Tehnici Office Uzuale

Tehnici Office Uzuale

Indiferent daca scopul dumneavoastra este ed a deveni un expert numai intr-una dintre aplicatiile suitei Microsoft Office XP sau de a le cunoaste pe toate , ar trebui sa parcurgeti cel putin superficial aceasta sectiune . Ea contine informatii despre modul in care sa realizati sarcini esentiale pentru toate aplicatiile Office, cum ar fi , de exemplu, sa deschideti sis a salvati fisiere sau sa editati text.

Dupa ce v-ati familiarizat cu aceste sarcini esentiale, veti fi in stare sa folositi cunostintele dobandite in oricare aplicatie din suita Microsoft Office , deoarece toate partajeaza meniuri, bare de instrumente si proceduri comune .

Alegerea din meniuri si bare de instrumente

Bara de meniuri se afla imediat sub bara de titlu, in partea superioara a oricarei ferestre de program. Puteti da click pe denumirile aflate pe bara de meniuri pentru a deschide meniuri de comenzi sau optiuni. Un element din meniu care este insotit de o sageata are un submeniu cu mai multe optiuni. Pozitionati cursorul mouse-ului pe elemental meniului, pentru a deschide un submeniu.

Pentru a alege dintr-un meniu dati click pe denumirea lui si apoi dati click pe elementul din meniu.

Meniurile din programele Office pot fi comprimate pentru a prezenta doar elementele utilizate frecvent. In aceste cazuri , ultima optiune dintr-un meniu comprimat

Formatarea obiectelor

Puteti formata text, selectandu-l si dand click pe un buton aflat pe bara Formatting sau elegand o comanda din meniul Format. Puteti formata alte obiecte utilizand aceiasi tehnica. Selectati obiectul, apoi alegeti o comanda pentru formatare.

Pentru a selecta si formata un obiect :

1. Selectati obiectul pe care doriti sa-l formatati,cum ar fi, de exemplu, un pasaj de text in Word sau un grafic in PowerPoint.
2. Din meniul Format, alegeti o optiune de formatare, de exemplu Paragraph pentru a modifica formatarea unui paragraf de text

Comenzile cele mai uzuale pentru formatare apar ca butoane pe bara Formatting .

Copierea formatarii utilizand caracteristica Format Painter

Prin folosirea butonului Format Painter (adica prin copierea formatarii), formatarea se transfera de la un obiect la altul.

Pentru a copia formatarea:

1. Selectati obiectul care are formatarea pe care doriti s-o copiati - de exemplu, o celula in aplicatia Excel
2. Dati click pe butonul Format Painter(descriptor de format) aflat pe bara de instrumente Standard, pentru a preleva formatarea obiectului
3. Selectati obiectul care va primi formatarea. Daca obiectul este un pasaj text, trageti cursorul mouse-ului peste textul pe care doriti sa-l formatati

Pentru a aplica formatarea unei fraze, mentineti apasata tasta Ctrl, apoi cu Format Painter dati click pe orice cuvant din fraza . Pentru a aplica aceiasi formatarea altor obiecte, dati dublu-click in loc de un singur click pe butonul Format Painter. Dupa ce ati terminat de aplicat formatarea la alte obiecte, dati click, din nou , pe butonul Format Painter sau apasati tasta Esc.

Transfocarea

Pentru a mari lucrul de pe ecran, alegeti unul dintre procentajele prestabilite de transfocare din lista autoderulanta aflata pe bara de instrumente sau introduceti valoarea dorita in caseta pentru controlul transfocarii(Zoom Control) aflata pe bara de instrumente Standard. De exemplu, setare 300% face ca totul sa apara de trei ori mai mare pe ecran.

In Word : optiune Page Width din meniul View-Zoom aduce transfocarea paginii la o valoare a procentajului care incadreaza complet textul in ecran.

Configurarea Paginii

Configurati o pagina, stabilindu-I dimensiunile, orientarea si marginile. Marginile paginii determina spatii albe sus si jos,in partea dreapta si stanga.

Pentru a configura pagina:

1. Din meniul File, alegeti comanda Page Setup
2. In tabul Margins din caseta de dialog Page Setup, ajustati marginile si schimbati orientarea tiparirii( Portrait sau Landscape)
3. Pentru a modifica dimensiunile hartiei si sursa, dati click in tabul Paper
4. Dupa ce ati terminat de stabilit optiunile, dati click pe OK .

Pentru a modifica marginile paginii, dati click pe valorile lor curente, apoi scrieti peste ele sau dati click pe butoanele cu sageti de langa fiecare valoare pentru a o mari sau micsora incremental.

Valorile Page Setup sunt stocate ca parte din documentul curent.Urmatorul document nou pe care-l creati va reveni la configurarea prestabilita a paginii.

Previzualizarea tiparirii

Inainte de a tipari un fisier puteti examina felul in care va arata pagina tiparita, utilizand comanda Print Preview.

Pentru a previzualiza tiparirea:

1. Din meniul File, alegeti comanda Print Preview. Apare o previzualizare a documentului.
2. Dati click pe document pentru a-l mari prin transfocare.Dati click din nou pentru a-l micsora.
3. Dati click pe butonul Print (tiparire aflat pe bara de instrumente Standard pentru a tipari documentul. Altfel dati click pe butonul Close (inchidere) pentru a inchide previzualizarea si a reveni la editarea fisierului.

Puteti transfoca utilizand elementul de control pentru transfocare aflat pe bara de instrumente.

Tiparirea

Puteti tipari din orice aplicati Office si puteti alege optiunile pentru tiparire ce corespund aplicatiei.

Pentru a tipari:

1. Din meniul File, alegeeti comanda Print sau apasati Ctrl+P .
2. Daca este necesar , alegeti optiuni diferite in caseta de dialog Print.
3. Daca doriti, modificati numarul copiilor.
4. Dati click pe optiunea All pentru a tipari intregul document sau introduceti numerele paginii de inceput si paginii de sfarsit.
5. Dati click pe OK pentru a incepe tiparirea.

Salvarea lucrului

Pentru a evita sa pierdeti modificarile aduse documentelor in cazul unei pene de curent electric sau a unei defectari neasteptate a calculatorului, este recomandabil sa va salvati frecvent lucrul.

Pentru a salva lucrul:

1. Din meniul File,alegeti comanda Save.De asemenea puteti da click pe butonul Save (salvare) sau sa apasati Ctrl+S
2. Daca documentul curent este nou, introduceti o denumire de fisier peste numele temporar al documentului din caseta de text File Name.
3. Specificati locul unde doriti sa fie stocat documentul, apoi dati click pe optiunea Save sau apasati tasta Enter.
4. Daca ati ales sa apara caseta de dialog Properties, puteti introduce oricat de multe informatii in casetele de text, deoarece acest lucru va ajuta sa regasiti fisierul ulterior.Apasati tasta Tab pentru a trece de la o caseta de text la alta.
5. Dati click pe OK .

Pentru a redeschide un fisier salvat : din meniul File,alegeti comanda Open sau dati click pe butonul Open (deschidere) . Puteti de asemenea sa apasati Ctrl+O.