INSTRUMENTE DE COMUNICARE CU MEDIUL EXTERN

Telefonul

Traditionalul telefon ramane instrumentul ideal care permite un dialog direct si imediat. Permite stabilirea de contacte, cautarea de informatii, programarea intrevederilor cu confirmare directa.

Telefonul este cel mai utilizat mijloc de comunicare, de aceea importanta lui este deosebita, mai ales ca prin voce, mesajul transmis se poate face o caracterizare asupra persoanei ce de altfel reprezinta o institutie, companie,serviciu, s.a.

Pager-ul este un anuntator radio

Fax-ul echipament fax

Copiatorul fotocopie

Internet-ul - mediu de comunicare.

Este sistemul care racordeaza diverse servicii online si retele din intreaga lume. Internetul mai este numit "reteaua retelelor". Are la baza o magistrala de linii de comunicare si transfer de date de mare viteza intre noduri principale. Garanteaza procurarea directionata a informatiilor.

Intranet -ul retea informatica privata care foloseste protocoale de comunicare si tehnologiile retelei internet.

Potentiale de utilizare a Internet-ului

Servicii in internet

Electronic-Mail (Posta electronica) e - mail

Functiile postei electronice sunt:

primirea corespondentei

trimiterea de mesaje

confirmarea automata a sosirii corespondentei

memorarea de documente si mesaje

compilarea, editarea si prelucrarea mesajelor destinate transmiterii

distribuirea corespondentei electronice

Impactul si influenta postei electronice asupra atmosferei de lucru din birouri reprezinta o alta adaptare la tendinta de automatizare sub incidenta careia cade activitatea unui secretariat. Cu toate ca metodele traditionale de corespondenta continua sa fie utilizate, in scurt timp vor fi devansate de metode cu mult mai rapide si mai eficiente.

Sistemele de corespondenta electronica sunt o realitate in multe birouri, in special in companiile mari, unde circula un volum mare de corespondenta, iar importanta acordata costurilor este mai accentuata. Cererea pentru sisteme tot mai performante de telecomunicatie - utilizarea retelelor de sateliti - va continua sa creasca intr-o societate actuala bazata pe informatie.

Un numar mare de asistenti sunt deja implicati in aceste metode moderne de telecomunicatie in masura in care ei sunt cei care elaboreaza, produc, distribuie, stocheaza si extrag date.

Componentele sistemelor electronice constau in computere cu rol de interfata, terminale manager si de procesare de texte, linii telefonice si modemuri si, desigur, componente software.

Trebuie sa fie familiarizati cu tipurile de sisteme de posta electronica utilizate in prezent, cum ar fi sistemele de fax si telex.

Avantajele postei electronice sunt acelea ca software-ul confera flexibilitate in procesul de comunicare dintre sisteme, existand posibilitatea transmiterii de elemente grafice si foi de calcul, iar sistemele sunt mai simple si mai usor de configurat.

Sistemele de sortare si directionare a corespondentei utilizate de posta se bazeaza pe folosirea plicurilor de dimensiuni standard si un cod postal specific fiecarei adrese. Pentru ca toata corespondenta sa soseasca rapid la pretul cel mai redus, trebuie sa se respecte regulile curente cu privire la pret si dimensiuni.

Trebuie avute in vedere urmatoarele aspecte:

Codurile postale trebuie intotdeauna reprezentate drept ultim element al adresei si trebuie tiparite cu majuscule.

Punctele sau alte semne de punctuatie nu trebuie utilizate in cadrul codului, insa un blanc, echivalent cu un caracter, trebuie lasat intre cele doua parti ale codului.

Codul nu se subliniaza niciodata

Caracterele codului nu se unesc in nici un fel

Codul se pozitioneaza pe un rand separat la sfarsitul adresei

Atunci cand plicul poarta specificatia de tipul Personal, Post-Restant, Confidential notarea se face cu majuscule, deasupra adresei, pentru a nu fi confundata cu codul. Nu trebuie niciodata amplasata sub codul postal.

Site - uri de navigare:

https://www.yahoo.com

https://www.altavista

   

https://www.hotmail

site-uri private:

www.valahia.ro

File Transfer Protocol (FTP)

protocolul de transfer al fisierelor. Cu ajutorul FTP se pot primi si transmite diferite fisiere. Operatiuni permise:

inspectarea continutului cataloagelor de fisiere de pe noduri distante

manevrarea fisierelor de la distanta

copierea fisierelor intre doua noduri distante

Serviciu on-line este un serviciu care garanteaza procurarea directionata a informatiilor. Este folosit indeosebi in mediul afacerilor, in domeniul calatoriilor, domeniul hotelier, sistemul bancar.