Comunicarea in cadrul organizatiilor private

Comunicarea in cadrul organizatiilor private

1 Comunicarea interna

"Comunicarea interna se refera la schimbul de mesaje ce are loc in interiorul organizatiei, implicand persoane sau grupuri, si poate fi formala sau informala. Comunicarea este formala atunci cand mesajele sunt transmise prin canale prestabilite si ia forma rapoartelor, notelor, circularelor, prezentarilor, sedintelor. In orice organizatie o mare cantitate de informatie circula prin canale informale, sub forma discutiilor in afara contextului de subordonare"[1].

Comunicarea intrasistemica reprezinta modalitatea prin care este prezentata organizatia membrilor sai. Daca ne raportam la statistici, acestea arata ca, daca membrii sistemului sunt bine informati, climatul de lucru este unul pozitiv; in acele sisteme in care membrii sunt slab informati, climatul de lucru este mai mult negativ. Astfel, putem deduce importanta procesului de comunicare intrasistemica.

"Una din devizele PR spune ca relatiile publice incep, de fapt de acasa" . Astfel, fiecare membru al sistemului poate fi un potential multiplicator de imagine. In momentul in care acesta este multumit de conditiile si recompensele care ii sunt oferite de sistem pentru serviciile prestate, va vorbi despre satisfactiile sale atat familiei cat si prietenilor si cunostintelor. De asemenea, pot exista membri nemultumiti care pot promova o imagine negativa institutiei.

In cadrul procesului de comunicare intrasistemica, se folosesc mai multe instrumente cum ar fi:

- ziarul institutiei- acesta promoveaza aspecte din cadrul sistemului mai detaliat. Ziarul depinde in mare masura de marimea si puterea sistemului in care apare. Un sistem puternic va incuraja    mai mult folosirea acestui instrument, fata de o organizatie mica sau mijlocie. Ziarul ofera posibilitatea tuturor membrilor organizatiei sa isi exprime parerile, opiniile, ideile in mod deschis, facandu-le cunoscute membrilor sistemului. Dreptul membrilor de a-si exprima liber opiniile si ideile, fara ca acest lucru sa aiba repercursiuni asupra lor, creste gradul de responsabilizare al acestora, fata de o anumita problema si implicit la crearea unui climat pozitiv in interiorul organizatiei. De asemenea "trebuie amintit faptul ca ziarul sistemului contribuie, constant si continuu, la crearea si promovarea unei imagini pozitive a sistemului, fapt care determina si cristalizarea identitatii acestuia si perpetuarea acestei identitati, pe o perioada mai lunga de timp" .

- adunari generale ale membrilor organizatiei- acest gen de adunari fac parte din regulamentul de ordine interioara al sistemelor si sunt organizate de catre conducere. Este foarte important ca aceste intalniri sa se desfasoare periodic si sa participe un numar cat mai mare de membri. Prin intermediul adunarilor generale "sistemul se prezinta ca un tot unitar, in care trebuie constientizata ideea ca fiecare element component este foarte important pentru sistem, iar acest element are aceleasi drepturi de a se exprima, ca oricare alt element, indiferent de functia pe care o ocupa in ierarhia sistemului"[4].

- diverse manifestari- aceste manifestari cuprind discutii libere intre conducere si angajatii ei, pe teme de actualitate, putand avea spre exemplu forma unei conferinte de presa, doar ca jurnalistii vor fi inlocuiti in acest caz de catre angajatii sistemului. In general, in cadrul acestor discutii se promoveaza o imagine pozitiva a conducerii sistemului.

- organizarea de mese cu participarea membrilor sistemului-acest gen de evenimente se organizeaza mai ales cu ocazia aniversarii infiintarii sistemului, de 8 Martie, microrevelion sau alte asemenea ocazii. "Nu se recomanda asemenea manifestari in cercuri restranse, in special in cercurile puterii, pentru ca inrautatesc imaginea acesteia, fiind percepute cu nuante negative de catre marea masa neparticipanta a membrilor sistemului"[5]. De asemenea, este bine ca membrii sa vina cu insotitori deoarece acestia pot fi la randul lor multiplicatori de imagine pentru organizatie.

- manifestari sub forma unor prezentari- se face apel la acest instrument in momentul in care se doreste implementarea noului, iar promovarea de idei trebuie astfel conceputa incat sa tina cont de modul de percepere al grupurilor organizatiei. Un alt scop al acestor manifestari este acela de a observa feed-back-ul (in ce masura o anumita propunere sau un anumit proiect este acceptat de catre membrii institutiei).

2 Comunicarea Externa

Pilonul de baza al comunicarii externe este considerat a fi managerul organizatiei, el fiind principalul purtator de imagine insa nu si singurul. "Legaturile sale cu mediul extern sunt mai degraba oficiale, comportamentul si atitudinile sale sunt predictibile; el nu face altceva decat sa se conformeze unor prescriptii de rol si cel mult de status.[.] Managerul are mai degraba rolul de simbol al organizatiei"[6], tot ceea ce intreprinde trebuie sa vina in completarea si in sustinerea activitatilor departamentului de ralatii publice si a campaniilor de publicitate. Impreuna, toate aceste actiuni si strategii trebuie sa creeze o imagine impecabila organizatiei.

In acelasi timp managerul are un rol deosebit de important in momentul in care sistemul intra in contact si trebuie sa relationeze cu sisteme cu o cultura organizationala diferita. El este cel care va tine cont de specificul fiecarui context si va incerca o comunicare eficienta si evitarea oricarui conflict ce poate aparea din cauza diferentelor conceptuale.

Angajatii comunica in interes profesional cu persoane care nu fac parte din organizatie. Astfel, ei preiau rolul de purtatori de imagine in contactul cu partenerii, furnizorii, clientii sau chiar concurentii organizatiei. Ei transmit informatii si mesaje despre sistem, creandu-i o anumita imagine, ce se reflecta in modul in care decurg mai apoi relatiile cu acestia.

Comunicarea externa se refera la crearea si mentinerea puntilor de legatura cu mediul extern si la previzionarea evolutiei si a modificarilor ce pot avea loc in societate, care pot periclita in vreun fel activitatea organizatiei.

Relatiile create cu actorii strategici ai mediului extern precum mass media, autoritati, persoane influente, pot fi cheia de rezolvare a unor situatii neasteptate sau chiar de criza. Niciodata nu putem sti ce rezerva viitorul si de aceea este foarte bine sa fim preventivi.

Informatiile considerate strategice sunt considerate in general cele care apatin concurentei, schimbarilor tehnologice, normelor si reglementarilor legislative, piata fortei de munca, etc. si sunt culese de catre persoane din cadrul organizatiei, insarcinate in mod special cu acest lucru. Pentru a adopta idei, strategii sau politici viabile pe o piata atat de concurentiala, organizatia trebuie sa tina cont de toate informatiile strategice obtinute.

Comunicarea externa poate avea si rol de promovare. In acest caz, ea se desfasoara intr-un singur sens, dinspre organizatie spre mediul extern. Procesul are ca scop promovarea serviciilor si a produselor organizatiei, castigarea notorietatii, promovarea valorilor sau ameliorarea imaginii de ansamblu.

Formele prin care se concretizeaza comunicarea externa sunt:

- relatiile cu presa- "Pentru a exista, trebuie deci sa apari. Si, pentru a aparea, trebuie sa ai acces la mass-media. () Iar mass-media conduc lumea"[7]. "Relatiile cu presa se refera la toate legaturile pe care o organizatie le poate stabili cu mass-media; aceste relatii au drept scop promovarea in randurile publicurilor tinta, prin canalele mediatice, a activitatii organizatiei, a punctelor sale de vedere si a personalitatii sale. Este vorba astfel, de toate actiunile care incearca sa atraga atentia presei" . Fiecare institutie, in cazul in care nu are departament de relatii publice, trebuie sa aiba macar o persoana insarcinata cu intretinerea legaturilor cu presa. Aceste relatii de multe ori vor avea un caracter personal. Pentru o mai buna colaborare, trebuie pastrat contactul cu jurnalistii chiar si in perioadele moarte, nu numai atunci cand se organizeaza un eveniment sau se lanseaza un produs.

- comunicatul de presa- prin intermediul acestui instrument, jurnalistii pot afla diferite stiri, fara sa fie nevoiti sa isi paraseasca redactia. Avantajele comunicatelor de presa sunt urmatoarele: sunt usor de conceput, sunt eficiente in sensul atingerii unui ansamblu de institutii de presa, sunt o sursa sigura de documentare pentru jurnalisti si transmit date exacte. In cadrul relatiilor publice, instrumentul de baza este reprezentat de comunicatul de presa. Un dezavantaj este faptul ca "un comunicat preluat de mass-media nu ne va permite sa aflam cine l-a vazut- in paginile ziarelor sau la televiziune- si nici ce anume cred cei care l-au citit"[9].

- conferinta de presa-are un impact mai mare decat un comunicat, deoarece permite oamenilor de presa sa puna intrebari celor care sustin conferinta si sa realizeze o documentare mai amanuntita asupra subiectului. Pentru ca jurnalistii sa se prezinte la o conferinta, stirea trebuie sa justifice deplasarea. Prin intermediul acestui instrument se furnizeaza date in legatura cu un eveniment important si actual, care are in centru institutia. "Cu cat subiectul dezbatut de conferinta de presa va fi mai interesant, cu atat posibilitatea participarii jurnalistilor va fi mai mare"[10]. Cu cat numarul oamenilor de presa prezenti va fi mai mare, cu atat sansele ca sistemul sa aiba un ecou pozitiv sunt mai mari.

- ziua portilor deschise- aceasta forma de comunicare externa promoveaza transparenta sistemului. Orice persoana care doreste sa isi satisfaca curiozitatea sau sa afle mai multe lucruri despre sistem, poate participa la un astfel de eveniment. De asemenea, jurnalistii dar si firmele concurente trebuie sa fie invitati.

Desi exista atatea tehnici de promovare a organizatiei in mediul extern, cea mai simpla cale ramane cea prin care propriii angajati creeaza imagine, prin modul in care prezinta sistemul si valorile sale, persoanelor cu care intra in contact, atat in interes de serviciu cat si in timpul lor liber. Asta presupune insa o buna comunicare interna, salariatii sa fie mereu informati cu privire la tot ce se intampla in sistem, sa ajunga sa aiba un sentiment de apartenenta la acesta, de incredere si de valoare personala.

3 Comunicarea Formala

Comunicarea formala are loc sistematic si organizat, ea fiind caracteristica organizatiilor mari.

Canalele formale de comunicare sunt create controlat, dupa structura ierarhica a organizatiei, prin stabilirea unui sistem formal de norme si responsabilitati, pentru a permite transferul informational intre nivelurile si departamentele acesteia. "Directiile formale de comunicare respecta cu fidelitate relatiile stabilite in organizatie, comunicarea desfasurandu-se in general pe trei directii principale: de sus in jos, de jos in sus, pe orizontala. Aceasta este situatia ideala de comunicare"[11] insa comunicarea pe orizontala utilizeaza mult canalele informale, de aceea informatiile isi pierd din exactitate. In cazul organizatiilor aflate intr-un proces de schimbare, devine ineficienta sau chiar lipseste.

Comunicarea de sus in jos este initiata de managerii din esalonul superior de conducere (care de cele mai multe ori sunt de formatie tehnica si nu se preocupa de modul in care circula informtia) si este orientata catre nivelurile subordonate.

"De obicei este folosita pentru transmiterea de dispozitii si directive, pentru explicarea regulamentelor si a practicilor specifice organizatiilor, ca si pentru delimitarea responsabilitatilor salariatiilor. In organizatiile eficiente, comunicarea formala de sus in jos are ca scop si motivarea angajatilor ca si punere lor periodica la curent cu politica, scopurile, strategia aleasa de organizatie"[12].

Asemenea comunicarii pe orizontala, in cazul organizatiilor aflate in schimbare, comunicarea de sus in jos are de suferit daca se realizeaza doar cand managerul considera ca are de transmis directive si ordine subordonatilor, sau in situatiile in care informatiile sunt canalizate cu precadere spre angajatii cu responsabilitati mai importante, sau dimpotriva, spre cei care sunt considerati a fi ineficienti.

In cadrul organizatiilor aflate in tranzitie comunicarea de sus in jos ar trebui folosita pentru a "influenta opiniile, pentru a schimba atitudinile, in conformitate cu noua politica a organizatiei, pentru a diminua teama si reticenta generate de dezinformare sau de insuficieta informatiei, pentru a pregati salariatii pentru schimbarile din organizatie"[13].

In cazul lipsei unui feedback constant, managerii risca sa se rupa de realitatile din cadrul orgnizatiei. De aceea comunicarea de jos in sus ocupa un rol important in cadrul procesului de comunicare dintr-un sistem; ea "are loc dinspre subordonati spre nivelurile ierarhic superioare [] faciliteaza implementarea deciziilor si incurajeaza propunerea de idei valoroase"[14]. Salariatii isi comunica astfel parerile si ceea ce au inteles din informatiile transmise de catre manageri, castingand in acelasi timp sentimentul de valoare personala.

Managerii trebuie sa incurajeze si sa mentina un flux comunicational constant, pentru a ajunge la o cultura organizationala deschisa, bazata pe sentimentul de apartenenta la sistem a angajatilor. O astefel de cultura este ideala pentru buna functionare a oricarei organizatii.

Cel de-al treilea nivel al comunicarii formale este cel al comunicarii pe orizontala ce are loc fie iterdepartamentar, fie intre manageri sau pesoane aflate pe aceleasi pozitii sau pe pozitii similare in organizatie. Ea are rolul de a "reliza coordonarea diferitelor compartimente, intercorelarea activitatilor, rezolvarea de probleme si conflicte si transmiterea de informatii intre compartimente"[15].

Comunicarea intre departamente se realizeaza de cele mai multe ori stict prin manager, iar concluziile discutiilor dintre sefii de departamente, atunci cand au loc, sunt deseori trecute cu vederea.

Comunicarea formala deficitara are ca rezultat atat slaba coordonare a activitatilor interne si lipsa de eficienta a organizatiei, cat si crearea unei imagini negative in exterior. Angajatii sunt cei care reprezinta sistemul de valori al organizatiei in mediul extern, si de aceea ei functioneaza ca multiplicatori de imagine negativa in cazul in care sunt neinformati, prost informati sau neglijati.

4 Comunicarea Informala

"Orice comunicare ce are loc in afara canalelor formale de comunicare se incadreaza in comunicarea informala"[16]. Comunicarea informala se desfasoara in general prin canale create spontan in paralel cu cele formale, care apar si exista necontrolat, se modifica permanent si functioneaza la toate nivelurile.

In cazul in care canalele formale nu opereaza eficient, informatiile sunt preluate de cele informale, insa exactitatea lor are mult de suferit, uneori trasformandu-se in zvonuri sau barfe. Canalele informale nu pot fi nici interzise nici desfiintate, de aceea ele trebuie tinute sub control printr-o comunicare formala eficienta. Ele au avantajul ca sunt rapide si au putere mare de influentare. Un bun manager va folosi aceste canale ca pe un feedback ce vine in completarea celui obtinut prin comunicarea de jos in sus. El va obtine date despre "activitatea organizatiei, despre eficienta sau lipsa de eficienta a acesteia, despre rezultatele obtinute in urma adoptarii unei strategii.[.] managerii trebuie sa le foloseasca pentru a cunoaste si pentru a putea contraataca zvonurile nereale si daunatoare pentru activitatea organizatiei"[17].

Prin canalele informale anajatii comunica eficient, dezinhibat si sincer. Salariatul tinde sa evite complexitatea retelelor formale si va obtine informatiile de care are nevoie prin intermediul celor informale. Astfel se pot realiza legaturi directe chiar si intre manageri si angajatii aflati la ultimul nivel pe scara ierarhica.

"Comunicarea neformala permite deci, in acelasi timp exploatarea situatiilor de comunicare eficienta care se pot ivi si evitarea unor anumite riscuri legate de incompatibilitatea dintre organigrama si situatia de fapt din organizatie.

Acest tip de comunicare se asociaza cel mai bine cu o politica manageriala care incurajeaza initiativa si autonomia, largind spatiul de joc al fiecarui actor al organizatiei. Promovarea comunicarii informale reduce riscurile legate de conflictele de munca, de greve, de fenomene de tipul contraputerii generate, de obicei, de excesul de formalism"[18].

In concluzie, pentru buna functionare a unei orgnizatii, comunicarea formala trebuie sa se imbine perfect cu cea informala.