Tehnici ale comunicarii organizationnale

Tehnici ale comunicarii organizationnale

p     public tinta

angajatii si colaboratorii

public extern interesat sau afectat de activitatea organizatiei.

p     strategii de comunicare

publica

comunicare interpersonala

comunicare intre departamente.

1. Comunicarea organizationala

p     in mod clasic avea sensul de comunicare interna

n      perspectiva nivelurilor ierarhice ale organizatiei

p     (comunicare ascendenta si descendenta)

p     astazi se dezvolta o abordare ce include

n      comunicarea cu publicul extern (parteneri, clienti, colaboratori, furnizori)

n      comunicarea formala (cu autoritatile)

n      comunicarea informala.

1.1. Nevoia tehnicilor de comunicare organizationala

p     publicul este raspandit teritorial

n      contactul interpersonal este dificil

p     organizatia este mult prea mare pentru ca informatia sa poata fi raspandita eficient.

p     daca este nevoie de o credibilitate sporita a mesajelor

n      acestea trebuiesc asociate cu comunicarea mass-media

1.2. Avantaje și dezavantaje

p     avantaje

n      controlarea numarului de destinatari

n      transmiterea eficienta a mesajelor unui public de marime medie

p     prea mic pentru a utiliza canalele de stiri sau publicitare

p     prea mare pentru comunicarea interpersonala

n      impactul sporit asupra publicului care se informeaza

p     dezavantaje

n      costurile mai ridicate

n      mai puțin spontana decat comunicarea interpersonala

Comunicarea prin publicatii

p     mijloace de comunicare interne, controlate, care nu au un caracter public

p     patru mari categorii:

n      publicatii generale

n      produsele postale

n      mesaje scrise

n      produse audiovizuale

2.1.Publicații generale

Publicatiile periodice

p     cele mai utilizate tehnici de comunicare institutionala

p     pot avea o aparitie saptamanala, lunara sau trimestriala.

Newsletter ("buletin informativ"). Cel mai raspandit

n      combina informatiile impersonale cu mesajele personalizate.

n      Destinat: membrilor organizatiei, dar si o distributie mai larga

n      Externalizarea buletinului

p     rol important in campaniile de advocacy

p     in campaniile de informare si fidelizare a cititorilor interesati de informatii cu caracter tehnic sau profesional. se poate edita o revista distribuita unui grup de abonati.

p     Tehnica buletinului informativ

n      alcatuirea in prealabil a unei liste cu potentialii cititori

n      atragerea lor prin distribuirea unui numar limitat de exemplare gratuite.

Monitorul publicatie periodica, mai sobra

n      predomina textul

n      distribuire interna

n      cuprinde informatii oficiale ale organizatiei

Publicatiile neperiodice

p     aparitie unica, ocazionala

Brosura

p     publicatie axata pe o singura problema

n      recrutarea de personal, ofertele de produse si servicii, servicii asigurate membrilor organizatiei, prezentarea organizatiei etc.

p     poate avea si rol educational sau de advocacy

n      cand se doreste generarea sprijinului public pentru o actiune sau investitie.

p     Forma si marimea sunt variabile

p     Distribuirea: prin posta sau inmanare directa.

Fluturasul (flyer)

p     asemanator brosurii dimensiuni mai mici

p     contine un singur corp de text

p     se ocupa de o singura problema

n      un articol dintr-o brosura poate fi publicat separat sub forma de fluturas

Reproducerile

p     copii ale unor articole publicate in presa cu privire la organizatie

p     Raspandirea unor reproduceri este benefica atunci cand

n      organizatia doreste sa mareasca impactul articolului original, distribuindu-l in copie publicului-tinta al organizatiei.

p     Pot contine

n      interviuri, discursuri, prezentari si rapoarte oficiale ale organizatiei,

p     Se distribuie catre

n      persoane semnificative din interiorul sau din exteriorul organizatiei.

Rapoartele de activitate

p     din perspectiva specialistilor RP, rapoartele pot constitui o oportunitate de crestere a credibilitatii si reputatiei organizatiei.

p     organizatia le poate edita intr-o forma publica

n      brosuri sau newsletter-uri dosare

p     se distribuie unor destinatari importanti

n      presa, sponsori potentiali, parteneri, oficialitati

Manualul de utilizare

p     destinat consumatorului final

p     contine instructiuni, grafica, exemple, recomandari etc.

p     poate vehicula si informatii de fidelizare sau implementari de idei noi.

p     cititorul unui manual de utilizare este

n      receptiv si dispus sa asimileze informatia furnizata

n      totodata refractar la mesaje cu tenta vizibil promotionala.

n      deschis la sugestii, recomandari de tipul "cum rezolvam anumite probleme", mostre de produs si adrese utile.

p     Un manual de utilizare bun este in acelasi timp util (daca se poate indispensabil), usor de inteles, placut la lectura si plin de idei.

Raport de cercetare

p     organizatiile sponsorizeaza sau finanteaza activitati de cercetare asupra unor probleme de interes pentru obiectul lor de activitate.

p     publica rapoarte de cercetare

n      intocmite initial de catre echipa de cercetatori

n      contine informatii-cadru, descrieri ale metodelor folosite, mostre de materiale, prezentari si analize ale rezultatelor si semnificatiei lor practice.

p     Distribuit

n      managerilor, angajatilor, furnizorilor, finantatorilor mass-media

2.2. Produse poștale

Memo (memorandum)

p     poate fi de uz intern sau extern.

p     un mesaj scris, scurt, adresat

n      unui destinatar individual

n      unui grup de destinatari, cunoscuti expeditorului.

p     Contine o formula de adresare directa, care identifica clar destinatarul, expeditorul, data si subiectul.

p     Destinatarii unui memo

n      colegi

n      sefi de redactii

n      reprezentanti importanti ai unor segmente de public.

Scrisoarea

p     cea mai comuna categorie de produs postal

p     scrisori de afaceri

p     scrisoarea de vanzari sau marketing-letter

n      scopul promovarii explicite a unor produse sau servicii.

p     rata de raspuns la scrisori este extrem de scazuta (in jur de 1 %)

n      ea poate fi imbunatatita cand destinatarii sunt persoane care au avut in trecut relatii de colaborare cu organizatia (donatori, parteneri de afaceri, beneficiari).

p     Strategia recomandata

n      sa contina idei familiare intereselor destinatarului.

n      pot fi insotite de brosuri

n      Sa contina un stimulent de raspuns (formular de comanda sau card de reducere)

n      Sa contina un stimulent de trimitere (plic timbrat).

Cartea postala

p     aceleasi caracteristici cu scrisoarea

n      mesaje mai scurte

n      nu este inchisa in plic.

p     Continutul nu este confidential

n      transmite anunturi sau mesaje de reamintire,

n      completate de mesaje publicate in presa.

Invitatia

p     organizatiile care sponsorizeaza evenimente trimit invitatii unor posibili participanti

Catalogul

p     o brosura sau carte tiparita

p     destinata publicului consumator

n      contine

p     liste de produse disponibile in oferta

p     servicii sau preturi

p     liste complete sau selective (adresate unui target)

p     insotite de fotografii si grafice.

p     folosit cu succes ca vehicul pentru relatii publice

n      articole, recomandari, fotografii tematice

2.3. Mesajele scrise

A transforma scopul unor mesaje traditionale in altceva.

p     Afisul cu denumirea institutiei poate contine si alte mesaje

p     Placutele cu orarul sau cu mesajul "inchis/deschis" pot comunica un mesaj angajatilor, partenerilor sau publicului.

p     Bonurile de casa pot avea mesaje suplimentare, ca si cartile de vizita.

p     Diploma acordata partenerilor sau publicului care a participat la anumite programe ale organizatiei

n      instrument de fidelizare

2.4. Produse audio

p     Utilizarea telefonului si a inregistrarilor

n      scopul transmiterii unor mesaje suplimentare.

p     Centralele telefonice automate permit inlocuirea secventelor muzicale implicite cu mesaje vocale.

n      saluturi din partea managerului general

n      Anunturi

n      mesaje publicitare

n      Invitatii

n      Recompense etc.

p     CD-ul demo.

n      poate contine mesaje suplimentare pentru clienti sau parteneri.

2.5. Produse video

p     utilizarea imaginii inregistrate sau transmise direct, prin alte canale decat cele publice:

n      casete, DVD-uri, cablu.

n      Destinatari:

p     angajatii si partenerii aflati la distanta

n      Conținut:

p     mesaje de prezentare, interviuri, colaje foto, secvente din emisiuni TV care sunt favorabile organizatiei.

p     Teleconferinta intalnire cu partenerii sau cu angajatii aflati la distanta

n      Transmitere prin satelit sau prin canale terestre inchiriate, a imaginilor live.

2.6. Mijloace electronice

p     Toate formele traditionale de comunicare sunt imbunatatite si raspandite prin intermediul calculatorului:

n      proiectiile de imagini au devenit slide-show-uri

n      foliile transparente au devenit Power-point

n      casetele video si audio sunt fisiere transmisibile prin internet.

n      Produsele postale se raspandesc mai repede in forma electronica

p     e-mail-ul, listele de discutii, forumurile, paginile Web, listele de semnaturi