Promovarea produsului turistic Pe urmele originilor pe piata din Israel

Stim cu toti ca daca un produs sau serviciu nu este bine promovat, astfel incat lumea sa-l cunoasca, nu este vandut si isi pierde valoarea. Asa se intampla si in cazul turismului, produsele sau serviciile turistice fiind principalul actor in activitate, bineinteles impreuna cu clientul, trebuie bine promovat, cunoscut si trimis direct la tinta la care ne-am gandit.

In cazul nostru, pentru ca produsul turistic sa ajunga la clientul din Israel, trebuie sa mergem la ei acasa si cu mijloacele de promovare de care dispunem, sa ne promovam produsul, sa-l prezentam, sa stabilim legaturi cu tour-operatori din Israel, prin intermediul carora sa ne prezentam produsul (oferta noastra turistica) pentru un sezon anume, in cazul nostru pentru vara.

1. Promovararea in cadrul Targului International de Turism de la Tel-Aviv

Cel mai potrivit eveniment care poate sa uneasca toate aceste lucruri precizate mai sus, intr-un timp relativ scurt, dar cu mare impact asupra potentialilor clienti este Targul International de Turism de la Tel-Aviv, International Mediterranean Tourism Market care are loc in fiecare an la inceputul lunii februarie. Pentru anul 2008 este programata data 5-6 februarie.

La acest eveniment participa tari din toata Europa, in jur de 30 de tari si peste 200 de expozanti. Fiecare agentie, tour-operator sau hotelier dispune de un stand unde isi poate prezenta oferta. Se se organizeaza aceste standuri pe tari

Standul Romaniei a obtinut locul intai la cea de-a 13-a editie a Targului International de Turism de la Tel-Aviv, desfasurat la Complexul Expozitional din Tel-Aviv in perioada 6-7 martie 2007. La acest eveniment au participat peste 30 de tari si mai mult de 300 de expozanti, informeaza portalul romania-israel.com.. Standul a avut o suprafata de 63 de metrii patrati si, pe langa Autoritatea Nationala pentru Turism, a inclus si 10 din cele mai mari firme romanesti din domeniu.

Tara noastra a fost prezenta la toate editiile Targului, iar la editia de anul trecut standul romanesc a primit premiul II. Dar aceste premii au constituit niste performante trecute mult prea usor cu vederea de primul ministru. Frumoase rezultate. insa recunoscute doar peste granita.

Ce este Targul International de Turism de la Tel Aviv ?

Manifestarea, care reuneste circa 300 de firme din 30 de state, este una dintre cele mai importante din zona Mediteranei si cel mai mare targ de profil din Israel, cei 10 expozanti romani axandu-si oferta in special pe turismul balnear si cultural. De altfel, standul organizat de Autoritatea Nationala pentru Turism s-a bucurat de mare atentie din partea specialistilor de profil, si nu numai, fiind manifestat un interes deosebit pentru oferta de spa si wellness.[1]

Romania se lupta cu alte destinatii la moda in Israel, precum Cipru, Bulgaria sau Turcia. In acest moment insa, Israel este cea mai importanta piata de curse charter spre Romania - care beneficiaza si de o mare oportunitate, aceea ca tara noastra este privita cu simpatie. Anul trecut, numarul turistilor israelieni care au vizitat Romania a fost, dupa unele estimari, de circa 110.000, destinatiile preferate fiind statiunile montane si unitatile care ofera posibilitatea de tratament. Trebuie remarcat insa ca, inainte de 1989, statiunile balneare din tara primeau anual peste 50.000 de turisti din Israel. In acest moment, majoritatea celor care s-au aratat interesati de oferta romaneasca nu cunosc mai mult de doua-trei destinatii autohtone, disputa, din punct de vedere al notorietatii, fiind data intre Sinaia si Poiana Brasov.

Odata cu intrarea in Europa si cu infuzia asteptata de capital, infrastructura si facilitatile turistice se vor dezvolta si, implicit, si oferta turistica', a declarat pentru Adevarul, Doru Antonie, seful biroului de promovare turistica a Romaniei in Israel. Acesta atrage atentia si asupra necesitatii imbunatatirii calitatii serviciilor, capitol la care situatia poate fi schimbata prin ameliorarea invatamantului specializat. Un nou standard al serviciilor oferite va putea fi obtinut prin crearea unor scoli de pregatire a personalului profesionist', spune seful biroului de turism de la Tel Aviv. Pentru ca oferta autohtona sa devina mai competitiva, nu trebuie uitate nici preturile, al caror nivel influenteaza in mod decisiv decizia de cumparare. Atat preturile la transport, cat si preturile la servicii vor influenta puternic decizia israelienilor de a se orienta spre o vacanta in Romania', mai declara Antonie. Nu in ultimul rand, este nevoie de promovare profesionista. Campania de promovare, inceputa in forta in decembrie 2006, a avut un impact considerabil in Israel, motiv pentru care trebuie continuata, in special in perioadele de pregatire a vacantelor - anul nou evreiesc, pastele evreiesc, vacanta de vara si cea de iarna'. Oferta romaneasca prezentata la Targul International de turism de la Tel Aviv a avut succes, dovada fiind numarul mare de solicitari de informatii care deja au inceput sa curga, chiar de a doua zi dupa targ.

Romania primea, inainte de 1989, sute de mii de turisti din Israel, majoritatea acestora fiind nascuti in tara. Destinatia preferata de acestia era legata de turismul de sanatate si cel cultural, astfel incat unele statiuni balneoclimaterice traiau practic doar de pe urma turistilor din Israel. In ultima vreme, spune oficialul biroului de turism din Tel Aviv, pe langa statiunile balneo, israelienii au inceput sa se orienteze in special catre zonele in care natura si locurile au ramas nealterate de civilizatie, preferand pensiunile agroturistice si excursiile montane, si pe cele in Delta. Trebuie amintit faptul ca, pe langa turistii de vacanta, din Israel sosesc si un mare numar de oameni de afaceri, tineri care studiaza in Romania si, mai nou, se constata ca un mare numar de evrei isi cauta originile in Romania, prin excursii la radacini'.

Agentia noastra a fost invitata consecutiv in ultimii 5 ani, timp in care a reusit sa intareasca relatiile cu doua mari agentii tour-operatoare din Israel: Ophir Tours si Tourlink (care este specializata numai pe turismul din Romania), care promoveaza produsele agentiei. Aceste lucruri se realizeaza printr-o buna colaborare intre agentii.

Odata ce am gasit modalitatea de promovare direct in locul tinta pe care vrem sa-l exploatam, urmeaza sa concepem acele lucruri care ne vor ajuta in cadrul promovarii si anume catalogul turistic, brosura cu produsul turistic pe care vrem sa-l promovam cel mai mult si fluturasul (daca vom considera ca este necesar).

Catalogul truristic are fiecare pagina conceputa dupa aceeasi structura: destinatie turistica, durata, perioada de desfasurare, descrierea programului si a serviciilor turistice, una sau doua fotografii. In cuprinsul cataloagelor turistice se recomanda si consultarea paginii web a agentiei turistice pentru informatii suplimentare si rezervari on-line, sugestiile si intrebarile turistului potential putand fi adresate prin posta electronica.

Foaia volanta sau fluturasul vizeaza comunicarea in legatura cu evenimentul, organizarea circuitului, putand avea caracterul unei publicitati de lansare a unui nou produs pe piata.

Afisajul publicitar turistic este cel mai vechi mijloc de promovare in domeniu si cel mai pretabil a prezenta calitati estetice. El poate lua forma posterelor utilizate in cadrul unor agentii, oficii de turism, structuri de primire, targuri turistice, expunerea fiind de asemenea posibila pe panouri sau pe vehicule. Amplasate in locuri foarte circulate (aeroporturi, gari, statii de metrou, intersectii, mari centre comerciale, stadioane), aceste mijloace publicitare infatiseaza imagini turistice incitante si contin informatii scurte ( de exemplu adresa si numarul de telefon al firmei prestatoare de servicii turistice).

Organizarea activitatii de desfasurare a Targului International de Turism

de la Tel-Aviv

Pentru a se bucura de succes in cadrul unei manifestari de genul acesta, este nevoie de o buna planificare a activitatii, pentru a avea rezultate maxime, vizibile, pentru a ne pregati cat mai bine si la editiile urmatoare.   

Definirea obiectivelor este cel mai important lucru ce trebuie bine pus la punct inainte de orice alt lua activitate de pregatire a participarii. Definirea unor obiective clare este importanta din mai multe puncte de vedere: ajuta la stabilirea bugetului de participare, motiveaza personalul participant la stand si nu in ultimul rand justifica participarea la urmatoare editie a expozitiei

Cele mai multe lucruri care se vor intampla pe parcursul desfasurarii targului, sunt efectuate de personalul care va sta in stand ; de ei depind toate celelalte decizii ale potentialilor clienti, de modul de comunicare si de oferire a informatiilor, avand urmari in ceea ce priveste vanzarea la stand. De asemenea, obiectivele care se vor lua in calcul, vor trebui punctate astfel incat sa stimuleze personalul, sa se defineasca bine ceea ce se vinde, cui se vinde, la ce nivel de calitate se lucreaza, tinta careia ne adresam in momentul desfasurarii targului.

Pentru participarea noastra la acest targ international de turism, ne-am gandit asupra unor obiective care ne-am dori sa le atingem si anume :

v     cel mai important lucru pe care am dori sa-l atingem, este acela de a reusi sa implementam o imagine favorabila a tarii noastre, a turismului practicat, lucru realizabil prin oferirea de pachete turistice care includ diferite forme de turism, in cele mai potrivite zone din Romania ;

v     celalalt obiectiv care ne motiveaza in general activitatea este cel de crestere al numarului de turisti sositi la noi in tara, prin agentia noastra ; acest aspect aduce dupa sine o cresterea a vanzarilor, a profitului si bineinteles prestigiu ;

v     formarea de cat mai multe legaturi cu tour-operatori straini, colaborari ;

v     oportunitatea de a schimba idei, pareri, opinii impreuna cu ceilalti reprezentanti prezenti la acest eveniment.

Un lucru foarte important il reprezinta relatiile pe cere le vom lega cu clientii, cu presa, cu colegii de bresla din Israel si nu numai. In ceea ce priveste relatiile cu clientii stim cu toti cat de dificili suntem, noi ca persoane, atunci cand vine vorba de cumpararea unui produs turistic si cat de important este ca cel care ne ofera informatii sa aiba rabdare cu noi si sa fie cat mai atenti posibil ; asta cer potentialii clienti. Noi, ca si agentie vom avea grija sa avem un reprezentant care indeplineste aceste conditii, pentru a nu exista probleme in cele doua zile de desfasurare ale targului.

Stiti bine ca la noi este si o vorba si anume : Clientul nostru, stapanul nostru, ceea ce ne determina sa avem o atitudine corespunzatoare, ei fiind cei care vor transmite mai departe mesajul de multumire sau nu, depinde de fiecare caz.

In ceea ce priveste relatia cu presa, Romania se bucura de o mare atentie in Israel, astfel aceasta a vut bucuria sa apara in diferite publicatii si anume: Masa Aher-revista lunara de turism si HaAretz- cotidian din Israel. Ca si obiectiv de atins ar fi aparitia in cat mai multe articole care ar duce la promovarea Romaniei si a agentiilor de turism participante.

Targurile de Turism Internationale sunt eveniment de o mare importanta deoarece se pot realiza legaturi puternice intre tour-operatori, distribuitori de servicii sau alt tip de parteneri, se pot semna contracte de colaborare si astfel am reusi sa realizam un lant dine dezvoltat de distributie al ofertelor turistice de care dispunem.

Participarea Romaniei la un astfel de eveniment este un lucru deosebit, deoarece targul in sine reprezinta o modalitate de prezentare a ofertelor turistice, este un mod de promovare cu un impact foarte mare la nivel international, cuprinde o gama foarte diversificata de turisti de la tineri pana la varstnici, de la cei ce ce dispun de fonduri banesti mai mari sau mai mici.

Targul de turism este un eveniment foarte important pentru ca presupune participarea unui numar foarte mare de agentii de turism si tour-operatori din peste 30 de tari din Europa, reunindu-i pe toti sub un singur acoperis. Este o ocazie favorabila incheierii de contracte de colaborare, intaririi relatiilor cu agentii din alte tari decat Romania, prezentarii ofertei noastre turistice, este un mod de imbunatatire a situatiei financiare, dar numai daca dispunem de o buna organizare si promovare direct catre tinta.

Tinand cont de faptul ca Targul de Turism are loc in capitala tarii Israel, va trebui sa fim atenti la modul de prezentare al produselor tuirstice astfel incat sa fie captata atentia unui numar cat mai mare de potentiali clienti.

Romania are un avantaj in fata celorlalte tari, deoarece, in cadrul acestui eveniment putem organiza Seara romaneasca, o seara in care se prezinta toata oferta agentiilor din Romania; putem organiza chiar un mic spectacol de muzica si dansuri populare. Aceste evenimente au loc intr-o sala special amenajata pentru prezentari si conferinte sau alte activitati de acest gen. Pe un retroproiector vom putea prezenta imagini cu zonele de interes turistic: Bucuresti, Sinaia, Predeal, Poiana Brasov si Brasov, Manastirile din Bucovina, Zona Maramuresului, Sibiul-care anul acesta este capitala cultural-europeana, Delta Dunarii, etc.

Toate aceste lucruri ajuta la o mai buna cunoastere a potentialilor clienti asupra Romaniei si potentialului turistic al acesteia.

Din partea agentiei noastre, vor participa la Targul International de Turism de la Tel-Aviv, doua persoane si anume: managerul agentiei si agentul de turism specializat pe producerea si comercializarea circuitelor in Romania. Se va ajunge in Tel-Aviv cu o zi inaintea deschiderii evenimentului, pentru a se putea organiza standul si ultimele detalii privind desfasurarea Serii romanesti impreuna cu ceilalti agenti reprezentanti ai tour-operatorilor de la noi din tara.

Standul Romaniei dispune de o suprafata de 63 de metri, in care isi vor prezenta oferta 7 reprezentanti de seama si anume: Accent Travel &Events, Accor Hotels SRL (Novotel Bucharest City Center), Dagecom Travel-Services, Maraton Travel, Predeal Tourist, S.C. Sinaia Hotel, Tarom. Astfel acesti 7 participanti vor avea fiecare un spatiu bine definit, pe care il vor aranja cat mai bine, sa fie cat mai captiv.

Standul este inchiriat, asta insemnand ca vor exista organizatori ce se vor ocupa de ridicarea panourilor, alimentarea cu curent electric si alte utilitati, expozantii platind pentru aceste lucruri. Asmblarea standului este una deschisa, adica permite vizitatorilor sa poata vedea ce este in interiorul standului, pot vedea panourile afisate, etc.

Standul nostru are o suprafata rezonabila; in catalogul targului de anul acesta a avut o amplasare favorabila, fiind situat la mijlocul celui de-al doilea rand de standuri, in randul cu cele mai mari standuri, nu foarte departe de intrarea in pavilion.

Exista o serie de elemente, care trebuie avute in vedere pentru alegerea standului si anume:

v     un element important este ca locatia standului sa fie in zonele mai aglomerate;

v     trebuie avuta in vedere locatia standului competitorilor, localizarea serviciilor si a punctelor de acces, avantajele sau dezavantajele de a expune in zone de interes general sau zone impartite din punct de vedere geografic sau din punct de vedere al tipurilor de servicii;

v     un stand localizat vis--vis de o intrare, este evident o locatie foarte buna dar in momentul in care o organizatie are o astfel de locatie aceasta va renunta foarte greu la ea;

v     locatiile aflate langa scarile de acces sau lifturi si cele aflate pe culoarele principale sunt, de asemenea, foarte cautate;

v     foarte probabil vizitatorii vor avea nevoie de racoritoare la un moment dat. O optiune este de a plasa standul pe caile de acces catre baruri si snak-baruri, dar nu vis-a-vis de acestea;

v     trebuie luata in calcul locatia standului competitorilor poate fi avantajos un stand care se afla langa o companie sau o organizatie ale carei produse sau servicii sunt complementare ofertei firmei.

Bineinteles ca suntem constienti de costurile ridicate pe care le necesita obtinerea unui astfel de stand, dar suntem siguri ca este benefic acest lucru, vizibil in rezultatele obtinute. In cele ce urmeaza trebuie gandit cum va arata standul Romaniei, care va fi ordinea celor 7 participanti, cum vor arata cele 7 compartimente ; aceste standuri trebuie sa fie unice in aranjament, dar fara a se indeparta de la domeniul pe care il reprezinta, si sa nu prezinte o imagine nefavorabila tarii noastre, avand un mesaj de transmis foarte bine definit.

Un lucru care nu trebuie uitat este faptul ca standul va fi casa noastra, locul in care ne vom prezenta oferta turistica sau serviciile, toate formand imaginea turismului romanesc.

Cel mai important lucru ce trebuie analizat atunci cand pregatim standul este gradul de atractivitate pe care il exprima si utilitatea lui in procesul de vanzare al produsului nostru turistic.

Cat de atrasi vor fi vizitatorii, in special grupul tinta pe care il urmarim, acesta fiind un grup mare de oameni sau mai restrans, specializat pe o anumita categorie de turism sau nu. Astfel va fi nevoie de un desk mare sau un loc pentru discutii cu fotolii confortabile unde se pot purta discutii asupra unui anumit subiect, bineinteles legat de produsele noastre turistice.

Noi vom amenaja un desk unde vom avea expuse pliantele cu produsul turistic si de asemenea cu catalogul agentiei care cuprinde intreaga oferta turistica de tipuri pe turism: balnear, litoral montan, cultural si o zona langa unde vor fi amplasate o masuta cu fotolii imprejur pentru a se purta discutiile.

Designul standului are cel mai important rol pentru ca atrage atentie, o capteaza si o face sa fie retinuta o perioada de timp dupa ce te-ai indepartat de el, actorul principal fiind impactul vizual. Acesta este ajutat de o grafica bine realizata, care transmite un mesaj corect, scurt, usor de memorat, care sa reprezinte tara, sa ajute la promovarea produselor sau serviciilor expuse.

Titlul care va predomina standul nostru va fi titlul produsului turistic pe care dorim sa-l promovam.

Deoarece nu este prima editie la care participam, ne vom baza pe ajutorul organizatorilor ca ne vor oferi materialele necesare aranjarii standului. De asemenea vom colabora cu cei de la Agentia Ophir din Israel pentru a ne ajta sa traducem corect mesajele, titlurile produselor turistice.

Catalogul agentiei va fi editat in limba engleza, dar pentru a usura lecturarea pliantelor ne-am gandit ca ar fi mai util sa putem traduce acele mici informatii si denumirile produselor turistice.

Contactand direct o firma specializata este foarte probabil sa fie o solutie mai economica, mai ales ca multe dintre acestea firme includ in pachetul general de construire a standului si consultanta pentru design-ul acestuia. Sarcina amenajarii interioare a standului cade in responsabilitatea noastra, dar binenteles cu ajutor profesional pentru plansele de prezentare si grafica standului, am putea organiza un stand special si cu impact mare.

Informarea designerului sau contractorului standului despre obiectivele si imaginea care se doreste este esentiala pentru obtinerea celei mai bune solutii la un raport calitate/pret foarte bun, astfel incat sa nu influentam bugetul alocat pentru desfasurarea targului.

Pentru toate tipurile de proiecte referitoare la stand, indiferent de marime sau cost, este importanta crearea unui plan despre designul acestuia. Motivatia acestui plan rezida in urmatoarele 3 puncte pe care le vom scrie:

v     obliga expozantul sa gandeasca atent cerintele standului inainte sa se angajeze financiar;

v     ofera designerului un model de la care sa porneasca;

v     furnizeaza reperele necesare pentru evaluarea designului.

Sunt cateva puncte care trebuie regasite in acest plan:

v     obiectivele expozitiei, marimea si pozitia standului

v     materialele folosite, produsele sau serviciile care vor fi expuse

v     facilitatile necesare in stand

v     cerintele grafice si estetice

v     regulamentele organizatorului

v     programul si termenele de realizare a constructiei

v     informatii de fond

v     bugetul

v     cerintele asupra designului

Unii expozanti opteaza sa nu consume prea multe resurse pentru promovarea in cadrul unui targ de turism, cel mai des motivand prin faptul ca este treaba organizatorilor sa atraga vizitatori.

Vom atasa o schita a standului cu diferite indicatii referitoare la ce se va afla in cadrul standului, dar binenteles din desen mai lipsesc bannerele (marimea acestora va fi decisa dupa finalizarea standului) cu iscriptiile Romaniei si cu diferitele imagini din tara noastra care ar avea un interes pentru turistii din Israel.

Forma standului va fi una paralelipipedica, dar unul din pereti nu va exista pentru a fi deschis vizitatorilor. Standul va arata astfel:

v     peretii vor fi formati din panouri stiplex albi;

v     va fi iluminat din interior spre imagini;

v     in partea stanga, usor indreptata spre mijloc se va afla un desk semicircular pentru informatii cu o lungine de 1,5 metrii iluminat cu mici spoturi de culori deschise;

v     in partea dreapta se va afla o masuta rotunda cu patru scaune din paie rustice si confortabile, pentru a fi in ton cu imaginile prezentate;

Alegerea personalului participant

Pentru a fi cat mai eficienta aceasta participare la un eveniment de o mare importanta pentru turism, trebuie sa ne gandim, pe langa faptul ca va trebui sa ne pregatim un stand care sa aiba un impact puternic asupra vizitatorilor, si la acele persoane care se vor ocupa de prezentarea ofertei turistice.

Astfel ne-am decis sa participam in numar de trei persoane si anume: agentul de turism carea fabricat produsul turistic Pe urmele originilor pe care dorim sa-l promovam in mod special, agentul de turism care se ocupa de activitatea de oferte asupra turismului intern si managerul agentiei care este principala persoana de legatura cu ceilalti participanti.

Necesitatea pentru o mai buna vizibilitate a veniturilor raportate la investitiile facute in targurile de turism au dus la schimbarea naturii expozitiilor. Prezenta expozantului nu mai este vazuta doar ca oportunitatea intalnirii diversilor agenti economici, dar are si un rol crescut in contractarea si distributia ofertei turistice. In consecinta, natura si pregatirea profesionala a personalului prezent in standurile expozantilor a crescut. Reprezentantii de relatii publice au fost inlocuiti de directori comerciali, de vanzari sau de marketing. Aparitia acestora a dus la cresterea profesionalismului mediului de afaceri. Organizatorii expozitiilor au trebuit astfel sa puna la dispozitia participantilor totul: de la sali de conferinta si de intalniri, pana la facilitati pentru coordonarea intalnirilor, prezentarilor si seminariilor.

Depinde de abilitatea personalului prezent in stand sa identifice, sa comunice si sa convinga audienta tinta. Cum timpul disponibil pe durata evenimentului expozitional este limitat, este important ca cel ce conduce un stand sa aiba un obiectiv clar si sa se concentreze pe publicul tinta. Unele dintre cele mai importante calitati necesare conducatorului standului sunt tactul si diplomatia.

Acestea vor fi necesare pentru a obtine cooperarea deplina si prelungita a echipei prezente in stand in conditiile in care activitatile din timpul expozitiei pot fi stresante si cer multa putere si rabdare.

Am decis sa participe la acest eveniment doi agenti de turism deoarece cerintele de baza pentru personalul standului sunt sa fie prietenosi, deschisi si foarte bine informati despre firma sau organizatia in cauza, precum si despre produsele si serviciile acesteia. Instruirea si informarea personalului standului sunt esentiale pentru succesul expozitiei si avand in vedere ca in acest caz experienta este de nepretuit, multe organizatii prefera sa aiba o echipa cu care lucreaza de fiecare data.

Din aceasta cauza am ales ca agentul de turism care se ocupa de turismul intern sa participe; celalalt agent de turism este un viitor absolvent de facultate cu profil turistic, care aefectuat stagiul de practica in agentie si care s-a ocupat personal de producerea produsului turistic dedicat turistilor din Israel. Am decis aceste lucruri deoarece trebuie incurajati si pregatiti pentru activitatea de vanzari, instruiti despre cum pot fi incurajati vizitatorii sa intre in stand, cum se poate deschide, intretine si inchide o conversatie, cum se lamureste un vizitator si impactul pe care il are limbajul trupului. Selectarea personalului se va face de catre managerul agentiei pe baza cunostintelor pe care acestia le-au acumulat.

Activitatile desfasurate pe perioada targului de la Tel-Aviv

Daca planificarea este bine facuta nu este nici un motiv de ingrijorare pentru momentul de incepere al expozitiei, ceea ce inseamna ca singura grija trebuie sa fie concentrarea asupra contactului direct si personal cu vizitatorii. Comportamentul de la targ trebuie sa difere fata de cel al unei intalniri de afaceri obisnuite. Persoanele care trec pe la stand pot fi potentiali clienti si trebuie facuta diferentierea rapida intre cei care se incadreaza in segmentul tinta vizat si cei neinteresati pentru o nu pierde timp si energie, pentru ca de altfel perioada de organizare a unei expozitii este limitata, iar timpul inseamna bani si trebuie cat mai eficient folosit. De asemenea, comportamentul personalului din stand trebuie sa difere in functie de fluxul de vizitatori.

Personalul din stand trebuie sa aiba in vedere trei obiective[2]:

v     sa isi promoveze imaginea personala;

v     sa promoveze imaginea companiei;

v     sa vanda produsul sau serviciul.

Urmatoarea faza, promovarea Romaniei trebuie sa fie inceputa cu mult inaintea deschiderii targului. Expozitiile sunt parte a mixului de marketing, astfel toate brand-urile de pe website, publicitatea pre-show, mailingul direct, comunicatele de presa sau alte tipuri de promotii creaza un nivel de cunoastere al companiei si creste si gradul de credibilitate al acesteia in randul vizitatorilor. Toate mesajele de vanzari si promovare trebuie sa fie consistente si integrate. In mediul de piata competitiv din ziua de astazi este recunoscut faptul ca acesta reprezinta aspectul cel mai important pentru succesul prezentei in targ.

Relatiile personale intra in atributiile fiecarei persoane care lucreaza in stand incluzand managementul de top. Intalnirile fata in fata cu clientii, prospectarile, presa, studentii si liderii din domeniu sunt relatii extrem de benefice pentru vanzarile viitoare si pentru cresterea companiei. De aceea, alocarea de timp in fiecare zi pentru acest scop este foarte importanta.

O alta responsabilitate a staff-ului este sa prospecteze ceea ce face competitia la targ. Sa observe activitatea lor din stand, si daca este posibil, sa se viziteze cu competitorii sa vada si sa invete ceea ce fac, demonstreaza sau vand. In mod particular acest lucru este foarte educativ pentru angajatii noi si le permite sa vada cum lucreaza competitia.

Se poate sti si care dintre clienti participa si, ca atare se poate planifica petrecerea timpului impreuna cu ei, nu numai in stand, ci si de a relationa din punct de vedere social la evenimentele organizate special in serile din timpul expozitiei. Trebuie sa se afle daca au cerinte specifice sau intrebari despre produse, iar daca membrii staff-ului se descurca pentru a le raspunde. Nu trebuie neglijata activitatea clientilor, deoarece competitorii ar putea fi in avantaj.

Printre motivele participarii vizitatorilor profesionisti la aceste targuri regasim:

v     strangerea de informatii despre o larga varietate de produse si servicii intr-un spatiu restrans si un timp scurt;

v     planificarea, crearea strategiilor si sursa de idei noi;

v     intalnirea altor profesionisti din domeniul turismului;

v     permite compararea facila a diverselor produse, servicii si destinatii;

v     intalnirea cu furnizorii;

v     avantajul unui mediu de intalnire neutru.

Un alt element foarte important in crearea unei imagini bune a turismului romanesc este realizarea unei brosuri care sa contina informatii despre tara noastra incepand cu istoria acesteia, pana la descrierea celor mai importante si atractive zone turistice, si binenteles nu trebuie sa lipseasca anumite sfaturi de care turistii ar trebui sa tina seama, cum ar fi zonele periculoase de circulat noaptea, spatiile comerciale unde se pot face cumparaturi, etc. In cazul nostru se vor specifica in general principalele obiective care s-ar vizita pe parcursul sejurului de 12 zile pe care l-am organizat.

Majoritatea vizitatorilor intreaba expozantii despre brosuri si informatii despre produsele si serviciile expuse. Realizarea unor astfel de brosuri este adesea destul de costisitoare, astfel incat distribuirea la o expozitie nu este eficienta din punct de vedere al costurilor. Foarte multe dintre materialele colectate pe perioada eveniment de acest gen este aruncata la cos aproape imediat.

O alta modalitate mai eficienta pentru distribuirea brosurilor este luarea numelor vizitatorilor, adresa, e-mail-ul si transmiterea de informatii prin internet sau prin posta dupa terminarea targului. Trebuie retinut ca un vizitator care isi foloseste timpul pentru a cere brosuri este interesat de compania respectiva, iar de aceea este important sa se tina legatura cu acesta. Mai mult de atat, faptul ca primeste brosurile direct la biroul sau, inseamna si conditii mai bune pentru citirea acestora.

3.Produsele promovate in timpul Targului de la Tel-Aviv

In cadrul Targului International de Turism de la Tel-Aviv, vom incerca pe cat posibil sa prezentam turistilor din Israel turismul din Romania, prin promovarea unor zone cu totul speciale, care ar putea ridica nivelul turismul Romanesc si care vor aduce beneficii din punct de vedere economic.

Principalul produs turistic prezentat va fi produsul intitulat Pe urmele originilor, produs destinat unei largi categorii de turisti, dornici sa cunoasca noi teritorii, pline de istorie, traditie, arhitectura, etc.

Oferta agentiei va mai cuprinde si alte produse turistice specifice turismului balnear, litoral, montan, cultural, etc. Toate aceste informatii vor fi trecute si in catalogul de prezentare al agentiei.

Programul desfasurarii activitatiilor

Evenimentul se va propaga de-a lungul a doua zile, in week-end, favorabil atat expozantilor cat si vizitatorilor; programul de desfasurare al Targului International de Turism din Tel-Aviv va fi acesta:

Prima zi (5 februarie):

v     ora 10.00 deschiderea Targului International de Turism Tel-Aviv;

v     ora 11.00 prezentari libere ale tuturor agentilor de turism din cele 30 de tari din Europa; acest moment este dedidat in mod special potentialilor clienti din Israel pentru a primi informatii, indrumari sau pliante; pentru vizitarea tuturor standurilor prezente la acest eveniment;

v     ora 17.00 prezentarea Romaniei in cadrul activitatii Seara romaneasca;

v     ora 19.00 incheierea primei zi a evenimentului.

A doua zi (6 februarie):

v     ora 10.00-17.00 timp dedicat in intregime potentialilor clienti pentru a primi informatii si alte lucruri pe care acestia doresc sa le cunoasca;

v     ora 17.00 prezentare in Pavilionul principal al celor mai bine organizate standuri, pe tari, o premiere a acestora, impartasirea de impresii din partea organizatorilor si a participantilor;

v     ora 19.00 inchiderea Targului International de Turism din Tel-Aviv editia a 14-a.

Evaluarea rezultatelor participarii la Targul International de Turism de la Tel-Aviv

Bugetul Targului

Dupa adoptarea deciziei de a participa la un targ international de turism, urmatorul pas este de a stabili un buget. Pentru aceasta trebuie reconsiderata valoarea pietei care este acoperita de targul de turism si previziunile asupra beneficiilor pe care participarea le poate aduce. Pe baza actiunilor care au fost stabilite anterior si urmeaza a fi efectuate, bugetul este dimensionat in functie de obiectivele propuse.

Din pacate nu exista o formula prin care sa se determine exact cat de multi bani sunt necesari pentru a obtine rezultatul maxim.

In schimb, bugetul trebuie sa fie cat mai detaliat posibil, clar si sa nu lase loc de indoiala asupra cum sunt cheltuite fondurile. Acest lucru va simplifica procesul de verificare atunci cand expozitia s-a terminat.

Costurile unui targ se impart in urmatoarele sase mari grupe:

1. Inchirierea spatiului unde se va afla standul. Exista doua variante standard pe care majoritatea organizatorilor de expozitii de turism le ofera: spatiul si constructia standard a unui stand sau doar spatiul necesar standului, urmand ca ulterior expozantul sa contracteze design-ul si constructia standului de la alti furnizori. De obicei, spatiul si constructia unui stand standard costa cu 10-15% mai mult decat varianta in care numai spatiul este inchiriat.

2. Crearea design-ului si constructia standului: acestea vor reprezenta activitatile cu costurile cele mai mari din totalul bugetului, fiind in acelasi timp foarte dificil de estimat in prealabil. Pentru a avea totusi o imagine apropiata de realitate asupra costurilor de design si constructie trebuie aratat ca ele sunt de doua ori mai mari decat costurile pentru inchirierea spatiului.

3. Energia electrica si alte servicii: trebuie luat in calcul iluminarea standului si alimentarea cu curent electric necesare calculatoarelor, ecranelor de prezentare, diverselor utilitati de birotica si catering.

Transportul, depozitarea si manipularea exponatelor: Desi la expozitiile si targurile de turism este destul de putin probabil sa existe exponate reale in stand, este totusi nevoie sa se ia in calcul costurile pentru impachetarea, transportul materialelor promotionale sau a echipamentelor folosite in procesul promotional: cum ar fi calculatoarele sau ecranele video.

5. Costuri de personal, cazare si de recreere: posibilitatea de a include costurile pentru personal in calculul bugetului pentru expozitie depinde de practicile fiecarei firme. Pentru o evaluare cat mai realista acestea ar trebui totusi calculate. In caz ca este necesar, trebuie de asemenea cuantificate costurile pentru angajarea de translatori sau receptionisti. Trebuie prevazut daca este nevoie, servirea in interiorul standului de gustari, de bauturi racoritoare sau alcoolice si de unde vor fi achizitionate: de la organizatori sau de la alti furnizori. Un alt lucru care trebuie luat in calcul sunt cheltuielile de parcare, tichetele de intrare si abonamentele pentru angajati, pentru clienti si de asemenea cheltuielile pentru alte echipamente de birou cum ar fi telefoanele, si conexiunea la internet. Nu in cele din urma trebuie luate in calcul costurile pentru participarea la conferintele si seminariile in care expozantul poate fi interesat sa participe.

6. Activitati promotionale pe timpul expozitiei: acestea sunt relevante pentru expozitiile care au ca scop principal marele public, desi chiar si pentru targurile destinate profesionistilor trebuie luate in considerare locuri de prezentare pentru postere, publicitatea in cataloagele oficiale ale targului sau a presei comerciale, atragand astfel atentia asupra standului.

Aceste sase puncte sunt partile principale cu ajutorul carora este posibila estimarea bugetului unei expozitii. O statistica facuta de EIF (Exhibition Industry Federation) a condus la urmatoarea structura a costurilor:

v     Inchirierea spatiului si a altor servicii 31%

v     Construirea, design-ul standului, si alte costuri aferente 53%

v     Cheltuielile de personal, cazare si recreere 16%

Evaluarea participarii

Evaluarea participarii la o expozitie implica verificarea obiectivelor stabilite si explicarea daca si de ce unele au fost indeplinite si altele nu. Aceasta evaluare poate sta la baza participarii viitoare. Sfarsitul targului sau anuntul ca expozitia se va inchide nu inseamna ca misiunea s-a incheiat. Este momentul cand se incepe evaluarea rezultatelor. Trebuiesc analizate toate intalnirile importante care au avut loc pe perioada targului, iar toti cei care sunt listati in registrul clientilor, reprezinta deja primul contact realizat.

Studiile au aratat ca intalnirile realizate pe perioada expozitiilor conduc mai rapid la realizarea de contracte, decat activitatile traditionale de vanzari, cu conditia ca trebuie actionat rapid inainte ca clientul sa isi piarda interesul. In cazul in care sunt multi clienti noi care trebuiesc contactati si avand in vedere ca timpul alocat acestei actiuni este scurt, una dintre metodele recomandate este ca initial sa se transmita cate o scrisoare fiecarei persoane intalnite astfel incat sa se pastreze interesul clientului. Apoi sistematic se poate lucra indeaproape cu fiecare in parte: vizite, teleconferinte, etc.

Pentru ca rezultatele evenimentului expozitional sa fie maxime, toate contactele sau vanzarile potentiale facute pe timpul expozitiei trebuiesc sa fie re-examinate si procesul continuat intr-un mod consistent si metodic. o masura asupra beneficiilor din investitia realizata.

Dupa terminarea targului se recomanda:

tinererea unui de-brief in stand cu membrii echipei pentru strangerea ultimelor impresii;

scrierea unui raport rapid si completarea pe parcurs al acestuia;

luarea in considerare a valorii pe termen lung a oportunitatilor de afaceri realizate chiar si castigarea unui singur client este de mare valoare, atata timp cat clientul este unul dintre aceia care cheltuiesc in fiecare an sume mari;

scrierea unui raport final

Fiecare expozitie este diferita din punctul de vedere al fiecarui participant. Nici o masuratoare nu poate sa aiba aceeasi valoare pentru toti expozantii. In schimb, fiecare companie are nevoie sa isi elaboreze propria metodologie adaptata obiectivelor.

Principalele motive pentru care este nevoie de masurarea rezultatelor participarii la fiecare expozitie sunt:

justificarea investitiei fiecare element al bugetului de marketing trebuie sa fie analizat din punct de vedere al investitiei facute. Masurand se stie daca mixul de marketing este corect intocmit;

ajuta la alegerea celei mai bune expozitii;

ajuta la imbunatatirea propriilor activitati ceea ce se face inaintea, in timpul sau dupa terminarea manifestarii are aceeasi importanta ca si alegerea propriu-zisa a targului. Masurarea ajuta la imbunatatirea performantelor si rezultatelor intregii echipe;

ajuta la indeplinirea obiectivelor ceea ce este masurat este ca si realizat. Daca se doreste ca echipa sa se concentreze pe rezultate, trebuie sa stie ce rezultate se asteapta si ca acestea vor fi masurate.

De fiecare data cand se evalueaza o expozitie, un eveniment, de fapt se masoara multe lucruri in acelasi timp, inclusiv mediul de piata, propriile activitati si pe cele ale competitorului. Este periculos de tras o concluzie despre un eveniment bazata doar pe o singura experienta. S-ar putea concluziona ca evenimentul nu a fost bun pentru companie cand de fapt promovarea competitorului a fost mult mai agresiva.

De asemenea, se poate trage concluzia gresita ca mailing-ul dinaintea showului a fost un succes, dar asta sa fie de fapt datorata faptului ca audienta targului s-a dublat. Cheia este imbunatirea planificarii de-a lungul timpului.

Iata cateva elemente pentru evaluarea participarii companiei la un targ:

Obiectivele cuantificabile sunt succesul actiunii - chiar si cand este vorba de obiective calitative este intodeauna posibil sa se identifice un mod de a masura succesul.

Astfel, in loc de a stabili un obiectiv, ca de exemplu: aparitii in mass media se poate formula aparitia a 5 articole sau review-uri de produs in primele trei reviste de specialitate in urmatoarele doua luni.

O lista de obiective suficient de cuprinzatoare - expozitiile reprezinta modalitatea prin care un expozant isi poate atinge o multime de obiective. Nu trebuie sa se refere numai la cele legate de vanzare, ci lista trebuie sa fie cat mai cuprinzatore in felul acesta se maximizeaza investitia facuta. In momentul in care s-au inregistrat rezultatele de la un targ anterior, stabilirea obiectivelor pentru participarea la urmatorul este mai usoara. Astfel de date pot fi obtinute fie din propria experienta, de la organizator sau de la alti expozanti care au ca target un segment similar. Dar chiar si in absenta acestora se poate incerca.

Controlul bugetului - controlul bugetului expozitiei este esential pentru coordonarea platilor si incasarilor firmei sau organizatiei, dar este si foarte important pentru planificare. Bugetul expozitiei trebuie sa fie studiat separat astfel incat sa i se poata face un studiu critic pe toate punctele componente.

Masurarea eficientei expozitiei - in momentul masurarii eficientei participarii la evenimentul expozitional sunt doua aspecte care pot fi luate in calcul. Primul este in ce masura obiectivele stabilite initial au fost atinse si al doilea este gradul in care activitatile expozitionale au fost eficiente din punctul de vedere al costurilor. Se are in vedere masurarea rezultatelor, analizarea lor si determinarea cauzelor de success sau de esec in scopul imbunatatirii lucrurilor la urmatoarea editie.

Evaluarea activitatilor companiei este parte integranta din procesul de management eficient. In urma unui astfel de proces se va decide daca participarea a fost un succes sau nu. Pentru marirea eficientei participarii la un targ, toate datele despre participare trebuie sa fie stranse si inregistrate intr-un raport al expozitiei. Acest raport poate fi, de asemenea, folosit pentru a explica atmosfera expozitiei pentru alti membri ai organizatiei si pentru a face cunoscute obiectivele si rezultatele participarii la expozitie. In acelasi timp raportul se poate constitui intr-un excelent ghid pentru noii angajati care vor participa la o expozitie pentru prima oara.

O data ce inregistrarile s-au facut, contactele s-au realizat si multe idei au fost colectate, expozantii trebuie sa prelucreze acest material. Acestea se pot concretiza sub forma a trei aspecte:

1) vizitatorii la targ si-au exprimat anumite dorinte care trebuiesc indeplinite imediat, ceea ce cere o organizare si planificare atenta;

2) publicarea rezultatelor participarii la targ deoarece clientii companiei care nu au participat la eveniment doresc sa stie ce s-a petrecut;

3) personalul companiei care nu a participat la targ trebuie sa fie informat asupra rezultatelor acestuia.

Instrumentele de informare care pot fi utilizate sunt: news letter-uri, intalniri personale, rapoarte sub forma de e-mail-uri, publicatiile care se adreseaza personalului, mailing direct, intalnirile companiei, website-ul companiei. Inregistrarile despre vizitatori trebuiesc facute in timpul targului si contin numeroase detalii despre clienti. Aceste informatii sunt punctul de plecare in procesul de prelucrare. Vizitatorii contactati pot fi clienti obisnuiti. VIP-uri, reprezentanti media sau alte categorii (din partea universitatilor, etc).

Activitatile care se pot derula dupa incheierea evenimentului pot fi: trimiterea de material informativ, pregatirea unei strategii, intalniri cu personalul, invitatie la sediul companiei, negocierea unui contract. Mailingul direct, dar in special brosurile trimise personal ajuta la dezvoltarea unei relatii interpersonale. Daca compania utilizeaza cotidianele pe care clientii le citesc acestea sunt mijloace excelente pentru informarea lor. O data evenimentul incheiat, clientii doresc ca doleantele lor sa le fie indeplinite cat mai curand posibil, ceea ce inseamna ca inca din perioada de desfasurare a targului, expozantul poate sa trimita brosurile, lucru pe care il poate face personalul ramas la sediul firmei. Contactul cu potentialii clienti trebuie sa continue si dupa terminarea evenimentului, si in acest scop trebuie desemnata o persoana sau un grup de persoane.

Dupa finalizarea evenimentului trebuie analizate si comparate cheltuielile prevazute in buget cu cele realizate si identificate deviatiile existente. Pe baza bugetului se verifica cativa coeficienti ce pot fi masurati si sa se compare participarile la diferite targuri comerciale sau sa se evalueze participarea anuala la un anumit show. Coordonatorul expozitiei trebuie sa motiveze care sunt motivele pentru diferenta de costuri dintre cele reale si cele planificare, iar coeficientii de eficienta calculati la expozitii comparabile demonstreaza eficienta participarii.

Daca vom lua in analiza cele 6 categorii de cheltuieli, vom putea calcula costurile aferente targului de turism, cu aproximatie. Astfel:

1. Inchirierea spatiului unde se va afla standul: 2zile*100=200

2. Crearea design-ului si constructia/demontarea

standului de catre firme specializate: 250

3. Energia electrica si alte servicii:100

Transportul, depozitarea si manipularea exponatelor: 100

5. Costuri de personal, cazare si de recreere: cazare: 3nopti*3persoane*45=405

recreere: 45

6. Activitati promotionale pe timpul expozitiei: 450

TOTAL=1550 (aproximativ)

Expozantii trebuie sa calculeze beneficiile rezultate in urma participarii lor bazata pe evaluarea resurselor (bani, ore de munca, alte investitii) pe care le-au utilizat pentru participare si cat de multe beneficii au rezultat in urma participarii. in prezent sunt cateva modele care se utilizeaza si care difera foarte mult.

Profitabilitatea participarii este data de coeficientul costul pe vizitator, cat de multi bani se cheltuiesc pentru a intra in contact cu potentialii clienti. Luand in considerare ca au fost x vizitatori care au vizitat standul, iar costurile totale au fost de Y euro, atunci reiese un cost de x/Y Euro/vizitator.

Aceasta cifra poate fi comparata cu costurile pe care le-ar fi implicat publicitatea, mailingul direct, etc. Pentru a obtine mai multe date este posibila impartirea vizitatorilor in grupuri diferite: profesionisti, clienti noi, vizitatori straini, management, clienti cu contract deja incheiat, etc.

Controlul este o sarcina a managementului si serveste pentru verificarea si conducerea companiei. Componenetele lui sunt: dorinta de dezvoltare, planificare, realizare si testare. Verificarea participarii la un targ este parte din controlul general si va avea ca rol optimizarea mixului de marketing al intreprinderii, supervizarea cost-beneficiu, verificarea si optimizarea efectelor cauzate de participarea la targ.

Exista o serie de masuri si teste care pot verifica modul cum s-au indeplinit obiectivele in timpul si dupa terminarea targului: realizarea unei documentatii despre modul cum s-a raspuns la invitatiile trimise sau in urma contactelor telefonice, daca s-a acceptat invitatia la stand. Rezultatele trebuiesc folosite pentru a trata in mod diferit vizitatorii care au vizitat standul fata de clientii care nu au acceptat invitatia. Daca calculatia se face de fiecare data la fel atunci targurile diferite devin comparabile.

Putem observa astfel ca exista multe lucruri marunte, dar importante care trebuie luate in calcul, inainte de a se ajunge la deschiderea efectiva a evenimentului, ci sunt lucruri care necesita atentie cu mult timp inainte de momentul intalnirii cu clientii; sunt multe planuri de organizat, multe decizii de luat, obiective de atins, care in final sa aduca beneficiu.