Implementarea proiectelor finantate proiectelor - Definirea unui proiect

Implementarea proiectelor finantate proiectelor

1. Definirea proiectului

Pentru a vorbi de management de proiect mai intai trebuie sa fim siguri de ce intelegem prin proiect. Cu toate ca acest termen este utilizat foarte larg, si cu totii avem impresia ca stim ceea ce inseamna, realizarea unei definitii scurte este un demers destul de dificil deoarece linia de demarcatie intre ceea ce este un proiect si ceea ce nu este un proiect este greu de stabilit.

Putem folosi o foarte generala definitie pe care o gasim in dictionarul Oxford, care defineste un proiect ca fiind:

	un plan, o schema

Este insa o definitie prea vaga pentru a putea fi folosita in managementul de proiect despre care vorbim. Alte definitii au mai fost utilizate si el ar putea fi urmatoarele:

O activitate (sau cateodata un numar de activitati corelate) puse in practica in conformitate cu un plan pentru a atinge un obiectiv definit intr-un anumit timp si care se va finaliza prin atingerea obiectivului. Un set de activitati co-legate puse in practica intr-o maniera organizata, cu un punct de inceput si unul de final bine definite pentru a obtine anumite rezultate specifice necesare pentru a satisface cateva obiective clare. Un grup de activitati care trebuie realizate intr-o secventa logica pentru a satisface obiective prestabilite de catre client.

Poate ca este mai usor sa le definim daca vom prezenta o lista de caracteristici ale unui proiect, care ar trebui sa includa:

o data de inceput si una de final;

un buget;

activitati care sunt unice si care nu se repeta;

roluri si relatii care sunt subiectul schimbarii si care trebuie dezvoltate, definite si stabilite;

un ciclu de viata.

Phare are o definitie foarte specifica a programelor si proiectelor dupa cum urmeaza:

2. Definirea unui program

Un program este o masura decisa de Comisia Europeana in favoarea unei tari beneficiare sau in favoarea unui grup de tari care trebuie tradusa intr-un numar de activitati care trebuie puse in practica si dezvoltate pe baza unui angajament financiar provenit din bugetul Comisiei Europene. Un program este subiectul unui memorandum de finantare individual si este menit sa fie implementat cu sprijinul Comisiei Europene intr-un anumit domeniu.

Definirea unui proiect

	Un proiect este primul nivel de subdiviziune al unui program si care cuprinde in mod normal un numar de sub-proiecte

3. Conceptul de management

Managementul este un proces de orientare a activitatii oamenilor in scopul realizarii unor obiective date.

Managementului i se dau diferite acceptiuni, fiind considerat ca:

3.1 Functiile managementului

planificare - gandire anticipativa privind etapele ce trebuie strabatute pentru atingerea obiectivelor;

organizare - alocarea resurselor proiectului si stabilirea si delimitarea proceselor, tinand cont de planificarea facuta;

implementare-coordonare - punerea in practica a celor planificate si armonizarea deciziilor si actiunilor;

control - aprecierea progresului obtinut in directia obiectivelor;

conducere - directionarea oamenilor implicati prin analiza optiunilor, luarea deciziilor si comunicarea lor.

3.1.1 PLANIFICAREA

Planificarea are drept scop elaborarea unor orientari privind desfasurarea activitatilor viitoare si presupune stabilirea misiunii, a obiectivelor, a mijloacelor necesare si a strategiilor.

dezvoltarea scopului, obiectivelor si strategiei proiectului;

stabilirea activitatilor proiectului si a resurselor necesare;

dezvoltarea de scheme de lucru pentru stabilirea relatiilor logice dintre activitatile proiectului si punctele critice;

realizarea programarii in timp a proiectului pe baza schemelor de lucru;

realizarea unui plan de protejare a resurselor proiectului;

realizarea de planuri de contingenta.

Realizarea functiei de planificare are ca efecte:

influenteaza realizarea celorlalte functii;

diminueaza incertitudinea prin anticiparea schimbarii;

anuleaza "mersul in cerc" contribuind la cresterea performantelor firmei.

3.1.2 ORGANIZAREA

Functia de organizare consta in stabilirea cadrului organizatoric optim care sa permita desfasurarea activitatilor proiectului in conditii de eficienta si de profitabilitate. Organizarea este un proces de divizare a muncii, de precizare a responsabilitatilor si a autoritatii.

Activitati organizatorice:

stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect;

identificarea si repartizarea rolurilor membrilor echipei in cadrul proiectului;

definirea politicilor, procedurilor si tehnicilor managementului de proiect;

pregatirea statutului managerului de proiect si a instrumentelor de delegare;

stabilirea standardelor de autoritate si responsabilitate ale echipei de proiect;

alocarea resurselor materiale si financiare pe activitati.

3.1.3 IMPLEMENTARE si COORDONAREA

Aceasta functie consta in:

pregatirea si derularea activitatilor proiectului intr-o combinatie optima, desfasurarea lor realizandu-se in conditii de eficienta si profitabilitate.

instruirea personalului si prezentarea fiselor de post cu atributiile fiecarui membru al echipei;

supervizarea activitatilor;

armonizarea deciziilor si actiunilor individuale;

monitorizarea resurselor si activitatilor in vederea realizarii evaluarii finale.

Cerintele realizarii eficiente a acestei functii sunt urmatoarele:

existenta unui bun sistem de comunicatii, atat la nivelul intregii echipe a proiectului cat si la nivelul fiecarui grup de lucru;

esalonarea rationala a competentelor decizionale pe diferite niveluri ierarhice, in functie de implicatiile deciziilor si de volumul informatiilor necesare fundamentarii lor;

delegarea autoritatii si responsabilitatii;

selectarea si pregatirea atenta a echipei proiectului.

3.1.4 CONTROLUL

Functia de control consta in:

verificarea permanenta si completa a modului in care se desfasoara activitatile, comparativ cu standardele si programele;

sesizarea si masurarea abaterilor de la aceste standarde si programe, precum si in precizarea cauzelor si a masurilor corective pentru inlaturarea lor;

stabilirea a ce se monitorizeaza si care sunt aspectele relevante prin prisma celor 4 elemente caracteristice (resurse, activitati, rezultate, impact);

stabilirea standardelor de performanta (calitate, proceduri, costuri, incadrare in timp, etc.);

stabilirea si implementarea unei scheme de monitorizare si evaluare a proiectului in directia dorita, integrata si planificata;

stabilirea unui sistem informational intre membrii echipei de proiect, intre acestia si restul organizatiei si intre acestia si ceilalti factori interesati;

planificarea revizuirii regulate a strategiei in functie de rezultatele evaluarii;

controlul reprezinta o functie care trebuie indeplinita pe toata durata derularii proiectului.

Cerinte pentru realizarea functiei de control managerial:

existenta unui sistem informational care sa permita vehicularea rapida a informatiilor privind standardele de performanta;

efectuarea controlului direct, la locul actiunii;

analiza cauzelor abaterilor si tratarea diferentiata a acestora in functie de importanta lor;

evitarea suprapunerii dintre activitatile de control si cele de evidenta;

realizarea unui control general si permanent, la toate nivelurile.

3.1.5 CONDUCEREA

cine are autoritatea de a decide, in ce domeniu si care sunt limitele de autoritate ale postului sau privind coordonarea activitatii si alocarea resurselor proiectului;

stabilirea modului de analiza a optiunilor, luarea deciziilor si comunicarea lor pentru fiecare activitate a proiectului;

realizarea unui plan de dezvoltare a tehnicilor de management participativ, in conducerea echipei de proiect;

dezvoltare de tehnici de luare a deciziilor de catre echipa de proiect.

4. Definirea managementului de proiect

	Managementul de proiect este un proces dinamic condus pe baza unui set definit de reguli, care organizeaza si utilizeaza resurse corespunzatoare intr-o maniera controlata si structurata pentru a atinge obiective bine definite

Managementul de proiect trebuie sa fie:

orientat spre obiective;

orientat spre schimbare;

multi-disciplinar;

inovativ (cautand noi idei si rezolvand noi probleme);

orientat spre control (pentru a asigura finalizarea);

orientat spre performanta;

flexibil (adaptat repede la schimbari).

Lucruri cheie care trebuie avute in vedere atunci cand analizam managementul proiectelor sunt managementul timpului, al echipei si al resurselor. In termeni generali aceste activitati vor fi descrise mai jos:

4.1 Managementul timpului

asigurarea ca proiectul se realizeaza in timp;

planificarea utilizarii resurselor;

re-planificarea proiectului pe baza experientei;

prezicerea problemelor inaintea aparitiei acestora.

4.2 Managementul echipei

asigurarea disponibilitatii oamenilor in timp util;

asigurarea ca personalul isi cunoaste rolul si isi poate indeplini indatoririle corespunzator;

managementul asteptarilor oamenilor;

rezolvarea conflictelor dintre oameni;

schimbarea rolului oamenilor pe baza experientei.

4.3 Managementul resurselor

asigurarea alocarii resurselor corespunzatoare ;

asigurarea ca resursele corespunzatoare sunt disponibile la timpul potrivit;

realocarea resurselor pe baza experientei;

adaptarea activitatilor in limita resurselor;

realizarea impactului maxim cu resursele disponibile.

Fazele proiectului

In "viata" unui proiect se pot descrie 4 faze: conceptie, planificare, implementare, inchiriere. Fiecare etapa a proiectului presupune realizarea urmatoarelor activitati manageriale: