul calitatii. Aceasta consta in ansamblul intentiilor unei organizatii referitoare la calitate, asa cum sunt ele exprimate de catre managementul de varf al acesteia. In cazul in care organizatia care realizeaza proiectul nu are o politica in domeniul calitatii sau la realizarea proiectului urmeaza sa fie implicate mai multe organizatii (ceea ce reprezinta regula in domeniul constructiilor), echipa manageriala a proiectului (care include reprezentanti ai stakeholderilor proiectului) trebuie sa conceapa o politica a calitatii pentru proiectul respectiv.

Scopul proiectului si descrierea produsului. Acestea includ documentatia tehnico-economica (contracte, proiectul, detalii de executie, specificatiile tehnice, caietul de sarcini, etc.). Sunt foarte importante deoarece cuprind rezultatele majore care se asteapta, obiectivele stakeholderilor privind proiectul, detalii tehnice.

Standarde si legislatie aplicabile. Se includ prevederile legislatiei nationale si internationale (pentru proiectele de acest tip) referitoare la proiect.

Principalele metode si tehnici utilizate in planificarea calitatii sunt:

Analize cost / beneficiu. Principalul beneficiu al respectarii specificatiilor privind calitatea consta in diminuarea volumului si valorii lucrarilor care trebuie refacute, ceea ce inseamna o crestere a productivitatii, a satisfactiei stakeholderilor si diminuarea costurilor. Principalul cost al respectarii specificatiilor privind calitatea este cel ocazionat de activitatile de management al calitatii proiectului. Desigur, pentru ca o anumita masura privind calitatea sa fie considerata acceptabila trebuie ca beneficiile pe care le genereaza sa depaseasca costurile.

Analize comparative. Se compara practicile curente sau planificate cu cele din alte proiecte similare pentru a se genera idei de perfectionare si pentru a avea un standard fata de care sa se evalueze performantele.

Diagrame de flux. Se pot utiliza diagrame cauza-efect (numite si diagrama Ishikawa, diagrama oaselor de peste), care ilustreaza modul in care diferite cauze si subcauze se relationeaza pentru a produce un anumit efect si diagrame de proces sau de sistem, care arata modul in care se relationeaza diferitele elemente ale unui sistem. Diagramele de flux pot ajuta echipa de proiect sa anticipeze unde si cand pot apare probleme referitoare la calitate si pe aceasta baza sa identifice modalitati de le preveni sau rezolva.

Experimente si simulari. Acestea se pot utiliza pentru a identifica impactul pe care il au anumite variabile asupra proceselor si produsului proiectului.

Planificarea proiectului se concretizeaza in urmatoarele rezultate:

Planul de management al calitatii. Acesta descrie modul in care echipa de proiect va operationaliza politica sa in domeniul calitatii, obiectivele, structurile, responsabilitatile, procedurile, procesele si resursele necesare pentru implementarea managementului calitatii (controlul calitatii, asigurarea calitatii, imbunatatirea calitatii). Acest plan se poate concretiza in urmatoarele documente: manualul calitatii, procedurile de asigurare a calitatii si planul de control al calitatii, verificari si incercari.

Definitii operationale. Acestea descriu, in termeni foarte specifici, elementele - de proces sau produs - ale proiectului si modul in care acestea sunt masurate in procesul de control al calitatii. De exemplu, nu este suficient sa spunem ca respectarea termenelor planificate este o masura a managementului calitatii; trebuie indicat de asemenea daca  fiecare activitate trebuie sa inceapa conform planului, sau sa se finalizeze conform acestuia.

Liste de control. Acestea sunt utilizate pentru a verifica daca un set obligatoriu de pasi a fost respectat si realizat.

2. Asigurarea calitatii

Asigurarea calitatii consta in evaluarea pe baze regulate a performantelor inregistrate in realizarea proiectului pentru asigurarea satisfacerii standardelor de calitate considerate relevante. Aceste activitati sunt realizate, de regula, de catre un compartiment de Asigurare a Calitatii.

Conform "Regulamentului privind conducerea si asigurarea calitatii in constructii" partile implicate in realizarea proiectelor de constructii au obligatia sa:

Elaboreze si sa aplice sistemul de conducere si asigurare a calitatii in unitatea proprie;

Infiinteze compartimentele de Asigurare a Calitatii;

Elaboreze procedurile aferente sistemului;

Pregateasca si sa califice personalul.

Legea privind calitatea in constructii[3] prevede urmatoarele drepturi si obligatii pentru participantii la realizarea obiectelor de constructii:

a. investitorul: stabileste nivelul calitativ pentru proiectare si executie; obtine avizele si acordurile necesare; verifica executia prin diriginti de specialitate sau consultanti; solutioneaza neconformitatile, defectele in exploatare, deficientele de proiectare; propune expertizarea constructiei pentru realizarea interventiilor.

b. proiectantul: precizeaza categoria de importanta a constructiei; asigura prin proiecte si detalii de executie calitatea constructiei; prezinta proiectele specialistilor verificatori atestati, stabiliti de investitor si solutioneaza neconcordantele constatate; elaboreaza caietele de sarcini, instructiunile tehnice pentru executie, exploatare, intretinere, reparatii si urmarire a comportarii constructiei in timp; stabileste fazele de executie si participa la verificarea calitatii acestora; elimina deficientele de calitate inca din faza de proiectare.

c. executantul: sesizeaza investitorul asupra neconcordantelor sau deficientelor proiectului; incepe constructia numai pentru proiecte verificate si constructii autorizate; asigura realizarea nivelului calitativ prevazut al constructiei; convoaca factorii responsabili la verificarea diferitelor stadii fizice executate; solutioneaza neconformitatile pe baza solutiilor proiectantului; sesiseaza Inspectoratul de stat in constructii in legatura cu producerea accidentelor tehnice pe durata executiei; readuce terenurile folosite pentru organizarea de santier la starea initiala.

d. verificatorul de proiecte si expertii tehnici: au aceeasi raspundere ca proiectantul pentru proiectele acceptate si raspund pentru solutiile date.

e. proprietarul: efectueaza la timp lucrarile de intretinere si reparatii; completeaza si actualizeaza cartea tehnica a constructiei; executa modificari la constructii numai pe baza de proiecte verificate si autorizate.

f. administratorul si utilizatorul: folosesc constructia conform instructiunilor din cartea tehnica; executa lucrari de intretinere si reparatii (daca se prevede acest lucru prin contractul cu proprietarul), urmaresc comportarea in exploatare; sesizeaza Inspectia de stat in constructii in legatura cu accidentele tehnice inregistrate.

Informatiile de intrare in sistemul de asigurare a calitatii se preiau din:

Planul de management al calitatii.

Rezultatele masuratorilor de control al calitatii.

Definitiile operationale.

Metodele si tehnicile folosite in asigurarea calitatii sunt urmatoarele:

Metodele si tehnicile de planificare a calitatii.

Auditurile calitatii. Au ca obiectiv identificarea invatamintelor legate de imbunatatirea performantei in cadrul proiectului curent sau in proiecte viitoare. Auditurile pot fi programate la date pestabilite sau aleatoare. Ele pot fi realizate de catre specialisti interni sau consultanti externi.

Rezultatul activitatilor de asigurare a calitatii este imbunatatirea calitatii. Aceasta include adoptarea de masuri si actiuni pentru cresterea eficacitatii si eficientei proiectului astfel incat sa se genereze beneficii sporite pentru stakeholderi.

3. Controlul calitatii

Controlul calitatii presupune monitorizarea rezultatelor proiectului pentru a verifica daca acestea corespund standardelor considerate relevante si identificarea modalitatilor de a elimina cauzele generatoare de abateri negative.

Informatiile de intrare pentru controlul calitatii sunt:

Rezultatele realizarii proiectului. Acestea includ atat rezultatele care tin de proces, cat si pe cele care tin de produs. Alaturi de aceste rezultate efective sunt necesare rezultatele planificate.

Planul de management al calitatii.

Definitiile operationale.

Listele de control.

Principalele metode si tehnici utilizate in controlul calitatii includ:

Inspectia. Include activitati de masurare, examinare, testare pentru a stabili daca rezultatele corespund specificatiilor planificate. Inspectii se pot efectua in: faza premergatoare executiei lucrarilor de constructii (examinarea si verificarea documentatiei tehnico-economice, verificarea calitatii materialelor de constructii si a prefabricatelor, verificarea calitatii utilajelor, verificarea capabilitatii subantreprenorilor), in faza executarii lucrarilor de constructii (verificarea calitatii lucrarilor de structura si de finisaj), in faza receptiei, a exploatarii sau postutilizarii obiectelor de constructii.

Diagramele de control. Acestea sunt reprezentari grafice ale rezultatelor inregistrate, cu dinamica lor in timp. Sunt utilizate pentru a decide cand abaterile rezultatelor depasesc limitele considerate acceptabile si se impune luarea unor masuri de corectie. Ele pot fi utilzate, spre exemplu, in monitorizarea costurilor si programului de executie al proiectului sau a erorilor in documentatia proiectului.

Diagramele Pareto. Sunt histograme care pun in evidenta frecventa de aparitie, in ordine descrescatoare, a anumitor rezultate in functie de cauzele care le-au generat. Echipa de proiect ar trebui sa actioneze cu prioritate asupra cauzelor care au generat cel mai mare numar de defecte (legea lui Pareto: un numar relativ redus de cauze genereaza cea mai mare parte a problemelor).

Diagrame de flux. Sunt utilizate pentru a analiza modul in care au aparut problemele referitoare la calitate.

Analiza tendintei. Se utilizeaza pentru monitorizarea performantelor tehnice si a performantelor referitoare la incadrarea in buget si program (cate activiati intr-o anumita perioada au fost realizate cu abateri semnificative).

Rezultatele aplicarii controlului calitatii sunt:

Imbunatatirea calitatii.

Decizii de acceptare. In urma controlului anumite lucrari vor fi acceptate, altele vor fi respinse si vor necesita refacerea lor.

Refacerea unor lucrari. Anumite lucrari, respinse la efectuarea controlului calitatii, trebuie refacute. Aceasta antreneaza depasiri de costuri si termene de executie, deci trebuie evitate sau minimizate.

Completarea listelor de control. Listele de control se completeaza pe masura utilizarii lor si este util sa fie arhivate impreuna cu celelalte documente ale proiectului.

Ajustarea proceselor. Ca urmare a controlului este necesar, in anumite situatii, sa se adopte actiuni corective si preventive.