Urmarirea modificarilor intr-un document

Deoarece multe proiecte sunt rezultatul unei activitati in achipa, in cadrul careia mai multe persoane lucreaza la acelasi document, Word are facilitati incorporate care va permit urmarirea modificarilor efectuate intr-un document. Aceste facilitati permit lucrul in grup cu un document si determinarea precisa a persoanei care a efectuat o anumita modificare.

Evidenta in Word a modificarilor, a comentariilor si a versiunilor

Urmarirea modificarilor, inserarea comentariilor si compararea versiunilor reprezinta trei modalitati diferite de colectare si incorporare a contributiei fiecarui membru al unei echipe in cadrul unui proiect de colaborare. Puteti folosi oricare dintre aceste facilitati sau chiar pe toate.

■Functia de urmarire a modificarilor permite urmarirea si identificarea modificarilor operate de fiecare autor intr-un document.

■Comentariile reprezinta note atasate la textul unui document. Nu trebuie sa activati facilitatea de urmarire a modificarilor pentru a putea insera comentariile

■Versiunile pastreaza modificarile operate intr-un document in timpul unei anumite sesiuni de editare.

Word identifica autorul unei modificari, al unui comentariu sau al unei versiuni, prin citirea casetelor Name si Initials din pagina User Information a casetei de dialog Options.Pentru a examina sau a modifica informatiile de utilizator, se parcurg urmatoarele etape:

Fig. 5

• Din meniul Tools se alege comanda Options
• Se executa click pe eticheta User Information de sub bara albastra
• In caseta Name se introduce sau modifica numele; Word va folosi acest nume pentru a identifica autorul comentariilor sau al modificarilor
• In caseta Initials se introduce sau modifica initialele
• Se executa click pe butonul OK pentru a salva modificarile.
  

Activarea facilitatii de urmarire a modificarilor

Urmarirea modificarilor este, de obicei, dezactivata in documentele Word. Pentru activarea acestei facilitati, se procedeaza astfel:

din meniul Tools se selecteaza optiunea Track Changes

sau

se executa click pe butonul Track Changes de pe bara Reviewing.

Fig. 6

3 Efectuarea si vizualizarea modificarilor

Fig. 7

Odata activata facilitatea de urmarire a modificarilor, toate modificarile de editare care se vor opera in viitor vor aparea intr-o culoare diferita de cea a textului original. In mod prestabilit, textul adaugat este subliniat, iar textul sters este evidentiat in caseta Deleted.

La operarea unui set de modificari de catre un membru al echipei, Word va atribui o noua culoare modificarilor efectuate de acesta, folosind in acest scop o paleta cu peste 12 culori si nuante.

Utilizarea barei de instrumente Reviewing

Word dispune de o bara de instrumente Reviewing, care simplifica revizuirea unui document si lucrul cu modificari sau comentarii. Bara Reviewing nu apare in mod automat la urmarirea modificarilor sau la inserarea comentariilor, dar o puteti afisa prin efectuarea unui click dreapta pe orice bara de instrumente si selectarea optiunii Reviewing din meniul rapid.

Fig. 8

Bara Reviewing prezinta urmatoarele butoane:

display for review (afisare pentru trecerea in revista) ne permite alegerea modului de vizualizare:

▬final showing markup

▬final

▬original showing markup

▬original

show, cu ajutorul caruia alegem ceeace vom urmari: modificari, comentarii, autori ai modificarilor, etc.

previous care ne afiseaza comentariul anterior

next care ne afiseaza comentariul urmator

accept change care ne ofera trei posibilitati:

►accept change - acceptarea modificarii curente

►accept all changes shown - acceptarea tuturor modificarilor vizualizate

►accept all changes in document - acceptarea tuturor modificarilor din document

reject change / delete comment, de unde putem alege:

►reject change / delete comment - respingerea modificarii/stergerea comentariului curent

►reject all changes shown - respingerea tuturor modificarilor vizualizate

►reject all changes in document - respingerea tuturor modificarilor din document

►delete all comments shown - stergerea tuturor comentariilor vizualizate

►delete all comments in document - stergerea tuturor comentariilor din document

►delete all ink annotations in document - stergerea tuturor notelor, insemnarilor din document

• Insertion comment - permite introducerea unui comentariu
• highlight - permite marcarea textului cu un fundal colorat
• track changes - permite activarea facilitatii de urmarire a modificarilor
• reviewing pane - activarea acestui buton permite obtinerea detaliilor referitoare la autorul unei modificari si momentul efectuarii acesteia.

Inserarea unui comentariu

Fig. 9

Pentru a insera un comentariu, se va proceda astfel:

• se deplaseaza punctul de inserare in locul unde se doreste aparitia documentului
• se executa click pe butonul Insertion comment de pe bara Reviewing

Word evidentiaza cu o culoare cuvantul plasat la stanga punctului de inserare, iar in partea dreapta apare un marcaj de comentariu cu initialele utilizatorului

• se introduce comentariul dorit in caseta Comment.

Fig. 10 Vizualizarea unui comentariu

6 Salvarea versiunilor unui document

Puteti tine evidenta modificarilor efectuate intr-un document prin stocarea diferitelor variante ale acestuia ca fisiere separate, prin salvarea versiunilor unui document. O versiune de document este stocata ca parte a documentului si contine informatii despre modificarile efectuate de la salvarea ultimei versiuni, alaturi de numele autorului versiunii, data si ora salvarii versiunii si toate comentariile incluse de autor in versiunea respectiva. La deschiderea unei versiuni, aceasta va contine intregul text din document in forma salvata de autorul versiunii. Puteti deschide o versiune mai veche a unui document ori doua sau mai multe versiuni simultan, pentru a le compara.

Salvarea unei versiuni folosind comanda Versions

Pentru a salva o versiune cu ajutorul comenzii Versions, se procedeaza astfel:

• se selecteaza optiunea Versions din meniul File
• se executa click pe butonul Save Now; caseta Save Versions contine deja informatii privind numele utilizatorului, precum si data si ora curenta
• in caseta Comments on version se introduc comentariile referitoare la versiune
• se executa click pe butonul OK pentru activarea facilitatii de control al versiunii.

Fig. 11 Salvarea versiunilor unui document

6.2 Salvarea automata a versiunilor

Pentru a salva in mod automat o noua versiune la fiecare inchidere a documentului, se parcurg urmatoarele etape:

se selecteaza optiunea Versions din meniul File

se bifeaza caseta de validare Automatically Save a Version on Close

se salveaza versiunea curenta cu ajutorul butonului Save Now, daca se doreste

se executa click pe butonul Close.

Compararea versiunii curente cu o versiune anterioara

Fig. 12

Pentru a compara textul diferitelor versiuni ale unui document, se va proceda astfel:

• se deschide versiunea pe care doriti sa o comparati cu o alta
• se selecteaza optiunea Versions din meniul File
• din caseta de dialog Versions se selecteaza versiunea pe care doriti sa o comparati cu versiunea curenta
• se executa click pe butonul Open; Word va deschide documentul si il va amplasa pe ecran sub documentul curent (fig. 13).

Fig. 13 Vizualizarea diferentelor dintre versiunile unui document

6.4 Stergerea unei versiuni

Pentru a sterge una sau mai multe versiuni ale unui document, se va proceda astfel:

• se selecteaza optiunea Versions din meniul File

se selecteaza una sau mai multe versiuni din lista Existing versions

se executa click pe butonul Delete

se executa click pe butonul Yes pentru a confirma stergerea

se executa click pe butonul Close pentru a inchide caseta de dialog Versions.

Fig. 14 Confirmarea stergerii unei versiuni

7 Unificarea modificarilor si a comentariilor

Daca ati distribuit mai multe copii ale aceluiasi document altor utilizatori ai programului Word, este de dorit sa reuniti modificarile si comentariile intr-o singura varianta a documentului, in vederea editarii. Se pot combina sau compara numai doua documente la un moment dat.

Pentru simplificarea discutiei privind compunerea documentelor, vom denumi copia dvs. a documentului copie master, iar pe celelalte le vom numi pur si simplu copii. Word va compune intotdeauna modificarile in documentul activ, deci va trebui sa aveti deschisa pe ecran copia master a documentului inainte de a efectua comparatii sau compuneri.

7.1 Compunerea documentelor

Fig. 15

Fig. 16

Modificarile dintr-un alt document pot fi preluate in copia master, astfel:

se deschide copia master a documentului

din meniul Tools se alege comanda Compare and Merge Documents

se selecteaza fisierul din care vor fi preluate modificarile si comentariile

se bifeaza caseta Find formatting

se executa click pe sageata butonului Merge si se alege optiunea Merge into current document

Word va prelua modificarile si comentariile din fisier in copia master si le va identifica dupa autorul acestora. Textul apare, acum, cu rosu.

Compararea documentelor

Fig. 17

Pentru a compara doua documente, se va proceda astfel:

se deschide copia master a documentului

din meniul Tools se alege comanda Compare and Merge Documents

se selecteaza fisierul de comparat

se bifeaza casetele Find formatting si Legal blackline

se executa click butonul Compare.

In mod automat, se creeaza un alt document, in care textul apare, acum, cu albastru.